Référentiel des règles d'organisation et de gestion des dossiers de prestations d'action sociale

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1 Direction des Ressources Humaines et des Relations Sociales Service National des Archives du Groupe La Poste Destinataires Tous services Contact Tél : /46 Fax : Date de validité A partir du 01/01/2010 Référentiel des règles d'organisation et de gestion des dossiers de prestations d'action sociale OBJET : Le présent référentiel documentaire a pour objet de définir les règles d'organisation et de gestion des dossiers de prestations d'action sociale, de leur création à leur élimination ou réintégration dans le dossier de personnel en cas de mobilité ou de sortie définitive. Il est constitué d'une procédure, d'un plan de classement et d'un tableau de gestion. Ces règles documentaires sont à appliquer par les services des ressources humaines qui contrôlent l'attribution de ces prestations aux agents demandeurs. Le référentiel est consultable en ligne sur le site du Service national des archives : Foucauld LESTIENNE Références : CORP-DRHRS du 08 décembre 2009 Domaine : RESSOURCES HUMAINES Rubrique : Organisation services RH Sous Rubrique : PS II.6 Diffusion interne 1 / 1

2 Service national des archives Plan de classement et procédures d archivage des documents afférents aux prestations d action sociale Niveau de classification : C2

3 Groupe La Poste / Service national des archives Sommaire Périmètre... 3 Plan de classement... 4 Procédures d archivage

4 Groupe La Poste / Service national des archives Périmètre Les présentes consignes s appliquent aux services RH qui gèrent les prestations d action sociale. 3

5 Groupe La Poste / Service national des archives Plan de classement 1. Gestion administrative des prestations d action sociale Dossier par agent (classement dans l ordre alphabétique des noms) Dossier unique annuel Imprimés de renseignements généraux Avis d imposition Attestation de versement des prestations familiales au titre de l enfant concerné Déclaration sur l honneur Sous-dossier par prestation Aide aux parents séjournant en maison de repos Aide au logement en province (ALP) Allocation aux parents d'enfants handicapés ou infirmes âgés de moins de 20 ans Allocation de scolarité Allocation spéciale pour enfants atteints d'une maladie chronique ou d'une infirmité et poursuivant des études ou un apprentissage au-delà de 20 ans et jusqu'à 27 ans Chèque emploi-service universel Equipement du véhicule personnel des postiers en situation de handicap Garde de jeunes enfants de moins de 6 ans Participation aux frais de séjour «accueil de loisirs sans hébergement» (ALSH) Participation aux frais de séjour dans le cadre du système éducatif Participation aux frais de séjour en centres de vacances avec hébergement non organisés par La Poste (CVEA) Participation aux frais de séjour en centres de vacances spécialisés pour enfants handicapés Participation aux frais de séjour en centres familiaux de vacances ou en gîtes agrées Participation aux frais de séjour linguistique d organismes extérieurs à La Poste Prêt de trésorerie pour les études supérieures Titres-restaurant 4

6 Groupe La Poste / Service national des archives 2. Facturation des prestations d action sociale Chèques emploi-service universels Bordereau de livraison des chèques emploi-service universels Feuille d émargement Titres-restaurant Bordereau de livraison des titres-restaurant Feuille d émargement Dans chaque dossier, classer les documents par ordre chronologique. 5

7 Groupe La Poste / Service national des archives Procédures d archivage 1. Gestion administrative des prestations d action sociale Pendant la période de gestion de l agent par le service RH, les dossiers uniques annuels des années n-2 et précédentes peuvent être conservés hors du bureau du gestionnaire (dans une salle d archives inaccessible aux personnes non autorisées). En cas de mutation ou de sortie de fonctions de l agent : - rassembler les dossiers uniques annuels de l agent des cinq dernières années et de l année en cours. - les transmettre au CIGAP gestionnaire, pour intégration au dossier de personnel de l agent. 2. Facturation des prestations d action sociale - Conserver les dossiers de facturation des titres-restaurant et des chèques emploiservice universels pendant 10 ans (durée d utilité administrative). - A la fin de la durée d utilité administrative, remplir le bordereau d élimination et le transmettre au Service national des archives : - Attendre le visa avant de détruire les documents. 6

8 Service national des archives Tableau de gestion des documents pour la gestion des prestations d action sociale Références : CORP/DRHRS/ du 08 décembre 2009 Pour les règles de classement et d archivage, se référer au document «Plan de classement et procédures d archivage pour les documents afférents aux prestations d action sociale» (Service national des archives, juin 2009). Foucauld LESTIENNE Directeur délégué des ressources humaines et des relations sociales Anne BURNEL Directrice du Service national des archives A Paris, le 8 décembre 2009 Niveau de classification : C2

9 TABLEAU DE GESTION DES PRESTATIONS D ACTION SOCIALE Sommaire PAS/ Gestion administrative des prestations d action sociale... 3 PAS/ Dossier unique annuel... 3 PAS/ Facturation des prestations d action sociale... 6 PAS/ Chèques emploi-service universels (CESU)... 6 PAS/ Titres-restaurant... 6 C : conservation ; T : conservation avec tri préalable ; D : destruction 2

10 TABLEAU DE GESTION DES PRESTATIONS D ACTION SOCIALE CODIFICATION TYPE DE DOSSIER Durée d utilité administrative Traitement ultérieur PAS/ GESTION ADMINISTRATIVE DES PRESTATIONS D ACTION SOCIALE PAS/ Dossier unique annuel 6 ans D Les dossiers uniques regroupent l ensemble des prestations demandées par l agent pendant l année en cours. La durée d utilité administrative s applique à compter du 1 er janvier suivant l année de paiement (article L244-3 du Code de la sécurité sociale). Imprimé de renseignements généraux Il est fourni par l agent lors de la première demande de prestation pour l année administrative en cours et est signé par le supérieur hiérarchique ou le manager de proximité. Avis d imposition Le cas échéant 1. Attestation de versement des prestations familiales au titre de l enfant concerné Déclaration sur l honneur Justificatifs produits par l agent, le cas échéant, qui permettent d attester que l enfant vit à son domicile 2. 1 Il accompagne l imprimé de renseignements généraux remis lors de l ouverture du dossier unique et lorsque la première prestation demandée le requiert (il n est pas obligatoire pour l ouverture du dossier unique). 2 Nécessaires pour les prestations dont le bénéfice est ouvert pour les enfants à charge effective et permanente du postier. Ces justificatifs sont demandés par le service RH uniquement en cas de changement de situation de l agent. C : conservation ; T : conservation avec tri préalable ; D : destruction 3

11 TABLEAU DE GESTION DES PRESTATIONS D ACTION SOCIALE CODIFICATION TYPE DE DOSSIER Durée d utilité administrative Traitement ultérieur Sous-dossier par prestation Les sous-dossiers par prestation sont classés par ordre d arrivée dans le dossier unique de l agent pour l année administrative en cours. Toutes les demandes de prestation doivent être visées par le supérieur hiérarchique ou le manager de proximité. «Le délai maximal de paiement rétroactif des prestations est fixé à deux ans à partir du fait générateur de la prestation 3.» Aide aux parents séjournant en maison de repos Aide au logement en province (ALP) Allocation aux parents d'enfants handicapés ou infirmes âgés de moins de 20 ans Allocation de scolarité Allocation spéciale pour enfants atteints d'une maladie chronique ou d'une infirmité et poursuivant des études ou un apprentissage audelà de 20 ans et jusqu'à 27 ans Chèques emploi-service universels Ces documents sont gardés par le gestionnaire dans un dossier à part le temps du traitement des demandes, puis sont insérés dans le dossier unique de l agent. Equipement du véhicule personnel des postiers en situation de handicap Garde de jeunes enfants de moins de 6 ans 3 Note du 26 mai 2009 : Prestations d action sociale (CORP-DNAS ). C : conservation ; T : conservation avec tri préalable ; D : destruction 4

12 TABLEAU DE GESTION DES PRESTATIONS D ACTION SOCIALE CODIFICATION TYPE DE DOSSIER Durée d utilité administrative Traitement ultérieur Participation aux frais de séjour «Accueil de loisirs sans hébergement» (ALSH) Participation aux frais de séjour dans le cadre du système éducatif Participation aux frais de séjour en centres de vacances avec hébergement non organisés par La Poste (CVEA) Participation aux frais de séjour en centres de vacances spécialisés pour enfants handicapés Participation aux frais de séjour en centres familiaux de vacances agréés ou en gîtes Participation aux frais de séjour linguistique d organismes extérieurs à La Poste Prêt de trésorerie pour les études supérieures Titres-restaurant Ces documents sont gardés par le gestionnaire dans un dossier à part le temps du traitement des demandes, puis sont insérés dans le dossier unique de l agent. C : conservation ; T : conservation avec tri préalable ; D : destruction 5

13 TABLEAU DE GESTION DES PRESTATIONS D ACTION SOCIALE CODIFICATION TYPE DE DOSSIER Durée d utilité administrative Traitement ultérieur PAS/ FACTURATION DES PRESTATIONS D ACTION SOCIALE PAS/ Chèques emploi-service universels (CESU) 10 ans D Les documents concernant la facturation des chèques emploi-service universels sont classés chaque mois dans le dossier de facturation des CESU. La durée d utilité administrative s applique à compter de la date du document le plus récent (Code de commerce, article L123-22). Bordereau de livraison des chèques emploi-service universels Récapitulatif mensuel du nombre de CESU commandés et de la somme globale correspondante. Feuille d émargement Récapitulatif du nombre de CESU fournis pour un mois à l agent, ainsi que de la somme totale correspondante 4. PAS/ Titres-restaurant 10 ans D Les documents concernant la facturation des titresrestaurant sont classés chaque mois dans le dossier de facturation des titres-restaurant. La durée d utilité administrative s applique à compter de la date du document le plus récent (Code de commerce, article L123-22). Bordereau de livraison des titres-restaurant Récapitulatif mensuel du nombre de titresrestaurant commandés. Feuille d émargement Récapitulatif du nombre de titres-restaurant fournis pour un mois à l agent 5. 4 L agent signe la feuille d émargement et certifie le nombre de CESU que le service RH lui a remis. Pour le cas de l envoi des CESU par courrier, l accusé de réception accompagne le formulaire de commande de CESU rangé dans le dossier unique de l agent. 5 L agent signe la feuille d émargement et certifie le nombre de titres-restaurant que le service RH lui a remis. Pour le cas de l envoi des titres-restaurant par courrier, l accusé de réception accompagne la fiche individuelle «bénéficiaire» rangée dans le dossier unique de l agent. C : conservation ; T : conservation avec tri préalable ; D : destruction 6

14 Aide aux parents séjournant en maison de repos Demande de prestation Formulaire «Garde de jeunes enfants de moins de 3 ans» visé par le supérieur hiérarchique ou le manager de proximité Attestation faisant apparaître que l'établissement est : - agréé par la sécurité sociale, - que l'enfant a été pensionnaire de l'établissement pendant le séjour de l'agent, - la durée exacte de jours de présence de l'enfant, - le prix journalier payé au titre du séjour de l'enfant. Lettre de refus régulation En cas de refus du versement de la demande, cette lettre peut être éditée depuis IPAS et envoyée à l agent demandeur. En cas d erreur ou de rejet de la demande de prestation, le courrier de réclamation ou de demande de régulation de l agent peut être joint à la demande de prestation.

15 Aide au logement en province (ALP) Demande de prestation A imprimer par l agent sur le Portail Malin en fonction de son département de résidence. Bail ou contrat de location au nom de l'agent Quittance de loyer au nom de l'agent ou échéancier de remboursement de prêt accession le cas échéant au nom de l'agent Lettre de refus régulation En cas de refus du versement de la demande, cette lettre peut être éditée depuis IPAS et envoyée à l agent demandeur. En cas d erreur ou de rejet de la demande de prestation, le courrier de réclamation ou de demande de régulation de l agent peut être joint à la demande de prestation.

16 Allocation aux parents d'enfants handicapés ou infirmes âgés de moins de 20 ans Demande de prestation Formulaire «Enfants atteints par le handicap» Copie de la notification d'une décision de la CDAPH (Commission des Droits et de l Autonomie des Personnes Handicapées) Document du centre spécialisé indiquant les périodes de retour au foyer La CDAPH a remplacé les COTOREP et CDES depuis le 1er Janvier Uniquement pour les enfants placés en internat Attestation de non versement de l employeur du conjoint postier Lettre de refus régulation En cas de refus du versement de la demande, cette lettre peut être éditée depuis IPAS et envoyée à l agent demandeur. En cas d erreur ou de rejet de la demande de prestation, le courrier de réclamation ou de demande de régulation de l agent peut être joint à la demande de prestation.

17 Allocation de scolarité Demande de prestation Formulaire «Allocation de scolarité» Certificat de scolarité précisant la classe suivie Attestation établie par l'ugrh ou le service RH du conjoint postier indiquant que celui-ci n a pas perçu la prestation Copie de l avis d imposition le plus récent en possession de l agent Lettre de refus régulation Uniquement dans les cas de couples de postiers Uniquement en cas d ouverture du dossier unique de l agent. En cas de refus du versement de la demande, cette lettre peut être éditée depuis IPAS et envoyée à l agent demandeur. En cas d erreur ou de rejet de la demande de prestation, le courrier de réclamation ou de demande de régulation de l agent peut être joint à la demande de prestation.

18 Allocation spéciale pour enfants atteints d'une maladie chronique ou d'une infirmité et poursuivant des études ou un apprentissage au-delà de 20 ans et jusqu'à 27 ans Demande de prestation Formulaire «Enfants atteints par le handicap» Copie de la carte d invalidité ou de la décision de la CDAPH (Commission des Droits et de l Autonomie des Personnes Handicapées) Avis d'un médecin agréé en cas de maladie chronique non constitutive de handicap Certificat de scolarité, attestation d'apprentissage ou une attestation de stagiaire au titre de la formation professionnelle. Attestation établie par l'ugrh ou le service RH du conjoint postier indiquant que celui-ci n a pas perçu la prestation Lettre de refus régulation Uniquement dans les cas de couples de postiers En cas de refus du versement de la demande, cette lettre peut être éditée depuis IPAS et envoyée à l agent demandeur. En cas d erreur ou de rejet de la demande de prestation, le courrier de réclamation ou de demande de régulation de l agent peut être joint à la demande de prestation.

19 Chèques emploi-service universels Demande de prestation Copie intégrale de l avis d imposition le plus récent en possession de l agent Chèque de règlement Accusé de réception de l envoi des chèques emploiservice universels régularisation Formulaire de commande de «Chèques emploi-service universels» Uniquement lors de l ouverture du dossier unique de l agent, puis à renouveler tous les ans. Pour le paiement par chèque et uniquement pour les commandes urgentes ou exceptionnelles Uniquement dans le cas des envois postaux. Les CESU peuvent être envoyés directement à l agent ou à son manager. En cas d erreur ou de rejet de la demande de prestation, la correspondance peut être jointe à la demande de prestation.

20 Equipement du véhicule personnel des postiers en situation de handicap 1 Demande de prestation Copie de la reconnaissance de la CDAPH (en cours de validité) Formulaire «Equipement du véhicule des postiers en situation d handicap». La CDAPH a remplacé les COTOREP et CDES depuis le 1er Janvier Devis établi par un organisme agréé (garage, établissement de formation à la conduite) Copie recto verso du permis de conduire sur lequel sont mentionnés les aménagements nécessaires, ou de l avis du médecin (ou de la commission) habilité(e) par la Préfecture Copie des demandes de financements institutionnels et des réponses obtenues (accord ou refus) 1 Le dossier composé de la demande de prestation et des justificatifs est examiné par une commission interne à La Poste. Cette commission fixe le montant de l aide de La Poste complémentaire aux financements institutionnels et transmet, par l intermédiaire de la DNAS Siège, ce montant aux services RH pour la saisie dans IPAS.

21 En cas de première demande : Garde de jeunes enfants de moins de 6 ans Demande de prestation Formulaire «Garde des jeunes enfants de moins de 6 ans» Photocopie du contrat de travail (pour les assistants maternels et la garde à domicile) ou du contrat crèche Le planning d accueil de l enfant doit figurer sur le contrat afin de permettre le versement de la prestation mensuel sur la base d un échéancier annuel. Facture établie par la structure d accueil en l absence de contrat écrit Photocopie du livret de famille Copie de l avis d imposition sur le revenu le plus récent en possession de l agent ou une copie des éléments justificatifs de la nouvelle situation en cas de changements importants survenus depuis la délivrance de l avis d imposition. Lettre de refus régulation Uniquement en cas d ouverture du dossier unique de l agent. En cas de refus du versement de la demande, cette lettre peut être éditée depuis IPAS et envoyée à l agent demandeur. En cas d erreur ou de rejet de la demande de prestation, le courrier de réclamation ou de demande de régulation de l agent peut être joint à la demande de prestation.

22 En cas de renouvellement de la demande : (Demande renouvelable tous les ans à la date anniversaire de son dépôt) Demande de prestation Formulaire «Garde des jeunes enfants de moins de 6 ans» Photocopie du contrat de travail (pour les assistants maternels et la garde à domicile) ou du contrat crèche Le planning d accueil de l enfant doit figurer sur le contrat afin de permettre le versement de la prestation mensuel sur la base d un échéancier annuel. Facture établie par la structure d accueil en l absence de contrat écrit Copie de l avis d imposition Lettre de refus régulation Uniquement en cas d ouverture du dossier unique de l agent. En cas de refus du versement de la demande, cette lettre peut être éditée depuis IPAS et envoyée à l agent demandeur. En cas d erreur ou de rejet de la demande de prestation, le courrier de réclamation ou de demande de régulation de l agent peut être joint à la demande de prestation.

23 Participation aux frais de séjour «accueil de loisirs sans hébergement» (ALSH) Demande de prestation Formulaire «Séjour d enfant» Facture de l'organisme gestionnaire du centre de loisirs où a séjourné l'enfant avec l indication de la durée (ou du nombre de jours) du séjour et le montant payé ou facturé Copie de l avis d imposition le plus récent en possession de l agent Lettre de refus régulation Uniquement en cas d ouverture du dossier unique de l agent. En cas de refus du versement de la demande, cette lettre peut être éditée depuis IPAS et envoyée à l agent demandeur. En cas d erreur ou de rejet de la demande de prestation, le courrier de réclamation ou de demande de régulation de l agent peut être joint à la demande de prestation.

24 Participation aux frais de séjour dans le cadre du système éducatif Demande de prestation Formulaire «Séjour d enfant» Facture de l'organisme gestionnaire du centre de loisirs où a séjourné l'enfant avec l indication de la durée (ou du nombre de jours) du séjour et le montant payé ou facturé Copie de l avis d imposition le plus récent en possession de l agent Lettre de refus régulation Uniquement en cas d ouverture du dossier unique de l agent. En cas de refus du versement de la demande, cette lettre peut être éditée depuis IPAS et envoyée à l agent demandeur. En cas d erreur ou de rejet de la demande de prestation, le courrier de réclamation ou de demande de régulation de l agent peut être joint à la demande de prestation.

25 Participation aux frais de séjour en centres de vacances avec hébergement non organisés par La Poste (CVEA) Demande de prestation Formulaire «Séjour d enfant» Facture de l'organisme gestionnaire du centre de loisirs où a séjourné l'enfant avec l indication de la durée (ou du nombre de jours) du séjour et le montant payé ou facturé Copie de l avis d imposition le plus récent en possession de l agent Lettre de refus régulation Uniquement en cas d ouverture du dossier unique de l agent. En cas de refus du versement de la demande, cette lettre peut être éditée depuis IPAS et envoyée à l agent demandeur. En cas d erreur ou de rejet de la demande de prestation, le courrier de réclamation ou de demande de régulation de l agent peut être joint à la demande de prestation.

26 Participation aux frais de séjour en centres de vacances spécialisés pour enfants handicapés Demande de prestation Formulaire «Enfants atteints par le handicap» Attestation délivrée par l'organisme gestionnaire du centre de vacances où a séjourné l'enfant, faisant apparaître la durée exacte du séjour et le montant de la pension journalière payée par les parents Attestation de non versement de l employeur du conjoint postier Lettre de refus régulation En cas de refus du versement de la demande, cette lettre peut être éditée depuis IPAS et envoyée à l agent demandeur. En cas d erreur ou de rejet de la demande de prestation, le courrier de réclamation ou de demande de régulation de l agent peut être joint à la demande de prestation.

27 Participation aux frais de séjour en centres familiaux de vacances agrées ou en gîtes Demande de prestation Formulaire «Séjour d enfant» Copie de l avis d imposition le plus récent en possession de l agent Facture délivrée par l'organisme gestionnaire du centre où a séjourné l'enfant avec l indication de la durée (ou du nombre de jours) du séjour et le montant payé ou facturé Copie de la réservation effectuée pour le séjour Certificat de bénéficiaire d une prestation Lettre de refus régulation Uniquement en cas d ouverture du dossier unique de l agent. Dans le cas du traitement de la demande après le séjour. Dans le cas du traitement de la demande de participation avant le séjour (uniquement pour les villages vacances ou les gîtes d AZUREVA ou de la Mutuelle Générale). Document fourni uniquement dans le cas où l agent ne peut avancer la somme correspondant à l aide de La Poste pour la prestation effectuée. En cas de refus du versement de la demande, cette lettre peut être éditée depuis IPAS et envoyée à l agent demandeur. En cas d erreur ou de rejet de la demande de prestation, le courrier de réclamation ou de demande de régulation de l agent peut être joint à la demande de prestation.

28 Participation aux frais de séjour linguistique d organismes extérieurs à La Poste Demande de prestation Formulaire «Séjour d enfant» Copie de l avis d imposition le plus récent en possession de l agent Uniquement en cas d ouverture du dossier unique de l agent. Facture délivrée par l'organisme gestionnaire du centre où a séjourné l'enfant avec l indication de la durée (ou du nombre de jours) du séjour et le montant payé ou facturé Lettre de refus régulation En cas de refus du versement de la demande, cette lettre peut être éditée depuis IPAS et envoyée à l agent demandeur. En cas d erreur ou de rejet de la demande de prestation, le courrier de réclamation ou de demande de régulation de l agent peut être joint à la demande de prestation.

29 Prêt de trésorerie pour les études supérieures Demande de prestation Accusé de réception de la demande de prêt Copie de l avis d imposition le plus récent en possession de l agent Original du certificat d inscription de l enfant dans un établissement d enseignement supérieur Lettre de refus régulation Formulaire «Prêt de trésorerie pour les études supérieures» Une commission spécifique RH donne un avis favorable ou défavorable à la demande. Uniquement en cas d ouverture du dossier unique de l agent. Une demande pour une inscription en établissement secondaire technique ou professionnel peut être envisagée avec une dérogation. En cas de refus du versement de la demande, cette lettre peut être éditée depuis IPAS et envoyée à l agent demandeur. En cas d erreur ou de rejet de la demande de prestation, le courrier de réclamation ou de demande de régulation de l agent peut être joint à la demande de prestation.

30 Titres-restaurant Fiche individuelle «bénéficiaire» Chèque de règlement Accusé de réception de l envoi titres-restaurant régularisation L agent doit s adresser au Responsable RH du service pour examiner les conditions d accès aux titresrestaurant et formuler sa demande de titres. Pour le paiement par chèque et uniquement pour les commandes urgentes ou exceptionnelles Uniquement dans le cas des envois postaux. Les titresrestaurant peuvent être envoyés directement à l agent ou à son manager. En cas d erreur uniquement. Cette correspondance peut être jointe à la fiche individuelle «bénéficiaire».