CAHIER DES CLAUSES TECHNIQUES PARTICULIERES (CCTP) CONCEPTION ET REALISATION D UNE PLATEFORME DIGITALE

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1 CAHIER DES CLAUSES TECHNIQUES PARTICULIERES (CCTP) CONCEPTION ET REALISATION D UNE PLATEFORME DIGITALE Ce cahier des charges est composé d une offre de base et de trois options 1

2 CONTEXTE La communauté de communes du Pays de Chambord, nommée Grand Chambord, créée en 2002, regroupe aujourd hui 17 communes. Ses compétences sont aujourd hui les suivantes : -Le développement économique -La protection de l environnement -Le tourisme -L amélioration du cadre de vie -L aide à la personne (portage de repas) Dans le contexte de la loi de Réforme des collectivités territoriales qui renforce le positionnement des établissements publics de coopération intercommunales la communauté de communes du Grand Chambord a récemment revu son positionnement et son image (nouveau nom, nouveau logo, nouvelle identité et nouveau lieu physique). En complément de ces évolutions, la communauté de communes du Grand Chambord a entamé une réflexion sur l apport de services à forte valeur ajoutée, via une présence digitale mature et représentative de cette nouvelle image, afin de fluidifier les services et les échanges entre les 17 communes et leurs habitants. Aujourd hui la Communauté de Communes souhaite développer la solution suivante : Réaliser une plateforme digitale permettant de diffuser son image et ses services à l ensemble des habitants du territoire, mais aussi plus généralement aux internautes désireux d en savoir plus sur les thématiques, les compétences exercées ci-dessus. De plus, la communauté de communes du Grand Chambord souhaite mutualiser cette plateforme digitale ouverte en permettant aux communes qui le souhaitent également la qualité de service définie ci-dessous : Une plateforme digitale : Evolutive en termes de service À forte valeur ajoutée (simplicité d utilisation, accès à des services de qualité, sociabilisation, etc.) Moderne (en termes d image et de service) Simple à mettre à jour et animer par des non-techniciens A l issue de la consultation, les communes seront confrontées aux chois suivants : ne pas rejoindre la plateforme du Grand Chambord sans que cela soit une contrainte, ni pour la commune, ni pour le Grand Chambord. Rejoindre la plateforme du Grand Chambord, y intégrer une identité et des fonctionnalités propres et gérer ses contenus. 2

3 Rejoindre la plateforme du Grand Chambord, disposer de l ensemble des services et fonctionnalités proposés sans gérer les contenus. Pour répondre à ces 3 fondamentaux, Grand Chambord a défini une expression de besoin (offre de base) comprenant les indispensables attendus ainsi que des options. Il est rappelé ici que le candidat doit répondre à l offre de base et aux options. Le pouvoir adjudicateur se réserve le droit de retenir ou non les options. 1. OFFRE DE BASE Expression de besoin : Cette expression de besoin s appuie sur une consultation des 17 communes de Grand Chambord. Elle fait suite à une étude individuelle, incluant une synthèse globale des besoins attendus et exprimés par l ensemble des répondants. Le principe général de la plateforme de Grand Chambord est de 3 ordres : Offrir à la communauté de communes du Grand Chambord une présence digitale de qualité, actuelle, moderne, et en phase avec sa nouvelle identité. S appuyer sur la qualité de cette plateforme pour la décliner aux 17 communes, et ainsi leur offrir le même niveau de service et de qualité. Laisser le libre choix aux communes de faire partie de la plateforme et de choisir les fonctionnalités qui leur seront propres. Au regard de ces 3 besoins identifiés et du retour de l enquête d expression de besoin, Grand Chambord attend du prestataire une approche sur plusieurs axes. 1. Conseils : Être force de conseil sur les outils et les services à implémenter 2. Technique : Concevoir et développer la plateforme digitale 3. Marketing et communication : Aider, conseiller et réaliser des actions de communication digitale. La réponse à ce cahier des charges doit rendre en compte de l ensemble de ces attentes. Dans le cas où l un des axes ne serait pas assuré par le prestataire, il doit être souligné et justifié. 3

4 1.1 Expression de besoin : Conseils Le Grand Chambord attend du prestataire choisi une approche de conseils sur les éléments suivants : - Arborescence - Structure de l information - Fonctionnalités proposées - Plateforme technique - Animation Cette notion de conseils devra être argumentée et justifiée, sachant qu elle portera l ensemble de la démarche de la future plateforme de Grand Chambord. 1.2 Expression de besoin : Technique L approche technique de la future plateforme de Grand Chambord est un élément primordial sur lequel nous serons particulièrement vigilants. Les prérequis attendus sont : Tant que possible proposer une plateforme Open source. Dans le cas contraire justifier le choix d une plateforme propriétaire ou sous licence. - La plateforme doit répondre aux besoins suivants : o Contenir un principe CMS o Un Back Office en français o Principe de Wysiwyg pour les éditeurs o Principe de personnalisation suivant les utilisateurs : Administrateur Utilisateurs transversaux Grand Chambord Utilisateurs des communes Contributeurs - La plateforme devra inclure une structure optimisée pour le SEO (optimisation en référencement naturel) - Une réécriture des URLS (URL Rewrite) - S appuyer sur un langage PHP (dernière version exploitable et stable) - Être fonctionnel sur serveur Linux (dernière version exploitable et stable) - Inclure un moteur de recherche plein texte 4

5 La plateforme digitale devra porter l image de la communauté. Elle devra permettre d apporter, au minimum, les fonctionnalités suivantes : Porter l image de Grand Chambord En mettant en avant une identité en phase avec le logo en Annexe et apporter au minimum les fonctionnalités suivantes : Une mutualisation de l information : Cette mutualisation devra pouvoir être alimenté par un ou X utilisateurs identifiés Elle devra permette de : o Publier un contenu sur une ou X communes o Inclure un Workflow auprès des communes concernées (pour validation ou information) o Ce Workflow devra permettre de : Accepter la publication Refuser la publication Informer d une publication publiée Un Agenda partagé : Cet agenda devra pouvoir être alimentée par un ou X utilisateurs identifiés Il devra inclure : o Une date de début et de fin (par défaut la date du jour) o Un titre o Éventuellement un lien sur un contenu o Des options de publication d agenda de commune ou/et d agenda partagé et visible par les autres communes. Un principe de publication déporté Ce principe devra permettre de : o Publier un article de contenu à une date et une heure définies o Dépublier un contenu à une date et une heure définie Une gestion simplifiée de formulaire définis* : Ce principe devra permettre de : o Créer simplement des formulaires (cette fonctionnalité n est pas prévue pour être ouverte aux utilisateurs identifiés) o Chaque formulaire et chaque donnée renseignés devront être stockés en base et exportable via un format du type Excel o Pouvoir envoyer une information par mail aux administrateurs concernés *À ce jour la volumétrie estimée est de 5 formulaires 5

6 Une simplicité d utilisation : Cette approche doit être vraie pour l ensemble des fonctionnalités du site en apportant au minimum les éléments suivants : o Des explications simples et directement visibles pour chaque champ d information à remplir par les contributeurs* (lorsque c est nécessaire) o Un mode de publication wysiwyg o Une gestion automatisée des visuels (au minimum un contrôle des poids de chargements) o Une gestion simplifiée du traitement des médias (vidéos et audios si préconisés) o Des profils utilisateurs adaptés (masquer les fonctionnalités inutiles pour un profil utilisateur donné) * Les contributeurs peuvent être des associations, des conseillers, des rédacteurs, etc. Cette liste et les droits d accès associés seront à définir lors de la conception de la plateforme. Structure de l information identifiée : Grand Chambord attend du prestataire une proposition d arborescence qui devra inclure au minimum les éléments suivants : o Une présentation de Grand Chambord o Un accès aux actualités o Un accès tourisme o Un accès vie démocratique o Un accès sur l économie locale o Un accès sur informations générales Un Footer incluant : o Un accès à un formulaire de contact o Les mentions légales o Les crédits Offrir une souplesse d appropriation pour les communes La plateforme devra aisément permettre à une commune d être visible. Ce principe passera par une méthode se rapprochant des éléments suivants : o Ouvrir un espace pour une commune par un nom technicien o Offrir la possibilité de choisir ses besoins (fonctionnalités) o Permettre de porter l ensemble des contenus éventuellement existants sur la plateforme 6

7 o Offrir des espaces de personnalisations identitaires (diaporama, visuels, mise en page, navigation, etc.) o Être évolutive une fois activée (ouverture des fonctionnalités dans le temps) Être sociabilisé La future plateforme de Grand Chambord devra demain être capable d envoyer et de recevoir des flux sociaux (ces options doivent pouvoir être activées ou non par Grand Chambord ou l une de ses communes) Les attentes sont : o Inclure les flux descendants du type (Twitter et Facebook) o Inclure le partage social (Like Facebook par exemple) o Le partage social devant renvoyer sur la page Likée et non sur Grand Chambord. o Inclure un flux Rss Être naturellement visible La plateforme recommandée devra prendre en compte les contraintes liées aux moteurs de recherche, incluant la gestion de Robo.txt, et du Site Map. De plus, la plateforme et les contenus publiés devront gérer de manière automatique les balises traditionnelles (H1, H2, etc.), reprenant de manière dynamique la structure du site et le contenu des pages. Associé à un besoin de structure normé pour les moteurs de recherche, Grand Chambord désire avoir une vue précise du trafic visitant le site Grand Chambord et de ses communes. Ceci inclura l intégration de la plateforme à un outil de statistique. À ce titre nous attendons une recommandation justifiée du choix de l outil, de son coût, et de ses principales fonctionnalités. Être communiquant Le site de Grand Chambord devra inclure la gestion de Newsletter (abonnement - désabonnement), via un formulaire simple directement accessible sur le site Grand Chambord (en footer) 7

8 1.3 Expression de besoin : Marketing et communicationla Communauté de communes désire développer son image auprès d un public touriste (français et internationaux) et auprès de potentiels investisseurs désirant s implanter dans la région de Chambord. Pour y répondre au mieux, non seulement l image, la qualité des services et le référencement naturel sont indispensables, mais cet ensemble devra s accompagner de campagnes et d actions permettant d en démultiplier la visibilité. Pour cela, Grand Chambord attend de son prestataire, un savoir-faire reconnu en terme d actions de marketing et de communication lui permettant d être force de recommandation pour ces actions de visibilité. Grand Chambord attend une recommandation sur ces deux points (1 page) 2. OPTIONS Au regard des besoins identifiés dans l offre de base, trois options sont demandées. 2.1 Expression de besoin : Formation Afin de garantir les résultats attendus par Grand Chambord et par les communes ayant adhéré à la plateforme, Grand Chambord désire initier un programme de formation. A destination des élus d une part et aux agents concernés d autre part, cette formation touchera aux généralités du Web, du social et de l utilisation de la plateforme. Elle portera sur les thématiques suivantes : 1. Conception et rédaction digitale a) Les principes de base b) Exemples c) Cas d écoles d) Exercice concret sur la plateforme 2. Sensibilisation sur le social a) Les principes b) Les acteurs c) Le mode de fonctionnement d) Cas d écoles 3. Sensibilisation sur le média internet a) Les principes de base b) Les principaux acteurs c) Les dernières évolutions (Cloud, Responsive, etc.) d) Les tendances Cette sensibilisation devra être segmentée en 3 demi-journées pour des sessions d environ 10 personnes. 8

9 Un document support devra être remis aux participants le désirant. 2.2 Fonction multilingue Le prestataire devra proposer une déclinaison multilingue (Anglais / Français) permettant de : a. Publier un contenu différent par langue b. Simplifier la publication multilingue avec des menus et relations déjà traduites (exemples les catégories, les tags, etc.) Si une page n existe pas dans une langue, le site devra renvoyer sur son équivalent français. Les publications devront pouvoir être disponibles en deux langues, sans qu il y ait pour autant besoin d un équivalent dans chacune des langues. Ce principe devra prendre en compte les éléments suivants : a. Une structure traduite (navigation, fonctionnalité utilisateur de base) b. Des principes de publications incluant des automatismes de traduction simplifiés (rubrique déjà traduite, mots clés déjà traduits, fonctionnalité déjà traduite), permettant ainsi de ne porter la traduction que sur la réelle création de nouveau contenu dans une page. 2.3 Hébergement du site la première année Le prestataire devra faire une présentation sur l hébergement recommandé (serveur, disque, os, base de données). Il veillera à y inclure des options éventuelles (sauvegarde, maintenance, sécurité). Il proposera une estimation financière annuelle relative au cout d hébergement du site sur la première année. Il précisera si cette prestation est sous traitée ou gérée par la structure. CONCLUSION Il est attendu pour répondre à ces éléments, des compléments d information incluant les éléments suivants : Descriptif précis des différents axes ci-dessus, développé dans l offre de base et dans les options, incluant une justification des choix Un descriptif (et si possible des exemples) de livrables prévus lors de la mise en œuvre de ces étapes Un rétro planning explicite de la mise en œuvre de ces différents points ainsi que les étapes de validations 9

10 Une proposition de garantie sur 6 mois incluant les éléments suivants : Correctif en cas de bug après recette du site Aide et supports en cas de question sur l utilisation du site (par l un des intervenants des 17 communes) 10