La Performance autrement. PRINCE2: L essentiel en 10 minutes. Etude de Cas l OCDE

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1 PRINCE2: L essentiel en 10 minutes Etude de Cas l OCDE

2 PRINCE2? PRojects IN a Controlled Environment 2

3 PRINCE2 - PRrojects IN a Controlled Environment Méthode le plus utilisé et qui se développe le plus rapidement personnes formées (dont 3000 en France) S'applique à tous type de projet indépendamment de leur contenue, taille, l'organisation, culture PRINCE2 ne traite pas: Les activités spécifiques aux métiers Les aspects humains: Leadership, travail d équipe etc.. 2 niveaux de certification "Fondamental"et "Praticien" 3

4 PRINCE2 -Exemples d Utilisateurs Secteur public United Nations Development Program NATO IAEA Vienna Europol The Hague Eurojust the Hague UN Logistics Brindisi UNICEF New York Bank of England UK Meteorological Office UK US Federal GovtIT s UK Government Departments (multiple) Australian Federal and State Departments OCDE Ministère des Finances (France).. Secteur privé SUN Microsystems CIBA Chemicals Siemens Vodafone DHL Express Phillips Metropolitan Police HSBC Barclays British Telecom EDS GlaxoSmithKline Tesco Orange.. 4

5 PRINCE2-4 Elements integrés Les Thèmes les sujets à maitriser durant toute la durée du projet Cas d Affaire Organisation Qualité Plans Risques Changement Progression DELAIS OBJECTIFS L environnement Les Principes Justification continue pour l'entreprise Leçons tirées de l'expérience Rôles et responsabilités définis Management par étape Management par exception Focalisation produit Adaptation à l'environnement de projet 5 COUTS Les Processus Elaborer le projet Initialiser le projet Diriger le projet Contrôler une étape Gérer la livraison du produit Gérer une limite d étape Clore le projet

6 PRINCE2 - Les Principes 6 Justification continue pour l'entreprise: Nécessite un cas d affaire pour établir et contrôler la viabilité du projet Leçons tirées de l'expérience: Exploite les enseignements tirés de projets antérieurs Focalisation produit: Clarifie ce que le projet fournira pour toutes les parties Management par exception: Assure une utilisation efficace du temps de management Management par étape: Points de décision au début de chaque phase du projet Rôles & responsabilités définis: Tout le monde sait ce qu'on attend d'eux (client, fournisseur, utilisateur.) Adaptation à l'environnement de projet: S'adapte à la taille et la complexité du projet Principes

7 PRINCE2 - Les Thèmes les sujets qui doivent être traitées durant toute la durée du projet pour répondre à les questions clés : Cas d Affaire Pourquoi faisons-nous ce projet? Devons-nous continuer?? Organisation Qualité Plans Risques Changement Progression Qui est responsable de quoi et qui prend les décisions? Quelles sont les exigences du client et les utilisateurs? Avons-nous les compétences et la capacité pour livrer? Combien de temps cela prendra-t-il? Combien cela va-t-il coûter? Quels sont les risques et comment peut-on les réduire? Quel est l'impact des demandes de changement? Où en sommes-nous? Quelle est la date de fin et des coûts prévues? 7

8 PRINCE2 - Les Produits Management Définition du projet Approche du projet Cas d Affaire Stratégie des Risques, Qualité, Communication Gestion des Incidences Plan de Contrôles du projet Structure de l équipe de projet et description des rôles Adaptation du Référentiel pour le projet 8 Les produits de management permettent de documenter et contrôler les Thèmes et d assurer le respect des Principes.. Cas d Affaire Organisation Qualité Plans Risques Changement Progression Exposé du Documentation d Initialisation du Registres Qualité Plans d étapes Registres Risques Registres Incidences Rapport de Progression Les produits management sont générés et mis à jour par les processus de PRINCE2.. Rapport de Fin de étape Journal des Retours d Expérience Rapport d Incidence Rapport d Exception Rapport de Fin de Rapport de Retours d Expérience

9 PRINCE2 - Les Produits Management Les produits de management permettent de documenter et contrôler les Thèmes et d assurer le respect des Principes.. Cas d Affaire Organisation Qualité Plans Risques Changement Progression Exposé du Documentation d Initialisation du Cas d Affaire Registres Qualité Plans d étapes Registres Risques Registres Incidences Rapport de Progression Rapport de Fin de étape Journal des Retours d Expérience Rapport d Incidence Rapport d Exception Rapport de Fin de Rapport de Retours d Expérience Il y a 3 catégories de produits management Référentiels Enregistrements Rapports Ils sont générés et mis à jour par les processus de PRINCE2.. 9

10 Documentation d Initialisation du? Cas d Affaire Organisation Qualité Plans Risques Changement Progression Exposé du Documentation d Initialisation du Définition du projet Approche du projet Cas d Affaire Stratégie des Risques Stratégie Qualité Stratégie de Communication Gestion des Incidences (changements, problèmes..) Plan de Contrôles du projet Structure de l équipe de projet et description des rôles Adaptation du Référentiel pour le projet 10

11 PRINCE2 -Les Processus Le Principe Management par étape" implique un cycle projet définie PRINCE2 compte 7 processus qui couvrent l ensemble des activités requises pour diriger et manager chaque étape d un projet mandate Diriger le CADRAGE LANCEMENT PHASES DE REALISATION CLOTURE Elaborerle Préparer l ébauche de Cas d Affaire Nommer l Executifet le Chef de Recueillir les retours d expérience Exposé du Initialiser le Composer l équipe de projet Définir l approche du projet et assembler l Exposé du Planifier l étape d initialisation Plan d étape Contrôler une étape Gérer la Livraison du produit 11 Gérer une limite d étape Chaque processus est un ensemble d'activités séquencés Journal des Retours d Expérience Entrée Mandate Journal des Retours d Expérience Préparer l ébauche de Cas d Affaire Sortie Exposé du Ebauche de cas d affaire Product Description Clorele Responsabilités (RACI) Direction Executive (Sponsor) Senior User Senior Supplier Manager Team Manager P: Produce R: Review A: Approve A P R R R

12 PRINCE2 Processus et Produits Management Il y a 3 categoriesde produits management Référentiels Enregistrements Rapports mandate Diriger le CADRAGE LANCEMENT PHASES DE REALISATION CLOTURE Elaborerle Exposé du Journal des Retours d Expérience Journal de Plan de séquence Initialiser le Documentation d Initialisation de Registres Risques Incidences Qualité Enregistre ments de Configuration Plan de séquence Rapport de Progression Contrôler une étape Rapport d Exception Rapport d avancement Rapport d Incidence Gérer la Livraison du produit Lot de Travaux Gérer une limite d étape Maj. Cas d Affaire et Plan Rapport de Fin de Séquence Clorele Rapport de Fin de Rapport de Retours d Expérience 12

13 PRINCE2 et AGILE Application possible des methodesagile dans un l approche PRINCE2 mandate Diriger le CADRAGE LANCEMENT PHASES DE REALISATION CLOTURE Elaborerle Exposé du Journal des Retours d Expérience Journal de Initialiser le Documentation d Initialisation de Registres Risques Incidences Qualité Contrôler une étape Gérer la Livraison du produit Design Gérer une limite d étape Maj. Cas d Affaire et Plan Design Clorele Rapport de Fin de Rapport de Retours d Expérience Test BuildTest Build 13

14 PRINCE2 4 Eléments intégrées Principes (7) Justification continue pour l'entreprise Leçons tirées de l'expérience Rôles et responsabilités définis Management par séquences Management par exception Focalisation produit Adaptation à l'environnement de projet Des responsibilities par activité.. Prepare Outline Business Case Mgmt Prod Co Dir Board Manager Create Outline Business Case PB A P R Create Product Description PB (A) P Update Daily Log DLG A P 4 niveaux de management Produits Management 26-3 types: Référentiels Registres Rapports Mandate Lessons Log Thèmes(7) Inputs Cas d Affaire Organisation Team Manager Qualité Préparer l ébauche de Cas d Affaire Plans Risque Changement Progression Outputs Daily Log Brief (part) Processus(7) : associés aux étapes projet Pre-cadrage Cadrage Développement / Validation / etc Clôture Elaborer le Chaque activité crée, modifie, valide les produits management l ébauche de Cas d Affaire Product Description Initialiser le Chaque processus est composé d une série d'activités séquencé Préparer l ébauche de Cas d Affaire Diriger le Contrôler une Séquence Gérer la Livraison du produit Nommer l Executif et le Chef de Recueillir les retours d expérience antérieurs Gérer une limite de Séquence Composer et nommer l équipe de projet Définir l approche du projet et assembler l Exposé du Planifier la séquence d initialisation Clore le 14

15 PRINCE2 Thèmes- Organisation Qui est responsable de quoi et qui prend les décisions? Direction de l Entreprise Identifier l Executif définir les tolérances de projet Organis -ation 4 Niveaux Comité de Pilotage de ( Board) Utilisateur(s) Executif Fournisseur(s) Principal (Business) Principal Chef de Chef(s) d équipe Membres d une équipe Support (PMO) L équipe de Management de Diriger le projet Valider le plan projet Autoriser les écarts de tolérance des séquences Autoriser des séquences et approbation fin de séquence Gérer le projet Produire des produits pour atteindre les objectifs de temps, coût, qualité, périmètre, risques et bénéfices Gérer les équipes et la livraison des produits 15

16 PRINCE2 vs Body of Knowledge (PMI, APM) PRINCE2 Une méthode de gestion de projet Prescriptif Ensemble intégré de processus Traite tous les rôles d un projet Ne traite pas les compétences interpersonnelles Fait référence à des techniques PMI -PMBOK Un recueil de bonnes pratiques Non-prescriptif Chaque thème peut être indépendant Cible les chef de projet Traite les compétences interpersonnelles (ressource management) Décrire les techniques 16

17 PRINCE2 et AGILE PRINCE2 Solution defined in detail All features are promised Time and budget can flex PM plans in detail and delegates work Command & control structure Vs Vs Vs Vs Vs AGILE Management Solution evolves Features are prioritised Time and budget are fixed Self directed team, PM removes barriers to progress Collaborative working 17

18 Etude de Cas L OCDE Phase 1: Direction Informatique (ITN) Gestion de projets et Portefeuilles de projets avec PRINCE2 Phase 2: Direction Exécutive (EXD) Gestion des s Stratégiques 18

19 OECD / OCDE (Organisation for Economic Co-operation and Development ) Mission: promouvoir les politiques qui amélioreront le bien-être économique et social partout dans le monde Domaines d étude Économie Société (Migrations, Éducation, Emploi, etc.) Gouvernance (Lutte contre la corruption, Gestion publique..) Finances publiques (Retraites, Fiscalité, etc.) Innovation (Biotechnologie, Technologies de l information, communication..) Durabilité (Développement durable, Énergie, Environnement..) Environ personnes Fondé en 1961, Siege à Paris Le financement de l'ocde vient de ses 34 pays membres 19

20 OECD / OCDE - Organisation Departements PAC EXD Secrétaire Générale Direction Exécutive Phase 2: Mars Gestion des s Stratégiques (EXD) Human Resources Budgeting & Finance Operations Conference Security Language Information Technology Networking Direction Informatique (ITN) PMO Core Information Systems Client Services Corporate Management Systems Infrastructure Services & Engineering EXD / ITN (180 staff + sub-contractors) Phase 1: Decembre Gestion de projets et Portefeuilles de projets (ITN) 20

21 Gestion de projets et Portefeuilles de projets (ITN) Le Contexte Le rôle principal d ITN est de maintenir et d'améliorer les systèmes et services informatiques existants(run) En même temps, il faut développer de nouveaux systèmes en accord avec les objectifs stratégiques de l'ocde (change) Les nouveaux systèmes génèrent des activités de support supplémentaires, mais les budgets restent constants.. Environ 50 nouveaux projets sont lancés par an mais les activités de maintenance ne sont pas gérés comme des projets Chaque équipe pouvait recourir à sa méthode préférée de gestion de projet, ad hoc ou autrement 21 21

22 Gestion de projets et Portefeuilles de projets (ITN) Les Objectifs Adopter une approche basée sur des objectifs «business» et visant à optimiser l'utilisation des ressources et à accroître la maturité en gestion de projet - PRINCE2 Mettre en place un PMO pour assurer l'appropriation, l'application et l'amélioration continue des pratiques de la gestion de projets et portefeuille de projets Créer un portefeuille comprenant tous les projets actuels et prévus (y compris les projets de maintenance) 22 22

23 Gestion de projets et Portefeuilles de projets (ITN) La Démarche 12 ateliers d une demi-journée : sur les Thèmes et les Processus PRINCE2 et l adaptation à l environnement ITN Cycle projet, livrables par étapes, rôles et responsabilités.. Formation sur les bases de la gestion de projet pour les chefs de projet et des responsables technique Formation et certification PRINCE2 au niveau Fondamental en français et en anglais (e-learning) Sélection d un projet pilote dans chaque service et application de la méthode Intégration des ajustements et déploiement pour l ensemble des projets

24 Gestion de projets et Portefeuilles de projets (ITN) La Situation aujourd hui PRINCE2 est appliqué a l ensemble des projets.. 35 chefs de projets sont certifiés PRINCE2 «Fondation» le budget annuel est négocié et établi en conformité avec le portefeuille de projets Toutes les activités sont gérées comme des projets EXD / ITN a un PMO dédié, un portail, et des outils de gestion de projet(sharepoint et server) Programme de formation en cours de développement pour déploiement à l ensemble de l organisation

25 OECD ITN Lifecycle Stages, Products, Checklists Mandate START-UP INITIATE DESIGN BUILD VALIDATE ROLL-OUT CLOSE Starting up a Directing a Management products & checklists Brief Daily Log Lessons Log Stage Plan Appoint Executive and Manager Capture Previous Lessons Design & Appoint Management Team Prepare Outline Business Case Select Approach Assemble Brief Plan the Initiation Stage Initiation Documentation Issue, Risk & Quality Registers Config tem Records Stage Plan Initiating a Controlling a Stage Managing a Stage Boundary Closing a Prepare Risk, Quality, Configuration & Communication Management Strategies Set up project Controls Create Plan Refine Business Case Assemble Initiation Doc Update Logs & Records Authorize Work Package Review Work Package Status Receive Completed Work Packages Team Plan Stage Plan Update Risk Register Update Quality Register Update Issues Register Capture and Examine Issues and Risks Review Stage Status Take Corrective Action Stage Plan Managing Product Delivery Highlight Reports Report Highlights Escalate Issues and Risks Check -point Reports Accept Work Package Execute Work Package Deliver Work Package Business Case & plan updates Exception Reports & Plan Stage Plan End Stage Report Update Plan & Business Case Report Stage End Produce Exception Plan Plan next Stage Follow on actions Lessons Report Benefits Review End Report Prepare Planned Closure Prepare Premature Closure Hand over Products Evaluate Recommend Closure High level Reqs Functional Reqs Technical Reqs Functional Spec Technical Spec Installation & Config Guide Build Master User Doc Performanc e test report Defect Log User Guides User Training materials Specialist products & checklists High Level Requirements documented Market Study / Needs analysis performed? Rollout & Localization Strategy General Architecture Supplier contracts RFP s Functional requirements documented General Architecture defined Roll-out & localization requirements scoped Fit with IS strategy Technical orientation confirmed Technical impact assessed Skills development & training assessed Prototype Mock-ups Test Plans General Architecture Functional Specification created Technical Specification created Architecture documented Test Plan produced Disaster Recovery Plan produced Security Assessment established Development environment Setup Development resources available Prototype / mock up feedback Technical impact incorporated Defect Log Test Scripts Detailed Technical Architecture Operating Procedures Authorize Initiate Stage Authorize the Authorize Build Stage Authorize Validate Stage Authorize Roll-Out Stage Authorize Close Stage Closed 25 Migration Guide Alpha version Installation & Configuration Guide produced Build master document produced Defect Log created Migration Guide produced Test Scripts (for auto testing) Solution Review performed Operating procedures documented Software functions correctly in target environment Internal training and launch activities planned User documentation started Disaster recovery report Integration Test Report User Security acceptance Compliance sign-off report Training materials Beta version Operating procedures Migration Tools User Documentation (draft) Performance Test Report produced Defect Log updated Disaster Recovery Report produced Integration Test Results User Acceptance Sign-off Operating Procedures completed Security Compliance/IVP Report Training Materials produced Localization, launch and training activities planned Monitoring Tools Ramp-up plan Appli in preprod archi Regular service valid form Appli in prod archi Internal Staff Trained Solution handed over to ops. Localized versions available Performance in line with SLA

26 Gestion des s Stratégiques (EXD) Le Contexte Des projets sont initialisés par les 5 services qui composent EXD Human Resources Budgeting & Finance Beaucoup des projets impactent les autres Services / Directions Un système de reportingfinancière est en place pour les projets financés par le Cohesion Fund Besoin d une meilleure visibilité et d un processus de prise de décision partagé pour des projets importants EXD Operations Conference Security Language Information Technology Networking 26

27 Gestion des s Stratégiques (EXD) Les Objectifs Etablir un portefeuille de projets stratégiques gérés par les services EXD Assurer des prises de décision objectives et partagées: Déterminer les projets à faire et dans quel ordre.. Allocation des ressources financières et humaines Surveiller et communiquer régulièrement l'état des projets Adopter des méthodes communes et améliorer la collaboration entre les services EXD 27

28 Gestion des s Stratégiques (EXD) La Démarche Établir une typologie du projet pour identifier et classer les projets Déterminer les critères de sélection des projets «stratégiques» et construire le portefeuille initial Organiser des ateliers de formation à chaque niveau des équipes de projet: Board, Managers, Work Package Managers, staff Définir les processus pour initialiser et gérer des projets: Cycle projet, Livrables, rôles et responsabilités Identifier les indicateurs clés de performance pour les projets et le portefeuille Lite 28

29 Gestion des s Stratégiques (EXD) Les critères de sélection des projets «stratégiques» Strategic support: Directly supports an OCDE/EXD strategic orientation /objective Impact: (H/M/L) High operational impact on Organisation & staff Visibility: (H/M/L) Negative effect if not done or fails to meet objectives (time, cost, quality, benefits..) Size Budget or Forecast in excess of x / man-hours Risk (H/M/L) High risk (requires quantified risk analysis) Complexity: (H/M/L) Design & development involves multiple Services 29

30 Strategic Identification OECD Heads of Service EXD PMO Manager / Board requests and proposals New projects categorized strategic projects identified EXD Portfolio updated Sponsor and PM identified PRINCE2 tailored & applied EXD portfolio Directing a Member States Directorates All projects delivered by EXD Strategic?? YES NO PRINCE2 mandate mandate PRINCE2 START-UP Starting up a Brief PRINCE2? EXD Services/ Divisions Service portfolio 30

31 Execution and Control Sponsor and PM identified PRINCE2 tailored & applied Directing a ( Board) mandate START-UP INITIATE PRODUCTION STAGES CLOSE Benefits Reviews Starting up Managing a Initiating a Controlling a Stage Stage Boudary Closing a a Brief Stage Plan Brief (Full) Stage Plan Team Plan Status Reports Managing Product Delivery Status Reports Updated Bus. Case & project plan End Stage Reports Stage Plan End Report Lessons Report Lite 31

32 Sommaire Lessons Learned Le soutien actif de la direction est indispensable.. Communication et motivation des équipes Mettre en place un centre d excellence (PMO) Un outil de gestion de projets et de portefeuilles de projets adaptable à la méthode PRINCE2 est nécessaire Commencer petit et puis progresser (Agile..) Challenges Définition de ce qu'est un projet, et de déterminer quels projets devraient suivre Prince2 Pas de "one size fitsall» solution pour déploiement à grande échelle

33 Gestion des s Stratégiques (EXD) La Situation aujourd hui Major EXD projects using Prince2Lite methodology EXD/ITN has fully implemented Prince2Lite and has a dedicated PMO, portal, and project management tools Training programme under development for organisation wide rollout. «lessonslearned» Challenges: Definition of what is a project, and determination of which projects should follow Prince2 No one size fits all solution for organisation wide deployment 33 33

34 The adoption of PRINCE2 has established a common standard for projects in an environment where staff are drawn from around the world. In a relatively short space of time we are already seeing significant improvements in project delivery through increased productivity and improved communication. CIO OCDE