DOSSIER CLIENT : RESERVATIONS, DEVIS, PRÊTS BON DE LIVRAISON, BON DE DEPOTS

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1 DOSSIER CLIENT : RESERVATIONS, DEVIS, PRÊTS BON DE LIVRAISON, BON DE DEPOTS Date de mise à jour : 03 février 2012 Version du logiciel : 4.4 et plus Ce document présente une partie du logiciel LIVRASOFT. LIVRALOG /30

2 Il ne s'agit en aucune façon d'un document contractuel qui engage de quelque manière que ce soit la société LIVRALOG. Toute modification et évolution du logiciel et/ou de la documentation pourra intervenir sans préavis. Ce manuel est protégé par la loi du 11 mars 1957 sur la propriété littéraire et artistique, complétée par la loi du 3 juillet 1985 et par toutes les conventions internationales applicables aux droits d'auteur. Selon la loi sur les droits d'auteur, ce manuel ne peut être copié ou traduit, en tout ou partie sans le consentement écrit de LIVRALOG. Table des matières 1 LE MENU L ECRAN LES ETAPES DE CREATION D UN DOSSIER RECHERCHER UN CLIENT SELECTIONNER UN TYPE DE DOSSIER : COMMANDE, DEVIS, PRET CREER UN NOUVEAU DOSSIER SAISIR DES ARTICLES APPLIQUER UNE REMISE RECHERCHER LES ARTICLES A ENREGISTRER RECHERCHER RAPIDEMENT UN SEUL ARTICLE RECHERCHER RAPIDEMENT UNE LISTE D ARTICLES MODIFIER LES QUANTITES SUPPRIMER UN ARTICLE AJOUTER UN MESSAGE SUR LE DOSSIER LE PARAMETRAGE GESTION DU STOCK SELON LE TYPE DE DOSSIER POUR LES COMMANDES POUR LES DEVIS POUR LES PRETS TRANSFORMER UN DEVIS EN COMMANDE PASSER EN CAISSE UNE COMMANDE OU UN PRET IMPRIMER DES TICKETS DE RESERVATION A GLISSER DANS LES ARTICLES SUIVI DES RESERVATIONS FONCTIONNALITES AVANCEES POUR LES COLLECTIVITES METTRE A JOUR LES INFORMATIONS DE DISPONIBILITES DES ARTICLES IMPRIMER UN RECAPITULATIF DE COMMANDE CREER ET IMPRIMER UN BON DE LIVRAISON ENCAISSER PAR AVANCE DES ARTICLES PAS EN STOCK IMPRIMER UN BON DE DEPOT LIVRALOG /30

3 1 LE MENU Dans le menu principal, appuyer sur le bouton Commandes, devis des clients. Dans le document «les commandes clients» et «les réservations clients» ont la même signification Actions possibles - sur les commandes ou les devis ou les prêts : Créer un nouveau dossier Supprimer le dossier affiché Clôturer le dossier Suivi global : afficher au format PDF toutes les réservations Suivi global : afficher au format PDF toutes les réservations en stock Suivi global : afficher au format PDF toutes les réservations en attente Suivi du client affiché : afficher au format PDF toutes les réservations Rechercher toutes les réservations existantes sur la référence affichée - sur les commandes uniquement : Encaisser tous les articles même non disponibles (par avance) Afficher le ticket de caisse de l article affiché et encaissé 2. Afficher au format PDF pour imprimer différentes éditions : - Le dossier affiché au format facture - Le dossier affiché au format codes à barres - Des éditions complémentaires selon le type de dossier 3. Imprimer les tickets de réservation des articles cochés. Les tickets sont à glisser dans les livres pour retrouver facilement le destinataire des articles «mis de côté». 4. Cocher toutes les cases des articles affichés. 5. Décocher toutes les cases des articles affichés. 6. Passer en caisse directement la réservation ou le prêt affiché à l écran. Seuls les articles en stock seront envoyés en caisse. 7. Afficher les statistiques de ventes et de commandes de l article sélectionné. 8. Recherche par le nom, les sociétés ou collectivités référencées dans le logiciel. 9. Recherche par le nom, les particuliers référencés dans le logiciel. 10. Nombreuses actions sur les clients dont : - Clients avec des commandes en cours - Clients avec des commandes clôturées - Clients avec des devis en cours - Clients avec des devis clôturés - Clients avec des prêts en cours - Clients avec des prêts clôturés - Ouverture de l écran «fiche client» pour créer un nouveau client ou modifier un client Accès à l écran de «recherche d un article» pour rechercher des articles. Les articles peuvent être mis en mémoire. 12. Récupérer et enregistrer les références mises en mémoire dans l écran de «recherche d un article». 13. Paramétrage centralisé des réservations pour tous les ordinateurs en réseau. 14. Afficher l aide. 15. Quitter l écran. LIVRALOG /30

4 2 L ECRAN 1 Rechercher d abord le client, puis sélectionner le type de dossier à consulter ou à créer. 2 Créer le dossier, saisir les articles. L icône indique le versement d un acompte pour cette commande. Le bouton permet l accès à la fiche du client qui a versé l acompte. L acompte est créé en caisse (voir la documentation sur les acomptes ou la caisse). L attachement d un acompte à une commande est réalisé à partir de la fiche client (voir la documentation sur les acomptes). Numéro de la commande, date de création date de la dernière modification, date de clôture. Cliquer sur une ligne pour sélectionner une commande. Enregistrer ou supprimer un message sur la commande. Enregistrer ou supprimer une annotation sur l article sélectionné. Information sur le client du dossier affiché et accès à sa fiche. La ligne d un article est cochée automatiquement quand un article disponible est mis en réservation. Il peut être coché ou décoché manuellement. En appuyant sur le bouton 2, les tickets de réservation des articles cochés sont imprimés sur l imprimante caisse. Ces tickets sont à glisser dans les livres en laissant dépasser le numéro de commande Pour les articles pas en stock et commandés, le ticket sera imprimé lors de la réception de l article. L absence d image indique que l article n est pas en stock. Indique que l article est en stock et mis de côté pour le client. Indique que la ligne article a été encaissée. Il est possible d encaisser partiellement une commande comme dans cet exemple. Indique que l article n est pas en stock mais a été encaissé par avance. Lorsque l article sera disponible et mis de côté, cette image sera remplacée par l image caisse. Voir les fonctionnalités avancées pour les collectivités. Indique la présence d une annotation sur l article. LIVRALOG /30

5 3 LES ETAPES DE CREATION D UN DOSSIER 3.1 RECHERCHER UN CLIENT Il faut rechercher d abord un client avant d enregistrer les articles. Recherche par le nom, les sociétés ou collectivités référencées dans le logiciel. Recherche par le nom, les particuliers référencés dans le logiciel. Ce menu propose - des recherches rapides en n affichant que les clients d un type de dossier. - l accès à l écran des clients pour créer un nouveau client qui sera ensuite à rechercher par son nom dans la liste des clients. - l accès à l écran de recherche des réservations sur un article à partir de la référence d un article. - Un nouveau client est à créer à partir de l écran «clients». L accès à cet écran est possible à partir du menu du logiciel ou du sous menu ci-dessus. 3.2 SELECTIONNER UN TYPE DE DOSSIER : COMMANDE, DEVIS, PRET Après avoir rechercher le client, sélectionner le type de dossier pour rechercher un dossier existant ou créer un nouveau dossier. LIVRALOG /30

6 Un dossier peut être une commande, un devis, un prêt. Type de dossier (commande, devis, prêt) avec son statut et le nombre pour le client affiché. Les dossiers existants d un client sont affichés en haut à droite. Sélectionner un dossier pour afficher le détail ou le modifier pour les dossiers «en cours» uniquement : 3.3 CREER UN NOUVEAU DOSSIER Après avoir sélectionné un type de dossier, appuyer sur «Créer une nouvelle commande» pour les commandes, «créer un nouveau devis» pour les devis Le texte s adapte au type de dossier choisi. La saisie ou recherche des articles peut commencer. LIVRALOG /30

7 3.4 SAISIR DES ARTICLES Si la référence des articles est connu, saisir les articles. Suppression de la ligne article sélectionnée (ligne bleue). Attention pour les commandes, les articles sont remis en stock si ces articles sont réservés et mis de côté (signalés par un livre sur la ligne). Il faut donc penser à bien remettre en rayon l article. Scanner l article ou saisir la référence et appuyer sur la touche «Entrée». Si la case «La douchette valide la référence avec une quantité de 1» est décochée, saisir la quantité et appuyer sur la touche «Entrée». Annoter l article et appuyer sur la touche Entrée ou le bouton disquette. Si la case est cochée, les articles seront annotés automatiquement avec les libellés de disponibilité Dilicom. Si l article est disponible (Dilicom) mais pas en stock, l annotation sera «Manquant en commande». Cette fonctionnalité est utilisée pour les récapitulatifs de commande et les bons de livraison pour les collectivités. La plupart des collectivités demandent ces informations. Voir le chapitre sur les fonctionnalités supplémentaires pour les collectivités. Choisir manuellement une annotation sur la disponibilité Dilicom de l article et appuyer sur la touche «Ajouter». Particularités sur les commandes : - Les articles enregistrés sont automatiquement déduits du stock. - Les articles non disponibles sont automatiquement mis en commande. - En cas de suppression d un article non disponible, si la commande n est pas envoyée, la suppression de l article dans la commande au fournisseur est à faire manuellement. - En cas de suppression d un article disponible, la quantité réservée est remise en stock. Il faut remettre l article en rayon. LIVRALOG /30

8 - Pour les collectivités, il est possible d afficher et imprimer des récapitulatifs de commande et des bons de livraison, encaisser par avance des articles pas encore en stock. Voir le chapitre sur les fonctionnalités supplémentaires pour les collectivités. Particularités sur les prêts : - Les articles enregistrés sont automatiquement déduits du stock. - En cas de suppression d un article disponible, la quantité réservée est remise en stock. - Un message fixe peut être inséré dans les éditions de prêts au format facture (voir chapitre paramétrage). - En cas d erreur de stock et prêt d un article pas en stock, contrairement aux commandes, il n y a pas de commandes automatiques auprès du fournisseur. Particularités sur les devis : - Il est possible d appliquer des remises au niveau des articles ou sur la totalité à partir de l onglet «Appliquer une remise». - Un message fixe peut être inséré dans les devis au format facture (voir chapitre paramétrage). - Une période de validité paramétrable est affichée sur le devis. - Pour les collectivités, il est possible d afficher et imprimer des bons de dépôt. Voir le chapitre sur les fonctionnalités supplémentaires pour les collectivités. 3.5 APPLIQUER UNE REMISE Pour appliquer une remise sur la ligne de l article sélectionné, saisir la valeur la remise et appuyer sur la touche Entrée ou bouton Valider. Attention lors Applique la remise de la carte de fidélité (5% ou 9% pour les collectivités) à l ensemble des articles selon le paramétrage existant. Appliquer une remise sur tous les articles en saisissant la valeur de la remise et en appuyant sur le bouton Remise Globale. Remarque : Lors du passage en caisse de la commande les remises ne sont pas reprises. Il faut les remettre au niveau de la caisse. LIVRALOG /30

9 Exemple de bon de commande au format facture avec des remises : LIVRALOG /30

10 3.6 RECHERCHER LES ARTICLES A ENREGISTRER RECHERCHER RAPIDEMENT UN SEUL ARTICLE Cliquer sur le bouton «livre» pour accéder à l écran de recherche d un article, rechercher l article et le sélectionner: Pour faire une réservation de cet article (ligne bleue), appuyer sur le bouton «panier» de l écran de recherche des articles. L écran de commandes pour les clients est à nouveau affiché : Laisser la flèche de la souris une seconde sur le bouton affiche l article en mémoire pour rappel. Appuyer sur le bouton «panier» pour récupérer la référence en mémoire et l enregistrer : LIVRALOG /30

11 Si l article n est pas en stock, il est mis en commande automatiquement. Il ne faut donc pas faire une commande de l article manquant. Si l article est en stock, une confirmation est demandée pour déduire du stock l article et le mettre de côté ou commander l article. Si l article est pris sur le stock, un ticket de réservation à glisser dans le livre pourra être imprimé sur l imprimante caisse. Le livre est à mettre de côté. Le ticket de réservation dans le livre permet de retrouver plus facilement les réservations RECHERCHER RAPIDEMENT UNE LISTE D ARTICLES Cliquer sur le bouton «livre» pour accéder à l écran de recherche d un article. Pour réserver plusieurs articles pour un client, il faut mettre en mémoire les articles. La procédure est très simple. Il faut se positionner sur l onglet «Mettre en mémoire des références» en bas de l écran et cliquer sur les articles à mettre en mémoire dans la liste. LIVRALOG /30

12 Un click de souris sur une ligne de la liste des références en mémoire retire la référence en mémoire. Un click de souris sur une ligne de la liste surligne la ligne en bleu et enregistre en mémoire l article. Se positionner sur l onglet pour pouvoir mettre en mémoire plusieurs articles. Il est possible de faire plusieurs recherches différentes et cumuler les références en mémoire. Pour faire une réservation des articles en mémoire, appuyer sur le bouton «panier» de l écran de recherche des articles. L écran de commandes pour les clients est à nouveau affiché : Laisser la flèche de la souris une seconde sur le bouton affiche le nombre d articles en mémoire. Appuyer sur le bouton «panier» pour récupérer une par une les références en mémoire et les enregistrer : LIVRALOG /30

13 Pour chaque référence, la quantité est à saisir puis appuyer sur le bouton entrée pour valider la quantité si la case «La douchette valide la référence avec une quantité de 1» est décochée. Si l article n est pas en stock, il est mis en commande automatiquement. Il ne faut donc pas faire une commande de l article manquant. Si l article est en stock, une confirmation est demandée pour déduire du stock l article et le mettre de côté ou commander l article. Si l article est pris sur le stock, un ticket de réservation est imprimé sur l imprimante caisse à glisser dans le livre. Le livre peut être mis de côté. Le ticket de réservation dans le livre permet de retrouver plus facilement les réservations 3.7 MODIFIER LES QUANTITES Pour modifier la quantité d un article, il faut sélectionner la ligne. La référence est affichée comme pour l ajout d une référence. Il faut saisie la quantité à ajouter ou à déduire (quantité négative) et appuyer sur la touche entrée ou le bouton valider. LIVRALOG /30

14 3.8 SUPPRIMER UN ARTICLE Pour supprimer un article, il faut sélectionner la ligne et appuyer sur le bouton «poubelle» : 3.9 AJOUTER UN MESSAGE SUR LE DOSSIER Il est possible de saisir un message de 255 caractères maximum sur un dossier. Enregistrer ou supprimer le message. LIVRALOG /30

15 4 LE PARAMETRAGE Le paramétrage centralisé est accessible à partir du bouton «ampoule» : LIVRALOG /30

16 5 GESTION DU STOCK SELON LE TYPE DE DOSSIER 5.1 POUR LES COMMANDES Si l article est disponible il est possible de choisir de prendre l article dans le stock ou réserver l article comme étant non disponible. Les articles disponibles enregistrés sont automatiquement déduits du stock. Il faut les retirer de la vente du magasin. Les articles non disponibles sont automatiquement mis en commande. En cas de suppression d un article non disponible, si la commande auprès du fournisseur est toujours en statut en cours de création, la suppression de l article dans cette commande est à faire manuellement. En cas de suppression d un article disponible ou modification en moins de la quantité, la quantité réservée est remise en stock. Il faut remettre l article en vente en magasin. Pour changer d avis sur une ligne article comme : - prendre l article dans le stock alors qu il est réservé sur la prochaine livraison - réserver l article sur la prochaine livraison alors que l article est pris et déduit du stock, il faut supprimer la ligne article et la recréer. Si l article est pris dans le stock, un ticket de caisse peut être imprimé et glissé dans l article en laissant dépasser le numéro de commande et le numéro de client (voir el chapitre Imprimer des tickets de réservations) Exemple : Glisser le ticket dans le livre et laisser la partie en gras dépasser du livre. Ensuite classer le livre parmi ceux déjà mis de côté soit par numéro de commande (N 38), soit par numéro de client (Client 14) 5.2 POUR LES DEVIS Il n y a pas de gestion de stock pour les devis. 5.3 POUR LES PRETS Les articles enregistrés sont des articles pris en rayon automatiquement déduits du stock. En cas de suppression d un article disponible, la quantité réservée est remise en stock. Le principe est le même que les dossiers de commandes. LIVRALOG /30

17 6 TRANSFORMER UN DEVIS EN COMMANDE La transformation d un devis en un dossier de commande est une opération manuelle car pour chaque article il faut décider si l article est à prendre dans le stock ou à commander en fonction du stock magasin. Pour saisir rapidement les articles, il est possible d imprimer le devis au format codes barres. Les codes barres des articles seront à scanner sur l édition papier après avoir créé un dossier de type «commande» pour le client. Si l article est disponible, le libraire aura le choix entre prendre l article en rayon dans le magasin ou commander l article. LIVRALOG /30

18 7 PASSER EN CAISSE UNE COMMANDE OU UN PRET Seules les commandes en cours ou les prêts en cours peuvent être envoyés en caisse. Les dossiers de commandes uniquement peuvent être également récupérés à partir de la caisse sans passer par cet écran (voir la documentation sur la caisse). Pour passer en caisse une commande client (ou un prêt), il faut obligatoirement passer par cet écran (ou par le bouton réservation de l écran caisse dans la fiche client) pour enregistrer automatiquement les articles en caisse. Il ne faut surtout pas scanner à nouveau en caisse les articles mis de côté car le stock déjà décompté serait décompté à nouveau et la commande ne serait pas mise à jour! Après avoir recherché le dossier du client: Appuyer sur le bouton caisse LIVRALOG /30

19 Seuls les articles disponibles sont envoyés en caisse. Si le client a versé un acompte sur sa commande, l acompte sera déduit au niveau de la caisse. L acompte versé peut ne pas être utilisé pour l achat lors de l encaissement (voir la documentation sur la caisse) et reporté sur les prochains retraits de la commande si la commande est facturée en plusieurs fois... L utilisation de l acompte est très souple. Tous les articles disponibles d une commande sont envoyés en caisse. En caisse il est possible de retirer certains articles qui seront pris ultérieurement car le client souhaite en prendre qu une partie (bouton «supprimer») de remettre en stock certains articles car le client change d avis (bouton «Article réservé à remettre en stock). Le stock sera ajusté. LIVRALOG /30

20 8 IMPRIMER DES TICKETS DE RESERVATION A GLISSER DANS LES ARTICLES Lors de la réservation d articles disponibles dans une commande, les cases de ces articles sont cochées automatiquement : Lorsque l enregistrement des articles est terminé, appuyer sur le bouton «imprimante caisse» pour imprimer des tickets à glisser dans les livres avant de les mettre de côté avec d autres articles d autres clients. Glisser le ticket dans le livre et laisser la partie en gras dépasser du livre. Ensuite classer le livre parmi ceux déjà mis de côté soit par numéro de commande (N 772), soit par numéro de client (Client 14) (Version PDF pour imprimante Star) Exemple de classement par N de commande Lors de la réception d articles réservés, les mêmes tickets sont imprimés automatiquement (voir la documentation Réception des commandes). LIVRALOG /30

21 9 SUIVI DES RESERVATIONS Des listes de suivi sont proposées: Il est possible de rechercher toutes les réservations existantes de l article affiché : LIVRALOG /30

22 10 FONCTIONNALITES AVANCEES POUR LES COLLECTIVITES Ce chapitre propose des fonctionnalités avancées demandées par la plupart des collectivités METTRE A JOUR LES INFORMATIONS DE DISPONIBILITES DES ARTICLES Le statut d un article de la commande peut être enregistré automatiquement en même temps que l article en cochant la case «Annoter automatiquement le statut de disponibilité de l article». Le statut peut aussi être mise à jour manuellement. Ce statut sera affiché dans les éditions «Récapitulatif de la commande» et «bon de livraison» si l article n est pas livré. Si l article est disponible auprès du fournisseur, le statut de l article sera noté «Manquant en commande». Mettre à jour automatiquement le statut de disponibilité de chaque article des articles non livrés. Attention les anciennes informations sont effacées. Le statut d un article peut être enregistré manuellement en saisissant l information ou à partir de la liste déroulante contenant les statuts préenregistrés de disponibilité. Appuyer sur la touche entrée ou sur le bouton disquette pour enregistrer l information. Le statut d un article peut être enregistré automatiquement en même temps que l article en cochant la case «Annoter automatiquement le statut de disponibilité de l article». Ce statut sera affiché dans les éditions quand l article n est pas en stock. LIVRALOG /30

23 10.2 IMPRIMER UN RECAPITULATIF DE COMMANDE Pour imprimer un récapitulatif de commande, appuyer sur le bouton : Exemple : LIVRALOG /30

24 10.3 CREER ET IMPRIMER UN BON DE LIVRAISON Un ou plusieurs bons de livraison peuvent être imprimés pour une même commande dans le cas d une livraison multiple. Pour conserver une grande souplesse d utilisation la gestion du bon de livraison est à faire manuellement. Des outils sont proposés pour créer rapidement un numéro et une date de livraison. le bon de livraison est indépendant de la facturation. Il est possible de livrer et facturer plus tard. Le bon de livraison peut contenir ou non les articles restants à livrer. Exemple avec une commande dont 3 articles ont été facturés. Le client veut un bon de livraison avec les articles livrés et les articles restant à livrer. Il faut par exemple Sélectionner «sur les articles cochés» cocher les articles encaissés qui seront livrés Ou Sélectionner «sur les articles encaissés et en stock pas encore livrés» Et choisir ou saisir un numéro de livraison pour ces articles (on commencera par 1 dans cet exemple) indiquer une date de livraison appuyer sur le bouton disquette pour enregistrer le bon de livraison. En cas d erreur, il est possible de modifier de la même manière les articles cochés ou effacer toutes les bons de livraison en appuyant sur le bouton poubelle. LIVRALOG /30

25 Résultat : Pour imprimer le bon de livraison 1, sélectionner le numéro dans la liste de l encadré «Imprimer» et appuyer sur le bouton «imprimante» : LIVRALOG /30

26 Le bon de livraison s affiche : LIVRALOG /30

27 10.4 ENCAISSER PAR AVANCE DES ARTICLES PAS EN STOCK Une collectivité peut demander la facture des articles d une commande avant une date pour solder le budget alloué. Il est possible de facturer par avance la commande comprenant des articles en stock ou non en appuyant sur le bouton «Encaisser tous les articles même non disponibles». Des articles déjà encaissés ne seront pas repris. Exemple: Encaisser selon la méthode habituelle : LIVRALOG /30

28 Retour sur la commande Cette icône indique que les articles sont encaissés mais pas en stock. Lors de la réception des articles, les réservations seront attribuées selon la méthode habituelle. L icône sera remplacée par une caisse. Le ticket de réservation imprimé à glisser dans le livre indiquera pour rappel que l article a déjà été encaissé. Il restera uniquement à le livrer ou à le retirer par le client. LIVRALOG /30

29 10.5 IMPRIMER UN BON DE DEPOT Certaines collectivités demandent en accord avec la librairie des prêts d articles pour faire une sélection Un bon de dépôt peut être alors édité pour la collectivité qui indiquera les quantités commandées Un bon de dépôt est créé à partir d un devis. Donc le stock des articles n est pas déduit. Dès que le choix est fait par la collectivité ou la commande établie, le libraire réalisera une commande pour ajuster le stock conservé par la collectivité. Le stock n ayant pas été modifié, les articles rendus seront simplement remis en rayon. Il conviendra donc d être vigilant en tenant compte du stock prêté. Par exemple il ne faudrait pas faire une correction suite à un inventaire Nous conseillons d imprimer un double des bons de dépôts. Imprimer un bon de dépôt à partir d un devis : LIVRALOG /30

30 Exemple : LIVRALOG /30