HERAKLES Page 1 sur 6 COMMENT CREER DES FACTURES D ACCOMPTE FICHE COMMENT CREER DES FACTURES D ACCOMPTE?

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1 HERAKLES Page 1 sur 6 COMMENT CREER DES FACTURES D ACCOMPTE? OBJECTIFS L objectif est d établir automatiquement des factures d acompte directement associées aux commandes clients. Les montants d acompte facturés à la commande doivent ensuite se déduire des factures générées à partir des bons de livraison clients. PRE-REQUIS : - Connaître le module FACTURES MODULES UTILISES : FACTURES CLIENTS COMMANDES CLIENTS PROCEDURE A SUIVRE :

2 HERAKLES Page 2 sur 6 1) Création d une facture d acompte à la commande client La création des factures d acompte se lance de l écran Commandes clients du module «Commandes clients». A partir de la commande client sélectionnée, il est possible de saisir un montant d acompte à cette commande : soit directement dans le pavé Montants de l onglet Général, soit en utilisant l écran accessible par le bouton Facturation acompte du pavé Montants de l onglet Général. Quel que soit l endroit à partir du quel on saisit le montant de l acompte, la création de la facture d acompte se lance à partir de l écran Facturation acompte accessible par le bouton Facturation acompte du pavé Montants de l onglet Général. - Commandes clients : pavé montants pour accéder à la facturation de l acompte -

3 HERAKLES Page 3 sur 6 - Commandes clients : saisie des informations pour facturation de l acompte - Cet écran permet de créer une facture d acompte correspondant au montant d acompte saisi. Pour pouvoir créer cette facture, il faut renseigner : le montant d acompte (saisie obligatoire), le poste de gestion vente à associer à la ligne de facture à créer (saisie obligatoire : lien avec le code comptable à utiliser pour le transfert de la facture en comptabilité), le taux de TVA à associer à la ligne de facture à créer (saisie obligatoire), le titre de la ligne de facture à créer (saisie facultative), le mode de déduction à utiliser pour déduire le montant d acompte facturé sur les prochaines factures associées à cette commande client (facturation des bons de livraison client), (saisie obligatoire) : o sur première facture : le montant d acompte sera déduit en totalité sur la prochaine facture de la commande, o sur dernière facture : le montant d acompte sera déduit en totalité sur la dernière facture de la commande, o sur chaque facture au prorata du montant facturé : un prorata du montant d acompte par rapport au montant facturé et au montant global de la commande est déduit sur toutes les factures de la commande. Une fois ces renseignements saisis, la facture est créé par clic sur le bouton Facturer l acompte. La facture correspondante est créée et numérotée en fonction de la numérotation automatique définie dans la fiche de l entreprise. La facture est constituée par : son titre : Facture d acompte, sa commandes client associée qui est la commande pour laquelle l acompte a été saisi (et la référence client de la commande),

4 HERAKLES Page 4 sur 6 son montant TTC égal au montant de l acompte saisi, sa ligne de facture créée avec le poste de gestion, le taux de TVA et le titre saisis. L écran de facturation d acompte d une commande client est consultable à tout moment : le code et la date de la facture correspondante y sont affichés, ainsi que le solde d acompte restant à déduire sur les prochaines factures. Une fois la facture créée, les informations de cet écran ne sont plus modifiables. La seule façon de revenir en arrière est de supprimer la facture correspondante à partir du module «Factures clients» et de la recréer à partir de la commande client. - Commandes clients : facturation de l acompte - 2) Déduction du montant d acompte sur les prochaines factures A partir du module «Factures clients», lors de la facturation des bons de livraison, les montants des acomptes déjà facturés se déduisent automatiquement en fonction du mode de déduction sélectionné sur chaque commande client : le solde de déduction du montant d acompte des commandes clients se met alors à jour. Cette déduction d acompte se matérialise sur les factures clients de deux façons : si le taux de TVA de la facture d acompte est nul, le montant d acompte est déduit dans le montant d acompte du pied de la facture, sinon le montant d acompte fait l objet d une ligne supplémentaire en fin de facture : le taux de TVA et le poste de gestion attribué sont ceux utilisés pour établir la facture d acompte.

5 HERAKLES Page 5 sur 6 - Déduction du montant d acompte facturé avec TVA : ligne de facture -

6 HERAKLES Page 6 sur 6 - Déduction du montant d acompte facturé sans TVA : pied de facture -