Formulaire de demande pour un permis de tenue d activité

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1 Formulaire de demande pour un permis de tenue d activité Au sujet du formulaire Il faut remplir ce formulaire pour mener une activité dans un parc, un sentier ou une promenade appartenant à la Commission de la capitale nationale (CCN). Veuillez noter que remplir ce formulaire ne constitue pas une approbation. À compter du 1er janvier 2012, des frais de demande non remboursables de 35 $ (taxe comprise) doivent êtes soumis avec le formulaire d application, à l exception des réservations pour un piquenique au parc Vincent Massey ou un mariage au pavillon du parc de Rockcliffe. Comment remplir le formulaire 1. Assurez-vous d avoir rempli correctement tous les champs avant de soumettre votre demande. Les champs obligatoires sont indiqués par un astérisque. 2. Une fois rempli, vous pouvez envoyer le formulaire par la poste, ou encore par télécopieur ou courriel. SECTION 1 INFORMATION SUR LE DEMANDEUR NOM DE L ENTREPRISE OU DE L ORGANISME* S AGIT-IL D UN ORGANISME À NON LUCRATIF?* NON OUI NOM DE LA PERSONNE-RESSOURCE* NOTE : SI OUI, UNE COPIE DU STATUT D ORGANISME DE BIENFAISANCE OU D ORGANISME À NON LUCRATIF DOIT ÊTRE SOUMISE. TITRE* ADRESSE MUNICIPALE* VILLE* PROVINCE* CODE POSTAL* TÉLÉPHONE* CELLULAIRE TÉLÉCOPIEUR COURRIEL* NOM DE L ACTIVITÉ* SECTION 2 DESCRIPTION DE L ACTIVITÉ TYPE D ACTIVITÉ (COCHEZ TOUTES LES RÉPONSES QUI S APPLIQUENT)* COMMUNAUTAIRE COMMERCIALE (À LUCRATIF) GRATUITE PAYANTE OU À SITE CONTRÔLÉ ENDROIT PRIVILÉGIÉ POUR LA TENUE DE L ACTIVITÉ* NOTE : Votre premier choix pourrait ne pas être disponible ou ne pas convenir à l activité. Veuillez inscrire un deuxième et un troisième choix. PREMIER CHOIX DEUXIÈME CHOIX TROISIÈME CHOIX Page 1 de 6

2 SECTION 2 DESCRIPTION DE L ACTIVITÉ (SUITE) S IL S AGIT D UNE DEMANDE POUR UNE ACTIVITÉ QUI AURA LIEU DANS LA RUE, VEUILLEZ INSCRIRE LE NOM DES RUES QUE VOUS AIMERIEZ VOIR FERMÉES. NOTE : Toutes les activités doivent être approuvées par la Ville d Ottawa, le service de police d Ottawa et la GRC. La CCN se réserve le droit de recommander que l activité fasse l objet d une réunion avec les membres de l équipe de consultation sur les activités spéciales (SEAT). Cette réunion sera convoquée par la Ville d Ottawa, en consultation avec les intervenants concernés. DATE(S) DE L ACTIVITÉ* HEURE DU DÉ DE L ACTIVITÉ* HEURE DE LA FIN DE L ACTIVITÉ* DATE(S) PRÉVUE(S) DE L INSTALLATION* DATE(S) PRÉVUE(S) DU RETRAIT DES INSTALLATIONS* NOMBRE DE PERSONNES ATTENDUES* PUBLIC CIBLE (P. EX. FAMILLE, JEUNES, COMMUNAUTÉ)* DESCRIPTION DE L ACTIVITÉ (100 MOTS OU MOINS)* S AGIT-IL D UNE NOUVELLE ACTIVITÉ?* OUI NON DATE PRÉCÉDENTE (LE CAS ÉCHÉANT) ENDROIT PRÉCÉDENT (LE CAS ÉCHÉANT) ÉLÉMENTS DE L ACTIVITÉ (COCHEZ TOUTES LES RÉPONSES QUI S APPLIQUENT)* SYSTÈME DE SONORISATION DIVERTISSEMENT SUR SCÈNE AUTRE (VEUILLEZ PRÉCISER CI-DESSOUS) MARCHANDISE NOURRITURE ALCOOL FERMETURE DE RUES INFORMATION ART ET ARTISANAT TYPE D ACTIVITÉ (COCHEZ TOUTES LES RÉPONSES QUI S APPLIQUENT)* FESTIVAL COLLECTE DE FONDS MANIFESTATION SPORTIVE SPECTACLE PARADE COMPÉTITION MOBILISATION COMMUNAUTAIRE PIQUENIQUE TRAVAIL COMMUNAUTÉ COURSE OU MARCHE AUTRE (VEUILLEZ PRÉCISER CI-DESSOUS) COMPÉTITION MOBILISATION COMMUNAUTAIRE Page 2 de 6

3 SECTION 3 INFRASTRUCTURES NOTE : Toutes les structures doivent être tenues en place au moyen de contrepoids et non de piquets. Aucune infrastructure ne doit être installée avant la limite du feuillage des arbres. 1. SCÈNE OUI NON BÂTIE ESTRADES MONTÉE SUR CAMION AUTRE DIMENSIONS 2. SYSTÈME DE SONORISATION ET AMPLIFICATION DU SON OUI NON NOTE : Certains parcs, sentiers et promenades ne sont pas alimentés en électricité. HEURE(S) D UTILISATION TESTS DE SON ET HEURES DES PRATIQUES 3. TENTES ET ABRIS OUI NON DIMENSIONS NOTE : Toutes les tentes et les abris doivent être tenus en place au moyen de contrepoids et non de piquets. Aucune infrastructure ne doit être installée avant la limite du feuillage des arbres. DIVERTISSEMENT À L INTÉRIEUR DE TENTES? (VEUILLEZ FOURNIR UNE DESCRIPTION.) 4. STANDS OUI DIMENSIONS NON NOTE : Tous les stands doivent être tenus en place au moyen de contrepoids et non de piquets. Aucune infrastructure ne doit être installée avant la limite du feuillage des arbres. NOMBRE DE STANDS (P. EX. INFORMATION, NOURRITURE, ART ET ARTISANAT) 5. ALCOOL NOTE : Il est normalement interdit de consommer de l alcool sur les terrains de la CCN. Veuillez fournir autant d information que possible. Veuillez noter que la vente et la consommation d alcool requièrent un permis d alcool de la Ville d Ottawa. OUI NON SI OUI, AVEZ-VOUS L INTENTION : D OFFRIR DES DÉGUSTATIONS DE VENDRE DE L ALCOOL VEUILLEZ FOURNIR DE L INFORMATION DÉTAILLÉE 6. ÉLECTRICITÉ OUI NON NOTE : Certains parcs, sentiers et promenades ne sont pas alimentés en électricité. Page 3 de 6

4 SECTION 3 INFRASTRUCTURES DE L ACTIVITÉ (SUITE) 7. GÉNÉRATRICES OUI NON NOTE : Les génératrices doivent être fournis par le demandeur ou le promoteur. NOMBRE TOTAL 8. TOILETTES NOTE : Le demandeur ou promoteur doit aménager des toilettes adéquates, y compris des toilettes accessibles universellement. Il est également tenu d installer des lavabos. NOMBRE TOTAL 9. EAU OUI NON NOTE : Certains parcs, sentiers et promenades ne sont pas alimentés en eau. 10. CIRCULATION NOTE : Une demande qui exige la fermeture de rues ou de voies pour la tenue d une activité spéciale nécessite un plan de gestion de la circulation détaillé. Ce plan sera requis si une approbation préliminaire est accordée. OUI NON FERMETURE DE RUE(S) FERMETURE DE VOIE(S) 11. PYROTECHNIE OUI NON ENDROITS(S) SECTION 4 PROTECTION DE L ENVIRONNEMENT Mesures de protection de l environnement La Commission de la capitale nationale encourage les organisateurs d activités à réduire au maximum l impact des activités sur l environnement et à mettre en œuvre des stratégies visant à accroître les avantages environnementaux, sociaux et économiques découlant des activités. Veuillez fournir de l information détaillée sur les mesures que vous mettrez en œuvre afin que l activité soit gérée de façon à rehausser la protection de l environnement. Ces mesures pourraient comprendre la réduction des déchets et le recyclage, l efficacité énergétique, la réduction des distances de transport, des restrictions en matière de stationnement, l utilisation et la conservation de l eau, des installations pour cyclistes et la promotion du transport en commun. Page 4 de 6

5 SECTION 5 PLAN DE SITE Veuillez fournir dans votre demande un plan de site de l endroit où vous aimeriez qu ait lieu l activité. Celui-ci doit établir les dimensions et l emplacement des infrastructures de l activité, y compris ce qui suit : * Barrières * Tentes, abris et stands * Tours d éclairage * Zones d évacuation d urgence * Scènes * Affiches et bannières * Système de sonorisation et haut-parleurs * Toilettes portatives et lavabos * Poubelles et contenants de recyclage * Points d entrée et de sortie SECTION 6 FRAIS D USAGE DES TERRAINS ET ASSURANCE DE RESPONSABILITÉ CIVILE Vous devrez vous procurer une assurance de responsabilité civile d une protection minimale de $. La Commission de la capitale nationale doit être indiquée à titre de coassurée. Votre certificat d assurance devra être fourni au moins deux semaines avant la tenue de l activité. Lorsque nous recevrons la demande, l activité sera évaluée pour en déterminer les frais selon le barème. Vous serez informé du montant à payer lorsque vous recevrez l approbation préliminaire, et ce, au moins deux semaines avant la tenue de l activité. SECTION 7 NOS COORDONNÉES Veuillez retourner ce formulaire dûment rempli ainsi que tous les documents à l appui au : Centre de contact Courriel : info@ncc-ccn.ca Commission de la capitale nationale Télécopieur (Terrains urbains) : , rue Elgin, pièce 202 Télécopieur (Ceinture de verdure) : Ottawa (Ontario) K1P 1C7 Télécopieur (Parc de la Gatineau) : Téléphone : Nous évaluerons votre demande et vous informerons au sujet des documents et approbations nécessaires avant de délivrer le permis d accès aux terrains. La Commission de la capitale nationale n assume aucune responsabilité à l égard des engagements d un tiers pris par le demandeur dans le cas d une demande refusée. SECTION 8 QUE SE PASSERA-T-IL ENSUITE? Le processus d examen d une demande requiert 30 jours pour une activité restreinte et 60 jours pour une activité d envergure. Une fois que nous aurons examiné tous les aspects de la demande et évalué les risques, nous vous informerons de la décision prise au sujet de l approbation préliminaire. Vous serez également informé des autres exigences liées à l activité à ce moment-là. Celles-ci pourraient comprendre, sans toutefois s y limiter, les frais d usage des terrains, la capacité du site, des visites des lieux de l équipe de surveillance et des plans de l activité (voir ci-dessous). Un plan de l activité détaillé comprend ce qui suit : * Information détaillée sur les assurances * Sécurité et gestion des situations d urgence * Gestion de la circulation * Électricité et éclairage, y compris les mesures de rendement énergétique * Gestion du bruit * Plan de gestion du site et gestion des parcs * Structures temporaires * Plans de site approuvés par notre équipe de surveillance * Premiers soins et santé publique * Gestion des déchets, y compris la réduction des déchets et le recyclage * Services sanitaires, toilettes et installations L approbation finale est donnée sous forme de permis. Le permis ne sera valide que lorsque nous aurons reçu le certificat d assurance, le paiement et la copie signée du permis à nos bureaux avant la tenue de l activité. SECTION 9 ÉNONCÉ DE CONFIDENTIALITÉ ET PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS Raison de la cueillette : Aux fins de gestion des activités sur les terrains de la CCN. Documents à fournir : La demande de tenue d une activité est volontaire. Toutefois, un formulaire de demande dûment rempli est obligatoire pour tenir une activité sur les terrains de la CCN. SECTION 10 DÉCLARATION DU DEMANDEUR* J atteste que, à ma connaissance, tous les renseignements fournis dans ce formulaire sont vrais et exacts. Je comprends qu un formulaire incomplet pourrait retarder l approbation ou faire en sorte que la demande pourrait être rejetée. Je conviens également que davantage de renseignements pourraient m être demandés. Je reconnais que des renseignements trompeurs pourraient entraîner l annulation de la demande. J accepte que le traitement de la demande soit retardé si des anomalies sont décelées dans la documentation à l appui. Je comprends que cette demande n est, en aucun cas, une approbation de l activité ni une garantie que les lieux sont disponibles. x NOM DU DEMANDEUR DATE Note : Le masculin utilisé dans ce document désigne autant les femmes que les hommes. Page 5 de 6

6 Permis d'activité spéciale - Barème des frais Permis et sites Frais au 1 er janvier 2012 (taxes en sus) Parcs urbains du secteur du cœur 400 $ $ par jour Pointe Nepean * (le double pour une activité Parc de la Confédération Parc Jacques-Cartier Parc des plaines LeBreton Parc Major s Hill ** Parc Rockcliffe Autres parcs, y compris les parcs urbains hors 300 $ $ par jour du secteur du cœur, le parc de la Gatineau et la (le double pour une activité Ceinture de verdure Parc Hog s Back Parc du lac Leamy Parc Vincent Massey Rassemblement public Parcs urbains du secteur du cœur (voir la liste ci-dessus) 150 $ Autres parcs, y compris les parcs urbains hors du 100 $ secteur du cœur de la liste ci-dessus, le parc de la Gatineau et la Ceinture de verdure Cérémonie de mariage Parc Rockcliffe Domaine Mackenzie-King Promenades du secteur urbain, du parc de la Gatineau et de la Ceinture de verdure Usage exclusif Usage non exclusif (vélos-dimanches) Usage non exclusif (boucle nord du parc de la Gatineau) Fermeture partielle Frais au 1 er janvier 2013 (taxes en sus) 800 $ $ par jour (le double pour une activité 400 $ $ par jour (le double pour une activité 300 $ 200 $ 400 $ pour trois heures (100 $ pour chaque heure supplémentaire) 400 $ pour trois heures $ 800 $ 250 $ 500 $ $ $ 300 $ 500 $ Sentiers récréatifs du secteur urbain, du parc de la Gatineau et de la Ceinture de verdure (usage non exclusif) 150 $ 200 $ * actuellement non disponible en raison de travaux de construction ** activités d envergure nationale seulement Descriptions des activités spéciales Activité de grande envergure Activité publique ou privée pour laquelle on attend plus de personnes, il faut installer du matériel et l utilisation exclusive des lieux est nécessaire. Activité de petite envergure Activité publique ou privée pour laquelle on attend moins de personnes, il faut installer du matériel et l utilisation exclusive des lieux est nécessaire (en totalité ou en partie). Rassemblement public Activité publique pour laquelle il n est pas besoin d infrastructure, il n y a pas de matériel à installer et l utilisation exclusive des lieux n est pas nécessaire. L endroit est, en général, utilisé pendant une courte période comme lieu de rencontre avant une activité, comme une manifestation. Cérémonie de mariage Le pavillon du parc de Rockcliffe peut être réservé pour des cérémonies de mariage (durée maximale de trois heures), tout comme le Domaine Mackenzie-King (utilisation non exclusive). Réservations possibles de la mi-mai à la fin octobre. Usage des pistes et des sentiers récréatifs Activité publique qui nécessite l utilisation d une partie d une piste ou d un sentier récréatif pour des activités non compétitives comme des marchetons, des vélotons. (Le réseau de sentiers du parc de la Gatineau ne peut être utilisé pour des activités compétitives que dans des endroits approuvés.) Pour des raisons de sécurité publique, l utilisation exclusive du réseau de sentiers récréatifs n est pas permise. Communiquer avec le représentant de la CCN attitré pour obtenir des directives précises sur l utilisation du réseau de sentiers récréatifs, du réseau de sentiers du parc de la Gatineau ou du réseau de sentiers de la Ceinture de verdure. Usage de la patinoire du canal Rideau Activité publique qui nécessite l utilisation de la patinoire du canal Rideau à des fins compatibles avec l utilisation prévue de la patinoire. Communiquer avec la Section des événements et des installations pour obtenir des directives précises sur l utilisation de la patinoire du canal Rideau. Usage d une promenade Activité publique qui nécessite la fermeture partielle ou complète d une promenade pour la tenue, par exemple, de défilés, de courses à pied et à vélo, de promenades, etc. Page 6 de 6