Clubsite Webmaster KIWANIS BELGIUM LUXEMBOURG. Commission Communication juillet 2014 Rudy Broucke

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1 Clubsite Webmaster KIWANIS BELGIUM LUXEMBOURG Commission Communication juillet 2014 Rudy Broucke

2 SOMMAIRE (1) Introduction Accès pour la gestion du site Aperçu des fonctionnalités Gestion des paramètres (utilisateurs) Gestion des pages Création nouvelles pages Tableaux Images Documents liés Liens hypertexte Modifications et suppressions Propriétés et ordre des pages

3 SOMMAIRE (2) Gestion des highlights Gestion des actualités Gestion de l agenda Gestion de courriels (mails) Gestion de webforms Albums photos Langue du site Quelques points d attention en conclusion

4 INTRODUCTION Votre site de club est rattaché au site du district Belgium- Luxembourg et bénéficie à ce titre des fonctionnalités de celui-ci. La gestion de votre site vous est facilitée par le fait qu elle est assurée par ce que l on appelle un Content Management System (CMS), produit par la société néerlandaise GoMotion. Ce qui signifie que vous pouvez adapter le contenu sans trop vous préoccuper de la mise en page. La gestion de votre site ne requiert donc pas de connaissance technique approfondie. L outil à votre disposition est intuitif et convivial. 4

5 INTRODUCTION Pour construire un site, en bon architecte, commencez par en concevoir le plan, la structure qui deviendra votre menu. Vous êtes maîtres du contenu de votre site. Construisez-le progressivement, activez vos pages lorsqu elles sont finalisées, et évitez de les garder figées Faites vivre votre site. 5

6 ACCÈS À LA GESTION DU SITE o o Au départ, seule la personne désignée comme utilisateur dans la demande d activation du site bénéficie de cet accès. C est ce webmaster qui peut ouvrir l accès aux autres gestionnaires à qui le club donne pouvoir d intervenir de manière active, comme rédacteurs, sur le site du club (voir pp 8 & 9 infra). 6

7 ACCÈS À LA GESTION DU SITE Pour se logger : du site de club/management Dans la fenêtre de login qui apparaît, complétez votre nom d utilisateur et votre mot de passe, puis cliquez sur Login. Veillez à respecter le type de caractères (majuscules ou minuscules) de votre mot de passe 7

8 ACCÈS À LA GESTION DU SITE Vous avez maintenant accès au menu général constitué d onglets correspondant aux différentes fonctionnalités. Des manuels sous format pdf peuvent être téléchargés ici. 8

9 APERÇU DES FONCTIONNALITÉS L onglet Paramètres ouvre un module où l on peut créer et modifier les utilisateurs du site. L onglet Pages permet de créer et de modifier les pages du site, tant publiques que privées. L onglet Webforms gère des formulaires de contact. L onglet Highlights sert à mettre en évidence des petits spots sur une ou plusieurs pages. L onglet Agenda gère votre calendrier d activités. L onglet Actualité permet d insérer des spots de nouvelles en page d accueil. L onglet Album photos permet de charger des photos. L onglet Gestionnaire de courriel est un module par lequel vous pouvez envoyer des mails. 9

10 GESTION DES PARAMÈTRES (UTILISATEURS) Sous l onglet Paramètres, apparaissent les gestionnaires utilisateurs habilités par le club à intervenir sur le site. Pour ajouter un gestionnaire, encodez son nom dans la case en bas de l écran, et validez par Ajouter. Evitez accents, cédilles et tous caractères spéciaux! 10

11 GESTION DES PARAMÈTRES (UTILISATEURS) Le nom du nouveau gestionnaire créé est venu s ajouter à la liste des utilisateurs. Il faut à présent compléter ses coordonnées ; cliquez sur l icône (modifier) à droite en regard de son nom. (De même pour modifier les coordonnées d un utilisateur existant.) Complétez les zones de la fenêtre Propriétés qui s ouvre alors, et validez par Enregistrer. Evitez accents, cédilles et tous caractères spéciaux! 11

12 GESTION DES PARAMÈTRES (UTILISATEURS) Pour supprimer un gestionnaire, cliquez sur l icône (supprimer) à droite en regard de son nom. Afin d éviter toute suppression intempestive, un pop-up vous demande de confirmer. Confirmez ensuite par OK 12

13 GESTION DES PAGES L onglet Pages ouvre à gauche un aperçu du menu principal de votre site. Il propose également différents sous-onglets pour gérer les pages : en créer, en modifier, en supprimer, et aussi adapter l ordre des pages. 13

14 GESTION DES PAGES CRÉATION NOUVELLE PAGE Pour créer une nouvelle page, choisissez le sous-onglet Navigation. Vous y retrouvez la liste des pages constituant le menu principal de votre site. En bas de l écran, enregistrez le titre que vous souhaitez donner à votre nouvelle page, et validez par Ajouter. 14

15 GESTION DES PAGES CRÉATION NOUVELLE PAGE Vous pouvez également créer des pages de sous-menus. Pour ce faire, sélectionnez à gauche la page principale où vous souhaitez insérer une page, puis allez en Sous-navigation. En bas de l écran, enregistrez le titre que vous souhaitez donner à votre nouvelle page, et validez par Ajouter. 15

16 GESTION DES PAGES CRÉATION NOUVELLE PAGE Le titre de votre nouvelle page s est à présent ajouté à la liste dans le sous-onglet Vue d ensemble. Il reste encore à lui donner un contenu. Cliquez sur le sous-onglet Contenu pour ouvrir l éditeur de page. La barre d outils ressemble en grande partie à celle d un traitement de texte comme Word. En glissant sur les icônes, vous voyez apparaître leur fonctionnalité. 16

17 GESTION DES PAGES CRÉATION NOUVELLE PAGE Ecrivez le texte qui devra figurer sur votre page dans la zone d édition sous la barre d outils. Attention! Certaines fonctions agissent de manière différente que dans un traitement de texte. Ainsi, appuyer sur Enter vous fait sauter de 2 lignes. Pour aller simplement à la ligne suivante, appuyez simulatément sur Shift + Enter. Vous pouvez insérer des textes (via copier-coller*), des caractères spéciaux, mais aussi des tableaux, des images, des liens hypertextes, des liens vers des documents (en format PDF ou Powerpoint ou Word ). (* ou, avec certains navigateurs internet, les raccourcis clavier Ctrl C Ctrl V) 17

18 GESTION DES PAGES INSERTION TABLEAU Pour insérer un tableau : Positionnez-vous dans l éditeur là où vous souhaitez insérer un tableau, puis cliquez sur le bouton d insertion de tableau pour ouvrir la fenêtre de dialogue suivante 18

19 GESTION DES PAGES INSERTION TABLEAU Définissez au minimum le nombre de colonnes et de lignes souhaité, ainsi qu une largeur de colonne d au moins 50. Puis cliquez sur Insérer au bas de la fenêtre. Le tableau est alors intégré dans votre éditeur et peut y être complété. 19

20 GESTION DES PAGES ÉDITION TABLEAU Pour modifier la structure d un tableau, cliquez sur le tableau dans l éditeur avec le bouton droit de la souris, et choisissez l option Propriétés du tableau ou Cellule ou Ligne ou Colonne selon vos besoins. Validez vos modifications par Mettre à jour au bas de la fenêtre. 20

21 GESTION DES PAGES - INSERTION IMAGE Pour insérer une image : Positionnez-vous dans l éditeur là où vous souhaitez insérer l image, puis cliquez sur le bouton d insertion d image Dans la fenêtre suivante, cliquez sur l icône 21

22 GESTION DES PAGES INSERTION IMAGE Si votre image se trouve déjà dans la bibliothèque de votre site, sélectionnez-la en double-cliquant dessus, Evitez accents, cédilles et tous caractères spéciaux dans le nom du fichier image! puis cliquez sur Insérer au bas de la fenêtre d insertion. 22

23 GESTION DES PAGES INSERTION IMAGE Si c est une nouvelle image que vous souhaitez insérer, cliquez sur Transférer. Dans la fenêtre suivante, cliquez sur Choisissez un fichier. Evitez accents, cédilles et tous caractères spéciaux dans le nom du fichier! 23

24 GESTION DES PAGES INSERTION IMAGE Choisissez à présent l image dans vos propres bases de données; double-cliquez dessus pour l insérer dans la fenêtre d insertion et cliquez sur Transférer L opération de chargement de votre image vous est indiquée par une petite roue qui tourne sous la croix de fermeture. Lorsque le fichier est chargé, cliquez sur Fermer. 24

25 GESTION DES PAGES INSERTION IMAGE L image s est ajoutée dans votre bibliothèque (dernier item). Double-cliquez dessus maintenant pour la faire apparaître en prévisualisation dans votre fenêtre d insertion. 25

26 GESTION DES PAGES INSERTION IMAGE Vous pouvez maintenant préciser sa taille et sa position sur votre page. Sous Apparence, définissez vos options. Cliquez ensuite sur Insérer 26

27 GESTION DES PAGES INSERTION DOCUMENT Pour insérer un document (PDF, Powerpoint, Word, Zip ) : Sélectionnez dans l éditeur le(s) mot(s) ou l image au(x)quel(s) vous souhaitez lier un document, puis cliquez sur le bouton d insertion de lien. Dans la fenêtre suivante, cliquez sur l icône 27

28 GESTION DES PAGES INSERTION DOCUMENT Si le document à lier se trouve déjà dans la bibliothèque de votre site, recherchez-le dans le dossier adéquat et sélectionnez-le en double-cliquant dessus. Evitez accents, cédilles et tous caractères spéciaux dans le nom du document! 28

29 GESTION DES PAGES INSERTION DOCUMENT Si c est un nouveau document que vous souhaitez insérer, cliquez sur Transférer. Dans la fenêtre suivante, cliquez sur Choisissez un fichier Evitez accents, cédilles et tous caractères spéciaux dans le nom du document! 29

30 GESTION DES PAGES INSERTION DOCUMENT Choisissez à présent le document dans vos propres bases de données; double-cliquez dessus pour l insérer dans la fenêtre d insertion et cliquez sur Transférer L opération de chargement de votre document vous est indiquée par une petite roue qui tourne sous la croix de fermeture. Lorsque le fichier est chargé, cliquez sur Fermer. 30

31 GESTION DES PAGES INSERTION DOCUMENT Le document s est ajouté dans votre bibliothèque (dernier item). Double-cliquez dessus. 31

32 GESTION DES PAGES INSERTION DOCUMENT La référence du document apparaît maintenant dans la fenêtre d insertion de lien sous URL du lien. Vous pouvez encore choisir dans Cible d ouvrir ce document dans une nouvelle fenêtre, lorsque l on cliquera sur le lien dans le site. Puis cliquez sur Insérer au bas de la fenêtre. 32

33 GESTION DES PAGES INSERTION LIEN Pour insérer un lien hypertexte (ou hyperlien)* Sélectionnez dans l éditeur le(s) mot(s) ou l image au(x)quel(s) vous souhaitez lier une autre page du site ou d un site externe, puis cliquez sur le bouton d insertion de lien pour ouvrir la fenêtre de dialogue suivante. * Lien qui permet de passer automatiquement à une autre page web. 33

34 GESTION DES PAGES INSERTION LIEN Pour un lien vers une autre page de votre site, sélectionnez celle-ci dans Des pages, à l aide du menu déroulant, vous pouvez encore choisir dans Cible d ouvrir ce document dans une nouvelle fenêtre, lorsque l on cliquera sur le lien dans le site. puis cliquez sur Insérer au bas de la fenêtre. 34

35 GESTION DES PAGES INSERTION LIEN Pour un lien vers un autre site, complétez l adresse dans URL du lien dans la fenêtre d insertion de lien. Commencez bien votre adresse par Vous pouvez encore choisir dans Cible d ouvrir ce document dans une nouvelle fenêtre, lorsque l on cliquera sur le lien dans le site. Puis cliquez sur Insérer au bas de la fenêtre. 35

36 GESTION DES PAGES MODIFICATION/SUPPRESSION Pour modifier une page, choisissez la page à modifier et allez sous l onglet Contenu. Vous accédez alors à l éditeur de page. N oubliez pas d enregistrer vos modifications à la fin de votre travail. Pour supprimer une page, cliquez sur l icône en regard de cette page dans le sous-onglet Navigation (ou Sous-navigation ), et confirmez votre décision s il y a lieu. 36

37 GESTION DES PAGES MODIFICATION DE DOCUMENT Si vous souhaitez modifier un document lié : Sélectionnez dans l éditeur le(s) mot(s) ou l image au(x)quel(s) vous souhaitez lier un autre document, puis cliquez sur le bouton d insertion de lien. Dans la fenêtre de dialogue, cliquez sur l icône Puis procédez de même que pour l insertion d un nouveau document, et validez par Mettre à jour. 37

38 GESTION DES PAGES MODIFICATION DE LIEN Si vous souhaitez modifier un lien hypertexte existant Sélectionnez dans l éditeur le(s) mot(s) ou l image au(x)quel(s) vous souhaitez lier une autre page du site ou d un site externe, puis cliquez sur le bouton d insertion de lien pour ouvrir la fenêtre de dialogue. Puis procédez de même que pour l insertion d un lien, et validez par Mettre à jour. 38

39 GESTION DES PAGES SUPPRESSION LIEN Pour supprimer un lien Cliquez dans l éditeur avec le bouton droit de la souris sur le texte ou l image ouvrant le lien, et choisissez l option Supprimer le lien. 39

40 GESTION DES PAGES - PROPRIÉTÉS Lorsque votre page est construite et enregistrée, allez en sous-onglet Propriétés 40

41 GESTION DES PAGES - PROPRIÉTÉS Il vous est possible ici de modifier le titre de la page, et surtout de déterminer ses caractéristiques de visibilité dans votre site. N oubliez pas de valider par Enregistrer en bas de fenêtre. Cochez la case Actif pour que la page soit visible sur votre site. À défaut, elle ne le sera que dans l outil CMS. Si En navigation n est pas coché, la page n apparaîtra pas dans le menu de votre site, et ne sera donc accessible qu indirectement (p ex. par lien). Cochez la case Login obligatoire si vous voulez que la page ne soit pas accessible au public mais seulement à vos membres, moyennant le logging personnel attribué pour le site de district. 41

42 GESTION DES PAGES - ORDRE Sous Navigation et Sous-navigation, il vous est possible de modifier l ordre dans lequel les pages apparaîtront dans le menu de votre site. Pour ce faire, cliquez sur les petites flèches montantes ou descendantes 42

43 HIGHLIGHTS L onglet Highlights donne un aperçu des spots déjà créés, et la possibilité d en créer de nouveaux. Pour supprimer un spot, cliquez sur l icône. Donnez un titre à votre nouveau spot et validez par Ajouter pour qu il vienne compléter la liste. Pour lui donner son contenu ou le modifier, cliquez sur l icône en regard de son titre. 43

44 HIGHLIGHTS Choisissez Contenu pour accéder à l éditeur de texte et procédez comme pour une page. N oubliez pas de valider par Enregistrer en bas de la fenêtre. 44

45 HIGHLIGHTS Choisissez Propriétés et activez votre spot. N oubliez pas de valider par Enregistrer en bas de la fenêtre. 45

46 HIGHLIGHTS Pour préciser sur quelle(s) page(s) doit apparaître votre spot, allez dans le module Pages et choisissez la page souhaitée dans le menu à gauche. Puis prenez l option Highlights Dans le menu déroulant, sélectionnez le highlight et validez par Ajouter. Il apparaîtra sur votre site dans la partie droite de la page. 46

47 ACTUALITÉ Des points d actualité peuvent être insérés sur la page d accueil de votre site. Leur gestion s effectue sous l onglet Actualité. Pour insérer un nouvel article, donnez lui un titre et validez par Ajouter. Pour lui donner son contenu ou le modifier, cliquez sur l icône en regard de son titre. 47

48 ACTUALITÉ Choisissez Contenu pour accéder à l éditeur de texte et procédez comme pour une page. N oubliez pas de valider par Enregistrer en bas de la fenêtre. 48

49 ACTUALITÉ Si votre article est long, vous pouvez n en faire apparaître qu une partie en page d accueil et inviter le lecteur à lire plus s il le souhaite. Pour ce faire, choisissez Description. Tapez votre texte dans l éditeur de texte (joignez une image éventuellement). N oubliez pas de valider par Enregistrer en bas de la fenêtre. Le lecteur pourra accéder à l intégralité de l article en cliquant sur la mention Plus d info qui apparaîtra automatiquement en page d accueil. 49 Attention, la page Actualité doit être active!

50 ACTUALITÉ Sous Propriétés, vous pouvez activer/désactiver votre message, modifier les dates de début et de fin de publication, et le transmettre pour publication sur le site de district même. Votre point d actualité sera examiné par la commission communication qui décidera de le publier ou non sur le site de district. 50

51 AGENDA Le module Agenda permet de publier un calendrier de réunions ou d activités. Donnez un titre à votre nouveau point d agenda et validez par Ajouter. Pour lui donner son contenu ou le modifier, cliquez sur l icône en regard de son titre. 51

52 AGENDA Pour décrire votre point d agenda, choisissez Contenu pour accéder à l éditeur de texte et procédez comme pour une page. N oubliez pas de valider par Enregistrer en bas de la fenêtre. 52

53 AGENDA Sous Propriétés, précisez endroit et date(s). N oubliez pas de valider par Enregistrer en bas de la fenêtre. 53

54 AGENDA Vous pouvez en outre permettre à vos membres de s inscrire à la réunion ou l activité (cocher S inscrire ), de préciser s ils seront accompagnés de leur partenaire (cocher Partenaire ) ou d un visiteur (cocher Visiteur ). Il est possible encore, pour une réunion, d associer un ordre du jour ( Agenda ) ou un PV, téléchargeable(s) par les membres. 54

55 GESTION DE COURRIEL Le module Gestionnaire de courriel permet d envoyer des messages à des destinataires définis au départ d une adresse à préciser. Attention! Le site ne permet pas de gérer des mails entrants. (adresse du club ou du président ou du secrétaire ou d un président de commission etc ) Ecrivez votre message dans l éditeur de texte, puis validez par 55

56 GESTION DE COURRIEL Votre message étant rédigé, précisez-en maintenant le(s) destinataire(s). Vous avez le choix de l envoyer à une personne ou à un groupe de personnes 56

57 GESTION DE COURRIEL Si vous optez pour une personne déterminée : Renseignez son adresse et cliquez sur Envoi. 57

58 GESTION DE COURRIEL Si vous optez pour un groupe de personnes, vous pouvez recourir à une mailing-list. Choisissez une liste existante avec le menu déroulant ou créez en une nouvelle 58

59 GESTION DE COURRIEL Pour créer une mailing-list. Définissez-la par un nom, et validez par Ajouter. 59

60 GESTION DE COURRIEL Enregistrez à présent une à une les adresses des personnes composant cette mailing-list. N oubliez pas chaquefois de valider par Enregistrer. 60

61 GESTION DE WEBFORMS Le module Webforms permet de créer et de gérer des formulaires de contact par lesquels des visiteurs du site (membres ou non) peuvent adresser des messages. Pour créer un nouveau formulaire, donnez lui un titre et validez par Ajouter. Pour lui donner son contenu ou le modifier, cliquez sur l icône en regard de son titre. 61

62 GESTION DE WEBFORMS Sous Propriétés, précisez l adresse mail de réception du message (*), et un titre ; ajoutez ici un message éventuel d accusé de réception ; et validez par Enregistrer. (* adresse du club ou du président ou du secrétaire ou d un président de commission etc ) 62

63 GESTION DE WEBFORMS Sous Eléments, construisez votre formulaire. Sélectionnez dans le menu déroulant le type de champ de chaque élément de votre formulaire (1 ligne de texte, une zone de texte ). Vous pouvez modifier l ordre des éléments créés avec les petites flèches Cliquez sur l icône pour définir le contenu du champ 63

64 GESTION DE WEBFORMS Donnez un titre à votre champ ; modifiez le type de champ le cas échéant ; Vous pouvez compléter une valeur par défaut Validez par Enregistrer. Cochez la case Obligatoire si l information de ce champ est indispensable, prévoyez éventuellement un message d erreur. 64

65 GESTION DE WEBFORMS Pour insérer votre formulaire dans le site, allez dans le module Pages et sélectionnez la page où l insérer. Sélectionnez le formulaire dans le menu déroulant. N oubliez pas de valider. 65

66 GESTION DE WEBFORMS Pour consulter et gérer les formulaires reçus, dans le module Webforms, allez sous Soumis. Attention! Le site ne permet pas de répondre aux messages reçus. Utilisez pour cela la messagerie de l adresse que vous avez renseignée pour l envoi du formulaire. 66

67 ALBUMS PHOTOS L onglet Album photos donne un aperçu des albums déjà créés, et la possibilité d en créer de nouveaux. Donnez un titre à votre nouvel album et validez par Ajouter pour qu il vienne compléter la liste. Pour y charger des photos ou le modifier, cliquez sur l icône en regard de son titre. 67

68 ALBUMS PHOTOS Pour ajouter des photos, vous pouvez procéder de 2 manières. Attention! Seules les photos de format.jpg et.gif peuvent être chargées. Sous Ajouter, cliquez sur Ajouter en bas de la fenêtre, et sélectionnez sur votre PC les photos à charger. Vous avez ici la possibilité de sélectionner plusieurs photos en même temps. 68

69 ALBUMS PHOTOS Vous pouvez aussi charger des photos sous Images, mais ne pourrez ici en sélectionner qu une à la fois. Sélectionnez le fichier à charger, et lorsqu il est chargé cliquez sur Ajouter en bas de la fenêtre. Une fois vos photos chargées, vous pouvez les visualiser sous Images, et en modifier l ordre avec les petites flèches. 69

70 ALBUMS PHOTOS Sous Propriétés, activez votre album et précisez si vous souhaitez ne le publier qu à l attention de vos membres (avec login personnel). Attention! La page Galerie photos doit également être active. Sous Description, un éditeur de texte vous permet d enregistrer une description ou un commentaire de votre album. 70

71 LANGUE DU SITE La langue de votre site est définie au départ, lors et en fonction de votre demande d activation de site. S il s avère nécessaire de publier votre site en plusieurs langues, il y a lieu de prendre contact avec la commission communication. (karel.timmermans@telenet.be ou jan.conings@hotmail.com) 71

72 POINTS D ATTENTION Pour activer ou désactiver un élément, vous pouvez aussi utiliser à de nombreux endroits les petits boutons verts et rouges. Et retenez la fonctionnalité de ces icônes : Modifier Supprimer 72

73 POINTS D ATTENTION Veillez à respecter les dispositions de la loi sur la vie privée, les droits à l image, la charte graphique règlementant les logos du Kiwanis... Et n oubliez pas de vous déconnecter à la fin de votre travail. 73