CARE International en RDC TERMES DE REFERENCE. AUDIT COMPTABLE ET FINANCIER DU PROJET Community Driving Reconstruction Dans la PROVINCE DU MANIEMA

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1 CARE International en RDC TERMES DE REFERENCE AUDIT COMPTABLE ET FINANCIER DU PROJET Community Driving Reconstruction Dans la PROVINCE DU MANIEMA Période du 01 avril 2008 au 31mars 2009 Financement IRC-UK, The department For International Development of United Kingdom (DIFD) Don CARE DF040 // 1 avril mars 2010

2 GENERALITES OBJET : Audit du Projet CDR - Maniema PERIODE A AUDITER : 01 avril Mars 2009 DATE LIMITE DE DEPOT DES OFFRES : MERCREDI 15 AVRIL 2009 A 15H00. DATE ESTIMEE DE DEMARRAGE : 23 AVRIL 2009 DELAI ESTIME D EXECUTION : LIEUX DE L AUDIT : SUPERVISION : 2 semaines Bureaux CARE à Kinshasa et à Kindu Contrôleur Financier CARE RDC I. PRESENTATION DU PROJET CARE International en RDC est une ONG à but humanitaire intervenant essentiellement dans les provinces de Maniema et Nord Kivul. Elle est basée à Kinshasa avec des Bureaux à Goma, Kasongo et Kindu. En vue de réhabiliter les infrastructures de base dans la province du Maniema, CARE RDC a signé en août 2007 un SUB-GRANT AGREEMENT avec l ONG International Rescue Commitee, IRC pour une période du 1 avril 2007 au 30 septembre Ce SUB-GRANT AGREEMENT fait suite au GRANT LETTER AGREEMENT (DFO40-SGA1) signé entre le bailleur DIFD et IRC-UK, ce dernier faisant partie intégrante du premier : CARE exécute le projet conformément au GRANT LETTER AGREEMENT et rapporte trimestriellement à IRC ; celui-ci rapporte à DIFD et pourvoit trimestriellement le remboursement des fonds à CARE. Le budget pour toute la période du SUB-GRANT AGREEMENT est de II. OBJECTIFS DE L AUDIT L objectif de l audit est d exprimer une opinion professionnelle et indépendante sur les états financiers et les relevés de dépenses du Projet pour la période allant du 01 avril 2008 au 31 mars 2009, soit 12 mois. L Auditeur doit : 1. Examiner la régularité des livres comptables et l analyse financière de la dernière phase du Projet 2. Certifier les états financiers ; 3. Se prononcer sur l éligibilité des dépenses effectuées par le Projet par rapport au SUB-GRANT AGREEMENT et au GRANT LETTER AGREEMENT (DFO40-SGA1) ; 4. Examiner l efficacité de la structure du système de contrôle interne ; 5. Formuler les avis, considérations et recommandations sur la gestion et le suivi du Projet. III. ETENDUE DE L AUDIT 1. L audit sera réalisé conformément aux normes internationales d audit (ISA), et donnera lieu à toutes les vérifications et tous les contrôles que l Auditeur pourra juger nécessaires en la circonstance. 2. l examen comprendra comme tâches principales : s assurer que toutes les ressources du Don ont été employées conformément aux dispositions du SUB-GRANT AGREEMENT, et uniquement aux fins pour lesquelles elles ont été fournies ; Mars

3 s assurer que tous les dossiers, comptes, et écritures nécessaires ont été tenus au titre des différentes opérations relatives au Projet ; s assurer que les factures trimestrielles et les rapports soumis à l IRC sont appuyés par des pièces justificatives, sont correctement autorisés et enregistrés ; vérifier que les procédures de passation des marchés et contrats ont été respectées conformément aux dispositions du GRANT LETTER AGREEMENT (DFO40-SGA1). vérifier pour chaque contrat que les frais remboursables dans l exécution de la mission l ont été après justification des dépenses engagées par le consultant ; évaluer le respect des dispositions de contrôle interne ; s assurer que toutes les dispositions juridiques et fiscales ont été respectées, notamment en matière d exonération, d impôts, taxes et droits de douane applicables au Projet, le traitement fiscal applicable aux rémunérations versées au personnel et aux consultants du Projet. IV. ETATS FINANCIERS DU PROJET Les états financiers du Projet doivent comprendre : L état des sources et emplois des fonds indiquant (i) les fonds reçus de l IRC dans le cadre du projet, (ii) toutes les dépenses engagées par CARE RDC dans le cadre des activités du projet ; L Auditeur devra confirmer que les montants indiqués comme fonds reçus de l IRC via City bank correspondent réellement aux montants enregistrés dans le livre comptable de CARE RDC ; si ce n est pas le cas établir un état de rapprochement l Auditeur est tenu de vérifier également que tous les relevés de dépenses présentés à IRC sont justifiées et admissibles au regard des accords de financement. V. DOCUMENTS DE REFERENCE Manuel des politiques et procédures de CARE USA Proposal du projet CDR ; SUB-GRANT AGREEMENT et GRANT LETTER AGREEMENT (DFO40-SGA1) ; Le rapport narratif du projet; Directives de la passation des Marchés ou manuel des achats de CARE RDC ; Le rapport financier du Projet au 31 mars 2008 Rapport de l audit externe au 31 mars 2008 Le budget détaillé du projet La liste des signatures autorisées et le Plan des achats Textes juridiques et fiscaux en vigueur en République du Congo VI. LIEUX DE L AUDIT L audit se déroulera : - dans les bureaux de CARE à Kinshasa, pour les vérifications financières - dans les bureaux de CARE à Kindu pour les visites de terrain Mars

4 VII. RAPPORTS A FOURNIR VII.1 Rapport initial Le rapport initial va consister à faire l état des lieux (orientations de la mission et difficultés rencontrées), et à formuler toutes suggestions permettant une bonne réalisation de la mission. A soumettre au client cinq (5) jours après le démarrage de la mission. VII.2 Projet de rapport final Le projet de rapport final interviendra 3 semaines après le démarrage des travaux. Il devra comprendre A. Le rapport général sur les comptes devra indiquer : a. l étendue de l audit, les principes et méthodes d audit utilisés b. l opinion de l Auditeur sur les comptes annuels du Projet (états financiers) c. les vérifications spécifiques opérées sur le terrain : B. La lettre à la Direction La lettre à la Direction comportera un rapport de recommandations sur le contrôle interne, avec un plan d action à faire valider par le Client. La lettre à la Direction est à soumettre au Client au même moment que le projet de rapport. VII.3 Rapport final Le rapport final devra intégrer les corrections éventuelles et les commentaires du Client suite au projet de rapport final. Ce rapport sera soumis cinq (5) jours après la réponse du Client sur le contenu du projet de rapport. Le client est tenu de répondre endéans 5 jours. Le rapport final sera établi en français et en anglais en cinq (5) exemplaires VIII. PROPOSITIONS TECHNIQUE ET FINANCIERE L Auditeur sélectionné devra soumettre une proposition technique et financière au Client : A. La proposition technique devra indiquer ; - La méthodologie proposée pour la conduite de l audit - le chronogramme d exécution de la mission - le personnel-clé prévu B. La proposition financière devra indiquer : - les coûts totaux de l audit en USD - les modalités de paiement C. Le profil du consultant : - L Associé signataire du rapport doit être un Expert-comptable diplômé ayant une expérience minimum de dix ans et membre des Associations professionnelles des Experts Comptables. - Le Directeur de mission devra avoir une bonne connaissance des procédures en matière de gestion financière des ONG ; Mars

5 - Le cabinet devra avoir une expérience minimum de cinq (5) ans dans des missions d audit similaires. - Le consultant mettra en notre disposition une équipe sur terrain, dont un auditeur senior de plus de 5 années d expérience. IX. SOUMISSION, RECEPTION ET OUVERTURE DES PROPOSITIONS A. L original de la proposition (technique et financière) doit être rédigé à l encre indélébile. Il ne doit comporter aucun ajout entre les lignes ou surcharge sur le texte même, si ce n est pour corriger les éventuelles erreurs du consultant lui-même, toute correction de ce type devant alors être paraphée par le signataire des propositions. B. Un représentant habilité du consultant doit parapher toutes les pages de la proposition. Son habilitation est confirmée par une procuration écrite jointe aux propositions. C. Pour chaque proposition, les consultants doivent préparer 2 exemplaires. Chaque proposition technique et financière doit porter la mention «Original» ou «Copie», selon le cas. En cas de différence entre les exemplaires des propositions, c est l original qui fait foi. D. Les consultants doivent placer l original et toutes les copies de la proposition technique dans une enveloppe portant clairement la mention «Proposition technique», qu ils cachettent ; et l original et toutes les copies de la proposition financière, dans une enveloppe portant clairement la mention «Proposition financière» et l avertissement «Ne pas ouvrir en même temps que la proposition technique», qu ils cachettent également. Les consultants placent ensuite ces deux enveloppes dans une même enveloppe cachetée, laquelle porte l adresse de soumission et les renseignements indiqués ci-dessus dans la partie «GENERALITES», ainsi que la mention «À ouvrir uniquement en présence du comité d audit». E. Les consultants doivent déposer La Proposition technique et la Proposition financière dûment établies au bureau de CARE au plus tard à la date et à l heure indiquées (mercredi 15 avril 2009 à 15H00). Toute proposition reçue après l heure limite de soumission des propositions est retournée à l expéditeur sans avoir été ouverte. F. Dès qu est passée l heure limite de remise des propositions, la Proposition technique est ouverte par le comité d audit le mardi 21 avril à 15H30 et le PV de séance signée par les représentants des cabinets. La Proposition financière reste cachetée et est gardée par l auditeur interne de CARE. L enveloppe contenant la proposition financière sera ouverte le mercredi 22 avril 2009 à 15H00 en présence des représentants des cabinets retenus sur le short list après analyse technique. Mars