CDL Guédiawaye & CDL Yeumbeul Octobre 2002 (révision Décembre 2003) Table des matières

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1 Formation Microsoft Excel Par Alexis Musanganya Jean-François Roberge Révisé par Richard Lapointe et Simon Poliquin CDL Guédiawaye & CDL Yeumbeul (révision Décembre 2003) Table des matières MODULES DE FORMATION...2 INTRODUCTION... 2 INTERMEDIAIRE PRESENTATION OBJECTIFS LE LOGICIEL OU TROUVE-T-ON LE LOGICIEL SUR L ORDINATEUR? CREER UN NOUVEAU CLASSEUR ENREGISTRER UN CLASSEUR «Enregistrer sous» OUVRIR UN CLASSEUR COMPOSANTES DE LA FENÊTRE FEUILLE DE CALCUL Ajouter, supprimer et renommer une feuille de calcul CELLULE Coordonnée Zone nom Cellule active Sélection de cellules BARRE DE FORMULE MISE EN FORME MODIFICATION DE LIGNES OU COLONNES Taille des lignes ou colonnes Insertion et suppression de lignes ou colonnes MISE EN FORME DES CELLULES Fusionner/défusionner des cellules Alignement vertical Renvoyer à la ligne automatiquement Bordures Format du texte FORMULES ET FONCTIONS FORMULES FONCTIONS Exemples de fonctions courantes AIDE...11

2 Modules de formation Introduction Présenter le logiciel Excel (utilité, ouvrir le logiciel) Créer, Enregistrer, Ouvrir un Classeur Les composantes de la fenêtre du classeur Mise en forme des cellules (format) et des colonnes Annuler et Rétablir les modifications. Exercice pratique (insertion de données) Retour sur la formation Présentation des menus (Fichier, Édition, Affichage, Insertion, Format, Outils, Tableau, Fenêtre, Aide). Les formules de calculs et les fonctions (Max, min, moyenne, somme, produit, si) Référence absolues, références relatives Exercice pratique (formules et calculs) Retour sur la formation Bordure et trame Formater les cellules Mise en page et impression Évaluation Finale Intermédiaire Trier les données Les graphiques et leur mise en forme Exercice Pratique (créer un graphique) Les barres d`outils Manipulation de plusieurs feuilles de données Évaluation Finale (Calculs et graphiques sur plusieurs feuilles) 1. Présentation Le support suivant vise à initier le lecteur au logiciel Microsoft Excel. Il sert également de support et de référence aux formateurs. Le document expliquera les notions de bases du logiciel, ainsi que les différents outils qui sont à la portée de l utilisateur débutant. 2. Objectifs Créer, enregistrer et ouvrir un classeur Se familiariser avec les différentes composantes de la fenêtre d'excel Connaître les différentes fonctions de mise en forme Se familiariser avec les formules et quelques fonctions Utiliser l aide du logiciel CDL Guediawaye & CDL Yeumbeul Page 2 de 2

3 3. Le logiciel 3.1. Où trouve-t-on le logiciel sur l ordinateur? Un raccourci du logiciel se trouve dans le «Menu Démarrer». Pour y accéder, suivez la procédure suivante : Cliquez sur le bouton «Démarrer» Sélectionnez «Programmes», le menu des programmes apparaît Cliquez sur l icône Microsoft Excel 3.2. Créer un nouveau classeur A l ouverture d Excel, un nouveau classeur est créé. Mais si vous voulez créer un nouveau classeur une fois Excel ouvert : Cliquez sur l icône «Nouveau» ( ) ou cliquez le menu «Fichier», puis «Nouveau», sélectionnez l icône «Classeur» et cliquez «OK» 3.3. Enregistrer un classeur Après avoir apporté des modifications à un nouveau classeur ou à un classeur existant, il faut l enregistrer, afin de ne pas perdre ces informations. Voici la procédure d enregistrement : S il s agit d un nouveau classeur o Cliquez l icône «Enregistrer» ( ) ou cliquez le menu «Fichier», puis «Enregistrer» ; la fenêtre suivante apparaît : o Choisissez un emplacement o Nommez votre fichier o Cliquez sur le bouton «Enregistrer» Si c est un classeur que vous avez ouvert (classeur existant) o Cliquez tout simplement sur l icône «Enregistrer» À faire : Créez un nouveau classeur Donnez-lui le nom «Exercice Excel» et enregistrez-le dans le répertoire «Mes documents» «Enregistrer sous» Lorsque l on veut enregistrer un classeur à un emplacement différent de celui où il se trouve, il faut l «enregistrer sous». Voici comment faire : Cliquez sur le menu «Fichier» Choisissez «Enregistrer sous», la même fenêtre que lorsqu on enregistre un nouveau classeur pour la 1 ère fois apparaît Choisissez un emplacement Cliquez sur le bouton «Enregistrer» CDL Guediawaye & CDL Yeumbeul Page 3 de 3

4 3.4. Ouvrir un classeur Ouvrir un classeur permet de travailler sur un classeur qui a été enregistré. Voici la procédure pour ouvrir un classeur existant : Cliquez sur l icône «Ouvrir» ( ) ou cliquez le menu «Fichier», puis «Ouvrir» Choisissez l emplacement du classeur à ouvrir Sélectionnez-le Cliquez sur le bouton «Ouvrir» À faire : Fermez le logiciel Excel et ouvrez-le de nouveau Ouvrez le fichier «Exercice Excel» que vous avez créé dans l exercice précédent CDL Guediawaye & CDL Yeumbeul Page 4 de 4

5 4. Composantes de la fenêtre Dans cette section nous définirons les différentes sections qui composent la fenêtre de travail d Excel. Voici la fenêtre du logiciel lors de son ouverture : Zone nom Barre de formule Feuille de calcul Cellule 4.1. Feuille de calcul C est sur la feuille de calcul que le travail est effectué. Il est possible d avoir plusieurs feuilles de calcul dans un même classeur Excel. La feuille de calcul est composée de cellules Ajouter, supprimer et renommer une feuille de calcul Pour ajouter une feuille : Allez au menu «Insertion» et choisissez «Feuille» Pour supprimer une feuille : Dans la «barre des feuilles» au bas de la fenêtre, cliquez avec le bouton de droite de la souris sur la feuille que vous voulez supprimer Choisissez «Supprimer» dans le menu dans le menu contextuel, puis cliquez sur «Ok» sur la fenêtre qui apparaît pour confirmer la suppression Pour renommer une feuille : Dans la «barre des feuilles» au bas de la fenêtre, double-cliquez sur la feuille à renommer Renommez-la, puis appuyez sur «Entrée» pour confirmer 4.2. Cellule La cellule est l espace dans lequel l information est placée. C est comme un casier dans lequel nous pouvons déposer quelque chose. Chaque cellule comporte une coordonnée unique qui permet de la retrouver Coordonnée La coordonnée d une cellule est le nom que porte chaque cellule, composé d une lettre et d un nombre. Les lettres désignent les lignes de la feuille de calculs et vont de A à IV. Les nombres eux désignent les colonnes et vont de 1 à Une feuille de calcul peut donc contenir beaucoup d informations. CDL Guediawaye & CDL Yeumbeul Page 5 de 5

6 Zone nom La section de zone de nom indique quelle cellule est active Cellule active La cellule active est celle qui est sélectionnée, ou dans le cas d une sélection de plusieurs cellules, c est la cellule dont la couleur est différente des autres. On peut savoir à tout moment quelle cellule est active en regardant son nom (coordonnée) dans la «Zone nom». Lorsqu on a une sélection de plusieurs cellules, si on entre du texte avec le clavier, c est dans la cellule active que le texte s écrira Sélection de cellules Un aspect très important à maîtriser est la sélection de plusieurs cellules. Sur une feuille de calcul Excel, pour sélectionner une seule cellule il suffit simplement de cliquer sur celle-ci. Mais il arrivera fréquemment d avoir à sélectionner plusieurs cellules simultanément. Pour faire une sélection de plusieurs cellules sur plus d une ligne ou colonne : Cliquez sur la cellule de départ et maintenez enfoncé Faites glisser le curseur afin d obtenir la sélection désirée Lâchez le bouton. Les cellules sélectionnées prennent une couleur mauve, à l exception de la cellule de départ qui garde sa couleur d origine : c est la cellule active Cellule active Cellules sélectionnées Pour sélectionner une ligne ou une colonne entière : Cliquez sur le nombre/lettre désignant la ligne/colonne Toutes les cellules de la ligne/colonne deviennent mauves, à l exception de la première, qui est la cellule active. Colonne sélectionné Ligne sélectionnée Pour sélectionner la feuille de calcul au complet : Cliquez sur le coin supérieur gauche de la feuille (à gauche du «A» et en haut du «1») Toutes les cellules de la feuille deviennent mauves, à l exception de la cellule active, la cellule «A1» CDL Guediawaye & CDL Yeumbeul Page 6 de 6

7 Sélectionnez les cellules «D4» à «F12». Quelle est la cellule active? Sélectionnez la ligne «9» et écrivez «Cellule active» à l aide du clavier Sélectionnez la feuille de calcul au complet, puis pesez sur la touche «Supprime», puis cliquez n importe où sur la feuille de calcul pour ôter la sélection 4.3. Barre de formule La barre de formule est l endroit où est inscrit la valeur de la cellule active. Si la cellule active contient du texte (caractères alphanumériques), ce texte s affiche dans la barre de formule. Si elle contient une formule (nous verrons les formules plus loin), la syntaxe de la formule s affiche dans la barre de formule. Pour entrer des données dans une cellule, il suffit de cliquer une fois sur cette cellule et de taper du texte. Par contre, si la cellule contient déjà de l information, le fait d écrire à nouveau des données dans la cellule remplace les données qui s y trouvaient. Il existe deux façons d ajouter des données dans une cellule qui en contient déjà : Cliquez sur la cellule et cliquez dans la barre de formule, puis modifiez les données comme vous le voulez OU double-cliquez sur la cellule, puis modifiez son contenu (sans utiliser la barre de formule) 5. Mise en forme Excel, au même titre que Word, nous permet d effectuer une mise en forme du texte. On peut choisir une police, une taille, de mettre en gras/italique/souligné et d aligner à gauche/centre/droite. Ces fonctions s appliquent de la même façon qu avec Word, nous ne les reverrons donc pas. Par contre, Excel, ayant une interface différente de celle de Word, offre des fonctions de mise en forme différentes Modification de lignes ou colonnes Avec Excel, on a un contrôle sur l apparence des lignes et colonnes de la feuille de calcul, un peu comme sur celles d un tableau dans Word Taille des lignes ou colonnes Pour modifier la taille d une ligne ou colonne : Placez le curseur de la souris sur l en-tête de la ligne ou colonne, au-dessus de la séparation entre deux lignes ou colonnes ; le curseur se change en une barre horizontale ou verticale accompagnée de deux flèches opposées Cliquez et tenez enfoncé, puis déplacez dans la direction désirée afin de modifier la taille de la ligne ou colonne Astuce : Pour ajuster automatiquement la taille des lignes ou colonnes au texte qu elles contiennent, doublecliquez sur la ligne de séparation Insertion et suppression de lignes ou colonnes Pour insérer une ligne ou colonne : Cliquez avec le bouton de droite de la souris sur l en-tête de la ligne qui se trouvera sous la ligne à insérer ou de la colonne qui se trouvera à droite de celle à insérer Choisissez «Insertion» Pour supprimer une ligne ou colonne : Cliquez avec le bouton de droite de la souris sur l en-tête de la ligne ou colonne à supprimer Choisissez «Supprimer» CDL Guediawaye & CDL Yeumbeul Page 7 de 7

8 Diminuez la taille de la colonne A pour qu elle mesure environ 1cm Ecrivez dans la cellule «A4» les mots «Ajustement automatique», puis dans «B4» le mot «Caché» Double-cliquez sur la ligne de séparation entre la colonne «A» et la colonne «B» 5.2. Mise en forme des cellules Entre autres opérations de mise en forme des cellules, on peut fusionner ou défusionner une ou plusieurs cellules, ajuster l alignement vertical du texte, renvoyer le texte à la ligne automatiquement et appliquer des styles de bordures. Toutes ces opérations, et bien d autres, peuvent s effectuer à partir de la fenêtre «Format de cellule», disponible en cliquant le bouton de droite de la souris sur la cellule ou la sélection de cellules et en choisissant «Format de cellule» à partir du menu contextuel Fusionner/défusionner des cellules Fusionner deux cellules ou plus permet d inclure leur contenu dans une seule cellule. Voici la procédure à suivre pour ce faire : Sélectionnez les 2 cellules ou plus à fusionner Cliquez sur «Fusionner et centrer» ( ) Pour défusionner : Dans la fenêtre «Format de cellule», allez à l onglet «Alignement» et décochez la case «Fusionner les cellules» Alignement vertical Au même titre que l on peut ajuster l alignement horizontal du texte, il est possible d ajuster son alignement vertical : Dans la fenêtre «Format de cellule», allez à l onglet «Alignement» et choisissez l alignement vertical désiré dans la liste déroulante «Vertical» Renvoyer à la ligne automatiquement Pour faire renvoyer à la ligne automatiquement le contenu d une cellule : Dans la fenêtre «Format de cellule», allez à l onglet «Alignement» et cochez «Renvoyer à la ligne automatiquement». Le nombre de lignes dépend de la largeur de la colonne et de la longueur du contenu de la cellule. Astuce : Pour faire manuellement un retour de chariot dans une cellule, il faut appuyer les touches «ALT+Entrée» Bordures Excel permet de définir les bordures de toutes les cellules de façons différentes. L onglet «Bordure» de la fenêtre «Format de cellule» offre tous les outils pour ce faire. Cliquez sur le style de bordure que vous voulez appliquer dans la zone de «Style» Cliquez sur les boutons de bordures pour appliquer le style sélectionné Vous pouvez également cliquer directement sur l aperçu pour ajouter ou enlever des bordures CDL Guediawaye & CDL Yeumbeul Page 8 de 8

9 Sélectionnez les cellules «A1» à «B3» et fusionnez-les. Ecrivez «Message» dans la cellule «A1» et appliquez un alignement vertical «centré» à la cellule. En «B5», écrivez «Renvoi à la ligne», puis appliquez le renvoi à la ligne automatique. Sélectionnez les cellules «B4» et «B5», puis appliquez-leur un contour pointillé Format du texte On entend ici par «Format de texte» les différents types de données que peut prendre le texte dans Excel, par exemple «numérique», «monétaire», «date», etc. Pour modifier le type de données : Toujours avec la fenêtre «Format de cellule» vue plus haut, allez à l onglet «Nombre» Sélectionnez le type que vous voulez appliquer dans la liste «Catégorie» Dans la partie de droite vous pouvez modifier les différents paramètres de type. Si la cellule à laquelle vous changez le type de données contenait déjà du texte, les modifications que vous apportez s affichent dans l encadré «Aperçu» Voici une liste des principaux formats possibles : - Standard : Aucun format spécifique - Nombre : Affichage général des nombres - Monétaire : Affichage de valeurs monétaires générales - Date et heure : Affichage de format de date et/ou heure - Pourcentage : Multiplie la valeur de la cellule par 100 et affiche le résultat avec le symbole «%» Ecrivez «1» dans la cellule «D1», puis changer son format pour «Nombre» avec 3 décimales Sélectionnez la colonne «C» et changé le format pour «Monétaire». Ecrivez 5000 en «C4» Dans la cellule «D4», changer le format pour une «Date» de type «14 mars 1998», puis inscrivez-y «1/12/03» 6. Formules et fonctions 6.1. Formules Dans le logiciel Excel, les formules jouent un grand rôle et couvrent un grand nombre d opérations. L aide du logiciel nous dit «Une formule est une équation qui analyse les données d'une feuille de calcul. Les formules effectuent des opérations mathématiques telles que l'addition, la multiplication ou la comparaison de valeurs de feuilles de calcul. Les formules peuvent faire référence à d'autres cellules de la même feuille de calcul, des cellules d'autres feuilles de calcul du même classeur ou des cellules de feuilles dans d'autres classeurs». Une formule commence toujours par le symbole «=», qui indique à Excel que les caractères qui suivront doivent être interprétés comme une formule. Suivent ensuite les opérandes (référence à des cellules, constantes numériques ou alphanumériques) qui sont séparées par des opérateurs (arithmétiques, logiques). Les formules peuvent également inclure des fonctions prédéfinies dans Excel. CDL Guediawaye & CDL Yeumbeul Page 9 de 9

10 Voici une liste de quelques opérateurs utilisés dans les formules : - «+», «-», «*», «/» : Addition, Soustraction, Multiplication, Division - «=», «>», «<», «>=», «<=», «<>» : Egal à, Supérieur à, Inférieur à, Supérieur ou égal à, Inférieur ou égal à, Différent de - «&» : Opérateur de concaténation (combiner du texte). Ex.: = «enda» & «graf» donne «endagraf» - «:» : Opérateur de plage de cellule Ex.: = A1:C1 inclut les cellules A1, B1 et C1 En «F1», inscrivez «10», et en «F2» écrivez «20». En «F3», inscrivez la formule «=F1+F2» En «G3», inscrivez «=((F2-F1)*10)/(F2+F3)». Combien cela donne-t-il? : Modifiez «F2», pour inscrire «70» ; le total en G3 : En «A6», inscrivez-la formule «=A1&" "&B4» 6.2. Fonctions Les fonctions sont des formules prédéfinies qui effectuent des calculs en utilisant des valeurs particulières appelées arguments, dans un certain ordre. Elles permettent entre autre des opérations financières, de date et heure, de mathématiques et trigonométrie, de statistiques et de logique. Pour insérer une fonction dans une cellule : Cliquez sur l icône «Coller une fonction» ( ) Une fenêtre apparaît, avec à sa gauche la liste des catégories de fonctions et à sa droite la liste des fonctions disponibles pour chaque catégorie Sélectionnez la fonction que vous voulez utiliser, puis cliquez sur le bouton «Ok» Un encadré (appelé Palette de formules) apparaît sous la barre de formule, qui vous guide pour remplir les arguments de la fonction Toutefois, lorsque vous connaissez la syntaxe d une formule, vous pouvez l écrire directement dans la cellule voulue Exemples de fonctions courantes Nous vous présentons ici quelques fonctions couramment utilisées. Sachez qu il existe plus de 200 fonctions et qu elles sont toutes explicitées dans l aide. SOMME : Calcule la somme des nombres dans une plage de cellule Syntaxe : =SOMME(cellule1 ; cellule2 ; ) Ex. : Si les cellules «A2:D2» contiennent 5, 10, 15 et 20 =SOMME(A2 : D2) égale 50 et =SOMME(C2 ; D2) égale 35 Astuce : Pour faire une somme automatique d un groupe de cellule, placez-vous dans une cellule adjacente au groupe dont vous voulez faire la somme, puis cliquez sur l icône «Somme automatique» ( ). PRODUIT : Donne le produit de la multiplication de tous les nombres donnés comme arguments Syntaxe : =PRODUIT(cellule1 ; cellule2 ; ) Ex. : Si les cellules «A1:A3» contiennent 2, 3 et 5 =PRODUIT(A1 : A3) égale 30 et =PRODUIT(A1 ; A2) égale 6 MOYENNE : Renvoie la moyenne des arguments Syntaxe : =MOYENNE(cellule1 ; cellule2 ; ) Ex. : Si les cellules «A1:A4» contiennent 2, 4, 6 et 8 =MOYENNE(A1 : A4) égale 5 LOGIQUE SI : Revoie une valeur si la condition que vous spécifiez est VRAI et une autre valeur si cette valeur est FAUX Syntaxe : =SI(valeur à tester ; résultat si VRAI ; résultat si FAUX) Ex. : Si les cellules «A1» et «B1» contiennent respectivement 10 et 50 =SI(A1>B1 ; «Le 1er est plus grand» ; «Le 2e est plus grand») renvoie «Le 2e est plus grand» CDL Guediawaye & CDL Yeumbeul Page 10 de 10

11 En «F4», insérez la somme des cellules «F1» à «F3» Inscrivez en «F5» la formule «=SI(G3=0;"G3 a un total de 0!!";"G3 n'a pas un total de 0")», remarquez le résultat. Inscrivez «10» dans la cellule «F2» 7. Aide Comme tous les logiciels de Microsoft Office, Excel offre un système d aide pour l utilisateur. Pour y accéder, allez dans le menu «?» et sélectionnez «Aide sur Microsoft Excel» ou appuyez sur «F1». Si le Compagnon Office est activé, il apparaîtra. Inscrivez-y des mots clés sur le sujet que vous désirez rechercher, puis le Compagnon vous guidera à travers l aide. Pour désactiver le Compagnon : - cliquez le bouton de droite sur celui-ci, puis choisissez «Options» - dans la fenêtre qui apparaît, décochez «Utilisez le Compagnon Office» S il n est pas activé, vous serez directement amené au sommaire de l aide du logiciel. De là, vous avez accès aux rubriques d aide, ainsi qu à une fonction de recherche et un index. Astuce : L outil «Qu est-ce que c est?» du menu «?» permet d avoir une aide directe sur un élément d Excel. Pour l utiliser, allez dans le menu «?» et choisissez «Qu est que c est?» (ou appuyez sur «SHIFT+F1») ; le curseur prend la forme suivante. Il ne vous reste qu à cliquer sur l élément sur lequel vous voulez obtenir de l aide. CDL Guediawaye & CDL Yeumbeul Page 11 de 11