Verizon Collaboration Plug-In pour Microsoft Office Communicator Guide de l utilisateur

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1 Verizon Collaboration Plug-In pour Microsoft Office Communicator Guide de l utilisateur Version 2.11 Dernière mise à jour : juillet 2011

2 2011 Verizon. Tous droits réservés. Les noms et logos Verizon et Verizon Business, ainsi que tous les autres noms, logos et slogans identifiant les produits et services de Verizon sont des marques et des marques de service ou des marques et des marques de service déposées de Verizon Trademark Services LLC ou de ses sociétés apparentées aux États- Unis et/ou dans d autres pays. Microsoft, Windows et Windows Vista sont des marques déposées ou des marques commerciales de Microsoft Corporation aux États-Unis et/ou dans d autres pays. Les autres noms de marques et de services appartiennent à leurs propriétaires respectifs.

3 TABLE DES MATIÈRES Introduction PRÉSENTATION CONFIGURATION SYSTÈME REQUISE ÉLÉMENTS REQUIS POUR L INSTALLATION TÉLÉCHARGEMENT DE LA BARRE D OUTILS Lancement de la barre d outils/définition des préférences GÉNÉRAL CONFÉRENCE Profil Actualiser les réunions Afficher les réunions Copier dans le Presse-papiers Format des données du Presse-papiers pour les réunions Web Format des données du Presse-papiers pour les réunions audio Utilisation du plug-in Conferencing DÉMARRER UNE CONFÉRENCE Inviter des participants Envoyer un courrier électronique d invitation aux contacts hors ligne DÉMARRER UNE CONFÉRENCE À PARTIR DU CHAT AVERTISSEMENT DE NOTIFICATION VERSION DU PLUG-IN/RECHERCHER LES MISES À JOUR JOURNALISATION DE L APPLICATION

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5 INTRODUCTION 21 Présentation L intégration de Verizon Business Conferencing avec le client Microsoft Office Communicator, qui utilise les fonctions d extensibilité fournies par Microsoft, vous permet de démarrer et d envoyer des invitations pour une audioconférence ou une conférence Web directement depuis Office Communicator. Vous pouvez gérer un ou plusieurs abonnements à des conférences et importer ou ajouter manuellement les détails relatifs à vos audioconférences et vos conférences Web dans le plug-in, en utilisant vos informations d identification de connexion «Gestion de mes réunions». Démarrez des réunions et envoyez des invitations à des réunions depuis la fenêtre principale ou directement à partir d une session de chat. Avec l une ou l autre méthode, vous pouvez envoyer une invitation à une réunion contenant les détails sur l audioconférence ou la conférence Web, ainsi qu un lien sur lequel les invités peuvent cliquer pour rejoindre la réunion. Une fois en conférence, vous avez accès aux fonctions de contrôle d appel d audioconférence Verizon, soit en utilisant les touches du clavier du téléphone, soit en ligne, via votre outil de type Web de gestion des appels Instant Meeting Web Moderator. Configuration système requise Les versions de Microsoft Office Communicator 2007 R1 et R2 sont prises en charge sur les plates-formes suivantes : Microsoft Windows XP Microsoft Windows Vista Microsoft Windows 7 1-1

6 Introduction Éléments requis pour l installation Microsoft Office Communicator 2007 ou version supérieure (2007 R1 ou 2007 R2) Pour 2007 R2, seule la version ou supérieure est prise en charge. Vous pouvez télécharger le dernier correctif à l adresse : 4c6a-48bb-a06a-d99c d NET framework 3.5 URL de téléchargement : details.aspx?familyid=333325fd-ae52-4e35-b d977d32a6&displaylang=en 1-2

7 Introduction Téléchargement de la barre d outils 1. Accédez au site verizonbusiness. com. Le site Conférence s ouvre dans une fenêtre du navigateur. 2. Cliquez sur Outils phares dans le menu de gauche. Le menu se développe. 3. Cliquez sur Plug-ins Verizon Collaboration. L écran de téléchargement des plug-ins Verizon Collaboration apparaît à droite. Figure 1-1 : Plug-ins Verizon Collaboration 4. Cliquez sur Télécharger maintenant en regard de Microsoft Office Communicator. L écran Identifiant de l organisateur s affiche. 1-3

8 Introduction Figure 1-2 : Identifiant de l organisateur 5. Entrez votre identifiant de connexion et votre mot de passe. 6. Cliquez sur Connexion. L écran de la politique de sécurité s affiche. 7. Cliquez sur Continuer. L écran Télécharger le plug-in Verizon Collaboration pour Microsoft Office Communicator 2007 s affiche. Remarque : Vous pouvez aussi télécharger le plug-in après la connexion en sélectionnant Outils phares Plug-ins Verizon Collaboration en haut de l écran. 1-4

9 Introduction Figure 1-3 : Informations de profil 8. Entrez vos informations de profil. 9. Lisez la politique de confidentialité et confirmez votre adhésion à ses clauses. 10. Cliquez sur Continuer. L écran Configuration système requise s affiche. 11. Prenez connaissance des conditions générales. 12. Cliquez sur Télécharger. 13. Suivez les instructions à l écran pour installer la barre d outils. 1-5

10 Introduction 1-6

11 LANCEMENT DE LA BARRE D OUTILS/ DÉFINITION DES PRÉFÉRENCES 22 La première fois que vous lancez Office Communicator, vous devez définir vos préférences Verizon Conferencing. 1. Accédez à Démarrer Tous les programmes Microsoft Office Communicator. Microsoft Office Communicator est lancé. Figure 2-1 : Office Communicator 2. Cliquez sur l icône (Préférences) au bas de l écran Office Communicator. L écran Options Verizon Conferencing s affiche. 2-1

12 Lancement de la barre d outils/définition des préférences Général Figure 2-2 : Options Verizon Conferencing -Général 1. Entrez votre identifiant utilisateur et votre mot de passe de conférence. 2. Cochez la case Enregistrer le mot de passe si vous ne souhaitez pas avoir à saisir le mot de passe à chaque connexion. 3. Sélectionnez la langue que vous utiliserez. Par défaut, la langue est l anglais. 4. Cochez la case Activer la journalisation si vous souhaitez conserver un journal de débogage/ d erreurs. 5. Cochez la case Activer la mise à jour automatique pour recevoir automatiquement les mises à jour. 6. Lisez la politique de confidentialité. 7. Cochez J ai lu les informations et j accepte de participer à la conférence. 2-2

13 Lancement de la barre d outils/définition des préférences Conférence 1. Cliquez sur Conférence dans le menu à gauche. L option Profil est mise en évidence. Profil Figure 2-3 : Options Verizon Conferencing Profil de conférence 2. Entrez le prénom et le nom que vous souhaitez voir s afficher dans les conférences. 3. Cochez Lancement automatique de Web Moderator au démarrage de l audioconférence, le cas échéant. 4. Entrez les numéros de téléphone de conférence que vous souhaitez que les participants utilisent pour appeler. Cela est utile si vous devez fournir un numéro gratuit aux participants aux États-Unis, ainsi qu un numéro pour les participants à l étranger. 2-3

14 Lancement de la barre d outils/définition des préférences Actualiser les réunions 1. Cliquez sur Réunions dans le menu à gauche. Figure 2-4 : Actualiser les réunions 2. Cliquez sur Actualiser les réunions en haut de l écran pour actualiser toutes les réunions du site Web My Meetings. Une confirmation s affiche lorsque toutes vos réunions sont actualisées. 2-4

15 Lancement de la barre d outils/définition des préférences 3. Cliquez sur OK. Figure 2-5 : Actualiser les réunions 4. Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer vos préférences. 2-5

16 Lancement de la barre d outils/définition des préférences Afficher les réunions 1. Cliquez sur en regard d une réunion pour en afficher les détails. L écran Détails de la réunion s affiche. Figure 2-6 : Détails de la réunion (Audio) Figure 2-7 : Détails de la réunion (Conférence Web) 2-6

17 Copier dans le Presse-papiers Lancement de la barre d outils/définition des préférences 1. Cliquez sur Copier dans le Presse-papiers dans l écran Détails de la réunion (détails de l audioconférence ou de la conférence Web). La fenêtre contextuelle Copier dans le Presse-papiers s affiche. 2. Cliquez sur OK. Figure 2-8 : Copier dans le Presse-papiers Format des données du Presse-papiers pour les réunions Web Format des données du Presse-papiers pour les réunions audio 2-7

18 Lancement de la barre d outils/définition des préférences 2-8

19 UTILISATION DU PLUG-IN CONFERENCING 23 Démarrer une conférence Figure 3-1 :Office Communicator Faites glisser les contacts sur l icône la conférence. et cliquez dessus pour lancer la fenêtre Démarrer Cliquez avec le bouton droit sur un contact et sélectionnez Verizon Démarrer la conférence pour ouvrir la fenêtre Démarrer la conférence. 1. Démarrez une conférence et invitez des contacts en utilisant l une des méthodes suivantes : Cliquez sur en bas de votre écran Communicator pour ouvrir la fenêtre Démarrer la conférence. Vous pouvez alors glisser-déposer les contacts. -OU- -OU- -OU- Sélectionnez Verizon Inviter à la conférence dans le menu Outils. 3-1

20 Utilisation du plug-in Conferencing Figure 3-2 :Démarrer la conférence 2. Cliquez sur + (ajouter) en regard de la liste déroulante de numéros Appelez-moi au numéro de téléphone suivant pour ajouter un nouveau numéro auquel vous appeler. La fenêtre contextuelle Ajouter un numéro Appelez-moi s affiche. Figure 3-3 :Ajouter un numéro Appelez-moi 3-2

21 Utilisation du plug-in Conferencing 3. Sélectionnez le pays, le cas échéant. 4. Entrez le numéro de téléphone auquel vous appeler dans le champ Numéro de téléphone. La fenêtre contextuelle Ajouter un numéro Appelez-moi est fermée. 5. Cliquez sur Ajouter. 6. Cliquez sur Démarrer la conférence. La fenêtre contextuelle Entrée dans la réunion s affiche. Figure 3-4 :Entrée dans la réunion 7. Patientez pendant l entrée dans la réunion. La fenêtre contextuelle Lier à l audio s affiche. 3-3

22 Utilisation du plug-in Conferencing Figure 3-5 :Détails de la conférence Instant Meeting Une fois que vous êtes entré dans la réunion, une autre fenêtre s affiche, proposant un lien pour rejoindre l audioconférence. Elle fournit également les détails de la conférence Instant Meeting. Vous pouvez accepter ou refuser la réunion. L organisateur est prévenu en cas de refus d une réunion. 8. Cliquez sur le lien concernant la partie audio pour faire sonner votre téléphone. 9. Cliquez sur Oui pour lancer Web Moderator. 3-4

23 Utilisation du plug-in Conferencing Inviter des participants 1. Cliquez avec le bouton droit sur un contact et sélectionnez Verizon Inviter un participant. L écran Inviter un participant s affiche. Figure 3-6 :Inviter des participants 2. Spécifiez vos options d audioconférence et/ou de conférence Web dans la section Options de la conférence Instant Meeting. 3. Les invités sont répertoriés au bas de l écran. Sélectionnez un invité et cliquez sur Supprimer, le cas échéant. 4. Reprenez les étapes 1 à 3 pour inviter d autres participants. 5. Cliquez sur Inviter. 3-5

24 Utilisation du plug-in Conferencing Envoyer un courrier électronique d invitation aux contacts hors ligne Les contacts hors ligne ne recevront pas d invitation par messagerie instantanée. Vous êtes invité à indiquer si vous souhaitez envoyer une invitation par courrier électronique aux contacts hors ligne si vous les sélectionnez/les glissez-déposez dans les fenêtres Démarrer la conférence ou Inviter un participant. Figure 3-7 :Envoyer un courrier électronique aux contacts hors ligne 6. Cliquez sur OK pour confirmer que vous souhaitez envoyer un courrier électronique aux contacts hors ligne qui ont été ajoutés à l invitation. Votre client de messagerie est lancé. 3-6

25 Utilisation du plug-in Conferencing Figure 3-8 :Notification par courrier électronique 7. Cliquez sur Envoyer. 3-7

26 Utilisation du plug-in Conferencing Démarrer une conférence à partir du chat Vous pouvez démarrer une conférence ou inviter des contacts à partir d une session de chat. Utilisez l une des options suivantes : Lorsque vous êtes dans une session de chat, sélectionnez Actions Verizon Démarrer une conférence avec tous les contacts du chat. Lorsque vous êtes dans une session de chat, sélectionnez Actions Verizon Inviter tous les participants au chat. -OU- -OU- Cliquez avec le bouton droit sur un contact et sélectionnez Verizon Démarrer une conférence avec les contacts sélectionnés. -OU- Cliquez avec le bouton droit sur un contact et sélectionnez Verizon Démarrer une conférence avec tous les contacts du chat. -OU- Cliquez avec le bouton droit sur un contact et sélectionnez Verizon Inviter les participants sélectionnés. -OU- Cliquez avec le bouton droit sur un contact et sélectionnez Verizon Inviter tous les participants au chat. 3-8

27 Utilisation du plug-in Conferencing Avertissement de notification Le participant (invité) reçoit un avertissement de notification (fenêtre contextuelle de notification) en même temps qu un message instantané lorsqu il reçoit une invitation à une conférence. Il peut accepter ou refuser la réunion à partir de l avertissement de notification. Pour les audioconférences, vous pouvez sélectionner ou entrer le numéro de téléphone sur lequel vous souhaitez recevoir un appel sortant. Les avertissements de notification ne sont affichés que pour les utilisateurs de Microsoft Office Communicator qui disposent du plug-in installé. Les autres utilisateurs ne reçoivent l invitation que par messagerie instantanée. Figure 3-9 :Avertissement de notification/messagerie instantanée 3-9

28 Utilisation du plug-in Conferencing Version du plug-in/rechercher les mises à jour Version du plug-inaccédez à Préférences À propos de pour afficher la version du plug-in Verizon Collaboration pour Microsoft Office Communicator. Recherche des mises à jour (manuelle) : Accédez à Préférences À propos de. Sélectionnez Rechercher les mises à jour. Recherche des mises à jour (automatique) : Accédez à Préférences Général pour activer cette option. La vérification automatique est effectuée chaque fois que vous vous connectez à Microsoft Office Communicator et vous recevez une alerte si des mises à jour sont disponibles. Suivez les instructions à l écran pour télécharger et installer la version mise à jour. 3-10

29 Utilisation du plug-in Conferencing Journalisation de l application Emplacement : Le fichier journal est créé aux emplacements suivants : Microsoft Windows XP : %appdata%/verizon/ucctoolbars/logs/ Microsoft Windows Vista /Windows 7 : %appdata%/users/<nom d utilisateur>/appdata/ Roaming/Verizon/UCCToolbars/logs/ Modes : «Activer la journalisation» désactivé : le journaliseur écrit uniquement les erreurs/ avertissements. «Activer la journalisation» activé : outre les erreurs et les avertissements, le journaliseur écrit des informations/étapes détaillées pour le débogage. Fichiers journaux/permanents : Un nouveau fichier journal est créé chaque jour. Le nom de fichier indique la date et se termine par -0. D autres fichiers journaux sont créés pour le même jour (-1, -2, etc. ) uniquement si le fichier est utilisé à ce moment par une autre instance de l application en cours d exécution. 3-11

30 Utilisation du plug-in Conferencing 3-12

31 INDEX A Avertissement de notification C Configuration système requise D Démarrer une conférence Chat E Éléments requis pour l'installation F Format des données du Presse-papiers pour les réunions audio Format des données du Presse-papiers pour les réunions Web P Plug-in Conferencing Préférences Conférence Général Présentation Profil R Réunions Actualiser Afficher Copier dans le Presse-papiers T Télécharger I Introduction Inviter des participants Envoyer un courrier électronique aux contacts hors ligne J Journalisation Journalisation de l'application L Lancer M Mises à jour de version