Refonte du Formulaire Statistique - Guide d utilisation pour Organismes -
Sommaire 1. Nouveautés conviviales du Formulaire statistique en ligne de CADAC 1.1 Rationalisation des données selon le type d activités. 3 1.2 Sélection des activités.. 4 1.3 Affichage et édition des sections sélectionnées.. 4 1.4 Explication de la ligne. 5 1.5 Ajout de détails 5 1.6 Enregistrement et soumission.. 6 1.7 Impression.. 6 2. Vérification automatique des données au moment de soumettre le formulaire 2.1 Voulez-vous soumettre ces données, malgré les divergences relevées? 7 2.2 Le rapport de validation statistique.. 8 Annexe : correspondance entre les lignes... 11 2
CADAC apporte d importantes modifications au Formulaire statistique avec corrélation et validation de données correspondantes La présente refonte du Formulaire statistique résulte d une collaboration entre le CADAC et vos agences de soutien aux arts. Ces améliorations, apportées en réponse aux commentaires des organismes artistiques recueillis dans le cadre du sondage de 2010, ainsi que ceux des utilisateurs au sein de ces agences, ont pour objet de rendre le formulaire statistique plus convivial. De plus, il est destiné à abréger l'affichage des lignes pour une expérience plus rapide et plus efficace, et à améliorer l exactitude des données avec la vérification automatique de données inscrites sur des lignes correspondantes du formulaire (vous trouverez en annexe une explication de la correspondance entre certaines lignes dans le formulaire statistique CADAC). La refonte du Formulaire statistique n a aucune incidence sur les données déjà entrées dans le système et, par conséquent, votre organisme n aura pas à modifier ou à réinscrire des données qu il a déjà entrées 1 1. Nouveautés conviviales du Formulaire statistique en ligne de CADAC 1.1 Rationalisation des données selon le type d activités : Lorsque vous cliquez sur le bouton «Nouveau» ou «Éditer» (FIGURE 1), vous serez invité (FIGURE 2) à sélectionner différentes sections du Formulaire statistique, selon les différents types d activités auxquels s adonne votre organisme. FIGURE 1 1 Utilisation du format Excel pour téléverser vos données Veuillez noter que, pour mettre en œuvre ces améliorations au formulaire statistique et éviter tout conflit futur entre les différentes versions d Excel, il a fallu éliminer l utilisation d Excel pour téléverser les données. Les utilisateurs pourront remplir le formulaire dans le format en ligne seulement. Cependant, votre organisme pourra toujours télécharger une version Excel du formulaire pour l imprimer. 3
1.2 Sélection des activités : Le Formulaire statistique est structuré selon les différents types d activités. Sélectionnez les sections du Formulaire dans lesquelles vous voulez entrer des données (FIGURE 2); celles-ci devraient refléter les activités artistiques de votre organisme. *Veuillez noter que la section intitulée Artistes, employés et bénévoles est sélectionnée par défaut, parce que tous les organismes doivent remplir cette section du formulaire, peu importe le type d activités auquel ils s adonnent. Vous ne pouvez pas «désélectionner» cette section du formulaire. FIGURE 2 Le système se souviendra également de la sélection la plus récente des activités et restera sélectionné dans la fenêtre pop-up lorsque le bouton Éditer est sélectionné. Les sections supplémentaires peuvent être choisies à ce moment-là. 1.3 Affichage et édition des sections sélectionnées : À la suite des changements apportés au formulaire en ligne, vous pouvez limiter votre sélection aux sections du formulaire que vous remplissez habituellement, selon le type d activités auquel votre organisme s adonne (FIGURE 2). Par conséquent, le nombre de lignes affichées dans le nouveau format sera réduit, par rapport au nombre de lignes qui s affichaient précédemment lorsque vous remplissiez le formulaire. Ainsi, vous pourrez inscrire et éditer vos données plus rapidement et avec plus d efficacité. Veuillez noter que si vous omettez de sélectionner une section de données ou plus à l étape 2, vous pouvez toujours les voir et les remplir en cliquant sur le symbole «+» (FIGURE 3). FIGURE 3 4
1.4 Explication de la ligne : En réponse aux demandes d utilisateurs des organismes et agences de soutien, nous avons modifié le système afin d y permettre l ajout facultatif, par l utilisateur, d une note explicative à chacune des lignes numérotées. Cette fonction peut être utilisée pour clarifier les variations inhabituelles dans les données ou pour aider à souligner une activité particulière. Pour ajouter une note à une ligne numérotée, sélectionnez l icône (FIGURE 4) de la note qui correspond à la ligne en question. Chaque numéro de ligne doit être sélectionné individuellement. FIGURE 4 1.5 Ajout de détails : Entrez les détails explicatifs à l année ou aux années correspondantes (FIGURE 5) et cliquez sur OK. FIGURE 5 5
La ou les notes correspondantes s afficheront au bas du formulaire (FIGURE 6). FIGURE 6 1.6 Enregistrement et soumission : Une fois le Formulaire statistique et les détails des différentes lignes sont remplis à votre satisfaction, vous pouvez enregistrer et soumettre vos données. Veuillez enregistrer régulièrement votre travail en travaillant sur votre formulaire. Étape 1 : Cliquer sur Enregistrer Étape 2 : Cliquer sur Soumettre FIGURE 7 FIGURE 7 1.7 Impression : Sélectionnez le bouton «Imprimer» (FIGURE 8) et, par défaut, le système imprime les formulaires de quatre années en format PDF, incluant tous les détails des lignes, d après les activités sélectionnées (FIGURE 2) auxquelles s adonne votre organisme. Nota : Le système imprimera les sections sélectionnées et les lignes ayant une valeur supérieure à "0". Si cela n est pas souhaité, l'utilisateur doit inscrire «0» à ces lignes. Comme auparavant, les utilisateurs pourront imprimer un rapport Excel de toutes les lignes. FIGURE 8 6
2. Vérification automatique des données au moment de soumettre le formulaire 2.1 Voulez-vous soumettre ces données, malgré les divergences relevées? Au moment de soumettre votre formulaire (voir section 1.6, FIGURE 7) le système vérifie automatiquement si toutes les lignes correspondantes ont été remplies. Par exemple, si vous remplissez la ligne Nombre de représentations publiques et de lectures produites par votre organisme et présentées dans votre ville, municipalité ou réserve sans remplir la ligne correspondante Fréquentation à des représentations publiques et des lectures produites par votre organisme et présentées dans votre ville, municipalité ou réserve, le système affichera un message offrant différentes options, comme de modifier vos données ou d y ajouter des notes explicatives. Lorsque le système relève des divergences, un message s affiche. Les lignes en question sont précisées et le système vous offre trois options quant à la présentation des données, malgré les divergences relevées. (VOIR LA FIGURE 9) 1. Oui, je comprends que je devrai corriger le formulaire plus tard. 2. Oui, j ai fourni les détails ou explications pour justifier ces écarts. 3. Non, je vais les corriger immédiatement ou ajouter les détails ou explications. FIGURE 9 Sélectionnez la mesure voulue et cliquez sur Suivant. 7
Sélection de l option 1 (Oui, je comprends que je devrai corriger le formulaire plus tard) Si vous sélectionnez l option 1 : a) le formulaire sera soumis; b) un rapport de validation (consulter la Partie 2.2 pour plus d information sur le rapport de validation) en format Excel sera produit automatiquement et annexé au formulaire de l année en question. Le rapport pourra être lu par votre organisme, ainsi que l'agent de programme ou consultant de votre agence de soutien aux arts, et l analyste de données financières de CADAC (peut être téléchargé), et; c) votre organisme recevra un rappel automatique de correction du formulaire 15 jours après le téléversement du rapport, puis à tous les 30 jours. Les rappels s arrêteront automatiquement lorsque vous aurez corrigé les divergences et soumis à nouveau le formulaire. Sélection de l option 2 (Oui, j ai fourni les détails ou explications pour justifier ces écarts.) Si vous sélectionnez l option 2 : a) le formulaire sera soumis; b) un rapport de validation en format Excel sera produit automatiquement et annexé au formulaire de l année en question. Le rapport pourra être lu par votre organisme, ainsi que l'agent de programme ou consultant de votre agence de soutien aux arts, et l analyste de données financières de CADAC (peut être téléchargé), et; c) votre agent de programme ou consultant établira si les explications ou détails que vous aurez fournis relativement aux lignes en question expliquent les écarts à leur satisfaction. Nous vous recommandons fortement de communiquer avec l'agent de programme ou consultant pour confirmer que vos explications seront acceptées. Sélection de l option 3 (Non, je vais corriger immédiatement ou ajouter les détails ou explications.) Si vous sélectionnez l option 3 : a) le formulaire ne sera pas soumis, et; b) vous serez redirigés au formulaire statistique, où vous pourrez ajouter les renseignements nécessaires (les écarts seront surlignés en jaune) avant de soumettre le formulaire. Vous voudrez peut-être voir le rapport de validation que vous pouvez afficher en cliquant sur le lien au haut du formulaire statistique (VOIR LA FIGURE 11). Lorsque vous aurez terminé l entrée des renseignements supplémentaire, cliquez à nouveau sur le bouton «Soumettre». À cette étape du processus, la fenêtre contextuelle s affichera à nouveau et vous aurez le choix de confirmer que vous avez mis à jour l information à votre satisfaction en sélectionnant l option 2 : «Oui, j ai fourni les détails ou explications pour justifier ces écarts.» 2.2 Le rapport de validation statistique Comme il a été précisé à la partie 2.1, lorsque le rapport statistique soumis comporte des divergences, un rapport de validation est produit. Le rapport peut être lu par les utilisateurs qui ont accès à votre dossier CADAC; il contient une liste de toutes les lignes comportant des divergences, ainsi que les valeurs et les détails ou explications enregistrés. 8
Accès au rapport de validation statistique 1) Pour télécharger le rapport à partir de votre page de «Formulaires financiers et statistiques», vous n avez qu à cliquer sur l icône bleue à la droite de l année correspondante (FIGURE 10). FIGURE 10 2) Vous pouvez aussi télécharger le rapport de validation pendant que vous travaillez vos données. Il suffit de cliquer sur le lien au haut de la fenêtre du formulaire statistique (FIGURE 11). FIGURE 11 9
Quels avantages ces améliorations offrent-elles à mon organisme et aux arts au Canada dans l ensemble? Grâce à ces récentes améliorations au formulaire statistique CADAC, il vous sera plus facile de présenter à votre agence de soutien un portrait plus complet et exact de vos données statistiques. Avec la réduction des divergences dans les rapports statistiques soumis, votre agent de programme ou consultant devrait être en mesure de traiter votre demande de subventions plus rapidement. Les améliorations devraient aussi permettre de produire des données de qualité supérieure, ce qui offre à votre organisme l occasion d accroître l exactitude de ses données statistiques, ainsi que la qualité de son analyse et de ses prévisions des tendances. Ces améliorations permettront aussi à vos agences de soutien aux arts d avoir davantage une meilleure compréhension des comportements des organismes et des mécènes dans le domaine des arts au Canada. Questions? Pour obtenir plus d information sur le Formulaire statistique en ligne, téléphonez-nous au 1-866-249-0296. Nota : Pour une performance maximale du Formulaire statistique en ligne, les utilisateurs d'internet Explorateur doivent sélectionner «Paramètres d affichage de compatibilité» dans le menu «Page» situé sur la barre, ou cliquez sur l'icône située à côté de la barre d'adresse. 10
Annexe : correspondance entre les lignes Le CADAC a relevé plusieurs ensembles de lignes liées entre elles dans le formulaire statistique; elles sont présentées dans le tableau ci-dessous. Les lignes portent sur des renseignements étroitement liés. Par exemple, si vous entrez un nombre à la ligne 1110 Nombre de représentations publiques et de lectures produites par votre organisme et présentées dans votre ville, municipalité ou réserve, nous voulons aussi savoir le nombre de personnes qui ont assisté à ces représentations. Par conséquent, lorsque vous soumettez votre formulaire, le système vérifiera que vous avez aussi entré un nombre à la ligne 1510 Fréquentation à des représentations publiques et des lectures produites par votre organisme et présentées dans votre ville, municipalité ou réserve (et vice-versa). Correspondances à sens unique : 11
Correspondances bidirectionnelles : 12
Correspondances bidirectionnelles (suite) : 13
Correspondances bidirectionnelles (suite) : 14