GUIDE D UTILISATION INTERNET POUR LE PERSONNEL ADMINISTRATIF COURRIER ÉLECTRONIQUE INSERTION D UNE SIGNATURE AUTOMATIQUE À VOS MESSAGES ÉLECTRONIQUES Document préparé par Jimmy Beattie, technicien informatique, Commission scolaire des Laurentides, novembre 2000
1. INTRODUCTION Ce guide vous enseigne comment configurer votre logiciel de messagerie électronique Netscape Messenger pour qu il insère automatiquement vos coordonnées au bas de chacun de vos messages lors de la préparation d un envoi de courriel. Avec ce guide, vous n aurez plus besoin d inscrire chaque fois votre nom et les autres informations pour vous joindre au bas de vos messages électroniques. Vous pouvez automatiser cette opération et vous assurez que vous utilisez toujours le même format tout en évitant les erreurs de frappes. Au fil des semaines, vous découvrirez comment cet outil peut vous faire gagner du temps précieux lorsque vous utilisez fréquemment la messagerie électronique. Vous éviterez ainsi de réinscrire les mêmes informations répétitives au bas de chacun de vos messages. 2. CONFIGURATION Pour automatiser l insertion de vos coordonnées (appelons cela : votre signature), nous aurons recours à deux applications différentes, soit le BLOC- NOTES (pour créer votre fichier contenant votre signature), puis votre logiciel habituel de messagerie électronique Netscape Messenger (pour lui indiquer où se situe votre fichier signature). 3. BLOC-NOTES 3.1 Création du fichier SIGNATURE.TXT Le fichier contenant votre signature ne peut pas être produit à l aide d un traitement de texte ordinaire, car il ne doit pas contenir de codes spéciaux pour la police de caractères ou autres fonctions similaires. Nous allons plutôt utiliser un outil très simple qui s appelle BLOC-NOTES afin de créer votre fichier SIGNATURE.TXT. C est dans ce fichier que vous allez inscrire votre nom, le nom de votre service ou unité ou simplement le nom de l école ou le centre où vous travaillez. La page suivante vous indique le parcours que vous devez faire à travers le menu DÉMARRER de Windows. Il est possible que le menu présenté ici diffère de celui de votre ordinateur, mais le chemin sera sensiblement le même
3.2 Démarrez le logiciel BLOC-NOTES à partir du menu DÉMARRER de Windows : Il est possible que le menu présenté ici diffère de celui de votre ordinateur, mais le chemin sera sensiblement le même, soit : Démarrer, Programmes, Accessoires, Bloc-Notes
3.3 Édition de votre signature personnalisée C est ici que vous devez inscrire les coordonnées qui seront ajoutées au bas de chacun de vos messages électroniques. Mentionnez tous les renseignements pertinents que vous désirez voir apparaître au bas de tous vos messages éventuellement. Remarquez que ma signature débute avec un trait allongé à la première ligne, simplement pour améliorer l aspect visuel et bien séparer mon message électronique de ma signature lorsque cette dernière sera ajoutée au message plus tard dans votre logiciel de messagerie électronique. 3.4 Sauvegarde du fichier SIGNATURE.TXT sur votre ordinateur À l aide du menu principal du BLOC-NOTES, utilisez Fichier, Enregistrer. Notre document est actuellement sans titre, mais vous allez maintenant lui assigner un nom de fichier et l enregistrer sur le disque rigide de votre ordinateur.
3.5 Nommez le fichier SIGNATURE.TXT Vous devez maintenant enregistrer votre document texte dans un dossier. Nous vous suggérons de le déposer dans le dossier C:\USAGER Vous n avez qu à naviguer dans vos dossiers puis trouver celui qui se nomme USAGER. N oubliez pas de donner un nom à votre document. Remplacez le nom «Sans titre» par le nom «Signature» et puisqu il s agit d un document texte, il prendra automatiquement le suffixe «.TXT» sur votre ordinateur. Le nom réel sera en fait : «SIGNATURE.TXT» Il est très important maintenant de mémoriser l endroit où vous avez enregistré le document SIGNATURE. Si vous avez respecté ce guide, votre document SIGNATURE.TXT est enregistré dans le dossier C:\USAGER Nous avons maintenant terminé le travail à l aide du logiciel BLOC-NOTES. Quittez ce module en utilisant le menu FICHIER, QUITTER.
4. CONFIGURATION DE LA MESSAGERIE ÉLECTRONIQUE 4.1 Modifier les paramètres pour introduire votre signature Nous allons maintenant utiliser le logiciel de messagerie électronique Netscape Messenger pour lui indiquer qu il doit dorénavant introduire automatiquement votre signature au bas de vos messages. Au menu principal de Netscape Navigator, sélectionnez Édition, Préférences Par la suite, cliquez sur le + près de l option «Identité» et inscrivez l endroit et le nom où se situe le fichier de signature. Vous pouvez également parcourir vos dossiers à l aide du bouton «Choisir»
5. VÉRIFIEZ VOTRE SIGNATURE 5.1 Envoyez-vous un message électronique à vous-même et constatez si tout fonctionne bien Maintenant que vous avez défini tous les paramètres pour inclure automatiquement votre fichier signature au bas de vos messages, nous vous invitons à faire un essais en vous envoyant un courriel à vous-même Utilisez votre logiciel de courrier électronique et appuyez sur le bouton NOUVEAU MESSAGE. La fenêtre d édition devrait ressembler à celle présentée ci-après Si tout fonctionne bien, vous constaterez que le contenu de votre fichier SIGNATURE.TXT a été introduit automatiquement dans votre message. Vous pouvez maintenant écrire votre message habituel au-dessus de votre «signature» et comme vous pouvez le constater, cette fois-ci, vous n aurez pas à fournir toutes vos coordonnées, car elles ont été introduites automatiquement. Vous pouvez aussi modifier le texte suggéré par défaut pour la signature au sein de ce message. Néanmoins, si vous désirez apporter un changement définitif au contenu de votre signature, vous allez devoir réutiliser le logiciel BLOC-NOTES de manière similaire aux opérations décrites au début de ce guide, mais cette fois-ci vous seriez obligé de récupérer (Ouvrir) un fichier existant nommé SIGNATURE.TXT situé dans le dossier C:\USAGER Commission scolaire des Laurentides 2000