MANEL Q3 FACTRES STANDARD, ADVANCED, PROFI Version de programme dès 2013, dès Windows 98, NT, 2000, XP, Vista, 7, 8 ou plus élevée Version du manuel 09.2012 Ce manuel ne peut pas être polycopié ou reproduit dans aucune forme en extrait ou complètement sans l autorisation de Q3 Software SA. Microsoft Outlook, Microsoft Word, Microsoft Excel et Windows sont marques déposées enregistrées de la corporation Microsoft. Q3 Paiements, Q3 Comptabilité, Q3 Factures, Q3 Factures, Q3 Ménage, Q3 Association, Q3 Adresse sont marques de Q3 Software SA. Toutes les autres marques sont propriété de leurs respectif Titulaire de la marque. Tous les noms utilisé dans les exemples des produits, procédures, personnes ou événements sont inventé librement. Tous les ressemblances avec des entreprises, organisations, produits, noms ou événements sont absolument accidentels. 2006-2013 by Q3 Software AG, tous les droits réservés.
SOMMAIRE Introduction 4 Au sujet de Q3 Factures... 4 Au sujet de ce manuel... 4 Concept d utilisation... 6 L écran de base... 6 La barre de menus... 6 La barre des symboles... 7 La fenêtre de travail... 7 La fenêtre de dialogue... 8 Installation 9 Installer Q3 Factures... 9 Premier lancement du logiciel... 9 Attribution de la licence... 9 Protection d investition... 10 Déinstaller Q3 Factures... 10 Concept D utilisation 12 Déroulement... 12 Taxe sur la valeur ajoutée... 13 Fichier d adresses... 13 Fichier d articles... 13 Ordre... 14 Offre... 14 Factures... 15 Quittances... 15 Rappels... 15 Paiements / Remboursements... 15 Formulaires... 16 Ordres standard... 16 Journal de mouvements... 16 Points en suspens... 18 Billets de notes... 18 Délais... 18 Associations et coopératives... 18 Cours de base 20 Qui est la société Probex?... 20 Leçon 1 Aide online... 20 Leçon 2 Préparation... 21 Leçon 3 Adresses... 22 Leçon 4 Expérimenté... 29 Leçon 5 Fichier d articles advanced / profi... 29 Leçon 6 Saisir une facture... 30 Leçon 7 Taxe sur la valeur ajoutée advanced / profi... 34 Manuel Q3 Factures 2
Leçon 8 Lettre circulaire (publipostage)... 35 Leçon 9 Saisir une offre advanced / profi... 37 Leçon 10 Rappels... 40 Leçon 11 Entrée de paiement... 41 Leçon 12 Contrôle à l aide du journal de mouvements... 42 Leçon 13 Ordre standard profi... 43 Leçon 14 Décompte TVA advanced / profi... 46 Leçon 15 Sauvegarder des données... 48 Appendice 49 Fichiers... 49 Exportation de données... 49 Formulaires... 50 Caractères de commande... 51 Q3 Factures advanced... 52 Q3 Factures profi... 53 Abréviations par touches de clavier... 54 Tableau des touches de clavier 55 Manuel Q3 Factures 3
INTRODCTION Au sujet de Q3 Factures Les logiciels de la maison Q3 Software SA se réjouissent d une longue tradition. Plus de 10'000 clients se sont décidés pour un logiciel Q3 Factures dans les dix ans passés. Pourquoi? ne qualité extraordinaire, une utilisation simple et bien structurée et une adaptation optimale sur les besoins de la Suisse cela sont des propriétés qui convainquent dans beaucoup de domaines d utilisation. Avec sa version 5, Q3 Software SA présente une nouvelle ligne de ses logiciels Q3 Factures. Les programmes sont une nouvelle fois étonnants par leur structure claire et facile à comprendre, permettant un travail productif et efficace dans les meilleurs délais. Notre gamme comprend trois logiciels, du logiciel de facturation simple pour les utilisateurs privés, associations, coopératives et indépendants jusqu à la gestion d ordres professionnelle pour les entreprises. Si vous travaillez avec Q3 Factures standard, vous n avez n importe quand la possibilité sans perte de données bien entendu de passer à un des niveaux supérieurs Q3 Factures advanced ou Q3 Factures profi (pgrade). advanced / profi Dans l appendice (chapitre 5) vous trouverez un résumé des fonctions supplémentaires de Q3 Factures advanced et de Q3 Factures profi. Au sujet de ce manuel Ce manuel a pour but de vous aider à vous familiariser rapidement avec le logiciel Q3 Factures. ne ample aide online est à votre disposition dans le programme pour les informations de détail. Ce manuel contient en même temps des informations sur Q3 Factures standard, Q3 Factures advanced et Q3 Factures profi. Les fonctions qui sont uniquement disponibles pour Q3 Factures advanced ou Q3 Factures profi, seront marquées avec advanced ou profi. Comment travailler avec ce manuel Ce manuel est structuré en chapitres indépendants les uns des autres. Chapitre 1 Introduction Chapitre 2 Installation Vous êtes en train de la lire Première installation et attribution de la licence Chapitre 3 Concept d utilisation Comment travailler avec Q3 Factures Chapitre 4 Cours de base Faire la connaissance de Q3 Factures avec désinvolture en faisant des exercices Manuel Q3 Factures 4
Chapitre 5 Appendice Aperçu des menus et informations techniques Nous vous conseillons de poursuivre votre lecture par le chapitre 3. Le cours de base du chapitre 4 n est pas nécessaire pour les utilisateurs chevronnés. La simple lecture de ce chapitre suffit souvent, sans procéder aux exercices à l ordinateur. Quelque soit le chapitre que vous lisez: si un point ne semblait pas clair ou un terme restait incompréhensible, cherchez dans l aide online un mot-clef correspondant. Vous trouverez également tout au long du texte des renvois sur l aide online (désignés avec æ ). Conventions utilisées dans ce manuel Plusieurs caractères de polices vous aident à mieux comprendre ce manuel: Les touches que vous devez frapper, sont équipées de leur propre symbole. a signifie p.e. la touche A, la combinaison C+a indique qu il faut maintenir pressée la touche Control, tout en frappant la touche A. Les indications utiles sont désignées avec et insérées entre deux lignes. Les ordres de menu et les boutons de commande sont écrits en écriture italique. Exemple: Fichier+Nouveau, Installation Ok Si une expression contient un +, elle indique sur un ordre de menu. Le nom du menu se trouve à gauche du + et à droite se trouve le point de menu (exemple: Editer+Sauvegarder indique sur le point de menu Sauvegarder dans le menu Editer). Les champs d entrée... sont mis entre '...'. Le texte que vous devez introduire,... est mis entre.... Par ce manuel, nous espérons vous assister de manière optimale dans votre travail avec Q3 Factures. Si vous deviez rencontrer des difficultés ou si vous ne trouviez pas de réponse à un problème ni dans le manuel ni dans l aide online, nous vous serions reconnaissants de nous en informer. Manuel Q3 Factures 5
Concept d utilisation La rapidité d apprentissage d un logiciel et son utilisation efficace dépend dans une large mesure, outre du fonctionnement du programme, de sa conception et de son design. Pour cette raison, nous avons attaché particulièrement d attention à ces deux points. Q3 Factures est un logiciel qui fonctionne sous Windows. Le maniement des éléments d utilisation particuliers (menu, champs d entrée etc.) correspond donc en principe au standard Windows et n est pas expliqué en détail dans ce manuel. L écran de base L écran de base apparaît dès le lancement du programme avec la barre des symboles (petits boutons de commande pour l accès rapide aux fonctions de menu). L écran de base n a pas de fonction ultérieure: vous travaillerez toujours dans les fenêtres de travail et les fenêtres de dialogue. La barre de menus La barre de menus assume la fonction de centrale de commande. Chaque menu a une fonction différente. Les indications suivantes sont valables pour tous les menus: Les menus peuvent être directement ouverts avec la touche A et la lettre soulignée (p.e. A+f pour le menu Fichier). Les points de menu actifs (=disponibles) apparaissent en écriture noire, les points inactifs en écriture grise. De nombreux points de menu peuvent être activés avec les touches du clavier (hotkeys). Les combinaisons des touches apparaissent dans le menu à droite. Dans l appendice de ce manuel vous trouverez un aperçu de tous les menus et hotkeys (commandes du clavier). A ouvre si aucun autre menu n est encore ouvert le menu le plus important de la fenêtre actuelle. tilisez cette fonction si les hotkeys ne vous sont pas encore familières. Le menu fichier sert à l accès à un fichier complet (p.e. journal). Les points de menu Fichier sont le plus souvent liés à la liste dans une fenêtre de travail. Le menu editer... se réfère à des éléments isolés (lots de données) d un même fichier. Vous constaterez très vite que vous utiliserez les fonctions du menu Editer le plus souvent et que vous connaîtrez bientôt les hotkeys correspondantes. Manuel Q3 Factures 6
Le menu detail... ne contient que des fonctions qui se réfèrent à la fenêtre actuellement ouverte (p.e. Detail+Propriétés dans la fenêtre Adresses). Le menu fonction... contient toutes les fonctions principales de Q3 Factures (p.e. adresses, articles). Le menu analyse... contient toutes les analyses de Q3 Factures (p.e. statistique de clients, liste de soldes). Le menu?... mène à l aide online et à l enregistrement. Le menu quick... aide à augmenter l efficacité du travail. Vous l ouvrez avec la touche droite de la souris. Le menu Quick contient les points de menu les plus importants des autres menus. La barre des symboles... facilite l accès à d autres ordres de menu souvent utilisés. Si vous ne connaissez pas la signification d un symbole, vous mettez simplement le curseur sur ce symbole (pas de clic de souris!) ne courte explication apparaît à la position de la souris. La fenêtre de travail sert à l édition de lots de données dans un fichier (p.e. factures dans le journal de mouvements, adresses dans le fichier d adresses). L image suivante vous montre comme exemple la fenêtre de travail Factures, la fenêtre la plus importante de Q3 Factures: Dans la partie supérieure apparaît la liste avec tous les lots de données (factures) momentanément disponibles. Si la liste est active, une barre apparaît sur l élément actuel. Avec les touches du curseur ou avec la souris, vous pouvez vous déplacer dans la liste. La partie inférieure est réservée à des informations de détail sur le lot de données actuellement sélectionné. Cette partie sert également de champ d entrée pour la saisie d un nouveau lot de données ou pour la modification d un lot de données existant. Les menus Fichier, Editer et Détail accompagnent chaque travail dans une fenêtre de travail. Les points de menu actifs diffèrent d une fenêtre de travail à l autre. Manuel Q3 Factures 7
La fenêtre de dialogue... sert à saisir des champs qui peuvent être importants pour la prochaine action ou qui ont un caractère de configuration. L image suivante vous montre l exemple de la fenêtre de dialogue Chercher du menu Fichier: La fenêtre de configuration (premier lancement du programme) est également une fenêtre de dialogue typique. La saisie d un nouveau lot de données ou la modification d un lot de données existant dans une fenêtre de travail est également identique à l utilisation d une fenêtre de dialogue. Nous ne ferons donc aucune différence dans les explications. Deux éléments d utilisation se rencontrent souvent dans les fenêtres de travail et de dialogue: Le choix de champs: Si un champs est marqué à droite par une flèche (vers le haut ou vers le bas), il y a un choix à disposition, ou en cliquant avec la souris, ouvre le choix. Avec E ou en cliquant deux fois avec la souris, vous choisissez la donnée désirée et fermez le choix. Le bouton de commande: un bouton de commande peut être rejoint comme chaque autre champ par la touche T. Le bouton de commande n est pas un champ d entrée, mais un champ d action. Avec E ou en cliquant avec la souris, vous déclenchez l action qui est inscrite sur le bouton. Comme dans le cas de la fenêtre de travail, les menus sont très importants pour les fenêtres de dialogue en premier lieu le menu Editer. Manuel Q3 Factures 8
INSTALLATION Installer Q3 Factures Nous vous prions de procéder de la manière suivante pour installer Q3 Factures: 1 Mettez le CD Q3 Factures dans le lecteur Maintenant, Q3 Factures lance normalement automatiquement le programme d installation. Si ce n était pas le cas avec votre ordinateur, procédez de manière suivante: 2 Choisissez Exécuter dans le menu de lancement 3 Tapez d:setup.exe et confirmez l introduction avec Ok Suivez les indications d installation à l écran. d: dans le point 3 indique la lettre du lecteur CD-ROM. Remplacez celle-ci par la lettre de votre lecteur CD-ROM le cas échéant. Premier lancement du logiciel Après l installation réussite, vous trouverez la mention Q3 Software dans le menu de lancement Programmes et au-dessous de celle-ci la mention Q3 Factures. Choisissez Q3 Factures pour lancer le logiciel. Q3 Factures vous informe qu il s agit du premier lancement. Vous êtes prié d introduire votre nom et votre numéro de licence. Vous trouverez ce numéro dans le certificat de licence ci-joint. Q3 Factures reconnaît grâce au numéro de licence quel programme vous avez acquis. Dès que vous aurez confirmé le numéro de licence valable avec OK, vous pourrez travailler avec le logiciel. Pour continuer votre travail, vous allez déterminer les données de configuration (TVA, adresse). Consultez pour ceci le chapitre 4 (cours de base). Attribution de la licence Les logiciels Q3 sont équipés d un mécanisme d attribution de licence sophistiqué. Il permet l existence simultanée de Q3 Factures standard, Q3 Factures advanced, Q3 Manuel Q3 Factures 9
Factures profi et de trois versions Q3 Comptabilité. Les Q-logiciels reconnaissent moyennant le numéro de licence le programme que vous avez acquis. Si vous êtes intéressé de connaître un autre logiciel Q, vous pouvez installer la version démo sans problèmes. Chaque numéro de licence est lié à son propriétaire. Faites donc très attention à ce que votre numéro de licence personnel ne tombe pas dans les mains de personnes non autorisées. Le numéro de licence mentionné sur le certificat de licence vous autorise à utiliser le logiciel complet Q3 Factures pendant 60 jours. Vous avez ainsi assez de temps à vous faire enregistrer chez nous de manière officielle en nous envoyant le certificat de licence ci-joint. Vous recevrez ensuite sans délai un numéro supplémentaire qui vous permettra l utilisation illimitée de Q3 Factures. Marche à suivre pour communiquer le numéro supplémentaire à Q3 Factures: 1 Lancez Q3 Factures 2 Choisissez?+ licence 3 Introduisez le numéro supplémentaire dans le champs Numéro supplémentaire 4 Confirmez le numéro avec Ok Conservez bien le numéro de licence ainsi que le numéro supplémentaire. Vous en aurez besoin lors d une installation ultérieure de Q3 Factures sur le même ou un autre ordinateur. Protection d investition S il existe une version plus actuelle de celle que vous avez acquéri, nous pourrons vous en informer sans délai grâce à votre enregistrement. Si vous le désirez, nous vous enverrons ensuite la nouvelle version. Votre logiciel sera ainsi continuellement mis à jour et vous vous conserverez votre capacité concurrentielle. Avec votre enregistrement, vous obtiendrez également le droit d acquérir des futures pgrades et pdates. Déinstaller Q3 Factures Si vous vendez votre ordinateur ou si vous l offrez à quelqu un, vous êtes tenu à déinstaller Q3 Factures. Pour ne pas vous causer des soucis superflus, le programme SETP de Q3 Factures se chargera complètement de ce travail. 1 Assurez-vous que Q3 Factures n est pas lancé 2 Choisissez dans le menu de lancement Windows Réglage+Configuration du système 3 Choisissez la donnée Software Manuel Q3 Factures 10
4 Cherchez Q3 Factures dans la liste et choisissez Ajouter/Enlever Suivez ensuite les indications du programme de déinstallation. Manuel Q3 Factures 11
CONCEPT D TILISATION Ce chapitre vous offre une vue d ensemble des fonctions et possibilités de Q3 Factures et vous indique les règles générales du travail avec Q3 Factures. Ce chapitre vous donnera les bases nécessaires pour travailler avec Q3 Factures. Déroulement Quand vous lancez Q3 Factures pour la première fois, le logiciel vous offre la possibilité d établir un fichier avec toutes les localités de la Suisse. Profitez-en: Plus tard, vous n aurez qu à introduire le numéro postal, et le logiciel trouvera la localité correspondante. Ensuite vous indiquez à Q3 Factures lors du premier lancement, si et comment vous décomptez la taxe sur la valeur ajoutée et quelle est votre adresse. Après l installation réussite de Q3 Factures, et ensuite lors de chaque nouveau lancement du logiciel, Q3 Factures ouvre la fenêtre d ordres Factures. Celle-ci restera ouverte jusqu à ce que vous quittiez le logiciel. La désignation ordre sera toujours utilisé si on parle d une facture, d une quittance ou d une offre. Lors de la première utilisation, vous établirez votre fichier d adresses. advanced / profi Si vous travaillez avec des articles, vous établirez ensuite le fichier d articles. Ensuite vous devriez saisir au moins une facture. Avec cette facture, vous pouvez déterminer lequel des formulaires disponibles vous convient le mieux et l adapter à vos besoins le cas échéant. Et maintenant c est le travail quotidien qui commence. Vous allez surtout établir des offres, des factures etc. Si vous établissez surtout des documents similaires (offres, factures etc.), vous utiliserez un document existant comme modèle pour en établir un nouveau. profi Ou vous définirez des ordres standard pour augmenter l efficacité de votre travail. tilisez-vous Q3 Factures pour une association ou une coopérative? Le logiciel vous aidera alors à gérer les cotisations et d attribuer des petites tâches. Vous comptabiliserez périodiquement les entrées de paiement et vous enverrez des rappels à des payeurs tardifs. Q3 Factures vous épargnera beaucoup de travail. advanced / profi Si vous êtes soumis à la taxe sur la valeur ajoutée, vous établirez avec Q3 Factures un décompte de la taxe sur la valeur ajoutée tous les trimestres ou tous les semestres. Q3 Factures prendra en considération si vous décomptez selon contreprestations convenues ou selon contre-prestations reçues. profi Si l exercice est terminé, vous saisirez votre stock de marchandises et imprimez une liste d inventaire. Manuel Q3 Factures 12
Ou vous souhaiterez une nouvelle année pleine de succès à tous vous clients/membres moyennant une lettre circulaire (publipostage). Probablement vous utiliserez également les différentes statistiques que Q3 Factures met à votre disposition. Vous serez particulièrement intéressé de connaître le chiffre d affaires par client. Last but not least Q3 Factures vous soutient dans l organisation de votre travail avec un contrôle de délais, un archivage de billets de notes et profi avec un contrôle des points en suspens. Taxe sur la valeur ajoutée advanced / profi ne clef fiscale (p.e. taxe sur le chiffre d affaires 7.5 brut) peut être attribuée à chaque ordre. La clef fiscale détermine la hauteur du taux fiscal et si vous saisissez des montants nets (sans TVA) ou bruts (avec TVA). Ainsi vous pouvez très facilement écrire une facture avec taxe sur la valeur ajoutée et une autre sans taxe sur la valeur ajoutée, la dernière par exemple pour des intérêts de crédits ou pour des loyers. Fichier d adresses Avec Fonctions+Adresses vous avez un accès universel à vos adresses. profi Vous pouvez tenir d autres fichiers d adresses indépendants à côté du fichier d adresses pour les ordres. Dans la fenêtre Adresses, vous éditez vos adresses (saisir, modifier, effacer). Vous pouvez appeler les fonctions les plus importantes moyennant les boutons de commande à droite dans la fenêtre Adresses. En plus, des fonctions supplémentaires sont à votre disposition dans le menu Fichier et Editer. Avec Lettre/Lettre circulaire vous pouvez imprimer une lettre pour l adresse actuelle ou pour toutes les adresses sélectionnées. profi Cette lettre peut également être écrite dans Microsoft Word. Dans le travail quotidien, vous n appellerez guère la fenêtre Adresses moyennant le menu Fonctions. Vous avez un accès direct de la fenêtre Ordres sur le fichier d adresses. Pour chaque adresse vous saisissez moyennant Propriétés des informations supplémentaires utiles comme cotisation, conditions, profi prix d articles etc. Vous pouvez attribuer jusqu à cinq3 caractéristiques à chaque adresse. Vous pouvez par exemple mettre des informations de clients/membres supplémentaires dans ces champs libres. Fichier d articles advanced / profi Avec Fonctions+Articles vous avez un accès universel à vos articles. Dans la fenêtre Articles, vous saisissez, modifiez et effacez vos articles. Dans le travail Manuel Q3 Factures 13
Ordre Offre quotidien, vous n appellerez guère la fenêtre Articles moyennant le menu Fonctions. Vous avez un accès direct de la fenêtre Positions sur le fichier d articles. Vous saisissez une description pour chaque article, et si nécessaire, plusieurs prix (prix d achat, prix de vente etc.). profi Les articles peuvent être divisés en groupes. Des statistiques du chiffre d affaires vous aident à tirer les conclusions correctes des chiffres de vente. Nous désignons comme ordre les offres, factures et quittances. n ordre contient en principe les informations suivantes: * Numéro d ordre (numéro de facture, numéro de quittance ou numéro d offre) * Date de l ordre * Status (ouvert, réglé, rappel) * advanced / profi Taxe sur la valeur ajoutée * Client/membre * Positions détaillées (des articles isolés) Tous les ordres sont mis dans le journal de mouvements. En recourant au journal, vous pouvez appeler des listes et des statistiques. Les entrées de paiements pour les factures ouvertes sont également mises dans le journal. n ordre peut contenir un nombre (presque) illimité de positions. ne position peut uniquement contenir un texte informatif, en plus un montant, une quantité ou advanced / profi une référence d article. Quel prix est repris du fichier d articles, dépend de l attribution dans les propriétés du client/membre. profi Ceci est également valable pour un rabais lié au client. Ainsi vous pouvez par exemple distinguer entre négociants et clients finaux ou attribuer un rabais à vos clients particulièrement fidèles. n client demande très souvent une offre avant de se décider pour un achat. Dans ce cas, vous commencez par saisir l offre. Chaque offre reçoit un numéro. Vous pouvez déterminer la forme de ce numéro vous-même, p.e. 04-1150. Pour chaque nouvelle offre, Q3 Factures augmente de un le dernier numéro d offre attribué et l attribue comme proposition à la nouvelle offre. Si un client se décide pour l achat d après votre offre, vous pouvez établir une facture directement comme copie de l offre et, si nécessaire, attribuer des dernières corrections. Manuel Q3 Factures 14
Factures Vous pouvez saisir une facture dès le début ou la copier en recourant à un modèle d offre, une autre facture ou profi un ordre standard. Chaque facture reçoit un numéro de facture. Vous pouvez déterminer la forme de ce numéro vous-même, p.e. F04-1150. Pour chaque nouvelle facture, Q3 Factures augmente de un le dernier numéro de facture attribué et l attribue comme proposition à la nouvelle facture. advanced / profi Si vous êtes soumis à la taxe sur la valeur ajoutée, vous attribuez à la facture simplement le taux d imposition valable. Q3 Factures calcule automatiquement les montants fiscaux et le total de la facture. Dès que vous recevez le paiement du client/membre, vous pouvez comptabiliser la facture comme payée. advanced / profi Si vous décomptez selon contre-prestations reçues, Q3 Factures met uniquement des factures payées dans le décompte TVA. Vous pouvez appeler une statistique du chiffre d affaires au total ou par client directement dans la fenêtre Factures. Cette statistique peut également être appelée comme graphique. Si vous êtes caissier d une association ou d une coopérative, vous pouvez gérer les cotisations également sans établir des factures. Vous trouverez plus bas un paragraphe Associations et coopératives à ce sujet. Quittances Rappels La quittance est en même temps une facture et un paiement. Elle est ainsi mentionnée dans toutes les analyses qui contiennent soit des factures soit des paiements. Vous pouvez périodiquement imprimer des rappels pour les factures ouvertes. Vous pouvez attribuer à chaque facture ouverte le status (niveau de rappel) ouvert, rappel1, rappel2 ou rappel3. Vous pouvez adapter individuellement à vos besoins les textes de rappels pour les trois niveaux de rappels. Certains l aiment d une manière gentille, d autres plutôt d une manière sèche profi ne fonction spéciale vous permet d augmenter automatiquement le niveau de rappels des factures ouvertes concernées. Si vous avez beaucoup de factures ouvertes, cette fonction vous débarassera de beaucoup de travail manuel. Paiements / Remboursements Vous pouvez comptabiliser les entrées de paiements directement à partir des factures ouvertes. Si nécessaire, vous pouvez faire comptabiliser en plus des déductions d escompte effectuées par les clients. Si un client ne paie définitivement pas ou Manuel Q3 Factures 15
seulement partiellement, vous pouvez comptabiliser le montant non payé comme perte. Q3 Factures introduit un paiement dans le journal de mouvements pour chaque facture comptabilisée comme payée. Formulaires Des formulaires vous aident à créer des listes (textes, étiquettes, listes, documents et journaux) selon vos besoins. Vous pouvez par exemple déterminer dans un formulaire comment vous aimeriez présenter une facture. Le logiciel vous met à disposition plusieurs formulaires prédéfinis. Au moins un formulaire pour chaque liste est à disposition sous le nom STANDARD. Nous avons essayé de choisir une présentation neutre et acceptable pour un grand nombre de clients. Chaque fois que vous établissez un nouveau formulaire, le contenu du formulaire STANDARD est affiché comme modèle. Ainsi vous n aurez pas à saisir chaque formulaire dès le début. Plusieurs formulaires sont à disposition pour la plupart des documents (factures, offres etc.) Essayez tous ces formulaires il y en a peut-être un qui correspondra plus au moins à vos besoins. Si vous nécessitez des formulaires individuellement adaptés, et si l établissement de propres formulaires nécessite trop de temps ou n est pas suffisant, vous pouvez nous contacter. Nous vous aiderons volontiers. Ordres standard Beaucoup de déroulements dans Q3 Factures se laissent automatiser. Très utile est la possibilité de saisir de nouveaux documents, délais etc. comme copie d une donnée existante. profi Ou vous saisissez des ordres standard que vous pouvez utiliser comme modèle lors de la saisie d offres, factures et quittances. Vous serez content que cette fonction vous facilitera le travail! Journal de mouvements Tous les ordres ainsi que les entrées de paiement et les déductions d escompte sont mis dans le journal de mouvements. Beaucoup d analyses utiles peuvent être appelées en recourant à ce journal: Liste de tous les documents ouverts profi Liste de soldes (solde par client/membre) Journal de mouvements (énumère toutes les données d après la date de manière chronologique) Statistique du chiffre d affaires pendant période advanced / profi Statistique de clients (chiffres d affaires par client détaillé ou totalisé) profi Statistique d articles (chiffres d affaires par article détaillé ou totalisé) Manuel Q3 Factures 16
advanced / profi Journal TVA (Liste de toutes les factures et quittances avec TVA décomptée) profi Statistique TVA (totaux TVA par clef fiscale pour une période de décompte déterminée) advanced / profi Comme vous pouvez le constater, Q3 Factures établit également le décompte de la taxe sur la valeur ajoutée d après le journal de mouvements. Il est donc très important que vous n effaciez pas de factures, quittances et paiements dans le journal de débiteurs. Manuel Q3 Factures 17
Points en suspens Vous pouvez toujours ouvrir le contrôle des points en suspens, indépendamment du travail que vous êtes en train de faire: ou avec?+points en suspens ou directement avec la touche C+&. Ici vous saisissez tous vos travaux en suspens. Vous pouvez attribuer un status (en suspens, en travail, réglé) à chaque point en suspens et au besoin l attribuer à un client. Q3 Factures permet d imprimer une liste des points en suspens générale ou liée aux clients. Billets de notes Délais advanced / profi Vous pouvez toujours ouvrir l archivage des billets de notes, indépendamment du travail que vous êtes en train de faire: soit avec?+notes soit directement avec la touche C+/. Vous pouvez saisir un nombre illimité de billets de notes. Vous pouvez les imprimer seuls ou complets. advanced / profi Vous pouvez toujours ouvrir vos délais, indépendamment du travail que vous êtes en train de faire: ou avec?+délais ou directement avec la touche C+(. Vous attribuez jour, début et fin à chaque délai, et au besoin, un client. Q3 Factures permet d imprimer une liste de délais générale ou liée aux clients pour la période désirée. Associations et coopératives Si vous êtes caissier d une association ou d une coopérative, vous pouvez gérer les cotisations également sans établir des factures. Saisissez pour chaque membre la catégorie de membres dans les propriétés. Attribuez la cotisation à chaque catégorie que vous saisissez. Vous pouvez choisir Mise à jour des membres dans la fenêtre Adresses dès que vous aurez saisi tous les membres et que vous les aurez attribués à la catégorie correspondante. Vous trouvez ici une fonction qui attribue automatiquement la cotisation correspondante à chaque membre moyennant la catégorie. Vous pouvez maintenant annoncer à tous vos membres que la cotisation est due. Ou vous n écrivez la lettre qu aux capitaines qui transmettront le message au joueurs. Pour l annoncement de la cotisation due il existe une lettre modèle ENCAISSE.SQT que vous pouvez sélectionner si vous choisissez Lettre/Lettre circulaire dans la fenêtre Adresses. Vous pouvez noter dans les propriétés d un membre si et quand la cotisation a été payée (champs Payé le ) pour moyens de contrôle. Si vous choisissez Imprimer dans la fenêtre Adresses, vous pouvez imprimer une liste de tous les membres qui ont payé ou qui n ont pas payé avec les deux formulaires OVERT et REGLE. Manuel Q3 Factures 18