MilliSoft SARL - RCS Aix en Provence B 403 101 041 NAF 524 Z Réf : MIL-2014-PLA-UTIL-V14-MUGDIC-Rév.1 PLANIFIER V3.14 MANUEL UTILISATION GESTION DOCUMENTAIRE INTEGREE Page 1 sur 17
SOMMAIRE 1 Introduction. Gestion des pièces jointes (documents associés)... 4 2 Organisation du rangement... 5 3 Accès et Droits d'accès aux documents... 6 3.1 DEPUIS LE MODULE "CALIF"... 6 3.1.1 Famille (classeur) CALIF : Documents généraux à l'application Calif (Procédures, Consignes, Modes opératoires, etc.)... 6 3.1.1.1 Menu d'accès :... 6 3.1.1.2 Création/modification de documents :... 6 3.1.1.3 Accès lecture... 6 3.1.2 Famille (classeur) ENTREPRISE : Documents généraux à une entreprise donnée. 6 3.1.2.1 Menu d'accès :... 6 3.1.2.2 Création/modification de documents :... 6 3.1.2.3 Accès/lecture... 6 3.1.3 Famille (classeur) SERVICE : Documents généraux à un service donné... 7 3.1.3.1 Menu d'accès :... 7 3.1.3.2 Création/modification de documents :... 7 3.1.3.3 Accès/lecture... 7 3.1.4 Famille (classeur) EMPLOYE : Documents spécifiques à un employé (attestation, carnet, etc).... 7 3.1.4.1 Menu d'accès :... 7 3.1.4.2 Création/modification de documents :... 7 3.1.4.3 Accès/lecture... 7 3.1.4.4 Liste documents Employés depuis la grille Employés... 8 3.1.4.5 Extraction groupée de documents... 8 3.2 DEPUIS LE MODULE "PLANIF"... 8 3.2.1 Famille (classeur) PLANIF : Documents généraux à l'application Planif (Procédures, Consignes, Modes opératoires, etc.)... 8 3.2.1.1 Menu d'accès :... 8 3.2.1.2 Création/modification de documents :... 8 3.2.1.3 Accès/lecture... 9 3.2.2 Famille (classeur)projet : Documents spécifiques à un projet..... 9 3.2.2.1 Menu d'accès :... 9 3.2.2.2 Création/modification de documents :... 9 3.2.2.3 Accès/lecture... 9 3.2.3 Famille (classeur) EMPLOYE : Documents spécifiques à un employé (attestation, carnet, etc). : (.PDF uniquement)... 9 3.2.3.1 Menu d'accès :... 9 3.2.3.2 Règles d accès (écriture-lecture)... 9 4 Gestion documents joints : Visualiser... 10 5 Documents scannés : Règles et précautions... 11 6 Signature électronique de fichiers.pdf... 11 7 Gestion des documents : Créer - enregistrer des documents... 12 7.1 Pour créer un nouveau document :... 12 7.1.1 Importer un fichier déjà créé sur votre ordinateur... 12 7.1.2 Utiliser l'interface "scanner intégrée"... 13 8 Gestion des documents : Modifier - Enregistrer les modifications... 14 9 Gestion des documents : Utiliser le WorkFlow : Signer... 14 Page 2 sur 17
10 Modes opératoires (opérations courantes)... 15 10.1 Créer un document générique à l'application Calif... 15 10.2 Créer un document générique à l'application Planif... 15 10.3 Créer un document générique à une Entreprise... 15 10.4 Créer un document générique à un Service... 15 10.5 Créer un document relatif à un employé... 16 10.6 Extraire des documents relatifs à un ou plusieurs employés... 16 10.6.1 Afficher Liste documents Employés depuis la grille Employés... 16 10.6.2 Extraction groupée de documents... 16 10.7 Créer un document relatif à un projet particulier... 17 Page 3 sur 17
1 Introduction. Gestion des pièces jointes (documents associés). Cette nouvelle fonctionnalité permet d'enregistrer et de restituer des documents d'une taille limitée, depuis les modules Calif et Planif. Cette fonctionnalité optionnelle nécessite d'être installée et activée au niveau Serveur par l'administrateur. (Seuls des documents au format PDF peuvent être enregistrées pour un employé. En revanche, pour les autres catégories (Entreprise, Service, Projets, ils peuvent être de n importe quel type.) Lorsqu'elle l'est, de nouveaux menus apparaissent dans les modules Calif et Planif : Dans le module Calif : o Menu principal -> Documentation générale (famille CALIF) o Sous-Module «Personnel», onglet "Personnel" o -Grille "Entreprise" -> menu Documents Entreprise (famille ENTREPRISE) o -Grille "Services" -> menu Documents Service (famille SERVICE) o -Grille "Employés" -> menu Documents Employé (famille EMPLOYE) o Mais aussi, il est possible d'accéder aux documents joints "EMPLOYE" depuis les onglets du Sous-Module Personnel : Depuis l'onglet "Expositions" : Menu grille "Expositions" -> Pièces jointes expositions employés Depuis l'onglet "Formations" : Menu grille "Formations employé" -> Pièces jointes Formation Depuis l'onglet "Habilitations": Menu grille "Habilitations employé" -> Pièces jointes Habilitations Depuis l'onglet "Dosimétrie" : Menu grille "Dosimétrie mensuelle" -> Pièces jointes dosimétrie employés Depuis l'onglet "Médical" : Menu grille "Visites employé" -> Pièces jointes visites employés. Lorsque l'accès est fait depuis ces onglets, la catégorie de pièces jointes est présélectionnée. Dans le module Planif : Depuis le module "Planif", il est possible d'accéder à deux familles de documents : - "PLANIF" : Documents généraux à l'application Planif. Depuis le menu principal -> Documentation générale (famille PLANIF) - "PROJETS" : Documents spécifiques à un projet : Grille "Projets/affaires" -> menu Documents (PJ) Projet (famille PROJETS) - Ainsi qu'aux documents spécifiques à un employé, depuis la fenêtre "Informations Ressource" via le bouton «Informations ressource» présent dans la fenêtre Page 4 sur 17
2 Organisation du rangement Les documents sont "rangés" dans 6 Familles (Classeurs) CALIF : Documents généraux à l'application Calif (Procédures, Consignes, Modes opératoires, etc.) PLANIF : Documents généraux à l'application Planif (Procédures, Consignes, Modes opératoires, etc.) ENTREPRISE : Documents généraux à une donnée SERVICE : Documents généraux à un service donné. EMPLOYE : Documents spécifiques à un employé (attestation, carnet, etc.). PROJET : Documents spécifiques à un projet.. Dans chacune de ces "Familles", sont définies 8 catégories, correspondant à des droits d'accès affectés aux utilisateurs : FIDAA : Stockage des FIDAA EDF, outres documents d'accès (PEI par exemple pour la famille "PROJET"). FORMATION : Stockage de documents de formation (Attestations, etc.) HABILITATION : Stockage de documents relatifs aux habilitations (Attestations, Volets carnet d'accès etc.) EXPOSITION : Stockage de documents relatifs aux expositions. DOSIMETRIE : Stockage de documents relatifs à la dosimétrie. MEDICAL : Stockage de documents relatifs aux aptitudes médicales. PROJET : Documents relatifs à la planification (pas obligatoirement à un projet spécifique). AUTRES : Tous autres types de documents Page 5 sur 17
3 Accès et Droits d'accès aux documents L'accès aux documents (visualiser ou créer/modifier) est régi par les droits d'accès accordés à l'utilisateur. 3.1 DEPUIS LE MODULE "CALIF" Depuis le module "Calif" il est possible d'accéder aux documents des familles (Classeurs) suivantes : 3.1.1 Famille (classeur) CALIF : Documents généraux à l'application Calif (Procédures, Consignes, Modes opératoires, etc.) 3.1.1.1 Menu d'accès : Les documents de cette famille sont accessibles depuis le module "Calif", via le menu : Menu Principal -> Documentation générale 3.1.1.2 Création/modification de documents : Seul le SuperUser a le droit de créer/modifier des documents dans cette famille. 3.1.1.3 Accès lecture Tous les utilisateurs ayant un droit d'accès minimum : Voir (Employés) ont accès à la visualisation des documents des catégories : FIDAA, AUTRES Les autres catégories : FORMATION, HABILITATION,EXPOSITION, DOSIMETRIE, MEDICAL, PROJET nécessitent un droit d'accès "Voir" dans chacune des rubrique 3.1.2 Famille (classeur) ENTREPRISE : Documents généraux à une entreprise donnée. 3.1.2.1 Menu d'accès : Les documents de cette famille sont accessibles depuis le module "Calif" dans le sous-module "Personnel" via le menu contextuel de la grille "Entreprises" : Documents Entreprise 3.1.2.2 Création/modification de documents : Seul le SuperUser et les utilisateurs disposant d'un droit "Administrer Employés" ont le droit de créer/modifier des documents dans cette famille. De plus, les utilisateurs non "SuperUsers" doivent disposer de droits de gestion dans les catégories autres que "FIDAA" et "AUTRES" 3.1.2.3 Accès/lecture Tous les utilisateurs ayant un droit d'accès minimum : Voir (Employés) ont accès à la visualisation des documents des categories : FIDAA, AUTRES Les autres categories : FORMATION, HABILITATION,EXPOSITION, DOSIMETRIE, MEDICAL, PROJET nécéssitent un droit d'accès "Voir" dans chacune des rubriques. Page 6 sur 17
3.1.3 Famille (classeur) SERVICE : Documents généraux à un service donné. 3.1.3.1 Menu d'accès : Les documents de cette famille sont accessibles depuis le module "Calif" dans le sous-module "Personnel" via le menu contextuel de la grille "Service" : Documents Service 3.1.3.2 Création/modification de documents : Seul le SuperUser et les utilisateurs disposant d'un droit "Administrer Employés" ont le droit de créer/modifier des documents dans cette famille. De plus, les utilisateurs non "SuperUser" doivent disposer de droits de gestion dans les catégories autres que "FIDAA" et "AUTRES" 3.1.3.3 Accès/lecture Tous les utilisateurs ayant un droit d'accès minimum : Voir (Employés) ont accès à la visualisation des documents des catégories : FIDAA, AUTRES Toutefois, si des "ayant-droits" ont été définis au niveau "Service", seuls les utilisateurs figurant parmi les "ayant-droits" pourront accéder à la liste documentaire du Service concerné. Les autres catégories : FORMATION, HABILITATION,EXPOSITION, DOSIMETRIE, MEDICAL, PROJET nécessitent un droit d'accès "Voir" dans chacune des rubriques. 3.1.4 Famille (classeur) EMPLOYE : Documents spécifiques à un employé (attestation, carnet, etc). 3.1.4.1 Menu d'accès : Les documents de cette famille sont accessibles depuis le module "Calif" dans le sous- Module "Personnel" via le menu contextuel de la grille "Employés" : Documents Employé Ils sont également accessibles depuis les onglets : o -Expositions/Fiches expositions : Menu "Pièces jointes Expositions Employé o -Formations : Pièces jointes Formations Employé o -Habilitations : Pièces jointes Habilitations Employé o -Dosimétrie : Pièces jointes Dosimétrie Employé o -Médical : Pièces jointes visite(s) 3.1.4.2 Création/modification de documents : Seuls les utilisateurs disposant d'un droit "Gérer Employés" ont le droit de créer/modifier des documents dans cette famille. Toutefois, si des "ayant-droits" ont été définis au niveau "Service", seuls les utilisateurs figurant parmi les "ayant-droits" pourront accéder à la liste documentaire du Service concerné. De plus, les utilisateurs non "SuperUsers" doivent disposer de droits de gestion dans les catégories autres que "FIDAA" et "AUTRES" 3.1.4.3 Accès/lecture Tous les utilisateurs ayant un droit d'accès minimum : Voir (Employés) ont accès à la visualisation des documents des categories : FIDAA, AUTRES Page 7 sur 17
Toutefois, si des "ayant-droits" ont été définis au niveau "Service", seuls les utilisateurs figurant parmi les "ayant-droits" pourront accéder à la liste documentaire du Service concerné. Les autres categories : FORMATION, HABILITATION,EXPOSITION, DOSIMETRIE, MEDICAL, PROJET nécéssitent un droit d'accès "Voir" dans chacune des rubriques. 3.1.4.4 Liste documents Employés depuis la grille Employés Le menu contextuel «Liste Documents» de la grille «Employés» affiche à droite une grille listant les documents relatifs à chaque employé. Le fait de faire défiler la liste des employés permet de visualiser rapidement les documents recherchés. La liste des documents de l employé présente un menu contextuel permettant d accéder au document sélectionné, ainsi qu un menu permettant d ouvrir une «liste d extraction», permettant d extraire de manière groupée plusieurs documents. 3.1.4.5 Extraction groupée de documents Lorsque la grille des documents employé est affichée, elle présente un menu contextuel : «Liste d extraction» qui affiche en dessous, une deuxième liste, ainsi qu une barre de menus Pour extraire différents fichiers, il suffit : Soit de les glisser sur la liste du bas, Soit utiliser le bouton Pour retirer un fichier de la liste : Pour effacer la liste : Vous pouvez construire une liste avec des documents de différentes personnes, voire de personnes de différents services. Lorsque la liste est complétée, l extraction de fait par le bouton : «horodaté» est créé. Le bouton permet d y accéder pour copie, envoi, etc. 3.2 DEPUIS LE MODULE "PLANIF". Un répertoire 3.2.1 Famille (classeur) PLANIF : Documents généraux à l'application Planif (Procédures, Consignes, Modes opératoires, etc.) 3.2.1.1 Menu d'accès : Les documents de cette famille sont accessibles depuis le module "Planif", via le menu : Menu Principal -> Documentation générale 3.2.1.2 Création/modification de documents : Seul le SuperUser a le droit de créer des documents dans cette famille. Page 8 sur 17
3.2.1.3 Accès/lecture Tous les utilisateurs ayant un droit d'accès minimum : Voir ont accès à la visualisation des documents des categories : FIDAA, AUTRES Les autres categories : FORMATION, HABILITATION,EXPOSITION, DOSIMETRIE, MEDICAL, PROJET nécéssitent un droit d'accès "Voir" dans chacune des rubriques. 3.2.2 Famille (classeur)projet : Documents spécifiques à un projet.. 3.2.2.1 Menu d'accès : Les documents de cette famille sont accessibles depuis le module "Planif", via le menu contextuel de la grille projets : Documents (PJ) du projet 3.2.2.2 Création/modification de documents : Seuls les utilisateurs disposant d'un droit "Gérer Projet" ont le droit de créer/modifier des documents dans cette famille. Toutefois, si des "ayant-droits" ont été définis au niveau "Catégorie de projets", seuls les utilisateurs figurant parmi les "ayant-droits" pourront accéder à la liste documentaire du Service concerné. De plus, les utilisateurs non "SuperUsers" doivent disposer de droits de gestion dans les catégories autres que "FIDAA" et "AUTRES" 3.2.2.3 Accès/lecture Tous les utilisateurs ayant un droit d'accès minimum : Voir (Projets) ont accès à la visualisation des documents des catégories : FIDAA, AUTRES Toutefois, si des "ayant-droits" ont été définis au niveau "Catégorie de projets", seuls les utilisateurs figurant parmi les "ayant-droits" pourront accéder à la liste documentaire du Service concerné. Les autres catégories : FORMATION, HABILITATION,EXPOSITION, DOSIMETRIE, MEDICAL, PROJET nécessitent un droit d'accès "Voir" dans chacune des rubriques. 3.2.3 Famille (classeur) EMPLOYE : Documents spécifiques à un employé (attestation, carnet, etc). : (.PDF uniquement) 3.2.3.1 Menu d'accès : Les documents de cette famille sont accessibles depuis le module "Planif" depuis la fenetre "Informations Employé" via le bouton "PJ Employé" 3.2.3.2 Règles d accès (écriture-lecture) Les règles d'accès en lecture et modifications sont identiques à celles du module Calif. Page 9 sur 17
4 Gestion documents joints : Visualiser Important : Les documents sont obligatoirement des documents au format.pdf. Pour visualiser un document, il est indispensable qu'un logiciel d'affichage de ce type de fichier soit associé au format.pdf (acrobatreader par exemple). Vous devez avoir des droits suffisants : Voir : 3 - Accès et droits d'accès aux documents Si c'est le cas, vous pouvez accéder à la fenêtre de gestion documentaire : Si vous n'avez que le droit de "voir", seul le bouton "Télécharger/afficher" est actif. Si et seulement si vous avez les droits de voir selon le TYPE (la famille) du document sélectionné. Exemple : pour accéder à un document de type "DOSIMETRIE" vous devez avoir un droit minimum de Voir "La dosimétrie". Pour visualiser un document, il y'a deux options : 1 - Cliquer le bouton "Télécharger/afficher" : un document portant le nom "Doc.pdf" est créé et affiché. Nota important : les documents sont créés dans un répertoire qui doit être défini dans le menu "Préférences" 2 - Ou bien, si vous souhaitez télécharger/afficher le document sous un nom spécifique, cliquez sur la flèche du bouton, et sélectionnez/entrez un nom de fichier. Le fichier.pdf est ouvert dans le logiciel défini par défaut pour la lecture des fichiers.pdf. Si la liste de sélection est positionnée sur "Tous", tous les documents sont affichés dans la liste. Toutefois, seuls ceux dont le type correspond à vos droits de "voir" seront téléchargeables affichables. Si vous sélectionnez un type particulier dans la liste, la grille n'affichera que les documents du type sélectionné. Lien externe : Si un lien externe est affiché en regard du bouton : "Lien externe", il s'agit d'un fichier, d'une page stockée en dehors de l'application (cela peut être une page web, un fichier via un lien ftp, ou autre). Si le lien est valide, le fait de double-cliquer le lien appellera le document (ou la page). Page 10 sur 17
5 Documents scannés : Règles et précautions Le module de Gestion Documentaire Intégré (Pièces jointes) permet de stocker des documents au format.pdf Toutefois, l'attention est attirée auprès des utilisateurs sur la nécessité de n'utiliser le scanner que si strictement nécessaire, à savoir que les documents scannés conduisent à des fichiers de taille importante : Un document au format.pdf natif présente une taille inférieure à 50Ko par page, en revanche, une page A4 scannée représente une taille d'environ 500Ko, soit 10 fois plus. Afin de minimiser la taille des documents scannés, l'interface scanner intégrée "pré-règle" le scanner avec une résolution de 150dpi, au format "Niveau de gris". Avec ces réglages par défaut, la taille d'une page A4 se limite à environ 400Ko. Ainsi, autant que possible, il est recommandé de stocker autant que possible des document.pdf natifs. Noter qu'il existe aujourd'hui de nombreuses solutions de signature électronique de fichiers.pdf. 6 Signature électronique de fichiers.pdf. Il existe de nombreux logiciels qui permettent d'apposer des signature directement dans les fichier.pdf natifs, soit sous forme de signature préenregistrée, sous forme de signature numérique. Nous conseillons fortement d'explorer ces solutions, en lieu et place de l'utilisation du scanner. Page 11 sur 17
7 Gestion des documents : Créer - enregistrer des documents Important : Les documents sont obligatoirement des documents au format.pdf. Pour visualiser un document, il est indispensable qu'un logiciel d'affichage de ce type de fichier soit associé au format.pdf (acrobatreader par exemple). Vous devez avoir des droits suffisants : Voir : Droits d'accès aux documents Si c'est le cas, vous pouvez accéder à la fenêtre de gestion documentaire : si vous avez les droits supérieurs a "voir" selon le TYPE (la famille) du document sélectionné Il vous sera possible de créer/enregistrer/modifier des documents. 7.1 Pour créer un nouveau document : Il faut obligatoirement sélectionner une catégorie (par exemple : ) Si avez les droits adéquats le bouton : devient actif. Si vous le cliquez : un panneau supplémentaire s'affiche : A ce stade, vous avez deux choix : 7.1.1 Importer un fichier déjà créé sur votre ordinateur (fichier.pdf obligatoirement).dans ce cas cliquer sur le bouton : Important : Vous devrez avoir au préalable donné un nom de fichier le plus explicite possible à ce fichier, car il servira à confectionner le titre du document, ce nom de fichier sera également stocké en tant que "Nom du fichier d'origine" Page 12 sur 17
Sélectionnez le fichier puis : Le cas échéant ajustez son titre, ainsi que son nom de fichier. Puis cliquez le bouton "Enregistrer". 7.1.2 Utiliser l'interface "scanner intégrée" Selon le type de document, la liste déroulante "Titre" vous proposera un titre plus ou moins complet. Il vous appartient de le compléter le plus exactement possible. Exemple : si vous appelez le gestionnaire de documents depuis la grille des formations employé, pour enregistrer une attestation, la liste "Titre" vous proposera un texte similaire à celui ci dessus. Si une interface scanner est installée sur votre ordinateur, vous pouvez enregistrer un document scanné directement : Après avoir saisi ou sélectionné un titre explicite, cliquez le bouton Sélectionnez le scanner Il vous est ensuite demandé si votre scanner supporte le multi-pages. Si vous n'avez qu'une page à scanner répondez non. Si le scanner gère le multi-pages (chargeur) et si vous avez plusieurs pages à scanner : répondez "OUI" Selon le type de scanner, suivez les indication de l'interface utilisateur de celui-ci. Après le "scan", vous pouvez visualiser le document scanné Terminez par le bouton "Enregistrer", ou sinon le bouton "annuler" Page 13 sur 17
8 Gestion des documents : Modifier - Enregistrer les modifications Lorsqu'un document a été créé, et une pièce jointe enregistrée, si vous avez les droits adéquats, vous pouvez modifier le document et - ou la pièce jointe enregistrée, ceci, afin par exemple d'enregistrer la pièce après signature. Vous devez avoir des droits suffisants : Voir : Droits d'accès aux documents Si c'est le cas, vous pouvez accéder à la fenêtre de gestion documentaire Si vous avez des droits suffisants dans le type sélectionné, et la famille de documents, outre l'afficher, vous pouvez le modifier, y compris la possibilité de remplacer la pièce jointe enregistrée. Dans ce cas, le bouton "Modifier" est actif. Vous pouvez ainsi, remplacer la pièce jointe, par un nouveau chargement (.pdf), ou un nouveau scan (par exemple pour enregistrer un document après signature). 9 Gestion des documents : Utiliser le WorkFlow : Signer Lorsque vous crééz ou modifiez un document, dans la famille "Documents Employé uniquement), vous avez la possibilité de désigner "un signataire" La liste déroulante vous propose de sélectionner un utilisateur de Planifier. Si vous désignez un signataire, celui-ci se verra notifier le fait qu'il a des documents à signer, ou valider. S'il a coché cette case dans le menu "Préférences" S'il dispose des droits adéquats, il aura ainsi directement accès aux documents le concernant. Le signataire doit avoir les droits de modifier (selon le type de document). Il lui appartient alors de gérer le document, entre autre d'enregistrer après signature, et éventuellement de désigne le signataire suivant.. ainsi de suite jusqu'au dernier, qui sélectionnera Page 14 sur 17
10 Modes opératoires (opérations courantes) 10.1 Créer un document générique à l'application Calif Vous devez être administrateur Dans Calif ->Menu Principal -> Documentation générale Reportez vous au mode de création Modifications de documents Rangez les documents créés da la catégorie appropriée, afin de préserver la confidentialité de consultation. Ici, en principe, ne doivent figurer que des documents d'ordre général (procédures, notices consignes) 10.2 Créer un document générique à l'application Planif Vous devez être administrateur Dans Planif ->Menu Principal -> Documentation générale Reportez vous au mode de création Modifications de documents Rangez les documents créés da la catégorie appropriée, afin de préserver la confidentialite de consultation. Ici, en principe, ne doivent figurer que des document d'ordre général (procédures, notices consignes) 10.3 Créer un document générique à une Entreprise Depuis le module "Calif" Vous devez être administrateur ou disposer de droits "Administrer" Dans Calif -> Module Personnel -> Grille Entreprises -> Menu contextuel -> Documents Entreprise Reportez vous au mode de création Modifications de documents Rangez les documents créés da la catégorie appropriée, afin de préserver la confidentialité de consultation. Ici, en principe, ne doivent figurer que des documents d'ordre général (procédures, notices consignes) relatifs à l'entreprise, vous pouvez également y ranger des documents de type "bilan", dans la catégorie appropriée. 10.4 Créer un document générique à un Service Depuis le module "Calif" Vous devez être administrateur ou disposer de droits "Gérer le service" Dans Calif -> Module Personnel -> Grille Services -> Menu contextuel -> Documents Service Reportez vous au mode de création Modifications de documents Rangez les documents créés da la catégorie appropriée, afin de préserver la confidentialité de consultation. Ici, en principe, ne doivent figurer que des documents d'ordre général (procédures, notices consignes) relatifs au Service, vous pouvez également y ranger des documents de type "bilan", dans la catégorie appropriée. Page 15 sur 17
10.5 Créer un document relatif à un employé Depuis le module "Calif" Vous devez être administrateur ou disposer de droits "Gérer le service" Dans Calif -> Module Personnel -> Grille Employés -> Menu contextuel -> Documents Employé Reportez vous au mode de création Modifications de documents Rangez les documents créés da la catégorie appropriée, afin de préserver la confidentialité de consultation. Ici, en principe, ne doivent figurer que des documents relatifs à l'employé Vous pouvez également créer des documents depuis les onglets du module "Employés": -Expositions -Habilitations -Habilitations -Dosimétrie -Médical Dans le cas ou vous accédez à la gestion de documents joints depuis ces onglets, les titres proposés dans la liste déroulante seront plus explicites. Exemple : Nota important : Seuls les documents "Employé" disposent de la fonction "WorkFlow" (circuit de signatures) 10.6 Extraire des documents relatifs à un ou plusieurs employés Depuis le module "Calif" 10.6.1 Afficher Liste documents Employés depuis la grille Employés Le menu contextuel «Liste Documents» de la grille «Employés» affiche à droite une grille listant les documents relatifs à chaque employé. Le fait de faire défiler la liste des employés permet de visualiser rapidement les documents recherchés. La liste des documents de l employé présente un menu contextuel permettant d accéder au document sélectionné, ainsi qu un menu permettant d ouvrir une «liste d extraction», permettant d extraire de manière groupée plusieurs documents. 10.6.2 Extraction groupée de documents Lorsque la grille des documents employé est affichée, elle présente un menu contextuel : «Liste d extraction» qui affiche en dessous, une deuxième liste, ainsi qu une barre de menus Pour extraire différents fichiers, il suffit : Soit de les glisser sur la liste du bas, Soit utiliser le bouton Pour retirer un fichier de la liste : Pour effacer la liste : Page 16 sur 17
Vous pouvez construire une liste avec des documents de différentes personnes, voire de personnes de différents services. Lorsque la liste est complétée, l extraction de fait par le bouton : «horodaté» est créé. Le bouton permet d y accéder pour copie, envoi, etc.. Un répertoire 10.7 Créer un document relatif à un projet particulier Depuis le module "Planif" Vous devez être administrateur ou disposer de droits "Gérer le projet" Dans Planif -> Module Personnel -> Grille Entreprises -> Menu contextuel -> Documents Entreprise Reportez vous au mode de création Modifications de documents Rangez les documents créés da la catégorie appropriée, afin de préserver la confidentialité de consultation. Ici, en principe, ne doivent figurer que des document relatifs au projet (PEI, organigrammes, etc.), vous pouvez également y ranger des documents de type "bilan", dans la catégorie appropriée. Page 17 sur 17