OPEN PRO «MEUBLÉS» MANUEL D UTILISATION Édition 2015 WWW.FINISTERETOURISME.COM
SOMMAIRE 03 Se connecter à l outil 04 Configurer votre offre Décrire votre ou vos location(s) Paramètres 10 Associer une grille de tarif à chaque location Saisir mes tarifs Visualiser mes tarifs Saisir une promotion ou un tarif dégressif 15 Gérer mon outil au quotidien Suivi des réservations Mise à jour de mon planning 17 Intégrer la réservation en ligne sur mon propre site Le widget de recherche de disponibilités Le widget planning Le lien vers mon mini-site de réservation L application Facebook Finistère Tourisme met à disposition des professionnels du tourisme sa plateforme de réservation en ligne. Ce système s adresse à tous types d hébergements : hôtels, campings, résidences, locations, chambres d hôtes, gîtes d étape, villages vacances... La plateforme s adresse aussi aux agences immobilières et aux équipements de loisirs. Pour participer au dispositif, les structures doivent adhérer à Finistère Tourisme, et les hébergements doivent être labellisés et/ou classés. Ce système de réservation en ligne favorise la mise en relation directe entre le professionnel et l'internaute. Vous gérez de manière autonome votre planning, afin que les internautes puissent être assurés de la disponibilité et finaliser leur réservation en ligne. Si votre offre est réservée en ligne, vous en êtes automatiquement informé par e-mail. Plusieurs modes de réservation sont possibles : de la pré-réservation (simple demande d option) à la réservation (avec paiement sécurisé en ligne). Chaque professionnel choisit s il souhaite ou non mettre en place le paiement en ligne pour la réservation de son offre. 2 OPEN PRO «CAMPING», MANUEL D UTILISATION
SE CONNECTER A L OUTIL Aide-mémoire Rappel de vos codes d accès Adresse de connexion : www.open-pro.fr Votre login : Votre mot de passe : La plateforme de réservation, pour les clients, est accessible à l adresse www.finisteretourisme.com Connectez-vous à Internet et saisissez dans la barre d adresse l url suivante : www.open-pro.fr. Entrez votre login et votre mot de passe. Astuce/conseil : sauvegardez cette adresse de connexion dans vos favoris pour vous faciliter les prochaines connexions veillez à bien respecter les majuscules/minuscules en saisissant vos identifiants pour éviter de ressaisir vos identifiants à chaque connexion, cochez «rester connecté» OPEN PRO «CAMPING», MANUEL D UTILISATION 3
CONFIGURER VOTRE OFFRE Décrire votre ou vos location(s) Une fois connecté, vous arrivez sur l onglet Accueil : l hébergement ou les hébergements que vous avez inscrits à la réservation en ligne sont affichés (rappel : seront préenregistrées sur l outil, uniquement les locations labellisées et/ou classées). Cliquez simplement sur l intitulé de l hébergement que vous voulez configurer. Une fenêtre s ouvre avec trois rubriques Général, Photos, Caractéristiques (à gauche de l écran) : Informations générales : Remplissez les champs de la rubrique Général. Nous vous invitons également à saisir les informations descriptives de votre location en langues étrangères, ce qui vous permettra de remonter dans l espace de réservation sur les versions anglaise et/ou allemande du site de Finistère Tourisme. Pensez à Enregistrer (en haut à droite) avant de quitter chaque page! 4 OPEN PRO «CAMPING», MANUEL D UTILISATION
Photos : Dans la rubrique Photos, vous disposez d une bibliothèque pour classer vos photos mais vous ne pouvez présenter que 9 photos à la fois pour chaque location. L ajout de photos se fait donc en deux étapes : ajout dans la bibliothèque, sélection des photos à afficher. Cliquez sur Parcourir la bibliothèque, puis Ajouter des images/documents, puis Parcourir. Une fois les photos sélectionnées depuis votre ordinateur, cliquez sur Charger les fichiers. Les photos sont désormais présentes dans votre bibliothèque. Pour les associer à votre location, cochez la petite case à gauche en haut de chaque photo puis cliquez sur Ajouter les images/documents sélectionnés (rappel : vous pouvez afficher jusqu à 9 photos par location). Pensez à Enregistrer (en haut à droite) avant de quitter chaque page! Astuce/conseil : si vous avez une vidéo de présentation de votre location hébergée sur le web, vous pouvez copier le lien vers cette vidéo dans la rubrique Photos. OPEN PRO «CAMPING», MANUEL D UTILISATION 5
Caractéristiques: Dans la rubrique Caractéristiques, vous associez des caractéristiques prédéfinies à votre location. Ces caractéristiques sont rangées par famille (commodités, équipements, infrastructures, labels, langues, loisirs à proximité, présence dans un guide touristique, restauration, spécificités, caractéristiques personnalisées) : pensez à bien parcourir toutes les familles pour cocher les caractéristiques (mais évitez les doublons : en effet certaines caractéristiques sont présentes dans plusieurs familles). Pensez à Enregistrer (en haut à droite) avant de quitter chaque page! Recommencez cette procédure pour vos autres locations préenregistrées sur l outil. Paramètres L onglet Paramètres vous donne accès à un certain nombre de rubriques. Coordonnées du propriétaire : Renseignez les champs dans l onglet Paramètres puis Coordonnées (coordonnées du propriétaire). 6 OPEN PRO «CAMPING», MANUEL D UTILISATION
Tranches d âge : Dans l onglet Paramètres puis Tranches d âge, rien n est à compléter : cette rubrique sert à déterminer les âges que vous prenez en compte pour définir les adultes, les enfants ou les bébés. Vous n aurez pas vraiment besoin de cette rubrique car vous louez votre location en fonction de sa capacité. Pensez à Enregistrer (en haut à droite) avant de quitter chaque page! Suppléments : Dans l onglet Paramètres puis Suppléments, vous pouvez proposer des options supplémentaires payantes et définir leurs tarifs : par exemple, la location de draps ou le ménage en fin de séjour. Vous avez le choix entre deux types de suppléments : facultatif (le client peut les choisir) ou obligatoire (automatiquement ajouté à la réservation). Pour créer un supplément, cliquez sur Ajouter un supplément facultatif ou Ajouter un supplément Obligatoire. Pensez à Enregistrer (en haut à droite) avant de quitter chaque page! OPEN PRO «CAMPING», MANUEL D UTILISATION 7
Modalités de vente : Dans l onglet Paramètres puis Modalités de vente, vous indiquez le montant des arrhes et les moyens de paiement acceptés. C est aussi ici que se trouvent vos conditions générales de vente : c est obligatoire pour la réservation sur Internet. Si vous avez choisi de proposer le paiement en ligne, il vous faudra passer par PayPal (portefeuille électronique) et vous créer un compte. Vous pouvez ensuite cocher Je possède un compte PayPal et je souhaite que les internautes puissent effectuer un paiement en ligne des arrhes (n hésitez pas à nous demander conseil pour le paiement en ligne). 8 OPEN PRO «CAMPING», MANUEL D UTILISATION
Personnalisation des éditions : Dans l onglet Paramètres puis Personnalisation des éditions, vous trouverez tout le nécessaire pour créer des documents de réservation pour vos clients (confirmation d option, envoi d un contrat de location par e-mail, etc.). Cela correspond à une utilisation plus poussée d Open Pro, dont vous pouvez vous passer si vous souhaitez continuer à envoyer à vos clients votre contrat de location habituel. Si l envoi de vos contrats de location par e-mail vous intéresse, n hésitez pas à nous contacter : la procédure à suivre vous sera expliquée. OPEN PRO «CAMPING», MANUEL D UTILISATION 9
ASSOCIER UNE GRILLE TARIFAIRE À CHAQUE LOCATION Un hébergement ne peut être réservable en ligne que si une grille de tarifs a été définie pour cet hébergement. Dans l onglet Accueil, vous visualisez un planning par hébergement composé de deux lignes : 1ère ligne Réservation : correspond à l occupation ou la disponibilité de l hébergement 2nde ligne Tarif : indique l existence ou non d une grille tarifaire pour cet hébergement Attention si la ligne tarif est vide (absence de ligne bleue), cela signifie qu aucun tarif n a été défini pour cette période. L hébergement n est donc pas réservable (ex. location n 1). Pour ouvrir votre location à la réservation, vous devez donc lui définir une grille de tarifs. Cette opération est à renouveler chaque année, même si vos tarifs restent inchangés! Saisir mes tarifs Sur le planning de votre hébergement, cliquez sur Tarif puis Créer des tarifs. La rubrique Créer pour plusieurs séjours s ouvre : elle vous permet d associer un même tarif à plusieurs périodes de l année en une seule opération. Ex. vous souhaitez saisir le tarif de 500 /semaine pour : Tout le mois de janvier La période de mi-février à fin mars Le mois de septembre 10 OPEN PRO «CAMPING», MANUEL D UTILISATION
Vous allez donc créer ce tarif pour plusieurs périodes : entrez les dates de début et de fin de la première période, puis cliquez sur Ajouter une période et saisissez les dates de début et de fin de cette seconde période, etc. (veiller à choisir toujours un samedi comme date d arrivée et de départ). Dans le champ Durée de séjour, sélectionnez 7 nuits (correspondant à la location à la semaine) et dans le champ Jours d arrivée possibles, cochez le Samedi. Indiquez. ensuite le tarif de la semaine dans le champ Prix et cliquez sur Générer les tarifs. Un tableau récapitulatif apparaît dans lequel les semaines sont listées. Cliquez sur Confirmer la création des tarifs en haut à droite de ce tableau. En retournant dans l onglet Accueil, vous pouvez voir que la ligne bleue apparaît désormais sur les semaines pour lesquelles vous venez de créer un tarif. Continuez la saisie en recommençant l opération pour chaque période tarifaire différente. Une fois terminé, vérifiez que la ligne bleue est continue sur le planning et qu aucune période n est laissée sans tarif. Cette saisie des tarifs doit se faire pour chaque location. Astuce/conseil : vous pouvez également saisir des tarifs au week-end, mais sachez que, si un week-end est réservé en ligne, la semaine qui précède et celle qui suit ce week-end ne pourront être louées en entier (du samedi au samedi). Nous vous conseillons d indiquer dans le descriptif, les conditions de vente, sur votre propre site que «la location au week-end est possible sur demande et en fonction des disponibilités». Vous vous réservez ainsi la liberté d accepter ou non en fonction de la période... OPEN PRO «CAMPING», MANUEL D UTILISATION 11
Visualiser les tarifs Sur le planning de votre hébergement, cliquez sur Tarif puis Visualiser les tarifs. Cliquez sur Rechercher pour retrouver les différents tarifs que vous avez créés. Saisir une promotion ou un tarif dégressif L ajout d une promotion ou d un tarif dégressif doit être fait après avoir saisi les tarifs classiques (à la semaine). Cela permet d afficher le prix barré (prix initial) et le prix appliqué (remise déduite) : le client visualise alors la promotion dont il bénéficie. Saisir une promotion : sur le planning de l hébergement concerné, cliquez sur la date de début de promotion au niveau de la ligne de tarifs : le tarif initial apparaît, cliquez sur Modifier. Une fenêtre s ouvre, dans laquelle vous pouvez appliquer une remise au prix initial, en saisissant le prix promotionnel ou le pourcentage que vous voulez appliquer. 12 OPEN PRO «CAMPING», MANUEL D UTILISATION
Saisissez le montant de la remise dans le champ Remise, ou alors cliquez sur Appliquer un pourcentage de remise, le calcul du prix promotionnel se fait automatiquement. Pensez à bien Enregistrer avec de quitter la page! Attention, vous devez renouveler l opération pour chaque semaine en promotion. Saisir un tarif dégressif : si vous souhaitez proposer un tarif dégressif pour 2 semaines consécutives par exemple, sur le planning de l hébergement cliquez sur Tarif puis Créer des tarifs. Dans le menu de gauche de la fenêtre qui s ouvre, cliquez sur Créer pour un séjour. Saisir la date de début et de fin de la période concernée (ex. période de 2 semaines du samedi au samedi) et indiquez le tarif (ex. 550 les 2 semaines au lieu de 600 ). OPEN PRO «CAMPING», MANUEL D UTILISATION 13
Les deux types de tarifs sont donc enregistrés : Si le client interroge les disponibilités pour 2 semaines, c est automatiquement le tarif dégressif qui lui sera présenté ; s il veut réserver 1 semaine, ce sera le tarif classique. 14 OPEN PRO «CAMPING», MANUEL D UTILISATION
GÉRER MON OUTIL AU QUOTIDIEN Une fois l offre configurée, les paramètres renseignés et la grille de tarif créée, votre compte Open Pro Meublé peut être activé, la réservation en ligne devient alors possible. Demandez-nous l activation de votre compte. Suivi des réservations Réservation effectuée en ligne : lorsqu une réservation est effectuée en ligne par un client, vous êtes averti par e-mail. Toute réservation effectuée sur Internet s ajoute automatiquement et bloque le planning de la location, elle se matérialise par un bloc de couleur indiquant le nom du client : vous n avez donc aucune mise à jour à faire sur le planning. Vous devez juste recontacter le client pour finaliser avec lui sa réservation. Connectez-vous à votre compte Open Pro Meublé et rendez-vous dans l onglet Suivi des réservations : vous y retrouvez tous les derniers dossiers de réservation (pour prendre connaissance des coordonnées du client, confirmer un dossier en option, et le cas échéant envoyer le contrat de location par e-mail). OPEN PRO «CAMPING», MANUEL D UTILISATION 15
Mise à jour de mon planning Par contre lorsqu un client effectue une réservation directement auprès de vous (mail, appel téléphonique), c est à vous de mettre à jour et de bloquer le planning dès que possible pour éviter une double réservation! Vous pouvez alors utiliser deux méthodes : et Créer un dossier de réservation est une solution au cours de laquelle vous enregistrez les données du client que vous pourrez utiliser pour constituer un fichier clients par exemple. o Sur le planning, cliquez sur la date d arrivée du client au niveau de la ligne Réservation o Sélectionnez Créer un dossier o Dans la fenêtre qui s ouvre, renseignez le dossier étape par étape cliquez sur Valider o La période ainsi bloquée est alors matérialisée par un bloc de couleur Créer des interdictions de vente est la méthode la plus simple et la plus rapide. Elle peut également servir à bloquer des périodes que vous ne souhaitez par louer. o Sur le planning, cliquez sur la date d arrivée du client au niveau de la ligne Réservation o Sélectionnez Créer des interdictions de vente o Dans la fenêtre qui s ouvre, entrez les dates de la période à blo quer et cliquez sur Appliquer o La période ainsi bloquée est alors hachurée sur le planning 16 OPEN PRO «CAMPING», MANUEL D UTILISATION La seconde méthode (plus rapide) ne vous empêche pas de venir créer un dossier client plus tard, mais au moins la période demandée ne sera plus réservable par un autre client.
INTÉGRER LA RÉSERVATION EN LIGNE SUR SON PROPRE SITE Pourquoi proposer la réservation en ligne à vos clients depuis votre site Internet... Donner une image plus «pro» à votre site Offrir un service supplémentaire à vos clients : la liberté de réserver à tout moment Compléter les modes de réservation classiques (téléphone, mail) Depuis votre compte Open Pro Meublé, accédez à l onglet Diffuser votre offre puis Widgets de réservation : plusieurs solutions existent pour intégrer la réservation en ligne sur votre site. Peu importe la solution d intégration que vous choisissez (différentes options présentées dans le menu à gauche de l écran), vous pouvez jouer avec les options d affichage et récupérer le code HTML qui s affiche dessous : il vous suffit alors de le copier / coller dans les pages de votre site Internet. Astuce/conseil : privilégiez toujours une insertion de la réservation en ligne en haut sur la page d accueil de votre site pour lui donner de la visibilité. Si possible intégrer le module de réservation sur toutes les pages de votre site : en effet, si les clients trouvent votre site web en tapant des mots clés dans un moteur de recherche, ils n arriveront pas forcément sur la page d accueil de votre site! OPEN PRO «CAMPING», MANUEL D UTILISATION 17
Le widget de recherche de disponibilités Il s agit d un mini-moteur de recherche de disponibilités, prêt à l emploi, à insérer dans les pages de votre site. Vos clients sélectionnent leurs dates de séjour pour vérifier la disponibilité de votre hébergement et peuvent finaliser en ligne leur réservation. Le widget planning Grâce à l affichage en mode calendrier, vos clients peuvent voir en un clin d œil à quelles périodes votre hébergement est disponible. Ce mini-calendrier de disponibilités indique également les dates d arrivée possibles. En cliquant simplement sur une date, l internaute accède à la réservation en ligne de votre hébergement. Le lien vers mon mini-site de réservation Il s agit d un simple lien vers le mini-site de réservation dédié à votre hébergement. Il vous suffit d insérer le lien sur votre site et, en cliquant dessus, vos clients sont dirigés vers ce mini-site de réservation. Le lien peut prendre la forme que vous voulez : bouton «Réservez en ligne», rubrique du menu de votre site... 18 OPEN PRO «CAMPING», MANUEL D UTILISATION
L application Facebook Si vous administrez une page Facebook pour vos hébergements, vous pouvez ajouter un onglet à cette page qui permettra à vos clients d'effectuer une réservation directement sur le site Facebook. Suivez les instructions... Connectez-vous à votre compte Open Pro Meublé et rendez-vous dans l onglet Diffuser votre offre puis Widget de réservation puis Application Facebook. Cliquez sur le lien Rendez-vous sur la page Facebook de l application et suivez les instructions qui y sont décrites. Vous êtes alors invité à vous connecter sur votre compte Facebook, à Ajouter un onglet de page et à saisir l identifiant Open System de votre offre (identifiant donné dans la rubrique Application Facebook de votre compte Open Pro Meublé). Vos clients peuvent alors réserver depuis votre site Internet et votre page Facebook en seulement quelques clics. OPEN PRO «CAMPING», MANUEL D UTILISATION 19
VOTRE CONTACT Rozenn Le Quéré Pôle commercialisation Tél 02 98 76 25 59 rozenn.lequere@finisteretourisme.com Finistère Tourisme, Agence de Développement Touristique 4 rue du 19 mars 1962, CS 92005, 29018 Quimper Cedex Tél. 02 98 76 24 77, fax 02 98 52 19 19, adt29@finisteretourisme.com www.finisteretourisme.com Finistère Tourisme, Février 2015 Crédit photographique : P. Torset, Finistère Tourisme