DOCUMENTATION GESLOT Fiche client Page 1/1 FICHE CLIENT MA PREMIERE FICHE Nous allons voir ici les données obligatoires d une fiche client. Certaines options sont détaillés dans la page «Fiche Client» Pour créer un nouveau client, cliquez sur le bouton «NV» à coté du code client. Si vous avez enregistré un client de base, GESLOT vous demande si vous souhaitez reprendre les éléménts du client de base. Pour créer un client de base, il suffit de créer une fiche client (ou rappeler une fiche client), de vous assurer de mettre les parametres qui reviennent le plus souvent et de cliquer sur le bouton «Enr comme base client» Code client : Lorsque vous allez manipuler les clients, vous pourrez taper le début du nom du client et le système vous présentera la liste des clients correspondant. Mais pour créer une fiche client, vous devez saisir un code ou cliquer sur le bouton NV pour que le système propose automatiquement un nouveau code client sur 4 caractères numériques.
DOCUMENTATION GESLOT Fiche client Page 2/2 Code client facturation : Si le client que vous saisissez est utilisé uniquement pour les livraisons (BL, confirmation aux dépôts des livraisons à effectuer) et que la facture doit être faite à un autre nom ou une autre adresse, il suffit de spécifier ici le code du client facturation. Ce code doit exister, c'est-à-dire que vous devez avoir créer la fiche client correspondante. Important : le client facturation peut être invisible en vente si on ne saisie pas de vente directement sur ce client. Saisissez le nom et l adresse du client. MODE DE REGLEMENT : Le mode de règlement est structuré de la manière suivante 2 caractères pour le type de paiement (Cheque, Traite, TN traite non accepté, etc.) 3 chiffres pour le délai (de 000 jours à 999 jours) 2 chiffres pour la date de départ (00 correspond à la date de livraison, 10 veut dire à partir du 10,etc ) Le calcul de l échéance est toujours à partir de la date de livraison (sauf paramètre contraire) EXEMPLE : TN12010 traite non accepté à 120 jours le 10 CH03000 cheque à 30 jours CH00000 chèque à réception de facture CH03031 chèque à 30 jours fin de mois CH030FH chèque à 30 jours fin hebdo (5,10,15.) CH030FD chèque à 30 jours fin décade CH030FQ chèque à 30 jours fin quinzaine CH030FM chèque à 30 jours fin de mois Vous pouvez cliquer sur le bouton «?» à coté du mode de règlement pour vous aider à le saisir. CODE TAXE : permet d identifier les taxes auxquels est assujetti le client en fonction de sa position géographique VEFRA vente France VECOR vente Corse VEEXP vente export Etc. C est ce code taxe qui permettra de savoir si un client est assujetti ou non à la TVA, de connaître les comptes comptables, etc en fonction bien entendu de l article vendu. Vous pouvez cliquer sur le bouton «?» à coté du code taxe pour vous aider à le saisir.
DOCUMENTATION GESLOT Fiche client Page 3/3 CTIFL, INTERFEL, GARDE : mettez O ou N suivant que votre client est assujetti ou non à ces taxes. INFOS COMPLEMENTAIRES : Les questions des infos complémentaires sont paramétrables. Vous pouvez prévoir autant de questions que vous le souhaitez. En cliquant sur le bouton «les questions par défaut», vous obtenez la liste des questions. Vous répondez aux questions dans la colonne «réponse» A la validation, seules les questions ayant une réponse sont enregistrées Vous pouvez cliquer à nouveau sur le bouton «les questions par défaut» pour compléter les infos. Vous pouvez vous placez sur un numéro de portable et cliquer sur le bouton «Envoyer un SMS» (sous réserve d un abonnement Internet le permettant) Vous pouvez vous placer sur une adresse Mail et cliquer sur «Envoyer un Mail». Geslot utilisera alors votre logiciel de messagerie Vous pouvez consulter les infos contenues dans Outlook. Si vous etes placé sur une adresse Mail, la recherche dans Outlook se fera à partir de cette adresse sinon la recherche sera faite à partir du nom du client. Note sur l adresse Mail : vous pouvez enregistrer autant d adresses que nécessaire séparées par des «point virgules» ONGLET PARAM EDITIONS : La partie importante en création de client est la manière dont on calcule une facture. Par défaut, c est par BL.
DOCUMENTATION GESLOT Fiche client Page 4/4.CALCUL DES ETATS : Cochez la manière dont vous calculerez les BP, BL, FAC Pour le calcul des factures, une option «hebdo, Décade, etc» est disponible : Cette option permet par exemple de calculer une facture par mois (si l option «mensuel» est cochée) regroupant toutes les ventes du mois. L édition pourra être par numéro de BL avec un sous total par BL. Important : Pour les paramètres «calculer une facture», si votre client est rattaché à un «client facturation», ce sont les paramètres du «client facturation» qui seront pris en compte. Pour le paramètre «Ne pas regrouper avec d autres clients livrés», ce sont les clients livrés qu il faut cocher. ONGLET PRIX ET COMMISSION :
DOCUMENTATION GESLOT Fiche client Page 5/5 TABLEAU DU BAS C est la remise générale accorder au client. Vous pouvez prévoir plusieurs périodes, permettant ainsi d affecter une nouvelle remise par exemple à partir d une période précise. Note : Si un client livré est rattaché à un client facturé, la remise doit être enregistrée sur le client facturé ONGLET PARAM COMPTABLE
DOCUMENTATION GESLOT Fiche client Page 6/6 COMPTE COMPTABLE : La zone compte comptable est obligatoire, elle vous permet de donner le compte comptable du client. La structure de ce compte doit être en accord avec la structure que vous aurez définie dans votre logiciel de comptabilité. Suivant le paramétrage prévu dans GESLOT-COMPTA, GESLOT vous proposera un compte comptable. Les collectifs clients et fournisseurs sont définis dans GESLOT-COMPTA. Vous pouvez spécifier ici un collectif différent du paramétrage général. EN COURS AUTORISE : C est l encours financier que vous accordez au client. L encours autorisé ainsi que l encours réel vous est présenté lorsque vous saisissez une vente. Vous pouvez saisir l assureur crédit ainsi que le numéro de dossier. Geslot édite un état des dépassements avec toutes ces informations.
DOCUMENTATION GESLOT Fiche client Page 7/7 ONGLET RELEVES Si le client souhaite recevoir des relevés, répondre à ces questions. DOIT ON TENIR COMPTE DE LA PERIODICITE POUR L ECHEANCE Cette question est importante, elle informe le système sur le calcul de l échéance. En effet, certains clients exigent que la date d échéance soit calculée en fonction de la date du relevé. Par exemple, des ventes faites le 1, 2 et 3 du mois avec un calcul de relevé par décade et cette option cochée donnera une échéance calculée à partir du 10. (C est cette option qui devient prioritaire sur les deux derniers chiffres du mode de paiement de client) L option de périodicité «A DATE DE CALCUL DU RELEVE» permet de calculer un relevé en prenant toutes les factures jusqu'à la date de calcul du relevé (cette date est modifiable au moment du calcul).
DOCUMENTATION GESLOT Fiche client Page 8/8 Cette option permet de calculer un relevé par exemple tout les samedi midi pour les clients désirant un relevé par semaine. La remise peut être un taux, un pu au poids brut, un prix unitaire au poids net et un pu au colis Vous pouvez saisir un libellé qui sortira sur les états des ristournes par client. Si vous devez faire un avoir au client correspondant à sa ristourne, vous utiliserez le module «saisie des autres factures». ONGLET CAISSE : Vous pouvez enregistrer le numéro de carte d acheteur d un client : Lorsque vous rechercher un client, dans le champ CODE CLIENT, commencez par taper un / et Geslot cherchera non pas le nom du client mais sa carte d acheteur. Critère de recherche libre : Vous permet d affecter un critère de recherche pour accéder rapidement à un client autrement que par son nom ou son code. La recherche fonctionne exactement comme pour la carte d acheteur. Il faut commencer par taper un / dans le champ CODE CLIENT. OPTION «EDITION SUR SELECTION» et PUBLIPOSTAGE :
DOCUMENTATION GESLOT Fiche client Page 9/9 Lorsque vous cliquez sur le bouton «Edition sur selection», vous pouvez afficher Tous les tiers ou que ceux créés à partir d une date donnée. Geslot affiche ensuite tous les clients. A droite de ce tableau, vous sélectionnez les colonnes à visualiser. Vous pouvez ensuite exporter ces informations vers Word, Excel, OpenOffice,etc Sous le tableau, vous avez un bouton d exportation pour le publipostage :