Demande R-3671-2008 POLITIQUE DE GESTION DE L ENCAISSE DE L AGENCE DE L EFFICACITÉ ÉNERGÉTIQUE Original : 2009-05-11 Page 1 de 5
POLITIQUE DE GESTION DE L ENCAISSE DE L AGENCE DE L EFFICACITÉ ÉNERGÉTIQUE BUT Encadrer la gestion des liquidités de l Agence afin d obtenir le rendement optimal de ces liquidités. CHAMPS D APPLICATION Cette politique permet de connaître les lignes directrices qui encadrent les stratégies liées à la gestion des liquidités, les opérations de trésorerie, les mécanismes de suivi et de contrôle ainsi que les rôles et les responsabilités des intervenants. En particulier, elle d adresse aux intervenants suivants : Conseil d administration; Comité de vérification; Présidente directrice-générale; Directeur des services à la gestion. Elle porte sur les activités suivantes : Prévisions de trésorerie; Gestion de liquidités. PRÉALABLES Politique sur les comptes de banque de l Agence; Politique sur le dépôt des sommes d argent reçues de l Agence; Politique sur la préparation du budget. DÉFINITIONS Compte «Quote-part» Utilisé pour déposer les sommes d argent perçues par l Agence relativement aux quotes-parts versées par les distributeurs d électricité, de gaz naturel et de carburants et combustibles. Ces sommes sont utilisées pour effectuer les opérations reliées à l administration des activités de l Agence qui sont payées par la quote-part. Original : 2009-05-11 Page 3 de 5
Compte «Fonds vert» Utilisé pour déposer les sommes d argent perçues par l Agence auprès du ministère du Développement durable, de l Environnement et des Parcs relativement aux programmes de réduction des émissions de gaz à effet de serre qu elle administre dans le cadre du Plan d action sur les changements climatiques (PACC) et de tout autres sommes perçues par l Agence pour le financement de ses autres mandats. Ces sommes sont exclusivement utilisées pour effectuer les opérations reliées aux programmes du PACC administrés par l Agence et à ceux de ses autres mandats. Compte d opération «Comptes chèques» Compte utilisé pour effectuer les opérations quotidiennes reliées à l administration des activités courantes de l Agence Flexibilité financière Capacité de prendre des mesures nécessaires pour contrer une interruption de flux monétaire pour des raisons imprévisibles. Concrètement, cela signifie la capacité d emprunter rapidement de diverses sources et de conserver des marges de manœuvre dans la gestion des liquidités disponibles. Aucun financement inter-compte n est autorisé entre le compte quote-part et le compte Fonds vert. Prévision de trésorerie Prévision des encaissements et des déboursés pour une période donnée afin d assurer la disponibilité des ressources financières adéquates en temps opportun. PRINCIPE GÉNÉRAL Prévision de trésorerie Les prévisions de trésorerie à court et à long terme nécessaires à la réalisation des opérations de l Agence doivent être planifiées. Gestion de liquidité Les soldes bancaires quotidiens doivent être maintenus au plus bas niveau possible tout en évitant les découverts bancaires lorsque possible. Il est entendu qu il n y a pas d inter financement entre les comptes. L Agence doit disposer des liquidités suffisantes pour pourvoir à ses paiements courants respectifs. Original : 2009-05-11 Page 4 de 5
RESPONSABILITÉS ADMINISTRATIVES La direction des services à la gestion est responsable de : Déposer les sommes perçues par l Agence dans une banque régie par la Loi sur les banques (Loi du Canada 1991, chapitre 46) ou une coopérative de services financiers régie par la Loi sur les coopératives de services financiers (chapitre C- 67.3); Suivre et concilier les sommes perçues et les sommes déboursées par l Agence pour chacun des comptes; Établir mensuellement la conciliation entre les sommes perçues par l Agence et ses prévisions de déboursés. À la suite de cette conciliation, établir les sommes que l Agence prévoit ne pas avoir besoin immédiatement pour ses affaires courantes et prévoir les modalités pour l achat de certificat de dépôt garanti ou autre achat d unités de dépôt de participation garanti ; Produire sur une base mensuelle les rapports sur la gestion de la trésorerie pour chaque compte en tenant compte des encaissements de revenus de placement. RESPONSABILITÉS GÉNÉRALES Le conseil d administration est responsable d adopter la politique de gestion de l encaisse de l Agence. Le comité de vérification est responsable de recommander au conseil d administration l adoption de la politique de gestion de l encaisse de l Agence et de s assurer du respect de cette politique. Original : 2009-05-11 Page 5 de 5