Dialogue Live la solution pour des documents intelligents et interactifs
la prochaine dimension Imaginez pour l automatisation des documents d entreprise
Les entreprises font appel à des centaines de processus métiers chaque jour. La plupart de ces processus visent à optimiser la relation qu ont les entreprises avec leurs clients. D autres sont mis en place pour gérer les relations avec les employés. De nombreuses études montrent qu au moins 70 % de ces processus ont un impératif commun : utiliser ou produire certains types de document. Les documents sont utilisés pour collecter des données, communiquer en interne, commercialiser et vendre des produits ou services, et communiquer avec les clients. Les documents, ou communications, varient par leur format, leur contenu, leur mode de distribution ainsi que de nombreuses autres caractéristiques. Ils peuvent généralement être classés en trois catégories : Documents de masse il s agit en général de productions planifiées, dont le but est de traiter de grandes quantités de données variables issues de sources et de systèmes divers. Et ce afin de générer en une production unique des documents pour un grand nombre de clients. Il s agit par exemple de relevés mensuels, de factures, de marketing direct ou de correspondances. Documents à la demande demandes ponctuelles de documents spécifiques. Ces processus impliquent souvent des demandes de documents dans des systèmes interactifs par des personnes, telles que des agents ou des représentants du service clientèle. Le système envoie les données collectées à un service de production de documents qui compose la communication requise et la renvoie en temps réel au système demandeur. Il peut s agir de propositions, de devis ou de correspondances. Documents interactifs les personnes contribuent à la réalisation d un document en fournissant les données, en sélectionnant le contenu dans le document. Les documents interactifs peuvent être des formulaires d inscription, des propositions, des devis ou des correspondances. La majorité des entreprises déploient de nombreux systèmes et processus pour répondre aux besoins de productions interactives de documents via des projets onéreux. Ces tentatives sont souvent inefficaces et ne répondent pas aux besoins des entreprises et de leurs clients. De plus ces projets nécessitent au final des dépenses encore plus élevées pour assurer la maintenance et le support des systèmes. Pour améliorer la connaissance des clients tout en augmentant la productivité interne et en contrôlant les coûts, il est nécessaire de disposer d une plate-forme d automatisation des documents d entreprise prenant en charge tous les types d applications documentaires et rationalisant les processus qui les supportent. documents de masse documents à la demande documents interactifs 1
Le défi des documents interactifs Si la production des documents de masse et à la demande est contrôlée par des systèmes et processus automatisés, les documents interactifs sont pour leur part complétés et gérés par différentes personnes au sein de divers départements de l entreprise. Pour compliquer encore les choses, les entreprises ont généralement de nombreux processus et solutions ponctuelles pour différents types d applications documentaires interactives : certains pour créer des lettres et des correspondances générales, d autres pour les propositions, les contrats, les devis, les formulaires, les inscriptions et d autres encore pour des besoins ponctuels. 2 Les chargés de clientèle, lorsqu ils sont face à leurs clients, consacrent énormément de temps à compléter différents documents. Pour ce faire, ils utilisent aussi bien des traitements de texte que des logiciels spécialisés ou encore des développements spécifiques. Cet environnement compartimenté est gourmand en ressources humaines et s avère très onéreux pour les entreprises. Il est propice aux erreurs et ne fournit pas suffisamment de contrôles pour garantir la conformité et le respect des standards de l entreprise. Les entreprises tentent de contrôler cet environnement en mettant en place des milliers de modèles différents développés et supportés par les services informatiques. Pourtant la plupart de ces modèles n apporte que peu voir pas de flexibilité aux employés pour satisfaire les besoins de leurs clients. De plus, l intégration avec les systèmes d information est soit inexistante, soit implémentée via des processus inefficaces et des projets onéreux. Cette situation se traduit par des coûts de maintenance et de développement extrêmement élevés pour l entreprise, l incapacité de fournir aux employés les outils dont ils ont besoin pour répondre à la demande des clients et, au bout du compte, une réponse loin d être optimale pour les clients. Les documents interactifs représentent souvent une étape simple dans un processus d entreprise beaucoup plus complexe. Dans certains cas, le document interactif a pour objectif la collecte d informations pour la mise à jour de bases de données ou la génération de documents finaux à destination des clients. Les processus manuels imposent plusieurs fois la saisie des mêmes informations, la copie de documents à des fins de gestion, d enregistrement et d archivage et au final ces réalisations sont inefficaces et entraînent des erreurs et des coûts prohibitifs pour l entreprise. Sans une plate-forme commune prenant en charge en toute transparence les applications documentaires de masse, à la demande et interactives, les entreprises peuvent se retrouver cloisonnées dans un environnement où la réalisation est manuelle ce qui entraine des erreurs dans un processus inefficace et se traduit par des dépenses conséquentes, aussi bien en termes de fidélisation des clients que de résultats financiers. archives Enregistrements
Dialogue Live est la solution Intégrée à Dialogue, la solution Dialogue Live d Exstream, leader du marché pour l automatisation des documents d entreprise de masse et à la demande, est une solution documentaire intelligente et interactive qui offre une infrastructure commune pour gérer l édition de tous les types de documents interactifs au sein de l entreprise. En outre, Dialogue Live automatise l intégration des documents édités avec les systèmes d entreprise et la production de documents. Les entreprises éliminent ainsi les solutions ponctuelles et les processus manuels, d où une meilleure productivité des employés, une réduction considérable des coûts de production, des ressources informatiques allégées, une baisse des appels au service clientèle et une plus grande satisfaction clients. Dialogue Live est la solution idéale pour les entreprises de tous secteurs qui veulent offrir à leurs chargés de clientèle la flexibilité et l autonomie dont ils ont besoin pour produire des documents personnalisés et interactifs pour leurs clients, tout en garantissant l exactitude des documents et en contrôlant les coûts grâce une production et une réalisation centralisées. L éditeur Live (Live Editor) apporte aux utilisateurs tels que les commerciaux, les agents, les chargés de clientèle, les courtiers et le personnel des sites distants des possibilités d édition de documents, sous contrôle, en garantissant exactitude, conformité et respect des normes de l entreprise. Live Editor permet également de rationaliser des processus liés aux ressources humaines en accélérant la mise à jour des données sociales et d autres activités de traitement de formulaires chronophages. L environnement centralisé Dialogue pour le développement et le déploiement permet un parfait contrôle du respect des normes de l entreprise, du contenu et de la conformité des documents. Les documents interactifs sont fournis aux utilisateurs sous la forme de documents Live ou de fichiers Dialogue Live Format (DLF). Avantages: Réduction des coûts et amélioration de la cohérence grâce à la suppression des solutions ponctuelles pour les documents transmis en face à face, qu il s agisse de propositions, de lettres, de contrats, de formulaires ou de tout autre type de communication interactive. Diminution des erreurs et des communications erronées grâce au contrôle du contenu que peuvent fournir les chargés de clientèle, par le biais de l intelligence intégrée aux documents. Amélioration de la satisfaction client par l automatisation du suivi des processus interactifs industrialisables, tels que l envoi de lettres personnalisées, de kits de bienvenue, de brochures, etc. Réduction des coûts de formation des employés en remplaçant les formulaires papier et les processus manuels par des documents intelligents et interactifs personnalisés en fonction des typologies d utilisateurs. Il suffit de saisir quelques informations pour que les documents se complètent automatiquement. Diminution des coûts et simplification des tâches informatiques par la réduction du nombre de modèles de documents qu il est nécessaire de développer et de prendre en charge. Réduction des coûts d envoi postal et d archivage grâce à la distribution centralisée des documents générés sur les postes des utilisateurs. Configuration requise Configuration du système - Processeur Intel Pentium III ou équivalent - Windows XP Édition Professionnelle/Familiale ou Windows 2003 Server - 128 Mo de mémoire RAM (256 Mo recommandés pour les documents complexes ou volumineux) - 32 Mo d espace disque disponible Navigateurs pris en charge - Microsoft Internet Explorer 6.0 et 7.0 3
Processus pour la correspondance traditionnelle DÉVELOPPER DES MODÈLES le département informatique développe et tient à jour de nombreux systèmes personnalisés pour créer et déployer des milliers de modèles de correspondances. Conséquence : coûts de maintenance élevés, contenu statique et utilisation inefficace des ressources informatiques onéreuses. TROUVER LE MODÈLE APPROPRIÉ les utilisateurs recherchent le modèle adéquat parmi des 1 2 3 milliers. Cette procédure peut prendre beaucoup de temps et présente des risques d erreurs. COMPLÉTER LE MODÈLE les utilisateurs complètent le modèle, mais sans conseils ni contrôles pour savoir quels contenu, polices ou norme utiliser. Cette situation entraine des risques d erreurs, consomme du temps et n est pas forcément cohérente avec les standards de marque de l entreprise. Processus pour la correspondance avec Dialogue Live CONCEVOIR/DÉPLOYER LES DOCUMENTS LIVE (DLF) l interface graphique utilisateur de l environnement de conception de 1 2 Dialogue est utilisée pour élaborer une application de correspondances DLF standard et la déployer vers un référentiel commun où les utilisateurs puiseront les documents. Le format DLF repose sur des rôles et est conforme aux standards de l entreprise. Il permet d extraire de façon dynamique le contenu exact des systèmes d entreprise. contrôles règles ÉDITER ET GÉRER LES DOCUMENTS LIVE les utilisateurs ont recours à l'aide contextuelle et aux pages d interview pour être guidés dans la production du document Live. Certaines sections sont préremplies avec du contenu préapprouvé en fonction des éléments sélectionnés par l'utilisateur. D'autres sections permettent à l utilisateur d'inclure du texte et des images personnalisés. Le suivi automatique des révisions et la fenêtre liste des modifications accélèrent le processus d'approbation. Référentiel Document DLF édité
archives Enregistrements ENVOI POUR RÉVISION/ APPROBATION les utilisateurs envoient les lettres complétées pour approbation. La lenteur du processus de révision par allers et retours nuit au temps de réponse, le processus manque de cohérence et favorise les erreurs. ENVOI AUX CLIENTS les utilisateurs impriment les lettres finalisées, ajoutent les 4 5 6 adresses et les envoient manuellement. Ce processus non productif, entraîne une hausse du coût d'affranchissement et ne permet pas les contrôles suffisants pour garantir l utilisation d une adresse à jour ou l utilisation d un contenu approuvé par l'entreprise. FINALISATION DE LA RÉALISATION si des documents complémentaires doivent être envoyés aux clients, les utilisateurs passent du temps à lancer le processus de création. Le processus manuel de sélection et mise sous pli est inefficace et sujet aux erreurs ; en outre, des mesures supplémentaires doivent être prises à des fins de gestion pour l enregistrement et l archivage. 3 AUTOMATISATION DU PROCESSUS DE RÉALISATION Dialogue extrait les fichiers DLF complétés à partir d un référentiel commun, réalise des copies pour la gestion des enregistrements et l archivage, et utilise les données et le contenu édités pour mettre à jour les systèmes d entreprise et favoriser l automatisation des processus. fichiers complétés enregistrements archives
1 contrôl es conception et production de documents live intelligents et interactifs Les documents Live sont conçus et développés dans l environnement graphique de conception collaboratif de Dialogue, comme tout autre document Dialogue. En utilisant Dialogue DLF Designer, le développeur du document peut ajouter des contrôles et des règles d édition au document afin de gérer les interactions des utilisateurs. Il peut ainsi rendre certaines parties du document modifiables tout en en verrouillant d autres. 2 règles Avec DLF Designer, le développeur Live peut inclure de la logique afin d accéder à des sources de données externes pour les zones préremplies du document Live en fonction des éléments saisis, d authentifier les droits des utilisateurs et le contenu, d exécuter une logique de prise de décisions et de déclencher d autres processus. Le développeur de documents Live peut également ajouter des fonctionnalités interactives aux applications documentaires Dialogue existantes, de sorte que tout document Dialogue puisse être transformé en document Live. Une fois l application documentaire Live testée dans l environnement de conception Dialogue, le moteur Dialogue la traite afin de produire la sortie au format DLF (Dialogue Live Format). Fonctionnement de Dialogue Live Reposant sur le langage XML, les fichiers DLF sont autoportants et portables et peuvent donc être transférés et gérés comme tout autre fichier de données de l entreprise. Leur structure basée sur du XML permet aux systèmes externes, comme des solutions de gestion des processus métiers (BPM) et de gestion du contenu d entreprise (ECM), d extraire facilement les données et le contenu des fichiers DLF.
edition et gestion des documents live Les fichiers DLF peuvent être stockés dans un référentiel commun pour permettre à tous les utilisateurs d en faire une extraction. En fonction du type de document qu ils ont besoin de créer, les utilisateurs sélectionnent le fichier DLF approprié dans le référentiel et utilisent Dialogue Live Editor pour personnaliser et compléter le document pré approuvé. Dialogue Live Editor permet aux utilisateurs d éditer et d interagir avec les documents Live ou fichiers DLF. Cet éditeur peut être utilisé en tant que plug-in dans un navigateur pour les applications web ou exécuté en mode autonome en tant qu application bureautique. 3 automatisation de la production et du traitement final Avec Dialogue DLF Input, les documents Live édités (fichiers DLF) peuvent être utilisés comme entrées dans le moteur Dialogue pour piloter d autres processus. Les données et le contenu peuvent être extraits du document Live et utilisés pour mettre à jour les systèmes d entreprise, générer de nouveaux documents, déclencher des événements, réaliser des copies du document édité dans d autres formats (à des fins d archivage ou d envoi postal, par exemple) ou être utilisés comme contenu d autres documents qui peuvent être produits dans n importe quel format (AFP, PDF, PostScript, etc.). Live Editor fournit une aide contextuelle et des pages d interview qui guident les utilisateurs tout au long du processus de création de documents personnalisés. Les utilisateurs saisissent des informations dans des zones prédéfinies du document Live et, en fonction de la saisie, certaines sections, phrases, certains mots ou certaines images seront automatiquement inclus ou exclus. Les documents Live peuvent également reposer sur des rôles, de sorte que les éléments visualisés ou édités par l utilisateur dépendent de son identité. En fonction de la logique contenue dans l application documentaire Live, Live Editor peut aussi accéder à des données ou transmettre des données à des systèmes externes via des services web ou d autres connecteurs depuis et vers des systèmes d entreprise. Par exemple, Live Editor peut extraire automatiquement les informations à jour concernant un client après la saisie de certaines données d identification, et pré renseigner automatiquement des parties du document avec le contenu issu de cette/ces source(s). enregistrements archives Avec Dialogue DLF Fulfillment, les documents Live peuvent être utilisés comme modèles pour guider la distribution de documents personnalisés à différentes personnes. En utilisant une liste de distribution jointe ou définie, le moteur Dialogue traite le document Live avec ses règles afin de générer un document pour chaque personne figurant sur la liste. Ainsi, une entreprise qui souhaite offrir à ses franchises ou succursales la possibilité de localiser et personnaliser des documents de publipostage direct, mais a besoin de s assurer que les standards de sa marque et certains contenus sont préservés, a tout à gagner à utiliser Dialogue DLF Fulfillment. En effet, il suffit à la succursale d ajouter son contenu, comme des images personnalisées, de fournir la liste de distribution et de soumettre le document Live pour traitement. Avec Live Editor, les utilisateurs peuvent produire des documents personnalisés et pré approuvés à la demande avec la précision, la flexibilité et la rapidité nécessaire. En outre, les documents Live édités peuvent être envoyés dans un référentiel central en vue d un traitement ultérieur par l environnement de production Dialogue. 7
vous procure contrôle, Dialogue Live intelligence et automatisation
Avantages Applications Dialogue Live est parfaitement adapté pour répondre aux besoins liés à des processus métier impliquant l interaction d utilisateurs finaux sur des documents ou à tous processus de production interactive de documents. Dialogue Live convient notamment aux applications suivantes : Suppression des solutions ponctuelles Possibilité d édition avec contrôle Rendre interactif tous types de document Prise en main utilisateurs plus facile Automatisation de la production Correspondance Propositions Contrats Formulaires électroniques Réalisation des supports connexes Formulaires de ressources humaines Déclarations de sinistre Polices de groupe Kits d inscription ou d ouverture de compte Publipostage direct Garantie de l exactitude Personnalisation de toutes les communications Automatisation et rationalisation des processus documentaires Réduction significative des coûts Amélioration des délais de mise en oeuvre Gain de productivité Automatisation des affichages grâce à l intelligence embarquée Garantie de la conformité Unité entre toutes les communications Réduction des délais de diffusion 9
va changer votre façon Dialogue Live de faire des affaires
Modules Dialogue DLF pour Dialogue Live DLF Designer DLF Designer est une extension des fonctionnalités d Exstream Dialogue Designer Il permet aux développeurs de documents, la création de documents Live par l ajout de fonctions interactives, telles que des contrôles et des règles d édition, dans toute application documentaire Dialogue nouvelle ou existante. Les fonctionnalités traditionnellement incluses dans les systèmes documentaires entièrement interactifs peuvent être ajoutées aux applications documentaires Live. Les documents Live peuvent être conçus en tant qu applications autonomes ou bien en vue d une inclusion dans un système web ou d autres types de systèmes interactifs personnalisés. DLF Output les fichiers Dialogue Live Format (DLF), ou documents Live, sont générés par le moteur Dialogue à l instar de tout autre type de production de document. Basé sur les standards du langage XML, le format DLF a été conçu pour prendre en charge tout type de document interactif. Le DLF englobe la structure applicative permettant l interactivité et favorisant l accès à des systèmes externes ainsi que leur alimentation. De plus le DLF permet de faire l interface avec les systèmes de workflow, de contrôler la présentation, d effectuer la mise en forme et l édition de règles tout en assurant l authentification du contenu, des données et des utilisateurs. Les sorties DLF peuvent être produites à partir d une station de conception, simultanément par le moteur Dialogue avec d autres sorties de masse, ou créées à la demande à l aide de Dialogue Real-time. Les fichiers DLF peuvent aussi être utilisés en entrée de Dialogue. DLF Input DLF Input permet l utilisation de documents Live après leur édition (fichier DLF après saisie d information) comme sources de données en entrée de Dialogue. Le moteur permet l extraction des données pour le déclenchement d événements, comme la création d autres documents, ou pour utilisation du contenu au sein d autres documents. Ces documents pouvant être produits dans n importe quel format (AFP, PDF, PostScript, etc.). DLF Fulfillment DLF Fulfillment permet la prise en compte de documents Live comme modèles de documents, permettant aux utilisateurs de stocker un fichier DLF personnalisé, associé à une liste de distribution ou à l emplacement de cette liste. La finalité étant le regroupement d informations dans un référentiel en vue du traitement des modèles par Dialogue. Pour ce type de traitement, le document Live personnalisé peut comporter certaines variables et règles qui seront résolues lors de la production par le moteur Dialogue. modules designer output utilisateurs dialogue live fulfillment input 11 modifiés
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