Guide à l usage des établissements de santé [] Guide méthodologique pour l Alignement Stratégique du Système d Information Version
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Références Le GMSIH a produit les références suivantes relatives à l alignement stratégique du système d information : [] Définition des concepts et méthodologie appliquée à l étude SiDEFV [] Guide méthodologique SiGMEV [] Outil d alignement stratégique du SI SiASSIV
Sommaire Pourquoi un guide méthodologique?... Comment utiliser ce guide?... Alignement stratégique du système d information... Etapes de la démarche d Alignement Stratégique du Système d Information...9 Identifier les axes stratégiques...0 Identifier les objectifs opérationnels... Décrire l impact des objectifs opérationnels sur les processus... Elaborer la matrice «Objectifs Opérationnels / Processus». Identifier les fonctions du système d information supportant les processus... Personnaliser les fiches fonctions SI... Prioriser la mise en œuvre des fonctions SI...8
Pourquoi un guide méthodologique? Afin d aider les établissements de santé dans leur démarche d Alignement Stratégique du Système d Information, ce guide méthodologique décrit les différentes étapes concourant à l identification des objectifs à supporter par les fonctions du système d information ainsi que les ordres de priorité de mise en oeuvre. Ce guide n a pas vocation à se substituer aux différentes méthodes d Alignement Stratégique du Système d Information et d urbanisation dont la littérature sur le sujet est déjà importante. Cependant, il replace la démarche d alignement stratégique du SI dans le contexte des établissements de santé et met en lumière les conditions de succès pour la mise en œuvre d une telle démarche.
Comment utiliser ce guide? Ce guide se présente sous la forme d'une succession d'étapes. Elles constituent un itinéraire structuré vers une situation cible qui est l identification des fonctions du système d information à forte valeur ajoutée pour la mise en œuvre de la stratégie de l établissement de santé. Un synoptique général présentant les grandes étapes de la démarche d Alignement Stratégique du Système d information et les fiches descriptives de chaque étape sont proposés dans les pages suivantes. Ce synoptique est repris sur la partie gauche de chaque fiche descriptive qui présente les rubriques suivantes : Synoptique Numéro et Titre de l étape Pré-requis pour l étape Objectifs généraux de l étape Recommandations pour valider l étape Acteurs impliqués dans l étape Documents et actions nécessaires pour valider l étape Références pouvant apporter des éléments complémentaires pour réaliser l étape Conseils pratiques pour réussir l étape
Alignement stratégique du système d information Définition : L alignement stratégique est la première étape d une démarche d urbanisation du système d information. Cette démarche est une méthode d élaboration de schéma directeur du système d information, particulièrement adaptée au contexte actuel du SI des établissements de santé : en effet, cette démarche prend en compte l existant en matière de SI, permet d identifier les composants «manquants» ou à adapter et de définir les besoins en interopérabilité pour assurer la cohérence de l ensemble du système d information. L alignement stratégique du système d information permet : De mieux définir les objectifs des projets de système d information et par conséquent, facilite la définition du périmètre des projets ainsi que l adhésion des acteurs ; De participer à l ordonnancement des projets, notamment à la définition des ordres de priorité de mise en œuvre ; D identifier les indicateurs de gestion et de qualité qui devront être produits par la SI de façon à mesurer l atteinte des objectifs, notamment l amélioration attendue des processus. Enjeux : Le modèle d alignement stratégique applicable aux établissements de santé repose sur les principes suivants : Les objectifs stratégiques de l établissement en relation avec son environnement (la ville, la région, l état, les réseaux de santé ), déclinés dans le projet d établissement, permettent d identifier les processus à améliorer ; L optimisation des processus représente les «vrais besoins» à couvrir par les SI ; Les systèmes d information doivent contribuer à optimiser les processus pour atteindre ces objectifs. La figure ci-après schématise l articulation entre la stratégie, les processus et les systèmes d information :
Objectifs Processus Systèmes d information Figure : Modèle d alignement stratégique Relation objectifs stratégiques / processus : Identifier les axes stratégiques de l établissement de santé ; Identifier leurs déclinaisons opérationnelles ; Caractériser leur impact sur les processus. Relation processus / systèmes d information : Définir les processus cibles ; Identifier les fonctions du SI qui supportent ces processus ; Définir les besoins à couvrir par le SI (améliorations attendues). Relation systèmes d information / objectifs : Définir les ordres de priorité des projets de SI en cohérence avec la stratégie de l établissement de santé ; Produire les indicateurs de mesure de l atteinte des objectifs. 8
Etapes de la démarche d Alignement Stratégique du Système d Information Etape Réaliser une analyse d opportunité Etape Etape Etape DES / Etape SUPPORTANT LES Etape Etape DES 9
DES / DES Pré requis Identifier les axes stratégiques Décision d élaboration (ou de modification) d un projet d établissement ; Connaissance des axes stratégiques nationaux (plans nationaux de santé publique ) et régionaux (SROS ) ; Décision et volonté de la Direction Générale et de la CME concernant la mise en œuvre de l alignement stratégique du SI. Objectifs Le principal objectif de cette étape est d identifier les axes stratégiques qui détermineront les orientations du projet d établissement. Les axes stratégiques sont exprimés au travers des plans nationaux de santé publique, de la réglementation ainsi que dans les SROS. Le projet d établissement doit s appuyer sur ces orientations nationales et régionales, en tenant compte des spécificités de l établissement et de son environnement. Cette étape n est pas spécifique de la démarche d alignement stratégique du SI, cependant le SI a pour objectif de contribuer à la mise en œuvre des axes stratégiques. Contenu de l étape Examiner les axes stratégiques d origine nationale (plans régionaux de santé publique) ou régionale (SROS) ; Identifier les axes stratégiques déjà définis pour l établissement ou pour le groupe d établissements (par exemple les objectifs de groupe pour les établissements privés) ; Identifi er les axes stratégiques appropriés à l établissement en fonction de ses spécificités et de son contexte ; Sélectionner parmi ces axes ceux qui seront prioritairement développés par l établissement. Acteurs Direction Générale et CME (pour action) ; DSIO / DIM (pour information). Document produit Orientations du projet d établissement (présentant la liste des axes stratégiques retenus et priorisés). Fait de clôture Validation des Orientations du projet d établissement par la Direction Générale et la CME. Facteurs clés de succès Analyse du positionnement de l établissement dans son environnement ; Analyse des forces et faiblesses de l établissement ; Engagement de la Direction Générale ; Coopération de la CME. Références : Cf. [] Définition des concepts et méthodologie appliquée à l étude 0
DES / DES Pré requis Identifier les objectifs opérationnels Validation des Orientations du projet d établissement par la Direction Générale et la CME (cf. Etape ). Objectifs Le principal objectif de cette étape est d identifier les objectifs opérationnels qui traduisent en actions concrètes les axes stratégiques précédemment définis pour l établissement. L ensemble des objectifs opérationnels constitue un plan d action propre à chaque établissement pour atteindre la situation cible, conforme aux axes stratégiques. La définition de l ensemble des objectifs opérationnels constitue une étape essentielle à la bonne réalisation du projet d établissement et de ses différentes composantes qui sont : Le projet médical ; Le projet de soins ; Le projet de gestion ; Le projet social ; Le plan directeur (bâtiments) ; Le projet de système d information (ou schéma directeur du SI). Cette étape n est pas spécifique de la démarche d alignement stratégique du SI, cependant le SI a pour objectif de contribuer à la mise en œuvre des objectifs opérationnels. Contenu de l étape Examiner les axes stratégiques retenus lors de l étape ; Identifier l impact de ces axes sur la situation existante de l établissement ; Décrire la situation cible pour l établissement conformément aux axes stratégiques ; Identifier les objectifs opérationnels à mettre en œuvre pour faire évoluer la situation existante vers une situation cible dans le sens des orientations stratégiques retenues lors de l étape. Classer les objectifs par ordre de priorité ou d importance (attribuer une note de pondération). Acteurs Direction Générale et CME ; DSIO / DIM ; Chefs de services, chefs de pôles ; Directions adjointes (soins, ressources humaines ). Document produit Situation cible et liste des objectifs opérationnels arrêtés pour chaque axe stratégique et pondérés. Fait de clôture Validation de la situation cible et de la liste des objectifs opérationnels pondérés par la Direction Générale et la CME.
Facteurs clés de succès Analyse du positionnement de l hôpital dans son environnement («parts de marché» par activité, par discipline ) ; Analyse forces / faiblesse / opportunités / menaces ; Engagement de la Direction Générale ; Coopération de la CME. Références : Cf. [] Définition des concepts et méthodologie appliquée à l étude DES / DES
DES / DES Pré requis Décrire l impact des objectifs opérationnels sur les processus Validation de la situation cible et de la liste des objectifs opérationnels pondérés par la Direction Générale et la CME (cf. Etape ). Objectifs Il s agit de définir les modalités d atteinte de la situation cible par la mise en œuvre des objectifs opérationnels, en analysant l organisation existante dans l établissement. Un objectif opérationnel peut correspondre à la création de nouvelles activités et / ou à l optimisation d activités existantes. Dans tous les cas, il s agit alors de définir l impact de chaque objectif opérationnel sur les processus (existants ou à créer) de l établissement de santé en lien avec son environnement (la ville, la région, les réseaux de santé ). Cette étape permet d identifier les ressources à allouer pour la mise en œuvre des objectifs opérationnels (ressources humaines, consommables, locaux, ressources informationnelles ). Elle permet aussi de décliner la stratégie de l établissement dans chacun de ses domaines d activité et donc de décrire le contenu des différentes composantes du projet d établissement (notamment le projet médical, le projet de soins, le projet de gestion, le projet social). Le projet de système d information doit soutenir ces composantes. Il doit produire de plus les indicateurs qui permettront de mesurer l atteinte des objectifs opérationnels. Cette étape n est pas spécifique de la démarche d alignement stratégique du SI, elle est aussi utilisée par exemple pour le plan directeur pour les bâtiments. Cependant le SI représente un ensemble de ressources allouées pour l atteinte des objectifs opérationnels et doit surtout fournir les indicateurs permettant de mesurer l atteinte de ces objectifs.. Contenu de l étape Examiner les objectifs opérationnels définis par axe stratégique et pondérés lors de l étape ; Analyser l impact de la mise en œuvre de l objectif opérationnel sur les processus de l établissement : réaliser, pour chaque objectif, une fiche descriptive d impact qui doit contenir les informations suivantes : o Organisations de santé concernées (l établissement et si besoin son environnement) ; o Population de patients concernée ; o Description de la situation cible attendue ; o Actes concernés (administratifs, cliniques, diagnostiques, thérapeutiques ) o Coordination entre professionnels de santé ; o Ressources nécessaires (humaines, consommables, locaux ) o Ressources informationnelles nécessaires (connaissance, dossier patient ) o Contraintes de sécurité et de contrepartie ; o Liste des indicateurs de mesure de l atteinte des objectifs ; o Liste des processus impactés et estimation de l impact ( impact fort, impact moyen, impact faible, «0» impact négligeable).
DES / Acteurs Directions adjointes (soins, ressources humaines ) ; Chefs de services, chefs de pôles ; DSIO /DIM ; Direction Générale et CME. Documents produits Classement des objectifs opérationnels pour chaque axe stratégique ; Fiche descriptive de l impact de chaque objectif opérationnel sur les processus. Fait de clôture Validation du classement des objectifs opérationnels et des fiches d impact par la Direction Générale et la CME. Facteurs clés de succès Prise en compte de l analyse forces / faiblesses / opportunités / menaces ; Recherche de consensus et contribution des directions adjointes et chefs de services ou de pôles ; Soutien de la Direction Générale et de la CME. Références : Cf. [] Définition des concepts et méthodologie appliquée à l étude Cf. [] 0util Alignement Stratégique du SI. DES
DES / DES Pré requis Elaborer la matrice «Objectifs Opérationnels / Processus» Validation du classement des objectifs opérationnels et des fiches d impact par la Direction Générale et la CME (cf. Etape ). Objectifs L objectif de cette étape est de renseigner la matrice «Objectifs opérationnels / Processus» à partir des informations consignées dans les fiches d impact élaborées précédemment. Cette matrice permet de visualiser les processus les plus impactés par l ensemble des objectifs opérationnels déclinés pour l établissement. Elle permettra de faire le lien, lors des étapes suivantes, entre les objectifs opérationnels et les fonctions du système d information par l intermédiaire des processus et de savoir quelle(s) fonction(s) du système d information apporte(nt) le plus de valeur ajoutée à la mise en œuvre de la stratégie de l établissement. Contenu de l étape Recenser les objectifs opérationnels («lignes» de la matrice) ; Affecter à chaque objectif un coefficient de pondération résultant du classement des objectifs opérationnels par ordre d importance au regard des orientations stratégiques de l établissement ; Recenser les processus de l établissement («colonnes» de la matrice) en adaptant ou spécialisant la nomenclature des processus proposée ; Remplir les cases de la matrice en y reportant le poids de l impact de chaque processus résultant de chaque fiche d impact ; La matrice calcule automatiquement, pour chaque processus, la somme des impacts pondérés de chaque objectif opérationnel et met en évidence les processus les plus impactés. Acteurs DSIO /DIM (pour action) ; Direction Générale et CME (pour validation). Documents produits Matrice «Objectifs opérationnels / Processus» adaptée au contexte de l établissement. Fait de clôture Validation de la matrice par le comité de pilotage du système d information. Facteurs clés de succès Pertinence du contenu des fiches descriptives d impact objectif opérationnel / processus ; Recherche de consensus et contribution des directions adjointes et des chefs de services / de pôles ; Soutien de la Direction Générale et de la CME. Références : Cf. [] Définition des concepts et méthodologie appliquée à l étude Cf. [] 0util Alignement Stratégique du SI
DES / DES Pré requis Identifier les fonctions du système d information supportant les processus Validation de la matrice par le comité de pilotage du système d information (cf. Etape ). Objectifs L objectif de cette étape est d identifier les fonctions du système d information de production de soins qui apportent le plus de valeur ajoutée pour l atteinte des objectifs opérationnels de l établissement. La matrice «Processus / Fonctions SI» permet d identifier les fonctions qui supportent les processus. Elle permet donc d identifier les fonctions SI qui apporteront le plus de valeur ajoutée pour l optimisation des processus les plus impactés (processus «clés») par les orientations de l établissement. Contenu de l étape Recenser les processus «clés» ainsi que leur «poids» précédemment calculés en étape («colonnes» de la matrice Processus / Fonctions SI ) ; Identifier les fonctions «prioritaires» c est-à-dire les fonctions SI qui supportent les processus clés («lignes» de la matrice Processus / Fonctions SI) ; Procéder à une comparaison «existant / cible» : o Identifier les fonctions manquantes ; o Identifier les fonctions déjà mises en œuvre dans l établissement ; o Comparer les fonctionnalités de ces dernières avec celles décrites dans les fiches descriptives de fonctions, pour l adaptation éventuelle des fonctions existantes. En déduire la liste des fonctions SI à mettre en œuvre ou à adapter pour atteindre les objectifs opérationnels de l établissement. Acteurs DSIO /DIM ; Maîtrise d ouvrage opérationnelle (Chefs de projets «métier») ; Maîtrise d œuvre opérationnelle (service informatique, éditeurs, intégrateurs). Documents produits Liste des fonctions du système d information prioritaires. Fait de clôture Validation de la liste de fonctions du système d information prioritaires en comité de pilotage du SI. Facteurs clés de succès Connaissance de la cartographie fonctionnelle et applicative existante du SI de l établissement ; Existence de mesures régulières de la performance des fonctions du système d information. Références : Cf. [] Définition des concepts et méthodologie appliquée à l étude Cf. [] 0util Alignement Stratégique du SI
DES / DES Pré requis Personnaliser les fiches fonctions SI Validation de la liste de fonctions du système d information prioritaires en comité de pilotage du SI (cf. Etape ). Objectifs L objectif de cette étape est de décrire les fonctions SI conformément à la valeur ajoutée qu elles doivent apporter aux processus qu elles supportent. Il s agit donc de personnaliser les fiches descriptives de fonctions SI conformément à l amélioration attendue des processus. Contenu de l étape Pour chaque fonction SI prioritaire, personnaliser la fiche descriptive de l impact fonction / processus qui doit contenir les informations suivantes : Définition de la fonction ; Objectifs opérationnels concernés pour l établissement ; Objectifs à satisfaire ; Indicateurs à alimenter ; Acteurs utilisateurs de la fonction, directs et indirects ; Principales fonctionnalités ; Fréquence d utilisation ; Pré-requis à la mise en œuvre ; Risques ; Note d impact : valeur ajoutée de la fonction pour le processus. Acteurs DSIO /DIM ; Maîtrise d ouvrage opérationnelle (Chefs de projets «métier») ; Maîtrise d œuvre opérationnelle (service informatique, éditeurs, intégrateurs). Documents produits Fiches descriptives des fonctions du SI cible de l établissement. Fait de clôture Validation des fiches descriptives du SI cible par le comité de pilotage du SI. Facteurs clés de succès Connaissance de la cartographie fonctionnelle et applicative existante du SI de l établissement ; Connaissance de l offre du marché ; Existence de mesures régulières de la performance des fonctions du système d information. Références : Cf. [] Définition des concepts et méthodologie appliquée à l étude Cf. [] 0util Alignement Stratégique du SI
DES / DES Pré requis Prioriser la mise en œuvre des fonctions SI Validation des fiches descriptives du SI cible par le comité de pilotage du SI (cf. Etape ). Objectifs L objectif de cette étape est d attribuer un ordre de priorité pour la mise en œuvre des fonctions SI apportant le plus de valeur ajoutée pour l atteinte des objectifs opérationnels de l établissement. Le contenu des fiches descriptives de fonctions Si réalisées lors de l étape permet de personnaliser et d alimenter la matrice Processus / Fonctions SI propre à l établissement. Contenu de l étape Personnaliser la matrice «Processus / Fonctions SI : o En reportant dans les colonnes les processus personnalisés de la matrice Objectifs opérationnels / Processus (cf. Etape ) ; o En reportant dans les lignes les fonctions SI identifiées (cf. Etape ) ; o En reportant dans les cases de la matrice les notes d impact «valeur ajoutée» de la fonction sur le processus donné (cf. Etape ). Identifier les fonctions supportant les processus fortement impactés par les objectifs opérationnels ; Identifier les fonctions supportant plusieurs processus ; Identifier les dépendances entre fonctions ; Evaluer la complexité de mise en œuvre de la fonction : o Nombre d acteurs concernés ; o Type de projet : composant d infrastructure, composant métier o Mode d implémentation : fonction à acquérir, à adapter, à renouveler Prioriser la mise en œuvre des fonctions SI en tenant compte de ces éléments. Acteurs DSIO /DIM ; Maîtrise d ouvrage stratégique (Direction Générale et CME) ; Maîtrise d ouvrage opérationnelle (Chefs de projets «métier») ; Maîtrise d œuvre opérationnelle (service informatique, éditeurs, intégrateurs). Documents produits Liste des fonctions SI priorisées au regard de l alignement stratégique du SI. Fait de clôture Validation de la liste des fonctions priorisées du SI cible par le comité de pilotage du SI. Facteurs clés de succès Pertinence du contenu des fiches descriptives de fonctions SI ; Recherche de consensus et contribution des directions adjointes et des chefs de services ou de pôles ; Soutien de la Direction Générale et de la CME. 8
Références : Cf. [] 0util Alignement Stratégique du SI DES / DES 9