Colloque en approvisionnement CCSR Le service de l approvisionnement et les Contrats de construction en milieu institutionnel Présenté par : Paul Bourque, consultant en education supérieure 24 septembre 2014 1
Les Contrats de construction Présentation La règlementation La gestion des projets de construction dans l institution Quelques cas problématiques Le service de l approvisionnement et les contrats de constructions Questions-réponses 2
Les Contrats de constructions Les types de contrats de construction Méthode traditionnelle (la plus usitée) Professionnels + appel d offres En gérance Les contrats de professionnels Architecte (le maître d oeuvre) Ingénieurs (civil, mécanique, électrique) À forfait, à pourcentage ou à tarif horaire Firmes de supports (tests de sols, béton, toiture), ascenseurs, etc. 3
Les étapes d un projet de construction Programme des besoins Engagement des professionnels Étude de faisabilité Plans préliminaires Plans finaux Appel d offres et signature du contrat Exécution des travaux : Suivi, ordres de changements, paiements Acceptation provisoire des travaux Acceptation finale des travaux 4
La règlementation gouvernementale Voici une liste non exhaustive des lois et règlements pouvant affecter un projet de construction - Loi sur les contrats des organismes publics - Règlement sur les contrats d'approvisionnement des organismes publics - Règlement sur les contrats d'approvisionnement, de services et de travaux de construction des organismes visés à l'article 7 de la Loi sur les contrats des organismes publics (Revenu Québec) - Règlement sur les contrats de services des organismes publics - Règlement sur les contrats de travaux de construction des organismes publics - Tarif d'honoraires pour services professionnels fournis au gouvernement par des architectes - Tarif d'honoraires pour services professionnels fournis au gouvernement par des ingénieurs - Loi sur le bâtiment - Loi concernant la lutte contre la corruption On doit aussi tenir compte de la règlementation municipale et de la règlementation en matière de sécurité. 5
La gestion des projets de construction dans l institution Règlementation interne en lien avec les projets de construction Règlements, politiques, procédures, directives Les principaux intervenants (CA, CE, DG, DSF, DRM) Description des processus les seuils d autorisations Les responsabilités Les rôles La concordance avec la règlementation gouvernementale 6
Problématique 1: La surcharge de travail Les services de l approvisionnement sont particulièrement occupés durant les mois de mars à juin pour préparer la rentrée scolaire. C est aussi la période des appels d offres pour les projets de construction. Conséquences : Surcharge de travail Temps supplémentaire Risque d erreurs important Que faites-vous pour faire face à ce problème? 7
Problématique 2: Structure hiérarchique Les services de l approvisionnement sont plus ou moins développés dans une institution. Il peut s agir que d une seule personne ou de tout un service. Les rôles et les responsabilités du service de l approvisionnement peuvent être plus ou moins importants dans les projets de construction. Le service de l approvisionnement peut relever de plusieurs directions comme par exemple les ressources matérielles, les finances ou les services administratifs. Conséquences: - les postes ne correspondent pas toujours aux responsabilités assumées La place occupée par les services de l approvisionnement dans la structure de votre institution est-elle appropriée? 8
Problématique 3: Les ressources matérielles et l approvisionnement Les ressources matérielles et l approvisionnement ont tous les deux un rôle important pour mener à bien un projet de construction. Par contre, les ressources matérielles se préoccupent surtout de la réalisation du projet alors que l approvisionnement se préoccupe surtout des règlements et du processus. Conséquence: - l échéancier serré met beaucoup de pression sur le service de l approvisionnement pour modifier son processus Est-ce que l échéancier d un projet de construction est établi conjointement? 9
Problématique 4: La documentation La documentation d un projet de construction peut comprendre: Des études préliminaires L appel d offres pour le choix des professionnels L appels d offres Les plans et devis Les contrats Les ordres de changements Les permis de construction Les rapport des réunions de chantiers Les rapports des laboratoires Les communications écrites des professionnels, du Cégep, de l entrepreneur Etc. Conséquence: La gestion du dossier de construction est souvent gérée par plusieurs intervenants Comment se fait cette gestion dans votre établissement? 10
Problématique 5: Les conflits d intérêts Les responsables des ressources matérielles et du service de l approvisionnement sont les plus susceptibles à être approchés par les entrepreneurs ou par les firmes de professionnels. On reçoit d abord des crayons pour ensuite recevoir des bouteilles de vin, des billets de spectacles, etc. D autre part, la fondation vous demande régulièrement de demander une contribution à ces mêmes entrepreneurs et professionnels. Conséquences: Il peut y avoir conflits d intérêts ou du moins une apparence de conflits d intérêts Comment agissez-vous dans de telles occasions? Est-ce que l institution a des règles claires à ce sujet? 11
Les services de l approvisionnement et les projets de constructions Le travail d équipe avec les autres intervenants Bonne planification Bien connaître le rôle et les responsabilités de chacun Bien connaître la règlementation externe (se tenir à jour) Participer à l élaboration de la règlementation interne (politique, procedure et directives) La relève en cas d absence, soyez prévoyant La transparence envers la direction L éthique : comportement avec les entrepreneurs, les professionnels La bonne gestion de la documentation du dossier de construction 12
Conclusion Protégez vous et protégez votre institution Cherchez de l aide auprès de vos confrères ou consoeurs des autres institutions ou du CCSR QUESTIONS-RÉPONSES 13