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1 PROCÈS-VERBAL de la sixième (14-06) réunion du Comité exécutif du Collège de Rimouski tenue le mercredi 2 juillet 2014, à 8 h, au local D-225 du Cégep VÉRIFICATION DES PRÉSENCES Mesdames Lyne Beaulieu (secrétaire), Noëlla Bourdages et Marie-France Maheu (rejointe par téléphone), messieurs Dany April, Nelson Jean et Jean-Pierre Villeneuve (président). Était absent : monsieur Bernard Lepage ORDRE DU JOUR.04 Centre matapédien d études collégiales (CMÉC) Climatisation des locaux 222 et 223 et dispositifs anti-refoulement (DAR) sur la plomberie d eau potable Choix de l entrepreneur.05 Augmentation des prix des cafétérias du Cégep et de l IMQ pour l année Réfection du pavage du stationnement du Cégep de Rimouski (Phase Été 2014) Choix de l entrepreneur.07 Acquisition de neuf microscopes pour le département des Techniques d analyses biomédicales.08 Acquisition d une chaloupe de sauvetage pour le CFMU.09 Progiciel de gestion de maintien des actifs immobiliers (PGMAI) Audit de la catégorie C de l UNIFORMAT II dans les différents bâtiments du Cégep de Rimouski et de ses composantes Il est PROPOSÉ par monsieur Nelson Jean, APPUYÉ par monsieur Dany April et RÉSOLU À L UNANIMITÉ que l ordre du jour soit adopté tel qu il a été proposé PROCÈS-VERBAL DE LA 5 e (14-05) RÉUNION DU COMITÉ EXÉCUTIF a) Adoption Il est PROPOSÉ par madame Noëlla Bourdages, APPUYÉ par monsieur Nelson Jean et RÉSOLU À L UNANIMITÉ que le procès-verbal de la 5 e (14-05) réunion soit adopté tel qu il a été proposé. b) Suites Il n y a pas de suites à donner CENTRE MATAPÉDIEN D ÉTUDES COLLÉGIALES (CMÉC) CLIMATISATION DES LOCAUX 222 ET 223 ET DISPOSITIFS ANTI-REFOULEMENT (DAR) SUR LA PLOMBERIE D EAU POTABLE CHOIX DE L ENTREPRENEUR Des travaux d aménagement et de réfection sont nécessaires au Centre matapédien d études collégiales durant l été 2014 pour : L implantation d un système de climatisation pour évacuer la chaleur dégagée par les équipements informatiques installés dans les locaux 222 et 223, utilisés comme salles de formation à distance; La fourniture et l installation de dispositifs anti-refoulement (DAR) sur certaines sections du réseau de plomberie d eau potable de l édifice.

2 2 Les firmes professionnelles BPR et Marcel Banville - Architecte ont reçu le mandat de préparer les plans et devis et d assurer le suivi de chantier du projet. Les coûts relatifs aux travaux précités qui seront défrayés à partir du budget d immobilisation du Cégep de Rimouski ont été estimés à ,37 $. À la suite d un appel d offres sur invitation, un seul entrepreneur a déposé une soumission pour ces travaux. Il s agit de : Plomberie GD Gauthier (Matane, Québec) au montant total de ,63 $, toutes taxes incluses. CONSIDÉRANT que la soumission de l entreprise Plomberie GD Gauthier (Matane, Québec) est conforme aux exigences spécifiées dans les documents d appel d offres; CONSIDÉRANT que l écart entre l estimé de départ et la soumission reçue est explicable, selon l ingénieur, par la période de l année dans laquelle nous nous trouvons et la réalité du marché de la construction de la région de Amqui; CONSIDÉRANT la recommandation de la firme d ingénieur responsable du suivi du projet; CONSIDÉRANT la recommandation du Service de l équipement; Il est PROPOSÉ par madame Noëlla Bourdages, APPUYÉ par monsieur Dany April et RÉSOLU À L UNANIMITÉ d autoriser l attribution du contrat pour la réalisation des travaux de réfection et d aménagement nécessaires au Centre matapédien d études collégiales pour l implantation d un système de climatisation et pour la fourniture et l installation de dispositifs anti-refoulement (DAR) à l entreprise Plomberie GD Gauthier (Matane, Québec) montant total de ,63 $, toutes taxes incluses AUGMENTATION DES PRIX DES CAFÉTÉRIAS DU CÉGEP ET DE L IMQ POUR L ANNÉE Le contrat de concession des cafétérias de l Institut maritime du Québec et du Cégep de Rimouski a été signé avec la coopérative étudiante du Cégep de Rimouski (COOPSCO) pour une période de cinq ans. Le contrat prévoit que chaque année, la coopérative propose une liste de prix des aliments. Les prix sont généralement ajustés à l indice des prix à la consommation, au Québec. Cette année, l indice des prix à la consommation dans le secteur de l alimentation a été fixé à 2 %. Par contre, de fortes augmentations sont annoncées pour les viandes et les poissons (26 % et 10 %). Coopsco propose cette année une formule pour le menu du jour où l assiette principale est offerte comme élément de base et les accompagnements en option selon le choix. Ainsi l assiette principale plus deux items au choix, boisson, soupe ou dessert revient à 7,35 $ au lieu de 7,10 $ en Cette formule est déjà en vigueur dans d autres cégeps où les concessions sont opérées par Coopsco, notamment au Cégep de La Pocatière et au Cégep Garneau. Des items classés dans la catégorie «exception», comme les frites, ont connu des augmentations plus importantes afin d inciter les usagers à faire des choix santé et respecter la Politique alimentaire du Collège. CONSIDÉRANT la proposition sur la liste des prix du concessionnaire COOPSCO; CONSIDÉRANT l augmentation importante des prix annoncée sur les viandes par les fournisseurs; CONSIDÉRANT le modèle par item qui préserve, à un prix équitable, l assiette principale; CONSIDÉRANT le modèle en vigueur dans d autres cégeps au Québec;

3 3 Il est PROPOSÉ par madame Marie-France Maheu, APPUYÉ par monsieur Nelson Jean et RÉSOLU À L UNANIMITÉ d accepter la liste des prix proposés par Coopsco pour dans les cafétérias du Cégep et de l IMQ ainsi que le nouveau modèle de répartition du prix du menu du jour par item RÉFECTION DU PAVAGE DU STATIONNEMENT DU CÉGEP DE RIMOUSKI (PHASE ÉTÉ 2014) CHOIX DE L ENTREPRENEUR Des travaux de réfection sont requis au niveau de l ensemble du pavage du stationnement du Cégep de Rimouski. Étant donné leur importance, les travaux seront réalisés par phases successives de manière à minimiser leur impact sur les enveloppes d immobilisation éventuellement octroyées au Collège dans les années à venir. La phase de travaux planifiée pour l été 2014 dans le cadre de ce dossier consiste à la réfection du pavage situé entre les pavillons B et C (cour intérieure), fortement abimé par l effet du temps. La firme professionnelle Roche ltée Groupe conseil a reçu le mandat de préparer les plans et devis et d assurer le suivi de chantier de ce projet. Les coûts relatifs aux travaux ont été initialement estimés à $ et seront défrayés à partir de l enveloppe du budget d immobilisation de l année À la suite d un appel d offres public, quatre entrepreneurs ont déposé une soumission conforme pour ces travaux. Il s agit de : 1. Construction B.M.L. / Division de Sintra inc. (Rivière-du-Loup, Québec) au montant total de ,50 $, toutes taxes incluses; 2. Yvon Lachance et fils inc. (Rimouski, Québec) au montant total de ,13 $, toutes taxes incluses; 3. Construction MacB inc. (Trois-Pistoles, Québec) au montant total de ,29 $, toutes taxes incluses; 4. Les Excavations Léon Chouinard et fils ltée (Price, Québec) au montant total de ,64 $, toutes taxes incluses. CONSIDÉRANT que la soumission de l entreprise Les Excavations Léon Chouinard et fils ltée est la plus basse et qu elle est conforme aux exigences spécifiées dans les documents d appel d offres; CONSIDÉRANT la recommandation de la firme professionnelle responsable du suivi du projet; CONSIDÉRANT la recommandation du Service de l équipement; Il est PROPOSÉ par monsieur Nelson Jean, APPUYÉ par monsieur Dany April et RÉSOLU À L UNANIMITÉ d autoriser l attribution du contrat pour la réalisation des travaux nécessaires dans le cadre de la phase de l été 2014 du projet de réfection du pavage du stationnement du Cégep de Rimouski à l entreprise Les Excavations Léon Chouinard et fils ltée, au montant total de ,64 $, toutes taxes incluses ACQUISITION DE NEUF MICROSCOPES POUR LE DÉPARTEMENT DES TECHNIQUES D ANALYSES BIOMÉDICALES Le département des Techniques d analyses biomédicales désire faire l'acquisition de neuf nouveaux microscopes dont sept seront destinés au laboratoire d'hématologie et deux microscopes destinés au laboratoire de microbiologie. Les sept microscopes pour l'hématologie sont équipés, entre autres, d'un objectif spécial très onéreux qui est essentiel à la microscopie que l'on fait en hématologie alors que les deux microscopes destinés à la microbiologie n'ont pas besoin d'être équipés de cet objectif plus dispendieux que le sont les objectifs normaux. Ainsi, les demandes de soumissions ont été préparées de façon à ce que les soumissionnaires fournissent un prix séparé.

4 4 À la suite d un appel d offres sur invitation, deux (2) fournisseurs sur les quatre (4) invités ont déposé une soumission admissible. Il s agit de : Carl Zeiss Canada (Toronto, Ontario) au montant total de ,48 $, avant taxes; Clemex (Longueuil, Québec) au montant de ,80 $, avant taxes. Les deux autres fournisseurs invités étaient : Nikon (Mississauga, Ontario) au montant de ,77 $, avant taxes (non conforme). Olympus (Richmond Hill, Ontario), n a pas été en mesure de soumissionner. CONSIDÉRANT que le Cégep de Rimouski a procédé à un appel d offres sur invitation auprès de quatre fournisseurs spécialisés soit Carl Zeiss Canada, Clemex, Nikon et Olympus dans le but d acquérir des microscopes pour les laboratoires d hématologie et de microbiologie; CONSIDÉRANT que Nikon ne répond pas à la demande du département des Technologies d analyses biomédicales d obtenir des microscopes avec objectif spécial essentiel à la microscopie en hématologie; CONSIDÉRANT que la compagnie Clemex, quoiqu admissible, a soumis un prix plus élevé que Carl Zeiss Canada; CONSIDÉRANT que la coordination départementale de Techniques d analyses biomédicales ainsi que la direction adjointe des Services de la qualité de l enseignement et des programmes, approuve la demande; CONSIDÉRANT que des budgets au fonds d investissement sont prévus pour l acquisition de microscopes; Il est PROPOSÉ par madame Marie-France Maheu, APPUYÉ par madame Noëlla Bourdages et RÉSOLU À L UNANIMITÉ 1. d autoriser l acquisition de neuf microscopes pour les laboratoires d hématologie et de microbiologie, au coût total de ,48 $ plus les taxes, à la compagnie Carl Zeiss Canada; 2. que le directeur général soit autorisé à signer la commande d achat, comme le prévoit la Politique et procédures relatives à l acquisition de biens et de services (C-8 5.6) ACQUISITION D UNE CHALOUPE DE SAUVETAGE POUR LE CFMU La compagnie Canadian Steamship Line a fait le don à l IMQ d une chaloupe de sauvetage d une valeur de $. Elle offre également l opportunité à l IMQ d acquérir une deuxième chaloupe pour la somme de $. La chaloupe de sauvetage de type Free-Fall inclue le système de bossoir. La Compagnie CSL prend à sa charge les frais de transport des deux chaloupes entre Montréal et Lévis. L IMQ pourra donc, à la suite de l acquisition de ces embarcations, offrir des formations qui respectent les normes définies dans la convention Standards of Training, Certification and Watchkeeping (SCTW) et répondre aux besoins de l industrie. En contrepartie, le Groupe CSL désire que l IMQ installe une plaque commémorative et procède à l inauguration de l installation des équipements. CONSIDÉRANT que le Groupe CSL désire se départir d une chaloupe de sauvetage de type Free-Fall et du bossoir assorti; CONSIDÉRANT que ces équipements de sauvetage sont presque neufs et en bon état de fonctionnement;

5 5 CONSIDÉRANT que la valeur au marché de ce type d équipement de sauvetage est d environ $; CONSIDÉRANT que le Groupe CSL désire promouvoir et supporter la formation maritime au Québec en offrant ces équipements au prix de $; CONSIDÉRANT que le Groupe CSL a déjà fait le don à la Fondation de l IMQ d une chaloupe de sauvetage et d un bossoir identique; CONSIDÉRANT que les changements à la convention SCTW sur la formation des gens de mer doivent être pris en compte par l IMQ dans son offre de service; CONSIDÉRANT l opportunité que représente une telle acquisition pour rehausser l offre de formation à l industrie maritime; CONSIDÉRANT que l IMQ dispose d une enveloppe budgétaire transférée par le gouvernement du Canada pour faire l achat d équipements de sauvetage pour la mise à jour du Centre de formation aux mesures d urgence; CONSIDÉRANT que l acquisition de ces équipements s inscrit dans le projet de modernisation et d agrandissement du Centre de formation aux mesures d urgence de Lévis; Il est PROPOSÉ par monsieur Dany April, APPUYÉ par madame Marie-France Maheu et RÉSOLU À L UNANIMITÉ d acquérir une chaloupe de type Free-fall de la compagnie Canadian Steamship Line pour la somme de $ incluant les frais de déplacement de cet équipement entre Montréal et Lévis PROGICIEL DE GESTION DE MAINTIEN DES ACTIFS IMMOBILIERS (PGMAI) AUDIT DE LA CATÉGORIE C DE L UNIFORMAT II DANS LES DIFFÉRENTS BÂTIMENTS DU CÉGEP DE RIMOUSKI ET DE SES COMPOSANTES En conformité avec la recommandation du MELS (lettre de madame Hélène Guenette du 13 novembre 2008) à la suite au Plan québécois des infrastructures 2008, le Cégep de Rimouski a fait l acquisition en octobre 2009, par l entremise du Centre collégial des services regroupés (CCSR) et à l instar de plusieurs autres collèges du réseau, d un progiciel de gestion de maintien des actifs (PGMAI) afin de faciliter le suivi, la prise de décision et la reddition de compte relative aux travaux prioritaires de maintien d actif et de réfection à réaliser sur ses différents bâtiments de même que sur ceux de ses composantes. C est la firme RCAA-PLANIFIKA inc. qui fut retenue par le CCSR pour la fourniture et l implantation du progiciel nécessaire pour ce projet. La structure du progiciel utilisé (VFA.facility ) est basée sur la classification standard UNIFORMAT II ASTM (American society for testing and material) E1557 qui décompose en plusieurs composantes majeures les éléments constituant un bâtiment : Groupe «A» (Infrastructures), Groupe «B» (Superstructure et enveloppe), Groupe «C» (Aménagements intérieurs) et Groupe «D» (Services / Mécanique-électricité). Cette façon de faire permet d améliorer les communications, la conception, la coordination de projets de même que la productivité des administrateurs et des professionnels (Architectes et ingénieurs) responsables de la gestion et de l entretien d édifices. Des audits pour la prise de relevés et l entrée de données initiale des éléments des groupes A, B et D étaient inclus dans l entente d origine avec RCAA-PLANIFIKA inc. Ces audits furent réalisés durant l été Dans le contexte financier qui prévaut en ce moment et de celui de la reddition de comptes de plus en plus serrée exigée aux différents ministères de la province, il est pensable, selon les informations disponibles, que dans un avenir plus ou moins rapproché, les données contenues dans VFA.facility soient utilisées par le gouvernement du Québec lors de la répartition d enveloppes budgétaires relatives à l entretien et la mise à niveau de ses infrastructures. Dans ce contexte, il est important de faire réaliser les audits de la catégorie C, les seuls encore manquants pour avoir un portrait global et complet de la situation des bâtiments du Collège de Rimouski dans le progiciel précité.

6 6 Les coûts relatifs à la tenue des audits en question, défrayés à partir du budget d immobilisation du Cégep de Rimouski, représentent un déboursé de ,63 $ (toutes taxes incluses). CONSIDÉRANT la lettre de monsieur Élias Farhat (Directeur général des infrastructures au MESRST) en date du 19 mars 2014 dans laquelle il fait mention que le MESRST recommande que le solde de l enveloppe budgétaire du PGMAI du réseau collégial soit utilisé, en priorité, pour la réalisation d audits de la catégorie C de l UNIFORMAT II; CONSIDÉRANT la recommandation du sous-comité PGMAI (MESRST / Fédération des CÉGEPs / CÉGEPs) lors de sa présentation à l assemblée générale de la CAMAF du 4 juin dernier qui encourage fortement les collèges à la réalisation d audits de la catégorie C dans leurs établissements; CONSIDÉRANT que plusieurs autres institutions du réseau collégial ont déjà procédé en ce sens; CONSIDÉRANT l outil que pourrait représenter, pour le gouvernement du Québec, un système tel que le PGMAI lorsqu il sera question, dans les années à venir, de la répartition d éventuelles enveloppes relatives à l entretien et la mise à niveau des infrastructures des différents réseaux gérés par le MESRST; CONSIDÉRANT la recommandation du Service de l équipement et de l approvisionnement et du Service des affaires financières du Cégep de Rimouski; Il est PROPOSÉ par madame Noëlla Bourdages, APPUYÉ par monsieur Dany April et RÉSOLU À L UNANIMITÉ d entériner la tenue d audits de la catégorie C dans les différents bâtiments du Cégep de Rimouski et de ses composantes durant l été La tenue des audits en question se traduit par l émission d une commande en ce sens à la firme RCAA Planifika inc. pour un montant total de ,63 $ (toutes taxes incluses). QUESTIONS DIVERSES Choix des firmes conseils pour l estimation des travaux : Madame Marie-France Maheu questionne les processus mis en place pour l attribution des mandats aux firmes de génie conseil et d architectes pour l élaboration des plans et devis. Madame Lyne Beaulieu précisera, lors de la prochaine rencontre, les mécanismes en place au Cégep de Rimouski et ses composantes pour s assurer de l intégrité des règles d attribution des mandats. La séance est levée à 8 h 40. président secrétaire

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