Bassaro Manuel d utilisation Version 1.0
Table des matières Présentation... 2 Authentification... 2 Menu Principal... 2 Profil utilisateur :... 2 Profil Secretaire :... 3 Profil Administrateur :... 3 Création d un courrier... 3 Imputation d un courrier... 5 Rechercher un courrier... 7 Suivi d un courrier... 7 Gestion des Activités(Suivi)... 8 Gestion des utilisateurs... 9 Gestion des Expiditeurs/Destinateurs... 9 Gestion des Structures... 10 Gestion des Stratus possibles d un courrier... 10 Gestion des taches... 11 Reporting... 11 1
Présentation Bassaro est une application qui permet : L enregistrement des courriers (courriers entrant et sortants) L archivage des courriers (Pièces que compose le courrier) Le suivi des courriers La recherche et le stockage des éléments du courrier La gestion des Expéditeurs La gestion des Destinateurs Bassaro offre également différents type de reporting sur les courriers. Authentification Pour utiliser l application chaque utilisateur doit avoir un login et un mot de passe. La première fenêtre de l application consiste s authentifier. Menu Principal Une fois authentifié et suivant le profil utilisateur la fenêtre correspondante s affiche. Sur cette fenêtre les opérations les plus courantes sont regroupées sur une barre d outils. Le nom, prénom ainsi que le profil de l utilisateur connecté s affiche sur la barre de titre. Profil utilisateur : Les utilisateurs ayant ce profil ne peuvent pas faire les opérations d administration. Les opérations qu il ne peut pas faire sont grisées sur la fenêtre 2
Profil Secretaire : Les utilisateurs ayant ce profil ne peuvent pas faire les opérations d administration. Les opérations qu il ne peut pas faire sont grisées sur la fenêtre Profil Administrateur : Les utilisateurs ayant ce profil peuvent voir l ensemble des fonctionnalités offertes par l application Bassaro. Ils peuvent entre autre : clôturer un courrier, gérer les utilisateurs, Création d un courrier 3
Menu Opération > Création d'un courrier arrivé Cette fenêtre permet à l utilisateur connecté d ouvrir un nouveau courrier arrivée. Les différentes informations sur le courrier à créer doivent être renseignées. Le numéro de courrier est calculé automatique en fonction du dernier courrier crée, de l exercice en cours et du type de courrier (Ordinaire, Confidentiel ou Demande Interne). L utilisateur peut à ce stade imputer directement le courrier à une structure. Il peut également stocker toutes les pièces scannées que compose le courrier Menu Opération > Création d'un courrier Départ Cette fenêtre permet à l utilisateur connecté d ouvrir un nouveau courrier départ. Les différentes informations sur le courrier à créer doivent être renseignées. Le numéro de courrier est calculé automatique en fonction du dernier courrier crée, de l exercice en cours et du type de courrier (Ordinaire, Confidentiel ou Demande Interne). L utilisateur peut également stocker toutes les pièces scannées que compose le courrier 4
Menu Opération > Création d'une demande interne Cette fenêtre permet à l utilisateur connecté d ouvrir une nouvelle demande interne. Les différentes informations sur la demande interne à créer doivent être renseignées. Le numéro de la demande interne est calculé automatique en fonction de la dernière demande interne créée, de l exercice en cours et du type de courrier (Ordinaire, Confidentiel ou Demande Interne). L utilisateur peut également stocker toutes les pièces scannées que compose la demande interne Imputation d un courrier L utilisateur peut imputer un courrier a un utilisateur soit au moment de la création du courrier ou après la création. Lors de la création du courrier un onglet imputation apparait : Cela sert à imputer le courrier en cours de création à une structure bien spécifique : 5
L utilisateur peut également après création du courrier l imputer à une structure. Pour ce faire il doit connaitre le numéro du courrier à imputer et aller dans le menu Rechercher et choisir le type de courrier à rechercher Une fenêtre apparait permettant de saisir le numéro et l exercice du courrier à rechercher. 6
Une fois le courrier trouvé la fenêtre ci-dessus apparait permettant d imputer à une structure bien spécifique. Notez bien qu à cette étape le dossier se trouve toujours à votre niveau. Vous devez donc changer la Position actuelle du courrier pour que ce dernier soit visible par la structure à laquelle vous l avez imputé. Notez que si le courrier n est pas à votre position, vous ne pouvez pas le mettre à jour. L utilisateur qui finit de traiter un courrier doit changer la position s il veut l envoyer dans une autre structure. Rechercher un courrier Menu Affichage >Rechercher un courrier La recherche d un courrier se fait à travers son numéro de courrier et l exercice sur le courrier est créé Suivi d un courrier Une fois le courrier imputé à un utilisateur, ce dernier peut à tout moment vois la liste des courriers en attente de traitement à son niveau. Menu Affichage> Dossiers en attente de traitement à mon niveau A partir de cette fenêtre l utilisateur peut voir la liste des courriers qui lui sont imputés ou qui sont à sa position donc un nécessite un suivi de sa part. 7
Pour Pour ajouter un suivi a un courrier, sélectionner le courrier puis cliquez sur le bouton traiter le dossier. La fenêtre suivante apparait : Sur cette fenêtre sélectionner le suivi souhaité et cliquer que bouton Ajouter comme réalisée. La gestion de la liste des Suivis(Activité) se fait grâce au menu (Administration >Activités) Gestion des Activités(Suivi) Administration >Activités L utilisateur peut mettre à jour la liste des activités(suivi) possible pour sa structure 8
Gestion des utilisateurs Menu Administration >Utilisateurs Cette interface est visible que pour les administrateurs. Elle permet de mettre à jour la liste des utilisateurs qui peuvent utiliser l application Bassaro Gestion des Expéditeurs/Destinateurs Menu Administration >Expéditeur/Destinateur Cette interface permet de mettre à jour la liste des expéditeurs/destinateurs. 9
Gestion des Structures Menu Administration >Structures Cette interface permet de mettre à jour la liste des structures. Gestion des Stratus possibles d un courrier Menu Administration >Etat possible d un courrier Cette interface permet de mettre à jour la liste des états possibles d un courrier 10
Gestion des taches Menu Administration >taches à faire sur un courrier Cette interface permet de gérer les taches à faire (utilisé lors de l imputation d un courrier) Reporting 11
L application Bassaro offre différents reporting : Reporting sur les courriers arrivés Reporting sur les courriers départs Reporting sur les activités effectuées sur un courrier 12
Délai de traitement des courriers Tous ces reporting sont accessible à travers le menu Etats. Ils sont accessibles à tous les utilisateurs et pour chaque liste l utilisateur peut imprimer ou exporter les résultats dans un fichier Excel. Nb : Ce manuel est disponible depuis l application Bassaro Menu Aide. 13