Syndicat de Copropriété St-Tropez phase I Assemblée Générale Annuelle Tenue le 1 er juin 2010 à 19h00 Au complexe Sportif des Jardins de l Auvergne PROCÈS-VERBAL 1. Lecture et adoption de l'ordre du jour La lecture de l'ordre du jour est faite par le président d assemblée, Maxime Verreault. Il est proposé par Cécile Goulet (#111) et secondé par Réjean Moisan (#412) que l ordre du jour soit adopté. Accepté à l unanimité. 2. Lecture et adoption du procès verbal de l assemblée générale ordinaire du 1 er juin 2009 Le procès verbal ayant été distribué à tous les copropriétaires depuis plusieurs jours, le président d assemblée propose de ne pas en faire la lecture à moins que quelqu un ne le demande. Aucune correction n est demandée et aucun commentaire n est fait sur le procès verbal. Il est proposé par Réjean Moisan (#412) et secondé par Laurent Giroux (#208), que le procès-verbal soit adopté. 3. Compte rendu des activités du mandat 3.1. Réfection de la toiture Maxime Verreault mentionne que les travaux ont été fait au coût que nous avions eu lors de la soumission, c'est-à-dire 81 307 $. Mme Denise Vandal (#405) mentionne qu il est étonnant vu le coût des travaux et leurs envergures que la garantie ne soit pas plus longue (la membrane est garantie 10 ans, et la main d uvre 5 ans). 3.2. Déneigement hiver 2009-2010 Maxime Verreault mentionne que la copropriété n aura aucun remboursement sur le coût du déneigement même si les déneigeurs ne sont venus que 4 ou 5 fois au courant de l hiver. Il facture le surplus de neige mais ne rembourse pas pour un hiver plus doux en précipitations. Maxime mentionne aussi qu il a laissé un message pour essayer de s entendre avec l entrepreneur pour qu il effectue les réparations pour les bris qu ils ont causés aux bordures et à la pelouse lors du déneigement. 3.3. Dégâts d eau Maxime Verreault mentionne qu il y a eu un nouveau dégât d eau dans 2 unités, soit le #210 et le #110, causé par un branchement de tuyaux éclaté. Le dossier a été long à régler à cause des diverses parties, les assureurs des parties ne s entendaient pas sur ce que chacun devait payer. La franchise de 2 500 $ pour ce nouveau sinistre a été payée dernièrement et figurera dans les états financiers du mandat à venir.
Il y a eu un autre petit dégât suite à une infiltration d eau au #414 près de la cheminée. Nous pensions que la réfection de la toiture règlerait ce problème d infiltration mais en fin de compte celui-ci était dû à de l humidité dans la paroi de la cheminée. Le problème a été réglé à peu de frais dernièrement. 3.4. Chien unité 407 Le problème du chien dans l unité 407 a été réglé vers la fin de janvier 2010. Le problème a été long à régler en raison d un manque de coopération des propriétaires et aussi parce que nous devons communiquer avec le curateur public et non avec le propriétaire. Des amendes ont été remises 2 fois, soit une de 800$ qui sera payée en totalité au mois de juillet et une autre d environ 2 700 $ qui couvre une amende pour le non respect du règlement (2600$) et le tapis de l ascenseur qui a été volé. Cependant, nous n avons encore reçu aucun montant pour cette deuxième facture. Une autre suivra sous peu pour le remplacement de la porte qui a été défoncée par les policiers lors d une intervention. 3.5. Fenêtres Sylvie Henri mentionne qu elle a de la misère à rejoindre l entrepreneur de portes et fenêtres. Elle essaie aussi de rejoindre l un des administrateurs du 4420 pour avoir le nom de la personne qui fait le remplacement de leurs fenêtres. Mme Gaétane Laflamme (#412) mentionne que la personne ne travaille pas très bien. Donc d autres entrepreneurs seront sûrement appelés dans les prochaines semaines. Mme Lance (#110) mentionne que dans son unité, lorsqu ils ont changé son thermos le joint n a pas été refait et que les insectes entrent et demande que le problème soit réglé au plus vite. 3.6. Conduits d aération (sécheuse, poêle, salle de bain) Un problème d humidité dans l unité #413 était dû à la trappe d évacuation extérieure qui s était obstruée avec le temps. L air usé au lieu de sortir à l extérieur passait dans un autre conduit et sortait par la hotte du poêle d ou l humidité dans les fenêtres. Pour régler ce problème la trappe extérieure a été nettoyée de l extérieur avec un jet d air. Maxime Verreault s occupera dans le courant de l été de nettoyer toutes les grilles extérieures qui se trouvent au-dessus des fenêtres. Celles-ci sont toutes plus ou moins obstruées de la même façon par la poussière. Une nacelle et un compresseur doivent être loués à cet effet. Il en coûtera environs 1500 $ à 2000 $. Si le travail était fait par un entrepreneur le coût serait 4 fois plus élevé. 4. Travaux à prévoir 4.1. Tapis Au rez-de-chaussée le joint entre le tapis et la céramique commence à s effilocher. Pour régler le problème une bande de caoutchouc sera installé en attendant le remplacement des tapis qui sera fait dans les prochaines années. 4.2. Peinture La peinture datant de plusieurs années, il sera proposé aux copropriétaires de voter pour faire peinturer les corridors et les cages d escalier et ainsi prévoir un budget spécial dans le prochain mandat. Plus de détail suivront lors du point «Budget».
4.3. Stationnement arrière (ornières et flaques d eau) Dans le stationnement arrière, des ornières dues au mauvais compactage et à l usure se sont formées et à chaque pluie il se ramasse quelques centimètres d eau qui ne peut s écouler. Dans les années à venir, il faudrait régler le problème. Maxime Verreault a communiqué avec les administrateurs du 4480 qui ont le même problème, pour savoir s ils seraient intéressés à faire des travaux conjointement avec la copropriété. À suivre. 4.4. Décoration du hall d entrée Dans le mandat de l an passée, Sylvie Henri et Marie-France Hudon s étaient informée pour faire re-décorer le hall d entrée, mais vue les travaux de toiture, le projet avait été mis sur la table. Donc, dans le futur mandat, il sera de nouveau proposé aux copropriétaires. À rediscuter au point «Budget». 5. Centre sportif Le dossier du centre sportif traîne toujours. Une proposition d achat (au montant de 1 500 000 $) avait été faite au propriétaire par l ensemble des syndicats de copropriété mais vu l envergure des travaux de rénovations à faire plusieurs syndicats se sont retirés ce qui a mis fin au projet d achat. Il y avait selon le rapport de l architecte pour 500 000 $ de travaux à effectuer pour remettre le centre sportif en bon état. Pour ce qui est du dossier des taxes, les montants exacts à payer ne sont toujours pas connus mais tournent autour de 170 $. Ce montant couvre les taxes de 22 des 84 mois compris entre août 2004 à décembre 2009, plus les intérêts. Le nombre de mois a été déterminé lors de l entente hors cours survenue entre Riotec et le fisc fédéral. Malgré tout, chaque copropriétaire a économisé dans la contestation entreprise en décembre 2006 par les syndicats, car le montant réclamé par Riotec en taxes brutes s élèverait aujourd hui à 541 $. Les frais d avocats pour cette cause sont d environs 60$ par unités pour les 3 ans et demi. Chaque copropriétaire recevra dès le dénouement entier les détails sur les montants à payer et les informations sur la façon procéder si cette dette doit incomber à des propriétaires antérieurs depuis le début du dossier soit août 2002. 6. Finances 6.1. États financiers Maxime Verreault présente les chiffres du bilan financier. Pour les assurances, la hausse importante est due à la franchise du dégât d eau qu il y avait eu aux unités #112, #214, #314 et #414. Pour l entretien du bâtiment, le montant élevé est dû à la réfection du toit. La différence de coût pour l ascenseur est due à des factures du précédent mandat qui payées au cours de celui-ci. Pour l électricité la différence est due à l hiver 2008-2009 qui a été assez froid qui a des répercussions à retardement sur notre facture. 6.2. Budget Pour le budget de cette année, seulement une option s offre aux copropriétaires mais sera peutêtre modifié si des travaux sont votés pour les années qui viennent: Une augmentation des frais communs en moyenne de 11$ par unité et une cotisation spéciale variant de 250 $ à 370 $ est prévue, principalement pour assurer le paiement des taxes du centre sportif et le renflouement du fond de réserve.
Le coût prévu pour le déneigement a été augmenté car à chaque année il se peut que la copropriété soit dans l obligation de faire transporter la neige ailleurs car le Ministère des Transports interdit l entreposage de la neige. Cette prévision est donc un coussin permettant de réagir à cette obligation. Le coût pour l entretien du bâtiment est plus élevé qu en 2009 afin de prévoir une prochaine facture de réparations de portes et fenêtres ainsi qu au nettoyage des conduits d aération. Le budget pour la protection incendie augmente à 400$, car cette année il faudra faire remplir les extincteurs. Maxime Verreault s informera si nous sommes tenus de faire affaire de façon continue avec un fiduciaire car Me Baril n est là que pour répondre à nos questions et depuis quelques années nous n avons pas eu besoin du tout de ses services. La proposition de l acceptation en bloc des états financiers et du bilan au 30 avril est faite par Mme France Brion (#201) et secondée par Mme Doris Côté (#105) Maxime Verreault demande aux copropriétaires s ils veulent prévoir de futurs travaux comme mentionné au point 4. Cela permettrait de commencer à mettre de l argent de coté. La proposition suivante est faite : Il est proposé par Mme Denise Vandal (#405) de prévoir l exécution des travaux de peinture dans les corridors ainsi que dans les cages d escalier et le remplacement des tapis dans ces mêmes endroits. Un budget de 15 000 $ pour la peinture et 15 000 $ pour les tapis a été estimé pour commencer à mettre de l argent de coté. Le montant sera pris sur une période de 24 mois sous forme de cotisations spéciales et sera prélevé en même temps que les frais communs. M. Gaétan Monette (#311) seconde cette proposition. La proposition est acceptée par vote à 14 contre 11 (plus 1 abstention). Le budget pour l année 2010-2011 sera modifié pour tenir compte de cette proposition. Il est proposé par Mme France Brion (#202) et appuyé par M. Christian Rouleau (#201) d accepter le budget modifié. 7. Règlements / actes de copropriété 7.1. Entreposage sur le balcon Maxime Verreault mentionne que dans la charte de copropriété ne sont pas clairement mentionnés les objets qui sont interdits sur les balcons. Il pose la question aux copropriétaires à savoir ce qu eux veulent permettre ou ne pas permettre, spécifiquement les vélos et les autres articles de sports. Certains copropriétaires mentionnent qu ils n ont pas de place pour les entreposer dans leurs unités et que le rangement à vélo est plein. M. Jean Linteau (#414) propose qu il soit permis de mettre les vélos sur les balcons. Les copropriétaires sont donc passés aux votes et le résultat est 9 pour, 15 contre et 1 abstention. La proposition a donc été rejetée. Cependant il a été permis de les laisser sur le balcon en attendant que le ménage dans le rangement de vélo soit fait dans les prochaines semaines. 7.2. Rappel des règlements Maxime Verreault mentionne qu il est important de respecter les règlements comme celui du stationnement des visiteurs. À plusieurs reprises il a fallu envoyer un avis et même 2 à certains copropriétaires qui ne respectaient pas ces espaces réservés.
Pour les poubelles, Maxime Verreault demande aux gens de mettre dedans tout ce qui peut entrer au lieu de les accoter sur le coté de la clôture car celle-ci est sur le point de rendre l âme. Si les objets sont trop gros les copropriétaires doivent s assurer de communiquer avec la ville pour les faire ramasser afin d éviter que cela ne reste là trop longtemps. Mme Gaétane Laflamme (#412) mentionne qu un des occupants du 4480 se servait de son stationnement pour faire ses changements d huile et qu à plusieurs reprises des visiteurs de ce même bloc se stationnaient dans notre stationnement. Pour les déménagements, il est interdit de stationner le camion sur les trottoirs ou le gazon. Tout véhicule doit demeurer dans l allée ou une entente peut être prise avec un copropriétaire pour utiliser son stationnement durant la période du déménagement. Dans ce cas, la voiture du copropriétaire pourra se stationner dans un des espaces réservés aux visiteurs. 8. Varia 8.1. Certificats de localisation Maxime Verreault explique qu il est très important de conserver précieusement le certificat de localisation de chaque unité car il est nécessaire pour la revente des unités. Il est toutefois possible de s en procurer un autre au coût de 100 $ auprès du conseil d administration, qui en possède encore quelques copies. 8.2. Traitement du gazon contre les insectes Mme Chantal Lance (#110) mentionne que des fourmis entrent dans son unité et quelques autres copropriétaires se sont aussi manifestés par la suite. Sylvie Henri s occupera de vérifier avec la compagnie qui s occupe de notre pelouse à savoir s ils offrent ce service sinon d autres seront appelé dans les jours qui viennent. 9. Élection du nouveau conseil d administration pour l année 2010-2011 Maxime Verreault invite l assemblée à faire des propositions pour élire les officiers du prochain conseil d administration. Mme Cécile Goulet (#111) propose la réélection du conseil et la proposition est appuyée par M. Christian Rouleau (#201). Devant l absence d autres propositions, le conseil en place est réélu par acclamations. Le nouveau conseil sera donc à nouveau composé de Maxime Verreault, Sylvie Henri et de Marie-France Hudon 10. Levée de l assemblée L'assemblée a pris fin à 21h30. Maxime Verreault, président Sylvie Henri, vice-présidente Marie-France Hudon, secrétaire