GUIDE DE PREPARATION GRIPPE A H1N1 A DESTINATION DES SYNDICATS POUR L INFORMATION DES ENTREPRISES FEDERATION DES INDUSTRIES ELECTRIQUES, ELECTRONIQUES ET DE COMMUNICATION
Les perturbations susceptibles d affecter votre activité économique en cas de pandémie peuvent être limitées par des actions de préparation en amont et, si la pandémie survient, par des adaptations demandant souplesse et réactivité en fonction de la situation sanitaire et du contexte local. Ce guide a pour objectif de vous informer sur les mesures à prendre pour freiner la diffusion du virus et assurer la continuité du fonctionnement de votre société et le maintien de l activité économique. Il est indispensable que les entreprises quelle que soit leur taille se préparent à anticiper d éventuelles conséquences économiques et sociales. COMMENT SE PREPARER? Les mesures de prévention Elles concernent essentiellement le respect des règles d hygiène prescrites par les guides de bonnes pratiques d hygiène, en particulier celles relatives à l hygiène du personnel, aux nettoyages et désinfections, ainsi que la fourniture des équipements de protection tels que les masques. a) Le respect des règles d hygiène Votre rôle essentiel est de relayer l action des pouvoirs publics en rappelant ces règles à l ensemble du personnel par voie d affichage et au cours des réunions habituelles avec les représentants du personnel. Pourront être utilisées les affiches proposées par les pouvoirs publics concernant les règles d hygiène générale ou les méthodes de lavage des mains (à placer au dessus des lavabos). Pour plus d informations : http://www.pandemiegrippale.gouv.fr/monquotidienenpandemie/spip.php?page=article&la ng=fr&id_article=15 b) L utilisation des masques Il est recommandé aux entreprises de s approvisionner en masques pour assurer la sécurité de son personnel et limiter le risque de transmission en prenant en compte les recommandations des autorités publiques. Il existe deux types de masques : Les masques anti projection de type chirurgical Les masques filtrants FFP2 (sans valve) Pour plus d informations : http://www.pandemiegrippale.gouv.fr/monquotidienenpandemie/spip.php?page=article&lang=fr&id_article=23
L élaboration d un plan de continuité d activité (PCA) Toutes les entreprises doivent se préparer à un mode de fonctionnement «dégradé» pendant les différentes phases pandémiques au cours desquelles elles pourraient avoir à faire face à une baisse d effectifs. Chaque entreprise doit donc mettre en place un plan de crise «pandémie grippale» ayant pour but d assurer la protection de son personnel et le maintien de l activité de l entreprise. Ce dernier ne peut être réalisé qu au niveau de l entreprise elle même car il dépend de son type d activité, de sa taille, de son organisation et de son environnement. Dans tous les cas, il est recommandé au chef d entreprise de désigner une personne responsable (et un remplaçant) chargée de préparer l entreprise à ce mode de fonctionnement et d établir la liste des contacts utiles. Le plan doit : rester simple et réaliste par la mise en place de mesures compréhensibles par tous ; tenir compte de l activité et de la taille de l entreprise ; définir les moyens de prévention des risques ; déterminer les ressources nécessaires à la continuité des activités de l entreprise. L élaboration d un PCA nécessite les mesures suivantes : a) Les mesures internes nommer une personne responsable de la mise en place et de l application du PCA ainsi qu un suppléant ; informer son personnel sur ce que serait une pandémie et ses risques, les mesures de prévention individuelle et collective Tenir informé son personnel de l évolution de la situation en fonction des informations par les acteurs nationaux et locaux (préfet, ) ; identifier les postes clés indispensables à la survie de l activité et ceux dont la mise en veille pendant quelques semaines ne remet pas en cause la survie de l entreprise ; identifier les activités internes ou externalisées indispensables (maintenance, informatique, nettoyage et désinfection, transport de fonds, etc.) ; envisager la modification des plages d ouverture ou d activités pour s adapter à un taux d absentéisme élevé, tenir compte des contraintes liées au port de masques ou limiter la concentration des personnes ; envisager le télétravail pour certaines tâches lorsque cela est possible, et l organiser ; avoir un stock suffisant de savons et/ou solutions hydroalcooliques, gants, masques chirurgicaux et masques FFP2, selon les besoins estimés ; envisager la possibilité de fonctionner en manuel au cas où des systèmes informatiques ne pourraient être maintenus ou de fonctionner avec des données non habituelles pour les systèmes actuels.
b) Le rapprochement de ses fournisseurs, clients et prestataires identifier dans l entreprise les personnes (points de contact) chargées de communiquer avec l amont et l aval ; contacter ses fournisseurs, prestataires, clients et son environnement économique (transport, énergie, télécommunications, courrier,..) afin de savoir comment ils ont euxmêmes prévu de maintenir leur activité ; envisager les conséquences d éventuels fermetures de frontières handicapant le fonctionnement normal ; prévoir de fournir aux intérimaires et éventuellement aux prestataires intervenant sur les sites (livreurs, personnel de maintenance, de gardiennage ou de nettoyage ) les consignes d entrée et de déplacement, etc... c) Dialogue avec les instances représentatives du personnel et les salariés Quelle que soit la phase de la pandémie, les entreprises doivent être attentives au bon déroulement et à la qualité du dialogue dans l ensemble des instances représentatives du personnel qui peuvent exister afin qu elles relaient les recommandations auprès des salariés. d) La coordination locale En situation pré pandémique, les préfets de département veillent à la préparation des différents acteurs de la Nation aux mesures contenues dans le plan gouvernemental. En situation pandémique, les préfets de département assurent la gestion de la crise au niveau territorial. Les entreprises doivent suivre leurs recommandations et peuvent faire appel à eux pour qu ils les aident à surmonter les difficultés rencontrées. EN BREF Respecter les règles primaires d hygiène. Mettre en place un PCA. Fournir des équipements de protection. Prendre contact avec les autorités publiques locales.
QUESTIONS REPONSES Ce document développe les aspects médicaux intéressant directement la prévention en entreprise. Ce document a pour objectif de répondre aux questions pratiques que les entreprises peuvent se poser devant un risque d épidémie grippale dû au nouveau virus, et concernant les implications pratiques pour les entreprises. Elles pourront par ailleurs trouver un certain nombre de réponses sur le document questions/réponses mis en place sur le site de l INRS intitulé «grippe mexicaine et menace de pandémie» http://www.inrs.fr/ 1 Toutes les entreprises ont elles à se préoccuper de la situation? Oui, car toutes les entreprises seront touchées en cas d épidémie importante. Les experts prévoient un taux d absentéisme situé, selon la gravité de l épidémie et la puissance de contagion des virus, entre 20 et 40 % du personnel. Outre la diminution d effectifs, il faut prévoir l indisponibilité du personnel dont la présence est nécessaire à la bonne marche de l entreprise, la dégradation de services indispensables au fonctionnement de l entreprise (transports par exemple), les difficultés d approvisionnement, les interruptions de liaisons internationales puis éventuellement nationales (zones touchées). En France, les autorités publiques ont prévu depuis 2004 un plan de prévention et de lutte «pandémie grippale». Sa dernière édition est disponible au lien suivant : http://www.grippe aviaire.gouv.fr/img/pdf/plan_pg_2009.pdf 2 Que faut il entendre par «plan de continuité de l activité des entreprises en cas de pandémie grippale»? Les entreprises peuvent se référer à la fiche G.1 du plan national «Recommandations aux entreprises et aux administrations pour la continuité des activités économiques et des services publics et la prévention sanitaire en période de pandémie : http://www.grippe aviaire.gouv.fr/img/pdf/fiche_g1 2.pdf 3 Quels symptômes doivent faire suspecter une grippe (à afficher dans toutes les entreprises dès la phase d épidémie avérée)? Apparition d une fièvre soudaine à 38 C ou plus, accompagnée de un ou plusieurs des symptômes suivants : Toux et/ou gêne respiratoire, écoulement nasal, mal de gorge Douleurs musculaires et/ou articulaires Maux de tête Frissons, fatigue
4 Quelles sont les précautions pour éviter au maximum la contamination? Eviter les contacts étroits avec les malades. Eviter pour ce faire les lieux à forte densité de population Lavage fréquent des mains (élément important de protection) : à faire soigneusement, à l eau et au savon, ou à base de gel hydro alcoolique Port de masque anti projection, dit chirurgical, en cas de présence dans des zones à forte concentration humaine. Eviter de se toucher les yeux, le nez et la bouche Nettoyer périodiquement les objets et matériaux courants pouvant être contaminés avec des produits de nettoyage habituels ou de l eau de javel diluée (bureaux, claviers et souris d ordinateurs, poignées de portes ) Jeter les mouchoirs en papier et les masques chirurgicaux dans un sac en plastique qui sera hermétiquement fermé. Dans les entreprises, des procédures de vidage de ces déchets devront être mises en place (protection du personnel de nettoyage en particulier) Rappel sur la contagiosité : la durée de survie des virus à l air libre (sur le corps ou sur les poignées de porte, tables, etc.) peut être de plusieurs heures. 5 Que doivent faire les personnes qui se sentent malades (à afficher dans l entreprise)? Alerter immédiatement leur médecin traitant ou le SAMU (15). En attendant le médecin, elles doivent rester à la maison, garder des distances (supérieure à 1 m) par rapport à leurs proches. Se couvrir la bouche avec un mouchoir à usage unique lorsqu elles toussent ou éternuent, et jeter ensuite ce mouchoir à la poubelle. 6 Que faire face à un salarié se sentant malade alors qu il est sur le lieu de travail? L entreprise doit déléguer à une personne et une suppléante, en priorité des secouristes s il y en a, la mission de prendre en charge les salariés se sentant malades sur le lieu de travail. Cette personne devra être formée à appliquer une procédure stricte (faire appel au médecin du travail) : S équiper d un masque FFP2 et de gants. Prendre en charge la personne dans une pièce isolée (bureau), la faire asseoir si possible, lui mettre un masque chirurgical sur le visage. Vérifier qu elle se plaint de symptômes correspondant à une suspicion de grippe tels que décrits en question 8. Appeler le SAMU (15) pour leur expliquer la situation : ils décideront de venir chercher la personne de suite. Discuter calmement avec la personne et la rassurer en attendant que le SAMU arrive. Après le départ de la personne, placer les masques et gants dans un sac poubelle fermé.
7 Si un salarié reste à la maison par crainte d être infecté. Quelles conséquences? En l absence d instruction de «restriction des activités» donnée par les autorités publiques, tout salarié est sensé poursuivre son activité sinon il peut s agir d un refus de travail infondé qui pourrait être considéré comme un abandon de poste. 8 Un salarié peut il refuser d effectuer son travail et utiliser le droit de retrait en invoquant le risque de contamination? La pandémie grippale ne constitue pas en soi un motif justifiant l exercice du droit de retrait. En effet, si l employeur respecte les règles de prévention et les prescriptions d hygiène visant à protéger son personnel et prend les mesures de protection individuelles nécessaires, un salarié n a pas de motif légitime de refuser de travailler. Le droit de retrait ne pourrait être exercé que dans une situation exceptionnelle de particulière exposition à un risque grave, imminent et en l absence de toute mesure de protection organisée par l employeur. Dans ce cas vous devez activer une procédure dite d alerte en informant directement votre employeur ou par l intermédiaire d un représentant du personnel du risque de contamination qu il vous fait courir. Il est alors tenu de continuer à vous verser votre salaire. 9 Un salarié reste auprès de mon enfant malade, continuera t il à toucher son salaire? Si un salarié décide de rester auprès de l un de vos enfants, la loi prévoit qu il puisse bénéficier d un congé pour enfant malade non rémunéré de 3 à 5 jours selon l âge et/ou le nombre d enfants, sur justificatif médical. Les conventions ou accords collectifs peuvent prévoir des congés plus longs voire des absences assorties de rémunération. Certaines entreprises et certaines assurances prévoient la prise en charge d une garde à domicile. 10 Si l école ou la crèche est fermée, le salarié doit il se rendre malgré tout au travail? Oui, en l état actuel du droit du travail. 11 Une entreprise peut elle obliger ses salariés à se faire vacciner? Non, la vaccination n est pas obligatoire à ce jour. 12 Si l entreprise est obligée de fermer ses portes, qu en est il des salaires? Les entreprises ont été encouragées à mettre en place des plans de continuité d activité afin d anticiper la pandémie dans toutes ses conséquences. Si l employeur doit fermer tout ou partie de l entreprise parce qu il n est pas en capacité de fournir du travail à ses salariés alors que ceux ci se tiennent à sa disposition il doit verser les salaires. En revanche si l entreprise ferme parce que les salariés ne peuvent s y rendre l employeur n est pas obligé de verser les salaires.
LES SITES UTILES 1. Site officiel du gouvernement http://www.pandemie-grippale.gouv.fr/ 2. Le plan de lutte gouvernementale avec son phasage (actuellement 5A) et ses fiches techniques http://www.pandemie-grippale.gouv.fr/article.php3?id_article=154 3. La grippe au quotidien http://www.pandemie-grippale.gouv.fr/monquotidienenpandemie/index.php 4. Préparer son entreprise http://www.inrs.fr/ 5. Supports de communication ESSENTIELS et FILMS GESTES BARRIERES http://www.inpes.fr/grippeah1n1/communication.html
POUR ALLER PLUS LOIN
Plan de Continuité d Activité des entreprises (PCA) en pandémie grippaleune situation de pandémie grippale ne doit pas conduire à une paralysie progressive de l activité économique du pays. C est pourquoi, il est préconisé à toutes les entreprises, y compris les petites, moyennes et très petites entreprises (PME, TPE), d élaborer un plan de continuité de l activité. Ce carnet de préparation à un PCA s inscrit dans le cadre des recommandations et dispositions de la circulaire DGT du 18 décembre 2007, ainsi que de la fiche G1 annexée au plan national de prévention et de lutte pandémie grippale. Service d information du Gouvernement (SIG) Délégué interministériel à la lutte contre la grippe aviaire (DILGA) Ministère chargé du travail (DGT)
Mesures d organisation de l activité Fait en cours à faire Désigner une personne responsable (et un remplaçant) pour coordonner la préparation de l entreprise à la pandémie et la mise en oeuvre du plan de continuité (le chef d entreprise ou son représentant) ; Déterminer et évaluer l influence de la pandémie sur l activité (chute, hausse, modification) ; Identifier les perturbations possibles au bon fonctionnement de l entreprise, liées à d éventuelles défaillances des fournisseurs ou des clients et à l environnement extérieur à l entreprise (transport, énergie, courrier ) ; Prévoir la coordination des mesures de prévention avec les entreprises extérieures en cas de coactivité, dans un souci de cohérence et de complémentarité ; Identifier les postes clés (ressources humaines, matérielles, logistiques, financiers ) et ceux dont la mise en veille pendant quelques semaines ne remettrait pas en cause la continuité de l activité ; Simuler deux ou trois scénarii réalistes de continuité de l activité, tenant compte d un taux d absentéisme, pour tester la robustesse du plan de continuité des activités élaboré (avec intensité et durée de pandémie variables) ; Etablir les modalités d accueil et d accessibilité à l entreprise des employés compte tenu des limitations possibles des transports ainsi que les modalités de restauration collective ; Etablir un plan de communication interne et externe à destination des fournisseurs et clients ; Echanger sur les modes de préparation avec d autres entreprises. Mesures d organisation du travail Fait en cours à faire Identifier les postes indispensables au maintien de l activité de l entreprise en mode de fonctionnement dégradé et identifier les salariés (y compris les salariés intérimaires) aptes à tenir ces postes en tenant compte de la polyvalence ; Déterminer les différentes dispositions d aménagement du temps de travail susceptibles d être utilisées en fonction du niveau d activité de l entreprise (recours au contingent d heures supplémentaires, horaires décalés, durée maximale du travail ) ; Déterminer les activités et postes de travail pouvant être exercés à distance. Le développement du travail à distance, dont le télétravail, peut être une solution permettant à la fois d assurer la continuité de l activité de l entreprise et de limiter sensiblement l exposition des salariés aux risques de contamination. Circulaire DGT 2007/18 du 18 décembre 2007 relative à la continuité de l activité des entreprises et aux conditions de travaill et d emploi des salariés du secteur privé en cas de pandémie grippale disponible sur le site interministériel : www.grippeaviaire.gouv.fr
Mesures de prévention Fait en cours à faire Actualiser le «document unique» d évaluation des risques pour intégrer, selon le cas, le risque lié à la pandémie grippale et/ou les nouveaux risques générés par le fonctionnement dégradé de l entreprise, en raison de la crise sanitaire ; Définir, à partir du document unique actualisé, les mesures de prévention, et notamment les mesures d hygiène concourant à la prévention et à la protection des travailleurs (programme annuel de prévention des risques professionnels et d amélioration des conditions de travail). Informer et former le personnel à la mise en œuvre de ces mesures, conformément aux dispositions relatives à la prévention ; Préparer une organisation pour maintenir l activité en sécurité quel que soit le niveau d absentéisme (postes et tâches indispensables, maintenance des systèmes, travail à distance dont le télétravail). Tenir compte de la fermeture des crèches et des écoles, de l éventuelle limitation des transports en commun, des problèmes de restauration collective et de l éventuelle saturation des réseaux informatiques ; Coordonner les mesures de prévention et de suivi médical avec le service de santé au travail auquel l employeur fait appel ; Définir des mesures destinées à freiner la contagion (consignes aux personnels et visiteurs, gestion de la ventilation des locaux, gestion des entrées, gestion des déchets contaminés ) ; Sur la base des recommandations du plan national et de la circulaire DGT du 18 décembre 2007, déterminer, en faisant appel aux conseils du médecin du travail et en lien avec les représentants du personnel, les équipements de protection individuelle nécessaires et se les procurer ; Disposer d équipements de protection individuelle en nombre suffisant, dont des masques adaptés, et préparer une information du personnel pour une utilisation efficace. L acquisition des masques et du matériel de prévention et de protection est une mesure générale qui relève de la responsabilité de l employeur, dont la vigilance est appelée sur les conditions de stockage, d entretien et de destruction de tels équipements. Mesures de communication et de consultation du personnel et de ses représentants Fait en cours à faire Consulter les institutions représentatives du personnel de l entreprise ou de l établissement (comité d entreprise, délégués du personnel, CHSCT) sur le contenu du plan de continuité et du document unique ; Communiquer régulièrement avec le personnel sur les mesures d organisation et de prévention. Validation des mesures Fait en cours à faire Réaliser des exercices pour s assurer que les mesures sont réalistes. Circulaire DGT 2007/18 du 18 décembre 2007 relative à la continuité de l activité des entreprises et aux conditions de travaill et d emploi des salariés du secteur privé en cas de pandémie grippale disponible sur le site interministériel : www.grippeaviaire.gouv.fr
Travail à distance : le cas du télétravail en pandémie grippale Service d information du Gouvernement (SIG) Délégué interministériel à la lutte contre la grippe aviaire (DILGA) Ministère chargé du travail (DGT) Une situation de pandémie grippale ne doit pas conduire à une paralysie progressive de l activité économique du pays. Le travail à distance, notamment le télétravail, lorsqu il a été organisé au préalable, est une modalité particulièrement efficace dans la mesure où elle permet la continuité de l activité de l entreprise tout en protégeant les salariés. Elle limite les déplacements et les contacts et réduit d autant le risque redouté de contaminations supplémentaires sur le lieu de travail. Cette fiche s inscrit dans le cadre des recommandations et dispositions de la circulaire DGT du 18 décembre 2007, ainsi que de la fiche G1 annexée au plan national de prévention et de lutte pandémie grippale.
Analyse des structures internes La planification requiert une analyse précise des différentes fonctions et postes internes à l entreprise. Les questions ci-dessous se posent : Catégorie Fonctions et postes Effectifs 1 ère étape : analyse des fonctions et postes Fonctions et postes qui pourront être interrompus Fonctions et postes clés qui devront être assurés en toutes circonstances 2 ème étape : la faisabilité Activité possible uniquement dans les locaux de l entreprise Travail à distance possible Cadre juridique Le télétravail est une forme d organisation ou de réalisation du travail, utilisant les technologies de l information et de la communication dans le cadre d un contrat de travail et dans laquelle un travail, qui aurait également pu être réalisé dans les locaux de l entreprise, est effectué hors de ces locaux de façon régulière. Nécessité d un accord avec le salarié Tous les salariés, dès lors qu ils disposent du matériel nécessaire pour exécuter le travail par télétransmission et que leur travail s y prête, peuvent être concernés par le télétravail. L accord national interprofessionnel stipule que des accords de branche ou d entreprise peuvent préciser les catégories de salariés concernés. En toute hypothèse, le télétravail en tant que mode d exécution du contrat de travail est soumis à l accord du salarié. Cet accord doit être réversible. Le refus ne peut constituer une faute. Il n y aura que des avantages à mentionner les conditions d exécution du télétravail dans le contrat de travail (éventuellement par un avenant). La possibilité pour un salarié d exercer ses fonctions dans le cadre du télétravail doit être formalisée par un accord écrit : pour des raisons liées à la sécurité juridique des parties ; pour des raisons pratiques liées au nouveau mode d organisation du travail qui implique le respect du code du travail et des modalités particulières d organisation du travail (travail à domicile, temps partiel ). Le matériel nécessaire au télétravail L accord national interprofessionnel stipule clairement que l employeur fournit, installe et entretient les équipements de travail. Dans le cas où le travailleur utilise son propre équipement, l employeur en assure l adaptation et l entretien. Si le matériel nécessaire au télétravailleur est fourni par l employeur, ce matériel ne peut être utilisé à des fins personnelles, sauf accord. Dans ce dernier cas, le télétravailleur est responsable du matériel installé chez lui : il en a la charge et répond de sa détérioration. En cas de vol, il doit avertir immédiatement sa hiérarchie. Le matériel ainsi mis à disposition constitue un prêt. Sauf dispositions particulières définies d un commun accord, il ne peut être conservé par l agent à l issue de l engagement. Il importe de veiller à ce que ce mode de travail ne se traduise pas par une charge financière indue pour le salarié. Circulaire DGT 2007/18 du 18 décembre 2007 relative à la continuité de l activité des entreprises et aux conditions de travaill et d emploi des salariés du secteur privé en cas de pandémie grippale disponible sur le site interministériel : www.grippeaviaire.gouv.fr
Exemple d installations techniques requises pour travailler à domicile Technologie Effectifs Raccordements existants entre le domicile et l'entreprise Téléphone fixe Téléphone mobile Ordinateur Internet Télécopieur Licences pour des logiciels spécifiques Capacité du serveur Sécurité informatique (accès, données ) La relation entre le salarié et l entreprise Afin que le salarié ne se sente pas isolé, les responsables devront régulièrement l informer sur la gestion de crise mise en place par l entreprise et réaliser des points d étape sur son travail ainsi que sur sa situation personnelle. Circulaire DGT 2007/18 du 18 décembre 2007 relative à la continuité de l activité des entreprises et aux conditions de travaill et d emploi des salariés du secteur privé en cas de pandémie grippale disponible sur le site interministériel : www.grippeaviaire.gouv.fr