Comité de Pilotage GPEC Suivi des dispositifs mis en œuvre dans le cadre de la GPEC opérationnelle 28 septembre 2015
La démarche GPEC opérationnelle continue de se déployer avec les structures de la branche Outillée par l accord du 30 septembre, la coordination des GPEC décline, de manière opérationnelle, l ensemble des orientations RH de l article 8. Informatique : Résolution 4 (chantier 3) & résolution 5 Cicas : Résolution 1 (mesure 7) & résolution 5 Gestion Individu et Entreprise : Résolution 1 & résolution 5 MOA : Résolution 1 (mesure 1) & résolution 5 Ces travaux sont coordonnés à l échelle de la branche, avec l ensemble des groupes de protection sociale et les plateformes informatiques, en s appuyant sur les référents GPEC, les porteurs de la conduite du changement, les responsables formation et les interlocuteurs métier 2 Afin de répondre à la mobilisation croissante des ressources humaines dans la branche, les contrats d objectifs et de moyens 2015-2018 intègrent une dimension RH, et plus particulièrement la démarche de GPEC opérationnelle dans les moyens d atteindre les objectifs Dès l automne, les unités RH de branche vont mettre en œuvre les actions identifiées dans les contrats d objectifs et de moyens (COM) 2015-2018, et construire avec chacune des structures les indicateurs de suivi opérationnel
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Animer de manière opérationnelle les mobilités professionnelles : La priorité établie par les groupes et les fédérations Les structures de la branche travaillent ensemble pour partager des bonnes pratiques en matière de gestion des carrières et des compétences Afin de prendre en compte les transformations de l environnement et d en anticiper les éventuels impacts sur les ressources humaines, les fédérations et les groupes réfléchissent ensemble aux leviers RH à mobiliser, notamment la mobilité professionnelle Pour les groupes, il s agit de regarder les impacts et de trouver les solutions, non plus uniquement en leur sein, mais d avoir la possibilité d élargir les problématiques au niveau de la branche Les organisations, renforcées dans cette démarche par l accord GPEC de branche, commencent à organiser la sécurisation des parcours professionnels au niveau de la branche 4 Pour les collaborateurs, il s agit d élargir les opportunités d évolution professionnelle La mobilité professionnelle un levier majeur à mobiliser, doit être davantage organisée, et valorisée dans la branche
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La projection des ressources informatiques permet de tirer 4 enseignements Les éléments remontés par les groupes projettent une activité cumulée pour l informatique Retraite Complémentaire de 1756 ETP en 2017, et de 1493 ETP à l horizon 2018 Le taux d interne cible est de 64 % en 2017, et de 74 % en 2018 Selon les informations remontées et les échanges avec les structures, la diminution globale des ressources s appuierait sur : Une baisse de 58 % du recours à la prestation entre 2015 et 2018 (384 ETP projetés en cible à ce jour) mais cette marge de manœuvre se restreint La réallocation des ressources salariées contribuant aujourd hui à l informatique Retraite sur le secteur concurrentiel. Cette réallocation se faisant principalement en diminution du recours à la sous-traitance 6 Ces leviers imposent la mise en œuvre d un plan d action RH d envergure au sein de l ensemble des structures Les transformations de compétences des collaborateurs internes doivent être entamées dès aujourd hui Un renforcement du dispositif d animation des mobilités inter-structures La convergence des plateformes est davantage éclairée, et confirme la nécessaire poursuite du plan de recrutement du GIRC Agirc-Arrco, tel qu il a été initié en 2014
La forte diminution du recours à la prestation projetée en 2014 se confirme 2500 2000 1500 1000 500 0 2278* - 34,5% 2060* 1756* 1493* 1063 914 632 384 1215 1146 1125 1109 2014 2015 2017 2018 Internes Externes Evolution des effectifs informatiques RC en ETP Commentaires Entre 2014 et 2018, les effectifs diminuent d un tiers et de façon linéaire D ici à 2018, le volume de prestataires estimé diminue des deux tiers Le taux d interne passe de 53 % à 74 % pour l ensemble de la communauté informatique Retraite Complémentaire Le volume d internes affecté à l informatique Retraite Complémentaire diminue d une centaine de personnes (détails et analyse après) 7 * Pour réaliser une courbe de tendance cohérente et permettre la comparaison, les ressources de la DSI RC centrale (qui n avait pas été intégrée dans la première projection) ont été intégrées dès 2014 Données au 13 mai 2015
L actualisation de la projection permet d affiner la situation de l emploi en cible, et l ajustement des plans d action des groupes, le cas échéant Conclusion 1 ère projection (Rappel) Constat 2 ème projection Le volume de prestataire diminue de 48% entre 2014 et 2017 Un plan de réinternalisation et de transfert des compétences doit être engagé dans chaque structure 1 Le volume global de prestation diminue de 31% d ici à 2 ans, puis de 40%, en un an, entre 2017 et 2018 Pour régler certaines des situations pour des collaborateurs internes, le taux d internalisation souhaitable dans certaines familles de profil pourrait être revu à la hausse. Néanmoins l exercice a des limites Les encadrants : Mise en évidence d un taux d encadrement important et fortement internalisé. Population apparaissant en sureffectif (environ 50 ETP) dans la plupart des structures et devant faire l objet d un traitement RH au cas par cas 2 Afin de préciser le risque RH et la nature des accompagnements nécessaires, cette famille de profil a été éclatée en deux nouvelles familles : «Management» et «Encadrement opérationnel» La marge négative cumulée (32,5 ETP) se réduit et montre l effort fait par les groupes pour prendre en compte cette question L enjeu concerne principalement la famille encadrement opérationnel. Ces profils, dont les activités sont encore proches des opérations, pourraient voir leur part managériale diminuer au profit d activités opérationnelles 8 Les fonctionnels métiers : Certains groupes pourraient être confrontés à un enjeu d employabilité pour ces personnels. 3 Au sein des groupes, la marge négative est d une trentaine de collaborateurs. Les groupes sont confrontés à une nécessaire réallocation de ces ressources vers l assurance de personnes, ciblée entre 2017 et 2018. 8
L actualisation de la projection des ressources informatiques met en lumière la nécessité d un plan d action opérationnel et RH de grande envergure Entre aujourd hui et 2018, le volume global de prestation diminue de 530 ETP, soit 58 % du volume de prestation actuel Les prestataires représenteraient à l horizon 2018, 26 % des ressources informatiques Nous pouvons ainsi considérer que nous sommes sur un taux d internalisation maximum Cette situation entraine 2 types de risques Risques opérationnels Une diminution de la prestation de cette ampleur représente un réel risque opérationnel o Réduire de 280 ETP d ici à 2017, et de presque autant entre 2017 et 2018 o Les impacts du Plan de transformation du système d informations (PTSI) sur les ressources humaines à l horizon 2019 n étant pas à ce jour complètement éclairés, les marges de manœuvre pour les groupes et les plateformes sont restreintes Risques RH Risque avéré : l expérience montre que les collaborateurs ont de grosses difficultés à reprendre l activité occupée jusqu alors par des prestataires, pour des raisons de : o o Niveau d emploi occupé : les salariés ont pris des postes d encadrement Niveau de compétence 9
Fédérations AA - DSI RC A l horizon 2018, les 2 plateformes cibles emploieront près des ¾ des ressources informatiques RC PROBTP AG2R REUNICA SI2M KLESIA HUMANIS AGRICA IRCEM APICIL B2V IRP AUTO 900 800 700 600 500 400 300 200 100 0 864 Répartition des ressources informatiques en 2018 en ETP 233 131 87 = 1493 ETP ETP externes ETP internes 52 47 28 21 14 11 5 Commentaires 384 ETP externes résiduels pour l ensemble de la communauté 269 ETP dans les 2 plateformes*, soit 70 % 116 ETP répartis dans 7 des autres structures (80% d internes en moyenne dans les groupes) La DSI RC concentrera 58 % des ressources totales 10 dont 79 % aux fédérations Répartition des ressources informatiques en 2018 en ETP 1097 436 0% 20% 40% 60% 80% 100% PLATEFORMES GPS La part résiduelle dans les groupes est à examiner *La répartition entre le GIRC Agirc-Arrco et la plateforme AMICAP est à nuancer, du fait de la part propre à ProBTP qui n a pas pu être isolée
La projection des ressources éclaire la situation et doit constituer un levier de pilotage Les tendances identifiées l an dernier sont confirmées, ainsi que la nécessité de mettre en œuvre un plan d accompagnement RH Ces plans accompagnements sont à formaliser et à planifier A l automne, la DSI RC va échanger avec chaque structure : Pour partager les modalités de prise en compte du PTSI Pour appréhender les conséquences de la projection et les actions envisagées Les compétences recherchées par la DSI RC doivent être mieux connues Faire connaitre ses postes à pourvoir au plus proche de leur identification Identifier les potentiels et souhaits issus de la communauté pour générer des mobilités professionnelles 11 La mobilité professionnelle est un levier d action mais qui nécessite une organisation à construire avec les groupes, au sein voire au-delà de l informatique Animation de la mobilité professionnelle par la mise en relation entre les opportunités informatiques et les collaborateurs disponibles et/ou volontaires Travail avec les référents GPEC afin d organiser la mobilité professionnelle vers les autres métiers
Vivier Besoin plus long terme Besoin non satisfait Besoin non satisfait Principes d animation des mobilités informatiques Process d affectation interne des ressources DSI RC Opportunités GRH / GPEC DSI RC Mensuel Comité Opérationnel des Mobilités Informatiques Adéquation Mobilité à organiser Bourse de l emploi Animation opérationnelle de la bourse de l emploi et des mobilités 12 Process d affectation interne GPS Opportunités GRH / GPEC GPS Bourse de l emploi Flux DSI RC Flux GPS et plateformes RH SI Mobilité vers les autres métiers par bassin d emploi
Les dispositifs de formation ITAC accompagnent les montées en compétence Dispositif d intégration des nouveaux collaborateurs du GIRC Agirc-Arrco Formations réalisées ou prévues en 2015 : 56 Nombre de jours : 87 Nombre de salariés : plus de 500 13
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La nomenclature des emplois communautaires de la Gestion sera finalisée d ici la fin de l année Front Office Back Office Conseiller Retraite Cicas Responsable Cicas Gestionnaire de flux documentaires Cicas Réseau CICAS Conseiller Retraite PFT Cicas Superviseur PFT Cicas Responsable CN Cicas Gestionnaire retraite Cicas Septembre 2015 Responsable PFT Cicas Responsable CG Cicas Conseiller Gestion Particuliers Conseiller Clients Particuliers Gestionnaire Participants & Information aux Actifs Gestionnaire Liquidation Novembre 2015 15 Gestionnaire Allocataires Conseiller Clients Entreprises Conseiller Gestion Entreprises Gestionnaire Contentieux Gestionnaire Entreprises Novembre 2015 1 er semestre 2016 Support Métier Chargé de pilotage de la Gestion Chargé de Comptabilité Auxiliaire 1 er semestre 2016
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Domaine Particuliers (Cicas) Une nomenclature stabilisée et des fiches emplois rédigées 9 fiches emplois communautaires publiées dès le 10/09 Deux versions des fiches emplois Socle commun Intitulé de l emploi communautaire Finalité de l emploi Activités Diplômes Expérience - Prérequis Compétences clés Version Managers Niveau de compétences Processus métier (à venir) Applicatifs/Outils (à venir) Version Collaborateurs Interview de découverte de l emploi (à venir) 17 Une cartographie des effectifs pour chaque GPS gestionnaire de Cicas (en cours de réalisation) Cartographie effectifs Cicas au 01/01/2015 Projections (retraite, turnover ) Effectifs Cicas 2016, 2017 et 2018 Projection activité Cicas 2016, 2017 et 2018 (réalisée par l ARC) Bilatérales GPS-Fédérations pour appréhender la trajectoire RH (volumes et compétences)
Le CFEM accompagne le projet Journée de lancement : Présentation du projet aux équipes Sensibilisation au changement Formation des équipes au métier en s appuyant sur les pré-requis Détermination des écarts Formation adaptée à leur contexte et aux prérequis 18
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Domaine Particuliers (hors Cicas) Cartographie des effectifs du domaine Particuliers (en cours de réalisation) Cartographie effectifs Part. au 01/01/2015 Projections (retraite, turnover ) Effectifs Particuliers porteurs de l Interlocution 2016, 2017 et 2018 Projection activité d Interlocution transférée 2016, 2017 et 2018 Bilatérales GPS-Fédérations pour étudier l accompagnement RH mis en œuvre (repositionnement des salariés en interne ou vers le réseau Cicas, formations associées ) Projections (retraite, turnover ) Effectifs Part.2016, 2017 et 2018 Projection activités Gestion Particuliers 2016, 2017 et 2018 Bilatérales GPS-Fédérations pour appréhender la trajectoire RH (volumes et compétences) 20 Description des emplois communautaires Correspondants RH et experts métiers des GPS réunis en ateliers courant septembre Diffusion des fiches emplois communautaires prévue pour Novembre 2015
Dispositifs de conduite du changement en cours sur les projets Gestion Particuliers Carrières et droits - amélioration des carrières : fin de l analyse d écarts, baromètre d'appropriation et retour d'expérience à venir EIR : Fin du dispositif de CDC; dispositif de maintenance à construire Simulateur communautaire : communication, formation à venir, attente lot 3 pour déterminer la suite à donner Futurs fichiers centraux RNI, RNGD, RGCU (CDC en phase de cadrage) Interlocution/relation clients - Interlocution Cicas 2017 : communication au fil de l'eau, attente du process opérationnel et des expériences en cours Allocataires/Mutualisation contrôle persistance des droits (MCPD) : Information et communication, Kit manager, dispositif de formation, attente 1 ère campagne pour éventuel dispositif complémentaire d'accompagnement 21 Suivi de la liquidation en ligne : dispositif de simple information Amélioration continue : Qualité de la liquidation le plan 2 : Cartographie des besoins managériaux ; dispositif en cours de conception avec l'act et le CFEM pour l'accompagnement du manager formation et partage de pratiques en cours de conception
Le CFEM accompagne ces projets Amélioration de la qualité de la liquidation MCPD (lettre formation 174) Simulateur communautaire (lettre formation 180) CQP conseiller retraite (lettre formation 178) Création de sessions de formation intitulées «Liquidation : actualités», «information aux actifs, le conseil sur la retraite : actualités», et «L information aux actifs pour corriger la carrière : actualités» (lettre formation 173) 22 Convention Cicas (lettre formation 168) Séminaire des responsables de la filière Particuliers (lettre formation 166)
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Domaine Entreprises Décrire les emplois en déclinant l étude réalisée par l OMQ et en y intégrant les autres évolutions à venir sur le domaine Transformations des emplois du domaine Entreprises SDD Désignation GPS nouvelle adhésion Input Etude OMQ - Evolution activités et compétences - Inducteurs de charge déclinés en effectifs par GPS Travaux DPR à venir - Préconisations d organisation - Description des processus Input DSN Adhésion à la première embauche Mode de paiement dématérialisé Référentiels nationaux Travaux DPR - Préconisations d organisation - Description des processus 24 Travaux ACT - Analyses d écart - Trajectoires - Rex Input Mensualisation des cotisations Travaux ACT - Analyses d écart - Rex Périmètre couvert par l «Etude d éclairage des impacts RH de la DSN et de la mensualisation des cotisations»
Dispositifs de conduite du changement en cours sur les projets Gestion Entreprises Un dispositif complet pour accompagner l'ensemble des évolutions du domaine Entreprises Accompagner les gestionnaires sur plusieurs projets qui se traduisent par de nouveaux processus de gestion, de nouveaux outils, de nouvelles réglementations, de nouveaux principes de gestion, un nouveau SI : SDD Mensualisation des cotisations DSN Mesures sur les adhésions Référentiels nationaux Dispositifs progressifs de découverte, de communication, d'information opérationnelle, de formation puis d'appropriation et d'assistance utilisateurs Information/communication : affiches, e-learning, "Duetto"," Trajectoire" sur les 4 processus adhésion, déclaration, recouvrement, compte, (information opérationnelle), à venir : "Clés métiers", simulation interactive de type Lucio, cinématique animée Formation : en 3 temps pour assimiler progressivement les informations (socle réglementaire, formation outils lots 1 construit par module pour caler aux différents périmètres des collaborateurs des GPS (4T2015), puis outil de gestion (Lot 2) à compter des livraisons 2016 Suivi du démarrage : diffusion des modes opératoires, assistance au démarrage, campagne d'affiche processus, communication sur les démarrages, baromètres de mesure, enquête de satisfaction pour évaluer les modes opératoires à venir 25
Le CFEM accompagne ces projets Séminaire des responsables de la filière Entreprises (lettre formation 170) Dispositif de formation mis en œuvre pour accompagner la mensualisation du versement des cotisations et le déploiement de la DSN dans les institutions de retraite complémentaire Agirc et Arrco (lettre formation 171) Création de sessions de formation sur la mise en place des prélèvements au format Sepa en version 2.3.2 de l Usine Retraite (lettre formation 175) Création d une formation sur la gestion du compte Grecco dans le cadre de la mensualisation des cotisations et en lien avec l arrivée prochaine de la DSN.(lettre formation 179) 26 Création d un dispositif d accompagnement et de formation autour du pilotage opérationnel de l activité, périmètre entreprises, destinée aux managers de proximité.(lettre formation 181)
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Dispositifs de conduite du changement en cours sur les projets transverses et comptables Portail décisionnel et optimisation du poste de travail : dispositifs d'information et de communication, formation communautaire décisionnel RC ; puis formation à venir sur le suivi d'activité au fur et à mesure des déploiements (BST, pilotage et suivis d'activité, paramétrage ) Normalisation des courriers et outil de composition (attente avancement du projet) Comptabilité auxiliaire : Information et communication, formation et kit d'accompagnement pour les GPS déployant l'outil, plaquette de communication ; REX à venir (Malakoff-Médéric et Ag2r La mondiale (périmètre Réunica) Formation à la conduite du changement (porteurs du changement, référents GPEC, à la carte pour les managers) 28 Fin des actions d'accompagnement pour les Groupes déployant l'usine retraite
Le CFEM accompagne ces projets Formation au Système d Information Rénové en Action Sociale (SIRAS) (lettre formation 167) Création d une formation sur l actualité des contrats responsables 2015 : impacts sur la gestion et les paramétrages (lettre formation 169) Création de deux formations sur la DSN destinées aux formateurs relais des institutions de prévoyance (lettre formation 172) Création d une formation sur le logiciel Cognos dans le cadre du déploiement du portail décisionnel de la Retraite Complémentaire (lettre formation 177) 29 Formations UR Par ailleurs le CFEM a mis à disposition à la mi-juin 2015 des groupes et de leurs collaborateurs son offre de formation 2016 (lettre formation 176) : Par catalogue Sur son site https//cfp.agirc-arrco.fr
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Des dispositifs d information et des outils de communication pour les équipes Des dispositifs d information opérationnelle et des outils de communication sont créés et mis à disposition des équipes des groupes comme par exemple : MCPD : livret du manager, Le livret du gestionnaire DSN : des fiches process intitulées «Trajectoire», Les fondamentaux de la DSN, le Duetto 31 Mensualisation des cotisations : une affiche Interlocution Cicas : kit de communication Des infographies sur les différents projets en cours
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Divers benchmark et partage d'expériences "Entr'ACT" : Journée de la conduite du changement organisée par l'act pour permettre aux différents invités des GPS de poser leurs questions aux différents intervenants, partager leurs expériences et leurs pratiques d'accompagnement des salariés sur les projets métier en cours (qualité de la liquidation, pratiques de contrôle, relation client, DSN, suivi d'activité), témoignages sur des expériences RH (ex: bienêtre au travail ) ; moment de partage et de démonstration de techniques d'accompagnement etc Profils, salariés des groupes ayant participé aux projets métiers et/ou dispositifs de conduite du changement, référents Gpec, porteurs du changement, chargés de projets, managers et référents métiers, etc Date : 3 novembre 2015 33 Rapport de la conduite du changement pour recenser et valoriser les actions de CDC et de GPEC entreprises dans les GPS pour accompagner leurs personnels par rapport aux différentes transformations issues des projets retraite
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Travaux communautaires sur la formation ouverte à distance (e-learning) Le Centre de formation et des expertises métiers (CFEM) souhaite diversifier les moyens d accès à ses prestations de formation. Il entend développer sa pratique du blended learning, qui représente la combinaison des modalités de formation présentielle et à distance, dans un même dispositif de formation. en recourant aux classes virtuelles et à la FOAD (e-learning et toute modalité d accès à distance. Avec cinq groupes, une étude est en cours. Elle prend en compte : Les évolutions naturelles des offres de formation visant à faciliter l appropriation des connaissances et savoirs faire, La réforme de la Loi sur la formation facilitant le recours à la formation à distance, Le contexte socio-économique qui impose la réduction des coûts dont ceux liés à la formation, tout en conservant et en développant l efficacité des formations. 35
Une licence professionnelle «Management opérationnel dans la protection sociale» (MOPS) La licence professionnelle MOPS a été ouverte en septembre 2009 par l IAE de Lille, conçue en partenariat avec le centre régional de formation du nord de la France sous l égide de l UCANSS. L Ircem utilise cette licence pour son encadrement. Elle prépare au métier de manager opérationnel ou de responsable d unité dans un organisme de protection sociale. La majorité de l effectif est constitué de professionnels en activité (formation continue) et de quelques étudiants en formation initiale. Les compétences développées Piloter une unité de travail dans un environnement interne et externe en évolution Gérer l activité d une unité de travail avec efficience, assurer la qualité du service rendu Coordonner les compétences de l équipe Animer une équipe de travail, assurer sa mobilisation, accompagner ses évolutions. Durée de la formation 609 heures de présence à l IAE (soit 87 jours /15 semaines de 35 h) complété par un stage professionnel de 560 heures (soit 80 jours /16 semaines de 35 h). La formation s effectue de septembre à juin, elle peut se dérouler sur 2 ans. Conditions d entrée en formation BAC +2 ou 5/6 ans d exercice professionnel dans une institution (Dossier VAP) 36 Des contacts sont en cours pour une analyse approfondie de cette licence, en lien avec l Ircem