ENTREPRISES DU CONVENTIONNEMENT A L HABILITATION AGIR ENSEMBLE SUR LES RISQUES PROFESSIONNELS
Démarche d habilitation des entreprises Entreprises ou établissements du régime général. A partir du 1er janvier 2015, toutes les entreprises dispensant des formations du réseau prévention telles que SST, PRAP-IBC ou PRAP-2S, CPS-ID, devront préalablement être habilitées par notre réseau, représenté en région par votre Carsat. A partir de cette date, la gestion de toutes ces formations sera entièrement dématérialisée. Cette dématérialisation s appuie sur l outil FORPREV. 2
Démarche d habilitation des entreprises Les principales formations impactées par la mise en place de l habilitation des entreprises en Bretagne : - SST acteurs - PRAP IBC acteurs - PRAP 2 S acteurs - Certificat Prévention Secours pour les intervenants à domicile. Ces formations sous référentiels INRS sont des «marques» du Réseau Prévention. 3
Démarche d habilitation des entreprises Le processus d habilitation se décompose en plusieurs étapes : 1. Demande d habilitation de la part de l entreprise, via l outil de gestion FORPREV. 2. Demande d accompagnement éventuelle formulée par l entreprise auprès de sa CARSAT/CRAM/CGSS/CSS de rattachement, 3. Envoi par l entreprise de la demande d habilitation, dument complétée sous FORPREV. Cette demande devra être accompagnée des documents utiles envoyés à la CARSAT/CRAM/CGSS en 1 seul exemplaire (rappel des documents obligatoires à joindre en page 14 du Cahier des charges relatif à une demande d habilitation, document téléchargeable sur le site de l INRS). 4. Vérification de la recevabilité de la demande d habilitation par la CARSAT/CRAM/CGSS/CSS de rattachement. 4
Démarche d habilitation des entreprises 5. Mise en attente éventuelle pour demande de pièces complémentaires manquantes, puis émission d un avis, le cas échéant par la CARSAT/CRAM/CGSS de rattachement, à destination de la Commission Nationale d Habilitation. 6. Instruction de la demande par la CARSAT /CRAM/CGSS de rattachement et renvoi du dossier instruit (via l outil RPREV) au Département Formation de l INRS, siège de la Commission Nationale d Habilitation. 7. Réunion de la Commission Nationale d Habilitation et émission d une réponse à la demande d habilitation. Sous commission et CNH 5
Démarche d habilitation des entreprises 8. Notification à l entreprise, de la décision de la Commission Nationale d Habilitation. En fonction de celle-ci, l entreprise : Se voit attribuer l habilitation nationale pour une période de cinq ans, Se voit refuser son habilitation. 9. Envoi, par messagerie, des identifiants et mots de passe définitifs permettant l accès à l espace réservé de FORPRE aux individus renseignés dans la demande d habilitation (responsable d habilitation de l entité profil CEH*, responsable d une entité associée profil CEA**, formateurs). *Correspondant Entité Habilitée **Correspondant Entité Associée 6
Démarche d habilitation des entreprises Pour les entreprises, cette demande repose sur 4 critères figurant dans la demande : 1. Présentation de l entreprise et de sa démarche de prévention des risques professionnels (action de formation mises en œuvre dans le cadre de cette démarche) 2. Expérience éventuelle dans le domaine de formation faisant l objet de la demande d habilitation 3. Moyens humains 4. Moyens matériels et ressources pédagogiques 7
Démarche d habilitation des entreprises Les éléments incontournables sont définis ainsi : 1. Réalité de l entreprise (numéro SIRET, statut juridique, raison sociale, ) 2. Présence de formateurs à jour de leurs certifications (transmission des certificats correspondants) 3. Descriptif de la démarche prévention des risques professionnels dans l entreprise (formations mises en œuvre dans le cadre de la PRP) 4. Engagement de l entreprise à former ses salariés* aux dispositifs faisant l objet de la demande (plan prévisionnel de formation sur 3 ans) 5. Information du CHSCT/DP de la demande d habilitation 6. Moyens affectés à la formation (matériel, locaux, ) conformes aux exigences du document de référence, *Ou partenaires hors prestation de service CHSCT 8
Démarche d habilitation des entreprises Durée de l habilitation L habilitation est attribuée pour une durée fixe de 5 ans et devra faire l objet d une nouvelle demande à l issue de cette période. Demande initiale ou renouvellement : Toute entité ayant fait l objet d un refus d habilitation pourra présenter, sans délai, une nouvelle demande, dès lors qu elle aura corrigé les éléments ayant entraîné le refus d habilitation. 9
Démarche d habilitation des entreprises Rappel des pièces obligatoires à joindre à la demande d habilitation établie sous FORPRE : Pour les entreprises demandeuses : - Courrier de formulation de la demande (téléchargeable et édité sous FORPRE, après envoi du dossier de demande via l outil avec cachet et signature du responsable de l entité demandeuse en original - Copie des certificats des formateurs certifiés (à jour de leur formation) + copie attestation pré requis bases en prévention pour les formateurs - Pièces attestant de l information faite au CHSCT/DP - Votre progression pédagogique, selon modèle Pièces complémentaires : CV des formateurs 10
Démarche d habilitation des entreprises 11
Démarche d habilitation des entreprises Téléchargeable à l adresse suivante : http://www.carsat-bretagne.fr/entreprises/prevenir-vos-risques-professionnels/notre-offrede-formation.html 12
Démarche d habilitation des entreprises Modalités de l animation du réseau des entreprises habilités. - Nos exigences : - Respect des référentiels techniques, pédagogiques - Respect des documents de référence - Respect des engagements pris (organisation, pédagogie, moyens humains et techniques) - Respect des procédures (déclarations sous Forprev.) 13
Démarche d habilitation des entreprises L entreprise habilitée assure : - Le suivi interne des formateurs (certification à jour) - Le respect des cahiers des charges - Le respect des progressions pédagogiques - La mise en œuvre effective des moyens techniques annoncés 14
Démarche d habilitation des entreprises La Carsat Bretagne assure le suivi de l entreprise par : - des rencontres et des prises de contacts - des audits visant à : - Accompagner l entreprise dans une démarche d amélioration continue de ces pratiques - Contrôler le respect des cahiers des charges - Tendre vers une qualité harmonisée des prestations - Pérenniser l habilitation quinquennale Déclenchés à l initiative de la Carsat ou à la demande de l entreprise 15
Démarche d habilitation des entreprises LES THEMES AUDITABLES II-1. MAÎTRISE DES DOCUMENTS (PROGRESSION ET SUPPORTS PÉDAGOGIQUES) II-2. TRACABILITE DES ACTIONS DE FORMATION II-3. MOYENS HUMAINS II-4.MOYENS LOGISTIQUES ET PEDAGOGIQUES II-5. EVALUATION DE SATISFACTION II-6. PRÉPARATION ET RÉALISATION DE LA FORMATION II-7. ENREGISTREMENTS DANS FORPREV 16
Démarche d habilitation des entreprises Des réunions périodiques : - en fonction de l actualité et de l évolution des dispositifs - communes aux entreprises habilitées - ou par thème, lié à un dispositif de formation 17
Démarche d habilitation des entreprises Vos sources d information incontournables : - le site de l INRS - inrs.fr - le site forprev - forprev.fr - le quick place des formateurs SST, PRAP - quickplace.inrs.fr/lotusquickr/formationssst - le site de la carsat Bretagne - carsat-bretagne.fr/entreprises/prevenir-vos-risquesprofessionnels/notre-offre-de-formation.html - le " SAV " assuré par votre organisme de formation de formateurs SST. NB : les codes pour accéder au quick place sont donnés par l organisme qui assure la formation de formateur. 18
Démarche d habilitation des entreprises http://www.inrs.fr/accueil/dms/inrs/pd F/demande-habilitation-sst-prapcps.pdf Sur le site de l INRS http://www.inrs.fr/accueil/dms/inrs/pdf/ document-reference-sst.pdf C est la description du processus et la présentation des engagements des différents acteurs. C est la revue technique du SST C est la description des modalités d organisation (durée, périodicité ) et des 19 compétences attendues.
Démarche d habilitation des entreprises Sur le site forprev 20
Démarche d habilitation des entreprises Sur le quickplace 21
Démarche d habilitation des entreprises Liens vers les documents indispensables. Le dossier pédagogique de la Carsat Bretagne http://www.carsat-bretagne.fr/entreprises/prevenir-vos-risquesprofessionnels/notre-offre-de-formation.html Aide mémoire FORPREV Entreprise https://www.forprev.fr/public/edito/site/html/documentation/guide_uti_di_ent.pdf Cahier des charges relatif à la demande d habilitation http://www.inrs.fr/accueil/dms/inrs/pdf/demande-habilitation-sst-prap-cps.pdf Document de référence SST http://www.inrs.fr/accueil/dms/inrs/pdf/document-reference-sst.pdf Manuel du formateur SST http://quickplace.inrs.fr/servlet/quickrsupportutil?type=quickrdownload&key=/lot usquickr/formationssst/main.nsf/0/a271cc509fb98fffc1257d430045cfe9/$fi le/manuel%2520du%2520formateur%2520sst-%2520v08-2014.pdf Document de référence PRAP http://www.inrs.fr/accueil/dms/inrs/pdf/document-reference-prap.pdf Document de référence CPS AD http://www.inrs.fr/accueil/dms/inrs/pdf/document-reference-cps.pdf 22
L habilitation des entreprises et l outil de gestion des formations de l Assurance Maladie Risques Professionnels / INRS 23
L outil forprev : quelles sont ses caractéristiques? Site web référencé par les moteurs de recherche Données sécurisées, garantie de confidentialité Gratuit, Matériel requis : 1 ordinateur connecté à Internet et 1 imprimante 24
Quels sont les bénéfices liés à son utilisation? (1) Professionnalisation de l activité existante Moins de papier, tout en ligne Possibilité de statistiques à la demande 25
Quels sont les bénéfices liés à son utilisation? (2) Habilitation Enregistrement en ligne d une demande d habilitation Modification simple d une demande existante Demande de renouvellement facilitée Sessions de formation Enregistrement en ligne des ouvertures de stages et procès verbaux Autonomie dans l édition des certificats Formateurs Mise à jour de l équipe pédagogique facilitée Transparence des informations le concernant 26
Quelle est son architecture? www. forprev.fr Accès public Accès réservé Offre de formation Assurance Maladie Risques Pro / INRS Listes Organismes de formation habilités Demande d un compte provisoire Entreprises Formateurs 27
Que trouve-t-on dans l espace public de forprev? Cet onglet présente : la démultiplication Le réseau prévention Les mentions légales Ce menu décrit le processus d habilitation et permet aux partenaires de se connecter à leur espace Cet onglet permet de rechercher une formation 10 guides pour vous accompagner Chaque dispositif proposé à la démultiplication est décrit ainsi que le pré requis «bases en prévention» C est par ce menu que les formateurs peuvent se connecter à leur espace Chaque thématique dispose d une foire aux questions spécifique 28
Que trouve-t-on dans l espace public de forprev? 29
Que trouve-t-on dans l espace public de forprev? 30
Que trouve-t-on dans l espace public de forprev? 31
Que trouve-t-on dans l espace public de forprev? 32
Que trouve-t-on dans l espace public de forprev? 33
Que trouve-t-on dans l espace public de forprev? 34
Que trouve-t-on dans l espace public de forprev? 35
Que trouve-t-on dans l espace public de forprev? 36
Que trouve-t-on dans l espace public de forprev? 37
Que trouve-t-on dans l espace public de forprev? 38
Les données : quelle accessibilité? quelle confidentialité? Les données individu* sont des données communes et accessibles en recherche à tous les membres. Les qualifications obtenues sont visibles par la personne qualifiée, le partenaire l ayant formé et le réseau prévention. (qualification, n certificat forprev, date de validité) Individu* : personne physique (défini par son nom, son prénom, sa date de naissance) pouvant avoir plusieurs facettes : utilisateur stagiaire formateur 39
Les partenaires habilités : quelles informations? Accès réservé www. forprev.fr Login - Mot de passe Outils Mes référentiels Administration Mes habilitations Mes sessions Mes alertes Formateurs Utilisateurs DEM Contacts habilitation Ouverture à J x jours Clôture Informations personnelles Entités Habilitations et entités associées Editions (certificats ) Modification habilitation Recherche et statistiques Export CSV 40
Le correspondant habilitation : quelles informations? Il a accès : à toutes les informations concernant le périmètre de l habilitation à toutes les informations concernant l entité Il n a pas accès : aux données individuelles des formateurs 41
Le correspondant habilitation : quelles fonctionnalités? Mettre à jour les données relatives à l habilitation de son entité Enregistrer la structure de son entité Attribuer le cas échéant des droits aux formateurs et aux assistantes de son entité Les mêmes droits peuvent être accordés au correspondant habilitation de chaque entité rattachée dans la limite du périmètre de l entité concernée Editer des données statistiques. 42
Les entreprises habilitées : quelles fonctionnalités? Gérer des individus forprev Rattacher/détacher un individu à son entité Déclarer une qualification sur l honneur pour qu un individu devienne un formateur Enregistrer la participation d un individu dans une session afin qu il ait le statut de stagiaire Gérer les utilisateurs (entités rattachées, formateurs, assistantes) et leurs droits 43
Les entreprises habilitées : quelles fonctionnalités? Gérer ses formateurs Accéder à la liste des formateurs Rattacher/détacher un formateur Déclarer une qualification sur l honneur Gérer ses stagiaires Accéder à la liste des stagiaires Rattacher/détacher un stagiaire Créer un stagiaire Modifier/ supprimer un stagiaire Générer les certificats des stagiaires 44
Les formateurs : qui sont-ils? Les formateurs sont des «individus» forprev Un individu devient un formateur quand on le qualifie en tant que formateur : Qualification obtenue par un stage de niveau 2 ou 3 ou un MAC (Maintien ou Actualisation des Compétences) Qualification déclarative sur l honneur (1er enregistrement dans forprev) : 1. Le formateur présente un certificat sans référence forprev 2. Le partenaire, au vue de ce certificat, saisie le formateur et sa qualification, 3. Le formateur recevra un N forprev lui permettant de vérifier ses informations personnelles, d éditer un certificat forprev 4. Ce certificat lui permettra d être référencé éventuellement par un autre partenaire 45
Les formateurs : quelles informations? Ils ont accès : à leurs données personnelles à leurs qualifications aux entités les ayant déclaré puis rattaché aux formations auxquelles ils ont été affectés Ils peuvent ainsi vérifier qu ils n ont pas été affectés à une formation qu ils n auraient pas assurée. 46
Les formateurs, les assistants : quelles fonctionnalités? En fonction des droits qui leur sont octroyés : Déclarer des sessions Enregistrer les évaluations (ou résultats des sessions) Clôturer des sessions Editer des certificats 47
3 é c h e l o n s m a x i Les structures multi-établissements : quelle organisation? Sous-entité associée Entreprise Entité associée Entité associée Entité associée Entité associée SST SST - PRAP IBC PRAP IBC SST - PRAP IBC Sous-entité associée Sous-entité associée SST PRAP IBC Sous-entité associée Sous-entité associée Sous-entité associée Chaque entité ou sous-entité associée peut-être rattachée à une ou plusieurs habilitations (passage en CNH) Les formateurs sont rattachés à une ou plusieurs entités ou sousentités (libre) 48
Les structures multi-établissements : quelle organisation? 1 seul N d habilitation par dispositif et niveau Possibilité d 1 correspondant habilitation par entité sur les 3 échelons Des assistants Des formateurs (1 référent par dispositif) Le partenaire peut décider : De gérer les formations de toutes les entités lui-même De déléguer à chaque entité la gestion de ses formations D autoriser l entité de l échelon 2 à gérer ses sous-entités 49
Les entreprises habilitées : quelles fonctionnalités? Gérer ses entités associées (cas des entreprises multi-sites) Accéder à sa liste d entités associées Associer une nouvelle entité Modifier une entité associée Supprimer une entité associée Gérer la hiérarchie des entités associées Rattacher des entités associées à un habilitation Paramétrer les droits des entités associées à déclarer des formateurs Paramétrer les droits des entités associées à déclarer des sessions, à les clôturer et à éditer les certificats. 50
Comment s inscrire sur www. forprev.fr? L entité se connecte sur accès public Demande de compte provisoire Le correspondant habilitation reçoit par mail Identifiant Mot de passe Le correspondant habilitation saisit en ligne Demande d habilitation : Dossier administratif : tronc commun Dossier technico-pédagogique Transmission en ligne à la CARSAT + envoi des pièces justificatives par courrier Protocole d engagement signée par l entreprise Copie des certificats et attestations des formateurs la lettre d engagement signée et tamponnée. (Édition à partir de forprev) copie des certificats de formateurs SST à jour + copie de l attestation pré requis «bases en prévention» ou équivalence délivrée par la Cram de Bretagne. CV du ou des formateurs SST la grille de progression pédagogique complétée une pièce attestant de l information faite au CHSCT ou aux DP 51
Demande de compte provisoire 52
Réception mot de passe 53
Accès pour la demande d habilitation 54
Accès pour la demande d habilitation 55
Données de l entreprise 56
Données de l entreprise 57
Données de l entreprise 58
Les entités associées 59
Les entités associées 60
Données de l entité associée Si le code postal est sélectionné dans la liste déroulante, la ville sera proposée 61
Le correspondant de l entité associée 62
Le correspondant de l entité associée 12345678900010 63
Fin du dossier administratif 12345678900010 64
Dossier technique d habilitation 12345678900010 65
Choix du dispositif et du niveau 66
Expérience et plan de formation dans le domaine 2014 25 3 2015 30 5 2016 50 7 67
Les formateurs 68
Les formateurs 69
Les formateurs 70
Les formateurs 71
Rattachement de l entité associée 72
Rattachement de l entité associée 73
Fin du dossier 74
Envoi de la demande 75
Après décision positive de la CNH, le correspondant et les formateurs reçoivent par mail leur accès au site de l entité : 76
accès au site de l entité à partir du site public 77
Aide à la prise en main de l outil forprev Présentation par la CARSAT Bretagne 4 matinées d information sur les modalités d utilisation de forprev. Aide en ligne à chaque page Infos-bulles sur les principales fonctionnalités Hotline INRS au 01.40.44.30.44 78 78