Présentation et procédure d activation Passerelle XML Open Pro > Booking.com Alliance Réseaux v14/03/2014 1
SOMMAIRE 1, Présentation... 3 1,1 Objectifs... 3 1,2 Prérequis... 3 1,3 Caractéristiques de la passerelle... 3 1,4 A savoir... 4 2, Procédure d activation de la passerelle XML Open Pro > Booking.com... 6 Etape 1 : Préparer la connexion dans Open Pro... 6 Etape 2 : Préparer la connexion dans Booking.com... 7 Etape 3 : Etablir les correspondances... 8 Etape 4 : Activer la passerelle en production... 11 3, Réservations... 12 3,1 Remontée des réservations Booking.com... 12 3,2 Suivi des réservations... 13 4, Modifications et annulations... 14 4,1 Modifications de séjours... 14 4,2 Annulations de séjours... 14 2
1, Présentation 1,1 Objectifs Permettre à un propriétaire qui dispose d un compte Booking.com de gérer la vente en ligne de son offre sur Booking.com directement à partir de son outil Open Pro. 1,2 Prérequis Disposer d un compte Booking.com S assurer de la cohérence entre le nombre de types d hébergements créés dans Booking.com et le nombre d hébergements créés dans Open Pro (à 1 type d hébergement paramétré dans Booking.com peut correspondre 1 et 1 seul hébergement paramétré dans Open Pro (1 chambre, 1 meublé, etc.). 1,3 Caractéristiques de la passerelle Versions Open Pro Fonctionnalité disponible exclusivement dans les dernières versions d Open Pro (à partir de 2012) Suites Open Pro compatibles : Open Pro Chambre d hôte, Open Pro Meublé, Open Pro Camping. Passerelle de type «Two-way» Passerelle de type Two-way Reservations & Availability (les réservations et les disponibilités sont synchronisées). Cela signifie que depuis son compte Open Pro, le propriétaire enverra vers Booking.com : Les tarifs et les disponibilités des hébergements qu il souhaite distribuer sur Booking.com Cela signifie que dans son compte Open Pro, le propriétaire recevra depuis Booking.com : Les réservations faites sur Booking.com Les modifications de réservations faites sur Booking.com Les annulations faites sur Booking.com A savoir : Seules les données de tarifs, disponibilités, réservations, modifications et annulations transitent entre l outil Open Pro et Booking.com. Le système Booking.com repose sur le fait qu aucun descriptif affiché sur le site de Booking.com ne provient d une source tierce. Les descriptifs, photos, etc. sont par conséquent paramétrés en amont dans le système Booking.com entre le propriétaire et son chargé de compte Booking.com Mode de Tarification Mode de tarification utilisé par la passerelle dans le système Booking.com : LOS (Length of Stay) Le mode de tarification Booking.com «LOS» permet de faire varier le tarif en fonction de la durée du séjour. 3
Les prix envoyés par Open Pro sur Booking.com sont les prix publics saisis dans Open Pro. Dans le cas où une remise a été saisie dans Open Pro, c'est le prix public remisé qui est envoyé sur Booking.com. Les prix envoyés par Open Pro sur Booking.com sont : le prix forfaitaire + le prix par adulte (pour les Open Pro disposant des fonctionnalités formules et tranches âges). Il n existe qu une seule catégorie d âges gérée par le système Booking.com ; par conséquent, le propriétaire devra choisir dans Open Pro la tranche d âge de son Open Pro qui correspond à la tranche d âge Booking.com (adultes) Devise Devise exclusivement acceptée par la passerelle : Euros ( ) Editeur référencé dans le système Booking.com «Open System (Alliance Réseaux)» est le nom de l éditeur que le propriétaire devra choisir dans la console d administration Booking.com s il souhaite activer la passerelle Open Pro > Booking.com. 1,4 A savoir Une fois la Passerelle XML Open Pro > Booking.com activée en production, le propriétaire n aura plus la possibilité d administrer ses tarifs et disponibilités depuis la console d administration Booking.com (extranet Booking.com). Ses tarifs et disponibilités seront directement administrés depuis Open Pro. Une fois la Passerelle XML Open Pro > Booking.com activée en production, le propriétaire n aura plus la possibilité de créer de nouveaux hébergements dans le système Booking.com ou de modifier des correspondances déjà établies. Les hébergements doivent être paramétrés dans l extranet Booking.com et associés aux hébergements Open Pro avant l activation définitive de la passerelle (mise en production). Les réservations effectuées par les internautes sur Booking.com (sur les offres que le propriétaire a envoyées vers le système Booking.com) remontent automatiquement dans l outil Open Pro. Les dossiers de réservation Open Pro provenant de réservations Booking.com ne sont pas modifiables par le propriétaire depuis Open Pro. (les modifications et annulations sont directement effectuées par le client sur le système Booking.com et mettent à jour automatiquement le dossier de réservation dans Open Pro) Les données de carte bancaire utilisées par l internaute sur Booking.com ne sont récupérables et accessibles par l outil Open Pro qu à condition que : o Le propriétaire ait indiqué qu il souhaitait recevoir ces coordonnées (paramétrage effectué dans le système Booking.com) o Le propriétaire ait créé dans Open Pro un mot de passe lui permettant d accéder au module sécurisé de récupération des coordonnées de carte. 4
Les éventuels tarifs et plannings qui existaient déjà dans votre compte Booking.com devront être nettoyés (supprimés) avant activation de la Passerelle XML Open Pro > Booking.com en production. L'activation de la passerelle ne permettra pas d importer dans Open Pro les réservations Booking.com qui ont été faites avant activation de la passerelle en production. Dans Open Pro, l édition PDF d un dossier de réservation issu d une réservation de Booking.com ne fait pas figurer les descriptifs et images des hébergements paramétrés dans Open Pro. L édition PDF d un dossier de réservation issu d une réservation de Booking.com affiche les descriptifs reçus de Booking.com. Le descriptif reçu de Booking.com ne comportant pas d image, l édition PDF ne comportera pas d image associée aux hébergements. Dans Open Pro, l édition PDF d un dossier de réservation issu d une réservation de Booking.com ne fait pas figurer les conditions de ventes paramétrées dans Open Pro. L édition PDF d un dossier de réservation issu d une réservation de Booking.com affiche les conditions de réservation reçues de Booking.com. A 1 type d hébergement paramétré dans Booking.com correspond 1 et 1 seul hébergement paramétré dans Open Pro (1 chambre, 1 meublé, etc.). Si vous souhaitez distribuer sur Booking.com la totalité des hébergements que vous avez créés dans Open Pro, vous devrez avoir créé autant de types d hébergements dans l extranet Booking.com. Illustration : Vous disposez de 3 chambres d hôtes. Vous avez créé ces 3 chambres d hôtes dans votre Open Pro, ex : - Chambre Les Mimosas (chambre double) - Chambre Iris (chambre triple) - Chambre les Jonquilles (chambre triple) Si vous disposez dans l extranet de Booking.com de 3 types d hébergement : Ex : - Chambre Double Cocooning - Chambre Triple Tradition - Chambre Triple Charme C est parfait, vous pourrez associer chacune de vos 3 chambres Open Pro à chacun des types d hébergements créés dans Booking.com Si vous disposez dans l extranet de Booking.com de moins de 3 types d hébergement : Ex : - Chambre Double Cocooning - Chambre Triple Tradition Vous ne pourrez distribuer sur Booking.com que 2 de vos chambres Open Pro (car 3 chambres sont créées dans votre Open Pro alors que seuls 2 types sont créés dans Booking.com) 5
2, Procédure d activation de la passerelle XML Open Pro > Booking.com Etapes successives à suivre par le propriétaire (dans l ordre) pour activer la passerelle XML Open Pro > Booking.com Etape 1 : Préparer la connexion dans Open Pro Depuis votre compte Open Pro, cliquez sur le menu «Booking.com» présent dans l onglet «Diffuser votre offre» A savoir : Si le menu «Booking.com» n apparait pas dans l onglet «Diffuser votre offre», contactez votre référent Open System. Saisir votre Identifiant Booking.com (identifiant disponible depuis l extranet Booking.com). Lire et accepter les Conditions Générales d Utilisation de la passerelle et valider. A noter : A ce stade, aucune donnée n est envoyée à Booking.com. L identifiant Booking.com est uniquement demandé pour qu Alliance Réseaux ait connaissance de l information quand les services Booking.com contacteront Alliance Réseaux pour procéder à la connexion. 6
Etape 2 : Préparer la connexion dans Booking.com Depuis votre extranet Booking.com, cliquez sur le menu «Channel Manager» Choix de l éditeur : Dans le champ de recherche des éditeurs de logiciels compatibles, saisissez les premières lettres de «Open System» ou d «Alliance Réseaux» Dans la liste de résultats, assurez-vous de choisir «Open System (Alliance Réseaux)» Type de connexion : Dans la liste des choix de type de connexion, assurez-vous de choisir la passerelle «2 sens» «Two-way Reservations & Availability» / «2 sens Réservations et disponibilités» Validez les conditions Booking.com. A noter : A ce stade, aucune donnée n est encore envoyée à Booking.com depuis Open Pro. Booking.com envoie un mail à Alliance Réseaux pour signaler votre demande d activation de la passerelle. Dès réception de cette demande et après vérification par Alliance Réseaux que vous avez bien effectué les opérations demandées à l Etape 1 de ce document, Alliance Réseaux envoie un mail à votre référent Open System qui vous invitera à passer à l Etape 3 de ce document. Pour que vous puissiez passer à l Etape 3 de ce document (Etablir les correspondances dans votre Open Pro), les équipes d Alliance Réseaux interviennent manuellement suite à réception du mail de Booking.com. Par conséquent, après votre demande d activation depuis l extranet Booking.com, la possibilité de passage à l Etape 3 n est pas débloquée instantanément et ne peut être opérée que les jours ouvrés. Après un délai raisonnable : - si vous n avez toujours pas reçu de demande de votre référent Open System vous invitant à passer à l Etape 3 de ce document ou - si la fonctionnalité de saisie des correspondances n est toujours pas disponible dans le menu «Booking.com» de votre Open Pro, Retournez dans votre extranet Booking.com pour recommencer l opération (Etape 2 de ce document) 7
Etape 3 : Etablir les correspondances Pour pouvoir réaliser les tâches de l Etape 3, vous devez avoir reçu un mail de la part votre référent Open System vous informant que vous pouviez procéder à la saisie des correspondances dans votre Open Pro. Depuis votre compte Open Pro, cliquez sur le menu «Booking.com» présent dans l onglet «Diffuser votre offre» L outil affiche désormais les hébergements que vous avez paramétrés dans Open Pro : et vous permet d établir la correspondance avec l hébergement Booking.com correspondant : 8
Rappel : A 1 type d hébergement paramétré dans Booking.com correspond 1 et 1 seul hébergement paramétré dans Open Pro (1 chambre, 1 meublé, etc.). Si vous souhaitez associer la totalité de vos hébergements paramétrés dans Open Pro aux types d hébergements paramétrés dans Booking.com, vous devez donc avoir le même nombre de types d hébergements dans Booking.com que d hébergements dans Open Pro. Cf. 1,1,4 A savoir Une fois toutes les correspondances d hébergements établies : - Si vous avez choisi de recevoir les informations de carte bancaire lorsque l internaute effectue une réservation sur Booking.com : créez un mot de passe d accès aux informations de carte bancaire depuis la section «Informations de carte bancaire» - Choisissez, pour chacun de vos hébergements, les Tarifs que vous souhaitez distribuer sur Booking.com en cochant la case «Booking.com» lors de la création ou modification de Tarifs : A savoir : Les consignes détaillées de chacune des actions sont rappelées sur chaque écran d Open Pro et des bulles d aide décrivent le fonctionnement et les manipulations à effectuer. 9
A noter : A ce stade, aucune donnée n est encore envoyée à Booking.com depuis votre Open Pro. Pour pouvoir passer à l Etape 4 de ce document (dernière étape), vous devez au préalable informer votre référent Open System que vous avez terminé l Etape 3. Alliance Réseaux ne débloquera votre accès à l Etape 4 qu une fois la confirmation reçue de votre référent Open System. Pour débloquer l accès à l Etape 4 de ce document, les équipes d Alliance Réseaux interviennent manuellement. Cette intervention n est donc pas instantanée et n est opérée que les jours ouvrés. A titre d information, aucun déblocage de l étape 4 n est opéré par Alliance Réseaux la veille d un week-end ou veille d un jour férié. 10
Etape 4 : Activer la passerelle en production Depuis votre extranet Booking.com, cliquez sur le menu «Channel Manager» Confirmez l activation de la connexion. A noter : Attention, lorsque vous confirmez l activation de la connexion depuis votre Extranet Booking.com, vos données de tarifs et disponibilités existantes dans Booking.com sont supprimées pour que les données que vous avez saisies dans votre Open Pro puissent être envoyées vers Booking.com A ce stade, Booking.com contacte Alliance Réseaux par mail pour informer de votre confirmation d activation de la passerelle. Dès réception de la demande par Alliance Réseaux, Alliance Réseaux active la passerelle en production et c est à ce moment que les disponibilités que vous avez sélectionnées dans Open Pro sont envoyées à Booking.com L activation de la passerelle en production est effectuée manuellement par les équipes d Alliance Réseaux après réception et vérification de la demande email de Booking.com. Par conséquent, le passage en production n est pas instantané et ne peut être opéré que les jours ouvrés. Une fois la passerelle en production, depuis votre compte Open Pro, cliquez sur le menu «Booking.com» présent dans l onglet «Diffuser votre offre» L outil vous informe que la passerelle Open Pro > Booking.com est en production et vous affiche un voyant représentant l état de la synchronisation des tarifs et du planning entre Open Pro et Booking.com - Vert : Les Tarifs et le planning de l hébergement sont à jour sur Booking.com - Orange : Les Tarifs et/ou le planning sont en cours de synchronisation sur Booking.com - Gris : l hébergement n est pas réservable sur Booking.com 11
3, Réservations Les réservations effectuées sur Booking.com créent automatiquement les dossiers de réservation dans Open Pro (sur un principe similaire à toute autre réservation Internet). 3,1 Remontée des réservations Booking.com Comme pour les réservations Internet, vous êtes informés des nouvelles réservations issues de Booking.com via le menu d'open Pro «Suivi de réservation» > «Nouvelles réservations internet». Certaines informations complémentaires sont transmises par le système Booking.com lors de la réservation. Ces dernières sont affichées dans le dossier de réservation de votre Open Pro : 12
Dans un dossier Open Pro issu d'une réservation effectuée sur Booking.com, vous effectuez vos traitements habituels (éditions à destination de votre client, saisie des règlements). Si l'internaute a saisi ses informations de carte bancaire sur Booking.com lors de sa réservation, vous pouvez y accéder directement depuis le dossier de réservation d'open Pro (après avoir saisi votre mot de passe d accès au module sécurisé de récupération des coordonnées de carte) : pour cela, cliquez sur le lien «Voir» dans la rubrique intitulée «Informations de carte de crédit». 3,2 Suivi des réservations Les dossiers Booking.com apparaissent sur votre planning Open Pro. Dans l onglet «Suivi de réservation» d'open Pro, vous pouvez affecter le critère de filtrage «Origine des réservations» avec la valeur «Réservation internet Booking.com», vous pourrez ainsi visualiser uniquement les réservations issues de Booking.com : 13
4, Modifications et annulations 4,1 Modifications de séjours Dans un dossier Open Pro issu d'une réservation effectuée sur Booking.com, vous ne pouvez pas modifier vous-même les hébergements (modification des dates de séjour, ajout ou suppression d'un hébergement), ni les suppléments. Si votre client souhaite annuler, modifier ses dates de séjour, ajouter un nouvel hébergement, ou ajouter un supplément, il doit effectuer lui-même ces modifications en utilisant le lien qui lui a été communiqué par "Booking.com" lors de sa prise de réservation sur "Booking.com". Si le client effectue des modifications de son dossier sur "Booking.com", alors après un délai de quelques minutes, son dossier dans Open Pro sera automatiquement mis à jour. Afin que vous soyez avertis de cette mise à jour du dossier dans Open Pro, ce dossier apparaitra dans Open Pro dans le menu "Suivi de réservation" dans une section intitulée "Dossiers mis à jour par un tiers". 4,2 Annulations de séjours Dans le cas où un dossier issu de Booking.com comporte plusieurs hébergements : Si le client annule uniquement certains des hébergements de son dossier sur Booking.com, vous recevrez alors dans Open Pro cette mise à jour du dossier, qui comportera d'éventuels frais de réservation (conformément aux modalités d'annulation configurés sur Booking.com). Dans le cas où un dossier issu de Booking.com comporte un seul hébergement : Si le client annule son séjour sur Booking.com, vous recevrez alors dans Open Pro cette mise à jour du dossier, qui comportera d'éventuels frais de réservation (conformément aux modalités d'annulation configurés sur Booking.com). Ce dossier aura dans Open Pro le statut «Annulé», car il ne comporte plus d'hébergements. Il sera donc accessible depuis le suivi des réservations d'open Pro, via le menu «Suivi de réservation» > «Rechercher un dossier», en choisissant le filtre «Annulé» dans le «Statut du dossier». A noter : Si vous constatez que vous avez reçu dans Open Pro un dossier qui correspond à un client qui ne viendra pas, et si ledit client a laissé de mauvaises coordonnées sur Booking.com ou s'il n'est pas allé annuler sa réservation sur Booking.com, alors vous ne pouvez pas supprimer cette réservation directement dans Open Pro. Il convient que vous contactiez directement Booking.com, afin qu'ils procèdent à l'annulation de ce dossier. Dès lors que ce dossier aura été annulé par Booking.com, il sera automatiquement mis à jour dans Open Pro, et aura le statut «Annulé». 14