499.46 fr (pf.ch/dok.pf) 06.2013 PF Manuel Saisie des BV Saisie intégrale des bulletins de versement rouges
Service à la clientèle Saisie des BV Questions en relation avec la prestation Saisie des BV, adhésion, mutation, résiliation PostFinance SA Service clientèle Saisie des BV 3002 Berne Téléphone +41 848 386 757 Fax +41 58 667 66 00 E-Mail offlinepf @ postfinance.ch Réclamations, demandes de recherche PostFinance SA Recherches nationales 3002 Berne Téléphone +41 58 667 97 61 Fax +41 58 667 62 74 Heures d ouverture Lundi vendredi 08 h 00 12 h 00 / 13 h 30 17 h 00 Manuel Saisie des BV Version juin 2013 2/10
Table des matières 1. Informations générales 4 1.1 Dispositions applicables 4 1.2 Demande d adhésion 4 1.3 Mutations des données du client 4 1.4 Résiliation de la prestation 4 1.5 Manuel 4 2. Description de la prestation 5 3. Avis des transactions saisies intégralement avec VEC-E 6 3.1 Prix pour la saisie 6 3.2 Saisie incomplète avec avis VEC-E 6 3.2.1 VEC-E avec image 6 3.2.2 VEC-E sans image 7 3.3 Saisie des bulletins de versement rouges par PostFinance SA 7 4. Avis sur l extrait de compte des transactions saisies intégralement 8 4.1 Saisie incomplète et avis des BV par extrait de compte 8 4.1.1 Extrait de compte avec image 9 4.1.2 Extrait de compte sans image 9 4.2 Prix pour la saisie intégrale 9 5. Questions fréquentes (FAQ) 10 Manuel Saisie des BV Version juin 2013 3/10
1. Informations générales 1.1 Dispositions applicables Dans la mesure où le présent manuel et ses annexes ne prévoient pas de dispositions particulières, sont applicables les prescriptions ci-après: les Conditions de participation Compte commercial ainsi que les Conditions générales de PostFinance. 1.2 Demande d adhésion L adhésion à la prestation Saisie des BV se fait par écrit et doté d une signature valide au moyen du formulaire correspondant. Le formulaire d adhésion doit être remis cinq jours ouvrables postaux avant son entrée en vigueur souhaitée au Service clientèle Saisie des BV. 1.3 Mutations des données du client Les mutations doivent être communiquées cinq jours ouvrables postaux avant leur entrée en vigueur au Service clientèle Saisie des BV. 1.4 Résiliation de la prestation La résiliation doit se faire par écrit et doté d une signature valide, au moins cinq jours ouvrables postaux avant son entrée en vigueur. La lettre de résiliation doit indiquer la date de la suppression. La résiliation de la prestation doit être transmise au Service clientèle Saisie des BV. 1.5 Manuel Le manuel est disponible de manière électronique dans un format PDF. La version la plus actuelle peut être téléchargée sous: w ww.postfinance.ch/ manuels. Manuel Saisie des BV Version juin 2013 4/10
2. Description de la prestation Avec cette prestation, PostFinance effectue la saisie des bulletins de versement rouges issus du guichet postal ou des ordres de paiement papiers (OPA) et rend ainsi possible l avis des crédits de l ensemble des bulletins de ver se ment sans image. Les données du bénéficiaire final (uniquement pour les banques), de l expéditeur ainsi que des communications seront saisies intégralement. Cette prestation est activable par compte. Le processus de saisie n entraîne aucun supplément de temps par rapport à l avis avec image (non saisie intégralement). En plus des informations saisies, le client a la possibilité (option) d obtenir les images originales 1. Les transactions saisies intégralement peuvent soit être livrées comme VEC-E, soit sur l extrait de compte (dans toutes les formes que connaît PostFinance, notamment XML, SWIFT, PDF, etc.). 1 Images de BV scannés et saisis par PostFinance SA Manuel Saisie des BV Version juin 2013 5/10
3. Avis des transactions saisies intégralement avec VEC-E 2 Les transactions saisies intégralement 3 seront avisées avec les transactions électroniques 4, toutes regroupées dans le même fichier VEC-E. Les options suivantes sont possibles: Option Toujours Seulement les Sans image Contenu avec image images originales Transactions saisies intégralement Avec image Avec image Sans image Transactions électroniques Avec image (Pseudo) 5 Sans image Sans image 3.1 Prix pour la saisie [VEC-E Champ 38] Le prix pour la saisie sera indiqué de manière séparée pour chaque transaction et avisé avec l enregistrement VEC-E [Champ 38]. 3.2 Saisie incomplète avec avis VEC-E [VEC-E Champ 44] 3.2.1 VEC-E avec image Dans le cas où les données ne peuvent être saisies intégralement, les codes suivants seront indiqués dans l enregistrement VEC-E [champ 44]: Eléments à saisir Raisons de la saisie incomplète Code Champ Adresse Bénéficiaire final manquant (uniquement pour les banques) «310» Bénéficiaire final illisible (uniquement pour les banques) «311» Donneur d ordre manquant «320» Donneur d ordre illisible «321» N o de compte bancaire N o de compte bancaire du bénéficiaire final manquant «300» (uniquement pour les banques) N o de compte bancaire du bénéficiaire final illisible «301» Communications Communications illisibles «331» Communications trop longues (au max. 4 35 caractères) «332» Plusieurs codes de saisie Dans le cas où plusieurs codes de saisie doivent être indiqués «333» 2 Manuel VEC-E, voir ww w.postfinance.ch/manuels 3 BV des offices de poste et des ordres de paiement papiers (OPA) saisis intégralement par PostFinance SA 4 BV de e-finance, ordres de paiement électroniques (OPAE), SIC ou autres canaux électroniques 5 Images générées par PostFinance SA Manuel Saisie des BV Version juin 2013 6/10
3.2.2 VEC-E sans image Avec VEC-E, deux options sont possibles: 1. Avec VEC-E, seuls les BV saisis intégralement sont avisés. Dans les cas où les données ne peuvent pas être saisies intégralement, les bulletins de versement rouges sont avisés sur l extrait de compte (avec l image originale). 2. Avec VEC-E, les BV qui ne sont pas saisis intégralement sont eux aussi avisés avec le code (pour les détails au sujet des codes, voir le point 3.2.1). Si nécessaire, les différentes images originales des BV peuvent être visionnées dans e-finance avec l ID de comptabilisation. 3.3 Saisie des bulletins de versement rouges par PostFinance SA [VEC-E Champ 49a] Dans le cas où la transaction est saisie par PostFinance, la valeur «1» est indiquée dans l enregistrement VEC-E [Champ 49a]. Manuel Saisie des BV Version juin 2013 7/10
4. Avis sur l extrait de compte des transactions saisies intégralement 6 La saisie des BV est possible avec l ensemble des formats d extrait de compte que connaît PostFinance (papier ou électronique). En plus des données saisies, la possibilité existe d obtenir l image originale. 4.1 Saisie incomplète et avis des BV par extrait de compte Dans le cas où les images ne peuvent être saisies complètement sur l extrait de compte, les raisons de la saisie incomplète correspondante pourront être indiquées: Eléments à saisir Champ Adresse N o de compte bancaire (uniquement pour les banques) Communications Raisons de la saisie incomplète Bénéficiaire final manquant (uniquement pour les banques) Bénéficiaire final illisible (uniquement pour les banques) Donneur d ordre manquant Donneur d ordre illisible N o de compte bancaire du bénéficiaire final manquant N o de compte bancaire du bénéficiaire final illisible Communications illisibles Communications trop longues Les raisons de la saisie incomplète seront indiquées sur l extrait de compte avec les informations du paiement. 6 Voir Documents de compte électroniques e-finance: ww w.postfinance.ch/manuels Manuel Saisie des BV Version juin 2013 8/10
4.1.1 Extrait de compte avec image (PDF, XML, SWIFT MT940 avec image, etc.) Dans le cas où la saisie ne peut être réalisée de manière intégrale, les informations saisies intégralement (incl. les raisons de la saisie incomplète) ainsi que l image originale seront avisées. La livraison de l image originale a également lieu dans le cas où c est la prestation «Saisie des BV sans image» qui a été choisie. Extrait de compte avec image du titre avec une saisie incomplète «Communications illisibles» 4.1.2 Extrait de compte sans image (SWIFT MT940/950 sans image) Dans le cas où la saisie ne peut être réalisée de manière intégrale, les informations saisies intégralement (incl. les raisons de la saisie incomplète) sans image originale seront avisées. Dans des cas similaires, les images peuvent soit être visionnées dans e-finance, soit être visionnées sur cet extrait de compte, dans la mesure où un format d extrait de compte avec image (p. ex. comme PDF) est fourni parallèlement. Autrement, les images originales peuvent aussi être commandées via notre service des recherches. Extrait de compte sans image du titre avec une saisie incomplète «Communications illisibles» 4.2 Prix pour la saisie intégrale Sur l extrait de compte, les prix pour la saisie intégrale sont cumulés et débités de manière globale en fin de mois. Manuel Saisie des BV Version juin 2013 9/10
5. Questions fréquentes (FAQ) Questions Je souhaite la saisie intégrale de BV sur l extrait de compte sans image. Si nécessaire, ai-je quand même la possibilité d accéder aux images? Dans quels cas convient-il de faire saisir par PostFinance SA les images de titres de BV? Les BV saisis intégralement peuvent-ils être traités automatiquement par PostFinance SA dans mon logiciel de comptabilité? La saisie intégrale des BV par PostFinance SA entraînet-elle un retard au niveau de la transmission? Est-il possible d obtenir l avis des BV avec VEC-E et simultanément aussi sur l extrait de compte? Quelle influence a la saisie des BV sur le VEC-I? Comment puis-je savoir si une transaction a été saisie par PostFinance SA? Est-ce que plusieurs formats d extrait de compte peuvent être combinés? Dans le cas où le VEC-E est déjà actif sur un compte et que la saisie des BV est activée, les crédités seront-ils avisés dans des fichiers séparés ou dans un fichier unique? Réponses Oui. Les images de titres peuvent être téléchargées durant une période allant jusqu à 15 mois sur e-finance. Dans les cas où vous recevez régulièrement des inscriptions au crédit d images de titres de BV (valeur de référence: env. 10 images de titres BV par jour). Oui. Condition à remplir: avis via VEC-E ou au format d extrait de compte XML et/ou SWIFT. La saisie intégrale n entraîne aucun retard par rapport à l avis avec image (non saisie intégralement). Non. Les BV sont livrés soit via VEC-E, soit sur l extrait de compte. Cas spécial: voir le chapitre 3.2.2 VEC-E sans image Les transactions saisies intégralement seront avisées via VEC-E, respectivement plus par VEC-I. Pour cette raison, le VEC-I n est plus nécessaire. Voir le chapitre 3.2.2 VEC-E sans image Livraison avec VEC-E: Champ 49a Livraison sur l extrait de compte sans image originale: pas possible Livraison sur l extrait de compte sans image originale: possible (image originale présente) Oui. Exemple: combinaison d extrait de compte au format PDF, format XML et format SWIFT MT940 sans image. L ensemble des transactions seront avisées dans le même fichier. La saisie des BV n entraîne aucun splitting au niveau du fichier. Manuel Saisie des BV Version juin 2013 10/10