Manuel E-facture fr (pf.ch/dok.pf) PF. Manuel E-facture Version avril /79

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1 Manuel E-facture fr (pf.ch/dok.pf) PF Manuel E-facture Version avril /79

2 Service clientèle e-facture PostFinance SA Mingerstrasse Berne Conseil et vente clientèle commerciale Téléphone (CHF 0.08/min depuis le réseau fixe) Mises en service et support de l exploitation Helpdesk e-facture géré par Swiss Post Solutions SA Téléphone (CHF 0.08/min depuis le réseau fixe) postfinance.ch Manuel E-facture Version avril /79

3 Table des matières 1. Description de la prestation Brève description de la prestation et aperçu du document Description succincte de l e-facture Délimitation Bases légales Offre pour émetteur de factures Offre pour destinataire de factures Traitement d e-factures dans e-finance Livraison d e-factures par transfert des données Transmission des données aux partenaires réseau (données signées) Rôles PostFinance SA Swiss Post Solutions SA Emetteur de factures Biller Service Provider (BSP) Customer Service Provider (CSP) Destinataire de factures Systèmes des partenaires Transmission de commandes électroniques Processus d adhésion et de mise en service pour émetteur de factures Conditions pour l adhésion Adhésion à e-facture pour un émetteur de factures Adhésion e-facture light Mise en service d un émetteur de factures avec un logiciel testé pour e-facture de PostFinance SA Mise en service pour un émetteur de factures avec un logiciel non testé pour e-facture de PostFinance SA Adhésion et mis en service pour la livraison des données à SIX Paynet SA (SIX) Editeurs de logiciels Processus d adhésion et de mise en service pour destinataire de factures Conditions à remplir pour l adhésion Adhésion du destinataire de factures Adhésion dans e-finance Adhésion au moyen du formulaire d adhésion Mise en service d un destinataire de factures avec logiciel testé pour e-facture de PostFinance SA Mise en service d un destinataire de factures sans logiciel testé pour e-facture de PostFinance SA Enregistrement auprès de l émetteur de factures Enregistrement dans e-finance Enregistrement via Business Interface Editeurs de logiciels Processus de traitement auprès de l émetteur de factures Préparation des données des factures Tri des factures, préparation et livraison des données Visualisation des détails électroniques des factures Annexes à la facture 20 Manuel E-facture Version avril /79

4 4.5 Paiement par acomptes Contrôle de la livraison des données Recherche de factures Mutations Modification des données de factures transmises Procédure de correction d une facture signée par une note de crédit Comptabilisation des entrées de paiement et gestion des débiteurs Archivage des factures Téléchargement des données Disque d archivage Archives e-facture (seulement pour e-facture light) Processus de traitement auprès de PostFinance SA Réception des données de factures Contrôle de plausibilité et conversion des données Signature numérique de la facture Mise à disposition du protocole de traitement Mise à disposition des factures à leurs destinataires Livraison des factures au partenaire réseau (Interconnect) Interconnexion avec signature par le premier fournisseur Interconnexion avec signature par le deuxième fournisseur Livraison des données à SIX Paynet SA (SIX) en vue de la livraison aux clients e-banking Renvoi de factures signées Conservation des données chez PostFinance SA Données de traitement Données téléchargées via Business Interface, Web Services ou e-finance Données téléchargées via SFTP ou AS Données des disques d archivage Données commerciales de la Poste Processus de traitement auprès du destinataire de factures Traitement de factures électroniques en ligne via e-finance Réception des factures électroniques signées numériquement par transfert de fichiers Contrôle des signatures Traitement des factures Archivage des factures signées numériquement Enregistrement et annulation du destinataire de factures Enregistrement direct Enregistrement et annulation avec le masque d enregistrement standard de PostFinance SA Enregistrement et annulation via la plate-forme de l émetteur de factures Visualisation des détails de la facture Visualisation des détails de la facture par livraison d un fichier PDF 35 Manuel E-facture Version avril /79

5 8.2 Visualisation des détails de la facture par un fichier PDF généré par PostFinance SA Visualisation des détails de la facture sur la plate-forme de l émetteur de factures Combinaison des deux variantes PDF et visualisation sur la plate-forme de l émetteur de factures Détail statique de la facture Présentation du détail d une facture payée par Debit Direct Dispositions en matière de sécurité pour la visualisation des détails de factures dans e-finance Protocole de traitement Contenus Elaboration et livraison Compte de crédit BVR (bulletin de versement orange avec numéro de référence) de PostFinance SA BVR (bulletin de versement orange avec numéro de référence) des banques Suisses Compte postal ou bancaire Communication Aperçu des formes de communication Aperçu des canaux et des formats pour les émetteurs de factures Aperçu des canaux et des formats pour les destinataires de factures Formes de communication Business Interface (transmission et réception) Web Services (transmission et réception) File Delivery Services SFTP (transmission et réception) E-facture light (transmission) E-finance téléchargement de fichier hors ligne (transmission et réception) E-finance affichage en ligne (transmission) AS2 (transmission et réception) (transmission) Disque d archivage (transmission) Sécurité des données Procédure de login et cryptage lors du transfert Cryptage des données Dispositions en matière de sécurité e-finance Vérification des liens hypertextes Désactivation des liens hypertextes sur les factures PDF Formats de données BillerID et EBillAccountID Masque standard d enregistrement de PostFinance SA Données de l utilisateur Données supplémentaires Masque standard d annulation de PostFinance SA 55 Manuel E-facture Version avril /79

6 13.4 Données d enregistrement et d annulation (transmission) Enregistrements isolés par Plusieurs enregistrements par jour au moyen d un fichier Données de factures yellowbill Invoice (transmission par émetteurs de factures) Détail des factures au format PDF (livraison par l émetteur de facture) RGXml (yellowbill Invoice), version (transmission au destinataire de facture) Conteneur ZIP avec yellowbill Invoice, version 2.0 (transmission au destinataire de factures) Autres formats d envoi et de réception Données d archivage (transmission à l émetteur de facture) swissdigin (swiss digital invoice) Fonctions de l e-facture dans e-finance Processus en relation avec l inscription, l enregistrement et l annulation Inscription à la fonction «E-facture» Résiliation de la fonction «E-facture» Afficher les émetteurs de factures disponibles Enregistrement Annulation auprès des émetteurs de factures Processus en relation avec le traitement des factures Afficher le nombre de factures en suspens et des factures pour info Afficher l aperçu des factures Afficher le détail de la facture Sélectionner une ou plusieurs factures Donner l ordre de paiement Modifier un ordre de paiement Effacer un ordre de paiement Comptabiliser et notifier une inscription au débit Refuser une facture Archives e-facture (uniquement pour la clientèle commerciale) Transmission de commandes Transmission de commandes à PostFinance SA Transmission de la commande au fournisseur Statut de la commande 69 Annexe 70 Service Level Agreement (SLA) 71 Livraison des données à SIX Paynet SA (SIX) 73 Abréviations et termes 76 Manuel E-facture Version avril /79

7 1. Description de la prestation 1.1 Brève description de la prestation et aperçu du document En collaboration avec Swiss Post Solutions SA, PostFinance propose une solution e-facture fondée sur le modèle du Consolidator. Cette solution sert à la transmission électronique des factures. Quand le présent document parle de factures, de données de factures ou tout simplement de données, il faut entendre justificatifs de factures ou notes de crédit. La solution e-facture de PostFinance permet aux entreprises de transmettre leurs factures en CHF, EUR, USD, AUD, CAD, DKK, GBP, JPY, NOK, SEK et dans autres monnaies à leurs clients de manière électronique et entièrement automatisée. Les destinataires peuvent soit payer leurs factures à l aide d e-finance de PostFinance, soit les importer par des canaux différents dans leur propre logiciel de gestion financière, où ils pourront ensuite les traiter. Par conséquent, la solution e-facture de PostFinance est essentiellement un système de transport de données de factures. Dans ce document, nous distinguons clairement entre les données signées numériquement, qui peuvent être utilisées pour faire valoir la déduction de l impôt préalable de la TVA, et les données non signées, qui ne peuvent pas être utilisées à cette fin. C est toujours PostFinance ou l un des partenaires raccordés à son réseau qui signe les factures. Pour ce faire, l émetteur de factures doit remettre à le PostFinance et aux partenaires raccordés à son réseau une procuration ad hoc. Les données de factures signées numériquement par PostFinance ou l un de ses partenaires réseau satisfont aux dispositions de la législation sur la TVA et peuvent être utilisées pour faire valoir la déduction de l impôt préalable (voir chapitre 1.4). Les données de factures non signées, qui ont par exemple été traitées à l aide d e-finance de PostFinance, ne satisfont pas à ces dispositions. PostFinance conseille aux destinataires de factures qui ont besoin de ces dernières pour faire valoir la déduction de l impôt préalable de la TVA de télécharger leurs données par transfert de données. De cette manière, ils pourront transférer dans leur propre logiciel les données des factures signées et y optimiser et automatiser d autres processus de traitement (des créditeurs par exemple). S ils ne disposent pas d un logiciel en la matière, PostFinance leur recommande de s inscrire dans e-finance à l e-facture pour les clients commerciaux et à la prestation archives e-facture. Le principal avantage de l e-facture réside dans la possibilité d un traitement entièrement automatisé des deux côtés et dans l amélioration de la qualité des données circulant de bout en bout de manière électronique. Cette solution ouvre de vastes possibilités d amélioration de l efficacité, avec à la clé un potentiel d économies élevé pour les émetteurs et les destinataires de factures. Manuel E-facture Version avril /79

8 La solution e-facture est améliorée et complétée par de nouvelles fonctions, afin de toujours correspondre aux besoins des clients. PostFinance a conclu des accords de coopération en vue d une mise en réseau avec divers fournisseurs de factures électroniques et développe en permanence ces coopérations. Emetteur de factures Facturation et envoi Comptabilisation entrée du paiement et archivage PostFinance Données de paiement E-facture Récapitulatif de la facture Données complémentaires PostFinance/ Etablissement financier Trafic des paiements Destinataires de factures Traitement des factures automatisé et archivage exclusivement par voie électronique Avec la solution e-facture de PostFinance SA les émetteurs et les destinataires des factures peuvent traiter ces dernières de manière automatisée. Les chapitres suivants sont particulièrement importants pour les émetteurs de factures: Chapitre 1: Description de la prestation Chapitre 2: Processus d adhésion et de mise en service pour émetteur de factures Chapitre 4: Processus de traitement auprès de l émetteur de factures Chapitre 5: Processus de traitement auprès de PostFinance SA Chapitres 7 à 11: Description des aspects techniques Chapitre 12: Securité de données Chapitre 13: Formats de données Les chapitres suivants s adressent plus spécifiquement aux destinataires de factures: Chapitre 1: Description de la prestation Chapitre 3: Processus d adhésion et de mise en service pour destinataire de factures Chapitre 5: Processus de traitement auprès de PostFinance SA Chapitre 6: Processus de traitement auprès du destinataire de factures Chapitre 11: Communication Chapitre 12: Securité de données Chapitre 13.5: Données de factures Manuel E-facture Version avril /79

9 1.2 Description succincte de l e-facture 1. Pour pouvoir recevoir des factures électroniques via PostFinance, le destinataire doit s enregistrer auprès de l émetteur, c est-à-dire lui transmettre son numéro d adhérent, opération correspondant à un changement d adresse. Pour cela, PostFinance propose aux émetteurs de factures des utilitaires qui peuvent être employés via e-finance ou la prestation Business Interface. 2. Dès qu il a enregistré le numéro d adhérent dans sa base de données clients, l émetteur peut envoyer la facture électronique à PostFinance. 3. En cas de traitement sans signature numérique, les détails de la facture peuvent être visualisés soit directement à PostFinance, soit auprès de l émetteur de factures ou auprès d un fournisseur de services de paiement. En cas de traitement avec signature numérique, la visualisation des détails de la facture se fait toujours dans un fichier PDF. 4. Fourniture des données au destinataire de factures Via e-finance: le destinataire peut consulter les factures sur e-finance et y donner l instruction de paiement ou refuser la facture. PostFinance exécute le paiement à l échéance ou informe l émetteur de factures que la facture a été refusée. Les clients commerciaux peuvent en outre archiver des e-factures avec signature numérique au format PDF dans les archives e-facture. Par le transfert de données: le destinataire télécharge les données de factures disponibles via un canal de communication défini et établit, après leur traitement, un ordre de paiement (p. ex. OPAE) à l aide de son logiciel de gestion financière. Par un partenaire réseau (voir chapitre 1.7) 5. Les inscriptions des crédits sont comptabilisées selon le processus déjà défini par l émetteur de factures. 1.3 Délimitation L étendue des fonctions de la solution e-facture débute au moment où les données sortent de l application de facturation de l émetteur ou de son système de gestion des débiteurs jusqu au moment où le destinataire donne une instruction de paiement dans e-finance ou transfère les données dans un logiciel de traitement des créditeurs ou jusqu à ce que PostFinance les ait transmises à un partenaire de réseau. Les fonctions principales de la solution e-facture de PostFinance sont notamment les suivantes: conversion des données dans le format souhaité par le destinataire, conditionnement des données afin de remplir les normes légales, transport des données. Par conséquent, la solution e-facture de PostFinance n est ni un système de facturation, ni un système d impression, ni un système de gestion des débiteurs, ni un système de gestion des créditeurs, ni un système de paiement. Manuel E-facture Version avril /79

10 1.4 Bases légales Avec l ordonnance concernant les données et les informations transmises par voie électronique (OelDI), les autorités fiscales suisses ont créé, au début de l année 2002, les conditions-cadres pour la transmission entièrement électronique de factures entre les entreprises. L ordonnance remaniée est entrée en vigueur le 1 er janvier Ainsi, elles reconnaissent aux factures électroniques la même force de preuve que pour les factures imprimées si la non-modificabilité, l origine et la non-contestabilité des données et des informations sont assurées. Ces conditions doivent être remplies par des mesures techniques, p. ex. par l utilisation de signatures numériques. Les aspects suivants doivent être pris en compte au niveau fiscal en cas de transmission de factures par voie entièrement électronique: Les prescriptions concernant le contenu sont en principe les mêmes que pour les factures imprimées (LTVA art. 26). La signature numérique donne à la facture électronique la même force de preuve que celle d une facture imprimée. La signature doit être contrôlée avant l utilisation des données (voir chapitre 6.3). L accès aux données électroniques de factures doit être assuré jusqu à l échéance du délai de prescription. Par conséquent, le logiciel et l infrastructure requis pour l accès aux données doivent être disponibles pendant toute cette période. De plus, les données doivent être protégées contre la perte et la dégradation. La facturation électronique peut être confiée à un tiers moyennant la signature d une procuration. En juin 2005, sur demande de PostFinance, l administration fédérale des finances a confirmé par écrit que la solution e-facture de PostFinance était entièrement conforme aux prescriptions légales. Voici un extrait de la lettre correspondante: «En résumé, nous pouvons constater que la solution e-facture de Post- Finance [ ] répond aux exigences actuelles en ce qui concerne la transmission électronique des factures. En outre, cette prestation permet aux destinataires de factures de conserver de manière régulière les factures transmises par ce biais. Ce constat ne change rien au fait que le destinataire des prestations comme le prestataire de services doit prendre toutes les mesures requises afin d assurer une conservation régulière, les exigences à cet égard dépendant de sa situation individuelle. Il ne peut pas invoquer le fait que l utilisation de la solution e-facture de PostFinance suffit à assurer la régularité de la conservation.» 1.5 Offre pour émetteur de factures L offre pour émetteur de factures englobe les points suivants: Administration des clients, comprenant notamment l adhésion des destinataires des factures dans le système yellowbill et la mise à disposition d un utilitaire d assistance pour le même enregistrement ou l annulation auprès de l émetteur. Réception des données livrées par l émetteur de factures ou saisies en ligne avec e-facture light et mise à disposition des avis de traitement. Manuel E-facture Version avril /79

11 Possibilité d automatiser la transmission des données à PostFinance. Possibilité de télécharger de manière automatisée les données d enregistrement et d annulation, les protocoles de traitement ainsi que les factures signées. Traitement des données transmises selon le manuel e-facture disponible. Signature numérique des données de facturation, conformément aux dispositions légales, à condition que l émetteur de facture ait donné à PostFinance ou à l un de ses partenaires réseau une procuration ad hoc. Mise des données des factures à la disposition des destinataires selon l accord passé séparément avec ces derniers. Transmission des données aux partenaires réseau (voir chapitre 1.7). Livraison de factures signées numériquement à des fins d archivage. Service pour livraison des données B2C (sans signature) à SIX Paynet SA (SIX) en vue de la livraison aux clients e-banking (voir chapitres 2.6 et 5.7). 1.6 Offre pour destinataire de factures Traitement d e-factures dans e-finance L offre comprend la mise à disposition des données nécessaires pour le paiement et des détails de la facture dans e-finance. Les détails sont seulement disponibles sous forme d image (p. ex. au format PDF) et ne peuvent par conséquent pas être traités ensuite de manière automatisée, ou ne peuvent l être que de manière restreinte. Lorsque le traitement se fait avec signature, le détail de la facture porte la signature numérique au format PDF. Si tel n est pas le cas, les données de la facture ne sont pas signées. Les clients commerciaux peuvent archiver les factures signées au format PDF dans e-finance, dans l archivage d e-factures. Une description détaillée des fonctionnalités de e-facture sur e-finance figure au chapitre Livraison d e-factures par transfert des données Les fonctions de transfert des données (voir chapitre 11) permettent uniquement de fournir des données de factures signées numériquement (voir les exceptions pour le téléchargement de fichier hors ligne dans e-finance au chapitre ). L offre pour les destinataires de factures englobe selon le canal choisi les points suivants: Fonction d enregistrement ou d annulation des destinataires auprès des émetteurs de factures. Mise à disposition de factures signées numériquement et de données de factures non signées pouvant être transférées, pour la suite du traitement, dans le logiciel de gestion financière du destinataire. Possibilité d automatiser via Web Services la transmission des données au destinataire. 1.7 Transmission des données aux partenaires réseau (données signées) PostFinance collabore en outre avec des partenaires réseau qui offrent des prestations e-facture équivalentes. Une liste actualisée des partenaires peut être consultée sur le site Grâce à la connection entre PostFinance et les différents systèmes de nos partenaires, les utilisateurs d un système peuvent échanger avec les utilisateurs d un autre système des factures signées qui peuvent être utilisées pour Manuel E-facture Version avril /79

12 faire valoir une déduction de l impôt préalable de la TVA. Les émetteurs ou les destinataires de factures ont seulement besoin d une connexion au système de PostFinance et bénéficient d un cercle élargi de participants en raison de la mise en réseau des systèmes. Les émetteurs de factures peuvent charger PostFinance de transmettre des données aux partenaires réseau. Ainsi, les émetteurs de factures atteignent par PostFinance aussi les destinataires de factures qui sont connectés aux systèmes de nos partenaires sans avoir besoin de conclure des contrats supplémentaires avec des partenaires réseau (single point of contact). 1.8 Rôles Systèmes partenaires Swiss Post Solutions SA Emetteur de factures PostFinance Destinataire de factures Prestataire de service BSP Emetteur de factures Prestataire de service BSP/CSP CSP Destinataire de factures Aperçu de la distribution des rôle PostFinance SA PostFinance est une société du groupe La Poste Suisse. Elle est responsable de la stratégie ainsi que du développement et de la commercialisation de la solution e-facture de PostFinance. PostFinance est le cocontractant des émetteurs et des destinataires de factures ainsi que des partenaires (Biller Service Provider, Customer Service Provider et partenaires réseau) participant à la solution e-facture. PostFinance est en outre responsable de l exploitation des processus et du système de l application e-finance et de ses fonctionnalités. Dans cette fonction, elle agit en tant que CSP. Manuel E-facture Version avril /79

13 1.8.2 Swiss Post Solutions SA Swiss Post Solutions SA est une société du groupe La Poste Suisse. Elle est sur mandat de PostFinance responsable pour le développement et l exploitation de la solution ainsi que pour l assistance technique aux clients, service provider et aux partenaires Emetteur de factures L émetteur de factures est le prestataire facturant les prestations qu il fournit. C est lui qui génère les données initiales des factures transmises à PostFinance. Cette transmission peut se faire directement ou par l intermédiaire d un BSP Biller Service Provider (BSP) Le cas échéant, le BSP est cocontractant des émetteurs de factures participant à la solution e-facture par son intermédiaire. Le BSP offre ses propres prestations de facturation et peut transmettre à PostFinance des données de factures électroniques. Il est compétent pour la gestion des produits, la commercialisation, le conseil et la vente de ses prestations de facturation, ainsi que pour l exploitation du système et l assistance de premier niveau aux émetteurs de factures qui travaillent avec lui. Dans un autre cas de figure, le BSP peut aussi tenir le rôle de fournisseur de données sur mandat d un émetteur de factures ayant un contrat avec PostFinance Customer Service Provider (CSP) Le CSP est le cocontractant des destinataires de factures utilisant la solution e-facture par son intermédiaire. Il est en outre compétent pour la gestion des produits, la commercialisation, le conseil et la vente de ses prestations e-facture ainsi que pour l exploitation du système et l assistance de premier niveau de ses clients Destinataire de factures Le destinataire reçoit une facture de l émetteur pour une prestation que celui-ci lui a fournie. Il peut télécharger cette facture soit par l intermédiaire d un CSP, soit par un canal compatible avec PostFinance Systèmes des partenaires PostFinance collabore en outre avec des partenaires qui offrent des solutions e-facture équivalentes. Ces derniers se chargent de transmettre à PostFinance les données de factures à leurs clients, lesquels ont été définis comme destinataires chez PostFinance. Grâce à l identification du destinataire, PostFinance reconnaît chez quel partenaire le destinataire est enregistré et transmet les données de factures au système dudit partenaire. 1.9 Transmission de commandes électroniques La solution e-facture de PostFinance permet aussi de transmettre des commandes électroniques. Les données de commande peuvent être livrées à PostFinance dans un format structuré. Elles peuvent être converties dans un format quelconque souhaité par le destinataire et transmises au fournisseur soit par transfert des données soit par soit par fax (voir chapitre 15). Manuel E-facture Version avril /79

14 2. Processus d adhésion et de mise en service pour émetteur de factures 2.1 Conditions pour l adhésion Les points suivants doivent être remplis ou résolus pour qu une adhésion à la solution e-facture de PostFinance soit possible: Processus de traitement auprès de l émetteur de factures (chapitre 4) Processus d enregistrement et d annulation des destinataires (chapitre 7) Visualisation du détail de la facture (chapitre 8) Réception du protocole de traitement (chapitre 9) Compte de crédit (chapitre 10) Communication vers/depuis PostFinance (chapitre 11) Securité des données (chapitre 12) Etablissement des données nécessaires (chapitre 13) L émetteur de factures délègue à PostFinance et à ses partenaires réseau, par procuration, la tâche de signer numériquement pour lui ses factures. Il peut ainsi garantir que les documents transmis satisfont aux exigences légales, notamment aux articles 122 et 123 de l OLTVA ainsi qu à l OelDI. Pour cela, PostFinance a besoin de toutes les données des factures, détails compris. A la demande expresse de l émetteur de facture, le traitement peut aussi se faire sans signature numérique. Dans ce cas PostFinance a besoin au moins des données nécessaires pour le paiement (indications figurant sur le bulletin de versement) et d une URL renvoyant aux détails de la facture. Si l émetteur de factures se décide pour la solution e-facture de PostFinance, il devra éventuellement aussi modifier d autres processus internes. Il se chargera notamment des priorités concernant les différents types de paiement, des mesures de communication ainsi que de la formation interne des personnes concernées. 2.2 Adhésion à e-facture pour un émetteur de factures L adhésion se fait au moyen du formulaire «Demande d adhésion à e-facture» à la page L adhésion implique l acceptation des conditions de participation à e-facture pour les clients commerciaux et du manuel E-facture et l attribution de la déclaration de délégation. 2.3 Adhésion e-facture light Le portail en ligne e-facture light permet d établir des factures électroniques en ligne et de les expédier. L adhésion et la mise en service pour e-facture light se fait directement sur Internet à l adresse Mise en service d un émetteur de factures avec un logiciel testé pour e-facture de PostFinance SA Si l émetteur de factures travaille avec un logiciel doté d une interface standardisée et testée avec la solution e-facture de PostFinance, le processus d adhésion comprend les prestations suivantes: Manuel E-facture Version avril /79

15 Envoi du nom d utilisateur et du mot de passe pour Business Interface/ Web Services ou paramétrage du serveur SFTP pour l émetteur de factures Paramétrage du serveur de messagerie si des informations doivent être retournées à l émetteur par Paramétrage de l émetteur de factures sur le système yellowbill Installation du masque d enregistrement et d annulation en 4 langues selon la mise en page standard (voir chapitres 13.2 et 13.3) 2.5 Mise en service pour un émetteur de factures avec un logiciel non testé pour e-facture de PostFinance SA Si le logiciel de l émetteur de factures n a pas encore été testé pour la solution e-facture de PostFinance, les processus nécessaires doivent être analysés et définis un par un. A cet effet, PostFinance assiste l émetteur de factures via le helpdesk e-facture (voir SLA dans l annexe). Les points suivants sont notamment importants pour l émetteur de factures: Points Description Signature numérique des factures Processus d enregistrement et d annulation Décision de faire signer numériquement ou non les factures par PostFinance SA ou par l un des partenaires raccordés à son réseau. Une procuration doit être accordée à cet effet (voir chapitre 5.3). A la demande expresse de l émetteur de facture, il est possible de renoncer à la signature numérique. Ajout du champ «numéro d adhérent» dans les données de base des clients de l émetteur de factures, de même que de la mention que la facture doit être envoyée par voie électronique. Les processus d enregistrement et d annulation peuvent être réalisés à l aide de l utilitaire de Post- Finance ou sur la plate-forme de l émetteur de factures (voir chapitre 7). Détail de la facture Transmission des données Sécurité des données Présentation du détail de la facture au format PDF (voir chapitre 8). Choix du canal pour l échange de données (voir chapitre 11). Choix de la procédure de login et prise en compte des dispositions de sécurité de PostFinance SA (chapitre 12). Manuel E-facture Version avril /79

16 Format des données Choix du format de données souhaité (voir chapitre 13). Si la livraison se fait dans un format autre que yellowbill Invoice, une analyse préalable est requise. Le délai nécessaire pour aménager et établir une conversion individuelle des données est d environ 8 à 12 semaines. PostFinance SA se réserve en outre le droit de facturer les coûts d établissement du mapping pour la conversion des données. L interface pour la transmission de la facture à PostFinance sera paramétrée conformément aux spécifications élaborées. Seront notamment configurées les procédures de transmission de données ainsi que les spécifications définies pour le système yellowbill. En collaboration avec l émetteur de factures, on testera l interface sur le système d intégration de la clientèle et on la préparera pour son transfert sur les systèmes de production. On vérifiera notamment la sécurité des données sur la liaison (voir chapitre 12). La tenue du test doit au préalable être annoncée au helpdesk e-facture. La réception de l interface de transmission de la facture à PostFinance aura lieu selon des protocoles de test prédéfinis. Une fois la réception réalisée et confirmée par les deux parties, l interface sera mise en service productif et l émetteur de factures recevra les éléments d accès définitifs. 2.6 Adhésion et mis en service pour la livraison des données à SIX Paynet SA (SIX) Les émetteurs de factures qui souhaitent envoyer des e-factures à des clients e-banking ont besoin de passer un contrat avec SIX qui réglemente le traitement des données et la transmission des données aux banques via SIX. Avec le formulaire «E-facture Adhésion pour la transmission de données à SIX», les émetteurs de factures peuvent charger PostFinance de transmettre les données en leur nom à SIX. Les e-factures peuvent ainsi être transmises à des clients privés qui traitent leurs factures avec l e-banking d une banque raccordée à SIX (voir chapitre 5.7 et annexe). PostFinance livre à SIX les indications requises pour la mise en service chez SIX et informe celui-ci du moment exact de la mise en service et de la mise en exploitation. 2.7 Editeurs de logiciels Les éditeurs de logiciels qui souhaitent établir une interface standard vers la solution e-facture de PostFinance peuvent s adresser à software-info@ postfinance.ch pour obtenir de plus amples informations. Une liste des éditeurs de logiciels déjà testés pour e-facture de PostFinance peut être consultée à l adresse Manuel E-facture Version avril /79

17 3. Processus d adhésion et de mise en service pour destinataire de factures 3.1 Conditions à remplir pour l adhésion Le destinataire de factures doit remplir les conditions suivantes pour adhérer à la solution e-facture de PostFinance: connexion à e-finance de PostFinance ou réception des factures électroniques en format structuré par un canal de transmission supporté par PostFinance et traitement de ces dernières dans le logiciel de gestion financière du destinataire. 3.2 Adhésion du destinataire de factures L adhésion peut se faire soit dans e-finance, soit au moyen du formulaire d adhésion Adhésion dans e-finance Les clients privés sont normalement automatiquement inscrits pour la prestation e-facture dans e-finance. Si tel n est pas le cas, ils peuvent s inscrire pour recevoir les factures électroniques dans e-finance au moyen de la fonction «Ouvrir». Les clients commerciaux peuvent s inscrire pour recevoir les factures électroniques dans e-finance au moyen de la fonction «Ouvrir». Si la rubrique e-facture ne s affiche pas dans le menu, la personne autorisée (utilisateur) doit demander le droit e-facture. Pour ce faire, elle s adresse au Service à la clientèle PostFinance. Il convient de noter que les factures qui s affichent dans e-finance ne peuvent pas toujours être utilisées pour faire valoir un droit à la déduction de l impôt préalable de la TVA. Pour pouvoir demander une déduction de l impôt préalable de la TVA, les factures électroniques doivent être munies d une signature numérique. De plus amples informations sur le sujet sont disponibles dans la rubrique d aide d e-finance et sur la page d adhésion. Dans e-finance, les factures signées au format PDF peuvent être archivées par PostFinance dans l archive e-facture; il s agit d une prestation payante. Le mode de conservation peut être sélectionné lors de l adhésion en ligne dans e-finance. Les factures non signées ne peuvent pas être archivées par PostFinance. L adhésion en ligne dans e-finance implique l acceptation des conditions de participation à e-facture pour les clients commerciaux Adhésion au moyen du formulaire d adhésion Pour la livraison de factures munies d une signature numérique, l adhésion se fait au moyen du formulaire «Adhésion e-facture» à la page L adhésion implique l acceptation des conditions de participation à e-facture pour les clients commerciaux et du manuel e-facture. Manuel E-facture Version avril /79

18 3.3 Mise en service d un destinataire de factures avec logiciel testé pour e-facture de PostFinance SA Si le destinataire de factures travaille avec un logiciel doté d une interface standardisée et testée avec la solution e-facture de PostFinance pour la réception d e-factures munies d une signature numérique, le processus d adhésion comprend les prestations suivantes: Envoi du nom d utilisateur et du mot de passe pour Business Interface/Web Services ou paramétrage du serveur SFTP pour le destinataire de factures Paramétrage du destinataire de factures sur le système yellowbill. 3.4 Mise en service d un destinataire de factures sans logiciel testé pour e-facture de PostFinance SA Si le logiciel du destinataire de facture n est pas encore doté d une interface testée avec la solution e-facture de PostFinance, la réception et le traitement des factures munies d une signature numérique doivent pouvoir se faire sur la propre infrastructure. PostFinance apporte son aide au destinataire de factures via le helpdesk e-facture (voir SLA en annexe). Sur demande, des fichiers de test peuvent être mis à disposition. Le destinataire de factures doit en particulier tenir compte des points suivants: Point Transmission des données Sécurité des données Description Sélection du canal pour l échange de données. (voir chapitre 11). Sélection de la procédure de login et prise en compte des dispositions en matière de sécurité de PostFinance SA (voir chapitre 12). Format des données Sélection du format de données souhaité (voir chapitre 13). Si un format autre que yellowbill Invoice est souhaité, une analyse préalable est requise. Le délai nécessaire pour aménager et établir une conversion individuelle des données est d environ 8 à 12 semaines. PostFinance SA se réserve en outre le droit de facturer les coûts d établissement du mapping pour la conversion des données. 3.5 Enregistrement auprès de l émetteur de factures La fonction d enregistrement a pour but de permettre au destinataire de communiquer à l émetteur qu il désire recevoir à l avenir ses factures par voie électronique. L enregistrement est possible tant à partir de e-finance Manuel E-facture Version avril /79

19 qu à travers Business Interface, et peut aussi avoir lieu par d autres canaux. La décision de recevoir une facture électronique incombe toujours au destinataire. Il est possible d annuler à tout moment le service auprès des émetteurs de factures. Avec l enregistrement, le destinataire de factures communique son numéro d adhérent à l émetteur. En outre, ce dernier peut demander des informations supplémentaires définies qui lui permettent d identifier ses clients. Les possibilités disponibles sont détaillées au chapitre Enregistrement dans e-finance Le destinataire de factures peut faire apparaître dans e-finance la liste des émetteurs disponibles. A côté de chaque émetteur, un bouton «enregistrer» apparaît pour qu il soit possible de déclencher le processus correspondant et de faire apparaître le masque d enregistrement. Dans le cas des clients commerciaux dans e-finance, les émetteurs de factures sont subdivisés en deux groupes: Emetteurs dont les factures transmises par PostFinance peuvent être utilisées pour faire valoir la déduction de l impôt préalable de la TVA et donc être archivées dans e-finance, dans la mesure où le destinataire a choisi l archive e-facture. Emetteurs dont les factures ne peuvent pas être utilisées pour faire valoir la déduction de l impôt préalable de la TVA (aucun archivage possible dans e-finance) Enregistrement via Business Interface Sur Business Interface apparaissent uniquement les émetteurs dont les factures transmises par PostFinance peuvent être utilisées pour faire valoir la déduction de l impôt préalable de la TVA. En outre, le système indique au destinataire de factures auprès de quels émetteurs il s est déjà enregistré et auprès desquels il ne l a pas encore fait. Pour que le destinataire puisse lancer le processus d enregistrement, le système affiche, à côté de chaque émetteur de factures, un bouton «enregistrer» permettant de faire apparaître le masque d enregistrement correspondant. Si l émetteur de factures offre une telle possibilité, des données supplémentaires utiles pour le traitement ultérieur des factures peuvent être communiquées avec les données d enregistrement (voir chapitre ). Un destinataire de factures se servant de Business Interface peut simultanément utiliser e-facture dans e-finance. On remarquera à ce propos que les factures d un émetteur dont les factures transmises à PostFinance ne peuvent pas être utilisées pour faire valoir la déduction de l impôt préalable de la TVA apparaissent exclusivement via e-finance. 3.6 Editeurs de logiciels Les éditeurs de logiciels qui souhaitent établir une interface standard vers la solution e-facture de PostFinance peuvent s adresser à software-info@ postfinance.ch pour obtenir de plus amples informations. Une liste des éditeurs de logiciels déjà testés pour e-facture de PostFinance peut être consultée à l adresse Manuel E-facture Version avril /79

20 4. Processus de traitement auprès de l émetteur de factures 4.1 Préparation des données des factures La préparation des données des factures s effectue dans le système de facturation de l émetteur ou chez un Biller Service Provider. 4.2 Tri des factures, préparation et livraison des données L émetteur établit séparément les factures électroniques en se basant sur les numéros d adhérents enregistrés dans les données de base et les fournit à PostFinance dans un format de données compatible avec PostFinance (voir chapitre 13). Si les factures doivent être signées par PostFinance ou par un des partenaires raccordés à son réseau, le processus d établissement s achève uniquement une fois que les factures ont été munies de la signature numérique. La fin de l établissement intervient, dans ce cas, chez PostFinance ou dans le système d un partenaire. Si tel est le cas, la visualisation du détail de la facture se fait impérativement dans le document livré ou dans un document PDF créé par PostFinance (voir chapitres 4.3 et 8). Si des factures livrées sont transmises à un partenaire réseau (voir chapitre 5.6), il faut tenir compte des différentes règles d adressage. Une description détaillée figure dans les spécifications techniques (voir annexe). 4.3 Visualisation des détails électroniques des factures Il existe différentes variantes pour la visualisation des détails de factures: Visualisation au moyen du document livré ou du document PDF créé par PostFinance (voir chapitres 8.1 et 8.2) Visualisation sur la plate-forme de l émetteur de facture (voir chapitre 8.3) Vue statique des détails de la facture (voir chapitre 8.5). Lors de la visualisation, il faut dans tous les cas observer les dispositions en matière de sécurité énoncées sous le chapitre Annexes à la facture En cas de visualisation des détails de la facture sur la plate-forme de l émetteur de facture, il est possible d afficher avec la facture électronique un lien vers l annexe à la facture. Il faut noter que le client e-finance est déconnecté d e-finance lorsqu il clique sur un lien comme celui-ci (voir chapitre ). En cas de visualisation au format PDF, il est possible de prévoir sur la facture PDF un lien vers l annexe à la facture mise à disposition sur le site de l émetteur de facture. Il faut noter que PostFinance bloque généralement de tels liens lors de l affichage dans e-finance pour des motifs de sécurité (voir chapitre ). Manuel E-facture Version avril /79

21 4.5 Paiement par acomptes L émetteur de factures peut proposer à ses clients de régler les factures par acomptes. Si une facture peut être payée par acomptes, il faut, pour chaque acompte, apporter les indications suivantes: Montant de l acompte, la somme des acomptes ne devant pas impérativement concorder avec le montant total de la facture Echéance de l acompte Numéro de référence BVR de l acompte L utilisation du paiement par acomptes n est possible qu en combinaison avec le type de paiement BVR (monnaies CHF et EUR). 4.6 Contrôle de la livraison des données Les données livrées sont traitées dans un délai de 24 heures. Dès que le traitement est achevé, on peut contrôler via Business Interface si les factures ont pu être traitées correctement. Les factures erronées y sont signalées par le statut «non valable» et le reason code ad hoc selon le protocole de traitement (voir chapitre 9). En cas de charge normale du système, il faut compter env. 2 à 4 heures après la livraison des données. PostFinance établit par BillerID et au moins une fois par jour de traitement un protocole de traitement qui doit être contrôlé par l émetteur de factures. Dans ce protocole de traitement, on voit si les factures livrées ont pu être traitées avec succès. Si des factures ont été transmises à un partenaire réseau (voir chapitre 5.6), il faut noter que les factures peuvent être renvoyées par celui-ci comme étant non distribuables. Une notification apparaît alors dans le protocole de traitement à la rubrique «Rejected Bills» (voir chapitre 9). 4.7 Recherche de factures Par Business Interface (voir chapitre ), les émetteurs de factures ont la possibilité de consulter l état des factures qu ils ont livrées par le point du menu «Recherche de factures», moyennant l observation des délais de conservation en vigueur. Ils peuvent sélectionner les factures de manière cumulative selon les critères suivants: BillerID TransactionID Nom du destinataire de factures EBillAccountID Numéro de référence BVR Montant de la facture Etat de la facture Date de livraison Date d échéance Ils peuvent ainsi voir notamment si la facture a été validée pour le paiement ou refusée par le destinataire. Manuel E-facture Version avril /79

22 4.8 Mutations Modification des données de factures transmises Les factures électroniques qui sont traitées avec une signature numérique peuvent seulement être retirées ou écrasées si elles présentent le statut non valable/invalide et ne sont donc pas encore entrées dans le processus de signature. Les factures qui ont été signées numériquement par PostFinance ne peuvent en aucun cas être retirées ou écrasées. Lors du traitement sans signature les factures qui n ont pas encore été consultées par le destinataire peuvent être retirées par le helpdesk e-facture ou remplacées par leur émetteur, celui-ci devant pour cela effectuer une nouvelle transmission avec la même TransactionID. Une facture ne peut plus être modifiée par l émetteur dès que son destinataire l a consultée dans e-finance. Les données qui ont été transmises aux partenaires réseau (voir chapitres 1.7 et 5.6) ou à SIX Paynet SA (SIX (voir chapitre 5.7) ne peuvent être ni retirées ni remplacées. Dans un tel cas, les corrections sont traitées de la même manière que pour les factures signées (voir chapitre 4.8.2) Procédure de correction d une facture signée par une note de crédit Comme il n est plus possible de remplacer ou de modifier une facture signée, un document de note de crédit doit toujours être transmis en cas de correction. Dans ce cas, il convient de respecter les conditions suivantes: Marquer l inscription au crédit dans le champ «PaymentType» comme «CREDIT» et dans le champ «DocumentType» comme «CREDITADVICE» Présenter dans l élément «Summary» dans le champ «TotalAmountDue» le montant égal à zéro ou négatif (pas de montant positif) Option: inscrire la référence (p. ex. numéro de facture) sur la facture originale dans le champ «FixedReference» avec le ReferenceType «BillNumber». Une note de crédit est présentée, dans l aperçu des factures du destinataire, comme facture d un montant négatif. Si elle est consultée dans e-finance, elle ne peut pas être sélectionnée pour être traitée dans un autre programme. S il doit effectuer un paiement au destinataire, l émetteur de la note de crédit le fera toujours par un ordre séparé, par exemple au moyen d un OPAE. 4.9 Comptabilisation des entrées de paiement et gestion des débiteurs La comptabilisation et la notification des entrées de paiement se font en fonction du compte de crédit mentionné dans les données de facturation (voir chapitre 10). Les avis correspondants recensent aussi bien les entrées de paiement issues de factures électroniques que celles provenant de factures sur papier. Si aucun compte de crédit spécifique n est utilisé pour les factures électroniques ou qu aucun référencement spécifique n est prévu, aucune distinction ne peut être faite entre celles-ci et les entrées de paiement provenant de factures sur papier. Manuel E-facture Version avril /79

23 L ensemble de la gestion des débiteurs, y compris le traitement des rappels, s effectue selon les processus définis par l émetteur et qui sont aussi utilisés pour les factures imprimées. L émetteur de factures décide s il veut envoyer électroniquement ou sur papier les rappels des factures présentées la première fois sous forme électronique Archivage des factures L émetteur de factures est lui-même responsable de leur conservation, conformément aux dispositions légales (notamment LTVA, Olico, etc., voir chapitre 1.4). Dans le cas des factures signées numériquement, l émetteur confie à La PostFinance et aux partenaires réseau raccordés, par procuration, le soin de signer électroniquement ses factures. Dans ce cas, PostFinance met à la disposition de l émetteur de factures pour archivage les factures signées numériquement dans le format dans lequel elles ont été livrées au destinataire de facture (voir aussi le chapitre ). Ces factures doivent être jointes aux données de facturation livrées à l origine pour l archivage. L émetteur prend acte que les données des factures ne sont en principe pas archivées par PostFinance. L émetteur dispose des possibilités ci-dessous pour recevoir et archiver les données signées Téléchargement des données L émetteur de facture télécharge les e-factures avec signature numérique par le canal de livraison souhaité (voir chapitre 11) et les archive avec les données de facturation d origine envoyées à PostFinance Disque d archivage L émetteur de facture s abonne pour recevoir les disques d archivage payants. Ceux-ci sont livrés à l émetteur de factures au moins une fois par trimestre et contiennent les données suivantes: Données transmises à PostFinance dans leur format original (données de factures et fichier PDF) Factures signées numériquement au format de livraison, y compris protocole de contrôle de la signature Archives e-facture (seulement pour e-facture light) Les émetteurs de factures qui ont adhéré à e-facture light (voir chiffre 2.3) ont la possibilité de faire archiver pendant 10 ans les factures signées au format PDF à PostFinance, qui les tient disponibles sur e-facture light. Les données sont effacées au plus tard après 11 ans. Ce service d archivage est payant. Le détail des prix figure sur la liste de prix e-facture. Le service d archivage peut être résilié à tout moment par écrit. En cas de suppression des archives, PostFinance envoie les e-factures archivées sur un support de données à la dernière adresse connue contre paiement d une taxe unique et supprime les données des archives. Manuel E-facture Version avril /79

24 5. Processus de traitement auprès de PostFinance SA 5.1 Réception des données de factures L émetteur peut transmettre ses données à PostFinance 7 jours sur 7 et 24 heures sur 24. Les données doivent pouvoir être traitées sans intervention manuelle. PostFinance traite les données reçues selon les étapes décrites ci-dessous dans le respect des délais de traitement et de livraison prévus dans le Service Level Agreement (voir annexe), à savoir dans les 24 heures qui suivent leur arrivée à PostFinance. PostFinance tient un journal des transactions pour le contrôle ultérieur de celles-ci. 5.2 Contrôle de plausibilité et conversion des données Les données des factures sont soumises à un contrôle de plausibilité dans lequel sont vérifiés leur syntaxe (voir annexe Schéma XSD yellowbill Invoice) ainsi que d autres éléments vérifiables, tels que numéro de référence BVR, numéros d adhérent, etc. L émetteur est responsable de l exactitude des données des factures qu il envoie. PostFinance ne contrôle ni si la base commerciale est correcte, ni si le contenu est exact, ni si les données sont complètes dans la mesure où cela n est pas nécessaire pour l exécution de l ordre. Si nécessaire, PostFinance convertit les données de factures reçues dans le format yellowbill Invoice ou dans celui demandé par le destinataire (voir chapitre à ). 5.3 Signature numérique de la facture Cette étape de processus n a lieu que si l émetteur a donné à PostFinance et à ses partenaires raccordés à son réseau l ordre de signer numériquement ses factures, avec la procuration correspondante. Dès leur réception par PostFinance, les données des factures sont soumises à un contrôle de plausibilité et les factures sont converties si nécessaire dans le format choisi par le destinataire. Les données ainsi créées, ainsi que les détails de la facture au format PDF, sont signés numériquement, un à un, avec le certificat avancé de SwissSign établi au nom de PostFinance, Post- Finance, selon la norme W3C. La facture signée numériquement peut être utilisée pour faire valoir le droit à la déduction de l impôt préalable de la TVA. 5.4 Mise à disposition du protocole de traitement Le protocole de traitement, qui renseigne l émetteur sur la réception et le traitement des données des factures qu il a transmises, comprend entre autres des informations concernant les factures transmises, traitées, signées et erronées ainsi que les factures refusées par le destinataire (détails au chapitre 9). Manuel E-facture Version avril /79

25 5.5 Mise à disposition des factures à leurs destinataires PostFinance met les factures signées ou les données de factures à la disposition des destinataires directement rattachés à la solution e-facture de PostFinance, dans un délai de 24 h en tenant compte du mode de livraison convenu. Dans e-finance, les données peuvent être consultées dès que le traitement est achevé. 5.6 Livraison des factures au partenaire réseau (Interconnect) PostFinance collabore avec des partenaires réseau qui proposent des solutions e-facture équivalentes (voir chapitre 1.7). Les données destinées aux destinataires raccordés à des systèmes de partenaires sont transmises au partenaire réseau concerné. Cette démarche est appelée interconnexion et le traitement se fait toujours avec une signature numérique. PostFinance distingue deux types de liaisons d interconnexion Interconnexion avec signature par le premier fournisseur PostFinance met les factures signées numériquement par PostFinance à disposition dans les 24 heures selon le mode de livraison convenu avec le partenaire réseau. A noter que les factures peuvent être refusées par le partenaire réseau comme étant non distribuables. Dans ce cas, un reason code 50 sera inscrit dans le protocole de traitement avec l inscription originale correspondante du partenaire Interconnexion avec signature par le deuxième fournisseur PostFinance met les factures sans signature numérique à disposition dans les 24 heures selon le mode de livraison convenu avec le partenaire réseau. Le partenaire réseau convertit les données de facturation dans le format souhaité par le destinataire et les signe au moyen de son certificat, puis les renvoie à PostFinance. Dans ce cas, PostFinance garantit que le partenaire réseau remplit les exigences en matière de signature prévues par l OeIDi. PostFinance met ce fichier signé à la disposition de l émetteur de factures à des fins d archivage. A noter que la livraison de la facture signée par le partenaire réseau à l émetteur de factures (voir chapitre 5.8) peut prendre jusqu à 5 jours ouvrables et que les factures peuvent être refusées par le partenaire réseau comme étant non distribuables. Cette forme d interconnexion n est appliquée qu avec les partenaires réseau suivants et l adressage du destinataire se fait directement au moyen du numéro d identification du réseau du destinataire. Swisscom IT Services (Conextrade), ID destinataire commençant par 4130 Pentag Informatik AG: ID destinataire commençant par Livraison des données à SIX Paynet SA (SIX) en vue de la livraison aux clients e-banking IMPORTANT: Ce processus diffère sensiblement de la livraison au partenaire réseau (voir chapitre 5.6), qui est aussi proposée notamment pour SIX. Manuel E-facture Version avril /79

26 PostFinance se charge, sur mandat de l émetteur de facture et dans le cadre du contrat que celui-ci a conclu avec SIX, de la livraison des données à SIX en vue de la livraison de la facture aux clients e-banking de banques raccordées à SIX. Le tri et la transmission des données se font sans autre traitement dans le système e-facture de PostFinance et se limitent donc à la transmission de données non signées, qui ne peuvent pas être utilisées pour faire valoir la déduction de l impôt préalable de la TVA. Les émetteurs de factures qui ont donné l'ordre à PostFinance de signer numériquement leurs factures peuvent également bénéficier d un archivage des données signées (voir chapitre 5.8). L annexe «Livraison des données à SIX» contient de plus amples informations sur le sujet. 5.8 Renvoi de factures signées PostFinance renvoie les factures signées à l émetteur à des fins d archivage (voir chapitre 4.10) par le canal que l émetteur aura choisi (voir chapitre 11). 5.9 Conservation des données chez PostFinance SA Afin de respecter la loi sur la protection des données, les factures ne sont pas archivées par PostFinance plus longtemps que nécessaire pour leur traitement. Si les données de factures sont transmises à un partenaire réseau, ce sont les règles de conservation du système du partenaire qui s appliquent. La conservation correcte et complète des factures, dans le sens d un archivage de longue durée, incombe à l émetteur et au destinataire (voir chapitres 1.4, 4.10 et 6.5). Manuel E-facture Version avril /79

27 5.9.1 Données de traitement Les données de traitement et les détails des factures sont effacés irrévocablement de la base de données 120 jours civils après l échéance ou le dernier changement d état de la facture correspondante. Date de suppression, lorsque le dernier changement de statut intervient avant l échéance de la facture. 120 jours Date de suppression, lorsque le dernier changement de statut intervient avant l échéance de la facture. Temps 120 jours Livraison Changement Échéance Suppression de statut Temps Date de suppression, lorsque le dernier changement de statut intervient après Processus d effacement, changement de statut avant échéance Livraison Changement l échéance Échéance de la facture. Suppression de statut 120 jours <120 jours Date de suppression, lorsque le dernier changement de statut intervient après l échéance de la facture. Temps 120 jours <120 jours Livraison Échéance Changement Suppression de statut Temps Livraison Échéance Changement de statut Suppression Processus d effacement, changement de statut après échéance Données téléchargées via Business Interface, Web Services ou e-finance Les données peuvent être consultées jusqu à 120 jours civils après l échéance de la facture correspondante ou après la mise à disposition des données. Elles restent encore disponibles 40 jours civils après leur téléchargement. Les données de traitement correspondantes sont effacées selon le processus décrit au chapitre Données téléchargées via SFTP ou AS2 En ce qui concerne la conservation ou l annulation chez PostFinance des données mises à disposition via SFTP ou AS2, la procédure décrite au chapitre s applique par analogie Données des disques d archivage Les données transmises par disque d archivage sont conservées par PostFinance pendant une année après leur livraison à l émetteur des factures. Ensuite, elles sont effacées irrévocablement Données commerciales de la Poste Les données des transactions en relation avec des écritures comptables ainsi que le journal des transactions (voir chapitre 5.1) sont considérés comme des données commerciales de PostFinance et sont donc archivés selon les normes réglementaires de PostFinance. Manuel E-facture Version avril /79

28 6. Processus de traitement auprès du destinataire de factures 6.1 Traitement de factures électroniques en ligne via e-finance En cas de traitement en ligne via e-finance, seules les données nécessaires pour le paiement sont disponibles sous forme structurée parallèlement au fichier PDF. Ces données peuvent être affichées et traitées via e-finance (voir chapitre 14.2). Les factures électroniques qui sont reçues en ligne dans e-finance ne peuvent pas être utilisées pour faire valoir un droit à la déduction de l impôt préalable de la TVA. Pour pouvoir demander une déduction de l impôt préalable de la TVA, le détail de la facture au format PDF doit être muni d une signature numérique. PostFinance recommande aux clients commerciaux assujettis à la TVA de ne s enregistrer qu auprès d émetteurs de factures qui sont en mesure de leur fournir des factures signées. A cet effet, les émetteurs sont répartis en deux catégories pour les clients commerciaux: Factures électroniques conformes à la TVA Liste des émetteurs de factures dont les factures transmises sont munies d une signature numérique. Factures électroniques non conformes à la TVA Liste des émetteurs de factures dont les factures transmises ne sont pas munies d une signature numérique et qui ne peuvent donc pas être utilisées pour faire valoir un droit à la déduction de l impôt préalable de la TVA. De plus, les clients commerciaux peuvent choisir, lors de l adhésion dans e-finance, s ils souhaitent que les factures avec signature numérique au format PDF soient conservées dans les archives e-facture moyennant paiement, ou s ils souhaitent s en occuper eux-mêmes. Le chapitre 14 contient des informations détaillées sur les fonctions e-facture dans e-finance. Cette forme de traitement des factures se prête particulièrement bien aux particuliers et aux clients commerciaux qui ne s attendent à recevoir qu un faible volume de factures électroniques. 6.2 Réception des factures électroniques signées numériquement par transfert de fichiers Les factures électroniques signées numériquement sont mises à disposition via l un des canaux suivants acceptés par PostFinance (détails voir chapitre 11). Avant leur utilisation, les pièces doivent être contrôlées quant à leur authenticité, à leur intégrité et à la validité de leur signature. PostFinance fournit un utilitaire de contrôle à cet effet (voir chapitre 6.3). Manuel E-facture Version avril /79

29 Canal Business Interface Web Services SFTP E-finance téléchargement de fichier hors ligne AS2 Spécification Portail internet pour le téléchargement manuel de factures isolées. N est adapté que pour les petits volumes de données. Méthode de téléchargement automatisé des factures. Canal de téléchargement automatisé des factures. Adapté pour de gros volumes de données. Téléchargement de factures au moyen d un logiciel qui soutient l interface hors ligne e-finance. Canal de livraison spécifique pour les formats EDI- FACT. 6.3 Contrôle des signatures En ce qui concerne le respect des dispositions légales, on observera notamment que le destinataire de la facture doit contrôler la signature par un traitement automatisé et consigner le résultat de ce contrôle avant que la pièce soit utilisée. Art. 3 OelDI, alinéa 1: Les conditions régissant la force probante des données électroniques énoncées à l art. 122, al. 1, OLTVA sont remplies si: let. c «si pendant toute la durée du délai de conservation prévu à l art. 11, les données électroniques ont fait l objet d une vérification adéquate, au moyen de la signature électronique, portant sur leur intégrité, leur authenticité et sur le droit de signer, et si, en cas de traitement automatisé, la vérification des données électroniques s effectue systématiquement une fois la transmission terminée, mais au plus tard avant leur utilisation, et que les résultats de cette vérification sont consignés par écrit;». La transmission peut être considérée comme terminée lorsque les factures signées numériquement sont disponibles pour le destinataire (dans la boîte de réception) ou qu elles ont été transmises avec succès (canal de livraison AS2). Par «utilisation», on entend notamment l emploi de la facture comme pièce comptable. Sauf avis contraire de la part du client, PostFinance contrôle la signature avant d envoyer les données et transmet le résultat avec les données des factures. Lors de la transmission via e-finance ou archives e-facture, aucun contrôle automatique de la signature n est effectué. Les personnes autorisées à consulter les comptes (p. ex. réviseurs ou juges) peuvent aussi contrôler directement en ligne des factures isolées au moyen du contrôle de signature en ligne sur le site Manuel E-facture Version avril /79

30 6.4 Traitement des factures Les données des factures reprises peuvent être transférées dans le système ERP du destinataire pour y être traitées (attribution, visa, archivage et classement). Ensuite, un ordre de paiement peut être établi dans le mode qui convient (p. ex. OPAE) à l aide d un logiciel de gestion financière. 6.5 Archivage des factures signées numériquement Dans le cadre des directives légales (en particulier LTVA, Olico, etc.), il incombe au destinataire de factures de conserver les factures munies de la signature numérique livrées et les autres données afférentes (voir chapitre 1.4). Le destinataire prend acte que les données des factures ne sont en principe pas archivées par PostFinance. Les clients commerciaux qui utilisent la prestation e-facture dans e-finance ont la possibilité de demander à ce que les factures avec signature numérique au format PDF soient conservées dans les archives e-facture moyennant paiement. Manuel E-facture Version avril /79

31 7. Enregistrement et annulation du destinataire de factures Les fonctions d enregistrement et d annulation sont soit toutes deux mises à disposition via PostFinance (voir chapitre 7.2), soit gérées par l émetteur de factures via sa propre plate-forme (voir chapitre 7.3). Pour recevoir des factures par voie électronique, le destinataire de factures doit s enregistrer auprès de l émetteur, c est-à-dire qu il doit communiquer son numéro d adhérent à l émetteur pour que celui-ci l inscrive dans ses données de base clients, comme pour un changement d adresse. A cet effet, le destinataire de factures peut faire apparaître dans e-finance ou dans Business Interface une liste des émetteurs disponibles. Des boutons «enregistrer» et «annuler» apparaissent à côté de chaque émetteur pour que le destinataire puisse procéder à l enregistrement ou à l annulation. Un enregistrement ou une annulation via Web Services ou SFTP n est pas possible. L acquisition de nouveaux clients privés est également possible via la procédure d enregistrement direct. Le destinataire de factures peut dans ce cas s enregistrer en un seul clic dans e-finance auprès de l émetteur de factures (voir chapitre 7.1). 7.1 Enregistrement direct Sur la base des numéros de compte conservés dans les données de base de l émetteur de facture, le message suivant s affiche dans e-finance après la saisie manuelle d un paiement à destination de ce compte: Si le client e-finance clique sur Enregistrer, une des actions suivantes est déclenchée: Condition Action Le numéro de compte enregistré est un numéro BVR ou BVR bancaire et L émetteur de facture peut recevoir et traiter des enregistrements directs (voir chapitre 13.4). Un enregistrement direct est déclenché. L émetteur reçoit automatiquement les informations pour l enregistrement avec le statut 2 (Enregistrement direct) et l indication du numéro de BVR ou de BVR bancaire du paiement préalable saisi manuellement par le client e-finance (voir chapitre 13.4) Manuel E-facture Version avril /79

32 Condition Le numéro de compte enregistré est un numéro IBAN ou L émetteur de facture ne peut pas recevoir et traiter d enregistrements directs (voir chapitre 13.4). Action Le client e-finance voit s afficher la liste des émetteurs dans laquelle l émetteur correspondant est déjà présélectionné. A partir de là, le client e-finance peut afficher le masque d enregistrement (voir chapitre 7.2 et 7.3) et s enregistrer auprès de l émetteur. Sans mention contraire de l émetteur, les comptes de crédit indiqués lors de l adhésion et de la mise en service (voir chapitre 10) sont enregistrés également pour l affichage du message susmentionné. L émetteur de facture peut à tout moment ajouter d autres numéros de comptes à cet effet via le helpdesk e-facture ou demander la suppression d un numéro de compte. Les clients e-banking qui s enregistrent auprès d une banque raccordée à SIX Paynet SA (SIX (voir chapitre 5.7) peuvent uniquement s enregistrer dans le masque d enregistrement standard de PostFinance (voir chapitre 7.2). Pour promouvoir l utilisation de l e-facture par les destinataires de factures, PostFinance recommande à tous les émetteurs de factures de l utiliser avec la forme d enregistrement la plus efficace, en particulier pour les clients e-finance. 7.2 Enregistrement et annulation avec le masque d enregistrement standard de PostFinance SA Le masque d enregistrement standard et disponible en quatre langues (allemand, français, italien et anglais). Si le destinataire de factures clique sur le bouton «enregistrer» dans la liste des émetteurs, le système yellowbill ouvre un masque standard d enregistrement. Le système y demande l entrée des données nécessaires selon les indications de l émetteur de factures puis envoie à ce dernier les données saisies. En plus d EBillAccountID, du nom, du prénom ou du nom de l entreprise, d autres paramètres peuvent être choisis librement, tels que l adresse, le numéro de client, l adresse ou des informations de mise en compte. Une description détaillée du masque standard d enregistrement figure au chapitre Si le destinataire de la facture clique dans la liste des émetteurs de factures sur le bouton «annuler», le système yellowbill ouvre un masque standard d annulation. En plus du prénom, du nom ou du nom de l entreprise, il est généralement possible de définir un champ supplémentaire que le destinataire de factures aura à remplir lors de l annulation. Une description détaillée du masque standard d annulation est décrite dans le chapitre Les enregistrements peuvent être envoyés isolément par ou regroupés par jour dans un fichier CSV. Les détails à ce propos sont décrits au chapitre Manuel E-facture Version avril /79

33 7.3 Enregistrement et annulation via la plate-forme de l émetteur de factures Tant le masque d enregistrement que le masque d annulation devront être disponibles en quatre langues (allemand, français, italien et anglais) sur la plate-forme de l émetteur de factures. La langue est définie par le code de langue qui est généré automatiquement par le système yellowbill lors de l appel du masque d enregistrement ou du masque d annulation. S il clique sur le bouton «enregistrer» ou «annuler» dans la liste des émetteurs de factures, le destinataire est dirigé par un lien sécurisé (https) sur le site web de l émetteur correspondant. Le masque d enregistrement ou d annulation est conditionné par le serveur de l émetteur de factures pour recevoir et traiter directement les indications du client. L émetteur peut concevoir le masque d enregistrement à sa guise. Au besoin, il peut demander au destinataire des paramètres supplémentaires. Au minimum, doit être saisi dans le masque d enregistrement un numéro de téléphone ou une adresse de l émetteur de factures pour que le client puisse s adresser à lui en cas de question. En outre, PostFinance recommande d envoyer au destinataire un avis lui indiquant si l enregistrement a abouti ou non. Les liens Internet ne peuvent mener qu au site de l émetteur de factures et aucun élément actif, tel que Java Script, ActiveX, etc. ne doit être contenu dans le masque. L émetteur est en outre tenu de garantir une sécurité adéquate (authentification), pour ses propres services, contre les attaques pouvant provenir d Internet. Dans tous les cas, les dispositions en matière de sécurité prévues au chiffre 12 doivent être observées. Avec l activation du lien PostFinance transmet à l émetteur de factures, avec l URL, automatiquement les données suivantes du destinataire de la facture: Client privé: EBillAccountID, nom, prénom et code de langue du destinataire de factures. Client commercial: EBillAccountID, nom de la société et code de langue du destinataire de factures. Manuel E-facture Version avril /79

34 Paramètre userid familyname Définition Numéro univoque d identification du destinataire de la facture, correspond au EBillAccountID, numérique, à 17 chiffres Client privé: nom de famille, alphanumérique, max. 35 caractères Client commercial: nom de la société (1er part), alphanumérique, max. 30 caractères givenname lang Client privé: prénom, alphanumérique, max. 35 caractères Client commercial: nom de la société (2ème part), alphanumérique, max. 90 caractères Code de langue alphanumérique à deux caractères de = allemand fr = français it = italien en = anglais Ci-après un exemple d une telle URL: userid= &family Name=Muster&givenName=Max&lan g=de L URL est transmise de manière encodée selon Base64. Voici un exemple d une telle transmission: asp?userid=ndexmdawmdawmde ymteyodi=&familyname=txvzdgvy& givenname=twf4&lang=zgu= Dans la mesure où le destinataire de la facture est enregistré pour la réception de factures signées numériquement et où l émetteur transmet en plus des factures signées numériquement, un attribut supplémentaire (vat=true) est fourni avec l URL. Ci-après un exemple d une telle URL avec l attribut supplémentaire vat=true: familyname=muster&givenname=max&lang=de&vat=true Manuel E-facture Version avril /79

35 8. Visualisation des détails de la facture Il existe toujours une relation biunivoque entre les données et les détails des factures. Pour pouvoir utiliser le même détail pour plusieurs factures, il est nécessaire d utiliser le détail statique (voir chapitre 8.5). 8.1 Visualisation des détails de la facture par livraison d un fichier PDF La mise en page des fichiers PDF est laissée libre à l émetteur de factures, mais les fichiers PDF ne doivent contenir aucun élément actif, tel que Java Script ou ActiveX. En ce qui concerne les liens supplémentaires, il faut savoir que PostFinance les désactive lors de l affichage dans e-finance pour des raisons de sécurité (voir chiffre 12). Dans tous les cas, les dispositions en matière de sécurité prévues au chiffre 12 doivent être observées. Afin de garantir une performance optimale pour les destinataires de factures, PostFinance conseille de restreindre à 150 Ko la taille de chaque fichier PDF. L attribution des fichiers PDF aux données des factures s effectue sur la base de la BillerID et de la TransactionID, comme identification univoque de chaque facture. Il en résulte la convention suivante pour la dénomination des fichiers PDF: <BillerID>_<TransactionID>.PDF Comme PostFinance ne peut pas vérifier si les indications des données de la facture concordent à 100% avec celles du fichier PDF, la responsabilité concernant la conformité du fichier PDF et le respect de cette convention de dénomination incombe à l émetteur de factures. Les fichiers PDF peuvent être soit livrés séparément soit intégrés dans yellowbill Invoice comme objet référencé comme Base64 String avec Mime Type=xapplication/pdfappendix dans l élément «Appendix». Pour la livraison séparée des fichiers PDF, l ordre de livraison des fichiers ne joue aucun rôle. Dans l idéal, toutes les factures doivent toutefois être transmises le même jour, fichiers PDF compris. Des informations détaillées concernant la transmission des données sont décrites au chapitre Visualisation des détails de la facture par un fichier PDF généré par PostFinance SA L émetteur de factures peut confier à PostFinance l élaboration des détails de la facture. A cet effet, PostFinance génère un fichier PDF à partir des données livrées au moyen d une feuille de style standard. Les données contiennent au moins les indications requises d un point de vue juridique (adresses de l émetteur et du destinataire de la facture, numéro de TVA de l émetteur de la facture, postes comptables, récapitulatif par taux de TVA, etc.), mais pas le logo de l émetteur de factures. Il n est pas possible de procéder à des adaptations individuelles de la feuille de style. Manuel E-facture Version avril /79

36 8.3 Visualisation des détails de la facture sur la plate-forme de l émetteur de factures Ce mode de visualisation n est possible qu en cas de traitement sans signature numérique. Dans ce cas, les factures peuvent uniquement être affichées dans e-finance. L émetteur envoie à PostFinance uniquement les données nécessaires pour le paiement ainsi qu une URL renvoyant au détail de la facture. L URL est une connexion https cryptée, dans un des formats suivants: L URL ne peut pas inclure de trémas qui ne sont d ailleurs pas acceptés par PostFinance. La visualisation du détail de la facture se fait dans ce cas sur la plate-forme de l émetteur de factures. Lorsque le destinataire de la facture active l URL, un horodateur («timestamp») et une valeur hash («token») y sont joints pour que le destinataire de la facture puisse accéder sans login supplémentaire au détail de la facture. Structure du token: Mot de passe spécifique à l émetteur de la facture + horodateur actuel + montant de la facture Algorithme hash utilisé: SHA-1 Le mot de passe spécifique à l émetteur de la facture est défini en accord avec celui-ci, puis mémorisé chez PostFinance parmi les données de base de l émetteur de factures. L horodateur (format: yyyymmddhhmmss) est généré en fonction de l heure du serveur du système yellowbill. Exemple d URL avec «token» joint: Params=abcd1234&timestamp= &token=2d4b92e74b485 ecc70291ad3e9324b442d4f5d51 Le paramètre «timestamp» doit présenter une valeur identique à la valeur hash. L émetteur de facture a remis l URL comme suit à PostFinance: aspx?ts= Lorsque le destinataire de la facture appelle l URL, l émetteur de factures reçoit la valeur hash sur sa plate-forme et vérifie si cette valeur est conforme à celle qu il a générée. Si la valeur hash est valable, l accès au détail de la facture sera libéré pendant un laps de temps défini par l émetteur de factures. Au terme du temps mort, l émetteur de factures bloquera l accès au détail de la facture. L URL de la plate-forme de l émetteur de factures n est à aucun moment visible sur l ordinateur du destinataire de la facture. Les liens hypertextes ne peuvent mener qu au site de l émetteur de factures et aucun élément actif, tel que Java Script, ActiveX, etc., ne doit être contenu dans les détails des factures. L émetteur est en outre tenu de garantir une sécurité adéquate (authentification), pour ses propres services, contre les attaques pouvant provenir de l Internet. Manuel E-facture Version avril /79

37 Dans tous les cas, les dispositions en matière de sécurité prévues au chiffre 12 doivent être observées. 8.4 Combinaison des deux variantes PDF et visualisation sur la plate-forme de l émetteur de factures Les émetteurs de factures ont la possibilité de livrer le détail de la facture soit sous la forme d un fichier PDF, soit au moyen d une URL renvoyant au détail de la facture. Dans ce cas, la présentation du détail de la facture a lieu comme suit: Via e-finance, le détail de la facture est consulté sur la plate-forme de l émetteur de factures au moyen de l URL fournie. Par transfert de fichiers, le détail de la facture est toujours mis à la disposition du destinataire de la facture sous la forme d un fichier PDF. 8.5 Détail statique de la facture Les émetteurs de factures qui envoient plusieurs factures se rapportant au même objet (p. ex. sociétés de leasing, gérances immobilières) ont la possibilité de définir un détail statique de la facture en quatre langues au format PDF, lequel est conservé chez PostFinance. Ce détail est créé par l émetteur de factures avec la présentation qui lui convient et comprend au moins un texte d information tel que «facture selon documents qui vous ont été envoyés séparément». Les factures peuvent ensuite être envoyées avec l URL correspondante vers le détail statique correspondant. 8.6 Présentation du détail d une facture payée par Debit Direct L émetteur peut présenter via e-facture le détail d une facture pour laquelle le destinataire lui a donné une autorisation de débit (Debit Direct ou LSV), à condition que cette facture soit caractérisée dans l élément «PaymentType» par la mention «DD». Le montant de la facture peut être positif ou égal à zéro. Les autres processus sont les mêmes que pour la prestation Debit Direct. Le détail de la facture peut être visualisé au moyen d un PDF ou sur la plateforme de l émetteur (voir chapitres 8.1 à 8.3). 8.7 Dispositions en matière de sécurité pour la visualisation des détails de factures dans e-finance Lorsque les détails des factures sont visualisés dans e-finance, PostFinance prend des précautions pour garantir aux clients e-finance une protection optimale contre tout accès non autorisé. Le chapitre 12 contient une description détaillée sur le sujet. Manuel E-facture Version avril /79

38 9. Protocole de traitement La livraison et le traitement des données font l objet d un processus de surveillance. Une fois le traitement achevé, PostFinance élabore pour chaque BillerID et chaque jour de traitement un protocole de traitement qui contient des informations sur le traitement. 9.1 Contenus Le protocole de traitement fournit les informations suivantes: OK_Signed Contient le nombre de factures qui ont pu être traitées sans erreur. «Traitées» signifie: Signée et transmise au destinataire (voir chapitre 5.5) Signée et transmise au partenaire Interconnect (voir chapitre 5.6.1) Non signée et transmise au partenaire Interconnect (voir chapitre 5.6.2) ou à SIX B2C (voir chapitre 5.7) Veuillez noter que des factures non signées peuvent aussi figurer dans OK_Signed. La désignation OK_Signed a été volontairement conservée pour ne pas modifier les versions antérieures. OK_Result En option, paramètre par défaut = non Contient l ID de la transaction de chaque facture susmentionnée (OK_Signed) NOK_Result RejectedBills Contient pour chaque facture non traitée intégralement des informations détaillées y c. le reason code (voir le tableau reason code dans le schéma de description technique). Contient toutes les factures refusées ultérieurement. Il peut s agir: d une facture refusée par un client e-finance d une facture refusée par un client e-banking d une facture retournée par un partenaire Interconnect Manuel E-facture Version avril /79

39 9.2 Elaboration et livraison Le protocole est élaboré et livré par défaut pour chaque jour calendaire, pendant la nuit qui suit le traitement. A titre d alternative, il peut être élaboré et livré pour chaque transaction traitée, une fois le traitement achevé. En cas d élaboration par jour calendaire, toutes les factures en traitement jusqu à la suspension de la mise en compte (env. 23h00) sont mentionnées, que le traitement soit entièrement achevé ou non. Il peut donc arriver que le reascon code 13 «PDF Detail is missing» en particulier soit annoncé, même si le détail de la facture a été livré le jour même au format PDF. C est le cas lorsque le système n a pas encore pu attribuer le PDF au moment de la suspension de la mise en compte. Dans un cas normal, cette facture est mentionnée comme OK dans le protocole de traitement du lendemain (voir le chapitre ). Le protocole de traitement est élaboré avec le codage XML UTF-8 ( L annexe contient des informations détaillées sur le schéma, ainsi que sur les différents messages de traitement (reason codes). La dénomination des protocoles est comme suit: Protocole par jour calendaire Nom: Process_Protocol_[BillerID]_[YYYYMMddhhmmss].xml Exemple: Process_Protocol_ _ xml Protocole par transaction Nom: Process_Protocol_[BillerID]_[YYYYMMddhhmmss]_[TransactionID].xml Exemple: Process_Protocol_ _ _ TD R xml Manuel E-facture Version avril /79

40 10. Compte de crédit Pour pouvoir livrer des e-factures à PostFinance, il faut qu au moins un compte de crédit valable soit sauvegardé dans le système yellowbill. Les types de comptes de crédit suivants peuvent être utilisés: BVR (bulletin de versement orange avec numéro de référence) de PostFinance (CHF ou EUR) BVR bancaire (bulletin de versement orange avec numéro de référence) des banques suisses (CHF ou EUR) Compte postal ou bancaire, l indication du numéro de compte se faisant au moyen du numéro IBAN (toutes monnaies de compte) L émetteur de factures a la possibilité d utiliser jusqu à n comptes de crédit pour e-facture. Les e-factures peuvent être livrées uniquement si l indication du crédit dans l e-facture coïncide avec un des comptes de crédit sauvegardés. A noter que sauf mention contraire de l émetteur de factures, les comptes de crédit mentionnés lors de la mise en service sont également utilisés pour faire apparaître le message pour l enregistrement direct (voir chapitre 7.1) BVR (bulletin de versement orange avec numéro de référence) de PostFinance SA La solution débiteur BVR (bulletin de versement orange avec numéro de référence) de PostFinance est décrite dans le manuel «BVR Bulletin de versement orange avec numéro de référence en CHF et en euros». Ce document peut être téléchargé à l adresse Les indications suivantes sont requises pour l e-facture: Numéro d adhérent BVR: Exemple: Titulaire Exemple: Modèle SA Lors de l utilisation de BVR, le type de paiement (PaymentType) BVR doit être mentionné sur la facture. Les numéros d adhérent BVR à 5 chiffres ne peuvent pas être utilisés pour l e-facture BVR (bulletin de versement orange avec numéro de référence) des banques Suisses Vous obtiendrez de plus amples informations sur la solution débiteur BVR (bulletin de versement orange avec numéro de référence) des banques suisses auprès de votre banque. Les indications suivantes sont requises pour l e-facture: Numéro d adhérent BVR de la banque: Exemple: Titulaire: Exemple: Banque suisse SA Données du bénéficiaire final Exemple: Les données du bénéficiaire final sont un numéro d adhérent à 6 chiffres au minimum, qui vous a été attribué par votre banque. Elles correspondent aux 6 premiers chiffres d un numéro de référence BVR valable utilisé par l émetteur de factures. Manuel E-facture Version avril /79

41 En cas d utilisation de BVR bancaires, le type de paiement (PaymentType) BVR et les 6 premiers chiffres de la référence BVR sur la facture doivent coïncider avec les données du bénéficiaire final disponibles Compte postal ou bancaire Les indications suivantes sont requises pour l e-facture: IBAN Exemple: CH Titulaire Exemple: Modèle SA En cas d utilisation de l IBAN, dans le fichier de la facture, le type de paiement (PaymentType) IBAN doit être mentionné. Manuel E-facture Version avril /79

42 11. Communication 11.1 Aperçu des formes de communication Aperçu des canaux et des formats pour les émetteurs de factures Le tableau ci-dessous représente les formats et les canaux utilisés pour la transmission et la réception des données par l émetteur de factures. Données Canal XML yellowbill Invoice (non signée) SAP IDoc Invoice 01 (non signée) EDIFACT (non signée) Données d archivage Format destinataire (signée) Données d archivage PDF (signée) Données d enregistrement et d annulation Avis de traitement Business Interface T T T R R R Web Services T T T R R R SFTP T T T R R R AS2 T T T R E-facture light T R R R R R Disque d archivage R R R R R T = transmission; R = réception Manuel E-facture Version avril /79

43 Aperçu des canaux et des formats pour les destinataires de factures Le tableau ci-dessous indique les données, les formats de données et les canaux utilisés pour la transmission aux destinataires de factures. Données Canal XML yellowbill Invoice (non signée) XML yellowbill Invoice (signée) SAP IDoc dans XML (signée) EDIFACT (signée) PDF (signée) Business Interface R R R R Web Services R R R R SFTP R R R R AS2 R R E-finance téléchargement de fichier hors ligne R R R E-finance affichage en ligne Affichage des données nécessaires pour le paiement R R = réception 11.2 Formes de communication Business Interface (transmission et réception) La Business Interface est une application web sécurisée (https) permettant la transmission des données de PostFinance au client et inversement. Elle est optimisée pour le navigateur Internet Explorer à partir de la version 6.0. Il est conseillé d installer Adobe PDF Reader comme Plugin et d activer Javascript dans les paramètres du navigateur. Les fonctions suivantes sont disponibles via Business Interface: Emetteur de factures Données de base pour consultation Transmission des factures et des notes de crédit Recherche de factures Destinataire de factures Données de base pour consultation Téléchargement des factures et des notes de crédit signées Enregistrement/annulation auprès des émetteurs de factures Téléchargement des factures et des notes de crédit signées Téléchargement des données d enregistrement et d annulation Téléchargement du protocole de traitement Manuel E-facture Version avril /79

44 En cas d utilisation de Business Interface (login sur l identification et l authentification de l utilisateur s effectuent de manière standard par une procédure de login avec nom d utilisateur et mot de passe. L envoi de ces éléments de sécurité a lieu avant la mise en service productif par PostFinance. La Business Interface est prévue pour plusieurs mandants, c est-à-dire que le même accès permet le traitement de plusieurs numéros EBillAccount ou de plusieurs numéros BillerID. Il est possible de transmettre à PostFinance des factures isolées ou des fichiers ZIP contenant plusieurs factures. Toute transmission est confirmée à l utilisateur dès que le fichier est parvenu à PostFinance. La taille maximale pour le chargement via Business Interface est de 2 Mo par fichier. Une fois le traitement achevé (max. 24 heures, en cas de charge normale du système 2 à 4 heures), il est possible de contrôler avec la fonction de recherche si la facture a été traitée correctement. Le résultat de la recherche peut aussi être exporté dans un ficher csv. Les statuts de factures suivants s afficheront dans la fonction «Recherche de factures»: Statuts En suspens En traitement Refusé Effectué Détail de facture manquant Non valable Supprimé Non signée Description La facture est disponible pour le destinataire mais pas encore retirée/effectuée La facture est prête à être réexpédiée à un système partenaire La facture a été refusée par le destinataire dans e-finance La facture a été téléchargée par le destinataire ou le paiement a été déclenché dans e-finance Le PDF correspondant à la facture n a pas encore pu être classé ou n a pas encore été déposé Erreur lors du dépôt de la facture. Merci de prêter attention au code d erreur donné. Vous trouverez les détails à ce sujet dans la liste des reason code (voir le tableau reason code dans le schéma de description technique) La facture porte le statut supprimé (délai de traitement dépassé ou suppression manuelle dans certains cas spéciaux) La facture est en cours de traitement et attend d être signée Manuel E-facture Version avril /79

45 Les données sont toujours transmises par date d envoi et compressées dans un fichier ZIP. Cependant, un fichier ZIP est limité à 100 factures, ce qui signifie que plusieurs fichiers ZIP peuvent être créés pour une même date d envoi. Les factures peuvent être consultées au plus tard à partir du jour ouvrable postal suivant la livraison et pendant 120 jours après la date d échéance. Les données de factures téléchargées via Business Interface sont mises à l état «traité» dans la base de données. Après leur téléchargement, les fichiers sont encore disponibles pendant 40 jours civils (voir chapitre 5.9.2). Les données de base sont disponibles pour consultation dans Business Interface. Sont indiqués entre autres les canaux de livraison des données signées, la périodicité et l adresse de livraison des disques d archivage, le numéro de TVA (uniquement pour les émetteurs de factures) et l interlocuteur. En outre, la possibilité de modifier le mot de passe pour le login y est offerte Web Services (transmission et réception) L application Web Services permet, entre autres, de transmettre des factures de manière automatisée dans les deux sens. Le système de l utilisateur (émetteur ou destinataire de factures) doit être configuré en conséquence. Ensuite, aucune procédure manuelle de login n est plus nécessaire, car les données d accès sont transmises à chaque requête au moyen du nom de l utilisateur. Pour l utilisation de l application Web Services, un certificat client/serveur peut être exigé comme élément de sécurité supplémentaire; le certificat est valable pour une durée de cinq ans et renouvelé automatiquement par PostFinance. La compatibilité avec les mandants est aussi assurée pour les Web Services. L application Web Services peut notamment être implémentée dans les langages de programmation C# et Java. Une description détaillée de cette application et un guide pour son intégration peuvent être téléchargés sur Les Web Services ci-dessous sont disponibles: Pour émetteurs de factures UploadFiles UploadFilesReport Description Service pour la livraison des factures Service pour la livraison des factures, avec réponse détaillée concernant le statut de transmission La taille maximale pour le chargement via Web Services est de 2 Mo par fichier. Si plusieurs fichiers sont livrés, le volume maximal par demande s élève à 5 Mo. GetListWithIDs Le système fournit une liste des factures disponibles (données d archive) avec les principales indications Manuel E-facture Version avril /79

46 Pour émetteurs de factures GetInvoiceByID GetProcessProtocolList GetProcessProtocol GetRegistrationList GetRegistration GetInvoiceList GetInvoice Description Service de téléchargement des factures (données d archive) au moyen de leur numéro TransactionID Le système fournit une liste des protocoles de traitement disponibles Service de téléchargement des protocoles de traitement Le système fournit une liste des données d enregistrement disponibles Service de téléchargement des données d enregistrement Obsolète, a été remplacé par GetListWithIDs* Obsolète, a été remplacé par GetInvoiceByID* * Ces méthodes sont supportées par le système jusqu à nouvel ordre, mais ne sont plus proposées aux nouveaux clients. Des données détaillées sur le traitement des factures sont communiquées à l émetteur de factures dans le protocole de traitement (voir chapitre 9). Pour destinataires de factures GetInvoiceListWithIDs GetInvoiceByID GetOpenList/GetArchiveList Description Le système fournit une liste des factures disponibles avec les principales indications Service de téléchargement des factures au moyen de leur numéro TransactionID Obsolète, a été remplacé par GetInvoices/GetInvoicesArchive Obsolète, a été remplacé par GetInvoiceByID* GetPDF/GetPDFArchive Obsolète, a été remplacé par GetInvoiceByID* * Ces méthodes sont supportées par le système jusqu à nouvel ordre, mais ne sont plus proposées aux nouveaux clients. Les données de factures téléchargées via Web Services sont mises à l état «traité» dans la base de données. Manuel E-facture Version avril /79

47 Pour les fonctions de recherche, ainsi que pour la fonction d enregistrement ou d annulation, un accès séparé est nécessaire par Business Interface File Delivery Services SFTP (transmission et réception) Le canal SFTP est particulièrement bien adapté pour une transmission sûre de volumes importants de données. Les fonctions ci-dessous sont disponibles: Emetteur de factures Transmission des factures et des notes de crédit Destinataire de factures Téléchargement des factures et des notes de crédit signées Téléchargement des factures et des notes de crédit signées Téléchargement des données d enregistrement et d annulation Téléchargement du protocole de traitement La taille maximale pour le chargement via SFTP est de 2 Mo par fichier. Pour des volumes de données plus importants, les conditions suivantes, prévues par le manuel File Delivery Services, chapitre 7.1, de La Poste Suisse doivent être remplies: (voir le site Les grands fichiers (en règle générale des fichiers ASCII) doivent être transmis sous forme compressée. L expéditeur et le destinataire (de bout en bout) s accordent sur la méthode de compression à utiliser (p.ex. ZIP ou GZIP). Pour transmettre un grand nombre de fichiers, on effectuera un grand nombre de transferts (put/get) par session FTP/SFTP. Exemple pour 1200 fichiers: 10 liaisons/logins FTP exécutant chacun 120 transferts de fichiers. Si le nombre des logins devient trop grand pendant une unité de temps donnée, l Intrusion Prevention System de La Poste Suisse bloque automatiquement l adresse IP de la source. Les répertoires suivants sont utilisés dans le cadre de l e-facture: Phase Répertoire pour la réception des données de facturation par l émetteur de factures Répertoire pour la livraison du protocole de traitement, des enregistrements, des annulations et des données signées Intégration/test ebill-outbox-t ebill-inbox-t Production ebill-outbox ebill-inbox PostFinance lance la commande des identifications utilisateurs «SFTP UserID» au moment de la mise en ligne. La connexion SFTP est définie au moyen du UserID et du mot de passe. Manuel E-facture Version avril /79

48 De plus amples renseignements sur SFTP peuvent être obtenus dans les documentations téléchargeables via E-facture light (transmission) Le portail en ligne e-facture light ((login sur permet de générer et d expédier des factures électroniques en ligne. Après s être enregistrés en ligne, les émetteurs de factures peuvent utiliser les fonctions suivantes: Saisie et expédition d e-factures Recherche d e-factures envoyées par voie électronique, que PostFinance archive pendant 10 ans Gestion des clients auxquels des e-factures sont envoyées E-finance téléchargement de fichier hors ligne (transmission et réception) Si un logiciel soutient l interface hors ligne avec e-finance, celle-ci peut aussi être utilisée pour la transmission et la réception d e-factures. Les données des factures qui ont été chargées via e-finance reçoivent le statut «traité». Après leur reprise, les fichiers sont encore disponibles pendant 40 jours civils (voir le chapitre 5.9.2). Pour une description détaillée de l interface de livraison via e-finance, veuillez vous adresser à [email protected] E-finance affichage en ligne (transmission) Les factures peuvent être consultées et traitées par e-finance. Une description détaillée de ces fonctions figure au chapitre AS2 (transmission et réception) Canal spécifique pour les factures au format EDIFACT (transmission) Les données d enregistrement et d annulation ainsi que les protocoles de traitement peuvent être envoyés par à l émetteur de factures Disque d archivage (transmission) Les factures signées numériquement peuvent être envoyées sur disque d archivage aux émetteurs de factures (voir chapitre ), dans la mesure où elles ne sont pas reçues par un autre canal. Le disque d archivage contient les éléments suivants: Données d origine livrées Factures signées numériquement au format de livraison, y compris protocole du contrôle de signature Détails des factures sous forme de fichier PDF (signés) Le disque d archivage est expédié sous pli recommandé. Immédiatement après avoir reçu le disque d archivage, le destinataire de factures doit contrôler si les données sont lisibles. Les erreurs éventuelles doivent être annoncées par écrit à PostFinance dans les 30 jours. Passé ce délai, les données sont considérées comme étant correctement lisibles. PostFinance peut par conséquent conserver et effacer ces données conformément aux dispositions du chapitre Manuel E-facture Version avril /79

49 Remarque importante pour les destinataires de factures: A la demande expresse des destinataires de factures, des e-factures signées numériquement, qui ont déjà été téléchargées via un autre canal, peuvent en outre être mises à disposition sur un disque d archives en vue de leur archivage. PostFinance fait expressément remarquer que cette procédure peut faire l objet de critiques dans le cadre d une révision de la LTVA, car elle ne respecte pas les dispositions de la OeIDI. Manuel E-facture Version avril /79

50 12. Sécurité des données 12.1 Procédure de login et cryptage lors du transfert Canal Procédure de login Cryptage lors du transfert Business Interface Nom d utilisateur et mot de passe SSL Web Services Nom d utilisateur et mot de passe SSL File Delivery Services Nom d utilisateur et mot de passe SSH AS2 Client/certificat d utilisateur SSL E-facture light Nom d utilisateur et mot de passe SSL E-Finance Eléments de sécurité e-finance SSL Le standard de sécurité pour les Web Services se fonde sur la recommandation OASIS WS-Security. Les instructions pour la mise en œuvre des Web Services (voir chapitre ) apportent des informations détaillées Cryptage des données Lors de l échange de données avec le système yellowbill, en temps normal des données sont transmises sans cryptage supplémentaire. Si souhaité, un algorithme adéquat (p. ex. PGP) peut être définit et utilisé pour le cryptage des données. Les détails à cet égard sont définis en commun dans le cadre de la mise en service Dispositions en matière de sécurité e-finance L utilisation de liens hypertextes provenant de l environnement sécurisé d efinance implique le respect de consignes générales en matière de sécurité. En ce qui concerne les détails des factures et les masques d enregistrement et de déconnexion qui s affichent dans e-finance, PostFinance prend des mesures de précaution pour garantir aux clients e-finance une protection optimale contre tout accès non autorisé. Pour ce faire, PostFinance a pris les mesures ci-dessous Vérification des liens hypertextes Lors de l affichage des masques d enregistrement et de déconnexion, ainsi que des détails des factures visualisés sur la plate-forme de l émetteur de factures, les liens hypertextes qui y figurent sont activement recherchés. Si un client e-finance clique sur un lien de ce type, un message s affiche pour annoncer que s il poursuit son action, il sera déconnecté d e-finance. Manuel E-facture Version avril /79

51 Désactivation des liens hypertextes sur les factures PDF Lorsque des détails de factures au format PDF s affichent pour le destinataire de factures en ligne dans e-finance, PostFinance désactive au préalable tous les liens hypertextes contenus dans le document. Les fichiers PDF s affichent pour le destinataire dans e-finance de manière à ce qu aucun lien hypertexte ne puisse être directement sélectionné ou copié. Manuel E-facture Version avril /79

52 13. Formats de données 13.1 BillerID et EBillAccountID Dans le système yellowbill, la BillerID est le numéro d identification univoque de l émetteur de factures, alors que l EBillAccountID est le numéro d identification univoque d un destinataire de factures. Ces deux numéros sont attribués par PostFinance. Composition du numéro: numérique, 17 chiffres Structure: Les quatre premiers chiffres permettent d identifier le système e-facture. Pour le système yellowbill, il s agit toujours de la séquence Les deux derniers chiffres sont des chiffres de contrôle calculés selon la norme Modulo (ISO 7064) Masque standard d enregistrement de PostFinance SA Les masques d enregistrement sont toujours réalisés en quatre langues (allemand, français, italien et anglais). Ils sont définis comme pop-up avec boutons standard et sont générés au moyen d un fichier XML et d un fichier XSD («feuille de style») en tant que masque HTML. Modèle d un masque de confirmation de l enregistrement Manuel E-facture Version avril /79

53 Modèle d un masque de confirmation de l enregistrement Le masque d enregistrement se compose de trois parties: Partie générale, comprenant le logo (si disponible), les indications d adresse de l émetteur de factures et le texte informatif. Données de l utilisateur, comprenant le nom et le prénom du destinataire de factures, qui ont été transmises par le système yellowbill, ainsi que des indications d adresse supplémentaires à compléter par le destinataire de factures. Données supplémentaires: Dans cette partie, l émetteur de factures peut définir des données supplémentaires à compléter par le destinataire (p. ex. numéro de client ou informations de mise en compte). Manuel E-facture Version avril /79

54 Données de l utilisateur Name Description Propriétés FAMILYNAME Nom obligatoire si le champ COMPANYNAME est vide, 50 positions au max.* GIVENNAME Prénom obligatoire si le champ COMPANYNAME est vide, 50 positions au max.* COMPANYNAME Nom de l entreprise obligatoire si les champs FAMILYNAME et GIVENNAME sont vides, 50 positions au maximum* ADDRESS1 Champ obligatoire, 40 positions au maximum ADDRESS2 Champ optionnel, 40 positions au maximum ZIP Numéro postal obligatoire, numérique, 4 chiffres CITY Localité obligatoire, numérique, 4 chiffres PHONE Numéro de téléphone optionnel, 14 positions au maximum FAX Numéro de fax optionnel, 14 positions au maximum Adresse optionnel, selon les conventions en vigueur, 40 positions au maximum * Ces données sont reprises automatiquement du système yellowbill. L émetteur de factures peut définir si elles peuvent être modifiées ou non par l utilisateur. Pour les entreprises, le masque d enregistrement est automatiquement préparé avec le champ COMPANYNAME au lieu de FAMILYNAME et GIVENNAME. Le numéro d adhérent (EBillAccountID) n apparaît pas dans ce masque, mais est transmis en même temps conformément à la description du chapitre Données supplémentaires Au maximum quatre champs de saisie supplémentaires peuvent être définis par l émetteur de factures en fonction de ses besoins. Ils servent à attribuer l enregistrement au client qui convient, par exemple: Description du champ Type Classification Longueur Numéro de client Texte obligatoire 8 chiffres Numéro de téléphone Texte optional 10 chiffres Les champs de saisie sont définis comme suit: Description du champ Type de champ Longueur maximale Règle de contrôle (Regex) Texte d erreur si le contrôle échoue Manuel E-facture Version avril /79

55 Les types de champs suivants sont possibles: Champ de texte (Textbox) Case à cocher ( ) Texte indicatif (sans possibilité de saisie) Graphisme (GIF, JPEG) Lien (URL) En ce qui concerne les règles de contrôle, il s agit de ce que l on appelle les «Regular Expressions» (Regex, cf. Les Regex suivantes sont définies par défaut: NotEmpty (le champ de saisie ne peut pas rester vide) ZIPCODE (numéro postal d acheminement, 4 positions, numérique) (structure conforme L émetteur de factures peut choisir d autres règles de contrôle pour les données supplémentaires (p. ex. contrôle du numéro d assuré ou du numéro de carte de crédit). Il n est toutefois pas possible de contrôler un champ par rapport à un autre Masque standard d annulation de PostFinance SA Comme les masques d enregistrement, les masques standard d annulation sont établis en quatre langues. La structure et les champs du masque d annulation correspondent au masque d enregistrement (voir chapitre 13.2). Au lieu d «enregistrer», le titre du masque est «annuler». Pour le masque d annulation, l émetteur de factures peut en règle générale définir en plus du prénom, du nom ou du nom de l entreprise un champ supplémentaire qui doit impérativement être rempli par le destinataire de factures Données d enregistrement et d annulation (transmission) Les données d enregistrement et d annulation peuvent être livrées soit de manière isolée par , soit groupées comme fichier. Les données des enregistrements directs ne peuvent être livrées que comme fichier Enregistrements isolés par Pour chaque enregistrement ou annulation l émetteur reçoit un avec les données correspondantes ainsi que le numéro d adhérent (EBillAccountID) du destinataire de factures. Exemple pour un enregistrement: From: To: Subject: Message: postfinance.ch rechnungssteller.ch ebill User registration UserID; ;FAMILYNAME;Muster; GIVENNAME;Max;ADDRESS1;Musterstr.1; ADDRESS2;Postfach;ZIP;6300;CITY;Zug; Manuel E-facture Version avril /79

56 Remarques: En cas d enregistrement, la mention «ebill User registration» est automatiquement générée en tant qu objet. Lors d une annulation, l indication «ebill User deregistration» s affiche comme objet. La UserID correspond à l EBillAccountID du destinataire de factures. Les données supplémentaires sont transmises simultanément si elles ont été prévues Plusieurs enregistrements par jour au moyen d un fichier Les données concernant les enregistrements directs, autres enregistrements et annulations sont reportées quotidiennement dans un fichier CSV qui sera soumis à l émetteur de factures à un instant défini par lui. Concernant les trémas et les caractères spéciaux, le fichier CSV ANSI est codé. Exemple pour un fichier CSV: UserID FAMILY NAME GIVEN NAME ADDRESS1 ADDITIONAL DATA ZIP CITY ESR CustomerNr ESR ReferenceNr Status 4110 Modèle Max Musterstr. 1 Tél Zoug Müller Maria Exemple Masque Teststr. 4 Tél Aarau Exemple Directe Paramètre UserID ESRCustomerNr ESRReferenceNr Status Définition Numéro univoque d identification du destinataire de la facture, correspond au EBillAccountID, numérique, à 17 chiffres Numéro d adhérent BVR de l émetteur de la facture, numérique Numéro de référence BVR du paiement saisi précédemment, numérique Indique sur une position s il s agit d un enregistrement, d une annulation ou d un enregistrement direct, numérique 1 = Enregistrement 2 = Enregistrement direct 3 = Annulation Les données supplémentaires sont transmises simultanément si elles ont été prévues. En cas d enregistrement direct (voir chapitre 7.1), l EBillAccountID, le nom, le prénom, le numéro d adhérent BVR, le numéro de référence BVR pour le paiement qui vient d être saisi, ainsi qu une indication du statut 2 sont transmis. Manuel E-facture Version avril /79

57 13.5 Données de factures yellowbill Invoice (transmission par émetteurs de factures) yellowbill Invoice est le format standard pour les données de factures structurées et décrit la sémantique ainsi que la structure de la facture électronique (fichier XML). Ce format se fonde sur la norme swissdigin (voir chapitre ). La description ci-après se fonde sur la version du format yellowbill Invoice 2.0. Des versions de format plus anciennes, telles que «yellowbill Invoice» de la génération 1.2.x peuvent encore être utilisées, en tenant compte des possibilité d utilisation restreintes. Comme éléments principaux pour la transmission, le fichier XML comprend un «Header» ainsi qu un «Body» (cf. figure ci-dessous). Le «Header» contient essentiellement des données de commande interne pour le système yellowbill. Le contenu principal est défini dans le «Body». Présentation graphique XML yellowbill Invoice Le «Body» se compose des éléments «DeliveryInfo», «Bill» et «Appendix». L élément «DeliveryInfo» contient des données clés spécifiques pour le système yellowbill, telles que le numéro univoque de l émetteur de factures (BillerID) et du destinataire (ebillaccountid) ou bien des données de commande pour la présentation de la facture. Le contenu substantiel de la facture se trouve dans l élément «Bill». A son tour, celui-ci comme pour une facture imprimée est subdivisé dans les éléments «Header» (données d adresse de l émetteur et du destinataire de la facture), «LineItems» (positions facturées comme sur une facture papier) et «Summary» (récapitulatif par taux de TVA). Manuel E-facture Version avril /79

58 Les données nécessaires au paiement figurent à la rubrique Bill, sous «PaymentInformation». Dans le champ «PaymentType», on peut indiquer comment le montant de la facture doit être réglé. ESR IBAN DD CREDIT OTHER Facture avec règlement au moyen d un BVR à la Poste ou d un BVR bancaire auprès d une banque (bulletin de versement orange) Facture avec règlement sur un compte postal ou bancaire (bulle tin de versement rouge, indication du numéro de compte au moyen de l IBAN) Facture avec règlement du montant par Debit Direct ou LSV Note de crédit dont le règlement se fait séparément Facture sans indication spécifique quant au règlement Possibilités pour combiner montant (positif ou négatif) et moyen de paiement dans le champ PaymentType et effets de cette combinaison sur le statut du destinataire de la facture: TotalAmountDue PaymentType Statut dans e-finance Positif ESR ou IBAN Ouvert Positif DD Pour info Positif CREDIT Impossible, code erreur 17 Positif OTHER Pour Info Négatif ou zéro ESR ou IBAN Pour Info Négatif ou zéro DD Pour Info Négatif ou zéro CREDIT Pour Info Négatif ou zéro OTHER Pour Info L émetteur peut communiquer des informations quelconques dans l élément «appendix». Par exemple le détail de la facture peut être intégré directement en annexe sous forme de PDF (voir chapitre 8.1). Les données XML transmises au format yellowbill Invoice doivent utiliser le jeu de caractères UTF-8 ( La convention de dénomination pour les données des factures est la suivante: <BillerID>_<TransactionID>.XML Il faut créer un ficher XML par facture/note de crédit. La taille maximale est de 2 Mo par fichier compte tenu des restrictions en matière de volume en vigueur dans chaque canal de transmission (voir chapitre 11). Manuel E-facture Version avril /79

59 La vérification du contenu des données des factures doit être effectuée par l émetteur avant leur transmission. Le contrôle de la conformité du schéma peut être effectué à tout moment par le biais du site Internet public suivant: schemavalidate. Une description détaillée du schéma yellowbill Invoice figure en annexe du présent document Détail des factures au format PDF (livraison par l émetteur de factures) Le détail des factures au format PDF peut être transmis par l émetteur en tant que fichier PDF séparé ou comme annexe au yellowbill Invoice. Une autre possibilité consiste à confier à PostFinance l élaboration du détail des factures (voir chapitre 8). En cas de transmission séparée, il faut veiller à ce que le statut de la facture affiche «incomplete» aussi longtemps que le détail des factures correspondant au format PDF n a pas pu être attribué par le système. Un avis apparaît dans le protocole de traitement avec le reason code 13. Si le PDF ne peut pas être attribué en l espace de 15 jours, la transaction est supprimée par le système et annoncée dans le protocole de traitement via le reason code RGXml (yellowbill Invoice), version (transmission au destinataire de factures) IMPORTANT: yellowbill Invoice jusqu à la version ne peut pas être utilisé pour la réception si les factures ont été transmises à PostFinance via Interconnect avec la signature du premier fournisseur (voir chapitres et ). Lors de la livraison d une e-facture signée, les données sont enclavées par la signature. La structure de cet «enveloppement» est XMLdsig selon W3C, le schéma correspondant peut être téléchargé sous Le fichier contient différents objets XML possédant leur propre schéma XML. La facture en tant que telle est dans l objet «RGXml», qui se compose des éléments «DeliveryInfo», «Bill» et «PaymentData». L élément «Bill» contient les éléments «Header», «LineItems» et «Summary». Les contenus de ce domaine sont identiques à la version du schéma Invoice yellowbill utilisable pour la remise, (voir chapitre 1.2.6). Le fichier PDF de la facture est contenu dans l objet «PDFInvoice» sous une forme codée base64. Un objet «SignatureVerificationProtocol» est en outre fourni avec les données pour le contrôle de la signature. Manuel E-facture Version avril /79

60 Structure XML d une e-facture signée Le PDF de la facture est également transmis par défaut en tant que fichier séparé. En cas de besoin, on peut renoncer à cette transmission distincte Conteneur ZIP avec yellowbill Invoice, version 2.0 (transmission au destinataire de factures) IMPORTANT: la forme de livraison avec le conteneur ZIP est obligatoire si les factures reçues sont transmises par un partenaire Interconnect qui les signe lui-même (voir chapitre 5.6.1), afin de transmettre les fichiers d origine signés. Pour la livraison de données signées B2B, un conteneur ZIP compressé est créé pour chaque facture. Ce conteneur peut contenir les fichiers ci-dessous. Le destinataire de factures peut définir lesquels de ces fichiers il souhaite recevoir. Par défaut, tous les fichiers disponibles sont transmis. L intitulé du fichier ZIP est le suivant: «<BillerID>_<TransationID>.zip»> Manuel E-facture Version avril /79

61 Données structurées (signées) Les données structurées sont soit un yellowbill Invoice 2.0 signé ou un autre format de données structurées et signées demandé par le destinataire (p. ex. EDIFACT). Dans le cas du XML, l intitulé du fichier signé et structuré est le suivant: <BillerID>_<TransactionID>.sig.xml La structure du yellowbill Invoice 2.0 signé est identique à celle du RGXml, version (voir chapitre ), donc composée d une enveloppe XMLdsig et de l objet RGXml. Le schéma du RGXml transmis est dans ce cas identique au schéma yellowbill Invoice 2.0 utilisé pour la transmission des données (voir chapitre ). Le détail de la facture (PDF signé) n est dans ce cas pas contenu sous la forme d un objet PDF Invoice dans XMLdsig, mais toujours comme un fichier séparé dans le conteneur ZIP. Détail de la facture (PDF signé) En plus des données structurées, le PDF signé est transmis. L intitulé du PDF signé est le suivant: <BillerID>_<TransactionID>.PDF Il correspond sur le plan du contenu au MimeType=xapplication/pdfappendix fourni. La signature sur le PDF peut être vérifiée dans Acrobat Reader aussi bien que par le contrôle de signature en ligne sur Fichiers joints Les fichiers joints contiennent 0-n annexes L intitulé des fichiers joints est le suivant: <BillerID>_<TransactionID>_apxNN.<Extension> NN = Numérotation continue commençant à 01 indépendamment du type de fichier. Le type de fichier (<extension>) est établi selon le type de mime. Si c est impossible, aucune extension de fichier n est utilisée. Il n existe aucune restriction en termes de types de fichiers pouvant être contenus dans l annexe. Tous les types de mime figurant sur la liste publiée à l adresse ci-dessous peuvent être utilisés: html Manuel E-facture Version avril /79

62 Protocole de contrôle de signature Pour les données signées structurées et le détail des factures signé, un protocole de contrôle de signature est établi dans chaque cas sous la forme d un fichier XML indépendant selon le standard W3C. L intitulé des protocoles de contrôle de signature est le suivant: <BillerID>_<TransactionID>_XML_sigprot.XML <BillerID>_<TransactionID>_PDF_sigprot.XML Le protocole concerné n est établi que lorsque le fichier correspondant est transmis. Pour les données transmises par un partenaire Interconnect et signées par celui-ci, aucun protocole de contrôle de signature n est fourni. Fichier source (Sourcedata) Le fichier source transmis correspond au fichier d origine transmis à PostFinance. Le nom du fichier à la réception est conservé. Le détail de la facture reçu au format PDF n est pas considéré comme un fichier source et n est donc pas transmis dans ce cas. Lors de la réception de données signées, un contrôle de signature est effectué. Si le résultat du contrôle est négatif, il y a renvoi à l expéditeur. PostFinance garantit ainsi que la signature dans le fichier source est valable et correcte. Pour permettre une traçabilité totale de la transaction vis-à-vis des autorités, le fichier source est archivé par le destinataire de la facture avec les données de facturation traitées. Manuel E-facture Version avril /79

63 Autres formats d envoi et de réception Outre yellowbill Invoice, les formats SAP IDoc Typ Invoice et EDIFACT, selon GS1-Standard (Invoice 01B Ideal Invoice), sont utilisés par défaut pour la transmission des données. De plus, il est possible de faire convertir tous les formats de données correspondant à une structure de lecture automatique pour la réception des données par PostFinance. Il convient de vérifier au préalable l adéquation du format de données en question ou la faisabilité de la conversion des données. Il faut noter que pour l utilisation de ces formats, il faut toujours créer un tableau de mapping individuel. Pour élucider les détails et pour la programmation et les tests de tableaux de mapping de ce type, il faut généralement 2 à 4 mois. Cela représente pour PostFinance un investissement de 5 à 10 jours personnes. PostFinance se réserve le droit de facturer les coûts occasionnés. Votre conseiller à la clientèle PostFinance vous soumet volontiers une offre adaptée à vos besoins Données d archivage (transmission à l émetteur de facture) PostFinance met les factures signées numériquement à la disposition de l émetteur de factures qui a signé une procuration à des fins d archivage. Celles-ci doivent être jointes aux données de facturation reçues à l origine et archivées. L intitulé du fichier d archives est le suivant: <BillerID>_<TransactionID>_sig.xml L attribution du fichier d archives aux données de facturation reçues à l origine peut toujours se faire sur la base de la TransactionID. Selon les directives réglementaires en vigueur, l émetteur doit avoir archivé les factures signées que le destinataire a reçues. Par conséquent, le fichier d archivage est toujours transmis à l émetteur dans le format dans lequel la facture a été transmise au destinataire. D une façon générale, le destinataire peut choisir librement le format de réception. Autrement dit, il peut s agir d un format de tiers (p. ex. EDIFACT) ou d une facture signée numériquement par un partenaire Interconnect (voir chapitre 5.6.2). Un fichier de ce type ne peut pas être lu et interprété par l émetteur sans autres. PostFinance met à disposition les outils permettant en cas de besoin (p. ex. révision) de contrôler la signature et de rendre lisible le format. Si nécessaire, le helpdesk e-facture apporte volontiers son aide swissdigin (swiss digital invoice) Sous la direction de la Haute école spécialisée du nord-ouest de la Suisse, huit grandes entreprises suisses ainsi que les principaux fournisseurs d e-facture ont harmonisé leurs spécifications concernant les contenus de la facture électronique et les ont publiées dans la norme swissdigin. Cette dernière tient aussi compte des exigences des autorités fiscales fédérales. swissdigin ne constitue toutefois pas un format technique de facture. Cette norme générale a été adoptée officiellement à la fin novembre 2004 et doit promouvoir la diffusion de l échange électronique de factures entre les entreprises en Suisse. Les activités correspondantes sont soutenues par la Commission de la technologie et de l innovation (CTI) de l Office fédéral de la formation professionnelle et de la technologie (OFFT). Elle a en outre été adoptée comme Manuel E-facture Version avril /79

64 norme de cyberadministration associée par l Association ech pour la promotion et le développement des normes de cyberadministration. La documentation concernée est disponible sur Internet à l adresse Les partenaires swissdigin promeuvent, dans le cadre du forum swissdigin, l échange d expériences, la maintenance et la diffusion de cette norme. Manuel E-facture Version avril /79

65 14. Fonctions de l e-facture dans e-finance Ce chapitre décrit les fonctions de l e-facture disponibles dans l application e-finance de PostFinance. La version de démonstration ainsi que des textes d aide détaillés sont disponibles à l adresse Ci-après, nous supposons toujours que le destinataire de factures a accédé au préalable à e-finance après s être identifié et authentifié Processus en relation avec l inscription, l enregistrement et l annulation Inscription à la fonction «E-facture» En règle générale, les clients privés disposent automatiquement de la fonction e-facture sur e-finance. Un numéro d adhérent à l e-facture est disponible pour chaque personne qui utilise e-finance. Les clients commerciaux avec e-finance peuvent s enregistrer pour la réception de factures électroniques sous la rubrique du menu E-facture/adhésion. Si la rubrique du menu E-facture ne s affiche pas dans e-finance, il faut d abord demander un droit e-facture pour la personne autorisée (utilisateur). Les factures électroniques reçues en ligne dans e-finance ne peuvent pas être utilisées dans tous les cas pour faire valoir un droit à la déduction de l impôt préalable de la TVA. Pour pouvoir demander la déduction de l impôt préalable de la TVA, il faut que les factures électroniques soient munies d une signature numérique. De plus, les clients commerciaux doivent conserver les factures en bonne et due forme. Pour ce faire, ils peuvent faire conserver les factures avec signature numérique au format PDF dans les archives e-facture ou s en occuper eux-mêmes Résiliation de la fonction «E-facture» La résiliation de la fonction e-facture n est possible que par l intermédiaire du service clientèle de PostFinance. Il incombe au destinataire d annoncer aux différents émetteurs de factures qu il ne veut plus utiliser le mode de paiement «E-facture» (voir chapitre ). Les factures envoyées pour un numéro d adhérent déjà radié chez PostFinance sont retournées à l émetteur comme non distribuables (voir chapitre 9) Afficher les émetteurs de factures disponibles Après avoir ouvert la session, l utilisateur sélectionne la fonction «émetteurs de factures». Il voit alors apparaître un aperçu des émetteurs desquels il peut recevoir des factures électroniques. A l aide d une fonction de recherche il peut sélectionner explicitement certains émetteurs de factures et/ ou certaines branches. Sous «liste de recommandation», une liste personnalisée des émetteurs de factures possibles est en outre disponible. La fonction d enregistrement correspondante lui permet de s annoncer auprès des émetteurs de son choix. Manuel E-facture Version avril /79

66 Enregistrement Le destinataire doit d abord s enregistrer auprès de l émetteur pour que celui-ci puisse lui envoyer des factures électroniques. A cet effet, l utilisateur clique sur le bouton «enregistrer» se trouvant à côté de l émetteur souhaité et ouvre ainsi un formulaire d enregistrement spécifique. L enregistrement peut en outre avoir lieu directement à partir du texte d information qui s affiche après la saisie manuelle d un paiement (enregistrement direct). L utilisateur peut s enregistrer à partir de ce texte en un seul clic (sans remplir le masque d enregistrement) auprès de l émetteur de factures correspondant (voir chapitre 7.1) Annulation auprès des émetteurs de factures La fonction «annuler» permet aux destinataires d annuler leur adhésion à l e-facture auprès des différents émetteurs de factures pour la réception électronique des factures Processus en relation avec le traitement des factures Afficher le nombre de factures en suspens et des factures pour info Après l accès à e-finance, le destinataire voit apparaître un message lui indiquant le nombre de factures en suspens et de factures pour info. S il clique sur le lien correspondant, il voit directement apparaître l aperçu avec les factures en suspens et les factures pour info Afficher l aperçu des factures La fonction «aperçu des factures» permet au destinataire de se faire afficher ses factures. La sélection s effectue à l aide d un masque de saisie permettant de restreindre l affichage selon la date, la monnaie, le montant et l état des factures. Etat Description Sélection possible pour payer ou refuser la facture Ouvert La facture n a pas encore été traitée. Oui Traité Refusé Le facture a été traitée par une des méthodes suivantes: Un ordre de paiement a été donné pour cette facture. La facture a été téléchargée au moyen d un logiciel. La facture avec l état «pour info» a été affichée. La facture a été refusée par l utilisateur. Non Oui, jusqu à ce que les données soient effacées (au moins 120 jours après le refus). Manuel E-facture Version avril /79

67 Etat Description Sélection possible pour payer ou refuser la facture Pour info Aucun paiement n est nécessaire. Le montant est prélevé par Debit Direct ou le montant est nul ou inférieur à zéro. Après la première consultation de la facture, l état est automatiquement muté sur «traité». Non Dans l aperçu des factures, l utilisateur dispose des options suivantes pour le traitement de ces dernières: Afficher le détail de la facture Libérer la facture pour paiement Refuser la facture Afficher le détail de la facture En cliquant sur la loupe à côté de la ligne de la facture, vous pouvez afficher le détail de la facture et l enregistrer sur un disque local ou l imprimer si nécessaire. Ce détail de la facture ne peut être utilisé pour faire valoir le droit à une déduction de l impôt préalable de la TVA que s il est muni d une signature numérique. Comme tous les détails des factures ne se trouvent pas dans l environnement sécurisé d e-finance, il se peut que, par l activation de certains liens dans le détail de la facture, un site externe soit ouvert. PostFinance prend des mesures de précaution pour garantir aux clients e-finance une protection optimale contre tout accès non autorisé (voir chapitre 12) Sélectionner une ou plusieurs factures L utilisateur sélectionne la ou les factures qu il veut traiter. Selon l état des factures, il peut en sélectionner une ou plusieurs d un seul clic de souris. Factures à l état ouvert: une ou plusieurs factures peuvent être sélectionnées Factures à l état traité: ne peuvent pas être sélectionnées Factures à l état refusé: les factures ne peuvent être sélectionnées qu une à une Factures à l état pour info: ne peuvent pas être sélectionnées Donner l ordre de paiement La fonction «payer» permet de transmettre les factures dans un ordre de paiement. Comme jour d exécution du paiement, le système reprend par défaut la date d échéance de la facture. Les données suivantes peuvent être modifiées ou complétées individuellement par l utilisateur dans l ordre de paiement: compte de débit montant d exécution si cette possibilité est autorisée par l émetteur de la facture date d exécution du paiement, pour une ou pour toutes les factures indications concernant l exécution du paiement (p. ex. prioritaire) L émetteur de factures peut proposer à l utilisateur de payer par acomptes. En pareil cas, le système affiche dans e-finance le bouton supplémentaire Manuel E-facture Version avril /79

68 «Paiement par acomptes». L utilisateur peut, au moyen de ce bouton, activer le paiement conformément aux acomptes définis par l émetteur de factures. Après confirmation des ordres de paiement affichés, ceux-ci sont transférés dans les paiements en cours d e-finance et y restent en suspens jusqu au moment de leur exécution Modifier un ordre de paiement L utilisateur peut modifier un ordre de paiement selon les mêmes processus que dans e-finance jusqu au jour de son exécution. Les modifications suivantes sont possibles: modification du compte de débit modification du montant d exécution si autorisé par l émetteur de la facture modification de la date d exécution du paiement modification des indications concernant l exécution du paiement (p. ex. prioritaire) Le numéro de référence BVR ne peut pas être modifié Effacer un ordre de paiement L utilisateur peut effacer un ordre de paiement selon les mêmes processus que dans e-finance jusqu au jour de son exécution. Si un ordre de paiement est effacé, la facture correspondante revient à l état «ouvert». Si, en cas de paiements par acomptes, seuls certains acomptes sont effacés, seul(s) cet acompte/ces acomptes peut/peuvent à nouveau être payé(s) par la suite Comptabiliser et notifier une inscription au débit Le jour de l échéance de l ordre de paiement, PostFinance l exécute sur les systèmes de trafic de paiements existants et envoie les notifications habituelles. Si l ordre de paiement ne peut pas être exécuté le jour de l échéance parce que l avoir en compte est insuffisant, de nouvelles tentatives de débit sont effectuées automatiquement les 5 jours de semaine suivants, sans qu un avis soit envoyé au destinataire. L ordre est exécuté dès que la couverture est suffisante. Si cela n est pas le cas dans les 5 jours ouvrables suivant l échéance souhaitée, le client en est informé par courrier. Il a ensuite la possibilité de réactiver l ordre de paiement Refuser une facture La fonction «refuser» permet de mettre les factures sélectionnées à l état correspondant et l émetteur de factures en est informé. Les factures rejetées, que l utilisateur ne veut pas (encore) payer, ne seront par conséquent pas prises en compte par la fonction «sélectionner toutes les factures en suspens». Une facture rejetée peut toutefois être resélectionnée séparément et payée plus tard Archives e-facture (uniquement pour la clientèle commerciale) Si le client commercial a choisi le mode de conservation Archives e-facture lors de son adhésion en ligne à e-facture, PostFinance conserve les factures signées au format PDF pendant 10 ans, et les efface après 11 ans au maximum. Les factures archivées peuvent être administrées sous la rubrique du menu «Archives». Seules les factures PDF signées numériquement peuvent être archivées. Toutes les autres factures ne sont pas archivées. Manuel E-facture Version avril /79

69 15. Transmission de commandes 15.1 Transmission de commandes à PostFinance SA Les commandes sont transmises à PostFinance dans un format à convenir. PostFinance fournit à cet effet un Web Service ad hoc. Les commandes sont munies du statut «délivré» à la réception. Le client peut vérifier au moyen d un code de retour si la transmission a été effectuée avec succès. L état du traitement peut être vérifié en consultant le statut de la commande. Si la transmission a échoué, le client doit renvoyer les données. PostFinance veille à ce qu une commande ne puisse être réceptionnée et transmise qu une seule fois. Le numéro de commande constitue la référence univoque à cet effet. La commande est mémorisée temporairement pour 7 jours à PostFinance. Pendant ce temps, le statut de la commande peut être consulté. Ensuite, les commandes sont effacées Transmission de la commande au fournisseur La commande est livrée au fournisseur dans un format et par un canal à convenir avec lui, ce qui signifie qu il est possible de convertir le format du client dans le format du fournisseur. Les confirmations de commande et autres messages ne peuvent pas être transmis par PostFinance Statut de la commande Le statut de la commande peut être consulté par le biais d un Web Service. Il est mis à disposition selon la structure suivante: Numéro de commande Statut (remis, livré) Timestamp Pour des informations supplémentaires sur la transmission de commandes, veuillez vous adresser aux spécialistes du Helpdesk e-facture. Manuel E-facture Version avril /79

70 Annexe Service Level Agreement (voir pages suivantes) Livraison des données à SIX Paynet SA (SIX) (voir pages suivantes) Abréviations et termes (voir pages suivantes) Documents techniques suivants, visibles à l adresse e-facture: Pour les émetteurs de factures (livraison e-facture) schéma XSD yellowbill Invoice 2.0 description yellowbill Invoice 2.0 dans les formats de tableurs (xlsx) description des modes d adressage pour Interconnect modèles de factures (XML) lien vers Web Services pour les émetteurs de factures Pour les émetteurs de factures (livraison protocole de traitement) modèles de fichiers yellowbill Invoice 2.0 schéma XSD ProcessProocol modèle de protocole de traitement tableau reason code pour le protocole de traitement Pour les destinataires de factures (livraison e-facture) schéma XSD yellowbill Invoice 2.0 schéma XSD SignatureVerificationProtocol modèles de factures (dossier ZIP avec yellowbill Invoice 2.0) Manuel E-facture Version avril /79

71 Service Level Agreement (SLA) Disponibilité du système et fenêtre de maintenance Services Prestations Remarques Temps machine 7 24 heures Sans la fenêtre de maintenance Disponibilité Temps de panne continu maximal: Panne totale Panne partielle 99,5 % par trimestre Seules les pannes totales sont prises en considération. max. 12 heures max. 24 heures Les pannes qui sont annoncées pendant les heures de service sont résolues dans les délais convenus pour les pannes totales et les pannes partielles. Les délais convenus doivent être compris avec le temps de réaction et le feedback indiquant que la panne est résolue. Le temps de reconstitution des stocks de données dépend de leur taille et ne peut pas être garanti. Fenêtre de maintenance Serveur Maintenance Activités Sauvegarde de l application et de la banque de données Sauvegarde des données du système Maintenance nécessitée par des motifs techniques Maintenance nécessitée par l application Remarques Quotidiennement Une fois par semaine, soit le dimanche entre 02h00 et 06h00. Le délai de conservation est de 30 jours. En cas de restauration, les données ne peuvent être reconstituées que jusqu à la dernière sauvegarde. Une fenêtre de service de 4 heures est disponible chaque mois pour la maintenance de l infrastructure informatique générale; en règle générale, elle se situe le dimanche entre 02h00 et 06h00. Les maintenances nécessitées par l application sont discutées au préalable et annoncées aux adhérents. Manuel E-facture Version avril /79

72 Délais de traitement et de transmission Les données des factures reçues sont traitées à PostFinance dans les 24 heures qui suivent leur arrivée, puis mises à la disposition du destinataire. Le protocole de traitement (voir chapitre 9) est mis à la disposition de l émetteur de la manière suivante: Protocole par jour civil: La mise à disposition intervient le lendemain de la fin du traitement. Protocole par transaction: La mise à disposition intervient à la fin du traitement. Le fichier d enregistrement (voir chapitre 13.4) est conçu quotidiennement pendant la nuit et mis à la disposition en vue de la prise en charge par l émetteur. Helpdesk e-facture PostFinance a chargé Swiss Post Solutions SA d assurer le support pour la prestation e-facture. Les prestations de support prévues dans le présent SLA sont gratuites pour les adhérents. Service de contact pour le support: Helpdesk e-facture géré par Swiss Post Solutions SA Téléphone [email protected] Temps de disponibilité Lundi à vendredi Samedi et dimanche Temps de réaction Support de 1 er niveau 08h00 à 18h00 Pas de service Immédiat Offre de prestations Activités Traitement des appels Réception des erreurs, problèmes et questions Saisie électronique des avis Communication de la solution aux adhérents Traitement des problèmes Coordination Traitement et résolution des erreurs, problèmes et questions aux différents niveaux de support (Support Levels) Désignation du propriétaire du problème Fixation des priorités et transmission du problème Reporting Avec le décompte mensuel, les adhérents reçoivent des indications sur le nombre et le type de données traitées. Manuel E-facture Version avril /79

73 Livraison des données à SIX Paynet SA (SIX) Lors de l utilisation de la livraison de données à SIX pour la transmission à des clients e-banking (voir chapitre 5.7), il faut tenir compte des points de détail suivants. IMPORTANT: ce processus diffère sensiblement de la transmission de factures à des partenaires réseau (voir chapitre 5.6), qui est également proposée pour SIX. Informations générales En plus de la convention avec PostFinance, l émetteur de factures a besoin d un accord séparé avec SIX dans lequel l indemnisation de SIX sera définie. PostFinance prend en charge, sur mandat de l émetteur et dans le cadre du contrat que celui-ci a conclu avec SIX, la réception des données SIX en vue de la transmission de la facture aux clients e-banking de banques raccordées à SIX. Le tri et la transmission des données interviennent sans autre traitement dans le système e-facture de PostFinance et se limitent donc à la transmission de données non signées, qui ne peuvent pas être utilisées pour faire valoir le droit à la déduction de l impôt préalable de la TVA. Les émetteurs de factures qui ont donné l'ordre à PostFinance de signer numériquement leurs factures peuvent également bénéficier d un archivage des données signées (voir chapitre 5.8). PostFinance est responsable du support technique vis-à-vis de l émetteur de factures. Enregistrement et désinscription de clients e-banking Il faut impérativement utiliser le masque d enregistrement standard de Post- Finance pour que les processus relatifs à SIX puissent être respectés. PostFinance met les données d enregistrement à la disposition de l émetteur de factures selon les processus décrits aux chapitres 7 et Ces données sont complétées par les deux valeurs supplémentaires «BCR_AUTH_TOKEN» et «STATE». La valeur «BCR_AUTH_TOKEN» est un token univoque généré à chaque enregistrement à SIX. L émetteur de factures ne doit pas en tenir compte, car il sert au pilotage des processus entre SIX et PostFinance. La valeur «STATE» contient le statut d enregistrement à SIX. La signification de son contenu est la suivante: 0 RegistrationRequested; enregistrement déclenché par le client e-banking 1 Active; enregistrement accepté par l émetteur de factures 2 RefusedByBiller; enregistrement refusé par l émetteur de factures 3 Inactive; enregistrement désactivé par le client e-banking Lors de l enregistrement d un client e-banking, la UserID commence par Tout enregistrement d un client e-banking refusé par l émetteur de factures doit être annoncé dans un délai de 72 heures au helpdesk e-facture. Dans Manuel E-facture Version avril /79

74 ce cas, PostFinance annonce la valeur 2 à SIX pour le champ «STATE». Sauf mention contraire, PostFinance part du principe que l enregistrement a été accepté et annonce à SIX après 3 jours automatiquement la valeur 1 pour le champ «STATE». SIX informe le destinataire de factures des enregistrements acceptés ou refusés. Données de facturation L émetteur de factures envoie toutes les données de facturation à PostFinance, que celles-ci soient destinées aux clients de PostFinance ou aux clients e-banking. Pour la visualisation des détails, PostFinance recommande de transmettre les détails des factures au format PDF (voir chapitre 8.1). Si les détails des factures sont mis à disposition sur la plate-forme de l émetteur de factures (voir chapitre 8.3), l adresse URL doit contenir un token selon les exigences de SIX. L algorithme SHA-1 est utilisé pour déterminer la valeur hash. Des corrections des données d une facture (p. ex. écrasement des données) ne sont possibles que si les données n ont pas encore été transmises à SIX. Dans le cas contraire, il faut fournir un justificatif d annulation ou d inscription au crédit avec une référence à la facture d origine ainsi qu une «nouvelle» facture. Traitement des factures par les clients e-banking Les clients e-banking peuvent traiter les factures selon les processus et les fonctions des applications e-banking des banques raccordées à SIX. PostFinance n a aucune influence sur l étendue exacte des fonctions dans les solutions e-banking. On notera en particulier que certaines fonctions e-facture de PostFinance ne sont pas soutenues ou ne le sont que dans une mesure restreinte par ce canal. Ce sont notamment les fonctions suivantes: Paiement par acompte (voir chapitre 4.5) Enregistrement direct (voir chapitre 7.1) Le support pour les clients SIX est assuré par SIX ou par les banques raccordées à SIX. Conservation des données à PostFinance SA En relation avec la livraison des données à SIX, les délais de conservation suivants s appliquent: Type de données Données d enregistrement des clients e-banking Délai de conservation Jusqu au moment de la désinscription Manuel E-facture Version avril /79

75 Type de données Données relatives aux paiements (XML) Détails des factures (PDF) Délai de conservation 120 jours après échéance de la facture ou dernière modification du statut 12 mois après échéance de la facture Manuel E-facture Version avril /79

76 Abréviations et termes Abréviations/Termes AS2 B2B B2C Bill Presentment BillerID BSP Business Interface BVB des banques BVR Consolidator CSP CSV DD Destinataire de factures Disponibilité Durée de panne EBillAccountID Description Protocole de communication pour avis EDIFACT Business-to-Business (d entreprise à entreprise) Business-to-Consumer (d une entreprise à un consommateur/client privé) Visualisation de la facture Numéro d identification univoque d un émetteur de factures dans le système yellowbill Biller Service Provider Portail https (interface utilisateur web) Ce portail sert, d une part, à l émetteur pour la transmission de ses factures ainsi que pour le téléchargement des données de traitement et, d autre part, au destinataire pour le téléchargement des factures électroniques signées numériquement. Login sur Bulletin de versement bancaire avec numéro de référence Bulletin de versement orange avec numéro de référence Le Consolidator constitue la partie centrale d un réseau EBPP. Tous les Service Providers y sont raccordés. Les factures de tous les BSP sont triées par destinataire de factures et mises à disposition du CSP correspondant. Le Consolidator gère en outre l état des factures. Customer Service Provider, p. ex. e-finance de PostFinance SA Comma Separated Value (valeur séparée par une virgule) CSV est un format de fichier indépendant de tout système pour l échange de feuilles de calcul entre tableurs et gestionnaires de bases de données (MS-Excel, MS-Access, etc.). Debit Direct Autorisation de débit donnée à l émetteur par le destinataire de factures (Poste) Personne ou entreprise recevant une facture pour une prestation qui lui a été fournie; correspond aussi au débiteur du paiement Pourcentage de disponibilité du système pendant une période donnée. En règle générale, on se fonde sur l année entière. Seules les pannes totales sont prises en considération et non pas les pannes partielles. Période continue pendant laquelle le système ne peut pas du tout (panne totale) ou ne peut que partiellement (panne partielle) être utilisé en raison d une erreur ou d un problème. Numéro d identification univoque d un destinataire de factures dans le système yellowbill Manuel E-facture Version avril /79

77 Abréviations/Termes E-facture E-finance EDIFACT Emetteur de factures ERP Facture originale FDS HTML Fenêtre de maintenance HTTP HTTPS Ko LSV LTVA Mo OelDI Olico OLTVA OPAE Description Facture électronique Nom de la rubrique du menu dans e-finance L application e-banking de PostFinance SA Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport UN/EDIFACT (ISO 9735) est un standard international en matière de présentation de données commerciales à des fins d échanges de données électroniques entre entreprises. Personne ou entreprise facturant une prestation qu elle a fournie; correspond aussi au bénéficiaire du paiement Enterprise Resource Planning Système pour la planification et le pilotage de toute la chaîne de création de valeur d une entreprise Document déclaré comme original de la facture File Delivery Services HyperText Markup Language Langage normalisé de description de pages Internet Temps pendant lequel des travaux relevant de la technique, de l application ou des travaux similaires sont accomplis sur le système au titre de maintenance ou de service, le système n étant pas disponible pendant ce laps de temps. HyperText Transfer Protocol Protocole pour la communication entre serveurs et navigateurs Internet HyperText Transfer Protocol Secure (crypté à 128 bits) Protocole de communication sécurisée entre serveurs et navigateurs Internet Kilooctet Lastschriftverfahren, système de débit direct des banques Autorisation de débit donnée à l émetteur par le destinataire de factures (banque) Loi fédérale régissant la taxe sur la valeur ajoutée Mégaoctet Ordonnance du département fédéral des finances concernant les données et les informations transmises par voie électronique Ordonnance sur les livres de comptes Ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes Ordonnance relative à la loi fédérale régissant la taxe sur la valeur ajoutée Ordre de paiement électronique Manuel E-facture Version avril /79

78 Abréviations/Termes Panne partielle Panne totale PDF SAP IDoc SFTP SSL Swiss Post Solutions SA Swiss Sign SA Système yellowbill Temps machine TransactionID TVA URL UTF-8 W3C Description Voir Durée de panne Voir Durée de panne Portable Document Format SAP Intermediate Document Format pour la transmission de données du système SAP Secure File Transfer Protocol Protocole permettant la transmission cryptée de fichiers (files) entre plusieurs ordinateurs ou serveurs dans le réseau Secure Socket Layer SSL est un protocole développé par Netscape pour le cryptage de liaisons Internet ainsi que pour l authentification de l utilisateur. SSL établit une connexion sécurisée de bout en bout. Société du groupe La Poste Suisse, exploitant la solution e-facture sur mandat de PostFinance SA Société du groupe La Poste Suisse. Editeur de signatures numériques reconnues par la loi. Dénomination du système pour la solution e-facture de PostFinance SA. Temps pendant lequel le système est en service après déduction de la fenêtre de maintenance. Règle: 7 24 fenêtre de maintenance = temps machine Code unique (alphanumérique à 10 positions au maximum) identifiant une transaction pour un émetteur de factures. Associée à la BillerID, la TransactionID identifie une facture de manière univoque. Taxe sur la valeur ajoutée Uniform Resource Locator Une URL est l adresse, valable de manière générale, d une ressource (p. ex. un fichier) dans l Internet. Cette adresse univoque se compose de la désignation du protocole (p. ex. du nom du serveur sur lequel la ressource se trouve (p. ex. postfinance.ch), du nom du service fournissant la ressource (p. ex. www) ainsi que du nom de la ressource elle-même. Unicode Transformation Format-8: jeux universels de caractère swww.utf-8.com World Wide Web Consortium Le consortium W3 est une communauté d intérêts renommée, qui est constituée d entreprises, de développeurs et d organismes actifs dans et pour l Internet. Elle a pour objectif de standardiser les technologies utilisées dans ce réseau. Manuel E-facture Version avril /79

79 Abréviations/Termes Web Services XML XSD yellowbill Invoice ZIP Description Services mis à disposition des utilisateurs sur l Internet et faisant par exemple appel au langage XML et au protocole https. Les Web Services se distinguent des services classiques de l Internet par le fait qu ils ne sont pas axés sur l utilisation par des personnes, mais par des systèmes automatiques. Les Web Services poursuivent également l objectif de l interopérabilité, c est-à-dire qu ils doivent pouvoir être utilisés et agir entre eux de manière normalisée, indépendante du système d exploitation, du langage de programmation, etc. Un protocole de communication normalisé doit être utilisé pour que cette interopérabilité soit assurée. Extensible Markup Language Extensible Schema Definition Format XML pour la transmission des données vers et à partir de la solution e-facture de PostFinance SA Format utilisé pour les fichiers compressés, qui permet d une part de réduire l espace nécessaire et, d autre part, sert de fichier conteneur dans lequel plusieurs fichiers de même nature peuvent être rassemblés. Manuel E-facture Version avril /79