Saisie d OD ADAGIO 1 Qu est-ce qu un OD de régularisation? Une OD («Opération Diverse» en comptabilité) est un lot d écritures comptables. Le terme «régularisation» indique que l OD est destinée à corriger l état d un dossier. 2 Lecture d un dossier L accès au dossier se fait par l intermédiaire du module «Consultation de compte» dans le «Suivi». Il existe plusieurs moyens de consulter un dossier : a) Par numéro de facture On obtient dans un premier temps l écran suivant : Page 1 sur 11
Il reprend les principales informations de la facture : montant, date de facturation, ventilation du montant entre les différents organismes Le bouton «Historique» permet d afficher le détail de la «vie» de ce dossier. Seule les opérations portant comme n de rapprochement le n de facture indiquée apparaissent. C est la seule condition de filtrage! b) Par n Insee Cette fois-ci, on obtient directement un écran de «détail», qui affiche toutes les opérations enregistrées sous ce n INSEE, quel que soit le n de facture, l agence Page 2 sur 11
Par conséquent, d autres informations non affichées dans l historique d une facture apparaissent : l agence, le partenaire, le centre de gestion et l organisme. c) Par le nom Ce critère de recherche pourrait paraître redondant avec le n INSEE, mais il n en ait rien. En effet, un même patient peut avoir été enregistré sous plusieurs n INSEE! d) Autres critères de sélection Date départ Visu : Par défaut c est la date de mise en œuvre d ADAGIO. Il permet de ne faire apparaître que les opérations saisies après cette date. Dans le cas d un dossier volumineux, il permet de se concentrer que sur les opérations recherchées. Prenez cependant garde à choisir une date judicieuse pour ne pas tronquer une partie du dossier.. Tout/Non soldé Pour un patient donné par exemple, il affiche l intégralité d un dossier qui n est pas soldé, et ce même si certaines parts sont soldées. Ce critère est très intéressant car il réalise pour vous le rapprochement entre les opérations «comparables». Il existe d autres fonctions dans la «Consultation de compte». Nous ne les évoquerons pas ici et nous vous engageons à vous reporter à la documentation principale d ADAGIO à ce sujet. 3 Clef de recherche d une opération Pour solder un dossier, ADAGIO procède au rapprochement de certaines écritures en fonction d une clef de recherche. Seules les opérations avec une clef de recherche STRICTEMENT identique sont rapprochées. Cette clef se compose : Du n de l agence Page 3 sur 11
Du n du partenaire Du n du centre de gestion et de l organisme (0 dans les 2 cas pour une part patient) Du n de rapprochement Du n INSEE Du type de l opération Dans cette clef, il faut remarquer deux éléments importants : Le n de rapprochement : Il ne faut pas confondre le n de rapprochement avec le n de facture. A l origine, les deux n sont identiques. Ensuite, les différentes opérations qui découlent sur cette facture peuvent avoir un n de «facture» (on parlera de n de pièce), différent. Par contre, le n de rapprochement demeure inchangé : il constitue le fil «rouge» de ce dossier et permet de retrouver toutes les opérations associées. Ainsi dans le cas d une régularisation (avec refacturation), celle-ci a un nouveau n de facture, mais a le même n de rapprochement que la facture initiale. Le type d opération On regroupe les opérations en deux classes : Type Signification Signe de la valeur F Facture + A Annulation de facture R Règlement D Débit + C Crédit V Indu/Trop perçu Reprise sur indu + ou Sous condition expresse que les autres éléments de la clef de recherche soient identiques, les lignes de type F, A, R, D et C se somment en elles. De même les lignes de type V se somment UNIQUEMENT entre elles sous la même condition que précédemment. Il est important de noter le signe de chaque type. En prenant en compte qu une facture a un signe positif, le signe des autres types en découle logiquement. Il peut être alors étonnant de constater qu un crédit est négatif et un débit positif! A proprement parler, le type exact ne fait pas partie de la clef de recherche. C est plutôt la classe à laquelle il appartient qu il est important de retenir. 4 Quand doit-on passer une OD? Lorsqu on rapproche, suivant la clef de recherche, les opérations, on doit normalement obtenir l état suivant : Somme des F, A, R, D, C : Egal à 0 (le dossier est soldé) ou supérieur à 0 (on vous doit de l argent) Somme des V : Egal à 0 (vous n avez aucun indu) ou inférieur à 0 (vous avez de l argent en trop sous forme d indu) Lorsque ces règles sont respectées, ces dossiers peuvent être soldés (lorsque cela est nécessaire), via la saisie des règlements (soit par saisie d un montant reçu sur un compte de virement ou de chèque et/ou une reprise sur indu). Si le somme des F, A, R, D, C est inférieur à 0, cela indique que vous avez un dossier créditeur (vous avez reçu plus de règlement que d argent attendu). Si la somme des V est supérieure à 0, vous avez utilisé plus d indu que vous n aviez! Lorsqu un dossier vérifie au moins une de ces deux règles précédentes, la seule alternative pour le corriger est la saisie d une OD. A proprement parlé, on ne crédite ou débite pas une écriture en particulier : c est deux ensembles de lignes (chaque ensemble ayant la même clef de recherche) qui ont un solde positif ou négatif. L OD consistera à rapprocher ces deux ensembles. Page 4 sur 11
Un solde créditeur peut être «corrigé» en transformant le trop perçu en indu : on revient alors à une situation cohérente : F 100 R -125 Ce dossier montre un solde créditeur de 25 Après correction par OD, on obtiendrait le dossier suivant : F 100 R -125 D +25 V -25 Si on applique la condition expliquée plus haut, le dossier est maintenant cohérent. Il est clair que, dans l absolu, cette modification n a pas changé l état de fait : vous devez toujours 25! Cependant, d une part, on constate désormais que la facture est correctement soldée (du règlement, on a gardé que la somme nécessaire pour la solder), d autre part, le passage en indu du trop perçu permettra de le réutiliser dans la saisie des règlements en reprise d indu. En effet, la saisie des règlements n affiche que le trop perçu indiqué sous forme d indu (lignes de type V). a) Pourquoi ne pas laisser un solde créditeur? Dans l exemple précédent, spontanément, le bon sens nous incite à dire que l on a reçu 25 en trop. Or, ce n est pas forcément aussi simple. En effet, on pourrait supposer que d une part l organisme ne voulait payer que 75 sur les 100 demandé (car la facture que vous lui avait présentée était erronée par exemple) et que d autre part il s est «trompé» en vous réglant (il vous a donné alors 50 de trop)! Par conséquent, le véritablement trop perçu est de 50! 5 Comment savoir sur quel dossier passer une OD? a) L édition des encours La module «Edition des encours organisme/patient» dans «Suivi» vous permet de suivre l évolution de vos dossiers : ce qu on vous doit et ce que vous devez. Page 5 sur 11
Les différents critères de sélection vous permettre d optimiser votre contrôle. Certains critères méritent cependant qu on s y attarde. Date de départ : A l instar de la date de visualisation, il permet de ne prendre en compte les opérations qu à partir d une date. Là aussi, la remarque concernant le choix judicieux de cette date «planché» s applique. Date Limite Factures : C est le pendant de la date de départ : ADAGIO prend en compte toutes les factures jusqu à cette date Mouvementés jusqu au : ADAGIO prend en compte toutes les opérations de règlement jusqu à cette date Pour la sélection suivante : Date de départ 01/01/05 Date Limite Factures 30/06/05 Mouvementés jusqu au 31/12/05 ADAGIO prendra en compte les factures émises entre le 01/01/05 et le 30/06/05 et tous les règlements qui leur sont associées entre le 01/01/05 et le 31/12/05. On peut traduire cette sélection par : état des factures émises entre le 01/01/05 et le 30/06/05 et qui n ont pas été soldées au 31/12/05. Type d édition La classe (V ou bien F, R, A, D et C) est un élément très important dans le rapprochement des écritures. En fonction du type d édition choisi, on peut simuler des rapprochements entre ces classes pour déterminer au final quelles OD doivent êtres passées. La rapprochement a lieu sur la même clef de rapprochement (à savoir agence, partenaire, organisme, centre de gestion, n Insee et n de rapprochement). Pour cette même clef, suivant le type d édition choisi, on sommera ou non les F, R, A, D, C et les V comme si une OD avait été saisie. Page 6 sur 11
Créditeurs/Avec indu Rapproche les dossiers pour lesquels la somme des F, R, A, D, C est négative avec d éventuels indus (somme des V) : il vous permet de faire un listing de toutes les sommes que vous devez. Débiteurs/Avec indu Rapproche les dossiers pour lesquels la somme des F, R, A, D, C est positive avec d éventuels indus (somme des V). Si le reste à payer est positif, il n y a aucun ou pas assez d indu pour solder la facture ; si le reste à payer est négatif, il restera des indus après avoir soldé la facture ou bien il n y a en fait aucun dû mais seulement des indus. Cet état est à comparer de «Débiteur/Sans indu». Indus seuls Ne prend en compte que les indus et les sommes entre eux. Cette édition vous permet de faire un bilan de toutes les sommes en indu dont vous disposez. Créditeurs/Sans indu Rapproche les dossiers pour lesquels la somme des F, R, A, D, C est négative, sans tenir compte des éventuels trop perçu déjà mis sous forme d indu (Somme des V). Cet état vous permet d identifier les dossiers pour lesquels vous avez un solde créditeur, qui devra éventuellement être passé sous forme d indu ou utilisé directement pour solder un autre dossier débiteur. Débiteur/Sans indu Rapproche les dossiers pour lesquels la somme des F, R, A, D, C est positive, sans tenir compte des éventuels indu. Cet état est à rapprocher de «Débiteurs/Avec indu». En effet, si un dossier apparaît sur «Débiteur/Sans indu» mais pas sur «Débiteur/Avec indu», c est qu une OD ou une reprise sur indu peut être appliquée pour solder le dossier. Mode d édition : Ecart partiel : affiche les dossiers pour lesquels le montant dû a été partiellement réglé. Ecart total : affiche les dossiers pour lesquels aucun règlement n a été effectué. Associés avec les autres critères, vous pouvez affiner vos recherches. Le suivi des encours est primordial pour faire le point sur la vie de vos dossiers. Contrôlé régulièrement, vous pourrez agir facilement, faire des relances en temps et en heure. Si vous négligez cette étape, vous risquez de passer à côté de dettes et tôt ou tard vous devrez effectuer un long et fastidieux pointage. Il est conseillé, au moins une fois par semaine en fonction de l activité, de faire un encours patient. En effet, la part patient est censée être réglé à la facturation. Gardez à l esprit qu un dossier sur lequel on vous doit de l argent (solde négatif) peut être soldé via le module de saisie des règlements. Il n est pas alors nécessaire de saisir une OD. b) La consultation d un compte La consultation de comte avec le critère «Soldé» est très pratique pour avoir un aperçu du ou des dossiers non soldés. Pensez, pour bien le comprendre, que lorsqu une écriture n est pas soldée (contrepassée), le dossier entier apparaît! 6 Comment saisir une OD? a) Recherche et réflexion Avant de saisir une OD, il faut d abord comprendre ce qui s est passé sur le dossier : n hésitez pas à interroger l opticien ou le praticien voire le client. Là aussi, vous comprenez très bien qu un suivi régulier des encours vous facilitera la tâche : il est plus facile de trouver réponse à un dossier récent que sur un dossier datant de plusieurs mois! Une OD n est pas une solution «miracle» : si vous ne savez pas ce qu il faut faire et pourquoi le faire, vous ne saurez pas saisir une OD voire même, vous risquez de compliquer le dossier. Il est bon de réfléchir, simplement, à ce que voudriez faire et à l état dans lequel vous voulez avoir le dossier. Pensez que l état final du dossier dans ADAGIO doit refléter l état réel du dossier : il est facile de solder un dossier en prenant de l argent depuis un autre compte, mais est-ce que cet argent est vraiment disponible? On ne solde pas pour «solder»! Il est très important de noter la clef de recherche des éléments que vous devrez rapprocher. Ne vous contentez pas seulement d un a priori : vérifiez bien les valeurs en consultant suivant différents Page 7 sur 11
critères le dossier. Il vous permettra, par exemple, de vous assurer du bon n d agence ou de partenaire! L OD consiste avant tout, à prendre de l argent d un côté, pour le déposer de l autre. Il faut donc déterminer où prendre cet argent et sur quoi le réimputer. Pour comprendre comment saisir une OD, il faut faire une comparaison : Imaginez avoir de l argent dans un coffre fort que vous devez transférer dans un autre : chacun des coffres à un code, que vous devez connaître pour procéder au transfert. Le code est en l occurrence la clef de recherche! Le code du coffre «créditeur» correspond à la clef de recherche des écritures dont la somme est négative ; le code du coffre «débiteur» est la clef de recherche des écritures dont la somme est positive. Le premier écran de la saisie d une OD vous permet d indiquer sur quelle agence et quel partenaire vous allez travailler (aussi bien pour le débit que le crédit) : La date minimale, non modifiable, indique la date de dernière exportation comptable : il n est pas possible de saisir une OD avec une date de valeur antérieure à cette date. Le deuxième écran permet d indiquer les informations concernant l écriture de débit, c'est-à-dire l opération consistant à prélever de l argent sur un dossier. Contrôlez bien les valeurs du dossier Page 8 sur 11
comptable pour s assurer qu elles correspondent à la bonne agence et au bon partenaire (rappelé en haut de l écran) La section «Tiers à imputer» permet d indiquer : l organisme de régime obligatoire et le patient (Organisme/Patient par Nom ou Organisme/Patient par Code Insee) l organisme de régime complémentaire et le patient (Mutuelle/Patient par Nom ou Mutuelle/Patient par Code Insee) Le patient uniquement (Par nom ou Par Code Insee) La zone «Avoir/Déduit» est parfois la plus délicate à saisir. Elle permet d indiquer le type d opération qui sera associé au crédit : Avoir : le débit sera de type «V». Comme les opérations de type «V» ne peuvent se compenser qu entre elles, il va de soit que l avoir ne peut être choisi que lorsqu on souhaite le mettre en correspondance avec une autre opération de type «V». Générer un débit (prendre de l argent) de type «V» est une reprise sur indu. Déduit : le débit sera de type «D». Cette opération est à choisir lorsqu on veut compenser des écritures de types F, R, A, D ou C. L opération de débit (quelle soit en avoir ou en débit) est de valeur positive! En résumé, le tableau suivant vous indique quand il faut choisir «Déduit» ou «Avoir». Sur l écran de crédit Sur l écran de débit Ecritures de type F, R, A, D, ou C Ecritures de type V Ecritures de type F, R, A, D, ou C Déduit Déduit Déduit Avoir Ecritures de type V Avoir Déduit Avoir Avoir Notez la présence du bouton «Rechercher». Vous le trouverez sur tous les écrans de saisie d OD. Il permet d aller consulter à tout moment un dossier pour contrôler les valeurs saisies. Page 9 sur 11
Le troisième écran permet d indiquer les informations concernant l écriture de crédit, c'est-à-dire l opération consistant à ventiler l argent prélevé sur l écran précédent. Vous saisirez, à l instar de l écran précédent, les coordonnées de l organisme/mutuelle et/ou du patient correspondant au dossier sur lequel vous devez déposer l argent. Il est possible de ventiler le crédit en plusieurs écritures (d où le tableau situé en partie basse). Par défaut, le n de pièce (n de rapprochement) est le même que sur l écran précédent : pensez bien à le modifier si nécessaire. La zone «Avoir/Déduit» a la même incidence que sur l écran précédent, mais avec une nuance : Avoir : le crédit sera de type «V». Comme les opérations de type «V» ne peuvent se compenser qu entre elles, il va de soit que l avoir ne peut être choisi que lorsqu on souhaite le mettre en correspondance avec une autre opération de type «V». Générer un crédit (déposer de l argent) de type «V» est synonyme de génération d indu. Déduit : le crédit sera de type «C». Cette opération est à choisir lorsqu on veut compenser des écritures de types F, R, A, D ou C. Notez également que l opération de crédit (quelle soit en avoir ou en débit) est de valeur négative! 7 Quelques cas et remarques Comme indiqué plus haut, lorsque, pour une clef de recherche donnée : La somme des F, A, R, D, C est égale à 0 (le dossier est soldé) ou supérieur à 0 (on vous doit de l argent) La somme des V est égale à 0 (vous n avez aucun indu) ou inférieur à 0 (vous avez de l argent en trop sous forme d indu) et qu il est nécessaire de solder partiellement ou totalement le dossier, on peut utiliser la saisie des règlements : soit en saisissant à proprement parlé un règlement soit en procédant à une reprise sur indu soit les deux à la fois. Page 10 sur 11
Rappelez vous bien que la somme à indiquer sur le premier écran de la saisie des règlements correspond à l argent que vous allez prélever sur le compte bancaire pour l imputer sur les dossiers. Si vous procédez à règlement en n utilisant que des indûs, la somme indiquée est forcément 0. En effet, vous n allez pas prélever l argent du compte bancaire, puisqu il est déjà sous forme d indû (et un indû est déjà une forme de ré-imputation). Si vous utilisez des indûs et de l argent reçu, la somme indiquée correspond à la somme reçu, car, elle, n a pas encore été imputée. a) Cas d un changement de partenaire Dans certains cas, l argent à débiter est sur un autre partenaire du même magasin (cas du dentaire, car en optique il n y a qu un seul partenaire). Si c est argent se présente sous forme d un solde créditeur (et non d un indû), il faudra d abord le passer en indû (via la saisie des OD), puis procéder à une reprise sur indû. En effet, la reprise d indû ne tient pas compte du partenaire sur lequel l indû est imputer. b) Comptes comptables Les comptes comptables (profit, perte, ) ne peuvent JAMAIS être au débit dans une OD! Il est donc très important de réfléchir avant d envoyer une somme sur ces comptes, car il n est plus possible après de l exploiter côté ADAGIO. A la rigueur, seul le service comptabilité sera en mesure de récupérer ces sommes. c) Passer une somme en indû ou l utiliser directement? En théorie, un compte de doit jamais être créditeur : la somme excédentaire doit être passée en indu. C est une situation intermédiaire, en attendant de savoir quoi faire de cet argent. Elle présente l avantage de solder le dossier et de mettre en exergue le trop perçu, plus facilement exploitable sous cette forme (pour une reprise sur indu ou un remboursement par exemple). Cependant, si vous constatez dans la foulée un solde créditeur sur un dossier et en même temps un dossier débiteur, le passage par l indu est inutile : transférer la somme nécessaire directement sans passer par l indu en utilisant la saisie des OD. d) N de rapprochement nul Il peut arriver qu un n de rapprochement soit égal à 0. Même si cela est surprenant, il reste un n valide. Page 11 sur 11