Centre Hospitalier Universitaire de Liège Domaine Universitaire du Sart Tilman B35 4000 LIEGE 1 www.chuliege.be Service du Personnel Recrutement Liège, le 15 novembre 2011 APPEL INTERNE et EXTERNE AUX CANDIDATURES N 2011/137 En vue de pourvoir à 1 poste d secrétaire-assistant de direction (H/F) à temps plein (38h/sem.) au service de Chirurgie maxillo-faciale et plastique DEFINITION DE FONCTION 1. Mission(s) : 2. Positionnement : 3. Responsabilités : 4. Activités : CONDITIONS D ENGAGEMENT Date de prise en fonction : 1 er janvier 2012 Type de contrat : contrat à durée indéterminée - essai 6 mois Site de prestation : Sart Tilman ; selon les nécessités du service, ces prestations pourront s'effectuer sur un des autres sites d'activité du C.H.U. Horaire : temps plein soit 38h/sem, à assurer du lundi au vendredi, entre 8 et 18 heures, selon les nécessités du service. Grade : secrétaire de direction Appel 2011/137 1/7
Traitement mensuel brut : 2 371,62 Echelle 1.63, à temps plein, au départ du grade càd sans valorisation d ancienneté à l index 1,5460 (juin 2011) à majorer éventuellement des allocations de foyer ou résidence. Possibilité de valorisation d expérience professionnelle. PROFIL REQUIS 1. Diplôme, grade, ancienneté : Condition(s) de diplôme (Diplôme belge / diplôme reconnu équivalent par la Communauté) : Niveau(x) Orientation(s) Expérience exigée Graduat/ Baccalauréat Secrétariat de direction justifier d une expérience professionnelle utile de 2 ans En outre, possibilité d accès par transfert ou promotion internes pour les agents statutaires et contractuels définitifs du C.H.U. Modalité Grade requis Ancienneté Par transfert à grade équivalent aux titulaires d un grade de secrétaire de direction ou de chef administratif - Par promotion aux secrétaires médicales, secrétaires administratives, sous-chef de bureau justifier de minimum 6 ans d ancienneté. 2. Autres exigences : voir annexe 3. Etre de bonne conduite, vie et mœurs 4. Disposer des aptitudes physiques requises constatées par le médecin du travail. MODALITES DE SELECTION examen des CV épreuve d orthographe et de dactylographie sur dictaphone le 30 novembre 2011, sur convocation ; épreuve de rédaction le 30 novembre 2011, sur convocation ; évaluation des compétences organisationnelles par une société externe de sélection (test psychotechnique) le lundi 5 décembre 2011, sur convocation Appel 2011/137 2/7
test de bureautique (Word,, Excel, Powerpoint et messagerie Outlook) le lundi 5 décembre 2011, sur convocation interview en présence d un jury DEPOT DES CANDIDATURES Les candidatures doivent parvenir, pour le 25 novembre 2011 au plus tard, au Service du Personnel à l attention de Madame S.BILLET C.H.U. Domaine du Sart Tilman à 4000 Liège,. par écrit,. par fax (n 04/366.83.63). ou par mail (e-mail : recrutement@chu.ulg.ac.be) Elles doivent être accompagnées : si vous êtes membre du personnel du CHU : o d une lettre de motivation o d un curriculum vitae détaillé o d une photo d identité - si vous n'êtes pas membre du personnel du C.H.U. : o d une lettre de motivation o d un curriculum vitae détaillé o d une copie de votre carte d identité (avec photo de bonne qualité) o d une copie du diplôme requis pour l engagement (ou copie de la reconnaissance de l équivalence) Si vous postulez pour plusieurs appels, une copie de ces documents doit être fournie chaque fois. Chaque postulant sera informé de la suite réservée à sa candidature. Cette information interviendra après la date de clôture de l appel et, au plus tard, 3 mois après cette échéance. POUR TOUT RENSEIGNEMENT COMPLEMENTAIRE sur la nature exacte des tâches liées à l emploi, les candidats peuvent se présenter ou s informer auprès du Professeur NIZET, tel: 04/366.72.14 Il est vivement conseillé de vous informer préalablement sur la fonction à pourvoir. à propos des formalités administratives, les candidats peuvent s adresser au Service du Personnel Recrutement Madame D. SOPRANA, tél. 04/366.83.76 Référence de l appel à rappeler dans toute correspondance : 2011/137 Assistant de direction au service de la Chirurgie maxillo-faciale et plastique Appel 2011/137 3/7
Centre Hospitalier Universitaire de Liège Domaine Universitaire du Sart Tilman B35 4000 LIEGE 1 www.chuliege.be Service du Personnel Recrutement Définition de fonction d assistant de direction (H/F) au service de chirurgie maxillo-faciale Intitulé Mission Périmètre d activité Assistant de direction Assister le chef de service dans toutes ses tâches de gestion et offrir un support administratif et logistique transversal à l ensemble du service. Ses missions restent sous la responsabilité du chef de service. L ensemble du service hospitalo-universitaire de chirurgie plastique, de chirurgie maxillo-faciale et du centre des brûlés (cadre méd. : 11 ETP, cadre PATO : 4,25 ETP) sous la direction de Monsieur le Professeur J-L. NIZET Positionnement Liens hiérarchiques : o Dépend hiérarchiquement du professeur chef de service. o A autorité sur l ensemble du personnel administratif du service Liens fonctionnels : o Collaboration transversale avec les différents responsables du service o Collaboration avec les différents services internes de l institution (service achat, service du personnel, services médicaux, etc.) o Collaboration avec les organismes externes (ex. INAMI, ministère santé publique, etc.) Cadre de l activité Loi coordonnée sur les hôpitaux le 7 août 1987 et ses différents arrêtés d exécution, en tous ses aspects dispositions légales régissant les relations avec l Etat, les organismes assureurs et les patients Règlement du travail, statuts et conditions de vie professionnelle applicables au C.H.U. Appel 2011/137 4/7
Responsabilités Activités Support à la gestion opérationnelle de l activité Support à la gestion des ressources humaines conception et mise en œuvre d outils de gestion, de support, de contrôle de l activité : tableaux de bord, indicateurs, planning (garde, vacances, maladies ), échéanciers, bases de données, statistiques, etc. gestion des moyens matériels et des fournitures (gestion de stocks, commandes, prévisions, réception, suivi des factures, etc.) conception et prise en charge de projets (projets ponctuels, transversaux, opérationnels ou stratégiques) : réponse à des appels d offres, définition et suivi de plans d action, contacts avec les partenaires, organisation des réunions, production de résultats, etc. (aide à la) prise en charge des obligations administratives des membres du service coordination, organisation et supervision du travail administratif collaboration à la gestion administrative du personnel PATO et médical, en lien avec le service du personnel (suivi des contrats ; suivi des certificats et reprises du travail; relevés des chèques-repas; paie des gardes, heures supplémentaires; etc.) support à la gestion du développement des compétences o support administratif et logistique à la réalisation des évaluations o recherche et suivi administratif des formations gestion de la circulation de l information et de la communication support aux réunions d équipe (aide à la préparation, au suivi des décisions, rédaction et transmission des PV, etc.) accueil du nouveau personnel et des personnes en formation encadrement de l équipe administrative du service Appel 2011/137 5/7
Support à la gestion administrative et financière Gestion financière o aide à l élaboration du budget de fonctionnement et du plan d investissement annuel du service (préparation des données, encodage, calcul des coûts, etc.) o aide au suivi et au respect du budget de fonctionnement (suivi des dépenses, suivi des factures) et des investissements accordés o aide à l analyse des données opérationnelles et financières (indicateurs, tableau de bord) permettant d évaluer le fonctionnement du service et son efficience selon les indicateurs fournis. Gestion administrative o aide à la mise en œuvre des décisions légales, institutionnelles, départementales ou du service (préparation de note, recherche et diffusion de l information, etc.) o collaboration à la rédaction du rapport d activité annuel (recueil et préparation de données, analyse, rédaction, etc.) o aide à l établissement des documents administratifs exigés (légaux et institutionnels) Support aux missions spécifiques Enseignement o encadrement administratif des assistants o aide à la gestion et au suivi des carnets de stages o aide à l organisation de séminaires scientifiques o aide à la gestion et la conception des documents nécessaires au cours, séminaires (Powerpoint) Recherche o aide à l encodage ICD 9 des dossiers (diagnostic et thérapeutique) o Aide à la collecte des dossiers concernant les travaux de recherches cliniques o gestion de la bibliothèque du service o Collaboration à la Commission d Agrément, support externe Appel 2011/137 6/7
Savoirs Les savoirs, protocoles et procédures liés à l activité du service Les textes législatifs, règlementaires, institutionnels, déontologiques de son cadre d activité Connaissance écrite et orale de l anglais (idéalement du néerlandais) Connaissance des logiciels de bureautique (Word, Outlook, Excel, Access, Power Point) Connaissance des logiciels de gestion institutionnels (Omnipro, Ultragenda, SAP) Notions de comptabilité et gestion budgétaire (mode de financement, unités budgétaires et centres de frais, etc.) S initier aux procédures et outils (institutionnels) de gestion financière et administrative (arbre décisionnel, compte de résultat, logiciels, rapport annuel, etc.) Compétences Savoir-faire Etre capable de Organiser et planifier son travail Créer et mettre en œuvre des outils d aide à la gestion, suivi et organisation de l activité Etablir et maintenir des collaborations avec l ensemble des collaborateurs internes ou externes à son service Manipuler les logiciels de bureautique et institutionnels Concevoir et gérer un projet Formaliser et transmettre (oralement ou par écrit) les informations reçues et/ou à transmettre Suivre et contrôler les dépenses et les rentrées Exploiter les données administratives et financières comme outils d aide à la gestion Lire des articles scientifiques et effectuer des recherches bibliographiques Savoir-être Aptitudes Autonomie Initiative, pro-activité et esprit d entreprendre Esprit d analyse et de synthèse Vision systémique, prospective et stratégique Rigueur et vigilance Respect du secret professionnel Adaptabilité, flexibilité Esprit d équipe Sens de la communication Appel 2011/137 7/7