7 TRAITEMENT DES DONNÉES ET ÉTABLISSEMENT DE RAPPORTS INFORMATIONS GÉNÉRALES Une fois les données recueillies, celles-ci sont traitées transmises sur support informatique (saisie ), organisées et nettoyées avant d être analysées puis référencées dans des rapports. Bien que la phase de traitement vienne après la collecte, il est important de la planifier le plus tôt possible, en même temps que la phase d élaboration de la méthodologie et du questionnaire. TRAITEMENT DES DONNÉES Trois méthodes de traitement peuvent être utilisées : Saisie manuelle Cette méthode implique la création d une base de données correspondant à la structure du questionnaire. Une fois les questionnaires remplis par les recenseurs, le matériel est transmis au centre de saisie pour que les commis à la saisie saisissent les réponses sur support informatique afin de les intégrer dans la base de données. La saisie 68 69
sur support informatique consiste à nettoyer, à rechercher la cause des erreurs éventuelles et à structurer les réponses pour que celles-ci puissent être utilisées au cours de la phase d analyse. La saisie manuelle est recommandée dans le cadre d évaluations rapides. Figure 10 : Activités et outils de traitement Acteurs Activités Outils Numérisation Avec cette méthode, le questionnaire doit être rédigé dans un logiciel spécifique de façon à ce que les réponses puissent être numérisées et intégrées dans la base de données. Un code barres et des champs réservés aux réponses figurent sur chaque page du formulaire imprimé. Il suffit ensuite de numériser les formulaires pour saisir les réponses. Entretien assisté par ordinateur Cette méthode consiste à élaborer un questionnaire sur un Smartphone, une tablette, un ordinateur portable ou un ordinateur de bureau. Les recenseurs qui procèdent à un entretien sur le terrain ou par téléphone enregistrent directement les réponses dans le dispositif correspondant qui se connecte à une base de données. Dans ce cas, la collecte et la saisie ne font plus qu un! Ces technologies peuvent être utilisées pour les évaluations menées dans les premiers temps d une catastrophe. Néanmoins, elles nécessitent une formation adéquate et une préparation rigoureuse. Le traitement comporte plusieurs étapes illustrées dans le diagramme suivant (figure 10). Certaines étapes peuvent être différentes (devenir plus simples ou plus complexes) en fonction de la méthodologie appliquée. ÉLÉMENTS CLÉS DU TRAITEMENT DES DONNÉES Formation nécessaire Temps nécessaire à l installation et test Coût lié à la saisie Coût lié à la qualité Coût lié à la correction Coût du matériel Risque de perte Protection Délais requis Compétences techniques requises Équipe des recenseurs / évaluateurs Chef d équipe Centre de saisie Superviseur de la saisie Équipe de saisie Administration du questionnaire à l aide de papiers/stylos, de Smartphones ou d enregistreurs Première vérification recueillies Retour d information à l équipe des recenseurs Réception des formulaires complétés, des notes prises au cours de l entretien, de l enregistrement de la discussion avec le groupe cible et des autres observations Deuxième vérification des formulaires complétés ou brutes Distribution des tâches au sein de l équipe de saisie Retour d information au chef d équipe Saisie Nettoyage Problèmes et solutions Codage et résumé des informations descriptives issues de la discussion avec le groupe cible Stockage Extraction et exportation vers le logiciel d analyse Questionnaires Smartphones, tablettes, ordinateurs portables Formulaires de contrôle Procédures standard Procédures standard Formulaires de contrôle Programme de saisie et d'analyse de données Procédures standard 70 71
ANALYSE DES DONNÉES L analyse constitue la dernière étape d un exercice de profilage ou d évaluation conjointe. Elle sert de base à l élaboration de rapports. L analyse peut être réalisée de différentes façons selon la méthodologie utilisée et le type de données / d analyse générées. Le présent chapitre ne fournit pas un guide complet sur l analyse. Cependant, les étapes suivantes sont toutefois recommandées : Processus de consultation Les rôles et les responsabilités au cours de l analyse doivent être clairement définis, la priorité étant d élaborer la première ébauche et de coordonner le processus d approbation consultatif de la version finale. Cela renforcera la prise d engagement et l utilisation même par les organisations participantes. Contrôles de base de la qualité Au cours de cette étape, les erreurs non liées à l analyse statistique doivent être détectées. Ces erreurs peuvent être dues, entre autres, à une mauvaise saisie, à des questions ambiguës, à un échec de localisation de la personne à interroger, etc. Taux de réponse Lorsqu une enquête par sondage a été conçue dans le but de générer des résultats représentatifs (profilage de situation de déplacements internes), un certain nombre de personnes à interroger ont été ciblées. Cependant, il est rare que cet objectif soit atteint. Parfois, les recenseurs n arrivent pas à localiser les personnes à interroger, ou certaines refusent de participer. Il est donc indispensable de calculer le nombre réel de personnes interrogées. Si le taux de réponse est inférieur à 90 %, les statisticiens doivent évaluer la fiabilité des résultats et les possibilités / limites d extrapolation. Réponses manquantes, «Je ne sais pas» et «Autre(s)» Les nombreuses réponses manquantes et les questions auxquelles «Je ne sais pas» et «Autre(s)» ont été répondus doivent être rigoureusement analysées. Un taux important de réponses de ce type peut indiquer une erreur de saisie ou une mauvaise interprétation des questions, ou signifier que l information n est pas fiable et doit être analysée conjointement avec d autres éléments d information. Schémas attendus Certains schémas peuvent clairement découler d autres enquêtes ou des informations d ores et déjà disponibles. Il est recommandé de vérifier que ces schémas correspondent aux résultats obtenus. Dans le cas contraire, l analyse doit déterminer les causes de cet écart. Variables de base L analyse devient plus intéressante si différents champs de données sont mis en corrélation. Une approche consiste à définir quelques variables de base sur lesquelles s appuiera l analyse (par exemple, le «sexe», l «âge» et la «localisation» des personnes interrogées peuvent constituer des variables de base ; ainsi, les autres champs comme ceux de la «fréquentation scolaire» et des «intentions de retour» seront analysés et présentés en fonction du sexe, de l âge et de la localisation des personnes interrogées). Taille minimale de l échantillon Certaines variables seront couvertes par un nombre limité de personnes interrogées (par exemple, la «situation des personnes âgées» ou les «nourrissons de moins de 3 mois»). Toute extrapolation fondée sur un nombre très restreint risque d être erronée. L analyste doit donc interpréter ces variables avec précaution et déterminer si une extrapolation est possible ou non. Si oui, il devra définir la taille minimale de l échantillon pour que l extrapolation soit acceptable. Il existe un certain nombre de mesures de validité sur lesquelles l analyste peut se baser pour fournir des chiffres pertinents. PARK online contient des informations sur quelques méthodes permettant de mesurer et de justifier la validité des chiffres présentés. 72 73
ÉTABLISSEMENT DE RAPPORTS Quatre types de rapports peuvent être générés pour présenter les résultats obtenus et l analyse : 1. Rapport préliminaire : Un court rapport (15 25 pages) qui présente les principaux résultats. Son but est d inciter les acteurs à participer à l élaboration du rapport d analyse et à communiquer les principaux résultats aux organismes gouvernementaux, aux ONG, aux donateurs, à la presse et au grand public. Ce rapport ne doit pas inclure de résultats «hasardeux» qui pourraient être remis en question par une analyse plus approfondie. 2. Rapport technique : Un rapport reprenant en détail la méthodologie, y compris toutes les méthodes statistiques utilisées dans le cadre de l analyse et des travaux d extrapolation. Ce rapport doit également inclure les résultats, qui seront présentés sous forme de tableaux et de graphiques conformément au plan d analyse. 3. Rapport d analyse ou rapport final : Un rapport général, largement diffusé, qui inclut une vue d ensemble de la méthodologie, des procédures opérationnelles et des résultats par thème, ainsi que des recommandations clés. Ces rapports peuvent être particulièrement longs ; il est donc recommandé de rédiger en parallèle un document de synthèse. STRUCTURE DU RAPPORT FINAL CONSEIL POUR L ÉTABLISSEMENT DE RAPPORTS L élaboration d un rapport complet est un processus laborieux. C est pourquoi il est important d y consacrer suffisamment de temps. Or, les informations doivent être divulguées dans les plus brefs délais pour rester pertinentes et faciliter leur utilisation. La publication d un rapport préliminaire peut vous permettre d entreprendre une analyse approfondie tout en ayant communiqué les principaux résultats aux parties prenantes. Les résultats d un exercice de profilage ou d évaluation conjointe seront utilisés pour guider les acteurs humanitaires opérant dans le pays dans leurs prises de décisions. En outre, les résultats serviront à planifier et à modifier les interventions et les programmes. Au cours de l analyse, une attention particulière doit donc être accordée aux calculs et à l interprétation des résultats. De même, toute interprétation doit être approuvée par l ensemble des partenaires de l exercice et comparée aux informations d ores et déjà disponibles. L établissement d un rapport n est pas le résultat final d un exercice de profilage ou d évaluation conjointe. En effet, l objectif premier est d utiliser concrètement les données et les connaissances apprises afin de venir en aide à la population affectée ou de défendre ses intérêts. Plus les résultats sont pris en compte dans le processus de décision, plus l exercice sera réussi! Résumé Introduction et contexte Méthodologie et limites Chapitres présentant les résultats (par thème) Méthode d échantillonnage Instruments de l enquête 4. Rapport spécialisé (sur demande) : Un rapport détaillé axé sur des thèmes précis et sollicité spécifiquement par une partie prenante. 74 75
Pour faciliter ce processus, les éléments suivants doivent être considérés : Intégration Il convient de rappeler que le profilage de situation de déplacements internes et les évaluations conjointes sont des processus concertés. La logique de collaboration doit être appliquée à chaque étape du processus. L intégration favorise la participation du plus grand nombre possible et encourage l utilisation effective des résultats. De plus, elle permet de s assurer que l on dispose des compétences spécialisées nécessaires à la mise en œuvre des méthodes et des analyses appropriées en vue d optimiser la qualité de l exercice. Diffusion Le rapport final doit être diffusé pour s assurer que les résultats parviennent à toutes les personnes intéressées. Cependant, l envoi d un simple e-mail groupé ne suffit pas! En effet, un processus doit être mis en place pour s assurer que le rapport est transmis aux bonnes personnes / organisations, que celles-ci sont intéressées par une partie ou l ensemble des résultats et qu elles ont été informées, au préalable, de l envoi du rapport. La diffusion du rapport doit se faire à différents niveaux, à l échelle internationale, nationale et sous-régionale. CONTENU DU PARK Ce chapitre du PARK se divise en neuf sections : Saisie et logiciel d analyse Cette section contient les guides d utilisation de plusieurs logiciels de saisie et d analyse, dont Sphynx, Martus, Limesurvey, CSPro et X-FORMS. Cette section sera continuellement enrichie. Collecte mobile Cette section contient des présentations sur des cas pratiques d utilisation des technologies mentionnées ci-dessus, des informations détaillées sur MEDES Epidefender et Open Data Kit Android (deux systèmes utilisés par le HCR), et des évaluations de systèmes de collecte. Numérisation Dans cette section, le PARK fournit des exemples de saisie par numérisation (méthode utilisée, entre autres, dans le cadre du travail de recensement réalisé au Ghana en 2008). Bien que cette technique se soit avérée beaucoup plus rapide que la méthode de saisie manuelle, elle a toutefois ses revers. Qualité Cette section examine l importance de la qualité au regard des statistiques officielles et propose également des normes de qualité statistique nationales qui pourraient servir de référence au contrôle de la qualité du mécanisme de traitement. Processus Cette section contient des documents et des directives sur la saisie et la consolidation, ainsi que des comptes-rendus d exercices de profilage et d évaluation conjointe menés sur le terrain ; ceux-ci offrent un excellent aperçu des défis à relever une fois sur place. 76 77
Références générales Cette section contient des documents relatifs au traitement, et fournit quelques informations utiles sur le mécanisme de gestion des données (notamment pour les enquêtes et les groupes de réflexion) et son cycle de vie. Analyse Cette section contient des documents et des présentations sur l analyse, des instructions relatives à l analyse des ensembles de données et des conseils détaillés pour éviter les erreurs les plus fréquentes et garantir un niveau de qualité optimal. Des formations utiles sur le traitement de l information et les analyses quantitatives, y compris des exercices, des présentations et des explications détaillées, sont également disponibles. Rapports Cette section contient des instructions exhaustives sur l établissement de rapports dans des situations de crise, l utilisation obtenues à des fins de rapport, et comment élaborer un rapport en présentant de manière efficace les besoins auxquels il faudra répondre. Des informations spécifiques sur l élaboration et l utilisation de cartes à des fins de présentation sont également disponibles. Diffusion Cette section donne des précisions sur le traitement des résultats et l élaboration du rapport en vue de transmettre l information au groupe cible. Les documents proposent des exemples et fournissent des instructions sur la présentation et la diffusion appropriées de l information à des fins de sensibilisation. À RETENIR La phase de traitement doit être planifiée en parallèle à la phase d élaboration de la méthodologie et du questionnaire. Le traitement doit être réalisé par une personne compétente ; l analyste doit s y atteler le plus tôt possible. Le traitement ne consiste pas uniquement à saisir des données dans un ordinateur ou à numériser des formulaires. Un travail fastidieux de nettoyage et de vérification doit également être effectué. Il est important de prévoir du temps pour la phase de traitement, quitte à voir large. Le stockage brutes est un point important. De même, un stockage approprié est indispensable, notamment si les données doivent être réexaminées à des fins de vérification, ou si une analyse plus approfondie des rapports entre les questions s avère nécessaire. La consultation reste une priorité, notamment au stade de l analyse et des recommandations. En dépit des contraintes de temps, une consultation permet de procéder plus rapidement à la transposition des résultats en programmes et en politiques. Si les délais sont serrés, publier un rapport préliminaire. planifier la phase de diffusion des résultats celle-ci ne se limite pas à l envoi d un simple e-mail groupé! 78 79