ÉVÉNEMENT le 201, jour de la semaine date de H à H heures Heure d arrivée de l organisateur : H Note : Le locataire peut accéder à la salle pour son montage, la livraison de matériel et sa récupération uniquement à l'intérieur des heures inscrites au contrat. Desjardins Type d événement : Nombre de participants : LOCATAIRE Nom de l entreprise : Personne responsable / facturation : Responsable technique lors de l évènement : Adresse : Téléphone : Adresse électronique : NOTES IMPORTANTES Un dépôt équivalant à 50 % du coût total est requis afin de confirmer votre réservation. Un dépôt de 100 $ par préautorisation sur carte de crédit sera effectué lors de la remise des clés afin de couvrir d éventuels bris ou frais exceptionnels. Les taxes applicables seront ajoutées lors de la facturation. DATE : SIGNATURE DU LOCATAIRE : Réservé à l administration Vérif. des items préparés Vérification des retours Prêt de clés Formulaire joint Clés retournées SIGNATURE DE LAMRAC : info@maraisauxcerises.com www.maraisauxcerises.com Page 1 sur 7
Couverts réutilisables Nappes Autres Multimédia Mobilier Accès Salles Items disponibles pour votre évènement : Coût unitaire Quantité Espace de la coopération Desjardins, location régulière 250.00 $ 1500 Espace de la coopération Desjardins, location spéciale 175.00 $ 1501 Cuisine 75.00 $ 1504 Forfait grande réception (accès prolongés, détails en page 4) 100.00 $ 1535 Forfait tranquillité (exclusivité en soirée, détails en page 4) 100.00 $ 1538 Code de facturation $ Retour Tables rondes de 8 places (9 disponibles) Sans frais n/a n/a Tables rectangulaires de 8 places (9 disponibles) Sans frais n/a n/a Chaises à assise rembourrée (100 disponibles) Sans frais n/a n/a Lutrin Sans frais n/a n/a Chariot pour ordinateur portable Sans frais n/a n/a Chevalet de présentation (avec tableau blanc et flip chart) 10.00 $ 1506 Praticables (scène) 4 pi x 4 pi x 8 pouces de hauteur (8 disp.) 7.00 $ ch. 1507 Projecteur multimédia avec ordinateur PC 75.00 $ 1508 Système de son mural, micro sans fil au besoin 75.00 $ 1510 Ensemble : système de son, projecteur et ordinateur 125.00 $ 1512 Service de pause-café (viennoiseries, fruits, jus et café, couverts réutilisables inclus) Service de café seulement (cafetière et couverts réutilisables inclus) 5.50 $ par pers. par service 1.25 $ par pers. par service 1513 1515 Cafetière 100 tasses (ne comprend pas le café, ni les couverts) 10.00 $ 1516 Cafetière 35 tasses (ne comprend pas le café, ni les couverts) 7.00 $ 1517 Nappes blanches 7.00 $ ch. 1518 Serviettes de table en tissus 0.50 $ ch. 1520 Bols à soupe (80 disponibles) 0.25 $ ch. 1521 Assiettes 6 pouces (80 disponibles) 0.25 $ ch. 1522 Assiettes 9 pouces (80 disponibles) 0.25 $ ch. 1523 Ustensiles (100 de chacun disponibles) Fourchette à diner Fourchette à dessert Cuillère à café Cuillère à soupe Couteau 1524 Verres à eau/jus (80 disponibles) 0.30 $ ch. 1525 Coupes à vin (100 disponibles) 0.35 $ ch. 1526 Tasses à café mug (80 disponibles) 0.30 $ ch. 1527 Pichets à eau (en plastique, 12 disponibles) 0.30 $ ch. 1528 Pichets à eau (en verre, 12 disponibles) 2.00 $ ch. 1537 info@maraisauxcerises.com www.maraisauxcerises.com Page 2 sur 7
Couverts compostables Items disponibles pour votre évènement (suite) : Coût unitaire Quantité Ensembles d ustensiles emballés (fourchette, cuillère, couteau et serviette) 0.18 $ ch. 800 Assiettes 9 pouces 0.12 $ ch. 801 Code de facturation $ Assiettes 6 pouces 0.05 $ ch. 802 Bols à soupe 0.13 $ ch. 803 Verres à café 804 Couvercles pour verre à café 0.12 $ ch. 805 Serviettes de table (paquet de 25) 0.50 $ ch. 806 Bâtonnets à café (paquet de 25) 0.25 $ ch. 807 TOTAL DES COÛTS : CONSOMMATION D ALCOOL LORS DE L ÉVÈNEMENT La Régie des alcools, des courses et des jeux du Québec oblige à obtenir au préalable un permis toute personne organisant un évènement à caractère social, culturel, éducationnel, sportif ou familial à l extérieur de sa résidence et voulant : permettre la consommation de boissons alcooliques apportées par les participants à l'événement, servir gratuitement des boissons alcooliques, ou vendre des boissons alcooliques. Permis de réunion pour servir et/ou consommer de l alcool (42,50 $ non taxable*) Permis de réunion pour vente d alcool (84 $ non taxable*) * La demande doit être faite et payée par l utilisateur directement à la Régie des alcools, des courses et des jeux du Québec, et ce 15 jours avant l évènement. Des boissons alcooliques seront-elles consommées lors de l évènement? OUI NON PROCÉDURES DE RÉSERVATION Tous les items et services présentés dans ce contrat le sont sous réserve de disponibilité. Le nombre d items nécessaires à votre évènement ainsi que la disposition de la salle désirée doivent être confirmés 15 jours avant l événement afin que tout soit prêt selon votre demande. Tout retrait d items au présent contrat moins de 15 jours avant l évènement entrainera une pénalité équivalant à 50 % du coût de l item. Un dépôt équivalant à 50 % du coût total est requis afin de confirmer votre réservation. Si une réservation téléphonique est faite, veuillez s.v.p. nous faire parvenir ce dépôt avec le contrat de location complété et signé dans la semaine (7 jours) suivante afin de confirmer la réservation. info@maraisauxcerises.com www.maraisauxcerises.com Page 3 sur 7
ACCÈS À LA SALLE Les clés donnant accès aux locaux ainsi que le code pour le système d alarme sont disponibles dans les 3 jours ouvrables précédents l évènement. La personne responsable devra passer les chercher sur les heures d ouverture du centre d interprétation, du mercredi au dimanche, entre 10 h et 16 h. RÉCEPTION DE MATÉRIEL ET ENTREPOSAGE PLU 1536 Selon les disponibilités, un service de réception et d entreposage peut être mis à la disponibilité du locataire pour le matériel nécessaire à son évènement. Pour un coût fixe de 75 $, votre fournisseur pourra livrer son matériel à compter de 13 h le jour ouvrable précédant le jour de l évènement et en reprendre possession au plus tard à midi le jour ouvrable suivant l évènement. La vérification de la conformité du matériel demeure la responsabilité du locataire. FORFAIT GRANDE RÉCEPTION Idéal pour les évènements nécessitant une décoration ou une mise en place élaborée. En choisissant ce forfait, le locataire s assure un accès aux différents espaces loués à compter de 16 h la veille de l évènement jusqu à 13 h le lendemain de celui-ci. Ce forfait n est pas applicable sur les locations spéciales. FORFAIT TRANQUILITÉ Cette option est offerte pour le locataire désirant être le seul occupant présent au centre d interprétation du Marais à l extérieur de ses heures d ouverture et à l exception du personnel de LAMRAC. En choisissant ce forfait, il s assure que la seconde salle ne sera pas louée pour un autre évènement. FACTURATION ET PAIEMENT Les frais de location de la salle, de l équipement et des services seront facturés à l entreprise/personne mentionnée en page 1. À moins d entente particulière, le tout est payable la journée de l évènement à l arrivée du locataire sur les lieux ou lors de la récupération des clés par celui-ci. Modes de paiement acceptés : chèque émis au nom de LAMRAC, argent comptant, débit ou crédit. POLITIQUE D ANNULATION Lors d annulation d une location, les frais relatifs à celle-ci sont calculés de la façon suivante : Moins de deux semaines (14 jours) de délai : tous les frais de location sont payables à 100 %. De trois mois à 15 jours de délai : les frais de location de la salle sont payables à 50 %. Plus de trois mois de délai : des frais d administration de 20 $ sont exigés. info@maraisauxcerises.com www.maraisauxcerises.com Page 4 sur 7
AUTRES POLITIQUES Indépendance : À moins d ententes particulières, LAMRAC n est pas partenaire des activités organisées par le locataire. Celui-ci ne peut laisser sous-entendre le contraire lors de la diffusion de son évènement. Le locataire ne doit pas utiliser ses logos et ne peut utiliser le nom du marais de la Rivière aux Cerises ou de son centre d interprétation autrement que comme désignation d un lieu. Corridors et accès : L utilisation des espaces en location ne devra pas nuire aux opérations courantes du centre ni empiéter sur les aires de circulation à l intérieur ou à l extérieur de celui-ci. Frais exceptionnels : Des frais de déplacement de 100 $ plus taxes sont exigibles si la négligence du locataire nécessite le déplacement d un employé en dehors des heures normales d accueil du centre d interprétation. Le locateur se réserve le droit de facturer : tout item manquant ou endommagé au coût de remplacement. tout frais de nettoyage supplémentaire découlant du non-respect de la présente entente au tarif horaire de 25 $. Un dépôt de 100 $ par préautorisation sur carte de crédit sera effectué lors de la remise des clés afin de couvrir d éventuels frais exceptionnels et pourra être annulé suite à l évènement. Électricité : Le locataire doit prévoir les rallonges électriques et multiprises nécessaires à son évènement. Décoration et confettis : Si le locataire place des décorations à l intérieur ou à l extérieur de la salle, il est responsable de les retirer à la fin de son évènement. Notez qu aucune décoration ne peut être placée à l extérieur de la salle sur les heures d ouverture du centre d interprétation. Aucun confetti, paillette ou équivalent ne doit être utilisé tant à l extérieur qu à l intérieur du bâtiment pour des raisons de respect de l environnement et d entretien du bâtiment. Adhésif : Aucun ruban adhésif, quel qu il soit, ne doit être utilisé, ni sur les murs, ni sur le plancher. Seule l utilisation de gomme adhésive (gommette bleue) est permise. Chandelles et combustible : Aucune chandelle nue ne peut être utilisée dans les locaux. Elles doivent impérativement être dans un bougeoir enveloppant plus haut que la flamme, de manière à empêcher toute coulée de cire, d'éviter les renversements et les incendies. Seuls les gels combustibles de type Sterno sont acceptés lors d utilisation de réchauds non électriques. info@maraisauxcerises.com www.maraisauxcerises.com Page 5 sur 7
POLITIQUE ÉCORESPONSABLE En organisant un évènement au centre d interprétation du Marais, vous vous devez de respecter certains engagements minimaux dans une optique d écoresponsabilité et de respect de l environnement : Aucune vaisselle jetable non recyclable ou non compostable n est tolérée. À priori, utiliser de la vaisselle réutilisable. Aucun contenant, assiette et/ou ustensile de polystyrène (styromousse) et/ou de plastique #6 ne doivent être utilisé lors de votre évènement. Trier en 4 voies les matières résiduelles générées par l évènement (compost, recyclage, consignation et déchets). Ces deux exigences minimales vous permettent d atteindre le niveau bronze de notre politique écoresponsable. Signature du locataire : Pour un évènement encore plus vert! Engagements optionnels : (contactez-nous pour plus d information au 819-843-8118) Minimiser l utilisation de contenants et ustensiles jetables en utilisant : s s Faire des achats responsables de produits alimentaires : s s ux Organiser des transports collectifs Réduire l usage du papier et du carton : Utiliser des supports de données numériques Utiliser du papier 100 % recyclé Imprimer seulement si nécessaire Imprimer recto-verso S il y a des cadeaux promotionnels, choisir des produits écoresponsables Choisir des décorations selon la hiérarchie des 3R : réduction, réemploi, recyclage Sensibiliser les participants à l importance des principes du développement durable : Étiqueter les produits responsables (bio, équitable, local) Disposition des tentes de table Éco-action Encourager le covoiturage afin de réduire les émanations de gaz à effet de serre ainsi que l étalement des zones de stationnement (le nombre de stationnements est limité). Niveau d écoresponsabilité atteint : 2 à 4 engagements : Bronze 5 à 7 engagements : Argent 8 à 9 engagements : Or Notes : Un engagement est considéré pris si 50 % ou plus des critères s y rattachant sont sélectionnés. Les engagements non applicables sont considérés comme pris. Je m'engage, en tant qu'organisateur(trice) de l évènement visé par Initiales cette entente, du locataire à rendre mon évènement écoresponsable et Contrat à tout de location mettre Espace en de œuvre la coopération pour Desjardins respecter les objectifs fixés pour l'obtention du niveau. info@maraisauxcerises.com Signature du locataire www.maraisauxcerises.com : Page 6 sur 7
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