Participer à l activité en ligne d un groupe Michel Futtersack, Faculté de Droit, Université Paris Descartes, Sorbonne Paris Cité
Coopération et collaboration Travail coopératif : la tâche est divisée en un ensemble d actions qui sont affectées aux participants. Chacun agit de façon autonome, puis les résultats sont mis en commun. La responsabilité de chacun est limitée à ses actions. Les interactions se cantonnent à la planification des actions (organisation dans le temps) par un «chef», chargé également d assembler les résultats. Travail collaboratif : il n y a pas de répartition des actions. Chaque participant peut intervenir dans l action de tout autre. La responsabilité du projet est globale et collective, tout le monde partage le même objectif. Les interactions sont très fréquentes. L organisation est plus difficile et plus longue à mettre en œuvre que dans le travail coopératif, mais la satisfaction des participants et la qualité du résultat sont plus grandes. L introduction d un rôle particulier (animateur, modérateur), attribué à un ou plusieurs participants, est parfois nécessaire pour réguler certains projets. Le Web 2.0 désigne l ensemble des techniques permettant à l internaute d avoir des activités coopératives et collaboratives, sans connaissances informatiques particulières.
Collecticiel Toute activité au sein d un projet collectif se traduit par une production d informations, mémorisées soit dans un fichier, soit dans une base de données. Un collecticiel («groupware») est un ensemble de méthodes et de logiciels permettant à un groupe de partager via un réseau informatique de l information en vue d une activité collaborative. Pour modifier une ressource commune : Soit on télécharge un fichier sur son poste de travail, on le modifie avec une application adaptée (l utilisateur doit disposer d une telle application sur sa machine et connaître celle-ci) et on renvoie le fichier modifié. On agit ainsi lorsque les traitements sont complexes et demandent un programme spécialisé (traitement d images, modélisation, simulation, PAO, etc). Soit on modifie les données directement sur un site du groupe grâce à une application Web, à travers un navigateur (aucune installation de logiciel n est requise et l application Web est très facile à utiliser). Les données sont alors stockées dans une base de données. On agit ainsi lorsque les données sont majoritairement textuelles : partage de marque-pages, de références bibliographiques, d agenda, élaboration collaborative d un texte, participation à un sondage.
Partage de marque-pages Web («social bookmarking») Sur un site de partage de marque-pages, les membres d un groupe non seulement mémorisent les adresses des pages Web qu ils jugent intéressantes, mais surtout ils leur associent leurs propres mots-clés. Si une même page est ajoutée par plusieurs membres, le système augmentent l intérêt de cette page. Ces marque-pages sont ensuite accessibles à n importe qui, en rédigeant une requête avec des mots-clés, comme dans un moteur de recherche. Cet annuaire permet de classer les ressources Web de façon beaucoup plus efficace qu un moteur de recherche, car l étiquetage par des mots-clés est faite par des humains qui comprennent le contenu des pages Web, contrairement aux moteurs de recherche. D autres fonctionnalités sont disponibles : ajout de commentaire à un marque-page, création d un fil RSS pour annoncer les nouveaux marque-pages, exportation/importation. Si on autorise n importe à d ajouter ses marque-pages, on s expose au risque que certaines personnes détournent le système en ajoutant de nombreuses références à leur propre site pour en accroître la visibilité.
Partage de références bibliographiques Un logiciel de gestion de références bibliographiques est un outil spécialisé pour élaborer et éditer une bibliographie. Les références sont stockées dans une base de données, peuvent être exportées dans différents formats et intégrées dans un document texte. Ces références peuvent renvoyer à des livres, articles de revues, sites web, etc. Les références sont entrées manuellement en remplissant un formulaire ou importées à partir d un fichier. Les références peuvent être publiées et partagées sur un site Web. L utilisation d un logiciel de gestion de références bibliographiques fait gagner énormément de temps dans toute activité de recherche.
Agenda partagé Dans un groupe, il est souvent difficile de trouver un créneau qui satisfasse tout le monde pour organiser une réunion. Une solution simple est que l initiateur de la réunion puisse accéder aux agenda de chaque membre pour trouver une plage libre commune. C est possible si les agenda sont publiés sur le web. Cette approche rencontre cependant de nombreuses résistances, car elle constitue un outil de contrôle rigoureux sur la vie des personnes. Les créatifs aiment être libres et souples dans l organisation de leur temps sans avoir à rendre de comptes. Un agenda en ligne, accessible depuis un ordinateur, son téléphone portable ou tout autre appareil connecté à Internet, peut être très utile à un travailleur nomade (par exemple, les alarmes pour rappeler un événement important) et rien n oblige à le partager!
Suivi de projet Dans le cadre d un travail coopératif, le chef de projet doit disposer d un outil qui lui permet de : définir les tâches, indiquer les contraintes de précédence (quelle tâche doit-être faite avant quelle autre?) et attribuer des priorités. affecter les tâches aux personnes. connaître l état d une tâche : en attente, en cours, accomplie. estimer le coût et la durée du projet. Il existe de nombreux outils de gestion de projet en ligne et gratuits :
Sondages Dans un contexte de travail collaboratif, il est utile de faire des enquêtes ou des sondages auprès des membres du groupe, par exemple pour planifier un événement. Un outil de sondage en ligne permet : d envoyer une invitation par mail à chaque participant au sondage. de fixer les dates de début et de fin du sondage. d éditer la question à poser et les réponses possibles. d empêcher qu une même personne réponde plusieurs fois au sondage. de calculer automatiquement le résultat du sondage.
Les plateformes collaboratives Une plateforme collaborative est un site Web qui intègre un ensemble d outils de communication et de partage de contenus. Les outils se présentent à l utilisateur sous la forme d un «bureau virtuel». Une plateforme collaborative, contrairement à un réseau social, est centrée sur un projet (par exemple la réalisation d un logiciel par une communauté de programmeurs). Les collaborateurs ont différents statuts et le site est supervisé par un administrateur. Pour créer une plateforme collaborative, on utilise un Système de Gestion de Contenu (en anglais «CMS» Content Management System), qui contient un ensemble de modèles permettant de créer facilement un forum, un espace de partage de fichiers, des pages Web, des sondages, etc. Les plateformes pédagogiques (en anglais «LMS» Learning Management System) permettent de créer des sites de cours avec des présentations de connaissances, des outils d évaluation et de communication entre les apprenants et les enseignants. Un ENT (Environnement Numérique de Travail) est une plateforme collaborative satisfaisant un cahier des charges publié par le Ministère français de l Education Nationale.