Sujets d actualité, débats, perspectives, enjeux Tendances Achats vous donne la parole et analyse pour vous le monde des Achats. DEMATERIALISATION DES FACTURES FOURNISSEURS : PROJET ACHATS OU PROJET D ENTREPRISE? «Les projets de dématérialisation des factures fournisseurs permettent aux départements Achats et Finance de renforcer leur collaboration basée sur la poursuite d objectifs communs: l amélioration de la gestion du fond de roulement, la réduction des dépenses et la maîtrise des risques.» Gérard DAHAN, Directeur Général EMEA d Ivalua
Dans un contexte de recherche accrue de gains de productivité, de réduction d émission de papier et de rationalisation des processus achats et comptables, la dématérialisation des factures s impose comme un levier stratégique des Directions Achats des grandes entreprises. Autrefois gérées au format papier, dans des applications de comptabilité fournisseurs spécifiques et indépendantes du SI Achats, les factures fournisseurs font désormais partie du périmètre des solutions Procure-to-Pay (P2P). L ensemble de la chaîne de traitement de la facture fournisseur est alors intégrée dans un outil unique et collaboratif, interfacé avec les ERP ou autres outils comptables de l entreprise. Faisant intervenir services Achat, Finance, Comptabilité et Informatique, un projet de dématérialisation des factures fournisseurs nécessite une réflexion interne sur les enjeux et les objectifs de chacune des directions afin de mettre en place une solution qui réponde aux attentes de chaque métier. Tendances Achats a interrogé la communauté achats internationale afin de déterminer les tenants et les aboutissants d un projet dématérialisation : Les différentes attentes «métiers» sous-jacentes au projet de dématérialisation des factures fournisseurs? Quels sont les atouts des outils e-achat par rapport aux systèmes antérieurs? Quelles fonctionnalités permettent les gains de performances les plus importants? Comment mesurer l efficacité d un projet de dématérialisation? Quels sont les facteurs de succès du déploiement d une solution de gestion des factures fournisseurs?
Panel de l enquête Tendances Achats - Dématérialisation des factures fournisseurs Le questionnaire Tendances Achats 6 «Dématérialisation des factures fournisseurs : projet achats ou projet d entreprise?» a été adressé par email à une base de données de professionnels des achats européens et nord-américains ainsi qu au format papier lors des derniers évènements Achats organisés par Ivalua. Répartition géographique des participants 173 réponses ont été collectées et analysées : 35 % des répondants situés en Amérique du Nord (60 réponses) et 65 % en Europe (113 réponses). Répartition par département de rattachement des répondants
Qui est en charge des problématiques de dématérialisation des factures fournisseurs dans votre entreprise? Selon le panel Tendances Achats #6, la responsabilité des projets de dématérialisation des factures fournisseurs revient principalement à 2 directions de l entreprise : la Direction Finance (57%) et la Direction Achats (30%). Force est de constater que si les projets de dématérialisation des factures font nécessairement intervenir les Directions Achats, Finance, Comptabilité et Informatique de l entreprise, ce sont bien les Directions Financières qui prennent l initiative et la responsabilité du déploiement des solutions de dématérialisation fournisseurs. Cette implication de la Finance dans le processus procure-to-pay (P2P), au niveau de la dématérialisation des factures, est le signe que le périmètre d actions des Directions Achats des grands Groupes est encore souvent limité aux fonctions support (négociation, gestion du panel fournisseurs ). La facturation fournisseurs, pièce centrale de la production des états financiers (gestion du fonds de roulement et prévision de la trésorerie...) et de la stratégie de l entreprise, échappe aux Directions Achats les empêchant de se saisir d un enjeu stratégique lié directement à leur activité et leur valeur ajoutée à la performance de l entreprise.
Quels sont les principaux enjeux du déploiement d une solution de dématérialisation des factures fournisseurs? Les deux enjeux de la dématérialisation des factures fournisseurs les plus souvent cités par le panel sont : la réduction des coûts de traitement administratif (68%) et l accroissement de la traçabilité des factures dans le processus de traitement (50%). La sécurisation de l archivage (10%) et le respect des délais de paiement (11%) sont les objectifs les moins souvent cités comme étant des enjeux clés des projets de dématérialisation des factures. Réduction des coûts de traitement administratif Une récente enquête d EY estime à en moyenne 15 euros les frais de traitement d une facture*. La mise en place d une solution de dématérialisation des factures fournisseurs est
motivée dans la majorité des cas par des gains de productivité importants permettant aux équipes en charge du traitement des factures de se recentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. L automatisation du traitement des factures fournisseurs permet en effet la suppression de tâches pour certaines manuelles et redondantes (réception, saisie, gestion des litiges et des erreurs, rapprochement bons de commande et livraison...) liées au traitement de plusieurs dizaines voire centaines de factures reçues chaque jour par les grandes entreprises. En choisissant d automatiser ce processus, les entreprises réduisent aussi les risques d erreurs et de fraudes. Meilleure traçabilité de la facture dans le processus procure-to-pay La mise en place d une solution de dématérialisation des factures fournisseurs permet d automatiser un certain nombre de processus dont l enregistrement, le rapprochement des bons de commandes, la validation par les donneurs d ordre et la mise en règlement le moment venu. Ces processus informatisés permettent une meilleure traçabilité des flux financiers et décisionnels de la demande d achats au paiement des fournisseurs, renforçant ainsi le contrôle interne et facilitant le traitement des litiges entre comptabilité et fournisseurs. Un outil de dématérialisation des factures fournisseurs doit en outre proposer : Le paramétrage d alertes bloquantes ou non, permettant l identification automatique d anomalies La pré-initialisation des champs de facture à partir des données fournisseur / contrat / commande / réception Un rapprochement et calcul automatique des écarts par ligne de facture, permettant un rapprochement intuitif entre les montants facturés et les quantités réceptionnées La création de circuits de validation paramétrables avec fonction de contrôle de prix, quantités et consommation du budget Le suivi des dépenses facturées selon les axes budgétaires
Selon vous, quel est le mode de traitement des factures fournisseurs le plus performant? Le terme dématérialisation de factures englobe différents systèmes qui permettent le passage du format papier au format électronique d une facture fournisseur. Selon le panel de Tendances Achats #6, le système EDI (échange de données informatisées) est le plus performant (45%) pour le traitement des factures fournisseurs, suivi par le PO Flip (21%), le Scan LAD (Lecture Automatique de Documents) et la facture électronique plébiscitée par 17% des répondants. Un point sur les différentes techniques de dématérialisation L EDI : est un échange informatique entre les SI fournisseurs et clients d une facture électronique émise dans un format normé reconnu et lu par les 2 SI sans aucune intervention humaine. Le PO flip est une fonctionnalité des outils de dématérialisation qui permet aux fournisseurs de créer, depuis le bon de commande émis par l entreprise, une facture en utilisant les données directement extraites de ce bon de commande. Le Scan LAD est une technologie de dématérialisation des factures reçues au format papier par l entreprise. Elle permet à l entreprise (ou un prestataire) de segmenter et d'extraire, par reconnaissance optique de caractères les données (OCD) les données nécessaires à l'intégration automatique dans la comptabilité des informations contenues dans les factures. La facture électronique correspond à une facture éditée au format Word, PDF sécurisée à l'aide d'une signature électronique et envoyée sous forme de pièce jointe à un email.
Si l EDI est le système considéré comme le plus efficace et permettant la réalisation de gains de performance importants, le choix d un système ou d une combinaison de systèmes dépend en réalité de facteurs internes et externes à l entreprise : La maturité des fournisseurs Le budget alloué au projet Le volume de factures à traiter Les ressources techniques disponibles L outil comptable (ERP) déployé dans l entreprise Le mode de gestion des autres éléments du processus Procure-to-Pay (données fournisseur / contrat / commande / réception)
En terme d intégration avec les autres fonctionnalités du SI Achats et du SI Finance / Comptable, quels sont les leviers de performance les plus puissants? Selon le panel de Tendances Achats #6, l intégration des fonctionnalités de dématérialisation des factures avec l ERP comptable / finance (69%) et avec l outil de gestion des demandes d achats, commandes et réceptions (50%) sont les 2 principaux leviers de performance d un projet de dématérialisation. Intégration ERP Factures Les acteurs des projets de dématérialisation privilégient naturellement la connexion entre ERP et outils de dématérialisation dans le but d exporter et d imputer les factures et les données nécessaires aux imputations analytiques, dans l ERP ou le logiciel comptable et ainsi générer les écritures comptables. Interfacées avec l ERP comptable de l entreprise, les solutions de dématérialisation des factures fournisseurs deviennent un véritable outil de collaboration entre les Directions Achats, Finance et Comptabilité permettant un partage de l information en temps réel et la création d analyses spécifiques à chacun des métiers de l entreprise. La mise à disposition et la maîtrise des connecteurs (interfaces) standards par les éditeurs de solutions de dématérialisation avec les principaux ERP du marché est de ce fait un facteur clé de succès des projets de dématérialisation des factures fournisseurs.
Intégration Procure-to-Pay - Factures Un autre levier de performance important pour le panel de Tendances Achats #6 est l intégration des outils de dématérialisation des factures au sein des outils Procure-to-Pay incluant les fonctionnalités de traitement des demandes d achats, des bons de commandes et des réceptions. Un outil intégrant le traitement complet de la facture dans la chaîne d e- Procurement permet en effet un rapprochement facile et rapide des informations propres aux commandes et aux réceptions avec celles des factures fournisseurs reçues. Véritable maillon de la chaine Procure-to-Pay, l intégration des factures fournisseurs au sein d un outil permet d obtenir une vision complète de la chaine d approvisionnement, de la demande d achat au paiement de la facture. Cette intégration est d autant plus performante qu elle est basée sur l intégration de modules édités sur le même modèle de données (même base de données) au sein d une suite e-achats complète et homogène.
Quels sont les facteurs de succès du déploiement d un outil de dématérialisation des factures? Une collaboration accrue entre Direction Financière et Direction Achats est, selon une majorité des répondants (59%), le facteur clé de succès d un projet de dématérialisation des factures fournisseurs. 30% estime que c est la mobilisation d équipe pluridisciplinaire intégrant des acteurs achats, finance et IT qui est une condition essentielle d un tel projet. Enfin, seul 11% du panel estime que la sensibilisation des fournisseurs est une composante de la réussite d un projet. Même si les projets de dématérialisation des factures fournisseurs sont le plus souvent initiés par les départements Finance des entreprises, ces projets sont l occasion pour les départements Achats et Finance de renforcer leur collaboration. A terme, un projet de dématérialisation des factures doit permettre aux Directions Achats de renforcer leur contrôle et leur évaluation de la performance de la fonction participant ainsi à la création d un partenariat entre Achats et Finance basé sur la poursuite d objectifs communs : amélioration de la gestion du fond de roulement, de réduction des dépenses et de maîtrise des risques.
Pour conclure Traçabilité, Collaboration, Reporting & Analyse Les outils de gestion des factures fournisseurs permettent aux Directions Achats de gérer l ensemble de la chaîne de création de la facture fournisseur et d en automatiser son traitement pour réduire les coûts, accélérer le traitement et accroître la visibilité comptable. Ces processus de facturation lorsqu ils sont intégrés aux autres fonctionnalités d une suite Procure-to-Pay permettent une meilleure traçabilité des flux financiers et décisionnels de la demande d achats au paiement des fournisseurs, renforçant ainsi le contrôle interne et facilitant le traitement des litiges entre comptabilité et fournisseurs. Véritable outil collaboratif, la mise en place d une solution de dématérialisation des factures fournisseurs au sein de l entreprise permet une meilleure diffusion de l information et une coopération accrue entre les directions de l entreprise impliquées dans le processus de facturation. La mise en place d un outil de gestion dématérialisée des factures fournisseurs fournit aussi la base d un reporting et d analyses détaillées sur les dépenses facturées suivant différents axes budgétaires, en faisant un outil de pilotage et d analyse des dépenses en temps réel puissant. Les projets de dématérialisation des factures fournisseurs doivent être perçus par les Directions Achats comme un levier vers une collaboration accrue avec les Directions Achats, en affirmant des objectifs communs : l amélioration de la gestion du fond de roulement, la réduction des dépenses et la maîtrise des risques.
A propos d Ivalua Fondée en Janvier 2000, Ivalua compte aujourd hui parmi les principaux éditeurs sur le marché mondial des solutions eachats. Sa suite logicielle Ivalua Buyer couvre la totalité des processus achats, de la gestion de la relation fournisseurs à l analyse des dépenses en passant par l esourcing, l eprocurement et la gestion des factures. Basée en Europe et aux Etats-Unis, Ivalua a déployé avec succès plus de 150 projets au sein de grandes entreprises internationales de tous secteurs d activités, lui permettant d afficher une forte croissance tout en étant rentable depuis sa création. Les solutions Ivalua sont aujourd hui largement éprouvées et adoptées par plusieurs dizaines de milliers d utilisateurs dans le monde. Enfin, grâce à son écosystème de partenaires, Ivalua accompagne ses clients avec une large gamme de services et de contenus intégrés à ses solutions. Pour plus d informations, rendez-vous sur www.ivalua.com ou contactez-nous par email à info@ivalua.com.