CONSEIL D'ADMINISTRATION TERRE DE COULEURS 5 juillet 2011 DAUMAZAN SUR ARIZE Type de réunion : Secrétaire : Participants : ORDINAIRE LAURENCE CHEVALIER TITOU XAVIER ANGE DIDIER JEREMY LAURENCE INVITES : TOM MARYLINE RABAH EXCUSES : VIRI - SYLVIE Sujets à l'ordre du jour STAND GRILLADES INTERVENTION DE DIDIER (à venir) INTERVENTION DE ANGE INTERVENTION DE JEREMY INTERVENTION DE TOM INTERVENTION DE TITOU INTERVENTION DE XAVIER INTERVENTION DE MARYLINE INTERVENTION DE LAURENCE QUESTIONS DIVERSES RABAH
CONSEIL D'ADMINISTRATION TERRE DE COULEURS 5 juillet 2011 DAUMAZAN SUR ARIZE Type de réunion : Secrétaire : Participants : ORDINAIRE LAURENCE CHEVALIER TITOU XAVIER ANGE DIDIER JEREMY LAURENCE INVITES : TOM MARYLINE RABAH EXCUSES : VIRI - SYLVIE Sujets à l'ordre du jour STAND GRILLADES RABAH Rabah prend la responsabilité du stand frites. Du coup, il propose de faire des grillades (saucisses - merguez). Les frites seront précuites par l équipe. Rabah a une plancha, il en faut 2. 2 friteuses OK, une 3 ème de Bisu à confirmer + 2 x 8 litres (Daumaz anim) Il faut se rapprocher de Fouss pour la commande de viande, pain et condiments. Rabah propose d agrémenter les sandwiches avec salade, tomates et oignons. Il fait l inventaire de son matos et contacte Fouss pour fixer la commande Marilyne envoie la consommation 2010 à Rabah et contacte Fouss pour l en informer. Trouver une plancha et une chambre froide
INTERVENTION DE ANGE Il faut prévoir le stock et le fonds de caisse pour les endimancheurs (6 bénévoles) Bierataise : 1 tireuse double + 10 fûts à livrer jeudi dans le local de la pétanque. 3 boissons gratuites leur seront offertes et un pass pour accéder à l espace bénévoles Invitations pour les personnes ayant aidé à la rampe «handicapés» (350 de bois) Moquette prêtée par act en Scène : Arlésie devait la déposer au local du Mas.est ce fait? Il faut prévoir le stock et le fonds de caisse pour les endimancheurs INTERVENTION DE JEREMY Il a envoyé le planning «régie». La bouine sera installée dès le dimanche 17. Du jeudi 14 au dimanche 17, problème pour les repas, ainsi que du mardi 26 au jeudi 28. Didier va avoir un break pour le festival et il est en vacances. Il fera les allers-retours à Résistance pour aller chercher les repas préparés par Fouss. La remorque «petits déjeuners» sera sur site dès le 14. Elle est équipée de 2 feux, 1 four et de vaisselle. Ange tiendra une comptabilité de ces repas. La carte «Carrefour Contact» sera disponible pour les petits compléments. Au niveau de l assurance, il faut se rapprocher de Thomas Réty pour savoir ce qui était assuré l année dernière.
INTERVENTION DE TOM Tom s occupe des feuilles de route et des commandes «back line». Tom doit amener les certificats SIAP de Jay Jay à la mairie de Daumazan. Il faut aller chercher un tapis de scène à Sabarat. Virginie doit envoyer un mail pour le Catering. Les arrivées et départs des artistes sont réglés. Les Hébergeurs sont au complet. (Céline) Tom doit amener les certificats SIAP de Jay Jay à la mairie de Daumazan INTERVENTION DE TITOU Cette année, nous n avons que des contrats de cession. Aucun artiste n est directement payé par TDC. La Cie de Bals est déclarée par TDC. La liste des autres techniciens déclarés est à fournir par Jérémy ou Xavier. (BRICE 150 - VINCENT light 150 ) Un technicien supplémentaire sera défrayé pour aider Brice. 1 Kg de cirque = 4 cachets. Sergio = 800. La subvention de 6000 de la Com de Com est tombée. Le compte est créditeur d environ 8800. Un chèque de location de barrières doit être posé cette semaine (250 ) Le CNV a donné une réponse négative à la demande d aide et de prêt. Il faut donc demander une avance de trésorerie à la Caisse d épargne. Confirmation d aide à la diff de 1200 e pour Raoul Petite. Nous avons payé les 40 % à la SPA. Pour les 20 % du pot commun, il faudra en reparler avec Bruno. Nous souhaitons une réunion de présentation du bilan de la SPA, avec toutes les associations en septembre. Il faut faire un courrier au crédit coopératif pour réclamer les agios payés en 2010 et 2011
INTERVENTION DE XAVIER L aile de son d artcade peut être récupérée (500 ) quand on veut. Yannick a un budget de 300 pour la signalétique + déco. Equipe de 6 bénévoles. Problème de la piscine qui n est pas étanche. Xavier pense demander aux pompiers si dans le cadre d un exercice, il y aurait moyen de la remplir. Il faudra la sécuriser de toute façon par rapport aux enfants et aux animaux. APAVE = consuel électrique = 750 Le budget de 6000 de la mairie sera consacré à l achat du fuel, aux groupes électro et à la location du Manitou. INTERVENTION DE MARYLINE La fête des bénévoles a lieu le lundi soir. Il faudra savoir précisément combien de personnes y participeront. On ne pourra lui dire que le jeudi soir, quand tous les bénévoles seront là. Elle s occupe de gérer avec Fouss pour les achats. Il faut accorder une procuration provisoire à Fouss pour signer les chèques. Pour la fête des bénévoles, il reste du Punch de la Soirée 80. On fera le point lundi matin pour les achats supplémentaires. Didier va acheter le catering au Pas de la Case. Virginie lui envoie la liste. Caisse de 100 pour Virginie pour faire face aux imprévus. Demande de justificatifs. PASS INVITES = consommations à prix coûtant mais achètent les repas. Si la bankaléon n est pas prête, les léons seront disponibles à l accueil bénévole Yannick fabrique les pass. Sylvie fait les photocopies à la mairie. Il faut emprunter la plastifieuse d Artcade. (demander les références de la machine pour acheter le plastique. Marilyne s occupe d acheter les tickets «boucher». Il faut donner à Fouss un budget à ne pas dépasser avant le festival. Petits déjeuners à rembourser aux hébergeurs 2
INTERVENTION DE LAURENCE Thomas fera les affiches de prix comme l année dernière. Laurence lui envoie une liste des tarifs par stand. Carte Carrefour : 1 pour l économat, 1 pour la régie, 1 pour Laurence Attention : nous n avons de cuve de fuel pour le moment, les achats de carburant devront sans doute se faire à la station. Il faut établir la liste des véhicules autorisés à stationner dans le site. Yannick fera le visuel de ces pass. Laurent, le brasseur va essayer d avoir des parasols, mais il n a pas de chambre froide QUESTIONS DIVERSES Il faut envoyer le Quoi de neuf à toutes les personnes qui n ont pas de mail. 5000 gobelets seront livrés sur site le 21. Nouveau logo. Chèque encaissé après le festival. Les colleurs ne veulent pas de leur défraiement (500 d économie) Repas accompagnants : 2.50 pour les enfants à partir de 6 ans et 5 pour les adultes. Fouss garantit son camion plateau, mais il faut s assurer du plan de La Bastide de Sérou. Didier contacte son pote brasseur aux Pujols pour des parasols. Il manque une chambre froide pour le grand bar. Vincent n est pas joignable. Eclairage : tout est réservé mais il faut gérer le transport. Jérôme fait les poteaux. Transport par Bals? Punch : au moment du CA, on ne faisait plus de gingembre, maintenant on ne fait plus de punch. La subvention du Crédit Mutuel a été refusée. Bracelets bénévoles OK Il faut un téléphone sur site pour la régie Acheter un téléphone avec carte prépayée chez Orange