Alcatel OmniPCX Enterprise Messagerie vocale Alcatel 4645 Guide utilisateur

Alcatel OmniPCX Enterprise Messagerie vocale Alcatel 4645 Guide utilisateur ALC T E L

NOTA : Les spécifications Produit contenues dans ce document peuvent évoluer sans information préalable. Les produits et services décrits dans ce document peuvent ne pas être offerts dans chaque pays. Pour obtenir les informations les plus récentes, veuillez contacter votre représentant Alcatel ou votre revendeur. Copyright 2002 Alcatel. Tous droits réservés pour tous pays. Ce document ne doit pas être reproduit, même partiellement, sans l autorisation expresse d Alcatel. Les logos Alcatel et Alcatel sont des marques déposées appartenant à Alcatel. Toute autre marque citée est la propriété de la société qui l a déposée. Ce manuel a été mis à jour pour la version R5.1 Le marquage CE indique que ce produit est conforme aux directives communautaires suivantes : - 89/336/CEE (Compatibilité électromagnétique) - 73/23/CEE (Sécurité Basse Tension) - 1999/5/CE (R&TTE)

Sommaire Messagerie vocale Alcatel 4645 Il est rappelé que l utilisation de ce produit est soumise aux dispositions de la loi du 6 janvier 1978 relative à l informatique, aux fichiers et aux libertés. Chapitre 1 Présentation 1.1 Généralités... 1. 1 1.2 Contenu du guide... 1. 1 Chapitre 2 Symboles 2.1 Symboles principaux... 2. 1 2.2 Symbole d attention... 2. 1 Chapitre 3 Connexion BV 3.1 Connexion à partir d un appel à destination de votre poste... 3. 1 3.1.1 Connexion par la fonction de renvoi... 3. 1 3.1.2 Connexion par la fonction de débordement vers associé... 3. 1 3.1.3 Annulation du renvoi ou du débordement... 3. 2 3.2 Connexion directe sur votre boîte vocale... 3. 2 3EU19583FRAA - Ed. 03 - Septembre 2003 - Messagerie vocale Alcatel 4645 0-1

Messagerie vocale Alcatel 4645 Chapitre 4 Recommandations 4.1 Extension du choix proposé... 4. 1 4.2 Annulation d une action ou quitter... 4. 1 4.3 Confirmation d une action... 4. 1 4.4 Passage au message suivant... 4. 1 4.5 Sauvegarde des messages... 4. 1 Chapitre 5 Accès à la boîte vocale 5.1 Poste disposant d une touche dédiée à la messagerie vocale... 5. 1 5.2 Poste ne disposant pas d une touche dédiée à la messagerie vocale... 5. 1 5.3 Inhibition de la saisie du code secret personnel... 5. 1 5.4 Représentation de l accès à la boîte vocale... 5. 1 5.5 Particularités de la première consultation de la boîte vocale... 5. 2 Chapitre 6 Consultation des messages 6.1 Présentation... 6. 1 6.2 Consultation des messages vocaux... 6. 1 6.2.1 Consultation des nouveaux messages... 6. 1 6.2.2 Consultation de tous les messages... 6. 3 0-2 3EU19583FRAA - Ed. 03 - Septembre 2003 - Messagerie vocale Alcatel 4645

Messagerie vocale Alcatel 4645 6.2.3 Fonctions de réécoute... 6. 3 6.2.4 Options disponibles en fin de diffusion du message... 6. 4 Chapitre 7 Envoi de messages 7.1 Envoi... 7. 1 7.1.1 Envoi du message par composition d un numéro d annuaire... 7. 1 7.1.2 Envoi du message par saisie du nom... 7. 2 7.2 Contrôle de réception des messages envoyés... 7. 4 Chapitre 8 Options personnelles 8.1 Procédure d accès aux options personnelles... 8. 1 8.2 Modification du code secret... 8. 1 8.3 Messages d accueil personnel... 8. 2 8.3.1 Messages d accueil par défaut... 8. 2 8.3.2 Messages d accueil personnel... 8. 2 8.4 Service de notification... 8. 5 8.4.1 Programmation du numéro d annuaire destinataire de la notification... 8. 5 8.4.2 Gestion de la plage horaire de notification (planning d appel)... 8. 7 8.4.3 Activation du service de notification... 8. 9 8.5 Notification lors d un déplacement... 8. 9 8.5.1 Notification uniquement... 8.10 8.5.2 Notification et accès automatique à votre boîte vocale... 8.11 3EU19583FRAA - Ed. 03 - Septembre 2003 - Messagerie vocale Alcatel 4645 0-3

Messagerie vocale Alcatel 4645 Chapitre 9 Aide-mémoire 9.1 Annuaire... 9. 1 9.2 Autres numéros de boîtes vocales... 9. 1 9.3 Synoptique d utilisation... 9. 1 0-4 3EU19583FRAA - Ed. 03 - Septembre 2003 - Messagerie vocale Alcatel 4645

Chapitre 1 Présentation 1.1 Généralités Le serveur de messagerie vocale Alcatel 4645 permet à vos correspondants de laisser un message vocal au sein de la boîte vocale qui vous est attribuée par l administrateur, en cas d occupation de votre poste ou d absence lors de l appel. La présence d un nouveau message dans votre boîte vocale est indiquée sur votre poste par le clignotement d une LED : - Pour les postes 4004 et 4010 : LED (rouge) clignotante pour la présence de messages non consultés ou consultés sans avoir été archivés ou effacés, LED (rouge) allumée fixe pour la présence de messages archivés, LED (rouge) éteinte signifiant qu il n y a aucun message dans votre boîte. - Pour les postes 4020 et 4035 : LED (verte) et icône clignotantes pour la présence de messages non consultés ou consultés sans avoir été archivés ou effacés, LED (verte) éteinte et icône fixe dans tous les autres cas. 1.2 Contenu du guide Ce guide est conçu pour vous aider à vous familiariser avec le serveur de messagerie vocale Alcatel 4645 en décrivant l utilisation, à partir d un poste analogique ou d un poste UA possédant ou ne possédant pas de touche dynamique, des quatre fonctions suivantes : - accès à la boîte vocale, voir chapitre Accès à la boîte vocale, - consultation des messages, voir chapitre Consultation des messages, - envoi de messages, voir chapitre Envoi de messages, - options personnelles, voir chapitre Options personnelles. 3EU19583FRAA - Ed. 03 - Septembre 2003 - Messagerie vocale Alcatel 4645 1-1

Chapitre 1 Présentation 1-2 3EU19583FRAA - Ed. 03 - Septembre 2003 - Messagerie vocale Alcatel 4645

Chapitre 2 Symboles 2.1 Symboles principaux Les icônes représentant les manipulations se trouvent au milieu du tableau. Les touches dynamiques à utiliser, si disponibles, sont indiquées en partie gauche du tableau. Note : exemple dans le tableau ci-dessous NouMsg Le descriptif et les options sont indiqués en partie droite du tableau. Message en attente Ouvrez la boîte vocale Entrez le code secret Ecoutez NouMsg Appuyez sur une touche ou composez un numéro Enregistrez 2.2 Symbole d attention Cette icône est conçue pour attirer votre attention sur un sujet important. Note : lors de l écoute de la messagerie vocale, vous entendrez "mot de passe". Il s agit en fait d un code secret et le terme a été rectifié dans ce document. 3EU19583FRAA - Ed. 03 - Septembre 2003 - Messagerie vocale Alcatel 4645 2-1

Chapitre 2 Symboles 2-2 3EU19583FRAA - Ed. 03 - Septembre 2003 - Messagerie vocale Alcatel 4645

Chapitre 3 Connexion BV 3.1 Connexion à partir d un appel à destination de votre poste Les appels parvenant sur votre poste ne sont dirigés sur votre boîte vocale que si vous êtes connecté à celle-ci. Il existe deux façons de vous y connecter : la fonction de renvoi ou celle de débordement vers associé. 3.1.1 Connexion par la fonction de renvoi Choisissez l un des préfixes de renvoi suivants : renvoi immédiat renvoi sur occupation renvoi sur non réponse renvoi sur occupation ou non réponse Composez le préfixe de renvoi choisi suivi du préfixe d accès à la messagerie vocale. Préfixederenvoi Préfixe d accès à la messagerie vocale Lorsque vous activez un renvoi vers un autre poste et que vous êtes déjà renvoyé vers votre boîte vocale, le renvoi vers votre boîte vocale est désactivé sauf si vous utilisez la fonction de débordement vers associé. 3.1.2 Connexion par la fonction de débordement vers associé Nous vous recommandons d utiliser la fonction de débordement vers associé car elle constitue un lien implicite vers votre boîte vocale. Elle garantit que les appels auxquels vous n avez pas répondu aboutissent à la messagerie. Composez le code de la fonction de débordement vers associé suivi du code d accés à la messagerie vocale. 3EU19583FRAA - Ed. 03 - Septembre 2003 - Messagerie vocale Alcatel 4645 3-1

Chapitre 3 Connexion BV Préfixe de la fonction de débordement vers associé Préfixe d accès à la messagerie vocale 3.1.3 Annulation du renvoi ou du débordement Préfixe d annulation du renvoi 3.2 Connexion directe sur votre boîte vocale Vos correspondants peuvent, sans appel de votre poste, accéder directement à votre boîte vocale pour y déposer un message. Pour ce faire ils doivent opérer de la manière suivante : Préfixe d accès à la messagerie vocale Taper sur la touche étoile Pour accéder à la fonction de dépôt composer le numéro de boîte vocale destinataire du message 3-2 3EU19583FRAA - Ed. 03 - Septembre 2003 - Messagerie vocale Alcatel 4645

Chapitre 4 Recommandations Une fois que vous aurez accédé à la boîte vocale voici quelques indications d ordre général qui vous aideront à mieux utiliser la messagerie vocale. 4.1 Extension du choix proposé Les annonces offrant un choix ne comportent pas plus de cinq propositions. Pour obtenir les autres propositions, moins fréquemment utilisées, composez le 0. 4.2 Annulation d une action ou quitter Tapez * pour annuler ce que vous avez tapé précédemment ou quitter un menu. Dans la plupart des cas, en quittant un menu, vous retournez au menu précédent. En renouvelant cette opération, vous retournez au menu principal d où vous pouvez repartir à zéro. L appui sur * dans le menu principal vous permet de quitter la messagerie vocale. 4.3 Confirmation d une action Appuyez sur # pour confirmer. Par exemple, tapez # lorsque vous avez terminé l enregistrement de votre message d accueil personnel ou lorsque vous composez le numéro d une boîte vocale destinataire. 4.4 Passage au message suivant Lors de l écoute d un message, appuyez sur # pour passer au message suivant sans attendre la fin du message en cours. 4.5 Sauvegarde des messages Vous ne pouvez pas récupérer un message effacé. Les messages archivés sont conservés pour une durée limitée (de 1 à 365 jours) déterminée par le gestionnaire de votre système. Aucun message ne sera émis pour vous informer de cette suppression. 3EU19583FRAA - Ed. 03 - Septembre 2003 - Messagerie vocale Alcatel 4645 4-1

Chapitre 4 Recommandations 4-2 3EU19583FRAA - Ed. 03 - Septembre 2003 - Messagerie vocale Alcatel 4645

Chapitre 5 Accès à la boîte vocale 5.1 Poste disposant d une touche dédiée à la messagerie vocale Touche dynamique messagerie vocale Diffusion du N ou du nom de la boîte vocale Code secret (celui fourni par votre administrateur pour un premier accès à votre boîte vocale ou votre code secret personnel) 5.2 Poste ne disposant pas d une touche dédiée à la messagerie vocale Composer le préfixe d accès à la messagerie vocale DiffusionduN ou du nom de la boîte vocale Code secret (celui fourni par votre administrateur pour un premier accès à votre boîte vocale ou votre code secret personnel) 5.3 Inhibition de la saisie du code secret personnel Seul l administrateur peut vous octroyer ce droit. Une fois ce droit octroyé, vous n aurez plus à saisir votre code secret personnel à la condition que votre appel de boîte vocale soit effectué à partir de votre poste. 5.4 Représentation de l accès à la boîte vocale 3EU19583FRAA - Ed. 03 - Septembre 2003 - Messagerie vocale Alcatel 4645 5-1

Chapitre 5 Accès à la boîte vocale Toutes ces opérations fondamentales d accès à la boîte vocale sont représentées dans ce guide par le symbole suivant : 5.5 Particularités de la première consultation de la boîte vocale Ouvrir la boîte vocale en utilisant le code secret fourni par l administrateur Inviteàchangerlecodesecretd accès Vous entrez un nombre (3 à 8 chiffres) qui sera votre code secret d accès Accept Findesaisieducode Diffusion du code secret saisi Change Valide pour changer le code précédemment entré Validation du code secret saisi Invite à enregistrer votre nom Enregistrement Fin Fin d enregistrement Réécou Réenrg pour réécouter pour recommencer l enregistrement 5-2 3EU19583FRAA - Ed. 03 - Septembre 2003 - Messagerie vocale Alcatel 4645

Accès à la boîte vocale Valide Valider l enregistrement Annonce d acceptation de l enregistrement. Retour au menu de la boîte vocale 3EU19583FRAA - Ed. 03 - Septembre 2003 - Messagerie vocale Alcatel 4645 5-3

Chapitre 5 Accès à la boîte vocale 5-4 3EU19583FRAA - Ed. 03 - Septembre 2003 - Messagerie vocale Alcatel 4645

Chapitre 6 Consultation des messages 6.1 Présentation Cette option vous permet : - d écouter les messages nouveaux ou archivés, - d envoyer une copie de message à d autres personnes, 6.2 Consultation des messages vocaux La boîte vocale signale aux usagers qu un ou plusieurs nouveaux messages sont arrivés. L indication de message en attente est activée. Il peut s agir d un voyant qui s allume, de l émission d une tonalité spécifique. La consultation des messages peut se faire en ne consultant que les messages nouveaux ou en consultant l ensemble des messages de manière sélective. 6.2.1 Consultation des nouveaux messages 6.2.1.1 Consultation manuelle classique Message(s) en attente Ouverturedelaboîtevocale Diffusion du nombre de messages présents dans votre boîte et présentation du menu principal 3EU19583FRAA - Ed. 03 - Septembre 2003 - Messagerie vocale Alcatel 4645 6-1

Chapitre 6 Consultation des messages NouMsg 1 1 Consultation des nouveaux messages Les messages urgents sont diffusés en premier et, durant l écoute d un message, les fonctions de réécoute sont accessibles Note : Tapez pour obtenir la diffusion de ces options Fin du message : voir les options disponibles en fin de diffusion 6.2.1.2 Consultation automatique Ce type de consultation des nouveaux messages en attente remplace la consultation manuelle classique (décrite ci-dessus) mais n est disponible que si le droit d utilisation vous a été octroyé par l administrateur. Message(s) en attente Ouverturedelaboîtevocale 6-2 3EU19583FRAA - Ed. 03 - Septembre 2003 - Messagerie vocale Alcatel 4645

Consultation des messages Diffusion du nombre de messages présents dans votre boîte et présentation du menu principal Les messages urgents sont diffusés en premier et, durant l écoute d un message, les fonctions de réécoute sont accessibles Note : Tapez pour obtenir la diffusion de ces options Fin du message : voir les options disponibles en fin de diffusion 6.2.2 Consultation de tous les messages Message(s) en attente Ouvrir la boîte vocale Diffusiondunombredemessages présents dans votre boîte et présentation du menu principal Consul Consulter l ensemble des messages La diffusion des messages s effectue dans l ordre suivant : nouveaux messages urgents, non urgents et archivés. Pendant l écoute d un message, les fonctions de réécoute sont accessibles Note : Tapez pour obtenir la diffusion de ces options Fin du message : voir les options disponibles en fin de diffusion 6.2.3 Fonctions de réécoute Les options suivantes, après avoir tapé 0 durant l écoute, sont disponibles : 3EU19583FRAA - Ed. 03 - Septembre 2003 - Messagerie vocale Alcatel 4645 6-3

Chapitre 6 Consultation des messages << 1 1 Rediffuser le message depuis le début < 1 Retour rapide 10 secondes II 2 Pause > 3 Avance rapide 10 secondes >> 3 3 Fin du message 5 0 Diffuser les informations de l enveloppe du message puis continuer sa diffusion Permet la rediffusion des différentes options de ce tableau Finir * Retour au menu principal # Saut vers le message suivant 6.2.4 Options disponibles en fin de diffusion du message Les options suivantes sont disponibles en fin de diffusion du message. Efface 7 Effacer le message Répond 8 Répondre au message Appel 8 8 Appeler l expéditeur du message Sauve 9 Archive le message 0 Diffusion des options suivantes : Réécou 4 Réécouter 5 Enveloppe Copie 6 Envoyer une copie 6-4 3EU19583FRAA - Ed. 03 - Septembre 2003 - Messagerie vocale Alcatel 4645

Chapitre 7 Envoi de messages 7.1 Envoi Depuis votre boîte vocale vous pouvez envoyer un message vers la boîte vocale d un ou de plusieurs usagers. Les fonctions de réécoute sont disponibles lorsque vous enregistrez le message : 1 permet d arrêter l enregistrement et de diffuser le message enregistré. * permet de réenregistrer le message. Entrez un numéro de boîte vocale ou une liste de distribution ou tapez # pour épeler le nom. Tapez # pour envoyer ou 0 pour les options d envoi. 7.1.1 Envoi du message par composition d un numéro d annuaire Ouvrir la boîte vocale Diffusiondunombredemessages présents dans votre boîte et présentation du menu principal Envoi Sélectiondumenud envoi Invite à l enregistrement du message Enregistrement Pendant l enregistrement les actions suivantes sont possibles : Fin supprimer l enregistrement en cours et recommencer Pause Réenrg Faire une pause dans l enregistrement pour reprendre 3EU19583FRAA - Ed. 03 - Septembre 2003 - Messagerie vocale Alcatel 4645 7-1

Chapitre 7 Envoi de messages Fin Fin d enregistrement Invite à entrer le N ou le nom du destinataire Avant d entrer le numéro de destination ou de choisir l appel par nom (voir 7.1.2 : Envoi du message par saisie du nom) vous pouvez taper : Réécou Réenrg rediffuser réenregistrer Saisie du numéro destinataire DiffusionduN de boîte ou du nom Fin pour modifier la destination Urgent Envoi pour définir le message comme urgent Valider la destination Confirmation de l envoi et demande de la destination suivante composer le N du destinataire suivant ou appel par nom Fin Pas d autre destination 7.1.2 Envoi du message par saisie du nom Après avoir tapé # pour accéder à l envoi par nom, utiliser le clavier pour épeler le nom. Par exemple pour épeler BEA vous tapez les touches 2 (pour le B), 3 (pour le E) et 2 (pour le A). Vous devez continuer d épeler le nom jusqu à ce que l algorithme interne vous propose automatiquement le nom ou le choix dans une liste de quatre noms maximum. Saisie du nom 7-2 3EU19583FRAA - Ed. 03 - Septembre 2003 - Messagerie vocale Alcatel 4645

Envoi de messages Epeler Fin pour l appel par nom Pour revenir au menu précédent avant d avoir commencé à saisir le nom Saisie du nom Fin En cas d erreur de saisie du nom, pour effacer et recommencer Premier cas : un seul nom correspond à la saisie : DiffusionduN de boîte ou du nom Fin Taper pour modifier la destination Urgent Taper pour définir le message comme urgent Envoi Valider la destination Deuxième cas : Plus de quatre noms correspondent à la saisie : Annonce de choix Continuerlasaisiedunomou Fin annuler en tapant 3EU19583FRAA - Ed. 03 - Septembre 2003 - Messagerie vocale Alcatel 4645 7-3

Chapitre 7 Envoi de messages La liste, de quatre noms maximum, est diffusée Sélectiondel undesnoms Taper 1, 2, 3 ou 4 Le nom choisi est diffusé suivi de la diffusion du menu d envoi Envoi Fin Envoi ou annulation en tapant 7.2 Contrôle de réception des messages envoyés Cette option vous permet de vous assurer qu après dépôt d un ou plusieurs messages dans la boîte vocale de votre correspondant absent, celui-ci en a bien pris connaissance à son retour. Ouvrir la boîte vocale Diffusion du nombre de messages présents dans votre boîte et présentation du menu principal CtlRéc Epeler Accès à l option de contrôle de réception des messages envoyés Entrer le numéro de la boîte vocale de l usager pour lequel vous voulez savoir s il a ou non consulté vos messages ou Faire un appel par nom sur ce même usager en tapant Lenomoulenumérodelaboîtevocale est diffusé puis : - Dans le cas où il existe un ou plusieurs messages non écoutés : ceux-ci vous sont diffusés les uns après les autres 7-4 3EU19583FRAA - Ed. 03 - Septembre 2003 - Messagerie vocale Alcatel 4645

Envoi de messages Suivan Note : Pendant la diffusion d un message vous pouvez l interrompre pour passer au suivant par - Dans le cas où il n existe aucun message non écouté : une annonce vous en est faite Retour au menu principal Vous ne pouvez pas contrôler la réception des messages envoyés à vos correspondants via une liste de distribution. 3EU19583FRAA - Ed. 03 - Septembre 2003 - Messagerie vocale Alcatel 4645 7-5

Chapitre 7 Envoi de messages 7-6 3EU19583FRAA - Ed. 03 - Septembre 2003 - Messagerie vocale Alcatel 4645

Chapitre 8 Options personnelles 8.1 Procédure d accès aux options personnelles Cette procédure doit être utilisée pour accéder au menu permettant de : - modifier votre code secret, - enregistrer, modifier ou supprimer les messages d accueil personnel, - sélectionner le message d accueil (personnel ou par défaut) qui sera utilisé, - programmer la notification, - modifier le nom enregistré. Ouvrir la boîte vocale Diffusion du nombre de messages présents dans votre boîte et présentation du menu principal OptPrs Accès aux options personnelles 8.2 Modification du code secret Le code secret, saisi la première fois que vous avez accédé à votre boîte vocale, permet de vous assurer que les messages laissés dans votre boîte vocale ne pourront être écoutés par personne d autre que vous. Après accès aux options personnelles le code secret est modifiable de la façon suivante : CodeGN accès au menu de modification du code secret Inviteàentrerlecodesecret(de3à8 chiffres) Saisie du nouveau code secret En cas d erreur de saisie pour effacer et Change réentrer le nouveau code 3EU19583FRAA - Ed. 03 - Septembre 2003 - Messagerie vocale Alcatel 4645 8-1

Chapitre 8 Options personnelles Accept Findesaisie Diffusion du nouveau code secret Valide Valider le nouveau code secret ou Change le ressaisir par 8.3 Messages d accueil personnel 8.3.1 Messages d accueil par défaut Les messages d accueil par défaut sont des messages préenregistrés qui seront utilisés si vous n avez pas enregistré les messages d accueil personnel correspondants. Toutefois la sélection du type de message d accueil par défaut utilisé doit être faite. 8.3.2 Messages d accueil personnel Les messages d accueil personnel doivent être enregistrés pour être diffusés, en lieu et place des messages d accueil par défaut, à toute personne qui appelle ou qui est transférée sur votre boîte vocale. La sélection du message d accueil personnel utilisé doit être faite. Vous pouvez enregistrer trois types de messages d accueil : - message d accueil personnel qui sera diffusé si vous êtes absent de votre bureau (pas de réponse), Note : une option complémentaire permettant l enregistrement de deux autres messages d accueil personnel peut être octroyée par l administrateur. L un de ces deux messages pourra, par exemple, être destiné à vous notifier l arrivée d un nouveau message lorsque vous êtes en déplacement. - message d accueil sur occupation qui sera diffusé si vous êtes en communication (occupé), - message d accueil d absence prolongée qui sera diffusé si vous êtes absent de votre bureau pour une longue période (déplacement, congés...). Note : Lorsque ce type de message d accueil est en service, personne ne pourra laisser de message dans votre boîte vocale. 8.3.2.1 Enregistrement des messages d accueil personnel ou changement du nom Après l accès aux options personnelles, les messages d accueil personnel seront enregistrés de la manière suivante : 8-2 3EU19583FRAA - Ed. 03 - Septembre 2003 - Messagerie vocale Alcatel 4645

Options personnelles Enreg accès à l enregistrement des messages d accueil personnel Diffusion des différents types de message d accueil personnel Note : Les messages d accueil personnel 2 et 3 ne sont présentés que si l option complémentaire a été octroyée Sélection du type de message à enregistrer AnnPe1 personnel 1 message d accueil AnnPe2 personnel 2 message d accueil AnnPe3 personnel 3 message d accueil Absprl message d accueil d absence prolongée Occupe occupation message d accueil sur MonNom changer le nom Finir pour quitter Entrez votre sélection Invite à enregistrer Enregistrement du message d accueil sélectionné ou du nouveau nom 3EU19583FRAA - Ed. 03 - Septembre 2003 - Messagerie vocale Alcatel 4645 8-3

Chapitre 8 Options personnelles Fin Fin d enregistrement Diffusion des options : Réécou Réenrg Efface Valide réécouter réenregistrer supprimer valider Sélection de l une des options Indiquez dans le message d accueil quand vous répondrez au message et n oubliez pas d informer votre correspondant de bien vouloir laisser un message après le signal sonore et de taper # à la fin du message. Changez régulièrement de message. 8.3.2.2 Sélection du message d accueil personnel à utiliser Le message d accueil personnel à utiliser doit être sélectionné pour être en service. Note : lorsqu aucune sélection n est faite, c est le premier message d accueil personnel qui, s il est enregistré, est en service. Dans le cas contraire, c est le message d accueil par défaut qui est activé. Après l accès aux options personnelles la sélection du message s effectue comme suit : Annonc accès au menu de sélection du message en service Diffusion du message d accueil en service et proposition de choix parmi les autres messages d accueil personnel enregistrés AnnPe1 message accueil personnel 1 8-4 3EU19583FRAA - Ed. 03 - Septembre 2003 - Messagerie vocale Alcatel 4645

Options personnelles AnnPe2 message accueil personnel 2 AnnPe3 message accueil personnel 3 Absprl prolongée message d absence Entrez votre sélection Diffusion du message sélectionné Finir Confirmation du choix Si aucun message d accueil personnalisé n est enregistré, votre choix de message utilisé ne se fera qu entre le message personnel par défaut et le message d absence prolongée par défaut. 8.4 Service de notification Vous pouvez demander à ce que le système vous appelle sur un poste prédéterminé ou sur votre pager pour vous signaler l arrivée de nouveaux messages dans votre boîte vocale et cela sur une période donnée. Pour ce faire, vous devez procéder comme suit : 1. programmer le numéro d annuaire du poste ou pager destinataire de la notification, 2. programmer la plage horaire de fonctionnement du service de notification, 3. activer le service de notification. La programmation de la notification sur un numéro d annuaire de pager n est disponible que si le gestionnaire a configuré au préalable un script pour l un des services de pager (1 ou 2) proposé par la messagerie vocale. 8.4.1 Programmation du numéro d annuaire destinataire de la notification 8.4.1.1 Programmation du numéro d annuaire d un poste Après accès aux options personnelles, procédez comme suit : 3EU19583FRAA - Ed. 03 - Septembre 2003 - Messagerie vocale Alcatel 4645 8-5

Chapitre 8 Options personnelles Notif Accès au menu de programmation de la notification Invite de sélection Numéro Sélection de la saisie du numéro d appel de notification Invite de saisie du N ou sera faite la notification Saisie du numéro Accept Findesaisie RediffusionduN saisi Finir Valide annuler et ressaisir Confirmation du numéro saisie Invite de sélection 8.4.1.2 Programmation du numéro d annuaire du pager Après accès aux options personnelles, procédez comme suit : Notif Accès au menu de programmation de la notification Invite de sélection Pager Sélectiondelasaisiedunumérod appel de notification 8-6 3EU19583FRAA - Ed. 03 - Septembre 2003 - Messagerie vocale Alcatel 4645

Options personnelles Pager6 pager 1 sélection du service de Pager5 pager 2 sélection du service de Invite de saisie du N de pager ou sera faite la notification Saisie du numéro Accept Findesaisie RediffusionduN saisi Finir Valide annuler et ressaisir Confirmation du numéro de pager saisie Invite de sélection 8.4.2 Gestion de la plage horaire de notification (planning d appel) Après accès aux options personnelles, procédez comme suit : Notif Accès au menu de programmation de la notification Invite de sélection Plan Plages horaires de notification pour les messages ordinaires 3EU19583FRAA - Ed. 03 - Septembre 2003 - Messagerie vocale Alcatel 4645 8-7

Chapitre 8 Options personnelles Plan U Plages horaires de notification pour les messages urgents Entrez votre sélection Diffusion des horaires existants pour la semaine et le week-end et invite de sélection ChgSem Changer les horaires de notification semaine SupSem semaine Supprimer la notification en ChgWE Changer les horaires de notification week-end SupWE ChgSem week-end Supprimer la notification le Entrez votre sélection Par exemple changer la notification en semaine en tapant 1 Invite à entrer l horaire de début de notification Suivan Tapez si vous ne désirez pas modifier l horaire de début pour passer à l horaire de fin Entrer l heure du début de la période de notification (2 chiffres) suivi des minutes (2 chiffres) Invite à entrer l horaire de fin de notification Entrer l heure de fin de la période de notification (2 chiffres) suivi des minutes (2 chiffres) 8-8 3EU19583FRAA - Ed. 03 - Septembre 2003 - Messagerie vocale Alcatel 4645

Options personnelles Rediffusion des nouveaux horaires de notification semaine et week-end Finir Valide pour annuler et revenir au menu de sélection des options de notification Validation Invite de sélection 8.4.3 Activation du service de notification Après accès aux options personnelles, procédez comme suit : Notif Accès au menu de programmation de la notification Suivant la configuration de notification en cours, le système proposera : Invite de sélection avec notification désactivée La notification n étant pas activée On vous tapez faire Invite de sélection avec notification activée pour le La notification étant activée Off vous tapez désactiver pour la 8.5 Notification lors d un déplacement La possibilité d être informé de l arrivée d un nouveau message lorsque vous êtes en déplacement est octroyée ou non par l administrateur. 3EU19583FRAA - Ed. 03 - Septembre 2003 - Messagerie vocale Alcatel 4645 8-9

Chapitre 8 Options personnelles Une fois cette possibilité octroyée et uniquement si le destinataire de la notification est un poste, l administrateur lui confère l une des configurations suivantes : - notification uniquement, vous devrez rappeler pour prendre connaissance du message, - notification et accès à votre boîte vocale, vous pourrez prendre connaissance du message à partir de cet appel. 8.5.1 Notification uniquement 8.5.1.1 Notification Répondre à l appel sur le poste en renvoi de notification Diffusion du message de notification suivi de l annonce d arrivée d un nouveau message ou Confirmation de la notification Au revoir et coupure automatique de la communication 8.5.1.2 Rappel de la boîte vocale Composez le N de la messagerie vocale Composez * suivi de # Invite à composer le N de boîte vocale Entrez le N de boîte vocale 8-10 3EU19583FRAA - Ed. 03 - Septembre 2003 - Messagerie vocale Alcatel 4645

Options personnelles DiffusionduN ou du nom de la boîte vocale et demande du code secret Composez votre code secret Diffusion du nombre de messages présents dans votre boîte et présentation du menu principal 8.5.2 Notification et accès automatique à votre boîte vocale Répondre à l appel sur le poste en renvoi de notification Diffusion du message de notification suivi de l annonce d arrivée d un nouveau message ou Confirmation de la notification qui entraîne la demande de saisie de votre code secret Saisie de votre code secret Diffusion du nombre de messages présents dans votre boîte et présentation du menu principal 3EU19583FRAA - Ed. 03 - Septembre 2003 - Messagerie vocale Alcatel 4645 8-11

Chapitre 8 Options personnelles 8-12 3EU19583FRAA - Ed. 03 - Septembre 2003 - Messagerie vocale Alcatel 4645

Chapitre 9 Aide-mémoire 9.1 Annuaire Numéro de téléphone de la messagerie vocale : Numéro de la boîte vocale : 9.2 Autres numéros de boîtes vocales Nom Numéro Nom Numéro 9.3 Synoptique d utilisation Dans le synoptique ci-dessous, les libellés encadrés correspondent aux touches dynamiques àutiliser. 3EU19583FRAA - Ed. 03 - Septembre 2003 - Messagerie vocale Alcatel 4645 9-1

Chapitre 9 Aide-mémoire A partir de votre poste Appeler la messagerie Composer votre code secret Composer le nouveau code (1 à 8 chiffres) Fin de saisie # Accept Annuler et ressaisir le code Valider Quitter Menu Principal de la boîte vocale Sélection du message utilisé Enregistrement des messages Notification Modification du code secret Quitter 1 2 3 4 Modification du code secret Activation de la notification ou désactivation de la notification N de poste destinataire de la notification N de pager destinataire de la notification Notification messages courants Notification messages Urgents Accès à la messagerie vocale Ecouter les nouveaux messages Ecouter tous les messages Envoyer un message Contrôler la réception Options personnelles Quitter 1 1 NouMsg * Options personnelles 1 2 3 4 * 1 # * Données de notification A partir d'un autre poste Appeler la messagerie Composer * # puis composer - votre N de boîte vocale - votre code secret 1 2 3 4 5 Consul Envoi CtlRéc OptPrs Finir Annonc Enreg Notif CodeGN Finir Change Valide Finir On Off Numéro 6 Pager Plan Plan U Retour au début Retour rapide 10 secondes Pause / Reprise diffusion Avance rapide 10 secondes Aller à la fin du message Diffusion infos enveloppe Options complémentaires Saut de message Annuler / Quitter Uniquement si le destinataire de la notification est un pager Sélection au préalable du service de pager 1 ou 2 Composer le N utilisé pour la notification Fin de saisie Annuler et ressaisir le numéro # Accept Annule Valider Horaires en semaine Notification supprimée la semaine Horaires du week-end Notification supprimée le week-end Options durant l'écoute 1 1 2 3 Numéro de notification Plage horaire de fonctionnement du service de notification 1 2 3 1 3 3 Options pendant l'enregistrement du message Enregistrer le message Pause Continuer l'enregistrement Annuler et réenregistrer Fin d'enregistrement Contrôle de l'écoute du message par le destinataire Composez le N de boîte vocale destinataire ou Appel par nom Saut de message # Epeler Suivan 5 0 # * I I ChgSem SupSem ChgWE 4 SupWE << < Contin Sélection d'un message pour enregistrement ou suppression Message d'accueil personnel 1 AnnPe1 Message d'accueil personnel 2 Message d'accueil personnel 3 Message d'absence prolongée 2 5 Message d'accueil sur occupation Modification du nom * # # * # 1 2 3 > >> AnnPe2 AnnPe3 4 Absprl 5 6 Pause CntEnr Réenrg Fin Occupe MonNom Valide Réécouter Diffusion infos enveloppe Envoyer une copie Effacer Répondre Appeler l'expéditeur Sauvegarder le message Options complémentaires Annuler / Quitter Options complémentaires Réécouter le message Réenregistrer le message Options de fin d'écoute 4 5 6 7 8 8 8 9 0 * Réécou Copie Efface Répond Appel Sauve Finir Composez le N de boîte vocale destinataire ou Appel par nom Message Urgent Ressaisir le nom ou le N destinataire Envoi du message # 2 * Epeler Urgent Finir Envoi Mise en service de l'un des messages d'accueil enregistrés Message d'accueil personnel 1 1 AnnPe1 Message d'accueil personnel 2 Message d'accueil personnel 3 Message d'absence prolongée Valider / Quitter Options de fin d'enregistrement Suppression Fin d'enregistrement Réécouter le message Réenregistrer le message Valider l'enregistrement Quitter 2 3 * AnnPe2 AnnPe3 4 Absprl Saisie des horaires de notification Finir Enregistrer le message sélectionné ou le supprimé 7 Efface Entrer l'horaire de début "hhmm" (4 chiffres, 2 pour les heures et 2 pour les minutes) Ressaisir les horaires Continuer la saisie 0 1 * # # 1 5 # * * # Réécou Réenrg Fin Réécou Réenrg Valide Finir Entrer l'horaire de fin "hhmm" (4 chiffres, 2 pour les heures et 2 pour les minutes) Finir Contin Quitter * Finir Quitter * Finir Valider # Valide 9-2 3EU19583FRAA - Ed. 03 - Septembre 2003 - Messagerie vocale Alcatel 4645