Lignes directrices concernant la conservation des documents administratifs communs de l administration fédérale Section 1, Partie 2 Fonction «gestion immobilière» (arrangement selon les fonctions) Version finale, 11 décembre 2006
Table des matières Section 1 Introduction 1.1 Renseignements généraux 1.2 Disposition 1.3 Portée 1.4 Bureaux de premier intérêt et Bureaux d intérêt secondaire 1.5 Lignes directrices concernant les délais de conservation 1.6 Orientation Section 2 Lignes directrices générales concernant la conservation Fonction «gestion immobilière» 2.1 Documents de politiques et de procédures 2.2 Documents d affaires courantes Section 3 Exceptions aux Lignes directrices générales concernant la conservation 3.1 Exigences en matière d évaluation et de planification immobilière 3.2 Acquisition de biens immobiliers et des services connexes 3.3 Exploitation et utilisation des biens immobiliers 3.4 Entretien des biens immobiliers 3.5 Remplacement, transfert et disposition des biens immobiliers
Section 1 - Introduction 1.1 Renseignements généraux Les présentes Lignes directrices offrent aux institutions une orientation relative à l établissement de délais de conservation minimaux pour les documents administratifs communs qui soutiennent la fonction «gestion immobilière» de l administration fédérale. Les présentes Lignes directrices doivent être utilisées conformément aux instructions présentées dans la section «Introduction générale» des Lignes directrices concernant la conservation des documents administratifs communs de l administration générale et en conjonction avec l Autorisation pluriinstitutionnelle de disposer de documents (APDD) n o 2001/002 Fonction «gestion immobilière». 1.2 Disposition Il est important de préciser qu aucun élément des présentes Lignes directrices ne doit être interprété comme une autorisation ou une exigence en matière de disposer des documents. Pour obtenir une orientation relative à la disposition des documents administratifs communs liés à la Fonction «gestion immobilière», les institutions doivent consulter l Autorisation pluriinstitutionnelle de disposer de documents (APDD) n o 2001/002 de Bibliothèque et Archives Canada. 1.3 Portée Les présentes Lignes directrices s appliquent à tous les documents administratifs communs (c.-à-d. les documents administratifs communs ou partagés par toutes les institutions fédérales) collectés, créés ou reçus par ces institutions en soutien à l administration de la fonction «gestion immobilière» du gouvernement du Canada, peu importe la façon dont ces documents sont organisés ou contrôlés à l intérieur de chaque institution. La fonction «gestion immobilière» englobe les fonctions, les sous-fonctions, les processus, les activités et les opérations administratives qui touchent la gestion, entre autres, des biens immobiliers fédéraux utilisés ou acquis par une institution, communément exécutée au sein et dans l ensemble des institutions fédérales pour faciliter l application des politiques opérationnelles et l administration des programmes et des services. Les principales lois auxquelles est assujettie la fonction «gestion immobilière» comprennent la Loi sur le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux, la Loi sur les immeubles fédéraux et les biens réels fédéraux i, la Loi sur le ministère du Patrimoine canadien, la Loi sur la capitale nationale, la Loi sur la gestion des finances publiques, la Loi sur les lieux et monuments historiques, la loi sur le Ministère des ressources naturelles, et la Loi sur l'expropriation. La fonction «gestion immobilière» est divisée en cinq (5) sous-fonctions : exigences en matière d évaluation et de planification immobilière, acquisition de biens immobiliers et des services connexes, exploitation et utilisation des biens immobiliers, entretien des biens immobiliers, et remplacement, transfert et disposition des biens immobiliers. Dans leur application des présentes Lignes directrices, les institutions doivent veiller à ce que : * les documents ne sont pas foncièrement des documents d exploitation; * les documents ne sont pas de nature mixte, c est-à-dire une partie documents administratifs et une partie documents d exploitation; * les documents en question ne servent pas à étayer une fonction administrative uniquement et expressément confiée à un Bureau de premier intérêt (BPI) ou à un Bureau d intérêt secondaire (BIS); voir la définition de BPI et de BIS plus loin dans le texte; * les documents ne se trouvent pas soustraits à l application de l APDD 98/001 en raison des définitions et de l énoncé sur la portée de l autorisation qui figure à l annexe I de l APDD 2001/002; * les documents en question ne sont pas antérieurs à 1946; * les délais de conservation que l institution a assignés aux documents en fonction des exigences juridiques et opérationnelles sont expirés. 1.4 Bureaux de premier intérêt (BPI) et Bureaux d intérêt secondaire (BIS) Les présentes Lignes directrices concernant la conservation ne s appliquent pas aux documents des Bureaux de premier intérêt (BPI), des Bureaux d intérêt secondaire (BIS), et des organismes centraux, qui sont collectés, créés ou reçus dans le cadre de l exécution de leur mandat de «gestion immobilière» au nom du gouvernement du Canada. Ces entités gouvernementales comprennent le Secrétariat du Conseil du Trésor, Travaux
publics et Services gouvernementaux Canada, Parcs Canada, la Commission de la capitale nationale, le ministère des Ressources naturelles, la Gendarmerie royale du Canada, ainsi que tout autre institution responsable d exécuter, en tout ou en partie, une fonction de «gestion immobilière» au nom du gouvernement du Canada (pour d autres exemples, voir l annexe I de l APDD 2001/002, sous «Portée de l autorisation»). Les présentes Lignes directrices s appliquent cependant à ces organisations, si ces documents sont collectés, créés ou reçus en soutien aux fonctions et aux activités de gestion immobilière communes et partagées par toutes les institutions fédérales. 1.5 Lignes directrices concernant les délais de conservation Lorsque des documents sont régis par une autorisation pluriinstitutionnelle de disposer des documents en vigueur, les renseignements de conservation sont présentés sous forme de Lignes directrices concernant la conservation qui sont exprimées en mois, en années civiles et en exercices financiers. En l absence d orientation particulière relative à la conservation et sauf indication contraire, le délai de conservation de cinq (5) ans pour les politiques et les procédures et le délai de conservation de deux (2) ans pour les affaires courantes doivent être appliqués aux documents semblables relatifs à chaque sous-activité énumérée dans la présente fonction. Pour obtenir de plus amples renseignements, prière de consulter les «Lignes directrices générales concernant la conservation» présentées au début du tableau de la Fonction «gestion immobilière. 1.5 Orientation Pour obtenir des avis et des conseils sur l application des Lignes directrices concernant la conservation, veuillez communiquer avec le personnel du centre de gestion de l information (IMGI), Bibliothèque et Archives Canada, par téléphone au numéro (819) 934-7519 ou par courriel à l adresse : imgi@lac-bac.gc.ca
Section 2 Lignes directrices générales concernant la conservation Fonction «gestion du matériel» Lignes directrices générales concernant la conservation 2.1 Politiques et procédures 5 ans après leur remplacement ii 2.2 Affaires courantes 2 ans NOTA : En l absence d orientation particulière relative à la conservation et sauf indication contraire, le délai de conservation de cinq (5) ans pour les politiques et les procédures et le délai de conservation de deux (2) ans pour les affaires courantes doivent être appliqués aux documents semblables relatifs à chaque sous-catégorie énumérée dans le tableau suivant. Les délais de conservation doivent toujours être interprétés et appliqués après que toutes les mesures administratives ont été complétées (c.-à-d. 2 ans après que toutes les mesures administratives ont été complétées). Toute activité, sous-fonction ou sous-catégorie qui ne cadre pas dans les Lignes directrices générales concernant la conservation pour les politiques et les procédures, ainsi que pour les affaires courantes, sera identifiée dans le tableau suivant.
* Demande de commentaires du client Présentement, la fonction «contrôleur» suggère un délai standard de conservation de 6 exercices financiers pour les documents d opérations financières, comme les pièces justificatives, les factures, les demandes de réclamation, etc. Ce délai de conservation s applique après que toutes les mesures administratives ont été complétées. Il ressort des Lignes directrices concernant la conservation des documents administratifs communs du gouvernement du Canada (2000) un certain manque d uniformité à l égard de l orientation originale concernant la conservation citée pour des documents semblables dans diverses activités et sous-fonctions financières. Par exemple, une orientation de conservation de 3 exercices financiers est citée pour les «Prêts et avances aux employés (pièces justificatives)» sous «Comptes créditeurs (dépenses)». Dans «Comptabilité et contrôle des dépenses», une orientation de conservation de 6 exercices financiers est citée pour les «pièces justificatives et les pièces de journal (crédit pour avances, prêts et placement)» sous la même sous-fonction de «Comptes créditeurs (dépenses)». En outre, l équipe du BGIG s interroge à savoir s il existe des politiques législatives ou institutionnelles qui justifient le besoin d appliquer le même délai de conservation que celle des documents originaux de transactions financières (6 exercices financiers) à tout document administratif commun qui soutient ou documente une mesure financière précisée dans l une des fonctions du présent guide. Pour des références à l appui, veuillez consulter la politique du Conseil du Trésor (1996) intitulée «Politique sur l autorisation et l authentification électronique», appendice A, Lignes directrices, iii Vérification, qui précise que «Le système et les processus d'autorisation et d'authentification électronique devraient pouvoir faire l'objet d'une vérification complète. La piste de vérification devrait comprendre les matrices de délégation, les profils d'utilisateur et l'ensemble des données et des fichiers d'autorisation et d'authentification électroniques nécessaires pour reconstituer dans l'ordre les événements et les opérations traitées», ainsi que la Politique du Conseil du Trésor sur la vérification interne (qui entrera en vigueur le 1 er avril 2006 et remplacera la Politique de 2001 sur la vérification interne) qui précise, au point 5.5 de la section 5, Exigences de la politique, que les «administrateurs généraux des ministères doivent veiller à ce que le comité de vérification reçoive toute l information et la documentation requise ou demandée pour lui permettre de remplir ses responsabilités, aux termes de la législation applicable». Compte tenu de ces deux considérations, le BGIG présente la requête à savoir si un délai standard de conservation de 6 exercices financiers devrait être appliqué à tout document de transaction financière (pièces justificatives et documents originaux) qui cadre dans un délai plus court que celle de «6 exercices financiers». Les institutions et les régions sont invitées à étudier cette question et à formuler leurs commentaires/suggestions sur les activités et les sous-fonctions dont l orientation concernant la conservation précise des délais plus courts que 6 exercices financiers, et ce, pour veiller à ce que ces délais de conservation respectent les besoins institutionnels et les obligations financières/juridiques.
Section 3 Exceptions aux Lignes directrices générales concernant la conservation Fonction «gestion immobilière» Fonction/description 3.1 Exigences en matière d évaluation et de planification immobilière Orientation en matière de conservation Sauf indication contraire, toujours appliquez les Lignes directrices générales concernant la conservation En général, cette sous-fonction comprend les activités et les processus opérationnels qui produisent des documents créés par les institutions fédérales dans le cadre de leur évaluation des ressources et des biens existants et leur évaluation des besoins organisationnels actuels et futurs; leur élaboration de la planification stratégique optimale à court et à long terme et leur établissement des coûts de cycle de vie des autres solutions d acquisition; leur coordination de l harmonisation de la préparation des objectifs immobiliers pour les programmes et les plans opérationnels avec les objectifs institutionnels, y compris les objectifs environnementaux, les politiques et les législations et la conservation des stocks et des documents d inventaire immobilier administré par les ministères et les sociétés d État, y compris la consignation de l information dans le Répertoire des biens immobiliers fédéraux (RBIF) qui contient les archives centrales des fonds immobiliers du gouvernement du Canada; leur recherche sur l administration immobilière, par acquisition ou transfert, seulement si le bien est nécessaire aux fins des programmes des ministères; leur réalisation d examens réguliers des biens immobiliers administrés, en les reliant aux exigences des programmes et en confirmant que leur utilisation actuelle est convenable; leur détermination de la condition environnementale du bien avant l acquisition et de la question à savoir si le bien est (ou peut-être rendu) écologiquement compatible pour le but visé; et leur examen et évaluation systématique de la condition du bien dans l inventaire et leur utilisation de cette information pour déterminer quand et comment l acquérir, l entretenir, le préserver et renouveler sa valeur en fonction des coûts complets du cycle de vie du bien en question. Planification et exigences actuelles et à venir, plans d expansion, attribution de l espace, etc. Construction Exigences générales, discussions et enquêtes Préliminaires Rapport et statistiques 5 après l achèvement des travaux 3 ans
Fonction/description 3.2 Acquisition de biens immobiliers et des services connexes En général, cette sous-fonction comprend les activités et les processus opérationnels qui produisent des documents créés par les institutions fédérales qui ajoutent de nouveaux biens immobiliers à l inventaire fédéral par achat, location, échange, cadeau, servitude, expropriation, ou par tout autre moyen, y compris l acceptation de l abandon d un bail ou l acceptation du délaissement d une licence ou d une servitude; leur transfert d administration du bien immobilier entre ministères ou d un ministère à une société d État mandante, ou un transfert d administration et de contrôle d un bien immobilier du gouvernement fédéral. En plus, cette sous-fonction comprend la passation de marchés ou la prestation de services en soutien à l acquisition, l utilisation et l entretien du bien immobilier (p. ex. le nettoyage, l entretien et les réparations des services publics, la conception des bureaux, la protection contre l incendie ou l enquête et la production de rapports, le déneigement, l arpentage, etc.). NOTA : Bien que cette sous-fonction comprenne la gestion des activités et des processus communs de la fonction «gestion immobilière» concernée par la passation de marchés et la prestation des services connexes, elle ne comprend pas la gestion financière des activités de la fonction «contrôleur» liées aux acquisitions. Ces documents sont couverts par l APDD 1999/004 fonction «contrôleur». En outre, tous les documents qui soutiennent les activités liées à un bien immobilier ou à l égard d un bien immobilier particulier qui possède une désignation patrimoniale reconnue et classifiée du ministère du Patrimoine canadien sont de nature opérationnelle; par conséquent, ils sont exclus de la portée de l APDD 2001/002.. Orientation en matière de conservation Sauf indication contraire, toujours appliquez les Lignes directrices générales concernant la conservation Construction - Arrangements et services d expert-conseil (soumissions, discussions avec les architectes, les entrepreneurs et les fournisseurs sur les coûts, les matériaux de construction, les sous-traitants, les dates d achèvement des travaux, les rapports d étape, etc., les inspections et la prise de contrôle, etc.). 3 ans après la prise de contrôle - Projets annulés 2 ans après l annulation Plans, dessins et devis Jusqu au remplacement ou à la désuétude - Immeubles qui appartiennent au gouvernement Jusqu au remplacement ou à la désuétude - Immeubles loués 2 ans après la désuétude ou la fin ou l expiration/ l annulation du bai iii - Affaires courantes 3 ans après l achèvement ou l annulation des travaux iv Signalisation (comprend les documents associés à l identification des biens immobiliers du gouvernement panneau de signalisation
Fonction/description avancée, panneaux d identification principaux, tableaux répertoires, panneaux d usage courant, etc.) Orientation en matière de conservation Sauf indication contraire, toujours appliquez les Lignes directrices générales concernant la conservation Services publics (air climatisé et ventilation, réfrigération, gaz naturel, électricité, éclairage, plomberie et chauffage, télécommunications, eau potable et eaux usées, élimination des déchets dangereux) - Installation 2 ans après l installation 3.3 Exploitation et utilisation des biens immobiliers En général, cette sous-fonction comprend les activités et les processus opérationnels qui produisent des documents créés par les institutions fédérales dans le cadre de leur exploitation et utilisation des biens immobiliers, notamment les bâtiments, les travaux de construction, les terrains, les systèmes de communication, les structures hydroélectriques, les infrastructures de services publics, les égouts et le drainage ou toute autre structure fixe sur, au-dessus de ou sous la surface du terrain; leur utilisation du bien immobilier aux fins visées; leur utilisation du bien immobilier conformément au principe de développement durable pour contribuer à la protection et à la préservation de l environnement et de façon à protéger son caractère patrimonial; leur prestation d un milieu sûr, sain et productif dans les installations; leur assurance d un accès sans obstacle au bien immobilier acheté ou loué et leur utilisation dudit bien; leur conformité du bien immobilier aux normes de protection contre l incendie et aux politiques sur l hygiène et la santé au travail; et leur garantie que le bon ministère chargé des programmes administre le bien immobilier et que le bien immobilier total administré par un ministère (en matière de gérance entre un ministère et le bien immobilier utilisé aux fins de ses programmes et pour lequel il est responsable) est limité aux exigences qui soutiennent directement son programme. Adresses et emplacements Jusqu au remplacement ou à la désuétude Services d ascenseur - Affaires courantes 1 an Protection (dépôt radioactif, soufflé thermique nucléaire, dispositifs d avertissement (sirènes), etc.; comprend les mesures préventives 3 ans Entrée non autorisée
Fonction/description Orientation en matière de conservation Sauf indication contraire, toujours appliquez les Lignes directrices générales concernant la conservation 3.4 Entretien des biens immobiliers En général, cette sous-fonction comprend les activités et les processus opérationnels qui produisent des documents créés par les institutions fédérales dans le cadre de leur entretien convenable des biens immobiliers pour prolonger la durée de service du bien, aussi longtemps que le bien est requis pour les buts visés par les programmes des institutions; leur réparation, remise à neuf, altération, amélioration et réutilisation des biens, lorsqu économiquement rentables; leur production de rapports annuels au Secrétariat du Conseil du Trésor qui reflètent les modifications apportées aux plans d accessibilité et à l évolution de la mise en œuvre des améliorations d accessibilité complétées sur le bien immobilier. Les biens immobiliers doivent être gérés et entretenus pour maximiser l avantage économique à long terme du gouvernement, pour respecter les objectifs environnementaux et pour fournir des installations sûres et adéquates. Altérations et réparations 3 ans après l achèvement des travaux ou l annulation v Dommages rapports et enquêtes sur les dommages 3 ans après la fin de l enquête vi Développement - Creusement de fossés et drainage 2 ans - Excavation 2 ans - Aménagement paysager et jardinage 2 ans Clôture 2 ans Incendies - rapports - Incendies majeurs 5 ans - Petits incendies 2 ans après la présentation du rapport au Commissaire fédéral des incendies NOTA : Il incombe à l institution de déterminer la différence entre un incendie majeur et un petit incendie. En général, la valeur du bien détermine cependant s il s agit d un incendie majeur ou d un petit incendie. Contrôle des inondations (mesures préventives et contrôle des inondations mineures) 3 ans
Fonction/description Entretien (services de nettoyage et de concierge, décoration, collecte des ordures ménagères, récupération, etc.) Orientation en matière de conservation Sauf indication contraire, toujours appliquez les Lignes directrices générales concernant la conservation 1 an Aires de stationnement ; aires de loisir, routes, rues et trottoirs 2 ans (y compris le déneigement) vii 3.5 Remplacement, transfert et disposition des biens immobiliers En général, cette sous-fonction comprend les activités et les processus opérationnels qui produisent des documents créés par les institutions fédérales dans le cadre de leur remplacement, échange, transfert, disposition ou vente d un bien immobilier, s il n est pas rentable de réparer ces biens ou si ces biens ne sont plus requis aux fins des programmes d une institution, y compris le transfert de la garde de l administration d un bien immobilier qui soutient un rajustement ou un transfert de responsabilité de programme, notamment les transferts à l appui d une réaffectation gouvernementale de la responsabilité d un programme, les transferts à l appui d une restructuration gouvernementale et les transferts à l appui d une reconnaissance d un responsable plus approprié; leur disposition d un bien immobilier qui comprend l aliénation du bien en question par vente, location, échange, cadeau, servitude ou par tout autre moyen, notamment l abandon d un bail ou le délaissement d une bien immobilier entre ministères ou d un ministère à une société d État mandante ou un transfert d administration et de contrôle d un bien immobilier du gouvernement fédéral; et leur disposition d un bien immobilier, conformément au principe de développement durable pour contribuer à la protection et à la préservation de l environnement et de façon à protéger son caractère patrimonial. Documents juridiques - Bail, location, droit de passage, servitude et concessions 3 ans après la fin ou l expiration du bail, de la concession, du droit de passage, etc. en question. - Achat, vente, transfert, etc. Les documents originaux sont transférés au nouveau propriétaire. Les institutions doivent conserver des exemplaires jusqu à l expiration de toutes les exigences opérationnelles et juridiques. Locations et concessions, droit de passage, servitude, concessions, etc., pour les terrains de l État par les sociétés privées ou les particuliers ou pour les terrains qui appartiennent au privé par l État, excluant les documents juridiques Vente, transfert, expiration de bail, etc. (excluant les documents juridiques) 3 ans après la fin ou l expiration du bail, de la concession, du droit de passage, etc. en question. 3 ans après la vente, le transfert ou l expiration du bail, etc.
i Mise à jour 1991, chap. 50. ii Les renvois aux phases actives et inactives (A-2, I-3) seront supprimés et ils seront laissés à la discrétion de l institution. iii L orientation originale relative à la conservation précisait «Jusqu à désuet». La fusion de tous les «plans, dessins et devis» de bâtiment et de services publics a produit la modification à «2 ans après la désuétude ou l expiration/l annulation du bail» pour l harmoniser avec l orientation originale relative à la conservation présentée dans la fonction «gestion immobilière» pour les Plans et devis réels de construction/services publics/locations - «2 ans après la désuétude ou l expiration/l annulation du bail». iv L expression «affaires courantes» pour les plans et les devis était auparavant décomposée en «structures mineures d une valeur inférieure à 5 000 $ 1 an» et en «autres structures d une valeur supérieure à 5 000 $ 3 ans». L équipe de BAC (BGIG) a décidé de les fusionner et d adopter le plus long délai de conservation pour tenir compte de la valeur actuelle en dollars. v Originalement décomposé en «projets majeurs (plus de 1 000 $) 3 ans après l achèvement ou l annulation des travaux» et en «projets mineurs (moins de 1 000 $) 1 an après l achèvement ou l annulation des travaux». Étant donné que ces montants sont périmés, l équipe de BAC a décidé de les fusionner et d adopter le plus long délai de conservation pour tous les projets. Ceci étant dit, la fonction «contrôleur» suggère un délai standard de conservation de 6 exercices financiers pour les documents de transactions financières comme les pièces justificatives, les factures, les demandes de réclamation, etc. Ce délai de conservation s applique après que toutes les mesures administratives ont été complétées. En outre, le BGIG s interroge à savoir s il existe des politiques législatives ou institutionnelles qui justifient le besoin d appliquer le même délai de conservation que celle des documents originaux des transactions financières (6 exercices financiers) à tout document administratif commun qui soutient ou documente une mesure financière. Références : la politique du Conseil du Trésor (1996) intitulée «Politique sur l autorisation et l authentification électronique», appendice A, Lignes directrices iii Vérification, prévoit que «Le système et les processus d'autorisation et d'authentification électronique devraient pouvoir faire l'objet d'une vérification complète. La piste de vérification devrait comprendre les matrices de délégation, les profils d'utilisateur et l'ensemble des données et des fichiers d'autorisation et d'authentification électroniques nécessaires pour reconstituer dans l'ordre les événements et les opérations traitées», et la Politique du Conseil du Trésor sur la vérification interne (qui est en vigueur depuis le 1 er avril 2006 et remplacera la Politique de 2001 sur la vérification interne) qui précise, au point 5.5.3 de la section 5, Exigences de la politique, que les «administrateurs généraux des ministères doivent veiller à ce que le comité de vérification reçoive toute l information et la documentation requise ou demandée pour lui permettre de remplir ses responsabilités, aux termes de la législation applicable». vi Auparavant divisé en «projets majeurs (plus de 1 000 $) 3 ans après la fin de l enquête» et en «projets mineurs (moins de 1 000 $) 1 an après la fin de l enquête». Ces montants ne sont pas réalistes pour le marché d aujourd hui. Les membres de l équipe suggèrent de retirer les catégories «majeures» et «mineures» et d adopter le plus long délai de conservation pour toute affaire courante et tout rapport sur les dommages. vii Auparavant, le terme «Routes» était aussi précisé sous cette activité. Les membres de l équipe de BAC recommandent de supprimer le mot «routes», car l entretien des routes n est pas une activité administrative commune partagée par les institutions fédérales.