REGLEMENT INTERIEUR et CONTRAT DE LOCATION entre LA COMMUNE DE SAINT CONNEC, représentée par le Maire et LE PETITIONNAIRE CI-DESSOUS DESIGNE PETITIONNAIRE PROPRIETAIRE DE LA SALLE POLYVALENTE NOM du locataire :.. MAIRIE DE SAINT CONNEC, Représentée par le Maire : Rolland LE LOSTEC Adresse :. Adresse : Mairie de SAINT CONNEC, Le Bourg, 22530 SAINT CONNEC. Tél :. Tél : 02.96.28.52.74 Mail : mairie.stconnec@wanadoo.fr Mail :. Toute personne souhaitant louer la Salle Polyvalente de Saint Connec, doit, au préalable, prendre connaissance du règlement intérieur ci-dessous : REGLEMENT INTERIEUR APPLICABLE A COMPTER DU 1ER JANVIER 2018 LORS DE L ORGANISATION DE MANIFESTATIONS PUBLIQUES OU PRIVEES (Délibération du Conseil Municipal en date du 26 octobre 2017 et avenant sonorisation en date du 24 janvier 2018). Toute personne physique ou morale louant la Salle Polyvalente de SAINT CONNEC dans le but d organiser une manifestation publique (réunion ou repas d association, soirée dansante, spectacle, etc.) ou privée (repas d anniversaire, mariage, soirée musicale et / ou dansante, spectacle, etc.) devra se conformer au règlement ci-dessous : Description de l équipement : NOUVEAU! A DISPOSITION DES USAGERS : INTERNET TRES HAUT DEBIT - WIFI -La Salle Polyvalente de St Connec est composée : VIDEOPROJECTEUR. *d une grande salle de 120 m², *d une salle avec bar attenante de 25 m² (les deux sont séparées par une cloison coulissante et peuvent ne constituer qu une seule et même entité), *d une salle annexe, dite ex-cantine, de 50 m² avec congélateur et réfrigérateurs, *d une cuisine équipée de deux fours à gaz, d un four électrique à air pulsé-vapeur et d une chambre froide, *de sanitaires. -Différentes solutions sont proposées aux candidats à la location (voir tarifs) : *Grande salle avec bar seule (sans la cuisine), *Grande salle avec bar et cuisine (dans ce cas, la salle annexe, dite ex-cantine, est mise gratuitement à disposition), *Salle annexe, dite ex-cantine, seule, *Salle annexe, dite ex-cantine, avec cuisine. -Ces salles peuvent être louées pour une courte durée (3h), pour une demi-journée ou pour une durée de 24h (de 8h à 8h), éventuellement renouvelable. -Durant la période hivernale (du 1 er novembre au 31 mars), un forfait chauffage est rajouté au tarif en vigueur. 1
-Le matériel (tables, chaises, marmites, plats, assiettes, verres, coupes, couverts, etc. ) est mis à disposition des locataires, en fonction de leurs besoins, sans supplément, après inventaire réalisé sous la Responsabilité de Madame Christine Le Bihan (3ème adjointe). Un rendez-vous devra être pris (Tél: 02 96 28 52 02 06 40 05 34 50), avant la location pour mise à disposition du matériel et après la location pour inventaire et état des lieux. Depuis novembre 2017, la salle est dotée d une connexion THD avec wifi (routeur) et vidéoprojecteur + grand écran. Ce matériel est mis à disposition de tout locataire, sans supplément de prix. -Une sonorisation, propriété de la Mairie, peut également être louée par les organisateurs (Supplément de ). Dispositions générales : -La Salle Polyvalente est louée pour la durée correspondant au tarif choisi (3h, une demi-journée ou 24h d affilée, de 8h à 8h). Cependant, pour faciliter l organisation de la manifestation, si le planning d utilisation le permet, la préparation, et seulement la préparation de la salle, peut avoir lieu la veille. De même, si la salle n est pas utilisée le lendemain par d autres locataires, les organisateurs ont jusqu à midi pour la nettoyer, la ranger et rendre les clés. Au-delà, le paiement d une journée de location supplémentaire pourra être demandé. -Les clés peuvent (doivent) être retirées en mairie, entre 15h et 16h30, la veille de la manifestation. -Dans le cas ou la salle est louée à un autre locataire le lendemain de la manifestation, elle devra être rendue, dans les conditions exposées ci-dessous, dès 8h du matin. -La Salle peut bien entendu, être louée deux, voire trois jours de suite par le même locataire, le tarif étant alors multiplié en conséquence. -Il est bien entendu que, dans tous les cas de figures, la salle - pourvue de la totalité du matériel mis à disposition - doit être rendue propre, rangée (matériels en place selon instructions écrites, plan ou photos fournies) et libre de tous objets ou ingrédients divers apportés lors de la manifestation. -Sauf dispositions particulières sollicitées par les organisateurs (Demande de fermeture tardive), la fermeture du bar et l arrêt de la musique interviennent impérativement à 1h du matin, la salle étant libérée et vidée de tout participant à 1h30. Dispositions particulières : Des autorisations ponctuelles de fermeture tardive pourront être accordées par le Maire, dans les cas suivants : -A l occasion de Fêtes locales, dans la limite de cinq par an, des associations locales exploitant des débits de boissons temporaires (vente d alcool) pourront être autorisées à ouvrir jusqu à 2h du matin. (Déclaration de buvette obligatoire). -Pour les mariages et fêtes privées*, comprenant un repas, sans vente d alcool, les organisateurs pourront être autorisés à ouvrir jusqu à 3h du matin. -Autorisation de fermeture tardive : Les demandes d autorisation de fermeture tardive, notamment avec exploitation de débit de boissons, devront être présentées au moins un mois avant la date de la manifestation et si possible au moment de la réservation. Copies des autorisations seront transmises pour exécution à la brigade de gendarmerie territorialement compétente. *Fêtes privées : Est considérée comme fête privée, toute organisation relevant d une personne privée. Dans ce cas, l organisateur doit connaître la liste des participants invités et ne peut, en aucun cas, ni l ouvrir au public, ni prendre des entrées. Par ailleurs, s il n est pas interdit de boire, l ouverture d une buvette avec vente d alcool est soumise à autorisation préalable (Déclaration de buvette). Dans le cas d autorisation de fermeture tardive, afin de ménager le voisinage, l arrêt de la musique interviendra obligatoirement à 2h du matin. La salle devra être libérée et vidée de tout participant dans la demi-heure qui suit la fermeture du bar (soit à 2h30, pour une fête locale et 3h30, pour un mariage ou une fête privée). 2
Autres dispositions importantes -L organisateur s engage à faire respecter l ordre à l intérieur et aux abords de la salle polyvalente, tout au long de la manifestation. En cas de troubles de l ordre public avérés, de dégradations constatées dans et / ou à l extérieur des locaux, il pourra être tenu pour responsable et être amené à répondre, notamment financièrement, des actes commis. Modalités de location Lors de la réservation, -Le locataire prend connaissance du règlement intérieur, et s il l accepte, complète et signe le contrat de location, complète éventuellement la demande d ouverture de buvette, verse un acompte égal à 50 % du montant total de la location et dépose un chèque de caution de 300. -Il réserve éventuellement la sonorisation, paie la location. Le montant de la caution est alors porté à 400. -Une fois la réservation faite (chèques et tous les documents nécessaires transmis), et acceptée par le maire, une copie du contrat de location est retournée au pétitionnaire. -Le solde, 50 % de la location, éventuellement augmenté *des frais liés à la casse de petits matériels tels que assiettes, verres, etc. facturés au prix coûtant, *du supplément éventuel de pour lavage mal fait, est perçu dans le mois suivant la manifestation. -Enfin, une fois le compte soldé, si aucun problème n a été relevé, le chèque de caution (300 ou 400 ) est détruit ou restitué dans un délai de deux mois. (Délibération du Conseil Municipal en date du 26 octobre 2017) Pour le Conseil Municipal, Le Maire : Rolland LE LOSTEC. 3
IMPORTANT! Responsabilisation des utilisateurs. Afin de responsabiliser les utilisateurs, le Conseil Municipal a instauré, à compter du 1er janvier 2013, une caution de 300 (ou 400 si également location de la sonorisation). Le chèque est à déposer au moment de la réservation). Restitution du chèque de caution Ce chèque de caution ne sera restitué (ou détruit avec l accord du pétitionnaire) qu après paiement total de la facture de location, si et seulement si, *la Salle Polyvalente : -balayée en tous lieux, -sols carrelés lavés correctement, -convenablement rangée, -matériels en place selon instructions écrites, plans ou photos fournis ou affichés, *et ses abords -verres plastiques et autres déchets ramassés, sont rendus en bon état de propreté, sans dégradation ou disparition de matériels. Si l une, l autre, ou plusieurs de ces conditions n est (ne sont) manifestement pas respectée (s) à l issue de la manifestation, un supplément de sera demandé au pétitionnaire, pour frais de nettoyage. Conservation et perception du chèque de caution En cas de : -dégradations importantes, -non paiement du solde, -non paiement des frais liés à la casse de matériels ou -non paiement du supplément éventuel de du, du fait du non respect de l une, l autre ou plusieurs des conditions cités plus haut (Responsabilisation des utilisateurs), le chèque de caution (300 ou 400 selon le cas) sera conservé et perçu par l autorité propriétaire, et ce dans un délai de deux mois après la date de la manifestation. Si le montant des éventuelles dégradations dépasse le montant de la caution, la Mairie se réserve le droit de facturer le supplément ou, à défaut d accord, de poursuivre les locataires responsables. Annulation de réservation : Le chèque d acompte sera conservé par la Mairie en cas d annulation signifiée par le pétitionnaire moins d un mois avant la date de la manifestation. Toutefois, le chèque pourra être pris en compte si une nouvelle réservation est sollicitée pour une nouvelle date dans les six mois suivants. Remarque : En cas de force majeure, tel que décès du pétitionnaire ou d un proche, accident, intempéries, entraînant l annulation de la manifestation, le chèque de réservation pourra être rendu sur présentation des justificatifs. 4
CONTRAT DE LOCATION (en vigueur à compter du 1er janvier 2018 - Délibération du Conseil Municipal en date du 26 octobre 2017 et avenant sonorisation du 24 janvier 2018) Je soussigné, (nom et prénom) :..... Adresse :.. Code Postal :.. ; Commune Eventuellement, représentant l association :..... Tél. :... ; Portable :.. Mail (facultatif) :.... Organisateur de la manifestation désignée ci-après :.... Sollicite : (Cocher la ou les cases) La location de la Salle Polyvalente de St Connec dans les conditions suivantes : (Compléter le tableau joint). La location de la sonorisation Une autorisation de fermeture tardive (2h pour association ou fête privée, si vente d alcool ; 3h pour fête privée sans vente d alcool) Pour la manifestation de type ci-après : (Cocher les cases correspondant à la manifestation) Cette manifestation est prévue dans la journée du.../.../... Soirée publique ou privée avec débit de boissons temporaire soumis à déclaration et autorisation (vente d alcool). Repas d association avec entrées et buvette Concert avec entrées et buvette Spectacle avec entrées et buvette Soirée d entreprise avec repas, musique, buvette Repas de mariage avec musique, buvette Repas de famille avec musique, buvette Repas d anniversaire avec musique Repas d anniversaire (18 ans, 20 ans, 25 ans) Dans ce cas, une rencontre préalable avec le Maire est obligatoire. Autre. Préciser : Obligations : *Demande d autorisation de fermeture tardive (cocher ci-dessus) *Extinction de la musique à 2h, fermeture du bar à 2h, fermeture de la salle à 2h30. *DÉCLARATION DE BUVETTE À REMPLIR EN ANNEXE. Soirée publique ou privée sans débit de boissons temporaire soumis à déclaration et autorisation (Dans ce cas, il est bien entendu possible de servir de l alcool à table ou au bar, mais pas d en vendre). Repas interne d association Soirée d entreprise avec repas, musique Repas de mariage avec musique Repas de famille avec musique Repas d anniversaire avec musique Repas d anniversaire (18 ans, 20 ans, 25 ans). Dans ce cas, une rencontre préalable avec le Maire est obligatoire. Autre. Préciser : Obligations : *Demande d autorisation de fermeture tardive (cocher ci-dessus) *Extinction de la musique à 2h, fermeture du bar à 3h, fermeture de la salle à 3h30. et / ou dans la soirée du... /... /... Au... /./, et, éventuellement dans la journée du.../.../... et / ou dans la soirée du... /... /... Au... /./, dans la Salle Polyvalente de ST CONNEC, Je déclare avoir pris connaissance du règlement ci-dessus et m engage à le respecter dans ses moindres détails. Fait à :, le :.. Ci-joints : Chèque correspondant à 50 % du montant de la location Chèque de caution (300 pour la salle ou 400 pour la salle et la sonorisation) Déclaration d ouverture de buvette Signature du pétitionnaire : Bon pour accord de location, Sans autorisation de fermeture tardive Avec autorisation de fermeture tardive Signature du Maire, le.. 5
TARIFS Applicables à compter du 1er janvier 2018. (Délibération du Conseil Municipal en date du 26 octobre 2017). A NOTER : Le tarif «Commune», plus avantageux, est réservé uniquement aux personnes résidant effectivement sur la commune (de manière permanente ou en résidence secondaire) et non pas aux parents et (ou) enfants habitant ailleurs, à la famille proche ou encore aux amis, même si ces derniers sont originaires de la commune. Dorénavant, pour bénéficier du tarif «Commune», il faudra à chaque candidat à la location fournir une attestation de résidence, un chèque de caution à son nom et régler la location en son nom propre. Le Maire rappelle que le locataire déclaré sur le contrat de location est le seul responsable de la fête organisée et c est lui qui, éventuellement, devra répondre pécuniairement, en cas de problèmes avérés ou de dégâts constatés. Description des besoins -Location pour 24h : de 8h à 8h). -De courte durée (demi-journée ou 3h) Grande salle avec bar (sans la cuisine), Prix commune Prix hors commune Forfait chauffage (entre le 1er novembre et le 31 mars) 90 120 35 140 210 Salle annexe, dite ex-cantine, seule, 40 15 Salle annexe, dite ex-cantine, avec cuisine. 80 120 15 110 110 35 -Réunion d entreprise salle annexe dite ex-cantine (une demi-journée) 15 -Réunion d entreprise grande salle + bar + salle annexe dite ex-cantine (une demi-journée) 1 1 Location de courte durée : 3h. Grande salle + bar. Ex: vin d honneur 40 20 Location de courte durée : 3h. Petite salle. Ex: vin d honneur 30 10 Location de courte durée : 3h. Grande salle + Bar + Salle annexe dite ex-cantine. Ex: vin d honneur 70 110 30 Gratuit Gratuit Gratuit Grande salle avec bar et cuisine (la salle annexe, dite ex-cantine, est mise gratuitement à disposition) -Réunion d entreprise grande salle + bar (une demi-journée) Réunion de bureau ou d Assemblée Générale d associations locales. -Sonorisation (Le chèque de caution déposé en plus de la location est alors de 400 ). -Mise à disposition gratuite du matériel (marmites, plats, assiettes, verres, coupes, couverts, etc.) + Internet THD + Wifi + Vidéoprojecteur. Montant total par jour Montant total à facturer (hors chèque de caution) Montant chèque de caution : Salle Polyvalente seule : 300, Salle Polyvalente + Sonorisation : 400. 6 Choix Indiquer les montants x Deuxième jour éventuel Indiquer les montants x