MANUEL UTILISATEUR DU MODULE COROSSOL DE LA SPHERE GFC

MANUEL UTILISATEUR DU MODULE COROSSOL DE LA SPHERE GFC IMMOBILISATIONS ET INVENTAIRES LIBELLES Référence Type de doc Diffusion DONNEES Cocktail GFC - Corossol - Manuel utilisateur.doc Manuel utilisateur Tout public MODIFICATION VALIDITE VERSION AUTEURS COMMENTAIRES 15.04.2013 03.05.2013 1.0 HRA Initialisation document 03.05.2013 12.06.2013 1.1 HRA Finalisation. Version de Corossol : v1.5.2 02.08.2013 02.08.2013 1.2 HRA Diverses petites améliorations ASSOCIATION COCKTAIL - MARSEILLE INNOVATION Pôle Média - 37-41, rue GUIBAL - 13003 MARSEILLE N de S.I.R.E.T. : 517 889 531 00011 Code A.P.E. : 9499Z

SOMMAIRE 1. Périmètre... 4 2. Paramétrage... 5 2.1. Paramètres généraux... 5 2.2. Origines de financement... 5 2.3. Plan comptable de Maracuja... 6 3. Présentation générale... 7 3.1. Accès... 7 3.2. Menu... 7 4. Gestion des coefficients d'amortissement dégressif... 9 5. Choix exercice et commande... 10 5.1. Choix d'exercice... 10 5.2. Choix de commande... 11 6. Gestion des livraisons... 13 6.1. Présentation... 13 6.2. Liste des livraisons... 14 6.3. Détails de livraison... 15 6.4. Liste des biens inventoriés... 17 7. Inventaire physique... 19 8. Inventaire comptable... 23 8.1. Présentation... 23 8.2. Définition de l'inventaire comptable... 24 8.3. Lien dans Carambole de l'inventaire comptable à la liquidation... 26 8.4. Gestion du lien aux dépenses... 29 8.5. Fiche d inventaire... 30 9. Opérations de régularisation... 34 9.1. Regroupement... 35 9.2. Eclatement... 39 10. Sortie d'inventaire... 42 11. Reprise d'inventaire... 44 12. Impressions... 46 12.1. Présentation... 46 12.2. Edition d'étiquettes... 47 Cocktail GFC-Corossol-Manuel utilisateur.doc 2 / 48

12.3. Edition de codes à barre... 47 13. Suivi de l'actif... 48 14. Reprise automatique d'inventaires... 48 Cocktail GFC-Corossol-Manuel utilisateur.doc 3 / 48

1. PÉRIMÈTRE Corossol est le module de la sphère GFC qui permet la gestion des inventaires en lien avec les commandes d'investissement, d'immobilisation. Corossol est un passage obligé avant toute liquidation de facture d immobilisation. L application permet d enregistrer les biens et de suivre l inventaire de l établissement. Une immobilisation est un bien durable pour l établissement ; on parle parallèlement d investissement. Un bien durable est un bien qui est destiné à être utilisé par l établissement durant plusieurs années. Ce bien peut être matériel (un bâtiment, une machine, une voiture, un ordinateur) ou immatériel (un brevet, un logiciel). La notion d investissement s'applique généralement pour les biens d une valeur supérieure à 500 ou 800 euros HT (hors TVA). Ne sont pas des immobilisations des dépenses destinées à maintenir en l état une immobilisation existante (dépenses de maintenance, d entretien), des achats de biens qui ne bénéficient pas à l établissement (dans le cadre d une convention par exemple), des travaux effectués sur des biens dont l établissement n a pas le contrôle (aménagements de locaux loués). Sont des immobilisations : des achats d ensembles cohérents, même si les valeurs unitaires sont inférieures au seuil fixé (ex : équipement d une salle de cours en ordinateurs, lot de mobilier pour un bureau). Les biens durables objet d'investissement s'amortissent sur une durée donnée. Cet amortissement peut être linéaire (annuités égales) ou dégressif (annuité égale à un pourcentage fixé de la valeur restant à amortir). L'amortissement débute au début de l'exercice suivant l'achat ou sur l'exercice de l'achat et ceci, pour la première annuité, au prorata temporis de la période restante de l'exercice. Corossol n'est pas lié directement à Maracuja, module de comptabilité générale : la prise en compte des amortissements en comptabilité ne se fait pas automatiquement depuis Corossol. Cocktail GFC-Corossol-Manuel utilisateur.doc 4 / 48

2. PARAMÉTRAGE 2.1. PARAMÈTRES GÉNÉRAUX Avant toute utilisation du module Corossol, il faut déterminer plusieurs paramètres. Ceux-ci doivent être renseignés directement en base de données par un administrateur (dans la table jefy_inventaire.parametre). Ces paramètres sont les suivants : Code paramètre PRORATA_TEMPORIS TYPE_AMORTISSEMENT RECALCUL_AMORTISSEMENTS_ANTERIEURS LIBELLE_ETIQUETTE Description OUI si l'amortissement doit se calculer au prorata temporis sur l'année d'acquisition du bien NON si l'amortissement doit se calculer à partir de l'année suivant l'acquisition du bien. LINEAIRE : Taux d'amortissement constant calculé en fonction de la durée d'usage du bien DEGRESSIF : Taux d'amortissement dégressif et donc annuités dégressives Si le paramètre n'est pas renseigné alors les 2 sont possibles OUI si les amortissements antérieurs doivent être recalculés lors d'une modification de la durée d'usage NON si les amortissements antérieurs ne doivent pas être recalculés lors d'une modification de la durée Libellé à afficher en haut des étiquettes de code barre Ces paramètres sont fixés pour un exercice donné. Le type amortissement, linéaire ou dégressif, au prorata temporis ou non, ne doivent pas être modifiés en cours d'exercice. Ils déterminent le mode de calcul des amortissements des biens immobilisés. Lors de la création d'un nouvel exercice dans le module JefyAdmin, ces paramètres annualisés sont automatiquement reportés sur le nouvel exercice. 2.2. ORIGINES DE FINANCEMENT Directement en base de données (dans la table jefy_inventaire.origine_financement), il faut également définir les origines de financement qui servent à la définition de l'inventaire comptable. Cette mise à jour peut être réalisée par un administrateur sur les indications de l'agence comptable. Une origine de financement est définie par un libellé et un compte sur une année donnée. Dans cette liste des origines de financement, on doit retrouver tous les comptes de classe 1 actifs sur l exercice (attention à la mise à jour de cette liste en cas de modification du plan comptable). Lors de la création d'un nouvel exercice dans le module JefyAdmin, ces données annualisées sont automatiquement recopiées pour le nouvel exercice. Cocktail GFC-Corossol-Manuel utilisateur.doc 5 / 48

2.3. PLAN COMPTABLE DE MARACUJA Le plan comptable est défini dans le module Maracuja de comptabilité générale de la sphère GFC. Les comptes du plan comptable peuvent être associés à un compte d'amortissement et une durée d'amortissement. Ces informations sont utilisées pour la définition d'un inventaire comptable. Cocktail GFC-Corossol-Manuel utilisateur.doc 6 / 48

3. PRÉSENTATION GÉNÉRALE 3.1. ACCÈS L'accès à l'application Corossol se fait automatiquement en mode CAS ou via l'écran de connexion suivant sinon : La connexion n'est possible que si des droits ont été donnés à l'utilisateur sur l'application 'Corossol/Inventaire'' via le module d'administration JefyAdmin. 3.2. MENU Lors de la connexion à l'application, celle-ci s'ouvre sur la page d'accueil : Cocktail GFC-Corossol-Manuel utilisateur.doc 7 / 48

Cette page d'accueil contient un menu qui se décompose en deux parties. D'une part les fonctionnalités portant sur une commande donnée : - Exercice : choix d'un exercice de travail pour les fonctionnalités suivantes - Commande : choix d'une commande pour les fonctionnalités suivantes - Gestion des livraisons : Définition des livraisons associées à la commande et des biens associés - Inventaire physique : Définition de l'inventaire physique des biens associés à la commande - Inventaire comptable : Définition de l'inventaire comptable des biens associés à la commande D'autre part, les fonctionnalités génériques : - Opérations de régularisation : Eclatement ou regroupement d'inventaires - Sortie d'inventaire : sortie d'un bien - Reprise d'inventaire : reprise manuelle d'inventaires - Impressions - Suivi de l'actif : éditions et extractions sur les inventaires Cocktail GFC-Corossol-Manuel utilisateur.doc 8 / 48

Le menu 'Outils' donne accès à la fonctionnalité 'Gestion coefs amort dégressif'. 4. GESTION DES COEFFICIENTS D'AMORTISSEMENT DÉGRESSIF Cette fonctionnalité du menu 'Outils' permet de définir les coefficients utilisés dans le calcul des amortissements dégressifs. Cocktail GFC-Corossol-Manuel utilisateur.doc 9 / 48

Un coefficient se définit par des dates d'application (début et fin), une durée minimum et une durée maximum, et le coefficient en lui-même. Un montant de 100 s'amortissant sur 4 ans avec un coefficient dégressif de 50% donnera un tableau d'amortissement de ce type : Exercice Montant amortissable Annuité Amortissement cumulé VNC Année 1 100 50 50 50 Année 2 100 25 75 25 Année 3 100 12,5 87,5 12,5 Année 4 100 12,5 100 0 Pour le calcul de l'amortissement dégressif d'un ensemble de biens, le système sélectionne le coefficient en fonction des informations de date de début d'amortissement du bien et de durée d'amortissement. La date de début d'amortissement doit être inclue dans la période d'application du coefficient. La durée d'amortissement doit être comprise entre la durée minimum et la durée maximum du coefficient. 5. CHOIX EXERCICE ET COMMANDE Ces 2 choix possibles servent pour les fonctionnalités de gestion des livraisons, des inventaires physiques et des inventaires comptables. 5.1. CHOIX D'EXERCICE L'exercice de travail de l'application est positionné par défaut à l'exercice courant. Il peut être modifié en cliquant sur le bouton 'Exercice' ; cela donne accès à l'écran de sélection suivant : Sont présentés dans cet écran les exercices définis dans le module JefyAdmin. Pour sélectionner un exercice de travail, il faut sélectionner la ligne correspondante dans la liste (sélection concrétisée par la surbrillance) et actionner le bouton 'Sélectionner'. Cocktail GFC-Corossol-Manuel utilisateur.doc 10 / 48

5.2. CHOIX DE COMMANDE La sélection d'une commande, nécessaire pour les 3 premières fonctionnalités du menu, se fait dans la partie suivante de l'écran : Pour réaliser ce choix, il faut en premier lieu cliquer sur le bouton "?". Cela donne accès à l'écran de recherche/sélection suivant : Critère 'Uniquement classe 2' : Par défaut, le critère 'Uniquement classe 2' est sélectionné et la recherche ne s'effectue que dans les commandes d'immobilisations imputées sur des comptes de classe 2 et engagées partiellement ou totalement. Si ce critère n'est pas sélectionné, la recherche de commandes s'effectue également sur les comptes de classe 6 si l'on veut utiliser uniquement la partie inventaire physique. Critère 'Numéro de commande' : Un deuxième critère 'Numéro de commande' permet de saisir les 2 bornes de l'intervalle sur lequel on recherche des commandes. Si le numéro de commande est connu, vous pouvez le saisir dans les 2 bornes et la recherche sera plus rapide. Cocktail GFC-Corossol-Manuel utilisateur.doc 11 / 48

Recherche et résultat : L'action sur le bouton 'Rechercher' déclenche la recherche et présente le résultat correspondant aux critères saisis : les commandes objet d'un engagement sur un compte de classe 2, ou de classe 2 ou 6, et dont le numéro est compris dans l'intervalle saisi. La liste des commandes présente les informations suivantes : - Exercice : exercice de création de la commande - Commande : numéro de la commande (attribué par Carambole à la création) - Référence : référence de la commande - Du : date de création de la commande - Fourn. : libellé du fournisseur de la commande - Libellé : libellé de la commande Sélection : Pour annuler la sélection, il faut cliquer sur le bouton 'Annuler'. La sélection d'une commande se fait en sélectionnant la ligne correspondante dans la liste résultat et en actionnant le bouton 'Ok'. Le numéro de commande et le fournisseur objet de cette commande sont alors affichés dans l'écran d'accueil de Corossol : Cocktail GFC-Corossol-Manuel utilisateur.doc 12 / 48

6. GESTION DES LIVRAISONS 6.1. PRÉSENTATION Le menu 'Gestion des livraisons' donne accès à l'écran suivant : Cette fonctionnalité permet de définir les livraisons issues d'une commande, et la liste des biens associés. Cela se fait en 3 étapes, qui correspondent chacune à un espace de l'écran : - Définition livraison, liste du haut de l'écran - Détail d'une livraison : en bas à gauche - Liste des biens : en bas à droite Cocktail GFC-Corossol-Manuel utilisateur.doc 13 / 48

6.2. LISTE DES LIVRAISONS Dans la partie haute de l'écran est présentée la liste des livraisons associées à la commande (commande choisie pour l'ensemble de l'espace de travail dans l'écran d'accueil). Les informations présentées pour chaque livraison de la liste sont les suivantes : - Commande : numéro de la commande de travail sélectionnée en page d'accueil - Exercice : exercice de travail et exercice de la commande - Magasin : magasin de stockage des biens de la livraison - Créateur : nom de l'utilisateur qui a créé la livraison - Date liv. : date de la livraison - Numéro liv. : numéro de la livraison, du bon de livraison - Réception : nom de la personne qui a réceptionné la livraison Cette liste peut être mise à jour via les boutons suivants : 'Ajouter' : création d'une nouvelle livraison 'Modifier' : modification des informations d'une livraison de la liste qu'il faut au préalable sélectionner 'Supprimer' : suppression de la livraison sélectionnée dans la liste La saisie d'une livraison (en création ou en modification) se fait dans l'écran suivant : Cocktail GFC-Corossol-Manuel utilisateur.doc 14 / 48

Les informations 'Exercice' et 'Commande' sont renseignées automatiquement en création avec l'exercice de travail (= exercice de la commande) et le numéro de la commande sélectionnée en page d'accueil. Les autres informations à saisir et définissant une livraison sont les suivantes : - Magasin : libre où à sélectionner via le bouton 'Choisir' - Numéro : numéro du bon de livraison - Date de livraison : positionnée automatiquement à la date du jour, modifiable - Réceptionné par : nom de la personne qui a réceptionné la livraison, saisie libre - Remarques L'action sur le bouton 'Annuler' permet d'abandonner la saisie et ferme l'écran. L'action sur le bouton 'Valider' (en création) ou 'Modifier' (en modification) déclenche l'enregistrement en base de données, ferme l'écran et affiche ces informations dans la ligne correspondante dans la liste de départ. 6.3. DÉTAILS DE LIVRAISON Arès avoir défini une livraison, il faut pour celle-ci définir les détails dans la partie en bas à gauche de l écran : Cette liste peut être mise à jour via les boutons suivants : 'Ajouter' : création d un nouveau détail 'Modifier' : modification des informations d un détail de la liste qu'il faut au préalable sélectionner 'Supprimer' : suppression de la livraison sélectionnée dans la liste La définition d un détail, pour une livraison sélectionnée dans la liste du haut, se fait dans l écran suivant : Cocktail GFC-Corossol-Manuel utilisateur.doc 15 / 48

Cet écran se décompose en 3 parties : - Liste des engagements de la commande, pour sélection d un engagement - Liste des articles de la commande, pour sélection d un article - Détail à saisir de la livraison Le détail peut être saisi librement ou renseigné automatiquement via le bouton Recopier. Recopie : La recopie nécessite de sélectionner un engagement et un article. Il n est pas possible de sélectionner plusieurs articles ou plusieurs engagements. Ces 2 éléments étant sélectionnés, l action sur le bouton Recopier renseigne automatiquement la partie basse de l écran avec les informations du détail : Cocktail GFC-Corossol-Manuel utilisateur.doc 16 / 48

Il est alors possible de modifier ces informations renseignées par défaut : Le montant budgétaire doit être renseigné avec le montant budgétaire unitaire des biens. L'action sur le bouton 'Annuler' permet d'abandonner la saisie et ferme l'écran. L'action sur le bouton 'Valider' (en création) ou 'Modifier' (en modification) déclenche l'enregistrement en base de données, ferme l'écran et affiche ces informations dans la ligne correspondante dans la liste. 6.4. LISTE DES BIENS INVENTORIÉS En bas à droite de l écran est présentée la liste des biens associés à un détail de livraison. Cette liste se remplit grâce au bouton d action. Sont alors ajoutés dans la liste des biens autant de bien que la quantité indiquée dans le détail de la livraison (7 dans l exemple). Cocktail GFC-Corossol-Manuel utilisateur.doc 17 / 48

Il est possible de supprimer certains biens de la liste en actionnant le bouton d action Seuls les biens sélectionnés sont supprimés. Une fois une liste de biens définie en association avec la commande de travail, il est possible de définir l'inventaire physique de ces biens et l'inventaire comptable de ces biens. Un inventaire comptable peut être défini sans inventaire physique. Cocktail GFC-Corossol-Manuel utilisateur.doc 18 / 48

7. INVENTAIRE PHYSIQUE Le menu Inventaire physique donne accès à l écran suivant : Cet écran présente les livraisons définies pour la commande de travail sélectionnée en page d accueil, la liste des biens associée à chaque livraison et le détail de l inventaire physique des biens, qui est la seule partie modifiable de l écran. Le détail de l inventaire physique se définit pour un bien ou plusieurs biens sélectionnés en même temps dans la liste des biens à gauche, sauf l ensemble Informations qui ne peut se définir que bien par bien. Les informations définissant un inventaire physique sont les suivantes : Numéro d inventaire physique : cette zone n est pas saisissable et le bouton d action associé n est pas actif ; cette zone sera active lorsque Corossol inclura une réelle gestion de l inventaire physique. Localisation : une salle dans un bâtiment peut être sélectionnée dans l écran suivant accessible en cliquant sur le bouton : Cocktail GFC-Corossol-Manuel utilisateur.doc 19 / 48

Cet écran présente les informations de bâtiments et salles issues de l application Gspot (sphère Référentiel de la suite Cocktail). Il faut sélectionner un bâtiment. La liste du bas présente alors la liste des salles de ce bâtiment. Il faut sélectionner une de ces salles et actionner le bouton Sélectionner. La salle est alors affichée dans la zone Localisation de l inventaire physique. Responsable : personne responsable du bien Utilisateur : personne utilisatrice du bien (cas d un ordinateur portable par exemple) Le responsable et l utilisateur sont tous les deux à sélectionner via l écran de recherche/sélection suivant accessible en cliquant sur le bouton. Cet écran propose deux critères de recherche Nom et Prénom. La recherche est déclenchée en actionnant le bouton Filtrer. Il faut ensuite sélectionner un des noms trouvés et actionner le bouton Sélectionner. Cocktail GFC-Corossol-Manuel utilisateur.doc 20 / 48

Date d acquisition : cette date est renseignée automatiquement à la date de la livraison. Informations : ensemble d informations dont la saisie est accessible en cliquant sur le bouton : Cocktail GFC-Corossol-Manuel utilisateur.doc 21 / 48

Les informations pouvant être renseignées sont : - Numéro de série - Documentation : nom d un document associé - Garantie : durée de garantie ou informations concernant la garantie du bien - Maintenance : informations concernant la maintenance du bien - Modèle : modèle commercial du bien - Code barre (une édition des codes barre est disponible dans la fonctionnalités Impressions ) - Commentaire Cocktail GFC-Corossol-Manuel utilisateur.doc 22 / 48

8. INVENTAIRE COMPTABLE 8.1. PRÉSENTATION La gestion de l inventaire comptable s effectue dans l écran suivant : Liste des biens livrés non inventoriés : La partie gauche de l écran présente la liste des biens encore non inclus dans un inventaire comptable parmi l ensemble des biens définis dans les livraisons de la commande sélectionnée en page d accueil. Les numéros d inventaire comptable : La partie droite de l écran présente les inventaires comptables existants pour la commande sélectionnée en page d accueil. Actions : Pour créer un inventaire comptable, la première étape est de sélectionner les biens objet de l inventaire : parmi les biens non encore inventoriés dans la liste de gauche. L action sur le bouton permet d accéder à l écran de définition de l inventaire pour ces biens. Cocktail GFC-Corossol-Manuel utilisateur.doc 23 / 48

Pour modifier un inventaire existant, il faut le sélectionner dans la liste à droite en haut et activer le bouton Modifier les informations. L écran de définition de l inventaire pour ces biens est alors ouvert. 8.2. DÉFINITION DE L'INVENTAIRE COMPTABLE Un inventaire comptable se définit dans l écran suivant : Les informations définissant un inventaire comptable sont les suivantes : Numéro : Soit le numéro d'inventaire est généré automatiquement pour un nouvel inventaire à créer, soit l'utilisateur peut sélectionner un inventaire existant via le bouton de recherche "?". Il est possible d'intégrer des biens à un inventaire existant qui est lié au même compte de dépense que la commande à l'origine de ces biens. Les numéros d inventaire comptable générés automatiquement sont générés chronologiquement pour une année, une UB et un CR donnés. Dans l exemple ci-dessus, il s agit du 2 ème inventaire sur 2013 pour l UB/CR 0400/0420, inventaire numéro 0400/0420/2013/2. Cocktail GFC-Corossol-Manuel utilisateur.doc 24 / 48

UB : unité budgétaire (dans l organigramme budgétaire) objet de l engagement à l origine de l inventaire CR : centre de responsabilité (dans l organigramme budgétaire) objet de l engagement à l origine de l inventaire Compte : compte d imputation de l engagement Compte d amortissement : compte d amortissement associé au compte de l engagement (définition sur le plan comptable du module Maracuja) Durée d amortissement : cette information est par défaut renseignée avec la durée d amortissement définie sur le compte de l engagement (sur le plan comptable du module Maracuja) ; elle peut être modifiée. Elle sera remplacée si le compte de la liquidation est différent du compte de l engagement. Date de début d amortissement : cette information est par défaut renseignée à la date de service fait lors de la liquidation de la dépense ; elle est modifiable uniquement après la liquidation et par les utilisateurs ayant le droit 'Modification amortissement' dans JefyAdmin. Financement : liste des financements de l immobilisation Un financement est défini par une origine, un pourcentage et éventuellement un titre de recette. Chaque origine de financement est associée à un pourcentage, l ensemble devant faire 100%. Le pourcentage correspond à la part du montant des biens qui est lié à l origine de financement. Pour les titres de recette, sont présentés le numéro et l exercice. Nb étiquettes : nombre d étiquettes à éditer pour identifier les biens de l inventaire comptable. Prorata temporis : rappel du paramétrage général de l application ; oui ou non Type d amortissement : rappel du paramétrage général de l application ; Linéaire ou Dégressif Liste des financements : Cette liste peut être mise à jour par ajout ou suppression d'occurrences, via les boutons '+' et '-'. L'action sur le bouton '+' ouvre l'écran suivant de saisie d'un financement. Origine de financement : à sélectionner dans la liste déroulante des origines prédéfinies Pourcentage : part du montant des biens qui est couverte par l origine de financement Titre : un éventuel titre de recette peut être recherché et sélectionné en cliquant sur le bouton qui donne accès à l'écran suivant. Cocktail GFC-Corossol-Manuel utilisateur.doc 25 / 48

Cet écran présente tous les titres de recette visés et correspondant aux éventuels critères de recherche saisis. Cet écran propose plusieurs critères de recherche et la recherche se déclenche en actionnant le bouton. Il faut sélectionner un titre en le sélectionnant dans la liste résultat et en actionnant le bouton Valider. 8.3. LIEN DANS CARAMBOLE DE L'INVENTAIRE COMPTABLE À LA LIQUIDATION Pour les commandes saisies dans Carambole sur un type de crédit de section 2 (Investissement), la liquidation ne peut être faite sans avoir défini l'inventaire comptable au préalable. La sélection de l'inventaire est obligatoire lors de la liquidation. Engagement de la commande 1702 sur un type de crédit 20 de section 2 : Cocktail GFC-Corossol-Manuel utilisateur.doc 26 / 48

Saisie de la liquidation : Pour la ligne d'immobilisation, il apparaît la zone 'Numéro d'inventaire' : Il faut alors cliquer sur le bouton '+' et l'écran secondaire de sélection d'inventaire apparaît : Cocktail GFC-Corossol-Manuel utilisateur.doc 27 / 48

Après sélection dans les cases à cocher et action 'Ajouter', le ou les inventaires sélectionné(s) sont affichés, avec chacun le montant des biens associés. Ce montant doit correspondre au montant positionné sur la ligne. Facture après enregistrement : Visibilité dans Corossol : Le fait qu'une liquidation ait été associée à l'inventaire est présenté dans Corossol : l'indicateur 'Liquidé?' est coché dans la liste des inventaires comptables de la commande de travail, comme présenté cidessous : Cocktail GFC-Corossol-Manuel utilisateur.doc 28 / 48

8.4. GESTION DU LIEN AUX DEPENSES Il est possible d'accéder à la fonctionnalité de gestion du lien de l'inventaire à la liquidation, via le bouton suivant : Ce bouton d'action donne accès à l'écran suivant : Il faut sélectionner l'inventaire dans la première liste. Les biens de l'inventaire s'affichent dans la deuxième liste. Il faut sélectionner la liquidation/facture dans la troisième liste. Le bouton 'Annuler dépense' permet de supprimer le lien de la liquidation à l'inventaire. La case à cocher 'Lien Dep.' de cet écran et la case à cocher 'Liquidé?' dans l'écran précédent ne sont alors plus cochées. Le bouton 'Associer' permet de refaire un lien entre un inventaire et une liquidation. Cocktail GFC-Corossol-Manuel utilisateur.doc 29 / 48

8.5. FICHE D INVENTAIRE Dans l'écran de gestion de l'inventaire comptable il est possible de générer un document 'Fiche d'inventaire' au format pdf, via le bouton d'action suivant : Cocktail GFC-Corossol-Manuel utilisateur.doc 30 / 48

Une fiche d'inventaire se présente comme ci-dessous : Cocktail GFC-Corossol-Manuel utilisateur.doc 31 / 48

Une fiche d'inventaire présente les informations suivantes : Informations générales : - Libellé établissement - Numéro d'inventaire - Titre 'Fiche d'inventaire" - Exercice budgétaire d'entrée : exercice d'intégration des biens à l'inventaire Informations sur les dépenses d'immobilisation (issues de Carambole et Abricot) : Un inventaire comptable peut être issu de plusieurs commandes et chacune est présentée avec les informations suivantes : - UB et CR : ligne budgétaire de la dépense d'immobilisation (engagement) - Compte d'immobilisation : compte d'imputation de la dépense d'immobilisation - Cde : numéro commande - Facture : numéro de facture saisi à la liquidation et date de cette facture - Mandat : éventuel numéro de mandat associé à la facture - Bord. : numéro de bordereau du mandat - Date acq : date d'acquisition du bien - Fournisseur : libellé du fournisseur de la commande - Ligne Budg. : ligne budgétaire de l'engagement - TC : type de crédit associé à la ligne budgétaire pour la dépense - Prorata : taux de prorata de la TVA Liste des biens (informations saisies sur l'inventaire physique) : - Libellé bien - Montant unitaire du bien - Prop : Utilisateur du bien - Resp : Responsable du bien - Salle : bâtiment, étage et porte - Num série : numéro de série du bien Cocktail GFC-Corossol-Manuel utilisateur.doc 32 / 48

Informations d'amortissement : Compte amortissement/dépréciation : compte d amortissement associé au compte de l engagement (définition sur le plan comptable du module Maracuja) Durée amortissement/dépréciation : durée saisie sur l'inventaire comptable Date de début d'amortissement : saisie sur l'inventaire comptable Amortissement : valeurs des paramètres généraux 'type Linéaire/Dégressif' et 'Prorata temporis/non' Montant : Montant amortissable Financement : liste des financements associés à l'inventaire, avec origine et % Tableau d'amortissement : - Exercice : liste des exercices d'amortissement, déterminés par la durée d'amortissement et à partir de l'année d'intégration du bien si le paramètre 'Prorata temporis' est positionné à oui à partir de l'année suivant l'intégration du bien si le paramètre 'Prorata temporis' est positionné à non - Valeur initiale : Base amortissable = 'Montant' amortissable des informations d'amortissement ci-dessus - Annuité : montant de l'amortissement sur l'exercice de la ligne - Amortissement : cumul des amortissements jusqu'à l'exercice de la ligne - Valeur résiduelle : valeur nette comptable, valeur restant à amortir = valeur initiale cumul amortissements Cocktail GFC-Corossol-Manuel utilisateur.doc 33 / 48

9. OPÉRATIONS DE RÉGULARISATION Le menu Opérations de régularisation donne accès à un écran commun où, après le choix d un inventaire comptable, il est possible se choisir l opération de regroupement ou l opération d éclatement. Cet écran propose deux critères : il est possible de rechercher un inventaire à partir d un numéro de commande ou à partir de tout ou partie du numéro d inventaire. L action sur le bouton Rechercher déclenche la recherche et affiche les inventaires correspondant aux critères saisis. Il faut alors sélectionner dans la liste résultat la ligne de l inventaire comptable devant faire l objet du regroupement ou de l éclatement. Cocktail GFC-Corossol-Manuel utilisateur.doc 34 / 48

9.1. REGROUPEMENT Un regroupement concerne deux inventaires. Ils sont regroupés dans un seul inventaire. Après choix d un inventaire comptable et action sur le bouton Regroupement, il faut alors sélectionner le deuxième inventaire dans l écran suivant : Les inventaires présentés et éligibles au regroupement sont ceux de la même année que le premier inventaire sélectionné et qui possèdent le même compte d'imputation ainsi que la même ligne budgétaire. Il faut ensuite cliquer sur le bouton d'action 'Enregistrer'. Une confirmation est demandée : Si la réponse est oui, le traitement de regroupement est réalisé puis l application retourne au premier écran de choix d'un inventaire comptable et de l'opération de régularisation Cocktail GFC-Corossol-Manuel utilisateur.doc 35 / 48

Les deux numéros d'inventaires regroupés subsistent en tant que tel avec les mêmes informations associées mais la fiche d'inventaire du 2 ème inventaire choisi a intégré le premier inventaire. Avant et après regroupement, les informations présentées dans l'écran 'Impressions' sont les mêmes : Edition du deuxième inventaire sélectionné pour regroupement : Avant : Cocktail GFC-Corossol-Manuel utilisateur.doc 36 / 48

Après : Edition impossible : Cocktail GFC-Corossol-Manuel utilisateur.doc 37 / 48

Edition du premier inventaire sélectionné pour regroupement : Avant : Après : Cocktail GFC-Corossol-Manuel utilisateur.doc 38 / 48

9.2. ECLATEMENT La fonctionnalité d éclatement permet de fractionner un inventaire en deux inventaires, avec choix des biens concernés. Inventaire à fractionner : L inventaire à fractionner doit être sélectionné dans le premier écran accessible depuis le menu Opérations de régularisation. Cocktail GFC-Corossol-Manuel utilisateur.doc 39 / 48

L action sur le bouton Eclatement déclenche l ouverture de sélection des biens : Cet écran présente tous les biens objet de l inventaire comptable. Il faut sélectionner un ou plusieurs biens, partie de l ensemble des biens. Sur l action Enregistrer, l application informe du nouveau numéro d inventaire comptable créé pour les biens sélectionnés pour éclatement. Cocktail GFC-Corossol-Manuel utilisateur.doc 40 / 48

L'inventaire initial devient : Le nouvel inventaire créé contient le bien sélectionné pour l'éclatement : Cocktail GFC-Corossol-Manuel utilisateur.doc 41 / 48

10. SORTIE D'INVENTAIRE Cette fonctionnalité permet d'effectuer la sortie de biens d'un inventaire. Le premier écran proposé pour cette fonctionnalité est 'écran de recherche/sélection des biens : Plusieurs critères de recherche sont mis à disposition : - Commande : numéro de commande objet d'inventaire - Numéro inventaire : numéro de l'inventaire comptable contenant les biens à sortir - Sorties : indicateur pour rechercher uniquement les inventaires ayant déjà fait l'objet de sorties en vue de modifier la sortie effectuée Il faut actionner le bouton 'Rechercher' pour déclencher la recherche effective et afficher le résultat correspondant aux critères saisis. Ce résultat présente une liste de biens avec les informations suivantes : - Num Inventaire : Numéro d'inventaire - Commande : numéro de la commande objet de l'inventaire - Libellé : libellé du bien - Num Série : numéro de série du bien - Montant Acq. : montant d'acquisition du bien - Sortie : Indicateur 'O' si une sortie a déjà été effectuée Dans cette liste, il faut alors sélectionner le bien dont il faut définir la sortie en cliquant sur la ligne correspondante. Sur l'action 'Suivant', vous accéder à l'écran présenté ci-dessous de définition de la sortie d'inventaire. Il est possible d'y définir une nouvelle sortie, de modifier une sortie existante ou de modifier une sortie existante. Cocktail GFC-Corossol-Manuel utilisateur.doc 42 / 48

En entête, sont présentées les informations non modifiables suivantes : - Numéro d'inventaire - Numéro de commande - Libellé bien - Montant d'acquisiation du bien La saisie de la sortie, pour une création ou une modification, se fait grâce aux informations suivantes : - Date sortie : date de la sortie du bien, libre. - Type sortie : à sélectionner dans la liste déroulante prédéfinie Vol, Perte, Vente, Donation, Destruction, Autres. - Motif : motif de la sortie, en saisie libre. - VNC : valeur nette comptable ; cette donnée peut être saisie ou calculée automatiquement par le système (via le bouton 'Calculer' associé) si la date de sortie est renseignée. - Valeur cession : valeur à laquelle le bien a été cédé dans le cas d'une vente (type sortie = 'Vente'). L'enregistrement de la sortie se fait alors en actionnant le bouton 'Enregistrer'. Une fiche de sortie peut alors être éditée sous la forme d'un document au format pdf, en actionnant le bouton 'Imprimer'. Cette fiche de sortie présente le tableau d'amortissement recalculé suite à la sortie. Une sortie existante, venant d'être créée ou créée antérieurement, peut être supprimée grâce au bouton d'action 'Supprimer'. Cocktail GFC-Corossol-Manuel utilisateur.doc 43 / 48

11. REPRISE D'INVENTAIRE Le menu 'Reprise d'inventaire' donne accès à l'écran suivant : Cette fonctionnalité permet de faire une reprise manuelle d'inventaires dont les achats ont été faits en dehors des modules Cocktail. Ces reprises permettent une mise à jour de l'actif de l'établissement. Dans la partie inférieure de l'écran est présenté l'ensemble des reprises d'inventaire, manuelles ou automatiques (voir le paragraphe 'Reprise automatique d'inventaires'). Dans la partie supérieure de l'écran est présenté le détail d'une reprise, nouvelle en création ou existante et sélectionnée dans la liste. Suppression d'une reprise : Pour supprimer un inventaire repris, il faut le sélectionner dans la liste et cliquer sur le bouton 'Supprimer'. Modification d'une reprise : Pour modifier un inventaire repris, il faut tout d'abord le sélectionner dans la liste. Son détail s'affiche alors dans la partie supérieure de l'écran. Après modification des informations, l'action sur le bouton 'Modifier' permet d'enregistrer cette modification. Cocktail GFC-Corossol-Manuel utilisateur.doc 44 / 48

Ajout d'un inventaire à reprendre : La barre de boutons d'actions est par défaut la suivante : Il faut alors actionner le bouton 'Ajouter'. La partie supérieure de l'écran est réinitialisée pour permettre une saisie de l'inventaire à reprendre et la barre de boutons d'actions devient celle-ci : Le bouton 'Valider' permet d'enregistrer la saisie. Le bouton 'Annuler' permet d'abandonner la saisie. Détail d'un inventaire repris : Numéro : numéro de l'inventaire, non modifiable, attribué automatiquement par le système lors d'une reprise manuelle, selon la même règle que pour les inventaires issus de commandes : UB/CR/année/no chrono. Exercice : exercice d'intégration du bien à l'inventaire Ligne budgétaire : UB et CR pouvant être sélectionnés dans l'organigramme budgétaire Imputation : compte d'imputation de la dépense Imputation amort. : compte d'amortissement de la dépense Date d'acquisition : date d'acquisition/d'achat des biens de l'inventaire Durée : durée d'amortissement des biens de l'inventaire Type amortissement : Linéaire ou dégressif Type financement : origine de financement à sélectionner dans une liste prédéfinie Montant : montant d'acquisition Montant résiduel : montant restant à amortir à partir de la reprise de l'inventaire Informations : texte libre Fournisseur : texte libre pour les informations sur le fournisseur Factures : texte libre pour des informations sur les factures Cocktail GFC-Corossol-Manuel utilisateur.doc 45 / 48

12. IMPRESSIONS 12.1. PRÉSENTATION Le menu 'Impressions' donne accès à l'écran suivant : Cet écran donne accès à plusieurs fonctionnalités qui ne sont pas toutes des impressions : - Modification d'un inventaire comptable - Lien d'un inventaire comptable aux dépenses - Edition de la fiche d'un inventaire comptable - Edition d'étiquettes - Edition des codes à barres des inventaires physiques Les 3 premières fonctionnalités sont identiques à celles proposées dans la fonctionnalité de gestion de l'inventaire comptable et ne sont pas redécrites dans ce paragraphe. Les 2 dernières fonctionnalités s'appliquent à un inventaire comptable à sélectionner dans la liste. Cet écran permet la recherche d'inventaires comptables via 3 critères : l'exercice, l'ub et le CR des inventaires. Après saisie de ces critères, il faut actionner le bouton 'Rechercher' et les inventaires correspondant aux critères saisis sont présentés dans la liste résultat pour sélection. Cocktail GFC-Corossol-Manuel utilisateur.doc 46 / 48

12.2. EDITION D'ÉTIQUETTES Pour un inventaire comptable sélectionné dans la liste, cliquer sur le bouton 'Etiquettes' déclenche la génération de deux documents : - un document au format 'pdf' comprenant autant d'étiquettes qu'il y a de biens rattachés à l'inventaire comptable. Chaque étiquette est composée des informations suivantes : - Logo de l'établissement (carré gris dans l'exemple ci-dessus) - numéro d'inventaire comptable - Libellé du bien - Numéro et date de création de la commande d'immobilisation - Fournisseur - un document au format 'pdf' d'information lié aux étiquettes, informations liées à l'inventaire physique : Ces informations sont la localisation du bien et le libellé du bien livré. 12.3. EDITION DE CODES À BARRE Pour un inventaire comptable sélectionné dans la liste, cliquer sur le bouton 'Code barre inv. Phys' déclenche la génération d'un document présentant le code barre de chaque bien associé à l'inventaire comptable. Cocktail GFC-Corossol-Manuel utilisateur.doc 47 / 48

Le libellé 'UNIVERSITE' présenté ici est la valeur du paramètre LIBELLE_ETIQUETTE de Corossol (table jefy_inventaire.parametre). 13. SUIVI DE L'ACTIF Le menu 'Suivi de l'actif' donne accès à l'écran suivant : Cette fonctionnalité fournit plusieurs éditions au format pdf et extractions au format xls. L'écran présente la liste des documents à disposition avec le format associé. Les documents pdf peuvent être générés en actionnant le bouton 'Editions'. Les documents xls peuvent être générés en actionnant le bouton 'Export'. Les documents générés sont automatiquement ouvert. Ils peuvent ainsi être enregistrés sur le poste de travail, en local ou en réseau. 14. REPRISE AUTOMATIQUE D'INVENTAIRES Il est possible de procéder à une reprise automatique d'inventaires comptables grâce à traitement de masse en base de données. Cette procédure doit être réalisée par un informaticien sur la base d'éléments préparés par les utilisateurs fonctionnels. Les informations des inventaires à importer doivent être renseignées dans un fichier, celui-ci est importé dans une table de la base de données (jefy_inventaire.inventaire_imp), une procédure stockée Oracle de la base de données (JEFY_INVENTAIRE.INTEGRATION.INTEGRATION_IMPORT_ALL) est exécutée et réalise l'import des données dans les tables liées à l'inventaire comptable. Les inventaires repris en automatique sont visibles dans la fonctionnalité 'Reprise d'inventaire' de Corossol. Cocktail GFC-Corossol-Manuel utilisateur.doc 48 / 48