RÉUNION DE C.A. 31 Août 2015 Présents : Camille, Clément, Damien, Etienne, Gaëlle, Grégoire, Thomas, Sébastien, Stéphane Invitée : Nathalie (employée) Ordre du jour : Désignation du secrétaire de séance Signature du Compte-rendu de la réunion précédente et rappel des décisions prises hors réunion Tâches en cours Adhésions et implications des bénévoles chiffres Août 2015 Bilan de l'année 2014-2015 Budget prévisionnel année 2015-2016 Mutuelle complémentaire obligatoire Point mensuel sur les missions et les heures de Nathalie OctoGônes Buvette Groupes de travail Répartition des tâches à effectuer Ordre du jour de la prochaine réunion de bénévoles Sujets à aborder à la prochaine réunion de CA Ordre du jour de l'assemblée Générale Désignation du secrétaire de séance Stéphane se porte volontaire pour être secrétaire de séance. Signature du Compte-rendu de la réunion précédente et rappel des décisions prises hors réunion Décisions prise hors CA : Les bières du moment qui explosent (bières brunes, avec capuchon rouge) doivent être Réunion de CA 1/7 31/08/2015
vidées (fait le 25 Août par Vincent et Thomas) Achat de fruits secs pour les ajouter à la carte : 100g de mélange de noix et de fruits pour 2. Nathalie a acheté 1 kilo (mélange noisettes, amandes, bananes, noix de cajou et raisins secs), une louche et des bols. Le CA propose d'en racheter tout de suite cinq kilos, et d'en mettre un kilo à disposition des adhérents (à partir de la prochaine réunion bénévole) pour le lancement. Il faut programmer la caisse et refaire la feuille de caisse. Suite à la fermeture du ludopole, Gigamic recherche un nouveau local pour animer ses réunions régionales à destination des boutiques revendeuses. Une personne de Gigamic est venue visiter le local fin Août, et confirme son intérêt. Première réunion potentielle en Mars 2016. Gigamic s'occupera du buffet. Gigamic ne souhaite pas payer l'adhésion pour chaque personne, mais préférerait une adhésion structure. Ce dernier point reste à discuter entre Gigamic et la triche. Tâches en cours Charte administrateur [Etienne, Thomas]: pas d'avancée. Lisibilité du bilan financier [Gaëlle]: Gaëlle complète la tache, qui pourra alors être fermée. Renouvellement du bail [Clément] : Pas de nouvelle de Foncia (le propriétaire a jusqu'au 16 Octobre 2015 pour réfuter le bail) Devanture [Etienne, Thomas]: pas d'avancée. Le délai de 3 mois pour le renouvellement du bail n'est pas encore expiré. Ébauche de CRA [Gaëlle]: Gaëlle présente sa proposition. Le CA propose de détailler davantage la catégorie «local» dans le camembert. Nathalie est d'accord avec le fichier, et utilisera ce modèle pour la saison 2015-2016. Tâche à fermer. Guide des outils d'administration [Clément]: pas d'avancée. Rangement clé bureau [Thomas]: La boîte à clé a été installée à côté du téléphone. Tâche à fermer Luminaire pour le bar [Nathalie]: Les luminaire sont installés. Tâche à fermer. Groupe de réflexion sur les outils informatiques [Gaëlle] : Pas lancé Questionnaire anonyme [Thomas] : Sept bénévoles ont répondu, les avis sont assez détaillés. Thomas relance avant la réunion bénévole. Dans le cadre de l'application de la nouvelle loi concernant l accueil de personnes handicapées par les ERP (Etablissements Recevant du Public), le CA accepte la proposition de notre régisseur Foncia de faire passer un professionnel pour faire un diagnostic pour la Triche afin de visualiser les obligations et le plan de mise à jour du local (Agenda d accessibilité programmée (Ad AP)) ainsi que les éventuelles dérogations auxquelles nous pouvons prétendre. Nathalie se charge de répondre par l'affirmative et d'exhorther Foncia à nous l'envoyer dans les temps. Parrainage des nouveaux bénévoles [Etienne] : Principe : Pour intégrer et motiver les nouveaux bénévoles, le CA évoque la possibilité de mettre en place un système de parrainage (un nouveau bénévole avec un ancien motivé pour être son parrain). Le parrain sera présent lors du speech d'accueil du nouveau bénévole, et après le Réunion de CA 2/7 31/08/2015
speech les deux se mettront d'accord sur la date de leur permanence commune. Pour faciliter l'intégration des nouveaux bénévoles, il faudrait proposer plus de jeux de groupe. A la prochain réunion bénévole (07/09/2015) : le CA présente le principe, et demande aux bénévoles leur avis Clément envoie un mail aux référents avant la réunion bénévole pour expliquer le principe, et demander qui est volontaire. S'il n'y a pas assez de volontaire le premier mois, les nouveaux bénévoles de Septembre auront pour parrain un membre du CA. Un bilan des premiers parrainages sera fait au prochain CA. Adhésions et implications des bénévoles chiffres Août 2015 Trois fermeture, très bien pour un mois d'août par rapport aux autres années +23 % de CA en moyenne/jour par rapport à Août 2014 304 adhésions contre 255 en Août 2014 Bilan de l'année 2014-2015 Sur l'année, CA de 65400 (contre 67344 en 2014 et 66514 en 2013) Jours d'ouvertures sur l'année : 277 (2015), 294 (2014) et 289 (2013) Moyenne de CA par jour : 236 (2015) contre 229 (2014), grâce aux boissons (+6 par jour) La différence de CA s'explique donc par un nombre de fermeture très supérieur à 2014, alors que le CA par jour est supérieur à celui de 2014. Budget prévisionnel année 2015-2016 Damien (trésorier) envoie le budget prévisionnel par mail au CA Mutuelle complémentaire obligatoire À partir du 1er janvier 2016, une couverture complémentaire santé collective (mutuelle d entreprise) doit être proposée par l employeur à tous les salariés, n en disposant pas déjà, en complément des garanties de base d assurance maladie de la Sécurité sociale. Il est possible pour Nathalie de refuser d'adhérer à ce dispositif, et de choisir de rester sur la mutuelle de son conjoint (selon certaines conditions). Dans tous les cas, il faut que le CA fasse les démarches. Gaëlle contacte une mutuelle. Clément se renseigne également. Tâche à créer dans le forum. Il faudrait contacter le réseau des cafés ludiques pour échanger à ce sujet. Point mensuel sur les missions et les heures de Nathalie Nathalie veut prendre une semaine de congés pendant les vacances de la Toussaint (période du 19/10 au 01/11) Nathalie va suivre une formation sur les pratiques d activités intergénérationnelles les 23 et 24 Septembre Réunion de CA 3/7 31/08/2015
OctoGônes Malgré des difficultés sur l'organisation dû au départ de plusieurs organisateurs, l'événement se profile bien pour la date du et nécessitera de (très) nombreux bénévoles pour permettre à cette nouvelle mouture d'avoir lieu, dans un lieu plus grand que les années précédentes A l'heure actuelle, il n'y a plus de représentant de la Triche au pôle plateau => un appel à bénévole sera fait en réunion bénévole sur ces deux points Buvette Il faudrait penser à rajouter ce point à tous les prochains CA Groupes de travail Réflexion générale : Le CA se demande s'il ne faudrait pas proposer que le référent de groupe soit élu chaque année. Pour l'instant tout se passe bien dans les groupes, mais si un jour il y a un problème ça peut créer une situation de blocage. Il y a cependant un risque que cela soit vu comme de l'ingérence de la part du CA. Tâche dans le forum à créer sur la répartition des responsabilités entre le CA et les groupes Colbert Points positifs : Aux heures de pointes, il y a eu entre 100 et 150 personnes, mais pas de pénuries de jeux. Deux articles sont parus dans le Progrès. Bonne implication des bénévoles. On peut remercier Fred de TLMD qui a donné un coup de main Ça c'est très bien passé avec Plan B pour le matériel. Deux auteurs de la CAL (Alexandre Droit et Xavier Lardy) sont passés à Colbert et ont manifesté, dans des courriels, leur joie d'avoir pu trouver un si bon accueil et un grand nombre de joueurs intéressés Points négatif : La communication a été compliquée cette année avec la pinte douce. Les tables ne pouvaient pas être stockées dans le local habituel, mais devait être descendues dans leur cave, ce qui a rendu l'installation et le démontage très pénible. Le CA va donc regarder s'il est possible de s'installer ailleurs : place du maréchal Lyautey (6ème), place Sathonay (1er) ou place du Lieutenant Morel (1er, bar les platanes). Création d'un tâche dans le forum «Recherche d'un nouveau partenariat pour Colbert [Nathalie]» Attention : le dossier pour Tout L'Monde Dehors est à déposer avant fin Décembre. Réunion de CA 4/7 31/08/2015
Groupe communication Dravic est maintenant administratrice du compte facebook de la Triche Dravic a mis sur le forum une version provisoire du dossier de presse de la triche. Il faut refaire la carte des boissons pour ajouter les fruits secs. Groupe Binouz Problème avec les dernières bières du moment : Les brunes explosaient dans la réserve, elles ont été vidées (voir décision prise hors réunion) Les blondes font beaucoup de mousse, il faut la verser directement dans le verre pour éviter la perte. Yann pense que l'on peut encore les servir. Le groupe binouz devra décider si on se fait rembourser par le brasseur, ou si on va en rechercher une cargaison (brasserie en Haute Loire). Groupe évènements Une réunion a eu lieu le 19/08/2015 : Groupe jeux le programme de septembre est finalisé le programme pour octobre est défini de façon préliminaire Des jeux ont été achetés pendant l'été, principalement des jeux pour Colbert et des jeux pour enfants. Un colis Iello a été reçu. ELAN Les jeux qui restaient à débarrasser ont été récupérés. Les jeux d'août : Marco polo agent trouble Medina Discoveries Bora Bora New Amsterdam 1812, l'invasion du Canada Colbert : voir plus haut CERF Il faut un nouveau référent, suite au départ de Camille C. Réunion de CA 5/7 31/08/2015
Réseau des cafés ludiques Rien à signaler. Répartition des tâches à effectuer Tâches à créer ce mois : Mutuelle complémentaire obligatoire [Gaëlle, Clément] Répartition des responsabilités entre le CA et les groupes [?] Recherche d'un nouveau partenariat pour Colbert [Nathalie] Ordre du jour de la prochaine réunion de bénévoles Chiffres d'août groupe et référents parrainages Bilan Colbert Implication des bénévoles Assemblée générale, appel à candidatures CA Appel à bénévoles pour Octogone Appel général à bénévoles pour les différents groupes Présentation des fruits secs à servir aux adhérents Nouvelle bière Appel à bénévoles pour déco du plafond bar (cartes dixit) Damien fait un message facebook pour annoncer la réunion bénévoles, et attirer de nouveaux bénévoles Sujets à aborder à la prochaine réunion de CA Assemblée générale Gigamic Dessinateur pour la prochaine carte de membres (Régis Torres?) Buvette Cahier de liaison Ordre du jour de l'assemblée Générale Bilan moral Bilan financier Vote de mise en réserve du bénéfice Réunion de CA 6/7 31/08/2015
Budget prévisionnel Date de l'ag : 19/10/2014 à 20h Nathalie se charge du buffet Prochaine réunion de CA : 28 Septembre 2015 Réunion de CA 7/7 31/08/2015