avril 2008 OUTILS ÉLECTRONIQUES D EXPÉDITION Recherche de code SR pour les envois à destination des États-Unis Dans ce numéro p1 États-Unis Nouveau bouton de recherché de code SR p2 Hors ligne p5 En ligne p1 p8 p9 Médiaposte sans adresse Hors ligne En ligne p16 Saisie d une commande express p18 Déposer votre envoi Renseignez-vous Nouveau bouton de recherche de code SR Une fonction de recherche de codes dans le système harmonisé «code SR»a été ajoutée aux caractéristiques des OEE afin d'aider les clients à trouver le code SR. Les codes SR sont des codes douaniers internationaux utilisés Médiaposte sans adresse Améliorations pour la classification des produits. L'outil permet d'effectuer une recherche en saisissant du texte ou des mots se rapportant à l'article envoyé. Suite à la page 8 code SR Les améliorations aux OEE : garantiront des commandes exactes lorsqu'il s'agit d'un envoi Surdimensionné 2 ou d'un article dont le poids est supérieur à 230 grammes; permettront de modifier le nombre de conteneurs requis; minimiseront le ré étiquetage lorsque l'utilisateur utilise la fonction «Terminer/Imprimer» à partir de la version hors ligne des OEE; comprendront les dénombrements dans le fichier d'exportation du plan de dépôt de la version hors ligne des OEE. Suite à la page 8 Service Médiaposte sans adresse OEE version Hors Ligne p1 OEE version hors ligne Dès avril 2008 une automatisation additionnelle sera mise en place afin de vérifier vos transactions et compiler des données agrégées pour améliorer l'expérience du client, de même que le confort d utilisation et le fonctionnement du logiciel. Lors de l'installation du logiciel Outils électroniques d'expédition (OEE) - version Hors Ligne, un numéro unique d'application et un message d'installation réussie sont retournés à Postes Canada. Lorsque vous transmettez Postes Canada vérifie automatiquement pour les mises à jour et vous invite à mettre à jour votre version Hors Ligne des OEE. Le logiciel OEE, version Hors Ligne indexe et stocke les activités relatives aux OEE par ordinateur, incluant l'information sur les transactions, les fonctionnalités, les options, et les préférences sélectionnées. Cette information peut être compilée pour fins de vérification et/ou être agrégée afin de nous renseigner au sujet de l'efficacité de la version Hors Ligne et d'améliorer l'expérience du client, de même que le confort d'utilisation et le fonctionnement du logiciel.
Code SR suite de la p 1 Version hors ligne: Envois à destination des É.-U. La nouvelle fonction de recherche aide à choisir dans le Système harmonisé le code qui convient pour les envois à destination des É.-U. L'attribution du code SH voulu facilite le traitement des articles à la douane. Lorsque l'envoi est expédié à destination des É.-U., le bouton de recherche est accessible à partir de deux pages : page Gestion des marchandises; page Marchandises prédéfinies. Si la destination n'est pas connue lorsque ces pages s'ouvrent, le bouton de recherche sera actif par défaut. Gestion des marchandises: Saisissez le Code SR s'il est connu. OU Cliquez sur Rechercher Rechercher Marchandises prédéfinies: Aux fins d illustration seulement Saisissez le Code SR s'il est connu. OU Cliquez sur Rechercher Aux fins d illustration seulement Mise à jour OEE avril 2008-2 -
Code SR : version hors ligne suite de la p 2 Un message d'avis apparaît après que vous avez cliqué sur le bouton «Rechercher» de la page Gestion des marchandises ou Marchandises prédéfinies. Cliquez sur OK ou sur Annuler (pour fermer le message et retourner à la page précédente) La page de recherche dans le Système Harmonisé s'ouvre Entrez le texte de recherche Cliquez sur «Rechercher» Nota : Entrez le code SH ou la description des articles à envoyer, dans une limite de 60 caractères. Omettez certains mots pour restreindre la recherche. Pour ce faire, ajoutez «-» devant ces mots. Par exemple : Cherchez «stylo», omettez les mots «bleu» et «bille»; entrez : «stylo bleu bille». Si votre recherche ne produit aucun résultat, un message vous conseillera d'utiliser une formulation ou des termes supplémentaires ou différents et d'essayer de nouveau. Mise à jour OEE avril 2008-3 -
Code SR : version hors ligne suite de la p 3 Le classement des résultats de la recherche s'affiche. Nota: Le code SR ne s'affichera pas automatiquement dans l'application. Vous devez copier et coller les résultats vous-même. Trouvez le code SR voulu. Copiez le code SR (cliquez pour mettre le code en évidence, appuyez simultanément sur Ctrl puis sur C) Fermez ou réduisez cette fenêtre et retournez à la section Liste de marchandises. Vous devez coller votre résultat dans le champ Code SR. Collez le code SR voulu. (Cliquez dans le champ Code SH, puis appuyez simultanément sur Ctrl puis sur V) Vous pouvez également copier et coller dans le champ Description la même chose que pour le champ Code SH. Nota : Pour copier la description de la recherche de codes SH au champ Description, un maximum de 30 caractères est autorisé. Par exemple : Copiez et collez «stylos à bille», et «stylos à bille» s'affichera dans le champ de description. Or, si vous copiez «stylos à bille, feutres et autres» et copiez cette expression dans le champ de description, ce dernier restera vide. Si cela se produit, assurez-vous que le texte copié comprend moins de 30 caractères, puis copiez et collez de nouveau. Avis: Les données d'adressage et de douane à fournir doivent être complètes et exactes. Les données fournies peuvent être transmises à la douane canadienne ou aux administrations douanières et postales internationales. Elles ne seront utilisées que pour faciliter les formalités douanières relatives aux articles postaux et à leur livraison. Pour obtenir de plus amples renseignements : Visualisez le tutoriel vidéo Comment faire, à partir du 14 avril, dans la section sur les renseignements importants du mois d'avril. www.postescanada.ca/commentfaireoee Mise à jour OEE avril 2008-4 -
Code SR : version en ligne suite de la p 1 Version en ligne: Envois à destination des É.-U. La nouvelle fonction de recherche aide à choisir dans le Système harmonisé le code qui convient pour les envois à destination des É.-U. L'attribution du code SH voulu facilite le traitement des articles à la douane. Étape 3: Contenu OU Saisissez le Code SR s'il est connu. Cliquez sur Rechercher Cliquez sur pour obtenir des renseignements sur la recherche de codes SR Cliquer sur entraîne l'affichage du message sur la recherche de codes SR Mise à jour OEE avril 2008-5 -
Code SR : version en ligne suite de la p 5 La page de recherche dans le Système Harmonisé s'ouvre Entrez le texte de recherche Cliquez sur «Rechercher» Nota : Entrez le code SH ou la description des articles à envoyer, dans une limite de 60 caractères. Omettez certains mots pour restreindre la recherche. Pour ce faire, ajoutez «-» devant ces mots. Par exemple : Cherchez «stylo», omettez les mots «bleu» et «bille»; entrez : «stylo bleu bille». Si votre recherche ne produit aucun résultat, un message vous conseillera d'utiliser une formulation ou des termes supplémentaires ou différents et d'essayer de nouveau. Le classement des résultats de la recherche s'affiche. Trouvez le code SR voulu. Cliquez le code SR La fenêtre se ferme et le champ Code SR s'affichera automatiquement dans la section du contenu à l'étape 3. Mise à jour OEE avril 2008-6 -
Code SR : version en ligne suite de la p 6 Le champ Code SH est rempli Le champ Description est rempli Nota : Le champ de description est affiché en mode lecture seulement; il n'apparaîtra pas sur les documents douaniers Avis: Les données d'adressage et de douane à fournir doivent être complètes et exactes. Les données fournies peuvent être transmises à la douane canadienne ou aux administrations douanières et postales internationales. Elles ne seront utilisées que pour faciliter les formalités douanières relatives aux articles postaux et à leur livraison. Pour obtenir de plus amples renseignements : Visualisez le tutoriel vidéo Comment faire, à partir du 14 avril, dans la section sur les renseignements importants du mois d'avril. www.postescanada.ca/commentfaireoee Mise à jour OEE avril 2008-7 -
Médiaposte sans adresse suite de la p 1 Version hors ligne : Sur réception Pour les envois Sur réception, les normes du service Médiaposte sans adresse sont appliquées lorsque Postes Canada reçoit le courrier. La date de début la plus tardive ne sera plus affichée sur les écrans lorsque l'option «Sur réception» est sélectionnée. Vous pouvez obtenir les normes de service en ligne à l'adresse postescanada.ca. Sélectionnez «Sur réception» Entrez la «Date de dépôt» La date de dépôt la plus tardive ne s'affiche plus dans la section Délais de livraison de l'écran Détails d installation de livraison Un message d'avis s'affiche Cliquez sur «OK» Une date de début de livraison «Sur réception» garantit que les normes du service Médiaposte sans adresse sont appliquées de façon exacte lorsque Postes Canada reçoit l'envoi. Nota : Cochez l'option «Date spécifique de début» si les articles de votre campagne doivent être livrés dans un délai précis. Lorsque vous sélectionnez cette option, le courrier doit être déposé à la date précisée dans la commande afin que la date de début de livraison précisée soit respectée. Installations de livraison (IL) affiche : «Sur réception» comme date de début de livraison. Mise à jour OEE avril 2008-8 -
Médiaposte sans adresse: version hors ligne suite de la p 8 L'Aperçu du plan de distribution affiche : «Sur réception» comme date de début de livraison. L étiquette affiche : «Sur réception» comme date de début de livraison. Version hors ligne : Modes de livraison offerts Les OEE vous permettront seulement de sélectionner les modes de livraison qui vous sont offerts en fonction de la taille de l'article de courrier sélectionnée. Par exemple : Les envois Surdimensionné 2 ou d'un poids supérieur à 230 grammes peuvent seulement être livrés au moyen des itinéraires non desservis par facteurs. Si un envoi Surdimensionné 2 ou d'un poids supérieur à 230 grammes est sélectionné, vous ne pourrez pas sélectionner un itinéraire de facteur (LC). L'option Mode de livraison LC est estompée et ne peut pas être sélectionnée. Si vous sélectionnez l'option Tous les modes de livraison, l'option LC n'est pas sélectionnée. Mise à jour OEE avril 2008-9 -
Médiaposte sans adresse: version hors ligne suite de la p 9 Si vous importez ou ouvrez un modèle sauvegardé où un article Surdimensionné 2 ou d'un poids supérieur à 230 grammes était sélectionné et que l'option d'itinéraire de facteur (LC) était sélectionnée, un message s'affichera à titre de rappel : «Un article de cette dimension ne pourra être livré par un facteur». Vous devez modifier le Mode de livraison ou vous assurer que l'article n'est pas un article Surdimensionné 2 ou qu'il ne dépasse pas la limite de poids. Lorsque vous entrez les Détails d'installation de livraison : sélectionnez les Modes de livraison sélectionnez le Type de ML sélectionnez Dénombrer Nota : Si vous sélectionnez LC (itinéraire de facteur) comme type de mode de livraison lorsqu'un article Surdimensionné 2 ou d'un poids supérieur à 230 grammes a été entré, un message de rappel s'affichera. Cliquez sur «OK» pour fermer le message Vous devez changer le Type de ML sélectionné pour effectuer le dénombrement et poursuivre votre commande. Mise à jour OEE avril 2008-10 -
Médiaposte sans adresse: version hors ligne suite de la p 10 Version hors ligne : Modification du dénombrement de conteneurs Le champ Nbre de conteneurs peut maintenant être modifié au besoin; vous pouvez donc entrer un nombre différent de conteneurs que celui calculé automatiquement. Cela permet de s'assurer que le nombre de conteneurs déposés correspond au nombre de conteneurs indiqués sur votre commande (Déclaration de dépôt) ainsi que de prévenir la création d'étiquettes de conteneur non nécessaires. L'écran Détails d installation de livraison Entrez : le «Type de conteneur» le «Nbre d articles par liasse» le nombre de «Liasses par conteneur». Les OEE calculent automatiquement le : «Nbre de conteneurs» Au besoin, modifiez le «Nbre de conteneurs» Cliquez sur «Dénombrer» Un message de confirmation s'affiche. Cliquez sur OK. ou Cliquez sur Annuler. Nota : Si vous cliquez sur Annuler, le nombre de conteneurs sera recalculé au nombre initial. Cliquer sur OK permet de recalculer : les Liasses par conteneur, le Nbre de liasses complètes et les Articles dans la liasse résiduaire au besoin. Nota : Vous ne pouvez pas modifier le Nbre de conteneurs et le nombre de Liasses par conteneur. Si vous modifiez le Nbre de conteneurs, les OEE recalculent le nombre de Liasses par conteneur. Si vous modifiez le nombre de Liasses par conteneur, les OEE recalculent le Nbre de conteneurs. Vous ne pouvez pas avoir plus de conteneurs que le nombre de liasses complètes. Lorsque vous empilez en rangées irrégulières une palette envoyée directement au poste de facteurs, vous pouvez régler le nombre de conteneurs à un. Nota : Si des itinéraires supplémentaires sont ajoutés, cela modifiera le Nombre total. Le nombre de conteneurs sera effacé et les calculs dépendront du nombre de liasses par conteneur. Mise à jour OEE avril 2008-11 -
Médiaposte sans adresse: version hors ligne suite de la p 11 Un message d'erreur s'affichera si le Nbre de conteneurs entré : n'est pas une valeur numérique; est zéro; est plus élevé que le nombre de liasses complètes (plus un s'il y a des articles résiduaires). Version hors ligne : Réduction du réétiquetage Les clients qui utilisent la fonction d'«impression à l'avance» n'auront plus à réimprimer les étiquettes de conteneur lorsqu'ils apportent des changements mineurs qui n'ont pas d'incidence sur le traitement de l'envoi. La fonction «d'impression à l'avance» permet aux clients d'imprimer des étiquettes de conteneur et d'apporter des changements avant de transmettre leur commande (Déclarations de dépôt). Lorsqu'ils apportaient des modifications mineures, les clients devaient réimprimer leurs étiquettes de conteneur. Ce changement réduira l'impression non nécessaire et l'utilisation de papier. Les changements mineurs qui n'exigent pas une réimpression comprennent : Titre de l article Centre de coûts Feuille de dépôt Médiaposte, références 1 et 2 Référence du client Type de conteneur Version hors ligne : Importation ou exportation des fichiers de type 4 y compris les dénombrements Les clients peuvent modifier les dénombrements pour les maisons, les appartements, les fermes et les entreprises au moyen d'un fichier d'importation ou d'exportation de type 4 si les modifications respectent les spécifications d'importation ou d'exportation. Pour obtenir de plus amples renseignements et les spécifications, veuillez consulter la section portant sur les champs Dénombrer Maison, Dénombrer Appartements, Dénombrer Fermes et Dénombrer Commerces (type 4) du Guide de l'utilisateur Outils électroniques d'expédition. Accédez au Guide de l'utilisateur, Outils électroniques d'expédition, Version hors ligne : Importation des fichiers : http://www.postescanada.ca/offerings/eship_tools/pdf/est_import-f.pdf Accédez au Guide de l'utilisateur, Outils électroniques d'expédition, Version hors ligne : Exportation de fichiers : http://www.postescanada.ca/offerings/eship_tools/pdf/est_export-f.pdf Renseignements supplémentaires Tutoriel vidéo Comment faire accessible le 14 avril, à l'adresse www.postescanada.ca/commentfaireoee Guide du client Médiaposte sans adresse à l'adresse www.postescanada.ca/servicespostaux Mise à jour OEE avril 2008-12 -
Médiaposte sans adresse: version en ligne suite de la p 1 Version en ligne : Sur réception Pour les envois Sur réception, les normes du service Médiaposte sans adresse sont appliquées lorsque Postes Canada reçoit le courrier. La date de début la plus tardive ne sera plus affichée sur les écrans lorsque l'option «Sur réception» est sélectionnée. Vous pouvez obtenir les normes de service en ligne à l'adresse postescanada.ca. Sélectionnez «Dès que reçu» Entrez la «Date de dépôt» La date de dépôt la plus tardive ne s'affiche plus dans la section Délais de livraison de l'écran Détails d installation de livraison Un message d'avis s'affiche Cliquez sur «OK» Une date de début de livraison «Sur réception» garantit que les normes du service Médiaposte sans adresse sont appliquées de façon exacte lorsque Postes Canada reçoit l'envoi. Nota : Cochez l'option «Date spécifique de début» si les articles de votre campagne doivent être livrés dans un délai précis. Lorsque vous sélectionnez cette option, le courrier doit être déposé à la date précisée dans la commande afin que la date de début de livraison précisée soit respectée. Le sommaire de dépôt affiche : «Dès que reçu» comme date de début de livraison. Mise à jour OEE avril 2008-13 -
Médiaposte sans adresse: version en ligne suite de la p 13 L'Aperçu du plan de distribution affiche : «Sur réception» comme date de début de livraison. L étiquette affiche : «Sur réception» comme date de début de livraison. Version en ligne : Modes de livraison offerts Les OEE vous permettront seulement de sélectionner les modes de livraison qui vous sont offerts en fonction de la taille de l'article de courrier sélectionnée. Par exemple : Les envois Surdimensionné 2 ou d'un poids supérieur à 230 grammes peuvent seulement être livrés au moyen des itinéraires non desservis par facteurs. Si un envoi Surdimensionné 2 ou d'un poids supérieur à 230 grammes est sélectionné, vous ne pourrez pas sélectionner un itinéraire de facteur (LC). Si vous sélectionnez LC (itinéraire de facteur) comme type de mode de livraison lorsqu'un article Surdimensionné 2 ou d'un poids supérieur à 230 grammes a été entré, un message de rappel s'affichera. Cliquez sur «OK» Vous devez changer le Type de ML sélectionné pour effectuer le dénombrement et poursuivre votre commande. Mise à jour OEE avril 2008-14 -
Médiaposte sans adresse: version en ligne suite de la p 14 Version en ligne : Modification du dénombrement de conteneurs Le champ Nbre de conteneurs peut maintenant être modifié au besoin; vous pouvez donc entrer un nombre différent de conteneurs que celui calculé automatiquement. Cela permet de s'assurer que le nombre de conteneurs déposés correspond au nombre de conteneurs indiqués sur votre commande (Déclaration de dépôt) ainsi que de prévenir la création d'étiquettes de conteneur non nécessaires. L'écran Détails d installation de livraison Entrez : le «Type de conteneur» le «Nbre d articles par liasse» le nombre de «Liasses par Conteneur». Les OEE calculent automatiquement le : «Nbre de conteneurs» Au besoin, modifiez le «Nbre de conteneurs» Cliquez sur «Dénombrer» Un message de confirmation s'affiche. Cliquez sur OK. ou Cliquez sur Annuler. Nota : Si vous cliquez sur Annuler, le nombre de conteneurs sera recalculé au nombre initial. Cliquer sur OK permet de recalculer : les Liasses par conteneur, le Nbre de liasses complètes et les Articles dans la liasse résiduaire au besoin. Nota : Vous ne pouvez pas modifier le Nbre de conteneurs et le nombre de Liasses par conteneur. Si vous modifiez le Nbre de conteneurs, les OEE recalculent le nombre de Liasses par conteneur. Si vous modifiez le nombre de Liasses par conteneur, les OEE recalculent le Nbre de conteneurs. Vous ne pouvez pas avoir plus de conteneurs que le nombre de liasses complètes. Lorsque vous empilez en rangées irrégulières une palette envoyée directement au poste de facteurs, vous pouvez régler le nombre de conteneurs à un. Nota : Si des itinéraires supplémentaires sont ajoutés, cela modifiera le Nombre total. Le nombre de conteneurs sera effacé et les calculs dépendront du nombre de liasses par conteneur. Mise à jour OEE avril 2008-15 -
Médiaposte sans adresse: version en ligne suite de la p 15 Un message d'erreur s'affichera si le Nbre de conteneurs entré : n'est pas une valeur numérique; est zéro; est plus élevé que le nombre de liasses complètes (plus un s'il y a des articles résiduaires). Renseignements supplémentaires Tutoriel vidéo Comment faire accessible le 14 avril, à l'adresse www.postescanada.ca/commentfaireoee Guide du client Médiaposte sans adresse à l'adresse www.postescanada.ca/servicespostaux Médiaposte sans adresse: version saisie d une commande express suite de la p 1 Saisie d'une commande express : Sur réception Les normes du service Médiaposte sans adresse sont appliquées lorsque Postes Canada reçoit le courrier. Un message d'avis s'affiche Cliquez sur «OK» La date de dépôt la plus tardive ne s'affiche plus dans la section Paiement de mon envoi. Mise à jour OEE avril 2008-16 -
Médiaposte sans adresse: version saisie d une commande express suite de la p 16 Saisie d'une commande express : Modes de livraison offerts Les OEE vous permettront seulement de sélectionner les modes de livraison qui vous sont offerts en fonction de la taille de l'article de courrier sélectionnée. Par exemple : Les envois Surdimensionné 2 ou d'un poids supérieur à 230 grammes peuvent seulement être livrés au moyen des itinéraires non desservis par facteurs. Si un envoi Surdimensionné 2 ou d'un poids supérieur à 230 grammes est sélectionné, vous ne pourrez pas sélectionner un itinéraire de facteur (LC). Si vous sélectionnez l'option Tous les modes de livraison, l'option LC n'est pas sélectionnée LC est estompée et ne peut pas être sélectionnée. Médiaposte sans adresse Où déposer votre envoi? Si votre lieu de dépôt est aussi la seule installation de livraison que vous ciblez, vous ne devez faire qu'un arrêt. Si vous avez différentes installations de livraison, vous pouvez choisir de : 1. Déposer votre envoi (correctement mis en liasse et étiqueté et dans des conteneurs approuvés) à une Unité de vérification du courrier reçu ou à un Bureaux poste de la Société seulement et Postes Canada le transportera vers la bonne installation de livraison en votre nom moyennant un supplément. 2. Amener vos envois vous-même à chaque installation de livraison. Dans ce cas, il n'y aura pas de frais de transport. Mise à jour OEE avril 2008-17 -
Médiaposte sans adresse suite de la p 17 Quand déposer votre envoi? Cela dépend du type d'envoi et de l'endroit où on le livre. Envois avec une «Date de début de livraison» Lorsque vous précisez une date de début de livraison et que l'envoi est déposé : Directement à l'installation de livraison Vous devez déposer l'envoi au plus tard à 11 h le jour responsable de la livraison locale dans les précédant la date de début de livraison fixée. centres urbains... Les envois doivent être déposés au plus tard 72 heures (3 jours ouvrables) avant la date de début de livraison. À des bureaux sans service de facteur Vous pouvez déposer votre envoi à toute heure le jour pour la livraison locale (y compris les ouvrable précédant la date de début de livraison. bureaux de poste de la Société et les dépôts approuvés pour accepter l'article Les envois doivent être déposés au plus tard 72 heures (3 Médiaposte sans adresse)... jours ouvrables) avant la date de début de livraison. À un point de dépôt pour que Postes Canada effectue le transport à l'échelle régionale ou nationale vers les installations de livraison... la date à laquelle l'envoi peut être déposé est déterminée par le nombre de jours ouvrables nécessaires pour que les Normes de service de Postes Canada soient conformes à la date de début de livraison. Les envois doivent être déposés au plus tard 48 heures avant la date de dépôt déterminée. La date de début de livraison telle qu'indiquée dans la Déclaration de dépôt sera rectifiée pour tous les envois déposés plus tôt ou plus tard par rapport aux délais requis mentionnés ci-dessus. Envois «Sur réception» Lorsque vous ne précisez pas de date de début de livraison et que l'envoi est déposé «sur réception» : Directement à l'installation de livraison le courrier déposé avant 11 h peut entamer la livraison le responsable de la livraison locale dans les jour ouvrable suivant. Les envois reçus après 11 h peuvent centres urbains... entraîner une livraison du courrier débutant le second jour ouvrable après le dépôt de l'envoi. À des bureaux sans service de facteur pour la livraison locale (y compris les bureaux de poste de la Société et les dépôts approuvés pour accepter l'article Médiaposte sans adresse)... À un point de dépôt pour que Postes Canada effectue le transport à l'échelle régionale ou nationale vers les installations de livraison... la livraison du courrier peut commencer le jour ouvrable suivant. la livraison du courrier peut suivre les lignes directrices suivantes une fois qu'elle est arrivée à l'installation de livraison locale. Mise à jour OEE avril 2008-18 -