DOSSIER DE PARTENARIAT
PRÉSENTATION Après la Réunion en 2010 et Nice en 2011, Aéroports de Paris est heureux d accueillir le 23 e congrès de l'association des Aéroports de Langue Française Associés à Airport Council International (ALFA-ACI) qui se déroulera à Paris du 20 au 23 novembre prochains à l hôtel HYATT REGENCY PARIS-ÉTOILE. Comme tous les ans, ce rendez-vous permettra aux acteurs des aéroports francophones du monde entier de se retrouver dans un cadre professionnel et convivial, de partager leurs expertises et d'échanger autour des grands thèmes qui dessinent l'évolution de leur activité et constituent souvent des atouts pour l'avenir. Ce rendez-vous annuel des décideurs des aéroports francophones regroupera plus de 500 personnes issues des pays francophones (directeurs et cadres des aéroports, membres associés et partenaires) et plus d une trentaine de partenaires et exposants. Au programme de cette 23 e édition : Jeudi 21 novembre : - Ouverture du congrès - Sessions de travail et visite de l'exposition partenaires En parallèle : programme touristique réservé aux seuls accompagnants - Dîner de gala Vendredi 22 novembre : - Sessions de travail et visite de l'exposition partenaires En parallèle : programme touristique réservé aux seuls accompagnants Samedi 23 novembre : - Journée touristique ouverte à tous sur inscription Plus d informations sur www.congres-alfaaci.com 2
SOMMAIRE PRÉSENTATION... p.2 I. PARTENARIATS PREMIUM A. Partenariat OR... p.4 B. Partenariat ARGENT... p.5 C. Partenariat BRONZE... p.6 II. PARRAINAGE DES PAUSES A. Parrainage d un déjeuner... p.7 B. Parrainage des pauses café pour une journée... p.7 III. PACKS COMMUNICATION A. Clés USB... p.8 B. Cadeaux de bienvenue... p.8 C. Reportage photos... p.8 IV. LES INDISPENSABLES A. Sacoches congressistes... p.9 B. Tours de cou et badges... p.9 C. Stylos et bloc-notes... p.9 V. PUBLICITÉ A. Parrainage du programme de poche... p.10 B. Publicité dans le programme final... p.10 C. Insertion dans les sacoches... p.10 VI. EXPOSITION A. Pack exposant 9m²... p.11 B. Pack exposant 6m²... p.11 VII. BON DE COMMANDE RECTO... p.12 VIII. BON DE COMMANDE VERSO... p.13 IX. CONDITIONS GÉNÉRALES DE VENTE... p.14 3
I. PARTERNARIATS PREMIUM Prix par partenaire Nombre limité les 1 ers arrivés seront les 1 ers servis A. PARTENARIAT OR 18 000 H.T Eléments visuels à nous transmettre avant le 9 septembre 2013, selon consignes transmises ultérieurement 4 badges d accès au congrès Accès aux conférences, à l exposition, au cocktail de bienvenue, au dîner de gala et à la journée touristique 1 insertion sacoches Format A4 maximum - 550 exemplaires à fournir par vos soins 1 insertion publicitaire en page intérieure du programme final Programme remis à l accueil du congrès - 550 exemplaires Mention de votre partenariat et mise en avant de votre logo couleur : o Dans le programme final Parrainage du dîner de gala : mention de votre soutien au dîner de gala à travers la mise en avant de votre logo couleur : o Dans le programme final (insertion de la mention «avec le soutien de») o Sur les cartons d invitations o Sur les menus Mise en place d un kakémono aux couleurs de votre société à l accueil du dîner de gala Kakémono à fournir par vos soins 4
I. PARTERNARIATS PREMIUM Prix par partenaire Nombre limité les 1 ers arrivés seront les 1 ers servis B. PARTENARIAT ARGENT 12 000 H.T Eléments visuels à nous transmettre avant le 9 septembre 2013, selon consignes transmises ultérieurement 3 badges d accès au congrès Accès aux conférences, à l exposition, au cocktail de bienvenue, au dîner de gala et à la journée touristique 1 insertion sacoches Format A4 maximum - 550 exemplaires à fournir par vos soins 1 insertion publicitaire en page intérieure du programme final Programme remis à l accueil du congrès - 550 exemplaires Mention de votre partenariat et mise en avant de votre logo couleur : o Dans le programme final Parrainage de la soirée de bienvenue : mention de votre soutien à la soirée de bienvenue à travers la mise en avant de votre logo couleur : o Dans le programme final (insertion de la mention «avec le soutien de») o Sur la signalétique Mise en place d un kakémono aux couleurs de votre société à l accueil de la soirée de bienvenue Kakémono à fournir par vos soins 5
I. PARTERNARIATS PREMIUM Prix par partenaire Nombre limité les 1 ers arrivés seront les 1 ers servis C. PARTENARIAT BRONZE 9 000 H.T Eléments visuels à nous transmettre avant le 9 septembre 2013, selon consignes transmises ultérieurement 2 badges d accès au congrès Accès aux conférences, à l exposition, au cocktail de bienvenue, au dîner de gala et à la journée touristique 1 insertion sacoches Format A4 maximum - 550 exemplaires à fournir par vos soins 1 insertion publicitaire en page intérieure du programme final Programme remis à l accueil du congrès - 550 exemplaires Mention de votre partenariat et mise en avant de votre logo couleur : o Dans le programme final Parrainage de la journée touristique : mention de votre soutien à la journée touristique à travers la mise en avant de votre logo couleur : o Dans le programme final (insertion de la mention «avec le soutien de») o Sur la signalétique 6
II. PARRAINAGE DES PAUSES A. PARRAINAGE D UNE PAUSE-DÉJEUNER 8 000 H.T Vous pouvez bénéficier d une remise exceptionnelle de -30% sur ce partenariat si vous êtes partenaire ou exposant. 1 insertion sacoches Format A4 maximum - 550 exemplaires à fournir par vos soins 1 insertion publicitaire en page intérieure du programme final Programme remis à l accueil du congrès - 550 exemplaires Mention de votre soutien d une pause-déjeuner à travers la mise en avant de votre logo couleur : o Dans le programme final (insertion de la mention «avec le soutien de») o Sur les chevalets placés sur les buffets de la pause B. PARRAINAGE DES PAUSES CAFÉ POUR 1 JOURNÉE 3 500 H.T Vous pouvez bénéficier d une remise exceptionnelle de -30% sur ce partenariat si vous êtes partenaire ou exposant. 1 insertion sacoches Format A4 maximum - 550 exemplaires à fournir par vos soins 1 insertion publicitaire en page intérieure du programme final Programme remis à l accueil du congrès - 550 exemplaires Mention de votre soutien des pauses café d une journée à travers la mise en avant de votre logo couleur : o Dans le programme final (insertion de la mention «avec le soutien de») o Sur les chevalets placés sur les buffets de la pause café 7
III. PACKS COMMUNICATION * A. CLÉS USB 5 500 H.T Sous réserve d être partenaire ou exposant et de l accord du comité d organisation. Impression en 550 exemplaires. Personnalisation des clés USB avec votre logo en 1 couleur (noir ou blanc) remises aux congressistes B. CADEAUX DE BIENVENUE 4 000 H.T Sous réserve d être partenaire ou exposant et de l accord du comité d organisation. Impression en 550 exemplaires. Une attention qui touche : à leur arrivée, les participants se verront remettre un cadeau de bienvenue. Associez-vous à ce geste d accueil. Personnalisation des cadeaux de bienvenue avec votre logo en 1 couleur (noir ou blanc) remis aux congressistes C. REPORTAGE PHOTOS 3 500 H.T Sous réserve d être partenaire ou exposant. Associez-vous à la mise en image du congrès et devenez le partenaire du reportage photos. Les reportages photos seront exposés sur les écrans de télévisions disposés dans l espace exposition et accessible post congrès sur le site www.congres-alfaaci.com. Mention de votre soutien : o Sur les photos du congrès diffusées sur les écrans au sein de l exposition o Dans le programme final (insertion de la mention «Réalisé avec le soutien de») *Visuels non contractuels 8
IV. LES INDISPENSABLES A. SACOCHES CONGRESSISTES 5 000 H.T Sous réserve d être partenaire ou exposant. Impression en 550 exemplaires. * Personnalisation des sacoches avec impression de votre logo en 1 couleur (noir ou blanc) remises aux congressistes B. TOURS DE COU & BADGES 3 500 H.T Sous réserve d être partenaire ou exposant. Impression en 550 exemplaires. * Personnalisation des tours de cou avec impression de votre logo en 1 couleur (noir ou blanc) remis aux congressistes à l accueil * Personnalisation des badges avec impression de votre logo couleur remis aux congressistes à l accueil * C. BLOCS NOTES & STYLOS 3 500 H.T Sous réserve d être partenaire ou exposant. Impression en 550 exemplaires. Personnalisation des blocs notes et stylos en 1 couleur (noir ou blanc) remis aux congressistes *Visuels non contractuels 9
V. PUBLICITÉ A. PARRAINAGE DU PROGRAMME DE POCHE 2 000 H.T Sous réserve d être partenaire ou exposant. Impression en 550 exemplaires. * Personnalisation du programme de poche avec impression de votre logo couleur remis aux congressistes à l accueil dans le blister du badge B. PUBLICITÉ DANS LE PROGRAMME Selon Formule Sous réserve d être partenaire ou exposant. Fichier PDF haute définition prêt à l impression, à nous transmettre selon consignes transmises ultérieurement. L attribution se fait sur la base du premier arrivé = premier servi. Impression d une page publicitaire quadri dans les programmes définitifs remis aux congressistes 550 exemplaires. Format à définir et sous réserve de validation du comité d organisation. 4 e page de couverture : 1 800 HT 2 e page de couverture : 1 500 HT 3 e page de couverture : 1 200 HT Double page intérieure : 1 000 HT Page intérieure : 800 HT C. INSERTION DANS LES SACOCHES 500 H.T Sous réserve d être partenaire ou exposant. Date de livraison communiquée ultérieurement. Documents à livrer sur le lieu du congrès en 550 exemplaires. Insertion d un document (format maximum A4) dans les 550 sacoches remises aux congressistes Soit 0,91 HT/ l insertion *Visuels non contractuels 10
VI. EXPOSITION A. PACK EXPOSANT 9 M² 6 000 H.T L attribution se fait sur la base du premier arrivé = premier servi. Sous réserve de disponibilité à la date de réservation. Le «Guide Exposant» envoyé ultérieurement vous permettra de passer commande d équipements supplémentaires via l installateur général (mobilier, puissance électrique, etc.) 3 badges d accès au congrès Accès aux conférences, à l exposition, au cocktail de bienvenue, au dîner de gala et à la journée touristique Stand pré-équipé de 9m² incluant : Cloisons modulaires Moquette (aux couleurs de l événement) 1 enseigne drapeau avec le nom de votre entreprise 1 rail de 3 spots 1 boîtier électrique de 1,5 kw Mobilier : 1 mange debout et 2 tabourets Mention de votre partenariat à travers la mise en avant de votre logo couleur : o Dans le programme final B. PACK EXPOSANT 6 M² 4 000 H.T L attribution se fait sur la base du premier arrivé = premier servi. Sous réserve de disponibilité à la date de réservation. Le «Guide Exposant» envoyé ultérieurement vous permettra de passer commande d équipements supplémentaires via l installateur général (mobilier, puissance électrique, etc.) 2 badges d accès au congrès Accès aux conférences, à l exposition, au cocktail de bienvenue, au dîner de gala et à la journée touristique Stand pré-équipé de 6m² incluant : Cloisons modulaires Moquette (aux couleurs de l événement) 1 enseigne drapeau avec le nom de votre entreprise 1 rail de 3 spots 1 boîtier électrique de 1,5 kw Mobilier : 1 mange debout et 2 tabourets Mention de votre partenariat à travers la mise en avant de votre logo couleur : o Dans le programme final Vous souhaitez exposer vos produits ou services sur une plus grande surface? Contactez-nous afin de répondre à vos besoins. * 11 *Visuels non contractuels
VII. BON DE COMMANDE - RECTO Société :... Signataire du présent document :... Fonction :... Tél. Bureau :... Portable :... E-mail :... Facture à libeller à (contact et adresse) :............ Facture à envoyer à (contact et adresse si différent de l adresse de facturation) :............ TVA INTRACOMMUNAUTAIRE J ai un numéro de TVA intracommunautaire... Je n ai pas de numéro de TVA intracommunautaire NUMÉRO DE BON DE COMMANDE A REPORTER SUR LA FACTURATION : Je n ai pas besoin qu un numéro/référence de Bon de commande interne soit reporté sur la facturation La référence suivante doit être mentionnée sur la facturation :... CONDITIONS DE VENTE : Je déclare avoir pris connaissance des Conditions générales de vente et en accepter sans réserve ni restriction toutes les clauses. Date :... Nom du signataire :... Signature : À retourner au Public Système PCO à l attention de DANIEL CHÉTRIT Par mail : dchetrit@lepublicsysteme.fr Par Fax : +33 (0)1 70 94 65 01 TVA Tous les prix sont hors TVA, celle-ci sera ajoutée au total de la facture (Taux de TVA française) Pour un stand et d'autres packages de parrainage, les entreprises étrangères ont trois options : - Si l'entreprise étrangère dispose d'un numéro de TVA intracommunautaire, la TVA ne sera pas facturée. - Si l'entreprise étrangère ne dispose pas d'un numéro de TVA intracommunautaire, la TVA sera facturée. - Si l entreprise étrangère peut justifier qu elle est soumise à TVA dans son pays la TVA ne sera pas facturée. 12
VIII. BON DE COMMANDE - VERSO L attribution se fait sur la base du premier arrivé = premier servi. DÉTAIL DES OFFRES MONTANT H.T. PARTENARIATS PREMIUM Partenariat OR 18 000 H.T Partenariat ARGENT 12 000 H.T Partenariat BRONZE 9 000 H.T PARRAINAGE DES PAUSES Parrainage d une pause-déjeuner 8 000 H.T Parrainage des pauses café pour 1 journée 3 500 H.T PACK COMMUNICATION Clés USB 5 500 H.T Cadeaux de bienvenue 4 000 H.T Reportage photos 3 500 H.T LES INDISPENSABLES Sacoches congressistes 5 000 H.T Tours de cou & Badges 3 500 H.T Blocs notes & Stylos 3 500 H.T PUBLICITÉ Parrainage du programme de poche 2 000 H.T 4 e page de couverture du programme 1 800 H.T 3 e page de couverture du programme 1 500 H.T 2 e page de couverture du programme 1 200 H.T Double page intérieure du programme 1 000 H.T Page intérieure du programme 800 H.T Insertion dans les sacoches 500 H.T EXPOSITION Pack exposant 9 m² 6 000 H.T Pack exposant 6 m² 4 000 H.T MONTANT TOTAL DE VOTRE PARTICIPATION H.T. MONTANT DE LA TVA 19.6% MONTANT TOTAL DE VOTRE PARTICIPATION T.T.C. CONDITIONS DE VENTE :... Je déclare avoir pris connaissance des Conditions générales de vente et en accepter sans réserve ni restriction toutes les clauses. Date :... Nom du signataire :... Signature : À retourner au Public Système PCO à l attention de DANIEL CHÉTRIT Par mail : dchetrit@lepublicsysteme.fr Par Fax : +33 (0)1 70 94 65 01 13
IX. CONDITIONS GÉNÉRALES DE VENTE Art. 1- Conditions générales : Les organismes désireux d exposer acceptent sans réserve les dispositions du présent règlement intérieur, la réglementation du lieu du congrès et les prescriptions de droit public applicables aux manifestations organisées en France. Ils acceptent toutes dispositions nouvelles imposées par les circonstances ou dans l intérêt de la manifestation que l organisateur se réserve le droit de signifier, même verbalement. Art. 2 Admissions : Les demandes de réservation, signées par l exposant, ne seront valables que si elles sont formulées sur les Bons de réservation officiels fournis par Le Public Système PCO. Les bons de réservation sont à adresser à : Le Public Système PCO - Daniel Chétrit 38 rue Anatole France, 92594 Levallois Perret Cedex. Les candidatures seront soumises au Comité d Organisation qui, après examen des dossiers, statuera sur les admissions. En cas de refus, le Comité d Organisation n aura pas à motiver la décision qui sera notifiée au candidat. En aucun cas, le postulant refusé ne pourra prétendre à une indemnité quelconque en se prévalant du fait que son adhésion a été sollicitée par le Comité d Organisation. Art. 3 Paiement : Toute réservation faite avant le 01/09/2013 doit être accompagnée d un acompte représentant 50% du coût total TTC. de la réservation. Le solde sera à verser au plus tard le 30/09/2013. Pour toute réservation faite après le 01/09/2013, l intégralité du montant est due à la réservation. Conformément aux échéances de règlement ci-dessus et suivant la loi des délais de paiement, tout retard de paiement entraîne l application automatique de pénalités de retard dont le taux est égal à 3 fois le taux d intérêts légal. Entrée en application du décret n 2012-115 : «Le débiteur en situation de retard de paiement sera redevable, de plein droit, d une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 euros.» Si l intégralité de la réservation n a pas été réglée au minimum 30 jours avant la date de la manifestation, l exposant perd la possibilité de choisir l emplacement de son stand. De même, si l intégralité de la réservation n a pas été réglée au minimum 15 jours avant la date de la manifestation, Le Public Système PCO se réserve le droit de refuser à l exposant l accès à la manifestation. Art. 4 - Annulation : Au cas où le stand ne serait pas entièrement réglé à l ouverture du congrès, le Comité d Organisation, qui se réserve le droit de disposer de l emplacement, ne sera pas dans l obligation de rembourser les sommes déjà versées. En cas d annulation par un exposant avant le 01/09/2013 l organisateur conserve à titre d indemnité 60% du montant de la facture globale. Pour toute demande d annulation intervenant à partir du 01/09/2013 la totalité des sommes dues reste exigible et sera conservée à titre d indemnité de rupture. Art. 5 Sous location : Le certificat d admission est nominatif, incessible et inaliénable. Il est formellement interdit aux exposants, sauf accord écrit, de céder, sous-louer ou partager à titre onéreux ou gratuit tout ou partie de leur emplacement. Art. 6 Occupation des surfaces d exposition : Le plan de l exposition est établi par le Comité d Organisation. L attribution des emplacements est faite par Le Public Système PCO en collaboration avec le Comité d Organisation, en tenant compte de l ordre d arrivée des réservations. Après attribution, aucune modification d emplacement ne pourra être faite sans l accord écrit de Le Public Système PCO. Le Public Système PCO se réserve le droit de modifier toutes les fois qu elle le jugera utile, l emplacement, l importance et la disposition des surfaces demandées par l exposant. Si le Comité d Organisation se trouve dans l obligation de modifier partiellement les emplacements ou installations, aucune réclamation ne sera recevable et les exposants s engagent à se conformer aux décisions prises. Pour tout litige, seuls les Tribunaux de Paris sont compétents. Les emplacements attribués devront être occupés par l exposant du 20 au 23 novembre, sinon, ils seront considérés comme disponibles et pourront recevoir une nouvelle affectation sans que l exposant défaillant puisse prétendre à une indemnité ou à un remboursement quelconque. Art. 7 Règlements et consignes de sécurité : Un dossier technique de l exposant sera envoyé ultérieurement à chaque société ayant réservé un stand. Ce dossier comprendra toutes les modalités d aménagement de stand et de location de mobilier, ainsi que les règlements de sécurité et les informations sur les différents services qui vous seraient nécessaires (téléphone, manutention, stockage, dédouanement...). Les exposants s engagent à respecter et à faire respecter par leurs salariés et sous-traitants la réglementation du lieu du congrès et les consignes précisées dans le dossier technique. D une façon plus générale, les exposants sont tenus de respecter les lois et les règlements s appliquant aux salons ainsi que les mesures de sécurité édictées par la Préfecture. A titre particulier, ils doivent se conformer aux règlements et consignes de sécurité du lieu du congrès. Les exposants sont responsables tant du matériel qu ils exposent que de celui qu ils ont loué ou installé sur leur stand. Art. 8 - Exclusivité : La réservation, puis la location d un stand ou d un espace publicitaire, imposent à l exposant de ne pas organiser, ni favoriser, pendant sa durée, de réunions ou rassemblements sur les thèmes du Congrès, qui n auraient pas été déclarés et autorisés par le Comité d organisation. Art. 9 Distribution de documents : Toute distribution de publicité et tracts ne pourra être effectuée que sur le stand attribué à l exposant. Art. 10 Droit et responsabilités de l organisateur : L organisateur aura le droit de statuer sur tous les cas non prévus au présent règlement. Toutes ses décisions seront prises sans recours possible et immédiatement exécutables. Toute infraction à une quelconque clause des présentes conditions générales de location des surfaces d exposition pourra entraîner l exclusion immédiate, temporaire ou définitive du contrevenant sans que ce dernier puisse prétendre à aucun remboursement ou compensation L organisateur pourra disposer librement des réservations ainsi laissées libres. Il en est ainsi en cas de non-respect des conditions de règlement dans l article 3 : l organisateur adressera au débiteur une MED avec AR. A défaut de règlement dans les 15 jours par le débiteur, le contrat sera résolu de plein droit. L organisateur ne pourra être tenu responsable d un trop faible nombre de congressistes inscrits ou d un quelconque manque d intérêt pour l ensemble de la manifestation. Art. 11 Annulation de la manifestation : En cas de force majeure, les dates du congrès et de l exposition pourront être modifiées ou purement et simplement annulées. Dans cette dernière hypothèse, les sommes disponibles après paiement des dépenses engagées seront réparties entre les exposants au prorata de leurs versements sans que des recours soient possibles à l encontre de l organisateur. Art.12 Litiges : En cas de litige, seuls les tribunaux de Paris sont compétents. 14