Portail Web Activités pré-événements Il y a un certain nombre d'activités que vous devez réaliser avant le début de l'événement. Créer un compte Exposant Cliquez sur le lien dans votre mail de confirmation de commande. Si vous êtes un nouvel utilisateur, vous pouvez créer un nouveau compte Exposant. Si vous avez utilisé Visit Connect lors d'un autre événement, vous pouvez choisir d'ajouter ce nouvel événement à votre compte Exposant existant. Connexion Les connexions suivantes ont lieu sur Voir les objectifs Visit Connect vous permet de cibler spécifiquement le nombre de prospects que vous prévoyez de générer pendant l'événement. Vous pouvez ensuite utiliser l'analyse intégrée pour suivre votre performance et identifier les tendances. Cliquez sur Set targets Double cliquez pour sélectionner un jour Saisissez les valeurs pour Objectif, Performance moyenne et Performance minimum Ajouter des questions Vous pouvez ajouter vos propres questions et réponses. Celles-ci sont disponibles pour tous vos événements. Elles sont définies sur Activé pour l'événement actuel et Désactivé pour tous les autres événements. Lorsqu'une question est désactivée pour un événement (soit parce qu'elle a été créée dans un autre événement soit parce que son statut a été modifié), elle s'affiche toujours dans la liste mais en grisé. Pour utiliser la question dans un événement sélectionné, sélectionnez-la et changez le statut en Enabled. Sélectionnez Manage questions Cliquez sur Add Question Saisissez votre question Sélectionnez le statut Sélectionnez le type de réponse Texte libre - cela donne au prospect l'opportunité de donner une réponse Notez que les réponses ne peuvent être données à ce type de réponse que par le biais de l'application Scan App, et non par les scanners de codes à barre. Choix unique - ceci affiche les boutons radio, un seul d'entre eux peut être sélectionné Choix multiple - ceci affiche les cases, plusieurs d'entre elles peuvent être sélectionnées Liste déroulante - ceci affiche une liste sur laquelle on peut cliquer pour faire une sélection unique. Saisissez vos réponses Vous pouvez ajouter la possibilité d'ajouter du texte supplémentaire à côté d'une réponse en cliquant et en sélectionnant ensuite le champ Other Vous pouvez modifier l'ordre de tri de l'affichage en cliquant sur les flèches Vous pouvez supprimer une réponse en cliquant Réponses Application Scan App Si vous saisissez des prospects en utilisant l'application, les réponses sont enregistrées en sélectionnant Prospect et ensuite Questions. Plus de détails se trouvent dans la section application Scan App. Scanners de codes à barre Si vous utilisez des scanners de codes à barre pour scanner les badges des visiteurs, vous devez générer une feuille de codes à barre avec vos questions et réponses. Sélectionnez Manage questions Cliquez sur Download barcodes pdf Primer le fichier pour l'emmener avec vous à l'événement Utilisateurs Une fois que le compte Admin a été créé (en utilisant le lien envoyé dans un email), ce compte peut créer autant de comptes utilisateurs que nécessaire. Un compte utilisateur doit être créé pour chaque utilisateur qui scannera des prospects en utilisant l'application Scan App. Il y a deux niveaux différents, Normal et Admin. Les utilisateurs du niveau Normal peuvent faire tout ce que ceux du niveau Admin peuvent faire sauf la gestion d'utilisateur et de Licence Affecter des licences Scan App S'ils utilisent l'application Scan App, les utilisateurs Admin doivent affecter les licences de l'application Scan App aux utilisateurs. Ce n'est qu'une fois qu'une licence de l'application Scan App été affectée à un compte utilisateur que ce compte peut utiliser l'application. Pour affecter une licence à un utilisateur Sélectionnez Manage scan app access Sélectionnez un utilisateur Cliquez sur Assign scan app licence. Notez que cette option n'est disponible que s'il y a des licences disponibles pour une affectation.
Portail Web Activités pré-événements Il y a un certain nombre d'activités que vous devez réaliser avant le début de l'événement. Une icône de clé s'affiche à côté de chaque utilisateur auquel une licence est affectée Quand un utilisateur se connecte à un appareil mobile pour la première fois, la licence est ensuite affectée de façon permanente à cet appareil et ne peut pas être utilisée sur un appareil différent. Lorsque c'est le cas, l'icône de licence s'affiche ainsi Vous pouvez retirer la licence à un utilisateur et l'affecter à un autre tant qu'elle est en statut «assigned». Une fois qu'elle a été reliée à un appareil elle ne peut pas être affectée à un autre utilisateur ou appareil. Si vous n'utilisez que des scanners de codes à barre, vous n'avez pas besoin d'affecter des licences. Prêt? Vous avez créé des utilisateurs, le cas échéant? Vous avez créé des questions et réponses? Si vous utilisez des scanners de codes à barre, vous avez imprimé le pdf des questions et réponses? Si vous utilisez l'application Scan App, téléchargez l'application, N200 Visit Connect. ios 6.0/Android 2.3 et supérieure avec les appareils photos convenables sont compatibles. Vous avez défini vos objectifs journaliers?
Activités pendant l'événement Pendant l'événement, vous pouvez voir les informations recueillies sur les prospects, suivre votre performance et ajouter ou éditer des questions. Scanner les prospects Vous pouvez scanner des prospects de deux façons ; L'application Scan app peut être téléchargée sur un appareil mobile pour scanner les prospects et enregistrer leurs réponses et ajouter des notes Pour scanner en utilisant l'application ; Scannez le code QR sur le badge Visiteurs Sélectionnez Questions, sélectionnez chaque question et saisissez la (les) réponse(s). Sélectionnez Notes pour ajouter des notes. Voir la prochaine page pour plus de détails. Les scanners de codes à barre sont utilisés pour scanner les badges Visiteur et scanner ensuite leurs réponses aux questions (sur la feuille que vous avez imprimée) Pour scanner en utilisant un scanner de codes à barre ; Assurez-vous que le pdf de codes à barre soit imprimé (voir Réponses sur la page précédente) Scannez le code à barre 1D sur le badge Visiteur Scannez les réponses si nécessaire Vous n'avez pas besoin de faire quoi que ce soit lorsque vous avez terminé. Le dernier prospect scanné reste actif jusqu'à ce que vous scanniez le badge d'un autre prospect ou que vous rendiez le scanner, moment auquel les données recueillies sont automatiquement téléchargées Le nombre de réponses possible est indiqué par un icône après la question ; Une réponse seulement Plus d'une réponse possible Si plus d'une réponse est scannée pour les questions pour lesquelles une seule est permise, seule la dernière réponse est enregistrée. Pour les questions pour lesquelles les réponses multiples sont autorisées, toutes les réponses scannées sont enregistrées. Consulter les prospects Dans le portail Web, l'option Browse Leads à gauche affiche une liste complète des prospects saisis sur tous les appareils mobiles associés (app) et les scanners de codes à barre. Chercher des prospects Vous pouvez chercher des prospects en utilisant la case Search ou l'option Advanced Search. Option de recherche - recherche à partir du prénom et du nom Recherche avancée - Recherche sur l'étape à laquelle le prospect se trouve, la date à laquelle il a été saisi et/ou la société Modifier les prospects Vous pouvez voir les détails d'un prospect en double cliquant dessus. Double cliquez à nouveau pour modifier ses détails. En sélectionnant une option à partir du haut, vous pouvez modifier différents détails ; Contact permet de modifier les détails de contact Stage détermine l'étape à laquelle se trouve le prospect dans le processus Your questions vous permettent de voir et de modifier les réponses données à vos propres questions Registration questions vous permettent de modifier les réponses données pendant le processus d'inscription. Note : une fois que vous avez modifié la réponse, la réponse originale est écrasée! Notes vous permet d'ajouter des notes à la fiche du prospect. Vous pouvez aussi voir et modifier les notes enregistrées par le biais de l'application. Exporter les prospects A partir de la liste des prospects, vous pouvez choisir Export. Ceci exporte tous les prospects avec leurs informations de contact, y compris les notes, et les réponses à vos questions et questions d'inscription dans un fichier Excel. Modifier les questions Vous pouvez ajouter et modifier les questions et les réponses à tout moment. Faites toutefois attention si vous avez déjà commencé à saisir des réponses de prospects, celles-ci seront écrasées par les nouvelles valeurs que vous saisissez réponses de prospects, celles-ci seront écrasées par les nouvelles valeurs que vous saisissez Pour modifier une question ; Sélectionnez Manage question Cliquez sur Edit ou passez la souris sur une question et sélectionnez l'icône Modifier Effectuez la modification requise Suivre la performance Vous pouvez voir le nombre de prospects saisis par rapport à l'objectif que vous définissez en sélectionnant View statistics. Important cliquez sur l'icône Rafraîchir à la droite du stop pour obtenir les dernières informations Ceci vous montre le nombre de prospects saisis chaque jour de l'événement et le compare aux objectifs que vous avez définis. Déconnexion Déconnectez-vous en cliquant sur votre nom d'utilisateur et en sélectionnant Déconnexion Après l'événement Tous vos prospects sont disponibles pour être consultés/modifiés/exportés.
Application Scan App pour les appareils mobiles Scanner les prospects Les prospects sont saisis par le biais de l'application. Tout en saisissant les informations sur les prospects, vous pouvez aussi enregistrer leurs réponses à toutes les questions que vous avez créées (par le biais du portail Web). Les données que vous saisissez sont continuellement mises à jour dans la base de données centrale (si une connexion est disponible). Connexion Double cliquez sur l'icône Visit Connect App et connectez-vous avec votre nom d'utilisateur et mot de passe. Une licence doit être affectée à l'utilisateur. Voir la section Affecter des licences ci-dessus. Menu principal Sélectionnez si vous voulez scanner le code QR ou saisir la Référence Unique (Manual) Si vous sélectionnez Scan, tenez l'appareil devant le code QR. L'application le scanne automatiquement. L'icône de l'ampoule active le flash pour scanner avec une faible luminosité Immédiatement après avoir saisi un prospect, ses informations s'afficheront à l'écran avec diverses options, y compris celle d'aller aux questions. Vous pouvez ajouter le prospect aux Contacts sur votre appareil mobile. Le nom de l'événement est ajouté à la fiche contact pour faciliter la recherche. Si aucune connexion Internet n'est disponible, la demande d'informations sur le prospect est stockée sur l'appareil et sera téléchargée dès qu'une connexion Internet est disponible. Si vous sélectionnez Manual, tapez la référence qui se trouve sur le badge du prospect. Elle est composée de 3 groupes de 5 lettres. Consulter les prospects Les prospects que vous saisissez sur l'appareil mobile sont listés dans Browse Leads Les prospects scannés les plus récemment figurent en haut de la liste. Settings Dans les paramètres, vous pouvez définir la réaction de l'appareil dans certaines situations. Saisir des prospects Vous pouvez saisir des prospects en tapant la référence unique ou en scannant le code QR, les deux devant figurer sur leur badge. Pour saisir un prospect ; Tapez sur l'icône de scan Les informations sur le prospect saisi sont immédiatement mises à jour dans votre base de données centrale, si une connexion Internet est disponible. Tapez Questions Sélectionnez une question Sélectionnez la (les) réponse(s) Tapez sur Next ou Previous le cas échéant Vous pouvez ajouter des Notes à un prospect. Elles sont modifiables dans le portail et dans le fichier de téléchargement des prospects. Après l'événement Allez à l'application web,, connectezvous avec votre nom d'utilisateur et mot de passe. Tous les prospects saisis par tous les appareils mobiles (et scanners de codes à barre, s'ils sont utilisés), sont visibles dans Browse Leads. Informations techniques sur l'application Scan App ios6.0, et supérieure, et Android 2.3, et supérieure, avec un appareil photo convenable sont compatibles
Badges et codes à barre Application d'appareil mobile : Vous pouvez saisir un prospect en scannant le code QR Scanning : Si vous saisissez des prospects en utilisant un scanner, scannez ce code à barres avant de commencer à scanner leurs réponses sur votre feuille pdf Application d'appareil mobile : Vous pouvez saisir un prospect en saisissant un code de référence unique (#ur#)