SPF ÉCONOMIE, P.M.E., CLASSES MOYENNES ET ÉNERGIE DIRECTION GÉNÉRALE «STATISTIQUE ET INFORMATION ECONOMIQUE» (E8) TABLEAU DE GESTION DES ARCHIVES Version : 1.70 Statut : APPROUVE PAR E8 Nombre de séries : 129
Tableau de gestion des archives de la DG «Statistique et Information Economique» approuvé par la DG et les AGR SIGNATURES Nom : Titre : Date : Directeur général E8 Nom : Titre : Date : Karel Velle Archiviste général 2
1. DIRECTION GENERALE 1.1. SECRÉTARIAT DE LA DIRECTION GENERALE E8.001 Correspondance du directeur général 10 ans Conserver et E8.002 Indicateur de la correspondance 10 ans Éliminer E8.003 Notes de service du Directeur général 10 ans Conserver et E8.004 Dossiers relatifs aux affaires suivies par le Directeur-général 10 ans après la clôture du dossier Conserver et 1.2 BUREAU DU DIRECTEUR GÉNÉRAL (SERVICES DU STAFF) E8.005 Dossiers relatifs aux contacts que la Direction Générale entretient avec les organismes étrangers (autres instituts statistiques) ou internationaux (ONU, UE, EUROSTAT ) E8.006 Dossiers relatifs aux questions parlementaires relevant de la compétence d E8 E8.007 Dossiers relatifs aux contrats de collaboration avec les tiers (universités, entreprises, fédérations professionnelles ) et les autres SPF E8.008 Dossiers relatifs aux affaires juridiques suivies par le Bureau du Directeur général (e.a les contrats de confidentialité ) E8.009 Dossiers relatifs aux relations entretenues avec la presse (communiqués de presse, interview et conférences de presse) 10 ans après la clôture du dossier Conserver et 5 ans Éliminer 10 ans après la clôture du dossier Conserver et 10 ans après la clôture du dossier Conserver et 3 ans après la clôture du dossier Éliminer 3
E8.010 Dossiers relatifs aux traductions de documents de E8 (projets d arrêtés, communication interne, communiqués, conclusions, correspondance ) 3 ans après la clôture du dossier Éliminer 2. PERSONNEL & ORGANISATION 2.1. GESTION DU PERSONNEL E8.011 Correspondance (IN et OUT) du responsable du service (+indicateur de la correspondance 3 ans Éliminer E8.012 Dossiers individuels des agents de E8 Jusqu à la fin de l activité de l agent Retour à S1 (SE P&O) E8.013 Dossiers individuels relatifs aux prestations des agents de E8 (congés, pointages, régularisations, listes des paraphes des notes de service et vacances d emploi ) 3 ans après la clôture du dossier Éliminer 2.2. MANAGEMENT DES CONNAISSANCES ET FORMATIONS E8.014 Dossiers du responsable du service management des connaissances et formations de E8 (comparables aux dossiers tenus par le Directeur de formation de S1 (Service d Encadrement Personnel & Organisation) 2.3. COMMUNICATION INTERNE E8.015 Dossiers relatifs à la communication interne (emplois vacants, notes de service ) 3 ans après la clôture du dossier Éliminer 3 ans après la clôture du dossier Éliminer 4
3. BUDGET, LOGISTIQUE & ICT 3.1. COMPTABILITÉ & ÉCONOMAT E8.016 Correspondance (IN et OUT) du responsable du service 3 ans Éliminer E8.017 Copies des factures 5 ans après payement Éliminer E8.018 E8.019 E8.020 E8.021 E8.022 E8.023 E8.024 E8.025 E8.026 Copies des comptes annuels 5 ans Éliminer Copies des payements par CCP 5 ans après payement Éliminer Copies des chèques reçus en payement 5 ans après exécution Éliminer Originaux des justificatifs de caisse 5 ans après réalisation Éliminer Copies des bons de commande 5 ans après réalisation Éliminer Copies des abonnements de transport (SNCB, STIB, DE LIJN ) Copies des documents relatifs aux indemnités (vélos, jetons de présence, frais de mission ) 5 ans Éliminer 5 ans après payement Éliminer Copies de payement des enquêteurs et des ménages 5 ans après les virements Éliminer Correspondance relative aux payements des enquêteurs et des ménages 2 ans Éliminer 5
3.2. FONDS BUDGÉTAIRE ET CONTRATS E8.027 Dossiers relatifs aux contrats de cofinancement avec EUROSTAT 10 ans après la clôture du dossier (clôture = contrôle du payement de la créance par Eurostat) Éliminer E8.028 Dossiers relatifs aux contrats passés avec des tiers pour exécuter des travaux statistiques contre payement. E8.029 Dossiers relatifs aux contrats avec d autres autorités belges (santé, GGP, enquête doctorants, consommation alimentaire) 10 ans après la clôture du dossier (clôture = contrôle du payement de la créance) 10 ans après la clôture du dossier (clôture = contrôle du payement de la créance) Éliminer Eliminer 3.3. ASSISTANCE LOGISTIQUE E8.030 Dossiers relatifs à l assistance logistique (instructions aux huissiers, organisations des gardes, contacts avec le service service facilitaire du Service d encadrement Budget & Contrôle de Gestion ) E8.031 Dossiers relatifs à la sécurité du bâtiment, la santé, le bien être (contacts avec le Service Interne de Prévention et de Protection au Travail) E8.032 Comptes-rendus du Comité de Concertation de Base 2, gestion du CCB2. 2 ans après exécution Éliminer 10 ans après réalisation Éliminer 10 ans Éliminer 6
3.4. ICT - TIC E8.033 Dossiers relatifs aux activités de l Information Manager de E8 5 ans après clôture du dossier Éliminer 4. PLANNING & COORDINATION 4.1. ELABORATION ET SUIVI DU PLANNING E8.034 Dossiers relatifs à la coordination internationale (contacts avec les services équivalents dans les autres pays, administrations étrangères, Eurostat, des instances supranationales ) 10 ans après clôture du dossier Éliminer E8.035 E8.036 Dossiers relatifs aux activités dans le cadre du programme statistique pluriannuel (EUROSTAT) Dossiers relatifs au planning, la coordination des applications statistiques et le suivi des projets généraux 10 ans après clôture du dossier Éliminer 5 ans après clôture du dossier Éliminer 4.2. SECRÉTARIAT DU CONSEIL SUPERIEUR DE STATISTIQUES E8.037 Comptes-rendus des réunions des séances plénières du Conseil supérieur de Statistique (reliés par année) 10 ans Conserver et E8.038 E8.039 Comptes-rendus des réunions des groupes de travail du Conseil supérieur de Statistique Dossiers relatifs aux affaires traitées lors des réunions du Conseil supérieur de Statistique (copies des invitations, des ordres du jour, des documents de réunions, des annexes ) 10 ans Conserver et 10 ans après clôture du dossier Conserver et E8.040 Copies des avis au ministre 10 ans après clôture du dossier Conserver et 7
E8.041 Copies de la correspondance (IN et OUT) avec le ministre 10 ans Conserver et 4.3. SECRÉTARIAT DU COMITÉ DE COORDINATION E8.042 E8.043 E8.044 E8.045 5. STATISTIQUES Comptes-rendus des réunions des séances plénières et des groupes de travail du comité de coordination Dossiers relatifs aux affaires traitées lors des réunions du comité de coordination (copies des invitations des ordres du jour, des documents de réunions, des annexes) 10 ans Conserver et 10 ans après la clôture du dossier Conserver et Copies des avis au Ministre 10 ans après la clôture du dossier Conserver et Copies de la correspondance (in et out) avec le Ministre 10 ans Conserver et 5.1. SECRÉTARIAT DE LA DIRECTION STATISTIQUES E8.046 Correspondance du responsable de la Direction Statistique 10 ans Eliminer E8.047 E8.048 Indicateur de la correspondance du responsable de la Direction Statistique Dossiers relatifs aux affaires suivies par le chef de service statistique 10 ans Eliminer 5 ans après clôture du dossier Éliminer 8
5.2. SERVICE PROJETS E8.049 Projets développés (rapports de stage) 10 ans après finition du projet Conserver et 5.3. COORDINATION MÉTHODOLOGIQUE ET CERTIFICATION (CMC) 5.3.1 Bureau de certification E8.050 Certificats octroyés aux institutions qui, sur base volontaire, souhaitent faire certifier leurs méthodes statistiques E8.051 Notification de refus de certificats à des institutions qui, sur base volontaire, souhaitent faire certifier leurs méthodes statistiques E8.052 Rapports d évaluation relatifs aux méthodes statistiques utilisées par les institutions qui introduisent une demande de certification auprès du service statistiques 30 ans après la clôture du dossier ou en suivant les dispositions légales 10 ans après la clôture du dossier ou en suivant les dispositions légales 10 ans après la clôture du dossier ou en suivant les dispositions légales Conserver et Eliminer Eliminer E8.053 Dossiers relatifs au traitement des demandes de certification 5 ans après la clôture du dossier Eliminer E8.054 Correspondance du responsable du bureau pour la certification (administration interne) 10 ans Eliminer E8.055 Indicateur de la correspondance du dirigeant responsable 10 ans Eliminer 5.3.2. Bureau de coordination méthodologique E8.056 Correspondance du service (échange d informations en 5 ans Conserver et interne avec d autres chefs de service ou avec des institutions 9
interne avec d autres chefs de service ou avec des institutions qui posent des questions à propos des méthodes statistiques) E8.057 Documents de travail relatifs aux méthodologies statistiques : «papers», résumés, rapports, études, présentations, cours et formations, publications 10 ans après la clôture du dossier Conserver et 5.4 DIRECTIONS THÉMATIQUES 5.4.1. Direction Economie E8.058 Correspondance du responsable de la Direction Economie 5 ans Éliminer E8.059 E8.060 E8.061 E8.062 E8.063 Indicateur de la correspondance (IN et OUT) du responsable de la direction Statistique Dossiers relatifs aux affaires traitées par la Direction Économie Comptes-rendus des sessions plénières de la Commission de l Index Comptes-rendus des réunions des groupes de travail de la Commission de l Index Dossiers relatifs aux affaires traitées lors des réunions de la Commission de l Index (copies des invitations, des ordres du jour, des documents de réunions, des annexes ) 10 ans Eliminer 5 ans après la clôture du dossier Conserver et 10 ans Conserver et 10 ans Conserver et 10 ans après la clôture du dossier Conserver et E8.064 E8.065 Dossiers relatif aux indices 10 ans Conserver et Copies des avis envoyés au ministre 10 ans Conserver et 10
E8.066 E8.067 E8.068 Correspondance de la Commission de l Indice 10 ans Conserver et Dossiers relatifs aux programmes des agents d index (avec rapports d activités) 3 ans Éliminer Dossiers relatifs aux instructions données aux agents d index 3 ans Éliminer 5.4.2. Direction Société E8.069 E8.070 E8.071 Correspondance du responsable de la Direction Société 5 ans Conserver et Indicateur de la correspondance du responsable de la Direction Société 10 ans Conserver et Dossiers relatifs aux affaires traitées par la Direction Société 5 ans après la clôture du dossier Conserver et 5.4.3. Direction Territoires E8.072 E8.073 E8.074 Correspondance du responsable du responsable de la Direction Territoire Indicateur de la correspondance de la Direction Territoire Dossiers relatifs aux affaires traitées par la Direction Territoire 5 ans 10 ans 5 ans après la clôture du dossier Conserver et Conserver et Conserver et 11
5.5. CENTRE DE COLLECTES 5.5.1. Database, nomenclatures et design E8.075 E8.076 E8.077 Correspondance du responsable du Centre de collecte : Database, nomenclatures et design Indicateur de la correspondance du responsable du centre de collecte Dossiers relatifs aux affaires traitées par la responsable du Centre de Collecte DB, nomenclatures et design 10 ans après la clôture du dossier 10 ans 10 ans après la clôture du dossier Conserver et Conserver et Conserver et 5.5.1.1. SECTION PLANNING E8.078 Dossiers relatifs à la Planification des travaux du centre de Collecte E8.079 Dossiers relatifs aux contacts entre le Centre de Collecte et l unité Planning et Coordination 3 ans Éliminer 3 ans après la clôture du dossier Éliminer 5.5.1.2. SECTION GESTION TECHNIQUE E8.080 Dossiers relatifs au suivi du support informatique (contacts avec le Service d Encadrement ICT) 5 ans après la clôture de l opération statistique en relation Éliminer E8.081 Dossiers relatifs aux contacts entre le Centre de Collecte et le Service d Encadrement ICT E8.082 Dossiers relatifs aux besoins informatiques, supports informatiques demandés au Service d Encadrement ICT 5 ans après la clôture du dossier Éliminer 5 ans après la clôture du dossier Éliminer 12
5.5.1.3. SECTION DESIGN STATISTIQUE E8.083 Dossiers relatifs à un projet de design (lay-out, style uniforme maison) 2 ans après la clôture du projet relatif au design Éliminer E8.084 Études relatives à de nouveaux projets dans le Centre de Collecte (synergie, projets de simplification de la collecte) 10 ans Conserver et 5.5.1.4. SECTION BASES DE DONNEES ET NOMENCLATURES E8.085 E8.086 E8.087 Actions en relation avec la banque de données des citoyens (informations contenues : Extraits du Registre national, logements, diplômes, cadastre.) Dossiers relatifs aux recensements, enquête socioéconomique, préparation de l enquête socio-économique de 2011 Actions en relation avec la banque de données entreprises (Banque Carrefour des Entreprises/Dbris, TVA, ONSS ) 10 ans après la clôture du dossier Trier et transférer aux AE 20 ans après la clôture du dossier Conserver et 10 ans après la clôture du dossier Trier et transférer aux AE Éliminer la version N-2. Conserver les versions N et N-1 Éliminer la version N-2. Conserver les versions N et N-1 E8.088 Dossiers relatifs à la démographie des entreprises 10 ans après la clôture du dossier Conserver et E8.089 Banque de données de classification d éléments statistiques (nomenclatures NACE, SIG ) Jusqu à la mise à jour de la banque de données Trier et transférer aux AE Éliminer la version N-2. Conserver les versions N et N-1 E8.090 Dossiers relatifs aux actions en relation avec l application du 30 ans Conserver et règlement CE-registre des entreprises (exemple : établir le 30 ans en raison d une obligation légale 13
classement des entreprises selon le code NACE ) obligation légale 5.5.2. Centre de collecte : enquêtes entreprises, enquêtes citoyens, logistique et gestion des enquêteurs, centres régionaux, centre de Bruxelles et cellule TOP 100 E8.091 E8.092 E8.093 Correspondance des responsables du Centre de collecte (administration interne + correspondance relative à la collecte des données statistiques) Indicateur de la correspondance des responsables du centre de collecte Dossiers relatifs aux affaires traitées par les responsables du Centre de collecte afin d établir des séries statistiques : enquêtes entreprises, enquêtes citoyens, logistique et gestion des enquêteurs, centres régionaux, centre de Bruxelle 5 ans Eliminer 10 ans Eliminer 5 ans après la clôture du dossier Eliminer 5.5.2.1. SECTION ENQUETES AUPRES DES CITOYENS ET DES ENTREPRISES E8.094 E8.095 Formulaires d enquête pour les statistiques annuelles (voir inventaire des statistiques) Formulaires d enquête pour les statistiques mensuelles (voir inventaire des statistiques) 3 ans après la clôture de l enquête annuelle (à la fin de l exploitation informatique des données statistiques et après validation des résultats par le responsable du centre de collecte enquêtes entreprises, enquêtes citoyens) 3 ans après la clôture de l enquête mensuelle (à la fin de l exploitation informatique des données statistiques et après validation des résultats par le responsable du centre de collecte enquêtes entreprises, enquêtes citoyens) Trier et transférer aux AE Trier et transférer aux AE Ne conserver que quelques spécimens (1 formulaire vierge + 1 chemise de formulaires remplis prise au hasard). Éliminer les autres documents Ne conserver que quelques spécimens (1 formulaire vierge + 1 chemise de formulaires remplis prise au hasard). Éliminer les autres 14
entreprises, enquêtes citoyens) documents E8.096 Formulaires d enquête pour les statistiques longitudinales (organisées en plusieurs vagues) 3 ans après la clôture de la dernière vague de l enquête longitudinale (à la fin de l exploitation informatique des données statistiques et après validation des résultats par le responsable du centre de collecte enquêtes entreprises, enquêtes citoyens) Trier et transférer aux AE Ne conserver que quelques spécimens (1 formulaire vierge + 1 chemise de formulaires remplis prise au hasard). Éliminer les autres documents 5.5.2.2. SECTION LOGISTIQUE ET GESTION DES ENQUETEURS E8.097 Dossiers relatifs à la gestion logistique des activités et prestations des enquêteurs 3 ans Éliminer E8.098 Dossiers relatifs à la distribution des tâches entre les enquêteurs 3 ans Éliminer 5.5.2.3. CENTRE D ENCODAGE DE BRUXELLES E8.099 Listings et listings de contrôle À garder jusqu au moment où les résultats de l enquête sont validités et les résultats définitifs publiés. Éliminer 5.5.2.4. CELLULE TOP 100 (ANCIENNEMENT SERVICE INSPECTION) E8.100 Dossiers relatifs aux programmes et des rapports d activités des agents itinérants 3 ans Éliminer E8.101 Dossiers relatifs aux instructions données aux agents itinérants 3 ans Éliminer 15
5.5.2.5. CENTRES DECONCENTRES (SERVICES EXTERIEURS : BUREAUX DE LIEGE, CHARLEROI ET ANVERS ET GAND) 5.5.2.5.1. Responsable du bureau E8.102 Correspondance, indicateur, dossiers suivis pour le responsable du centre déconcentré 3ans Conserver et E8.103 Indicateur de la correspondance du centre déconcentré 3 ans Conserver et E8.104 Procès-verbaux des réunions et rapports d activités relatifs aux activités du bureau 3 ans Éliminer E8.105 Documents de travail et instructions relatives aux différents travaux (copies et originaux) 5 ans Éliminer E8.106 Dossiers relatifs à l activité du Centre déconcentré 5 ans après la clôture du dossier Éliminer 5.5.2.5.2. Secrétariat (Personnel, Logistique, Economat, Expédition) E8.107 Dossiers du personnel Jusqu à la fin de l activité de l agent Renvoi au service P&O de E8 (Bruxelles) E8.108 Dossiers individuels relatifs aux prestations des agents (congés, pointages, régularisation, liste des paraphes des notes de service, ) 2 ans après la clôture du dossier Renvoi au service P&O de E8 (Bruxelles) E8.109 Instructions aux agents 2 ans Éliminer E8.110 Dossiers relatifs à la gestion du bureau et du bâtiment (bons de commande, factures, sécurité, copie du courrier envoyé à Bruxelles, ) 2 ans après la clôture du dossier Éliminer 16
5.5.2.5.3. Salle de documentation E8.111 Correspondance relative aux demandes de renseignements 2 ans Éliminer E8.112 Rapports de gestion (recettes, nombre de visiteurs et de coups de téléphone ) 2 ans Éliminer E8.113 E8.114 E8.115 Documents comptables (factures, souches visiteurs ) 5 ans Éliminer Fiches clients (carte d identité des visiteurs) 2 ans Éliminer Documentation (publications ) 2 ans Éliminer Passé le délai, le stock doit retourner à E8 Bruxelles 5.5.2.5.4. Unité d encodage E8.116 Listings, listings de contrôle Conserver jusqu au moment où les résultats validés sont envoyés au centre de collecte à Bruxelles et les résultats publiés ment Éliminer 6. INFORMATION ET COMMUNICATION E8.117 Correspondance du responsable pour l information et la communication 3 ans Éliminer E8.118 Indicateur de la correspondance du responsable du service 3 ans Éliminer E8.119 Dossiers relatifs aux affaires suivies par le responsable du service 3 ans après la clôture du dossier Conserver et 17
6.1. SECTION PLANNING COSTUMER RELATIONSHIP MANAGEMENT (CRM) E8.120 Correspondance du responsable CRM 3 ans Éliminer E8.121 Indicateur de la correspondance du responsable du service 3 ans Éliminer E8.122 E8.123 Dossiers relatifs aux affaires suivies pour le responsable du service Analyse de la clientèle pour les produits statistiques, analyse des besoins, offres des statistiques, analyses sur mesures 3 ans après la clôture du dossier Éliminer 5 ans Conserver et 6.2. IMPRIMERIE E8.124 Correspondance, instructions, exécutions des tâches, commandes des matériaux, comptes rendus des tâches exécutées, besoins de papier, utilisation de papier et d autres matériaux 2 ans Éliminer E8.125 Dossiers relatifs à l imprimerie (lay-out, design, Outlook modernisation) 3 ans après la clôture du dossier Conserver et 6.3. PUBLICATIONS E8.126 Aperçu des instructions sur la diffusion des publications 5 ans Éliminer E8.127 Partant du catalogue des publications (archivés à E8 Bruxelles) Ref : M 000.01F 2008 06 réduit.doc M 000.01N 2008 06 beperkt.doc Catalogus Publicaties UitgebreideLijst NF.doc 30 ans Trier 1) Conserver pour les Archives générales du Royaume un exemplaire de chaque publication dans chaque langue 2) Conserver pour usage interne un nombre d exemplaires déterminé 18
en fonction de l âge des publications Après 3 ans : BXL : 20 FR, 8 NL et 8 D Centres : 5 FR, 3 NL et 3 D Après 5 ans : BXL : 10 FR, 5 NL et 5 D Centres : 5 FR, 3 NL et 3 D Après 10 ans : BXL : 5 FR, 3 NL et 3 D 6.4. DIFFUSION E8.128 Correspondance, instructions, exécutions des tâches, liste des clients 2 ans Éliminer 6.5. EXPEDITION E8.129 Instructions, distribution des tâches, comptes rendu des frais d expédition, 2 ans Éliminer 19