CONTRAT D APPLICATION DE L ARTISAN RÈGLEMENTS & POLITIQUES 2011 12 14 août, 2011 Palais des congrès de Montréal 201, Viger Avenue West
Page 2 Salutations, Otakuthon 2011 aura lieu du 12 au 14 août 2011 au Palais des congrès de Montréal 201 avenue Viger Ouest. Cette trousse est destinée aux artisans. Le terme «artisan» désigne un artiste professionnel qui a l intention de vendre, à Otakuthon, des articles qu il/elle produit afin de gagner sa vie. *Les artistes peuvent s inscrire pour une table d artisan au lieu d une table d Artiste, mais soyez conscients des coûts plus élevés. **Si vous êtes un détaillant et avez l intention de vendre de la marchandise officielle, vous vous qualifiez en tant que Marchand veuillez contacter dealers@otakuthon.com afin d obtenir la trousse des Marchands. Dans les pages suivantes, vous trouverez de l information qui vous guidera à travers votre inscription à la Place des artisans, ainsi que les règles que vous êtes attendu de suivre une fois que vous aurez signé votre contrat d inscription. Veuillez lire attentivement ce document dans son intégralité afin d éviter toute complication. Si vous avez des questions en ce qui concerne ce document ou désirez des informations générales à propos de la Place des artisans, veuillez m envoyer un courriel à artisan@otakuthon.com. Sincèrement, Yinyin Liu Directrice des artisans
Page 3 1. Information sur la Place des artisans La Place des artisans est un espace prévu pour les artistes professionnels (qui ont l intention de vendre des articles qu il/elle produit afin de gagner sa vie) souhaitant vendre et promouvoir leur art et artisanat. 1.1. Lieu La Place des artisans se trouvera dans la salle d exposition (salle 220DE) avec la Place des artistes, la Place des marchands et les exposants. 1.2. Heures d opération Vendredi Samedi Dimanche Installation 11h00 17h00 8h00 10h00 8h00 10h00 Ouverture 17h00 21h00 10h00 19h00 10h00 17h00 Fermeture 21h00 23h00 19h00 21h00 17h00 20h00 1.3. Prix des tables d artisan Table d artisan (8 x2.5 ) Fin de semaine 130$ CAD Inscription (par personne)* 40$ CAD *Ne vous inscrivez pas par le système de préinscription. Si vous l avez déjà fait, veuillez en informer la directrice des artisans lors de votre demande. 2. Application pour la Place des artisans Vous devez être âgé de 14 ans ou plus pour réserver une table. Les artisans peuvent réserver une pleine table seulement. Une table inclue DEUX (2) chaises. Aucune chaise supplémentaire ne sera fournie ou permise. De plus, l utilisation de toile de fond ou autre structure se tenant par elle-même est permise pourvu qu elles n interfèrent pas avec les places voisines ou la circulation dans la Place des artisans.
Page 4 Veuillez envoyer un courriel à artisan@otakuthon.com avec les informations suivantes pour vous inscrire : Nom complet : Nom complet de ou des assistant(e)(s) : Nombre de table(s) désirée(s) : * Méthode de paiement : (poste/paypal) Information supplémentaire : ** Si vous êtes inscrit par le système de préinscription, veuillez en information la directrice des artisans. *Un maximum d une pleine table sera accordé par candidat sur demande initiale afin de permettre à plus de candidats de participer. Les artisans qui demandent plus d une table pourront se voir offrir un espace additionnel à une date ultérieure. **Veuillez utiliser l espace «information supplémentaire» pour mentionner toute information complémentaire ou demandes spéciales comme être assis à côté d un autre participant de la Place des artisans. Vous recevrez une réponse de la part de la directrice des artisans dans les 72 heures avec soit le contrat d inscription ou un avis indiquant que vous avez été placé sur une liste d attente. N envoyez pas des courriels répétitifs ou messages demandant si votre inscription à été reçue; cela ne fera que ralentir le processus pour tout le monde. a. Paiement Nous offrons deux différents modes de paiement. Veuillez lire chaque section attentivement, car le non-respect des instructions peut entraîner la perte de la réservation de table. IMPORTANT : Votre contrat d inscription (si vous payez par la poste) et votre paiement doivent être REÇUS dans les dix (10) jours ouvrables suivants la date d émission du courriel d acceptation conditionnelle, sauf indication contraire. Si vos articles requis ne sont pas reçus, vous perdrez votre réservation de table. Envoi de formulaire et paiement par la poste Veuillez envoyer le contrat d inscription complété et le paiement (chèque ou mandat-poste payable à l ordre d «Otakuthon») à : Otakuthon Place des artisan P.O Box 46529 Boulevard Saint-Jean Pierrefonds, Québec Canada H9H 5G9
Page 5 Veuillez écrire l adresse EXACTEMENT tel qu indiquée. Otakuthon ne sera pas tenu responsable de la perte de toute lettre mal acheminée par la poste. De plus, vous n obtiendrez aucune prolongation si votre courrier est retourné à l expéditeur. N ENVOYEZ PAS D ARGENT COMPTANT. Otakuthon ne sera pas tenu responsable pour toute perte ou vol d argent envoyé par l intermédiaire du système postal. Tout IDF (insuffisance de fonds) sera sujet à un frais de traitement de 30$. Paiement par PayPal Des instructions additionnelles concernant l envoi de votre paiement PayPal seront incluses avec votre acceptation conditionnelle. Les artisans payant avec PayPal acceptent les Règlements et Politiques de la Place des artisans par consentement au paiement. Il vous sera demandé de signer une copie papier du contrat d inscription à votre arrivée au festival. b. Annulation Dans le cas où vous ne pouvez pas être présent(e) à Otakuthon ou ne désirez plus garder votre table, veuillez contacter la directrice des artisans le plus tôt possible afin de prendre d autres dispositions. Les remboursements seront effectués au cas par cas à la discrétion de la directrice des artisans. Veuillez noter que plus vous attendez pour nous informer de votre impossibilité à participer, moins vous êtes susceptible d obtenir un remboursement. 3. Installation dans la Place des artisans Les artisans pourront commencer à installer leur(s) table(s) à 11h00 le vendredi et 8h00 le samedi et dimanche. Vous ne serez pas autorisés à entrer dans la salle d exposition si vous arrivez avant cette heure. Veuillez ne laisser aucun objet de valeur sur place sans surveillance (incluant lors de la fermeture). Otakuthon ne sera pas tenu responsable pour tous objets ou marchandise perdus. Veuillez noter que le personnel de nettoyage du Palais des congrès de Montréal sera dans la salle d exposition après la fermeture. Des agents de sécurité surveilleront la salle d exposition pendant le nettoyage le vendredi et le samedi.
Page 6 4. Aide-artisan IMPORTANT : Toute personne opérant derrière une table dans la Place des artisans DOIT être inscrit avec un INSIGNE D EXPOSANT. Veuillez faire une liste avec le nom de votre/vos aide(s) dans votre courriel de réservation. Sachez que seuls les individus avec un insigne d Exposant seront autorisés à l intérieur de la Place des artisans afin de limiter la circulation. Le personnel de la salle d exposition n accommodera personne d autre. La liste suivante énumère les règlements et politiques qui seront mis en application lors du festival. Inscrivez-vous seulement si vous vous engagez à respecter toutes les règles. Tout artisan/participant qui sera trouvé en violation des règles pourrait être expulsé de la salle d exposition sans compensation ou remboursement. Si vous voyez quelqu un qui enfreint les règles, nous vous encourageons à le signaler à la directrice des artisans ou au personnel de la salle d exposition immédiatement. Ne vous en occupez pas vous-même; nous ferons de notre mieux pour régler la situation le plus tôt possible. La Place des artisans Règlements et politiques 2011 1. Conduite générale Tous les artisans doivent suivre les politiques de la Place des artisans et d Otakuthon. Veuillez vous référer à ces dernières pour plus d informations. Les règles suivantes seront appliquées lors du festival : 1.1. Les artisans ne doivent pas utiliser ou exposer des œuvres sur une surface qui ne leur est pas assignée. 1.2. Les artisans ne doivent pas bloquer ou interférer avec tout autre artisan, artiste, marchand ou exposant. 1.3. Le harcèlement ou les remarques désobligeantes à l endroit des membres du personnel d Otakuthon ou des volontaires ne seront aucunement tolérés. 1.4. Il est permis aux artisans de manger à l intérieur de la Place des artisans, pourvu qu ils gardent leur espace propre.
Page 7 1.5. Veuillez garder votre espace propre. Tout espace alloué qui sera jugé excessivement sale à la fin du festival aura les frais de nettoyage facturés aux participants respectifs. 2. Marchandise 2.1. Vous devez posséder les droits d auteur pour toute œuvre vendue à votre table. 2.2. Toute marchandise vendue doit être entièrement créée par l artisan qui la vend. 2.3. Les images manipulées et/ou copies provenant d œuvres originales ne sont pas permises. 2.4. Il est interdit de vendre dans la Place des artisans les répliques de quelconque marchandise existant déjà sur le marché. Ceci inclut, mais ne se limite pas à, des oreilles Chobits, des bandeaux Naruto, des chapeaux Mokona, etc. 2.5. La nourriture ne peut être vendue ou distribuée dans la Place des artisans. 2.6. Tout le matériel exposé doit convenir à un public général (selon les directives de la classification de film PG). 2.7. Les documents représentant de la nudité, des actes sexuels ou toute autre forme de matériel adulte sont permis, mais ne peuvent être exposés à moins qu ils ne soient suffisamment couverts ou hors de la vue des mineurs. Ceci comprend mais n est pas limité aux images imprimées, broches, boutons et artisanats. 2.8. Le matériel adulte ne peut être exposé et vendu qu à des personnes de 18 ans et plus montrant une preuve de leur âge avec une photo d identité. C EST UNE INFRACTION CRIMINELLE DE MONTRER DU MATÉRIEL PORNOGRAPHIQUE À DES MINEURS. 2.9. En cas de doute sur ce qui est acceptable ou non, informez-vous. Ce qui est acceptable est à la discrétion de la directrice de la Place des artisans, qui pourrait demander le retrait de toute pièce offensante. 3. Affichage 3.1. L utilisation de toiles de fond et de structures se soutenant par elles-mêmes est permise pourvu qu elles n interfèrent pas avec les espaces voisins ou la circulation dans la Place des artisans. 3.2. Vous pouvez seulement utiliser l espace qui vous est assigné. Vous ne pouvez pas emprunter un espace ou une chaise qui n est pas à vous même s ils sont libres. 3.3. Aucun article ne peut être collé ou affiché sur les murs du Palais des congrès de Montréal. [FIN]