LOCATION ET MAINTENANCE DES PHOTOCOPIEURS DE LA COMMUNE DE CADEROUSSE CAHIER DES CHARGES 1- OBJET DE LA CONSULTATION La présente consultation a pour objet la location et la maintenance de 4 photocopieurs numériques de la commune de CADEROUSSE. Le marché comporte un lot unique qui, tout en répondant aux besoins ci-dessous énoncés, pourrait permettre des économies budgétaires à un niveau plus global. Le soumissionnaire devra prendre en compte dans son offre le règlement des sommes encore dues au titre des matériels existants conformément au tableau joint (Maintenance et Location). 2- DURÉE DU MARCHÉ Le présent marché prendra effet à compter du 1 er Avril 2016 pour une durée de 4 ans. Aucune formalité d achèvement de marché ne sera nécessaire. 3- DÉTAILS DES BESOINS MATÉRIELS 3.1 Photocopieur numérique couleur neuf au 1 er étage de la Mairie Les caractéristiques minimales proposées doivent être les suivantes : COULEUR - Format A3 à A5-30/40ppm - 4 magasins - Système agrafage et tri intégré en option (à préciser en annexe financière) - Fonction scan SMB format PDF/JPEG/TIFF/scan vers mail - Fonction FAX - Impression-numérisation Via ou clé USB - Paramétrage code utilisateurs
3.2 Photocopieur numérique couleur neuf pour le rez de chaussée de la Mairie Les caractéristiques minimales proposées doivent être les suivantes : COULEUR - Format A3 à A5-30/40ppm - 4 magasins - Système agrafage et tri intégré en option (à préciser en annexe financière) - Fonction scan SMB format PDF/JPEG/TIFF/scan vers mail - Impression-numérisation Via ou clé USB - Paramétrage code utilisateurs 3.3 Photocopieur numérique couleur neuf pour l école maternelle Les caractéristiques minimales proposées doivent être les suivantes : COULEUR - Couleur N/B - 2 magasins - 20 ppm - Fonction scan SMB format PDF/JPEG/TIFF/scan vers mail - Fonction FAX en option (à préciser en annexe financière) - Impression-numérisation Via ou clé USB - Installation de codes et quotas en fonction des différents utilisateurs 3.4 Photocopieur numérique couleur neuf pour l école élémentaire Les caractéristiques minimales proposées doivent être les suivantes : COULEUR - Couleur N/B - 2 magasins - 20 ppm - Fonction scan SMB format PDF/JPEG/TIFF/scan vers mail - Fonction FAX en option (à préciser en annexe financière) - Impression-numérisation Via ou clé USB - Installation de codes et quotas en fonction des différents utilisateurs 4 DESCRIPTION DES PRESTATIONS 4.1 Connexion au réseau informatique de la Commune Tous les appareils devront être connectés au réseau à la mise en service et compatibles avec les systèmes d exploitation en Mairie. Le soumissionnaire veillera à la compatibilité de son matériel au système d exploitation du réseau de la Commune.
4.2 Installation, mise en marche, assistance, formations reprise des équipements La livraison du matériel et l installation dans les locaux de la Mairie doivent être réalisées avant la date d effet du marché afin de permettre la continuité du service. La livraison et les frais d installation sont à la charge du titulaire du marché. Les câbles électriques, multiprises, prolongateurs, câbles de raccordement au réseau informatique et plus généralement, tous équipements nécessaires à l installation pour un bon fonctionnement sont à la charge du titulaire. De plus, le prestataire s engage, sans supplément de coût, à installer les logiciels (fax, scanner, gestion informatisée des consommations ) sur les postes serveurs et clients et à installer le réseau comme fonctionnel pour les établissements. Il s engage également à fournir et installer les mises à jour concernant les produits et à intervenir pour assister la Commune en cas de raccordement de postes supplémentaires au réseau. Le titulaire assurera, sans frais supplémentaire, une formation à destination des différents utilisateurs des équipements. Les conditions de cette prestation de service seront également proposées dans l annexe 2. Á la fin du marché ou en cas de résiliation, tous les frais d enlèvement du matériel sont à la charge du titulaire et la date d enlèvement devra être convenue par les parties afin de permettre la continuité du service. 4.3 Maintenance des équipements La maintenance comprend la maintenance préventive et la maintenance curative. La maintenance préventive ayant pour but de réduire les risques de pannes et de maintenir les performances des matériels, elle consistera à une intervention semestrielle. Le titulaire du marché devra solliciter la Mairie ou les écoles pour prendre rendez-vous (pendant leurs jours et horaires d ouverture) afin d assurer ses visites préventives qui couvriront les opérations de vérification, contrôle, test, réglage, entretien courant et remplacement des pièces d usures courantes. La maintenance corrective ayant pour objet la remise en état de fonctionnement de tous les équipements (fonctions associées) suite à une défaillance, les visites se feront à la demande de la Mairie ou des écoles. Les interventions ne seront pas limitées en nombre et ni les déplacements, ni la main d œuvre, ni les pièces remplacées ne seront facturés à la Commune. Le dépannage ne devra pas excéder 4 heures ouvrables suite au signalement par la Mairie ou les écoles et se fera pendant leurs jours et horaires d ouverture. En cas d impossibilité de procéder au dépannage dans le délai imparti, le prestataire devra proposer une solution d attente à ses frais dans les 48 heures. En cas de manquement, les pénalités fixées au paragraphe 7.1 seront appliquées. Le soumissionnaire fournira à l appui de son offre, dans l ANNEXE 2 (voir paragraphe 5), les coordonnées directes du standard du service de dépannage avec ses horaires d ouverture.
Toutes interventions, préventives ou correctives, feront l objet d un compte-rendu par le technicien porté sur un carnet de bord mis à disposition par le prestataire pour chaque équipement. Seront portés notamment : les dates, heures et délai d intervention, la nature des pannes constatées et les mesures prises, la description des pièces remplacées, le nom et la signature du technicien ainsi que le nom et la signature de la personne ayant demandé l intervention. 4.4 Fourniture de consommables Le présent contrat prévoit la livraison gratuite, sous 48 heures, de toner, agrafes et autres consommables (hors papier). Le soumissionnaire s engage à fournir des produits agrées par le constructeur ou l installateur, en quantité suffisante. La demande sera faite par la Mairie ou les écoles par téléphone (numéro à préciser dans l ANNEXE 2, voir paragraphe 5) ou par email, et la livraison sera sans frais pour la Commune. Au-delà du délai de 48 heures, et sauf cas de force majeure, les pénalités fixées au paragraphe 7.1 seront appliquées. 4.5 Relevé des compteurs-machine et Études des consommations Les relevés de compteurs seront faits trimestriellement. Ils devront être réalisés par le titulaire du marché par la méthode à sa convenance : relevé à distance par logiciel ou manuellement sur place. Le titulaire pourra demander à la Mairie ou aux écoles, de faire lui-même ces relevés, en cas d accord, les relevés seront communiqués par la Mairie ou les écoles au prestataire par l intermédiaire d une fiche faxée. Chaque année, au moins à la date d anniversaire, le prestataire s engage à rencontrer la personne responsable du marché à la Commune ou un collaborateur, afin d analyser ensemble la situation et de faire un bilan qui portera notamment sur : - le nombre de copies réalisées ; - le cas échéant, le dépassement constaté par rapport au volume défini dans le contrat (avenant possible) ; - le nombre de consommables utilisés ; - le nombre d interventions correctives et leur objet. 5- CONFORMITÉ AUX NORMES ET RÈGLEMENTS, RÉFÉRENCES ET PIÈCES CONSTITUTIVES DU MARCHÉ Le matériel loué doit être conforme aux directives, décrets et normes françaises ou équivalentes en vigueur. Il devra, notamment, répondre aux exigences du marquage de la communauté européenne. Le titulaire garantit : - que le matériel livré respecte les normes de sécurité en vigueur, particulièrement au regard de l émission de rayonnement électromagnétique et d antiparasitage ; - que les consommables respectent les consignes d hygiène et sécurité normes CE.
La certification ISO 9001 du matériel et fournisseur est souhaitable. La certification 14001 et le label Énergie Star sera appréciée. Le candidat devra, par ailleurs, fournir tous documents permettant d apprécier les mesures employées pour le respect de l environnement. Le candidat devra fournir, en outre, les documents ci-dessous: - son bilan comptable ; - la composition et l organisation de son équipe technique pour les interventions de maintenance préventive et curative ; - la documentation technique des matériels, en langue française, qui permettra une utilisation optimale ; - une notification de sa police d assurance. Les documents contractuels du marché sont les suivants : - le présent cahier des charges ; - une annexe 1 fournie par le soumissionnaire où figurent les prix pour l ensemble des prestations et les caractéristiques des photocopieurs ; - une annexe 2, également fournie par le soumissionnaire, qui rappelle et défini les conditions relatives aux prestations de maintenance (délais d intervention à respecter ) et de service (cadre de réponse fourni en annexe au présent cahier des charges). Le soumissionnaire retournera ces 3 documents en 1 exemplaire signé en original avant le Mardi 5 Janvier 2016 à 16 heures. L entreprise retenue se verra retourner un exemplaire, signé par la Commune, de l acte d engagement (qui fera foi en cas de litige). 6- PRIX, FACTURATION ET PAIEMENT 6.1 Offre de prix proposée par le candidat (pour la première année) Les prix proposés feront l objet d une ANNEXE 1 (voir paragraphe 5) qui établira pour chacun des 4 appareils de reprographie : - la redevance de location trimestrielle, payable à terme à échoir ; - la redevance de maintenance, payable à terme échu. C est un forfait déterminé à partir d un volume annuel de copies comme estimé par la Commune par appareil. Ce volume de copie sera repris explicitement dans l ANNEXE 1. Ce forfait inclut les visites d entretien préventives et de maintenance, la main d œuvre, le matériel, les déplacements, les consommables, la livraison, la mise en place les mises à jour et l enlèvement à l expiration du contrat, ainsi que la formation et l ensemble des services proposé par le soumissionnaire comme la gestion informatisée du parc et des consommations s il y a lieu.
A la fin de chaque période annuelle, les deux parties établiront, ensemble, un relevé du nombre total des copies réalisées. Un lissage sera alors effectué sur l ensemble des appareils de reprographie. - les copies supplémentaires effectuées en dépassement du volume annuel global seront facturées annuellement selon le barème prévu par le soumissionnaire en ANNEXE 1. 6.2 Prix fermes et variations de prix Le prix des redevances de location figurant en ANNEXE 1 sont fermes pour toute la durée de la location du matériel. Les prix des redevances de maintenance figurant en ANNEXE 1 sont fermes pendant les 12 premiers mois d exécution du marché. Ils seront ensuite indexables à date anniversaire. Le calcul d indexation proposé par le soumissionnaire figurera dans l ANNEXE 1 et les données d indexation devront être communiquées tous les ans. 6.3 Modalités de facturation et de paiement Les factures afférentes au paiement seront établies en un original, elles porteront les indications suivantes : - Nom et adresse du créancier ; - RIB complet ; - Numéro et date du marché ; - Identification des appareils concernés ; - Nature et détail de la prestation facturée ; - Taux et montant de la TVA ; - Date. Elles seront adressées en Mairie de CADEROUSSE Rue Berbiguier B.P. 15 84860 CADEROUSSE. Le paiement des factures se fera par mandat administratif dans les 30 jours qui suivent la réception de la facture trimestrielle à terme échu. En cas de non-respect par la Commune du délai de paiement, les intérêts moratoires sont dus au titulaire du marché sur demande de celui-ci. 7- GESTION DES LITIGES 7.1- Pénalités de retard En cas de retard dans la fourniture de consommables ou dans le dépannage des appareils au-delà des délais fixés aux articles 4.3 et 4.4, des pénalités de retard seront appliquées au titulaire du marché. Le montant de la pénalité est de 30,00 H.T. par jour de retard. Les pénalités seront décomptées sur les sommes à valoir et peuvent, le cas échéant, donner lieu à ordre de reversement.
7.2 Résiliation du marché en cas de défaillance du titulaire La Commune pourra prononcer la résiliation du marché si l engagement pris n est pas assuré et notamment dans les cas suivants : - la mauvaise qualité de la maintenance ; - le manquement aux prestations de maintenance ou de service tel que défini au paragraphe 4. De plus, la finalité des prestations étant de garantir tout au long du marché la qualité des copies et un fonctionnement satisfaisant des équipements, la résiliation pourra être prononcée si le matériel présente des pannes répétitives et si la qualité des copies n est plus assurée. 8 RESPONSABILITÉS ET ASSURANCES La Commune s engage à respecter les conseils d utilisation du constructeur du matériel loué et à ne pas déplacer le matériel sans intervention de l entreprise titulaire du marché. La Commune devra rembourser tout matériel volé ou détruit dans ses locaux pendant la durée de la location, à concurrence de sa valeur résiduelle qui devra être justifiée par l entreprise par un écrit comptable, afin de faire valoir auprès de l assurance de la Commune. Le titulaire du marché, devra lui, justifier qu il est titulaire d une police d assurance garantissant les conséquences pécuniaires de sa responsabilité civile susceptible d être engagée pour les dommages matériels et corporels du fait du matériel mis à disposition (voir paragraphe 5). Caderousse, le..2015 Le soumissionnaire, l entreprise l Ordonnateur Représenté par Le. À.. Le. À.. Signature et cachet Signature et cachet
ANNEXE 2 CADRE DE RÉPONSE Le présent document constitue le cadre de réponse que le soumissionnaire est invité à respecter pour la présentation de son offre (à remplir pour les deux types de photocopieur). Il est attendu une réponse du soumissionnaire sur tous les points précisés ci-dessous. Il peut joindre toute autre information ou document qu il estime nécessaire à la bonne compréhension de son offre. PRÉSENTATION DU CANDIDAT Raison sociale : Adresse : A MÉTHODOLOGIE Le candidat décrit de façon détaillée la méthode qu il se propose de mettre en place pour : L installation, la mise en œuvre et le paramétrage des matériels ; Les formations ; La maintenance préventive ; La maintenance curative ; La fourniture et l élimination des consommables ; L assistance téléphonique.
B ORGANISATION, MOYENS HUMAINS ET MATÉRIELS Le candidat décrit de façon détaillée l organisation et l ensemble des moyens matériels et humains qu il se propose de faire intervenir pour l exécution du marché. C DÉLAI D EXÉCUTION Le candidat fournit un calendrier d installation des matériels, détaillant chaque étape :
D CARACTÉRISTIQUES DES MATÉRIELS PROPOSÉS Le candidat précise les caractéristiques des matériels proposés et notamment : Vitesse minimum Résolution minimum numérisation Résolution minimum copies Temps de préchauffage Vitesse d impression de la 1 ère copie Vitesse de copie recto-verso Mémoire Disque dur Nombre de magasins Consommation d énergie Émission sonore en mode «En fonctionnement» Émission sonore en mode «En attente» Date Signature et cachet du candidat