Bonjour chers parents, À chaque année nous commençons l année avec un BBQ. Cet évènement permet aux familles de l école Sainte-Marie de faire connaissance. Les enfants adorent cet évènement festif. Le BBQ est un évènement sans but lucratif et est organisé par un parent bénévole. Pour que le BBQ se réalise avec succès, nous avons besoin de plusieurs parents bénévoles lors de la journée du BBQ. C est pourquoi j aimerais savoir si vous avez des intérêts particuliers pour chapeauter un atelier du BBQ. Voici les ateliers prévus pour sept. 2011 1. Préparatifs (cour arrière) 16h à 17h : - Placer chaises (chaises en dessous de la scène dans le gymnase), Voir plan du placement des tables et chaises. - Besoin d au moins 4 bénévoles pour placer les tables et les chaises. - Le traiteur arrivera vers 14 :30 et attendra ensuite les autres fournisseurs. - Voir à l emplacement du château gonflable (brancher sur 2 prises avec rien dessus, demander à M. Ilanko la place des 2 prises dans la salle des machines) et s assurer d avoir une bonne distance du mur pour éviter que le jeu touche aux fils électriques. - Voir à ce que chaque appareil ait une unique prise électrique (machine à café branchée sur prise de la portative). - Partir la machine à café vers 16 h. - Placer les directives écrites sur les lieux.
2. Tables d accueil 17h à 19h : - Distribuer les enveloppes de commande et coupons pour le service du BBQ. - Enveloppes classées par nom de famille (nom de celui qui a fait le chèque) - Liste de prix avec code de couleurs. (Voir feuille de code de couleur) - Fichier Excel avec liste des familles ayant fait une commande - Liste des bénévoles - 4 files d attente : A I, J R, S Z + Service rapide pour les bénévoles - Placer la bannière de l école près de la table d accueil - 3 bénévoles de 17h à 18h et 1 bénévole de 18h à 19h30 3. Vente billets (jeux, barbe à papa, château gonflable et maquillage) - Roulette de billets : si possible prendre une seule roulette, garder le premier et le dernier billet et en faire la différence pour le décompte à la fin. Le nombre de billets vendus doit être égal au montant total d argent amassé dans la petite caisse. - Caisse vide (demander à Caroline) avec petite enveloppe vide pour mettre l argent papier. - Avoir du change, préférable des 1$, 2$, 5$, 10$ et 25 cents. p.c.q. les gens arrivent avec des 20$ pour acheter + 10 billets. - Crayon et calculatrice au besoin. - Affiche avec les prix des billets : 1 billet pour 1 $ le château et maquillage sont 1 billet et la barbe à papa est deux billets, les jeux sont 1 billet pour une partie et deux billets pour trois parties. - 2 bénévoles de 17h à 18h et 2 bénévoles de 18h à 19h30
4. Service du BBQ - Le jour même du BBQ c est le traiteur qui s occupe de tout (condiments, vaisselles etc...) - 6 bénévoles 17h à 18h et 6 bénévoles 18h à 19h30 (pour le service) 5. Service café/gâteau 17h45 à 19h30 - Commander trois gâteaux avec inscription (Petite école, Grande famille) - Acheter café moulu, thé, tisane, 3 crèmes à café de 1 L et 1 lait de 1L. - Faire une cafetière de 50 cafés et faire une cafetière d eau chaude pour thé et tisane. - 1 bénévole de 17h à 18h et 1 bénévole de 18h à 19h30 6. Vente de billets 50/50 17h à 19h - Une roulette de billets double, garder le premier billet et le dernier billet et en faire la différence pour la comptabilité. - 2 $ pour 3 billets et 5 $ pour 10 billets. - Aviser les gens que le tirage aura lieu à 19h et aviser les gens que si le gagnant est parti, un courriel avec le no. du billet gagnant sera envoyé le lendemain. - Faire la comptabilité avant le tirage. - Annoncer qu il reste 5 min. pour la vente des billets avec le portevoix (s assurer qu il y a des piles) et annoncer ensuite le gagnant - Remettre la moitié du profit au gagnant - Sac pour mettre l argent.
7. Barbe à papa - Préparer la Barbe à Papa dans la journée et le soir même. - 1 bénévole de 17h à 18h et 1 bénévole de 18h à 19h30 pour aider à attacher les sacs. 8. Maquillage - Faire l achat de maquillage à l eau pour le visage (Curry s Artists Materials, 353 Iroquois Shore Rd.) - Acheter une boîte par maquilleur. - 2 bénévoles et 1 bénévole pour tatoos (il reste du matériel dans la réserve). 9. Jeu gonflable - Fournir ''mats for entrance & exit'' du château gonflable. - Boîte pour collecter les billets. - 1 bénévole à 17h et faire le changement aux 30 minutes (les enfants restent + 5min dans le château).
10. Jeux de carnaval - Commander prix pour les jeux. - Installation des jeux par les bénévoles (création de jeux ex : jeux de poches). - Nous avons besoin de plusieurs élèves de 6 années pour aider. - 3 bénévoles parents de 17h à 18h et 3 bénévoles parents de 18h à 19h. - Boîte pour les billets. 11. Nettoyage 19h30 à 20h - Placer les tables à l intérieur du gymnase. - Remettre les chaises sous la scène dans le gymnase. - Vérifier qu il n y a pas de déchets sur le terrain. - Ramasser les extensions électriques. Si vous êtes intéressés par un atelier en particulier communiquez avec moi. Vous avez le goût d ajouter un atelier n hésitez pas à suggérer vos idée. Ce BBQ est un succès grâce au merveilleux travail d équipe de tous les parents bénévoles de l école Ste-Marie. Petite école Grande famille! Nathalie Côté nathaliec@cogeco.ca