Assemblée générale AMAP las BRANAS du 11/03/2014
Bilan de la saison N 12 L AG et distribution Nombres d adhérents au fil des saisons Comparaison des commandes d une saison à l autre Présentation des producteurs. Les outils de communication - Les flyers - Le Book - La carte de visite - Le SMS - DROPBOX Les coordinateurs pour cette saison Les permanences La comptabilité pour cette fin de saison Proposition d investissement Placement des producteurs Projet futur saison 14
Avant que vous lissiez le compte rendu de notre dernière AG je tiens à adresser un remerciement à Corine BISSONNIER pour avoir pris les notes lors de l AG et de nous les avoir fait parvenir très rapidement. Merci aussi à Ingrid qui travaille énormément et très souvent dans l ombre de sa discrétion. Et merci à vous coordinateurs pour votre implication mais aussi à vous Amapiens et producteurs sans qui l aventure AMAP ne serai pas ce qu elle ait. Bilan de la saison N 12 L AG et distribution Cette année, nous avons souhaité que l AG se déroule en même temps que la distribution, c est pourquoi nous avons demandé aux producteurs de venir à la paroisse. Nous avons pensé que si vous vous déplaciez pour la distribution chaque mardi, vous pouviez alors faire un effort supplémentaire le mardi de l AG pour rester un peu plus, et entendre ainsi «la vie de notre AMAP». En effet cela à été une réussite, de tout temps nous n avons jamais été aussi nombreux à participer à l AG (36 adhérents sont restées à la réunion et 9 producteurs étaient présents) Merci à vous tous, cela nous remotive, nous stimule pour continuer notre travail de bénévole. Nombres d adhérents au fil des saisons Nous finissons la saison avec 61 adhérents dont 59 en début de saison et deux au renouvellement de contrat en cours de semestre. Notre Amap se porte bien dans le domaine des adhésions et ne connaît pas la crise, avec une augmentation régulière : de 49 adhérents à la saison N 9, puis 55 à la saison 10, 58 à la saison N 11 et enfin 61 pour cette saison ci. Étant dans le département 64, c'est ce nombre que nous projetons d atteindre à la saison prochaine. Pour cela nous vous proposons de prendre quelques flyers que vous trouverez sur cette table afin de les distribuer à vos connaissances, collègues, voisins, etc... saison N 9 saison N 10 saison N 11 saison N 12 Nombre d adhérents 49 55 58 61 % d'augmentation 10,9% 5,2% 4,9% % de diminution Notre association a une capacité de 70 membres. Au delà, une liste d attente sera insérée dans le cahier de liaison. Les personnes inscrites seront alors contactées en fin de saison si des places se libèrent.
Comparaison des commandes d une saison à l autre. Comparaison des commandes pour les saisons N 11 et 12 par producteur ou par produit produits Période hivernale saison N 12 nombre de famille achetant le produit en N total des commandes en euros en N Période estivale saison N 11 nombre de famille achetant le produit en N total des commandes en euros en N période hivernale saison N 10 nombre de famille achetant le produit en N-1 total des commandes en euros en N-1 différence annés N- N-1 différence selon la saison estivale N-N-2 1 285,00-420,00 Agneau 17 1555 8 270 16 1975 Boeuf 23 3146,25 18 2325,5 20 3182 820,75-35,75 Champignons 30 1590 29 1155,4 23 487,6 434,60 1 102,40 fromage B et C 30 1830 28 1835 21 1562,4-5,00 267,60 haricot vert 0,00 0,00 huile/lentilles 18 289,9 23 323 16 328-33,10-38,10 Jurançon 10 880 12 1039,2-159,20 880,00 légumes/rhub/fraises 47 11609 47 12228,4 42 10530-619,40 1 079,00 Miel 18 547 19 577,5-30,50 547,00 myrtilles 27 728,3-728,30 0,00 pain 24 2090 22 1493 597,00 2 090,00 Pdterre 33 896 29 885,6 27 785 10,40 111,00 pêches 21 682-682,00 0,00 pomme/kiwi... 43 2083,7 36 1030,4 33 1603,7 1 053,30 480,00 porc et grillade 34 3857 29 2384,3 32 3320,2 1 472,70 536,80 poulet/poule etc 41 4708 33 3483,5 31 4001,2 1 224,50 706,80 produits laitiers 23 2100 22 1775,27 25 2281,61 324,73-181,61-1 179,00-268,00 raisin 31 1179 11 268 tomates sauce 0,00 0,00 Truites et saumons 14 616 24 1544,6 19 435,8-928,60 180,20 veau 5 490-490,00 0,00 Total amapiens 61 59 56 Présentation des producteurs Etienne BRETON producteurs du pain / farine / haricots Un nouveau pain sera proposé lors du nouveau contrat, aux graines : tournesol et courge dans un premier temps, puis lin, sésame, pavot. Etienne signale qu il fait le pain tous les mardis et jeudis. Il nous invite à lui rendre visite, à la demande, 1 ou 2 personnes à la fois. Les enfants aussi sont invités.
Gabriel GAUDEBERT producteur des champignons de Madiran. Nous lui avons fait par de l enthousiasme des Amapiens face à la solution mise en place lors du problème de distribution soit 3kg de champignons déclassés remplaçaient les 500g commandés. M et Mme LHOSPICE productrice du miel et pain d épices Elle a rencontré quelques difficultés à cause des intempéries. Les miels proposés lors du prochain contrat seront colza / acacia / thym / garigue / châtaignier / fleurs / tournesol A noter que notre productrice respecte les abeilles et leur travail, et leur laisse une partie de leur production. Par ailleurs, Nicolas et Cathy apporterons les truites et saumons de Romain Veau qui est dans l impossibilité de se déplacer lors des distributions sur notre AMAP. Laurent LAMAZOU Produits laitiers à base de vache Il n y aura pas de distribution les semaines 32 et 33 Bernadette PINQUE bœuf / steak haché Nous proposera des livraisons de veau pour la prochaine saison Sophie LABERNADIE œufs / volaille /pintade Démarrage un peu chaotique pour les œufs à cause du changement de lot de poules. Elle sera indépendante d ici la fin de l année et quittera la SAS graine après 3 ans. Jérémy ESTOUEIGT raisin / Jurançon Production catastrophique. Plus de 70% de raisin et 50% de Jurançon perdus cette année. Emmanuelle JUNQUA Formage de chèvre et brebis Une modification sera apportée lors du prochain contrat concernant les aromates : poivre / échalotes / herbes de Provence / piment d Espelette. Arrêt du fromage de brebis fin aout. Jean-Marc LARQUE légumes Proposition (surprise) d un nouveau type de contrat prépayé avec panier à composer individuellement. Une personne de l AMAP supplémentaire serait nécessaire lors de la distribution, chargée de contrôler le choix du consommateur, et sortir un ticket de caisse récapitulatif. La composition du panier correspondrait à un montant déduit du montant total du contrat. Un avenant en cours de contrat serait possible pour ajuster le prix final. Pour que cette solution soit possible, il faut avoir une réflexion sur la mise en place mais aussi sur les besoins réels de nos Amapiens. Donc rien est fait tout doit être réfléchi. Cécile et Sylvain GUARDERE (Absents) pêches Les pêchers sont déjà en fleurs, ce qui est problématique s il venait à geler. Les outils de communication - Les flyers Ils nous ont servi de support de communication lors du vide grenier des associations, quartier Paul MIRAT et résidence écureuils au mois d'octobre pour lequel notre Amap a été conviée. J'en profite pour remercier les quelques producteurs qui ont joué le jeu et qui ont mis à notre disposition des produits nous permettant d'attirer l'attention ou même de nous présenter autour d'une dégustation, ce qui facilite la communication avec les passants. Grâce à cette journée nous avons accueilli 3 nouvelles familles. Merci aussi aux adhérents qui ont pris du temps pour nous rejoindre et tenir le stand.
Les Flayers seront mis à disposition lors des distributions pour que vous puissiez en prendre et les distribuer autour de vous. Des affiches en A4 peuvent être fournies à la demande comme nous là demander certain amapiens, pour les afficher sur leur lieu de travail. Toutes demandes lors des distributions seront notées sur le cahier de liaison pour que le nécessaire soit fait. - Le Book Pour nous aider à présenter nos producteurs, leurs produits et notre fonctionnement, Cathy CLOUTE a réalisé un superbe book que vous trouverez dans le cartable. C'est un très bon support pour les personnes qui viennent prendre des renseignements lors des permanences, et il appartient à chacun de le consulter et de l'utiliser. Stéphane va mettre toutes les infos sur le blog. Cathy doit rajouter les infos sur nos producteurs de Pain, farine et haricots. - La carte de visite
Puisque l on est dans la communication et dans ses supports, nous avons décidé de vous remettre, en même temps que les reçus et les engagements de la saison prochaine, une carte dite de «visite» sur laquelle l adresse du blog est inscrite ainsi que le numéro de téléphone d INGRID notre responsable du cartable. Ainsi, vous pourrez la contacter en cas de problème, tel que celui que nous avons connu cette saison avec la salle d hippologie fermée et donc l impossibilité de récupérer le cartable et les clefs. - Le SMS Sur ce même sujet, les SMS sont apparus. Si vous ne souhaitez pas en recevoir, et souhaitez ne communiquer que par mail, il vous appartient de nous le faire savoir en le précisant sur la partie du bas des engagements. Merci d y inscrire aussi votre impossibilité pour imprimer vous même les contrats, afin que Françoise, responsable des photocopies, puisse vous proposer les dossiers des contrats au fur et à mesure de leur édition. - Dropbox En ce qui concerne la communication sur les commandes entre les coordinateurs contrat et les producteurs, et après un coup d énervement de moi-même sur la saison précédente, j ai imposé l outil dropbox pour améliorer la diffusion et la récupération des dossiers commandes vers les producteurs. Ainsi, chaque fois qu un dossier commande est modifié par un coordinateur, il le met sur dropbox, et il appartient aux producteur d aller récupérer le fichier avant chaque distribution afin de préparer convenablement sa commande. En cas de litige lors d une distribution, il nous est possible, via un téléphone androïd, d aller sur Dropbox et de consulter le fichier de commande, afin de résoudre en temps réel le problème rencontré. Cet outil a aussi été mis en place, car les producteurs, même après plusieurs demandes de notre part, n amènent pas les contrats avec eu lors des distributions. Tous les coordinateurs contrat et les producteurs présents sont d accord pour continuer avec ce dispositif. Les coordinateurs pour cette saison Pas de grand changement cette saison ci. Quoique nous accueillons pour le contrat Pain bio, Corine BURKALTER et Maya MOGABURE et par la même occasion 3 beaux et jeunes producteurs pour le prix d un. Ces 3 producteurs nous proposent également un contrat farine bio et haricot bio. Pour ce dernier contrat, nous cherchons 2 nouveaux coordinateurs. (Une nouvelle coordinatrice s est proposée lors de l AG : Taupiac Françoise que Mélanie va seconder dans un premier temps. Nous cherchons quelqu un pour compléter ce binôme) Corinne et Maya ont fait part de leur ressenti en ce qui concerne l approche de l outil informatique de saisie des commandes. Le groupe des coordinateurs est de 21 pour la saison 12 et passe à 23 (après l AG) pour la saison 13. Chaque groupe de coordinateur/producteur c est présenté afin de s exprimer sur la saison qui se
termine. Par contre vous pouvez toujours et sans hésiter poser vos question par mail à chaque producteur en passant par mon adresse mail. Ils se feront un plaisir d y répondre. Pour toute saisie de contrat il est important de travailler en binôme (un informaticien et un lecteur). Nous cherchons également un coordinateur pour s occuper du contrat truite (Ingrid Marian s en occupe pour le moment mais nous cherchons 2 autres coordinateurs pour la succéder). Un suppléant secrétaire et un informaticien pour le contrat produit laitier ( Mélanie Alfons Lopez va remplir cette tâche et accompagnera Marie Line déjà en place sur ce contrat) Don au foyer bilan. En date du 11/03/14 le montant totale des denrées laissées au foyer s élève à 248.65 d autres produits seront surement en ajout à ce montant d ici la fin de saison. Les vacances d été Au vu du nombre d important de panier non récupérés, essentiellement sur les deux premières semaines d aout, nous allons mettre en place un tableau d échange de panier. Cela consistera à s inscrire comme donateur de panier sur certaines dates où vous êtes absents, et être récupérateur de ce don à une autre date. Le concept doit être encore réfléchi et il s améliorera au fur et à mesure des saisons. Ce concept n acceptera aucun échange financier. Les permanences Rappel : Il est formellement interdit de se garer sur le parking du poney club. Pour ceux qui n ont pas la possibilité de tenir une permanence, merci de vous faire connaitre par mail auprès de Mélanie, afin que nous vous proposions une autre mission qui contribuera à la vie de notre association. Vous pouvez aussi le préciser sur la feuille d engagement dans la partie du bas. D ailleurs, concernant cette feuille d engagement, une partie est réservée à la composition de la famille : merci de la remplir impérativement. Le cahier de liaison mis dans le cartable sert de liaison entre Ingrid et les permanents et donc entre les permanents et les Amapiens. Il est important de lire les infos mis dessus et de les respecter afin d être à jour. La comptabilité pour cette fin de saison Lise BONNET : Il a été signé au cours de cette AG, 27 engagements. Seulement 14 à la dernière AG. Comptes : solde de 2013 : 28 reçus aujourd hui : 183 des Amapiens + 6 des producteurs dépenses - CIVAM : 60 (1 par Amapien) +badges / cartes de visites 10 Reste environ 148
Proposition d investissement En période hivernale, la nuit arrive avant l heure de la distribution. Comme nous n avons pas de lumière extérieure, la distribution se déroule dans le noir. Nous souhaitons investir dans un spot extérieur que l on accrocherait au portail vert. Pour cela nous devons faire une demande auprès de M. DUPONT responsable du foyer et Mme LEBLANC responsable du Poney club, afin d obtenir leur autorisation. Mme MARTINEZ s est donc proposée de faire ce courrier. Nous leur remettrons en main propre. Merci d avance. Placement des producteurs Nous avions suggéré, lors de l AG précédente, qu un placement des producteurs sur le parking soit fait afin de faciliter la visibilité et l accès à chacun. Or, nous n avons pas eu de suite à ce jour. Projet futur saison 14 Nous souhaiterions vous proposer un déplacement au salon de l agriculture sur Paris au mois de mars 2015. Après avoir pris quelques brefs renseignements, nous pourrions partir un vendredi soir vers 20h, rouler la nuit, arriver le matin sur Paris avec un petit déjeuner commun que nous partagerions, puis entrer au salon, et retour sur Pau avec un départ de Paris à 20h pour une arrivée a Pau le dimanche matin. Cela laisse à tout le monde une journée de repos avant de reprendre le travail. Les prix annoncés, hors repas du midi où chacun prend ses dispositions, sont de 70 à 80 euros par personne. Ce projet sera possible à condition que le bus d environ une 50ène de place soit plein. Nous vous en reparlerons plus tard avec un engagement définitif pour ceux qui seraient intéressés. Très AMAPIENNEMENT l équipe des coordinateurs