1 Mise en œuvre des plates-formes pour la formation ouverte et à distance Cycle préparatoire à distance aux écoles d ingénieur : le dispositif de l Institut National Polytechnique de Lorraine Etude de cas rédigée par Eric Ecoutin, avec la collaboration de Philippe Leclere, coordinateur pédagogique, Alain Lemaitre, responsable technique et Yves Granjon, responsable du cycle préparatoire à distance aux écoles d ingénieur Octobre 2000 Résumé L Institut National Polytechnique de Lorraine a mis en place une formation tutorée à distance pour un cycle préparatoire aux écoles d ingénieurs. 16 étudiants ayant 3 ans d expérience professionnelle et un niveau BAC +2 (filière Fontanet), constituant la première promotion en 1999-2000, ont suivi cette formation. Le dispositif s appuie sur la plate-forme TopClass (éditeur WBTSystems). Contact Institut National Polytechnique de Lorraine 2 avenue de la Forêt de Haye 54500 Vandoeuvre Cycle préparatoire à distance aux écoles d ingénieur Tél : 03 83 59 63 53 Mel : Monique.Bilon@inpl-nancy.fr Philippe Leclere, Philippe.Leclere@inpl-nancy.fr L INPL rassemble 7 écoles d ingénieurs et des départements transversaux. Il forme 3000 élèvesingénieurs et 1000 étudiants de 3 ème cycle. 560 enseignants et enseignants chercheurs y travaillent, ainsi que 530 personnels IATOS. Sommaire Introduction A/ Le projet B/ Le dispositif de formation C/ Les moyens mis en œuvre D/ Les démarches de suivi, d évaluation E/ Economie Introduction L INPL, Institut National Polytechnique de Lorraine, a mis en place en septembre 1999 un cycle préparatoire à distance aux écoles d ingénieur. La première promotion est terminée. La seconde est en cours (octobre 2000).
2 A/ Le projet 1 - Visées du projet Depuis 1974, l INPL organise un cycle préparatoire aux écoles d ingénieur à destination de techniciens ayant un niveau d étude Bac + 2 et ayant au moins 3 ans d expérience (filière dite «Fontanet»). La réussite à ce cycle permet l entrée en deuxième année d école d ingénieur. Deux dispositifs ont été organisés : un cycle en présentiel de 9 mois, à temps plein ; un cycle par correspondance s étalant sur 18 mois. Pour ce deuxième cycle, un regroupement était prévu un samedi sur 3. Les premières promotions du cycle par correspondance accueillaient 80 étudiants, 20 d entre eux achevant le cycle. La taille des promotions a diminué au fil du temps : en 1998, année de la dernière promotion de formation par correspondance, seuls 10 étudiants accédaient à une école d ingénieur. Cette évolution a conduit l INPL à réformer son cycle en suivant les principes suivants : proposer un parcours de formation plus flexible et plus court, en réduisant notamment le nombre de regroupements, individualiser la formation, avoir une couverture nationale du territoire. L INPL a réduit à un an la durée du cycle, a limité à 5 le nombre de regroupements, a individualisé le cycle en organisant un travail en 3 phases (mise à niveau, tronc commun, options dépendant du projet professionnel des apprenants) et enfin a mis en place une plate-forme de formation à distance utilisant les réseaux de télécommunication. La formation a fonctionné à partir de septembre 1999. La deuxième promotion commence en septembre 2000. Architecture de formation recherchée Le cycle préparatoire est une formation structurée, axée sur l acquisition des compétences demandées par les écoles d ingénieur auxquelles il donne accès. Cette formation prévoit aussi des activités visant une relation conviviale entre apprenants. Elle fait une place à la définition progressive ou au renforcement du projet professionnel des apprenants. 2 Enjeux et innovations du projet La mise en place du projet a bénéficié de deux apports significatifs : la création en 1998 d une Cellule multimédia et communication à l ENSIC, école de l INPL. Cette cellule a assuré le support technique pour la production des documents, le choix et l administration de la plate-forme de formation à distance
3 l activité de formation continue de l INPL, son expérience dans le domaine de la formation des adultes et dans les filières de promotion supérieure du travail. Les innovations impliquées par le projet ont été de plusieurs ordres : sur le plan technique, le choix et l installation d une plate-forme de formation à distance, la constitution d un atelier de production de documents sur le plan pédagogique, la définition d un modèle d apprentissage et de pratiques d évaluation acceptés par une équipe d enseignants, sur le plan organisationnel, la définition de méthodes de travail pour cette équipe et la fixation de règles institutionnelles d organisation du travail (présence, disponibilité, rémunération). Le projet dispose d un fort soutien institutionnel. La portée qui lui est donnée par l INPL dépasse le seul cycle préparatoire. Il a bénéficié de plusieurs sources de financement : sélection lors de l appel à projets lancé par le ministère de l Education en 1998, contrat quadriennal 1997-2000 qui a permis la création de la Cellule multimédia et communication, financement du fonctionnement en tant que formation PICS (Programme Ingénieur et Cadres Supérieurs), apport du Conseil régional de Lorraine pour la production des documents. Il a reposé également sur l investissement personnel de membres de l équipe enseignante. 3 Avancement du projet La première promotion (1999-2000) est terminée. 13 étudiants sont entrés dans une école d ingénieur, 1 en DHET, 1 redouble, 1 a poursuivi dans le cycle temps plein. La seconde promotion est en phase de démarrage. Le dispositif est prévu pour être renouvelé annuellement. Outre l année préparatoire aux écoles d ingénieur, le modèle a été appliqué à une préparatoire à orientation biologie et à un cycle de management industriel. S agissant des documents, 1500 heures d apprentissage ont été conçues. En sus de la continuation du cycle préparatoire, cinq pistes d évolution sont possibles.
4 Pistes d évolution Développer la formation à distance pour la deuxième année en école d ingénieur (après l année préparatoire) Développer des modules complets eux-mêmes qualifiants et utilisables à l unité. Construire une banque de ressources Accepter dans l année préparatoire des étudiants au sortir de leurs études (de type IUT), contrairement aux principe actuel qui pose que les stagiaires doivent avoir au moins trois ans d expérience professionnelle Transposer le modèle élaboré en étude préparatoire à distance à des situations présentielles Développement du savoir-faire et exportation à l international Commentaires Cette piste répond notamment aux contraintes de financement imposées par les régimes de la formation continue qui limitent aujourd hui les aides individuelles à 52 semaines. Ce projet implique de passer de 1500 h produites à plus de 8000 h. Cette piste implique la création d un consortium d écoles d ingénieur Cette piste répondrait à la demande d industries et d écoles d ingénieur qui jugent qu il y a une désaffection pour les études scientifiques Une expérience a déjà été menée à l ENSIC La réflexion a commencé B/ Le dispositif de formation 4 - Objectifs de formation, publics, recrutement Les objectifs de formation sont l acquisition des compétences demandées par les écoles d ingénieur pour accéder en deuxième année d étude (ces écoles sont pour l essentiel celles des instituts nationaux polytechniques, soit une trentaine d établissements au total). Sont plus particulièrement visées des compétences en mathématiques et physique et selon les écoles, chimie ou autres disciplines. Les publics sont des techniciens ayant un niveau d étude Bac + 2 et 3 ans d expérience minimum en entreprise. Ce sont des adultes en activité. Deux populations constituent une promotion : des stagiaires inscrits à titre individuel et bénéficiant des systèmes de financement publics de la promotion supérieure du travail. En raison de la baisse des financements accordés à ces filières, cette proportion diminue. des stagiaires inscrits par leur entreprise, laquelle finance leur formation. Dans les deux cas, il s agit de personnes poursuivant un projet lié à leur passé professionnel, n envisageant pas de reconversion professionnelle radicale. Les stagiaires s inscrivent après avoir connu, apparemment par le bouche à oreille, l existence de la formation. L admission au cycle préparatoire se fait en fonction des résultats obtenus lors de la phase de remise à niveau : lors de la première promotion, 27 personnes ont suivi la phase de remise à niveau et 16 ont été admis dans le cycle préparatoire. La phase de remise à niveau est elle-même une formation à distance : elle peut durer jusqu à huit mois. La pédagogie y est différenciée en fonction du niveau des apprenants (l INPL utilise une grille de 14 niveaux).
5 Les apprenants choisissent ce mode d apprentissage. Ils ont un ordinateur à domicile, l acquisition d un tel équipement peut être faite à cette occasion et semble s intégrer dans leur démarche de reprise des études. Le cycle préparatoire prévoit un travail d accompagnement sur la définition des projets professionnels. Ce travail est réalisé en présentiel et également par utilisation d un chat écrit, entre un conseiller ressources humaines et le stagiaire. 5 - Objectifs de formation liés aux fonctionnalités de la plate-forme La plate-forme et les outils sont vus comme des moyens pour suivre la formation, plus que comme des fonctionnalités dont l utilisation serait en lien avec des compétences à acquérir. 6 - Organisation et pédagogie La formation est organisée sur 42 semaines (une année universitaire). Les activités d apprentissage sont prévues pour une durée hebdomadaire allant de 15 à 25 heures. Cette dernière valeur est estimée comme le maximum qu un étudiant ayant une activité professionnelle peut consacrer à des études le soir ou le week-end. 2 modules sont étudiés en parallèle chaque semaine. Les étudiants travaillent sur des documents d autoformation téléchargés par l intermédiaire de la plate-forme. Ils font des exercices et envoient les solutions par messagerie à leur tuteur. En fonction du résultat, celui-ci peut en renvoyer d autres. Il y a en moyenne 15 messages qui transitent par jour entre les étudiants (au nombre de 16 dans la promotion 1999-2000) et les tuteurs. Deux «chats», ou classes virtuelles, sont organisés chaque semaine par module travaillé. La participation est obligatoire à un chat sur deux. Les chats sont conçus comme une forme de travaux dirigés à distance : le tuteur propose des exercices à effectuer en temps limité. Il corrige les réponses apprenant par apprenant. Les corrections sont renvoyées individuellement. Un tableau blanc est parfois utilisé, quand les nécessités de la discipline l imposent (par exemple, en mécanique des fluides). L usage est analogue à celui du chat écrit. A la fin de chaque semaine, 10 questions d autoévaluation sont proposées aux étudiants : elles ont pour fonction d aider l étudiant à percevoir les difficultés du cours. 5 regroupements ont lieu au cours des 42 semaines : les activités prévues sont des examens, des travaux sur le projet professionnel, un jury d école. La dimension sociale des apprentissages est privilégiée pendant ces regroupements : les étudiants ont également un forum propre, intitulé «groupe récréation» et peuvent, à leur initiative, organiser des chats sans les tuteurs.
6 Situations d apprentissage : la vision de l apprenant Travail isolé (durée moyenne estimée) Durée par semaine De 10 à 20 h Regroupement sans formateur - Activité tutorée en temps réel par un formateur à distance Regroupement avec formateur à distance Regroupement avec formateur présentiel - 4 h minimum (8 h possible) - A l exception des semaines précédant un regroupement Pour l ensemble de la formation 5 regroupements d une ou 2 journées Durée de la formation De 15 à 25 h 42 semaines Rôle du Formateur Chaque semaine, les tuteurs ont pour tâches les réponses aux questions, les corrections d exercice, l animation des classes virtuelles. Ils effectuent un suivi des activités des apprenants. Il y a un engagement de réponse aux messages sous les 48 heures : dans la pratique, cet engagement peut être difficile à tenir. Conduite de l apprentissage : la vision du tuteur Réponses individuelles aux apprenants (moyenne) Conduite d un regroupement à distance Total Durée par semaine 0,75 h par apprenant 2 classes virtuelles de 2 h, plus environ 0,5 h de lancement des classes A l exception des semaines précédant un regroupement 20 h pour un groupe de 20 apprenants Quelques règles pratiques émergent de l expérience des classes virtuelles à l INPL : 2 heures de conduite de classe virtuelle sont considérées comme un maximum pour un tuteur ; 15 semaines successives de tutorat sont également un maximum, en raison de l obligation de conduire ces classes deux soirs par semaine. Les accès sont faits à partir du domicile pour les apprenants, à domicile ou par l intermédiaire d un service courrier pour les tuteurs. Le dispositif est purement on-line, en dehors des 5 regroupements échelonnés au cours de l année. L INPL pense que les apprenants impriment systématiquement les documents de cours. 7 - Evaluation et positionnement des apprenants L évaluation des apprenants allie examens en présentiel et prise en compte des activités à distance. Une note par module est présentée lors des jurys d école.
7 L esprit de travail revendiqué par l équipe pédagogique est cependant plus l accès à une compétence que l obtention d une note ; il vise l accès de tous les stagiaires admis en cycle préparatoire au niveau de compétences exigé. L évaluation des activités «virtuelles» tient compte de l assiduité aux classes virtuelles et des travaux rendus (deux exercices avec des solutions justes doivent être rendus par semaine au tuteur : ces exercices ne sont pas notés, ils sont rectifiés de manière itérative jusqu à ce que le stagiaire ait compris le problème). L expérience de l INPL semble indiquer que les évaluations sont plus strictes pour les étudiants à distance que pour ceux qui suivent le cycle préparatoire en présentiel. 8 - Fonctionnalités, médias et techniques De nombreuses fonctionnalités sont utilisées, autant en synchrone qu en asynchrone. Les plates-formes utilisées sont TopClass, éditée par WBTsystems, Spaniel et NetMeeting. Fonctionnalités utilisées Pages Web Annuaire électronique formateur - apprenant Intervention de rôles différents Gestion de programmes, de parcours Documents d autoformation Questionnaires d autoévaluation Messageries Communication collective synchrone Sauvegarde de messages et discussions Commentaires Faiblement utilisées. Les documents sont en format PDF, destinés à être téléchargés. Avec des champs obligatoires renseignés par l administrateur de la plate-forme et des champs disponibles à renseigner par les intéressés eux-mêmes. Administrateur formateur - apprenant Téléchargeables et imprimables Les domaines étudiés impliquent l utilisation de symbolismes non pris en compte par les technologies Internet. Des solutions de remplacement (création d images numérisées, langage ad hoc) sont mises en œuvre. Les enseignants ont le choix d utiliser directement la messagerie ou de demander ce travail à un assistant. Tous les échanges sont centralisés, redistribués, imprimés et conservés dans des dossiers externes. Utilisation systématique d un chat écrit (Spaniel) et d un tableau blanc (NetMeeting) pour une situation de TD à distance Le tableau blanc est utilisé quand le chat en mode texte est insuffisant. NetMeeting présente deux difficultés : tout d abord, c est la lourdeur des procédures d inscription et la nécessité de s inscrire sur le réseau MSN (Microsoft) pour les situations collectives. Ensuite, la gestion des tours de rôles et des alertes ne convient pas, selon l équipe pédagogique de l INPL, à la conduite de groupes d apprenant à distance Le déroulement des classes virtuelles est sauvegardé Un certain nombre de fonctionnalités et d usages possibles des technologies de l information et de la communication ne sont pas mises en œu vre dans le cycle préparatoire à distance de l INPL.
8 Fonctionnalités non utilisées Gestion de référentiels Audio et vidéo, conférence audio, visioconférence Publication de pages Web Edition collective de documents Logiciels d EAO, de simulation Liste de diffusion Forum Prise de main à distance Promenade Web Suivi individualisé des activités d apprenant Suivi collectif des activités d apprenant Examen ou contrôle en ligne Accès des apprenants aux informations les concernant Groupe d apprentissage virtuels Agenda électronique Documentation électronique interne Lien vers des URL externes Moteur de recherche dans Internet Importation/exportation de données pour la gestion administrative Commentaires Le téléphone est utilisé en dépannage, de façon anecdotique Pas de fonctionnnalité Liste dans TopClass Très peu utilisé. Gestion externe par tableur Excel Les examens restent gérés en présentiel (avec délégation sur un site distant dans certains cas) Possibilités d informations individuelles dans l annuaire Le chat et le tableau blanc sont utilisés dans une relation un - un et non pour un groupe Les plannings sont communiqués par fichiers joints Pas de lien fonctionnel. Gestion externe à la plateforme avec un tableur. Tous les échanges sont archivés sous format papier Les formats de documents utilisés sont PDF avant tout, HTML et des formats de traitement de texte venant des apprenants. C/ Les moyens mis en œuvre 9 - Externalisation L ensemble des moyens mis en œuvre est propre à l INPL. 10 - Infrastructures et équipements L INPL utilise plusieurs types d outils.
9 Infrastructures et équipements Serveurs Outils de développement Equipement apprenants Outils Sun Solaris (Système d exploitation) Netscape Server (Serveur http) TopClass (Plate-forme) Spaniel (Chat texte) NetMeeting (Tableau blanc) Word Acrobat Edimath (éditeur de formules mathématiques) Chemdraw (éditeur de formules chimiques) Photoshop Illustrator PC Scanner Imprimante Navigateur Word Le réseau local de l INPL existait. Les règles de sécurité sont celles de cet établissement. Les apprenants sont entièrement responsables de leur équipement. Les tâches de support technique aux apprenants sont réduites et peuvent être assurées par téléphone ou messageries (essentiellement, l utilisation du scanner). La formation des tuteurs aux outils se fait sur le terrain, entre tuteurs. Ce mode de formation est inévitable en raison de l intervention des certains tuteurs à des dates différentes et parfois pour des durées courtes. La formation au chat texte demande 2 à 3 séances de pratique, la formation au tableau blanc est plus longue. 11 - Documents La méthodologie de conception des documents a été un enjeu majeur du projet. Plusieurs mois de réflexion ont été nécessaires. Le modèle établi par l équipe pédagogique de l INPL définit 3 niveaux de documents : le premier niveau correspond au parcours linéaire d un polycopié de cours suivi d exercices. Il a pour fonction de vérifier l existence d acquis ou de compétences, le second niveau prévoit une pédagogie fondée sur l interactivité. Il ajoute des aides pédagogiques («coup de pouce») et des solutions d exercice commentées. Il ne prévoit pas un retour des exercices vers le cours. Il a pour fonction une remédiation, au moyen d exercices supplémentaires, en cas de difficulté lors du travail sur des exercices de niveau 1. Il est suffisant pour supporter les apprentissages de 50% du public de la formation, le troisième niveau devra autoriser une interaction entre activités d exercice et activités d information sur des notions/concepts. Il n est pas réalisé aujourd hui. Le support des apprentissages est aujourd hui assuré par une formule de tutorat individualisé.
10 Le scénario d usage de ces documents est de partir, pour un sujet, du niveau de difficulté le plus élevé (par rapport au niveau visé par le programme d étude) et en cas de difficulté de poursuivre par des exercices de difficulté moindre. Le modèle a été plus particulièrement inspiré des pratiques pédagogiques présentielles en mathématiques (niveau 1 et niveau 2 seulement). Il a une pertinence pour d autres disciplines de la préparatoire ingénieur. Dans certains cas (physique), il semble difficile à mettre en œuvre dans son intégralité. L INPL juge souhaitable que le concepteur des documents soit le tuteur du module, afin de le faire évoluer en fonction des réactions des apprenants. Ces deux personnes peuvent cependant être différentes. Il n y a pas en octobre 2000 d interactivité par animation ou simulation ; des projets concernant la mécanique et l électricité sont en cours. Le travail de l INPL a abouti à un cahier des charges qui précise pour les concepteurs : des principes de structuration définissant notamment un scénario d usage (durée, enchaînement des niveaux de difficulté), des consignes de nomenclature d activités (titre, numéro d ordre, etc.), une charte graphique. Les documents produits n ont pas un degré élevé de granularité. Ils sont faits pour être imprimés par les apprenants, qui les annotent. L équipe pédagogique ne cherche pas à définir une unité documentaire de la taille d un écran d ordinateur. Un support pour un module hebdomadaire fera typiquement 70 pages A4 (cours, exercices, exercices commentés, aides, tests). Temps de production des ressources Type de ressource Temps de production ressource pour 1 heure d activité stagiaire Niveau 1 : document directement tiré d un polycopié et d exercices Niveau 2 : polycopié réorganisé avec des aides pédagogiques («coup de pouce») et des solutions commentées aux exercices 3 à 4 h 8 à 10 h (environ 70% conception initiale, 15% relecture et correction, 15% modifications après une session annuelle) INPL : préparatoire ingénieur octobre 2000 Ce chiffre ne comprend pas le demie-journée ou la journée nécessaire à la mise sous format PDF sur document. Quelques idées de principe dérivent de l expérience de l INPL : La première conception d un document d apprentissage à distance est longue : elle exige que le concepteur-enseignant en présentiel réfléchisse aux éléments implicites de sa pratique ; une règle de conception mise en avant par l INPL sera de penser à écrire tout ce que l on aurait dit en présentiel, Ce mode de conception s appuie sur l expérience d enseignants habitués à la formation des adultes ; des phases de relecture et un travail d équipe sont nécessaires,
11 L organisation de la chaîne de production doit viser à rendre les concepteurs indépendants de la technique ; le niveau de compétences exigé est la maîtrise d un logiciel de traitement de texte. Y compris pour la production de documents ne comportant que du texte et une interactivité simple, il est nécessaire d assurer une assistance technique et une remise en forme. Pour la première année, la rémunération de la conception des documents a été effectuée en rémunération d heures de tutorat. 12 - Equipes de formateurs : rôles, compétences, organisation du travail Plusieurs rôles sont impliqués dans le projet. Rôles et fonctions impliqués dans le projet Rôles Fonctions Nombre de personnes Responsable de projet Garant du projet 1 Responsable pédagogique Coordinateur méthodologique Concepteurs-tuteurs Assistance administrative Administrateur de la plateforme, équipe technique Administration de la formation Suit les stagiaires, réalise les bilans pédagogiques, assure la préparation des examens, suit le travail des tuteurs Coordonne la production des documents, définit les méthodes de travail, assure l assistance technique auprès des concepteurs de documents Créent les documents pédagogiques et assurent le tutorat des modules Constitue les dossiers de suivi des activités d apprentissage Administration technique, définition de méthodes de travail, assistance technique auprès des enseignants et tuteurs, travaux graphiques 1 1 10 pour la formation EIGE 1 2,5 Services de la formation continue Des fiches de postes ont été élaborées. A périmètre d activités constant, ces rôles sont stabilisés. La question reste posée en cas d évolutions fortes de la mise en œuvre du dispositif.
12 Organisation de l apprentissage : la vision de l équipe pédagogique Tutorat Activité Durée par unité Durée pour la formation Coordination pédagogique Coordination méthodologique Conception des documents Support technique 42 semaines / 2 modules / 20 h par apprenant 10 h pour 1 h de travail apprenant entre 0,5 et 1 journée par module hebdomadaire mis en ligne Support administratif serait un plein temps pour 50 apprenants soit 1680 h quart temps mi-temps la première année (très réduit si aucun nouveau document n est développé) 42 semaines de 20 h, 8400 h Maintenance annuelle : estimée à 15% 60 jours la première année (Plus réduit si aucun nouveau document ou maintenance n est fait) Les évolutions de l organisation du travail des formateurs Certaines évolutions sont sensibles : travail le samedi et le soir, pour l animation des classes virtuelles, ce qui peut entraîner des modifications sur la vie sociale et familiale, disponibilité à répondre rapidement aux messages des apprenants, ce qui implique une certaine mobilisation personnelle et le passage régulier au service de formation, renforcement de la communication par écrit par rapport à l oral, et développement de pratiques discursives recherchant la concision et l efficacité, évolution des rapports interpersonnels avec les apprenants, rapports qui deviennent plus égalitaires, plus ouverts à l expression des apprenants. La perte des contacts présentiels et visuels n a pas été perçue comme un problème par l équipe pédagogique. Les évolutions de compétences des formateurs L INPL a formalisé les tâches et a élaboré plusieurs guides ou fiches de postes : guide du tuteur, guide du concepteur, fiche de poste de l assistance administrative, aide technico-pédagogique à l animation des classes virtuelles, conseils sur les pratiques d évaluation à distance. La liberté pédagogique est également un principe mis en avant par l équipe. Plusieurs savoir-faire sont facilement réinvestissables : correction de copies pour du tutorat asynchrone, conduite de travaux pratiques, etc. Plusieurs dimensions sont importantes dans l évolution des compétences des formateurs : la maîtrise des technologies, le développement des démarches pédagogiques individualisées et adaptées aux adultes,
13 la prise en compte accrue des situations d utilisation (lieux, horaires, contraintes des apprenants). La formation des formateurs est faite sur le terrain, par l exemple et avec des visées pratiques. Quelques idées découlent de l expérience de l INPL : Il faut au minimum 3 à 4 séances de pratique pour qu un tuteur se sente à l aise dans la conduite d une session de chat. Il n a pas paru faisable de former aux fonctionnalités de la plate-forme des tuteurs responsables de modules dont la durée ne dépasse pas 3 semaines. 13 - Logistique et administration Il y a des opérations logistiques à mettre en oeuvre en plus de l organisation des regroupements présentiels : envoi de CD-Rom (pour la transmission de fichiers volumineux), gestion de sites d examens à distance (développement en cours), prise en compte des décalages horaires entre tuteurs et apprenants (un tuteur a du se lever 4 fois à 4 heures du matin pour du tutorat vers la Martinique). Les opérations administratives à mettre en oeuvre sont les mêmes pour la formation à distance que pour le cursus en présentiel. Elles relèvent, selon le statut du stagiaire, de la formation continue ou de la formation initiale. Les procédures de gestion de ces opérations sont externes à la plate-forme (qui elle-même ne propose pas un niveau de fonctionnalités suffisant). L ensemble des messages transitant entre apprenant et tuteur est relevé dans la messagerie, imprimé, distribué et archivé dans des dossiers (papier) externes à la plate-forme. Ces opérations sont réalisées par les tuteurs ou par un assistant. Cette procédure permet de : conserver les traces de toute activité pour justifier la réalité de la formation, notamment auprès des organismes de financement de la formation continue, ne pas imposer ces opérations à certains tuteurs, dont les compétences pédagogiques sont nécessaires pour la formation, mais qui sont peu désireux d utiliser les fonctionnalités d une plate-forme. On estime que cette procédure demanderait un plein-temps au cas où il y aurait 50 stagiaires.
14 D/ Les démarches de suivi, d évaluation 14 - Méthode d évaluation, indicateurs de résultats Un audit a été effectué à la demande des organismes ayant financé le projet en juin 2000. Il n y a pas eu d autre démarche d objectivation. S agissant des résultats académiques, les élèves de la première promotion ont soit accédé à une école (13 sur 16), soit poursuivi une formation (DHET, 1 personne), soit redoublé (1), soit basculé sur le cycle temps plein. Une personne n a pas trouvé de sortie. Les résultats académiques seront mieux appréciés après retour d information venant des écoles d accueil. Sur un plan plus subjectif, l équipe pédagogique juge les résultats bien meilleurs que ceux obtenus dans l ancien cycle par correspondance. 15 - Problématiques Le fonctionnement du dispositif est perçu comme robuste par les intéressés. Les documents peuvent être utilisés par d autres tuteurs que ceux qui les ont conçus. les formes de tutorat sont admises par l équipe pédagogique. Plusieurs problématiques liées au déploiement du dispositif vers un plus grand nombre d apprenant ou vers un enrichissement du fonds documentaire sont cependant à mettre en avant : les logiciels de communication synchrone ont des fonctionnalités insuffisantes pour appuyer une évolution ; la plate-forme TopClass ne pourrait, dans sa version actuelle, supporter un nombre plus élevé d apprenants, le blocage ayant lieu sur la gestion administrative et pédagogique et sur les fonctionnalités de communication, l implication des infrastructures générales de l INPL doit être renforcé (utilisation des services du département informatique), en cas de développement de nouveaux documents, la gestion documentaire doit être renforcée, en cas d augmentation du nombre de stagiaires, une organisation associant tuteur-concepteur de documents et tuteurs non concepteurs doit être mise en place, en cas de développement de documents ayant une interactivité plus élevée, le travail de conception technique serait proportionnellement plus important, et pourrait conduire à une externalisation du suivi de production des documents ou un accroissement des équipes de travail. Certaines problématiques organisationnelles sont également à relever, notamment la capacité à assurer un service sur un territoire mondial, avec décalages horaires. Plusieurs questions d ordre institutionnel ont trouvé des réponses internes partielles, mais pas de réponse complète : la rémunération des auteurs de documents, la gestion des droits d auteur,
15 la quantification de certaines activités de tutorat (réponse aux messages, corrigés d exercices) et de production de documents dans le service statutaire, la prise en compte des activités dans les déroulements de carrière. E/ Economie Les chiffres clés utilisés pour la valorisation des coûts du dispositif sont : le tutorat hebdomadaire d un groupe de 20 personnes est rémunéré comme 10 heures de travaux dirigés (255 F de l heure en heures supplémentaires ou décharge de service) la conception des supports est rémunérée. Charges Ressources Investissement et dépenses spécifiques 1 ère année Serveurs, équipements et outils de développement : 600 KF Production initiale des cours (1500 heures) : 3.750 KF Coordination méthodologique (50%) : 150 KF Support technique (60 jours soit 420 h) : 220 KF Appel à projets lancé par le ministère de l Education en 1998 Contrat quadriennal 1997-2000 Conseil régional de Lorraine 3 postes d enseignants Fonds propres de l INPL Fonctionnement en année courante (hypothèse de 20 stagiaires, maintenance des documents égale à 15% du coût de développement initial) Tutorat et présentiel : 430 KF Coordination pédagogique (quart temps) : 75 KF Support administratif (mi-temps) : 75 KF Administration de la formation : 200 KF Maintenance des documents : 500 KF Coordination méthodologique/maintenance : 60 KF Support technique/maintenance : 50 KF Coûts de télécommunication : intégrés au budget de l INPL Inscriptions par entreprise : 25.000 F Inscriptions PICS : 25.000 F La formation est facturée 25.000 F par apprenant, avec l hypothèse d une promotion de 20 apprenants. Elle bénéficie du financement par des entreprises et pour les apprenants à titre individuel des financements du PICS, Programme Ingénieurs et Cadres Supérieurs. Le projet a bénéficié de plusieurs sources de financement : sélection lors de l appel à projets lancé par le ministère de l Education en 1998, contrat quadriennal 1997-2000 qui a permis la création de la Cellule multimédia et communication, apport du Conseil régional de Lorraine pour la production des documents. S agissant de l apprenant, on estime son budget équipement à 15 KF et ses coûts de télécommunication (4 heures par semaine au tarif local) à 200 F par mois. Les déplacements sont en sus.